SST-PT-001 Procedimiento Control de Documentos y Registros Golondrina

JOSE GUILLERMO SIERRA BELLO
“MINA LA GOLONDRINA”
.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
SST-PR-001
C
Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA: 08/05/2018

REGISTROS
SST-PR-01 Versión 02 Página 2 de 26
1. PROPÓSITO
Establecer los parámetros generales para la elaboración de documentos, su

codificación, emisión, revisión, aprobación, modificación, actualización, control
de cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos
obsoletos, en JOSE GUILLERMO SIERRA BELLO “MINA LA
GOLONDRINA” con el fin de facilitar su presentación, utilización y disposición
final.
2. ALCANCE
El Procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades

que han adoptado el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo, en
los centros de trabajo el alacrán y oficinas administrativas.
3. RESPONSABLES
Coordinador en Seguridad y Salud en el trabajo
4. DESAROLLO
a. CONDICIONES GENERALES
Para el adecuado manejo y control de los documentos y registros de

documentos se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones:
i. Quien elabora un documento, no podrá revisar y/o aprobar el documento.
ii. Corresponde al coordinador de seguridad y salud en el trabajo

asegurar el trámite adecuado de las solicitudes de elaboración,
modificación o eliminación de documentos.
iii. Para las solicitudes de aprobación de documentos por elaboración,

modificación o eliminación, tener en cuenta la simplificación
(eliminación de actividades que no agregan valor) y las
oportunidades de mejora, para el proceso y/o subproceso al que este
asociado el documento.
iv. Es responsabilidad del Coordinador de seguridad y salud en el

trabajo, socializar la documentación vigente a sus respectivos
centros de trabajo
ELABORO REVISO APROBO

Carolina Rincón Peña
Asesora SST JOSE GUILLERMO SIERRA BELLO JOSE GUILLERMO SIERRA BELLO
GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
y a su vez estos, realizaran la socialización al personal participante en

el uso de los mismos.
v. El departamento de Seguridad y Salud en el trabajo debe asegurar

que los procesos y/o subprocesos cuenten con los documentos
aprobados, actualizados, controlar que los obsoletos no estén en
circulación, informar los nuevos documentos elaborados al personal
participante en el uso de los mismos y establecer los mecanismos
que permitan verificar el uso adecuado de los mismos.
vi. Es responsabilidad del Coordinador de seguridad y salud en el

trabajo y del funcionario encargado del uso del documento, verificar
que se utilice la versión vigente. El utilizar documentos
desactualizados puede ocasionar desvíos al objetivo de un proceso.
vii. El coordinador de seguridad y salud en el trabajo debe controlar los

documentos externos, garantizar el uso adecuado de las versiones y
realizar las actualizaciones de los listados respectivos.
viii. Para contribuir con el medio ambiente los documentos se pueden

imprimir en papel bond hojas reciclables.
b. CONTROL DE DOCUMENTOS
A continuación se detalla las actividades que describen el procedimiento para

la elaboración y control de documentos.
4.2.1 Elaboración de documentos
La estructura general del documento está compuesta por:
ENCABEZADO
CONTENIDO
PIE DE PÁGINA

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
4.2.1.1 Encabezado
Los documentos de JOSE GUILLERMO SIERRA BELLO “MINA LA

GOLONDRINA” se identifican con un encabezamiento que contiene, los
siguientes elementos:
 Logo de la Empresa
 Nombre del Sistema de Gestión
 Nombre del documento
 Código del Documento
 Fecha de aprobación del Documento
 Versión del Documento
 Número de Página. (Para los formatos no aplica este ítem).
En el encabezado no debe incluirse ningún elemento diferente al
formulado. El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:
 Manuales
 Procedimientos
 Formatos
 Instructivos, Protocolos, Ficha Técnica, Guía.
 Actas
Para la identificación de los documentos el logo siempre será el mismo
Las versiones se identifican numéricamente y se inician con 01; en la medida

en que se generen cambios o modificaciones sustanciales, se asignará el
número consecutivo que describe la versión a que corresponde el nuevo
documento.
La fecha del encabezado corresponde a la de aprobación del documento y

no debe confundirse con la fecha de diligenciamiento o registró del
formato.

