Flujograma de Control de Documentacion

Código: PRO-SSOMA-023
PROCEDIMIENTO Versión: 00
CONTROL DE DOCUMENTOS Y F. Vigencia: 20/11/2018
REGISTROS Página 1 de 17
1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e

identificación de los documentos y registros del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad
Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad (SSOMAC) de la empresa MAC GROUP, con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los
usuarios del Sistema Gestión SSOMAC.
2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,

planes, registros, entre otros.) del Sistema de Gestión SSOMAC y los documentos de
origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El
procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o modificar un
documento del SGI-SSOMAC y finaliza con la divulgación del documento por parte del
responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Gerente General,
mediante la asesoría externa de un Especialista en temas SSOMAC y el Administrador en
servicio y/o Supervisor de los Procesos de Gestión.
3.1 Gerente General

Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la elaboración la efectuara un experto. Luego de incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobación al Representante de la dirección en la concesión.
3.2 Administrador y/o Supervisor
El administrador del servicio es el responsable de cumplir el procedimiento establecido

sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La estructura documental del SG-SSOMAC de MAC GROUP S.A.C. se presenta en

la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor
cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
ELABORADO REVISADO APROBADO

Especialista en SST RED Gerente General
DOCUMENTO
Política
RISS
Procedimientos -
Instructivos
Manuales - Matrices
Planes - Programas
Formatos - Fichas
4.2 RESPONSABILIDADES EN LA CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Los documentos del SG-QHSE guardan coherencia con los lineamientos

establecidos en el Estatuto Orgánico, Estatuto Docente, Proyecto Educativo
Institucional, Plan de Desarrollo, Políticas Institucionales y los Programas de Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo y no se aceptan disposiciones contrarias a los
mismos.
Los documentos que no estén aprobados se consideran en elaboración o

actualización y no se permite su aplicación. La divulgación de los mismos solo se
realiza con fines de retroalimentación o de validación según sea el caso bajo, la
responsabilidad del líder del proceso.
Según el tipo de documento, se establece la responsabilidad, así:

TIPO DE
ELABORA REVISA APRUEBA
DOCUMENTO
Coordinador de
POLÍTICA Y OBJETIVOS Gestion en Salud, Director(a) de Recursos
Humanos/Representante de la Consejo Directivo
DEL SG-QHSE Seguridad e Higiene
en el Trabajo Dirección
MANUAL Y PROGRAMAS Coordinador de

Director(a) de Recursos
DE SALUD Gestion en Salud, Consejo Directivo
Humanos/Representante de la
OCUPACIONAL Seguridad e Higiene
Dirección
en el Trabajo
REGLAMENTOS Según reglamento Consejos, según el tema. Según reglamento
CARACTERIZACIÓN DE Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
Responsable del
PROCESOS DEL SG- Salud, Seguridad e Higiene en Humanos/Representante
QHSE proceso
el Trabajo de la Dirección
PROCEDIMIENTOS, Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
INSTRUCTIVOS,
MANUALES, MATRICES,
Quien Elabora Salud, Seguridad e Higiene en Humanos/Representante
GUÍAS DEL SG-QHSE el Trabajo de la Dirección
Coordinador de
Gestion en Salud,
DOCUMENTOS Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
Seguridad e Higiene
OBLIGATORIOS DE LA Salud, Seguridad e Higiene en Humanos/Representante
NTC-OHSAS 18001:2007 en el Trabajo
el Trabajo de la Dirección
/Practicante
Profesional
4.3 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

