Nh7un INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA FE

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OFICINA DE RECTORÌA

PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL 2022 – 2025

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Para la realización de nuestra misión, adoptamos como principio base que la

administración y las finanzas están al servicio de la pedagogía, la didáctica y la
gestión del bienestar comunitario. Esto implica adelantar procesos de priorización
centrados en intereses y necesidades de nuestros estudiantes, en el
fortalecimiento de proyectos de incidencia curricular, en la adquisición y
administración eficiente de los recursos, y en el mantenimiento y mejoramiento de
los diferentes espacios y ambientes de aprendizaje.

1.1. PROCESOS Y ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL

 1.1.1. MAPA ESTRATÉGICO

El mapa estratégico constituye un referente del quehacer de la institución para acercar su visión a
las prácticas misionales cotidianas, identificando sus competencias críticas diferenciadoras y las
líneas estratégicas con las que se evalua y proyecta su mejoramiento y avance.

1.1.2. MAPA DE PROCESOS

El mapa de procesos dibuja la manera como la institución realzia su trabajo educativo en diferentes
ámbitos de gestión entrelazan sus compromisos educativos y su proyección social y comunitaria al
direccionamiento y armonización de su misión y visión.
1.1.3. MAPA DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

1.2. RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS

El ejercicio permanente de transparencia en la gestión de los recursos y finanzas

implica que la comunidad debe ser informada de las inversiones realizadas y
ampliar las oportunidades para participar en la discusión y priorización de las
acciones y procesos administrativos y financieros. 

Por ello, se diseñó una política institucional de participación que posibilita la

realización permanente de ejercicios de rendición pública de cuentas en cada
sesión del Consejo Directivo y en los ejercicios reglamentados; en los que
participan las Comisiones Mixtas, con quienes se comparten los resultados de la
gestión de acuerdo al seguimiento del Plan de Mejoramiento.

En este ejercicio igualmente se abre la posibilidad de que las y los asistentes

aporten a la gestión institucional sus opiniones, comentarios y propuestas, e
identifiquen prioridades de inversión de los recursos asignadosal Fondo de
Servicios Educativos.

2. PRESUPUESTO ESCOLAR PARTICIPATIVO 

Adelantamos un ejercicio de Presupuesto Escolar Participativo, en el que las y los

estudiantes decidirán la asignación de cinco millones de psos ($ 5.000.000), del
presupuesto institucional de inversión.

Este ejercicio empoderará a la Personería Escolar y al Consejo Estudiantil como

soportes de la acción presupuestal participativa en la Institución y promueve
ejercicios estudiantiles de rendición de cuentas, en una dinámica de pedagogía
creciente de la participación y de la distribución del liderazgo.

Este ejercicio, liderado por el Consejo Directivo y la Personería Escolar, apunta a

formar a nuestras y nuestros estudiantes en la gestión participativa barrial y
comunitaria y en el conocimiento de los asuntos administrativos y financieros
públicos.

4.3. APOYO A LA GESTION CURRICULAR

El propósito fundamental de la gestión curricular es realizar la misión de educar

para que nuestros niños, niñas, jóvenes y adultos de nuestra comunidad educativa
construyan su proyecto de vida. De ahí que el principio rector de esta gestión
consista en disponer la administración al servicio de lo pedagógico, en sus
procesos visionales, misionales y de apoyo.

La institución adopta el mecanismo de inversión y asignación de recursos por

prioridades identificadas en las Comisiones Mixtas, el Gobierno de Grupo, los
Equipos de Ciclo, el Consejo Estudiantil, el Equipo Administrativo y el Equipo
Directivo.

La cultura administrativa de una Comunidad de Aprendizaje favorecen la máxima

participación posible de los actores escolares, fomentando el liderazgo distribuido
en toda estrategia de diseño, implementación y evaluación del desarrollo
institucional.

4.3.1. Proceso de matrícula

En la distribución y asignación de cupos, la Institución no establece ninguna

práctica de discriminación ni exclusión. Sin perjuicio de lo reglamentado, los cupos
son asignados en orden de llegada, de acuerdo con la disponibilidad en cada
grado.
El sistema de matricula pública no tiene costos de inscripción, ingreso y
permanencia. Los mismos, son cubiertos por la política de gratuidad con recursos
del Sistema General de Participaciones. Los estudiantes y sus acudientes no
realizan pago alguno por asuntos asociados al proceso de matrícula o constancia
de la condición de estudiante matriculado en el año en curso.

La matrícula se renueva automáticamente en el SIMAT y queda sujeta al informe

final del desempeño escolar, de acuerdo con la matriz y cronograma de este
proceso.

ANEXO: VER PROCESO DE MATRÍCULA

4.3.2. Archivo académico

El sistema de archivo constituye soporte documental de los diferentes procesos

escolares, recopilando información desde la inscripción hasta el retiro de un
estudiante.

El cuidado de las comunicaciones entrantes y salientes en todos los formatos

disponibles, hace parte del proceso de gestión documental.

El soporte documental soporta en medios magnéticos la información académica

intra anual, consistente en los informes de desempeño, y la archiva en libros
digitales y físicos al final del año escolar.