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
SST-PR-01 Versión 02
Página 5 de 26
Descripción gráfica de los elementos, ejemplo:
NOMBRE DEL SISTEMA

DE GESTION
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

trabajo
Fecha: 08/05/2018
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
XXX-YY-000 Version: 02 Página
LOGO DE LA EMPRESA
NOMBRE DEL DOCUMENTO Y
CODIGO

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
5. Codificación
La codificación de los documentos de JOSE GUILLERMO SIERRA BELLO

“MINA LA GOLONDRINA”, se realiza de manera alfanumérica y
manualmente de la siguiente forma:
NOMBRE DE
DEPARTAMENT CONSECUTIVO
O
DEPENDENCIA XXX–YY-000
TIPO DE DOCUMENTO
PARAMETROS DEL CAMPO DE CÓDIGO
El Coordinador de seguridad y salud en el trabajo realiza la codificación de los

documentos, la cual será revisada por el Gerente de Operaciones y
posteriormente aprobada por el gerente administrativo.
 Primer campo XXX (alfabético)
Corresponde al nombre del Departamento o dependencia que generó el

documento.
Como el nombre del departamento es de más de tres palabras: Se construye

con la primera letra de cada palabra, siendo el máximo 3 letras.
Seguridad y Salud en el Trabajo: SST
En caso de presentarse coincidencias en la construcción se dejará a criterio

del Gerente Administrativo la definición del código.

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
 Segundo Campo YY (alfabético)
Corresponde a la descripción del tipo de documento, a este campo se asignan

dos letras, así:
TIPO DE DOCUMENTO CÓDIG

MANUALES O
MN
ACTAS AC
PROCEDIMIENTOS PR
FORMATOS FT
INSTRUCTIVOS IS
PROTOCOLOS PC
PROGRAMAS PG
GUIA GU
FICHA TÉCNICA FI
POLITICAS PL
INFORME IN
MATRIZ MT
 Tercer campo 000 (numérico)
Los tres números siguientes corresponden al consecutivo del documento, teniendo en

cuenta los generados en cada tipo.
4.2.1.2 Contenido
La redacción de los documentos debe ser clara, concisa y coherente para la

fácil comprensión, la utilización de diagramas de flujo o imágenes es de
carácter flexible preservando los criterios enunciados.
Contenido de los documentos:
 Alcance: establece la influencia de modo, tiempo, lugar y población objeto

del documento y de su contenido.

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
 Anexos: documentos complementarios que son soporte del contenido del

documento. Los anexos no se controlan.
 Condiciones Generales: agrupan los requisitos generales, del manejo

operativo para la ejecución del contenido del documento.
 Descripciones: características propias del documento, tales como:
 Definiciones: palabras, siglas o conceptos utilizados en el

documento, para tener claridad y unicidad en el criterio
 Desarrollo del Contenido: establece la información necesaria

a documentar y se amplia de acuerdo a cada tipo de documento.
A continuación se presenta cuadro, resumen, de los requisitos de cada uno de los tipos de documentos
según criterio institucional:

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
TIPO DE DOCUMENTO
PROCEDIMIENTO
ACTA E INFORME
FICHA TÉCNICA
PROGRAMAS
INSTRUCTIVO
PROTOCOLO
FORMATO
CONTENIDO DEL
MANUAL
DOCUMENTO
GUI
A
ALCANCE A A O N/A A A A N/A A
ANEXOS O O O N/A O O O O O
CONDICIONES DE USO N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A O
CONDICIONES GENERALES N/A N/A A N/A A A O N/A O
CONTROL DE CAMBIOS A A A A A A A A A
DEFINICIONES A N/A O N/A O A O N/A A
DESARROLLO CONTENIDO A A A A A A A N/A A
DOCUMENTOS DE
A O N/A N/A O N/A O O O
REFERENCIA
ENCABEZADO A A A A A A A A A
ESPECIFICACIONES
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A O
TÉCNICAS
INDICADOR DEL PROCESO

N/A A O N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Y/O SUBPROCESO
NORMATIVIDAD Y/O
O N/A O N/A O O N/A N/A N/A
REQUISITOS
PROPÓSITO A A O N/A A A A N/A N/A
RECURSOS N/A A N/A O N/A N/A A N/A N/A
RESPONSABLE N/A A A N/A N/A N/A A N/A N/A
TÍTULO DE LA FICHA
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A N/A
TÉCNICA
USOS N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A O
PIE DE PÁGINA A N/A A N/A A A A A A

Página 9 de 26
A: aplica N/A: no aplica O: opcional
Página 10 de 26
4.2.1.3 Pie de página

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
Identifica la validez del documento y se ubica en la parte final del mismo.