PROCE INSTRUC GUIAS CARACTE REGLA LINEAMIEN
PROTOC MANUAL PLAN GUIA FORMATO MATRIZ
CONTENIDO DIMIENTO TIVO DE RIZACION MENTO TOS
OLO
MANEJO
OBJETIVO A A A A O A A A NA O O A
ALCANCE A A A A O NA NA A NA NA O A
A
RESPONSABILIDAD A A A A NA NA A NA NA O A
PRECISIONES A O A O O NA NA O NA NA O A
DESCRIPCION A O A NA O NA NA O NA NA O A
DOCUMENTOS DE A
A O A O NA NA O NA NA O A
REFERENCIA
GLOSARIO A O A O O NA NA O NA NA O 0
ANEXOS A O A A O NA NA O NA NA O NA
METODOLOGÍA NA NA A A NA NA NA NA NA NA NA NA
POBLACIÓN NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
A
OBJETO
EPIDEMIOLOGÍA NA NA O A NA NA NA NA NA NA NA NA
CLÍNICA NA NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
DIAGNÓSTICO NA NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
ALGORITMO DE NA NA A A NA NA NA NA NA NA NA NA
MANEJO
INDICACIONES NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA NA
COMPLICACIONES NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA NA
HISTORIAL DE
A A A A A A NA A NA A O A
CAMBIOS
A: APLICA NA: NO APLICA O: OPCIONAL

El contenido de los manuales, procedimientos, instructivo, planes, guías, formatos de

registro, matrices y otros institucionales varían de acuerdo con las necesidades de uso y
a la información de los mismos. A continuación algunas orientaciones generales que se
adaptan según sea caso en cada tipo de documento según el cuadro anterior.
4.3.1 Objetivo: describe brevemente el propósito del documento. Además puede incluir la
finalidad de la actividad o proceso. Responde a la pregunta: Para qué.
4.3.2 Alcance: determina quienes deben aplicar el documento, puede hacer referencia a
áreas, cargos o procesos, en todo caso, la referencia debe ser clara, para evitar
ambigüedades. Si hay aspectos que se excluyen, se deben mencionar con precisión.
Incluye los límites de la acción que orienta el documento desde la identificación de
necesidades hasta la divulgación del documento para su implementación.
4.3.3 Responsabilidad: Se definen los principales responsables de la aplicación del

documento, por su cargo.
4.3.4 Precisiones: Se describen los criterios y/o políticas particulares que se deben
considerar en la ejecución de los procesos o las condiciones y requisitos bajo los cuales
debe desarrollarse el mismo (herramientas, equipos y/o instrumentos de control,
actividades especiales, manuales, documentos, normas, etc.). En esta parte del documento
se puede ampliar alguna explicación que se refiera a una actividad descrita en el
flujograma, mencionando el número de la actividad.
4.3.5 Descripción del proceso: Se describe la secuencia de las actividades que se

documentan, indicando que se debe hacer, los responsables del mismo, los registros
resultantes y las observaciones necesarias para una fácil comprensión, aplicando el ciclo
PHVA.
La descripción del proceso se presenta en la siguiente tabla:
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
- Para la columna ACTIVIDAD, se puede utilizar texto, ó, diagrama de flujo; para el

diagrama de flujo se utilizan las siguientes formas:
DEFINICION DE SIMBOLOS
SIGNIFICAD
SIMBOLO DEFINICION
O
Se emplea para el inicio o fin de diferentes actividades del procedimiento. En
INICIO / FIN
su interior, se escriben los términos INICIO o FIN.
CONECTOR DE Con esta figura se representan dos situaciones diferentes:
LINEA • La unión entre símbolos. • El movimiento físico de documentos.
Representa la actividad llevada a cabo para la ejecución o transformación de
información, recursos, bienes, entre otros. Se emplea en las situaciones que
ACTIVIDAD
dan nacimiento a un documento o incorporan elementos de información al
mismo.
PROCESO O Representa un proceso o procedimiento predefinido, documentado y
PROCEDIMIENTO estandarizado, el cual cuenta con un flujograma propio, ya sea del mismo
PREDEFINIDO Proceso o de otros con el cual tenga interacción.
Se emplea para la toma de diferentes caminos de acción que surgen en una
etapa del procedimiento ante una circunstancia planteada. En su interior se
DECISIÓN
formula una pregunta que genere las diferentes alternativas del
procedimiento.
Representa la información que requiera registrase en un formato electrónico o
DOCUMENTO manual, o los documentos que se deben tener en cuenta al desarrollar la
actividad.
# CONECTOR Representa el vínculo entre actividades que se hallan en diferentes partes de