VER PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL - sedcali

4.3.3. Administracion de recursos fisicos

 La prestación del servicio educativo se realiza en sedes distribuidas por

ciclos
 Cada ciclo establece procedimientos para concretar los sueños piorizados
como comunidad de aprendizaje, liderado por la Comisión Gestora
  La institución gestiona recursos propios, de la política de gratuidad y
donaciones orientados a la mejora de sus diferentes ambientes de
aprendizaje.
 La institución promueve el uso de sus espacios para el desarrollo de
actividades extracurriculares, educativas y comunitarias por convenios,
préstamo o intercambio de beneficios.
 Los diferentes reglamentos deben diseñarse de manera tal que fomenten la
vivencia de los principios del aprendizaje dialógico, resulten comprensibles
a los usuarios de bienes y espacios, contribuyan asumir responsabilidades
y aobrar con autonomía.

4.3.4. Adquisición de recursos para el aprendizaje, suministros y dotaciones

Al inicio del año escolar se adelanta un ejercicio participativo de priorización de

necesidades y proyección de inversiones.

Al final de cada periodo escolar, se actualiza el plan de compras y se dictan

indicaciones respecto de las inversiones necesarias para el mejor funcionamiento
escolar.

Cada dependencia reporta sus requerimientos de suministros, los cuales son

asignados, controlados y distribuidos por la Asistencia Administrativa de la
Rectoría y las Coordinaciones.

4.3.5. Mantenimiento y seguridad de equipos

De acuerdo con los reglamentos de uso de los diferentes espacios que cuentan
con recursos institucionales inventariados, se programan sesiones y jornadas de
mantenimiento técnico preventivo y correctivo.

Cada equipo o recurso institucional debe contar con su correspondiente ficha de

mantenimiento actualizada.

La seguridad y protección de los equipos institucionales corresponde a todo

integrante de la comunidad educativa que garantiza su uso, cuidado y protección,
de acuerdo con el reglamento existente en cada espacio, reportando
oportunamente al responsable, toda novedad.

4.3.5. Administración de la planta física

La asistencia administrativa de la Rectoría, las Coordinaciones y la Rectoría velan

por un adecuado estado de las condiciones físicas para la garantía y prestación
del servicio educativo.

Para el mantenimiento de la planta física

 Al inicio de cada mes se diagnostican necesidades y prioridades

 Se establece plan de trabajo mensual del personal contratista de
mantenimiento
 Se hace seguimiento a la ejecución y entrega a satisfacción
 Se monitorea y evalúa el estado de la planta física para proponer
inversiones significativas a la Subsecretaría de planeamiento de la SED

El mantenimiento de la planta física incluye:

 Adecuación y embellecimiento, promoviendo la participación comunitaria

 Seguimiento al uso, préstamo e intervenciones de los espacios físicos
 Adquisición de recursos para mejora de diferentes ambientes de
aprendizaje
 Suministros y dotación de bienes de aseo y limpieza, bioseguridad,
seguridad y organización.
4.3.6. Servicios complementarios

La institución vela por una adecuada prestación de los servicios complementarios

que corresponden a contratistas estatales, proveedores de servicios y
concesionarios de servicios, de acuerdo al reglamento existente para su
funcionamiento

Comprende:

4.3.6.1. Espacios físicos para el funcionamiento del PAE

Estos espacios, propiedad de la institución, son cedidos temporalmente para el

funcionamiento de programas institucionales orientados al mejoramiento
nutricional complementario de la dieta diaria de los escolares.

Su distribución, en cada sede, implica el levantamiento de acuerdos relacionados

con su uso, disposición de bienes y recursos, y condiciones de permanencia en
los mismos.

4.3.6.2. Tienda Saludable

Bajo lo preceptuado para este servicio, el prestamista o contratista del mismo

deberá garantizar el manejo adecuado de los alimentos, la disposición,
procesamiento e higiene de los mismos, velando en todo tiempo por el máximo
cuidado nutricional y saludable posible; implementando buenas prácticas de
higiene, exhibición y comercialización.

4.3.6.3. Biblioteca escolar

La institución promueve procesos de lectura y escritura en espacios y escenarios

diferenciados

4.3.7. Espacios para la atención en salud

4.3.8. Apoyo a estudiantes con necesidades educativas especiales (propuesta
curricular)

4.4. TALENTO HUMANO

4.5.1 Perfiles (Está en el Horizonte institucional)

4.5.2 Proceso de Inducción institucional (tomar del correo de bienvenida)

4.5.3 Plan de formación y capacitación (Gestión curricular)

4.5.4 Asignación académica (enlace a la matriz de relaciones técnicas)

4.5.5 Evaluación del desempeño (reglamentación y protocolos vigentes)

4.5.6 Manual de funciones (apego al sistema legal reglamentario)

4.5.7 Bienestar del talento humano (elaborar)

4.5.8 Apoyo a la investigación

La institución vincula a su trabajo en el aula

4.5.9 Convivencia y manejo de conflictos laborales (reglamentado por Comité de

Asuntos Laborales)

4.6 APOYO FINANCIERO Y CONTABLE

La institución establece un procedimiento permanente de control fiscal por parte

del Consejo Directivo y de los organismos asesores del FSE; así como una
estrategia de rendición de cuentas del año en curso, correspondiente con la
reglamentación nacional.

Dichos informes incorporan:

4.6.1 Presupuesto anual del Fondo de Servicios Educativos (enlace)

4.6.2 Balance contable y financiero (enlaces)

4.6.3 Soporte de contratos, donaciones, ingresos y gastos (enlace)