Aplica para los siguientes documentos:
 Manuales
 Procedimientos
 Instructivos
 Protocolos
 Programas
 Ficha Técnica
 Guía
 Politica
Representación gráfica del contenido del pie de página:

NOMBRE Y CARGO NOMBRE Y CARGO NOMBRE Y CARGO
4.2.2 Responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos
 Responsable de la elaboración:
Para asegurar la eficaz planificación, operación y control del Departamento de

Seguridad y Salud en el Trabajo, los documentos serán elaborados por el
Coordinador de seguridad y salud en el trabajo..
Una vez elaborados los documentos, los responsables lo envían por correo
electrónico para la revisión.
 Responsable de la revision:
El responsable de la revisión será el Gerente de Operaciones
Los Documentos del SST y sus formatos, serán revisados por el Gerente de
Operaciones
Una vez revisado, se remitirá vía correo electrónico al responsable de la
aprobación.
 Responsable de Aprobar:
La Alta Dirección será la responsable de aprobar los documentos del Sistema

de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y sus formatos. Página 11 de 26
El gerente administrativo luego de la aprobación enviara el documento vía

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
correo electrónico al Departamento de Seguridad y Salud en el Trabajo para la

respectiva distribución de los documentos.
4.2.3 Distribución de los documentos
El Departamento de Seguridad y Salud en el trabajo, comunica la aprobación

y vigencia de los documentos en los centros de trabajo y el formato de Lista
de Distribución de Documentos SST-FT-012, quienes a su vez deberán
realizar la socialización y/o retroalimentación con los trabajadores internos y
externos.
No está permitida la distribución de documentación y datos externamente sin

autorización del Coordinador del Departamento de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
4.2.4 Modificación de Documentos
La documentación que requiera ser modificada debe cumplir las siguientes

condiciones:
 Solicitud escrita por parte de las persona que intervienen en los proceso
productivo, mediante el diligenciamiento del formato de Solicitud
Documental código SST-FT-013 anexando el documento de la
Solicitud justificando el requerimiento
 La solicitud se presenta ante el Departamento de Seguridad y Salud en el

Trabajo.

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
 Si es pertinente la modificación se procede a crear la nueva versión del

documento siguiendo las especificaciones para revisión y aprobación
del numeral 4.2.2 del presente documento.
 Una vez aprobada y realizada la modificación por parte del

Departamento de Seguridad y Salud en el Trabajo, se actualiza el
listado maestro correspondiente indicando la nueva versión.
 El Departamento de Seguridad y Salud en el trabajo, comunica y remite

el documento o formato con la respectiva modificación en los diferentes
centros de trabajo. y será allí el encargado de realizar la socialización
de la modificación y se notificara que la versión anterior queda fuera de
circulación.
4.2.5 Seguimiento y Control de Cambios
Los documentos se revisan periódicamente y actualizan según las

necesidades con el fin de asegurar que continúen siendo aplicables o deban
ser modificados.
El control de los documentos se encuentra bajo la responsabilidad de

Seguridad y Salud en el Trabajo y los Líderes de los diferentes centros de
trabajo deben asegurar su aplicación e informar de los que estén obsoletos,
fuera de uso o vigencia. Al final del documento en una hoja exclusiva se
registra el cuadro de control de cambios, en el cual se identifican los
siguientes elementos:
VERSION DESCRIPCION DEL RESPONSABLE FECHA DE

CAMBIO APROBACION
00 Versión de Equipo Facilitador 01/02/2018

Prueba del SST
4.2.6 Documentos Anulados y Obsoletos
Cualquier funcionario, avalado por el Gerente de Operaciones, puede solicitar

que un documento sea anulado, del manejo de los documentos anulados es
igual al de los obsoletos ante el Departamento de Seguridad y Salud en el
Trabajo mediante el formato de Solicitud Documental SST-FT-013
El Coordinador del Departamento de Seguridad y Salud en el Trabajo al

distribuir una nueva versión del documento se encarga de retirar y destruir las

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
Copias obsoletas, identificándolas para evitar posibles errores y prevenir su

uso no intencionado.
En el Departamento de Seguridad y Salud en el trabajo se conservará el