INTERNO la página. En su interior se escribe un número arábigo que sirva de vínculo.
CONECTOR DE Representa el vínculo entre varias páginas. En su interior se escribe un

PAGINA número arábigo que sirva de vínculo.
4.3.6 Documentos de referencia: Se registra el listado de documentos internos y externos

relacionados con el procedimiento o actividades que se documentan.
4.3.7 Glosario: Se registran las definiciones de aquellos términos utilizados en el

documento, que son importantes para su aplicación y que no son de uso común y fácil
comprensión, algunas definiciones pueden ser tomadas de la NTC-ISO 9000 y NTC-
OHSAS 18000. La definición de términos no contemplados por las citadas normas, pero
que es necesario incluir por la actividad o procesos que se documentan, deben hacerse de
manera clara y concisa.
4.3.8 Anexos: Sirven para ampliar la información contenida en el documento y facilitar su

comprensión, entre otros: diagramas de flujo, tablas, formatos, cuadros, gráficos, matrices,
etc.
4.3.9 Historial de cambios: Incluye la fecha de modificación, la versión que fue

modificada y el cambio realizado al documento.
4.4 DISPONIBILIDAD
La documentación del SG-QHSE de la Universidad Santo Tomás Seccional Bucaramanga

se maneja en medio digital, por tanto, se consideran vigentes los documentos aprobados,
ubicados en el Menú principal del Sistema de Gestión Salud Ocupacional, Seguridad
Industrial E Higiene Ambiental en la intranet (http://intranet, ó, (http://172.16.7.6:82)
La distribución de los documentos institucionales (Tales como: Estatutos, Reglamentos,

Políticas entre otros) es responsabilidad de los procesos directivos a través de la
Secretaria General.
La fecha de actualización que aparece en la página WEB en los documentos

institucionales, corresponde a la fecha en que se incluyen en la WEB mas no a la fecha
de aprobación del documento la cual deberá ser consultada en el contenido del
documento.
Todo tipo de publicidad se controla a través de la fecha de emisión.
4.5 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación, la Universidad

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.
4.6. INDICACIONES DE FORMA E IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
4.6.1 Redacción: Usar un lenguaje sencillo y uniforme. Escribir textos en forma explícita,
clara, precisa y coherente, evitando ambigüedades. Emplear siempre el mismo término,
para expresar un mismo concepto.
4.6.2 Encabezado
El encabezado lo llevan todas las páginas de los documentos del SG-QHSE de la

Universidad, consta de:
a. LOGO: Logotipo de la Universidad Santo Tomás Seccional Bucaramanga.
b. NOMBRE DEL SISTEMA DE GESTIÓN
c. NOMBRE DEL ÁREA, DEPENDENCIA O DEPARTAMENTO AL CUAL

PERTENECE EL DOCUMENTO.
d. TITULO O NOMBRE DEL DOCUMENTO DEL SG-QHSE
e. VERSIÓN DEL DOCUMENTO: Identifica el número de ediciones que ha tenido el

documento; cuando se modifique la documentación aprobada, la versión aumenta
de la siguiente manera, Versión 01, Versión 02, etc.
f. CÓDIGO: Identificación alfanumérica que se asigna a cada documento del SG-

QHSE. Este código se lo asigna la Profesional de Apoyo del SG-QHSE
e VERSIÓN 01
b SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
f CODIGO
TRABAJO (SG-QHSE)
a P-SO-OH-XXXXX
c GESTIÓN EN SALUD,
d PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
DOCUMENTOS DE SG-QHSE
TRABAJO Página 1 de 1
Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Santo Tomás