original del documento obsoleto hasta 10 versiones, para evidenciar las
mejoras, identificándolo con el sello “copia obsoleta”. En el Listado Maestro de
Documentos código SST-FT-014 se registrará la vigencia.
4.2.7 Documentos Externos
En el Departamento de Seguridad y Salud en el trabajo se identifican los

documentos externos que pueden incidir o afectar la calidad de los procesos.
Igualmente identifica el (los) responsable(s) del proceso productivo que
puede verse afectado y evalúa el impacto potencial del documento en la
prestación de los servicios, comunicando su percepción, para que se tomen
las acciones o medidas correspondientes. El departamento de seguridad y
salud en el trabajo debe hacer el listado de documentos externos que aplican,
y hacer el registro en el Listado Maestro de Documentos Externos código SST-
FT-015
4.3 CONTROL DE REGISTROS
Los registros son documentos que presentan resultados obtenidos o

proporcionan evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
Como los registros suministran evidencia no pueden ser modificados.
Para obtener evidencia de las actividades efectuadas, todos los registros del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se elaboran, revisan
y aprueban según las indicaciones dadas en el presente documento.
Se consideran tipos de registros:
 Correspondencia de entrada y salida (incluye faxes y correos electrónicos)

 Notas internas
 Listados, Listas
 Actas de reunión
 Formatos diligenciados
 Formularios
 Contratos
 Informes

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
 Fotografías
 Grabaciones
 Bases de datos
 Otros
 Registros externos necesarios para evidenciar cumplimiento de requisitos
Siguiendo los lineamientos del presente documento, para los registros se tiene
en cuenta:
Encabezado
Los documentos de los registros del Departamento de Seguridad y Salud

en el Trabajo se identifican con un encabezamiento que debe
contener los siguientes elementos:
 Logo Institucional
 Nombre del Sistema de Gestión
 Nombre del documento
 Código del documento
 Versión del documento
 Fecha de aprobación
Descripción gráfica de los elementos del encabezado de los documentos de

registro, ejemplo:
NOMBRE DEL SISTEMA

DE GESTION
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo
PROCEDIMIENTO CONTROL Fecha: 08/05/2018

DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
SST-PR-001
Version: 02 Página
Página 15 de 26
VERSION

Asesora SST LOGO DEJOSE GUILLERMO SIERRA BELLO
LA EMPRESA JOSE GUILLERMO SIERRA BELLO
GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
La fecha del encabezado corresponde a la fecha de aprobación del documento,

y no debe confundirse con la fecha del diligenciamiento del mismo.
Los formatos solo deben llevar encabezado y son los únicos documentos que
no llevan pie de página.
El encabezado aplica a los formatos que se generen a partir de la aplicación

del SST, la modificación de los existentes se dará una vez se requiera una
nueva emisión o un cambio en la estructura del mismo.
Todos los registros de JOSE GUILLERMO SIERRA BELLO “MINA LA

GOLONDRINA” se encuentran relacionados e identificados en el Formato
Listado Maestro de Registros código SST-FT-016
Los registros pueden ser elaborados y presentados en:
 Medio Magnético y/o unidades de almacenamiento: son elaborados y

mantenidos en computador, discos, servidores, etc. y cuya
responsabilidad recae principalmente en las personas que los
diligencian.
 Registros Físicos: emitidos en cualquier medio como papel, fotografías

u otro, y cuya responsabilidad recae en las personas que los diligencian
y archivan.
4.3.1 Consideraciones del Control de Registros
 Cuando sea necesario crear, modificar o anular un formato, se debe

cumplir los lineamientos establecidos en el presente Procedimiento,
mediante el formato de Solicitud Documental SST-FT-013
 El Coordinador de Seguridad y Salud en el trabajo debe garantizar la

protección de los registros impresos o electrónicos de factores que alteren
sus condiciones físicas tales como polvo, humedad, elevadas temperaturas,
entre otros; así como la seguridad de la información que contienen. Lo
anterior no exime la responsabilidad que le es inherente a cada funcionario
en el cargo que desempeña.

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
 Los registros deben conservarse legibles, fácilmente identificables y

recuperables y sin enmendaduras.
 Los registros en medio impresos deben diligenciarse con bolígrafo, está

prohibido el uso de lápiz.
 Con el fin de resguardar y garantizar la seguridad y recuperación de los

registros en medio electrónicos, se almacenara la información en un disco
duro externo.
 La recuperación de los registros informáticos se realiza mediante los

procedimientos desarrollados para cada caso.
4.4 CONDICIONES DE ARCHIVO, CONSERVACION Y DISPOSICION FINAL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS
Los documentos y registros resultantes de las actividades son conservados en

archivo por el departamento de seguridad y salud en el trabajo en medio
magnético y físico en AZ por abecedario
El acceso a los registros está controlado por el Departamento de Seguridad y

Salud en el Trabajo.
6. FORMATOS
 Lista de distribución de Documentos SST-FT-012

 Solicitud Documental SST-FT-013
 Listado Maestro de Documentos SST-FT-014
 Listado Maestro de Documentos Externos SST-FT-015
 Listado Maestro de Registros SST-FT-016

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
7. DEFINICIONES
 APROBACIÓN: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la

adecuación del documento previamente revisado.
 ARCHIVO DE GESTIÓN: Conjunto de documentos, sea cual fuere su

fecha, su forma y soporte material que se encuentran en uso,
acumulados en un proceso natural en el desarrollo de las actividades de
los programas y/o dependencias, de la Universidad de Santander UDES.
 ARCHIVO CENTRAL: Lugar donde se agrupan los documentos

transferidos de los distintos archivos de gestión de la Institución, una
vez finalizado su trámite, pero siguen siendo objeto de consulta por las
oficinas y los particulares en general.
 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y/O SUBPROCESOS: Documento que

describe las características generales del proceso y/o subproceso.
 DISPOSICIÓN: Destino o fin que se le da a un registro, una vez

terminado el tiempo de retención en un archivo.
 DIFUSIÓN: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a

conocer información.
 DOCUMENTO: Datos que poseen significado y su medio de soporte.

El tipo de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
 DOCUMENTO EXTERNO: Son aquellos documentos relevantes que son

necesarios para el funcionamiento eficaz de la Institución y son
generados por entidades diferentes a esta (Leyes, decretos, Normativas
Gubernamentales, entre otros).
 DOCUMENTO INTERNO: Son aquellos documentos relevantes que

definen los servicios que presta la institución, son necesarios para su
funcionamiento y se generan al interior de la institución, pueden
modificarse de manera independiente, incluye los documentos propios
de los programas o dependencias de la universidad.
 DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que derivado de un

cambio o de su eliminación, pierde su vigencia.
 DOCUMENTO DE REFERENCIA: Son aquellos que sirven como base,

soporte

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
Página 18 de 26
o guardan relación directa con un proceso y/o subproceso o

procedimiento. Ejemplo:
Norma ISO 9001:2008

 Ley General de Archivo
 FORMATO: Documento impreso o digital destinado al registro de

información de un proceso.
 FICHA: Documento que define características y/o controles específicos

para algunas actividades, seguimiento a indicadores y equipos.
 IDENTIFICACIÓN: Es todo aquello nombre y código que se le asigna a

cada documento que lo diferencia de cualquier otro.
 INSTRUCTIVO: Documento que brinda una secuencia clara de

indicaciones que tienen como finalidad desarrollar una actividad para
llegar a una meta o a un objetivo.
 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: Formato donde

cada proceso y/o subproceso registra los documentos internos y
externos para controlar sus versiones, almacenamiento, protección,
recuperación, retención y disposición final.
 MANUAL: Documento guía que transmite de forma explícita, sencilla,

ordenada y sistemática la información de una organización, sobre
objetivos, políticas, atribuciones y procedimientos; se indican las
actividades y la forma en que estas deberán ser realizadas por los
miembros de la organización, teniendo como referente los propósitos de
la Institución.
 MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestión

de la Calidad de la Institución.
 PROCESO Y/O SUBPROCESO: Conjunto de actividades relacionadas

entre sí para generar valor y que convierte las entradas en resultados
 PROCEDIMIENTO: Documento que describe la forma específica para

llevar a cabo una actividad que comunica los métodos establecidos para
el desempeño y administración del trabajo e identifica el responsable
por el desarrollo de cada etapa y las evidencias producto de las
actividades.
 PROTECCIÓN: Actividad tendiente a garantizar el estado de un registro

y definir los niveles de acceso.
 RECUPERACIÓN: Facilidad para consultar un registro almacenado