Seccional Bucaramanga dependiendo de las necesidades de los procesos, se identifican
de la siguiente forma:
Estructura del Código: WW-XX-YY-ZZ
WW: Es el prefijo que identifica el tipo de documentos
XX: Es el prefijo que identifica la pertenencia al SG-QHSE.
YY: 2 letras que indican a que proceso pertenece el documento
ZZ: Es un numero consecutivo del documento.
4.6.3 Pie de Página

Se ubica en la primera hoja de todos los documentos del SG-QHSE, exceptuando el Plan
de desarrollo que no lo lleva y los formatos que llevan solamente la fecha de creación :
(dd/mm/aaaa) en la esquina inferior derecha.
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
ELABORÓ, REVISÓ Y APROBÓ
Nombre De quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento.
Cargo: Cargo que ocupa quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento,
según sea el caso
Fecha: día/mes/año de elaboración, revisión y aprobación del documento
4.7. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades

realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Universidad debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo
son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
4.7.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena
4.7.2. USO DE LOS REGISTROS
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
 Entrega de informes
 Entre otras…
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
INICIO

Elaborar borrador del documento y
Identifica necesidad de creación enviar por correo a la Directora del
o mejora de documento Departamento de Biblioteca con
1 Líder del proceso
copia al Profesional de Apoyo de
corrección de estilo para su
respectiva revisión.
Las correcciones de ortografía y

sintaxis se hacen de manera directa
en la documentación en los casos
donde la mejora sea evidente. Sin
Revisa la adecuación de la
embargo, en los casos problemáticos
documentación
para la interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias y
2 Corrector de Estilo comentarios al líder del proceso para
que intervenga en el texto antes de
su envío como versión final al
Sistema de Gestión de la Calidad.
De cualquier manera el corrector

hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
SI En caso de requerir ajustes en partes

La Modifica y envía problemáticas para la interpretación
documentación nuevamente al el líder del proceso hará las
3 requiere corrector Líder del proceso modificaciones en las partes
ajustes? indicadas por el corrector y le enviará
nuevamente el documento
modificado al corrector de estilo.
NO
Enviar por correo al Coordinador de

Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12 Salud, Seguridad e Higiene en el
mejora o anulación de Solicitud de trabajo con copia a la Profesional de
documento creación, mejora o Apoyo del SG-QHSE el formato
4 anulación de Líder del proceso Solicitud de Creación, Mejora o
documentos Anulación de Documento F-SO-OH-
12 junto con el documento sometido
1 a consideración (Resultado de la
revisión del corrector de estilo)
1
Profesional de Apoyo
Revisar la solicitud y evaluar la
SG-QHSE
necesidad de crear, modificar o
5 anular el documento.
Revisa solicitud y verifica Auxiliar del
necesidad SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se
Coordinador del Área registra y el proceso termina
NO Informa al líder de Salud, Seguridad e
Aprobada la del proceso Higiene en el Trabajo Cuando se considere necesario
Solicitud? define la intervención de un experto a
6 fin de retroalimentar el documento
antes de su aprobación final.
SI 3 Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice
la creación, mejora o anulación.
Se diligencia la Parte 2 del registro
Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
Solicitud de creación, Mejora Anulación de Documento F-SO-OH-
7 o Anulación de Documentos
Auxiliar del
12, marcando la casilla de aprobado,
SG-QHSE
diligenciando la fecha de
implementación del cambio.
Para el caso de creación de
SG-QHSE
documentos se realiza la respectiva
8 Codifica y/o actualiza la
codificación y para mejora se
versión Auxiliar del
actualiza la versión.
SG-QHSE
Al editar los documentos se deben

registrar las firmas de elaboró, revisó
Coordinador del Área
y aprobó, si aplica. El coordinador del
Emite y Aprueba de Salud, Seguridad e
Área de Salud Ocupacional informa
Documento Higiene en el Trabajo
al líder sobre la aprobación del
9 Profesional de Apoyo
documento.
Una vez firmados los documentos se
SG-QHSE
identifican con Copia No Controlada,
se graban en PDF (No Aplica para
Auxiliar SG-QHSE
formatos) y se adaptan en el
aplicativo disponible.
Se publican los nuevos documentos