dependiendo del tipo de archivo en el que se encuentre.
GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
Página 19 de 26
 REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas, pueden ser formatos
diligenciados, cartas, notas internas, actas de reunión, contratos y
otros.
 RESPONSABLE: Personal dentro de la institución encargado del

almacenamiento, ubicación, recuperación y estado de los documentos y
registros en cualquier tipo de soporte.
 REGLAMENTO: Conjunto de reglas y conceptos ya establecidos a fin de

establecer parámetros para realizar una tarea dentro de las actividades
previamente establecidas en la institución.
 REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la

adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el
objetivo establecido.
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
 TIPO DE SOPORTE: Cualquier tipo de material susceptible de vehicular

información, como papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.
 VERSIÓN: Indica la cantidad de actualizaciones que ha tenido el

documento.

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
1. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIO DESCRIPCION DEL RESPONSABLE
APROBACION
N CAMBIO
CAROLINA RINCON Mayo 08 de

02 Actualización
PEÑA 2018

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
ANEXOS

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
ANEXO 1. Formato Listado de Distribución de Documentos SST-FT-012

GERENTE GERENTE
C

REGISTROS
ANEXO 2. Formato Solicitud Documental SST-FT-013

C

REGISTROS
ANEXO 3.Lista maestra de documentos SST-FT-014

C

REGISTROS
ANEXO 4. Listado Maestro de Documentos Externos SST-FT-015

C

REGISTROS
ANEXO 5. Listado maestro de registros SST-FT-016

SST-PT-001 Procedimiento Control de Documentos y Registros Golondrina

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JOSE GUILLERMO SIERRA BELLO

Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA: 08/05/2018

Establecer los parámetros generales para la elaboración de documentos, su

El Procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades

Coordinador en Seguridad y Salud en el trabajo

Para el adecuado manejo y control de los documentos y registros de

i. Quien elabora un documento, no podrá revisar y/o aprobar el documento.

ii. Corresponde al coordinador de seguridad y salud en el trabajo

iii. Para las solicitudes de aprobación de documentos por elaboración,

iv. Es responsabilidad del Coordinador de seguridad y salud en el

ELABORO REVISO APROBO

Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA: 08/05/2018

y a su vez estos, realizaran la socialización al personal participante en

v. El departamento de Seguridad y Salud en el trabajo debe asegurar

vi. Es responsabilidad del Coordinador de seguridad y salud en el

vii. El coordinador de seguridad y salud en el trabajo debe controlar los

viii. Para contribuir con el medio ambiente los documentos se pueden

A continuación se detalla las actividades que describen el procedimiento para

4.2.1 Elaboración de documentos

La estructura general del documento está compuesta por:

ELABORO REVISO APROBO

Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA: 08/05/2018

Los documentos de JOSE GUILLERMO SIERRA BELLO “MINA LA

 Nombre del Sistema de Gestión

 Nombre del documento

 Código del Documento

 Fecha de aprobación del Documento

 Versión del Documento

 Número de Página. (Para los formatos no aplica este ítem).

En el encabezado no debe incluirse ningún elemento diferente al

formulado. El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

Para la identificación de los documentos el logo siempre será el mismo

Las versiones se identifican numéricamente y se inician con 01; en la medida

La fecha del encabezado corresponde a la de aprobación del documento y

ELABORO REVISO APROBO

Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA: 08/05/2018

Descripción gráfica de los elementos, ejemplo:

NOMBRE DEL SISTEMA

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

ELABORO REVISO APROBO

Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA: 08/05/2018

La codificación de los documentos de JOSE GUILLERMO SIERRA BELLO

PARAMETROS DEL CAMPO DE CÓDIGO

El Coordinador de seguridad y salud en el trabajo realiza la codificación de los

 Primer campo XXX (alfabético)

Corresponde al nombre del Departamento o dependencia que generó el

Como el nombre del departamento es de más de tres palabras: Se construye

Seguridad y Salud en el Trabajo: SST

En caso de presentarse coincidencias en la construcción se dejará a criterio

ELABORO REVISO APROBO

Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA: 08/05/2018

 Segundo Campo YY (alfabético)

Corresponde a la descripción del tipo de documento, a este campo se asignan

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIG

 Tercer campo 000 (numérico)

Los tres números siguientes corresponden al consecutivo del documento, teniendo en