Retira de Intranet los en la intranet
documentos obsoletos Profesional de Apoyo
10 SG-QHSE
Al documento físico se le coloca el
sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que corresponda
y se destruye la versión anterior.
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de

Control de Documentos Control de Profesional de Apoyo
Documentos SG-QHSE
Actualizar Listado Maestro Control de
11 F-SO-OH-013 Documentos F-SO-OH-013
Auxiliar del
SG-QHSE
2

2
Coordinador del Área Se comunica al líder que el

Socializa con el líder del de Salud, Seguridad e documento se encuentra liberado y
12 Higiene en el Trabajo se autoriza su uso.
proceso y/o funcionario que
realizó solicitud
Libera Documento
Informar los cambios de la

Aplica documento en el documentación a los participantes del
proceso correspondiente proceso.
Líder del proceso
13 3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicación.
5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

1
INICIO
Los líderes de proceso con apoyo del

Coordinador de Gestion
Identificar los registros a coordinador del Área de salud, seguridad
en Salud, Seguridad e
controlar e Higiene en el trabajo identifican los
2 Higiene en el Trabajo
registros incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e Higiene en
Líderes de procesos
el trabajo
Enviar por correo al Coordinador de
NO Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en
Hay solicitud o el Trabajo con copia a la Profesional de
necesidades 1 Apoyo del SG-QHSE el formato
3 Líderes de procesos
de registros Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-SO-
SI OH-12 junto con el documento sometido
a consideración
Coordinador de Gestion Revisar la solicitud y evaluar la necesidad
Revisar solicitudes o
4 en Salud, Seguridad e de crear, modificar o anular el
necesidades de registros
Higiene en el Trabajo documento.
Si es una solicitud de anulación, se
registra y el proceso termina.
NO Cuando se considere necesario define la
Informa al líderCoordinador de Gestion intervención de un experto a fin de
Aprobación
5 de solicitud o necesidad de registros del proceso en Salud, Seguridad e retroalimentar el documento antes de su
Higiene en el Trabajo aprobación final.
Según corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que autorice la
SI creación, mejora o anulación.
El Coordinador de Gestion en Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo
Se autoriza y controla los Coordinador de Gestion actualiza los registros que se generaron
6 registros en Salud, Seguridad e cambios y controla los cambios o nuevos
Higiene en el Trabajo documentos relacionados con la
estructura de los documentos del SG-
QHSE
1
El Coordinador de Gestion en Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo
7 Establecer criterios de en Salud, Seguridad e
establece criterios de control sobre los
control de registros Higiene en el Trabajo
registros del SG-QHSE
Listado Maestro de
Actualización del listado Control de Actualizar Listado Maestro Control de
8 Documentos
maestro Documentos F-SO-OH-013
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo
Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario que Se comunica al líder que el documento
realizó solicitud Coordinador de Gestion se encuentra liberado y se autoriza su
9 en Salud, Seguridad e uso.
Higiene en el Trabajo
1

1
Informar los cambios de la
documentación a los participantes del
Aplica documento en el Líder del proceso proceso.
13 proceso correspondiente
Socializa el contenido de los documentos
a fin de garantizar su debida aplicación.
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en
Intranet /Proceso Gestión en Salud,
CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso
Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud,
LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
7. GLOSARIO
 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la

universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los

documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-
9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del
tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en una
oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas
en términos de precisión o claridad en su redacción.
8. ANEXOS
Anexo 1: Listado de códigos de los procesos
XX-YY PROCESO
SO-DIDireccionamiento Institucional
SO-OHGestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
SO-GFGestión Administrativa y Financiera
SO-GDGestión del Conocimiento Aprendizaje y Docencia
SO-GJGestión Jurídica y Legal
WW TIPO DE DOCUMENTO
SO-GRGestión de Recursos Físicos
P Política
SO-GHGestión Humana
OR Organigrama
SO-GBGestión Bienestar Humano y Organizacional
MP Mapa de procesos
SO-GSGestión de Adquisiciones y Suministros
CP Caracterización de proceso
SO-GCGestión de Comunicaciones
MN Manual
PR Procedimiento
IN Instructivo
PT Protocolo
F Formato
Anexo 2: Listado de MT Matriz códigos de los
documentos RG Reglamento
OB Objetivos
PG Programas
CM Compromiso
FI Ficha
CR Cronograma
G Guía
PL Plan
9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA DE VERSIÓN CAMBIOS REALIZADOS

MODIFICACIÓ MODIFICAD
N A
22/07/2013 01 Original

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Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,

3.1 Gerente General

3.2 Administrador y/o Supervisor

El administrador del servicio es el responsable de cumplir el procedimiento establecido

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SG-SSOMAC de MAC GROUP S.A.C. se presenta en

ELABORADO REVISADO APROBADO

4.2 RESPONSABILIDADES EN LA CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Los documentos del SG-QHSE guardan coherencia con los lineamientos

Los documentos que no estén aprobados se consideran en elaboración o

Según el tipo de documento, se establece la responsabilidad, así:

MANUAL Y PROGRAMAS Coordinador de

4.3 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

A: APLICA NA: NO APLICA O: OPCIONAL

El contenido de los manuales, procedimientos, instructivo, planes, guías, formatos de

4.3.3 Responsabilidad: Se definen los principales responsables de la aplicación del

4.3.5 Descripción del proceso: Se describe la secuencia de las actividades que se

La descripción del proceso se presenta en la siguiente tabla:

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

- Para la columna ACTIVIDAD, se puede utilizar texto, ó, diagrama de flujo; para el

# CONECTOR Representa el vínculo entre actividades que se hallan en diferentes partes de

CONECTOR DE Representa el vínculo entre varias páginas. En su interior se escribe un

4.3.6 Documentos de referencia: Se registra el listado de documentos internos y externos

4.3.7 Glosario: Se registran las definiciones de aquellos términos utilizados en el

4.3.8 Anexos: Sirven para ampliar la información contenida en el documento y facilitar su

4.3.9 Historial de cambios: Incluye la fecha de modificación, la versión que fue

La documentación del SG-QHSE de la Universidad Santo Tomás Seccional Bucaramanga

La distribución de los documentos institucionales (Tales como: Estatutos, Reglamentos,

La fecha de actualización que aparece en la página WEB en los documentos

Todo tipo de publicidad se controla a través de la fecha de emisión.

4.5 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación, la Universidad

4.6. INDICACIONES DE FORMA E IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El encabezado lo llevan todas las páginas de los documentos del SG-QHSE de la

a. LOGO: Logotipo de la Universidad Santo Tomás Seccional Bucaramanga.

b. NOMBRE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

c. NOMBRE DEL ÁREA, DEPENDENCIA O DEPARTAMENTO AL CUAL

d. TITULO O NOMBRE DEL DOCUMENTO DEL SG-QHSE

e. VERSIÓN DEL DOCUMENTO: Identifica el número de ediciones que ha tenido el

f. CÓDIGO: Identificación alfanumérica que se asigna a cada documento del SG-

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Santo Tomás

Estructura del Código: WW-XX-YY-ZZ

WW: Es el prefijo que identifica el tipo de documentos

XX: Es el prefijo que identifica la pertenencia al SG-QHSE.

YY: 2 letras que indican a que proceso pertenece el documento

ZZ: Es un numero consecutivo del documento.

4.6.3 Pie de Página

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Nombre: Nombre: Nombre:

ELABORÓ, REVISÓ Y APROBÓ

Nombre De quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento.

Fecha: día/mes/año de elaboración, revisión y aprobación del documento

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

4.7.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

4.7.2. USO DE LOS REGISTROS