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• Competencia:
✓ 240601020 - Atender clientes de acuerdo con procedimiento de servicio y normativa
✓ 210601027 - Registrar información de acuerdo con normativa y procedimiento técnico
✓ 210601024 - Elaborar documentos de acuerdo con normas técnicas.
• Duración de la Guía:
45 horas
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1. PRESENTACIÓN
En la actualidad la transformación y evolución son el eje de una nueva sociedad, y vemos los acelerados
cambios que nos rodean dia con dia, es por ello que usted apreciado aprendiz debe estar plenamente
preparado para dirigir empresas, decidir estudios en alguna carrera o incluso interpretar noticias económicas,
políticas y sociales.
Su mentalidad debe ir dirigida a la globalización, en donde la creciente y constante comunicación e
independencia que se ha generado entre los distintos países del mundo permite unificar mercados, culturas,
sociedades llevando esto a una transformación social, económica y política en los diferentes países
generando un modelo global. Toda esta revolución llevara a que tu rol en el mundo empresarial requiera de
perfiles altamente capacitados para la evolución.
Ademas este paso que das al mundo de la administración donde estudias sobre la organización, actividades,
procesos y gestión de recursos humanos, financieros y materiales que conforman una empresa, te va a
brindar la posibilidad de mejores condiciones de vida y aspiraciones laborales mejor remuneradas.
La Asistencia Administrativa, además te brinda la oportunidad de desarrollar un pensamiento creativo que te
lleva a proponer soluciones a las necesidades generadas por la globalización, a liderar con habilidad directiva
y personal, con empoderamiento para un manejo organizacional de alto rendimiento.
Tus capacidades y habilidades empresariales y personales son necesarias para que nuestro país sea visto a
nivel mundial con el enfoque de personas capaces de solucionar situaciones y de fomentar el progreso con
parámetros de sostenibilidad, innovación y eficiencia.
Nelson Mandela
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2. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Se divide al grupo en dos equipos que deben competir para completar en un tiempo limitado un desafío
similar de cierta complejidad, para lo cual se propone realizar un sketch (Escena de corta duración y tono
generalmente humorístico que va intercalada en una representación teatral o cinematográfica o en un
programa de televisión o radio).
Basado en la frase “Aprendí que el coraje no es la ausencia de miedo, sino el triunfo sobre él. El hombre
valiente no es aquel que no siente miedo sino el que conquista ese miedo” realice el sketch focalizando hacia
el tema empresarial.
Se dará un tiempo de preparación de 20 minutos y la actividad como tal tendrá un tiempo de 10 minutos
contabilizados por equipo de trabajo para realizar la presentación ante los compañeros.
https://www.youtube.com/watch?v=HFoqjwEDYZ8
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3.1.3 Contextualización del conocimiento
Principios Corporativos:
Cultura Organizacional:
Misión:
Visión:
Objetivos Corporativos:
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3.2 APROPIACION DEL CONOCIMIENTO
3.2.1 Reconocer la organización, tipos de clientes, productos y servicios que ofrece, teniendo en cuenta su
objeto social y normatividad legal vigente.
Identificación de la empresa
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Identificar la influencia que tienen las variables en las acciones de la
empresa, dependerán de analizar el entorno en dos niveles: análisis interno
y análisis externo.
El factor interno consiste en aquellos elementos controlables por la empresa (Clientes, Proveedores, Público,
Distribuidores, Trabajadores).
En el análisis interno se pretende examinar, detalladamente y en profundidad, cada uno de los componentes
que configuran la existencia de las empresas, con el objeto de identificar los puntos fuertes y débiles que
existen en su estructura, instrumentos, funcionamiento y organización. Se analiza, a través de estos, el
sistema de la organización, relacionando este parámetro con el ambiente externo y considerando que la
realidad es un macro-sistema compuesto de varios micro-sistemas, relacionados e interdependientes entre
si.
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Las empresas requieren de las tendencias tecnológicas que aportan o ayudan a la productividad y la calidad
del servicio al cliente, ayudando a impulsar el rendimiento empresarial.
La combinación de fuerzas y debilidades propias, con las oportunidades y amenazas del entorno externo
permite valorar, en coherencia con los objetivos y estrategias formuladas previamente, las posibilidades e
instrumentos mas adecuados para acceder al mercado.
En consecuencia, resulta mas acertado entender la realidad empresarial desde una doble perspectiva, la
derivada de la empresa como agente económico y la implicada por el ámbito donde se encuentra, puesto
que las acciones y los objetivos son parte de las transformaciones que tienen lugar en el entorno.
Su estructura interna, elementos, relaciones y las interacciones que guarda con el medio exterior son otras
de dichas transformaciones y, en la medida que la empresa sea capaz de reconocerlas y preverlas, disminuirá
el riesgo en su actuación en el mercado.
Una vez conocida la importancia de la identificación del medio ambiente en la elaboración de las estrategias
de la empresa, se pueden analizar las variables que condicionan su organización y gestión, tanto de forma
directa como indirecta.
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LA VERTIGINOSA EVOLUCIÓN TECNOLÓGICA
Y EL DESENFRENO DEL AVANCE DE LA
GLOBALIZACIÓN HAN HECHO QUE LAS
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN – TIC, FACILITEN NUESTRA
VIDA COTIDIANA Y PROFESIONAL.
Las TIC son soportes, canales y herramientas que han ocasionado una gran evolución digital en todo el mundo,
debido a que las mismas han conseguido derribar las barreras de tiempo y espacio a las que el mundo estaba
acostumbrado para dar paso a una nueva forma de innovación, de economía y de competitividad global.
Si pensamos en la importancia de las tecnologías de información y comunicación, nos daremos cuenta que
las mismas representan un punto clave para la evolución de la sociedad, son herramientas que han tenido un
gran impacto en la sociedad, ya que desde su llegada han permitido una comunicación efectiva, rápida y clara
entre los individuos, lo que ha favorecido increíblemente a los sectores vitales como en este caso el sector
empresarial.
Es importante destacar que las TIC por sí solas no brindan ningún beneficio. Para alcanzar lo que se buscan
con su aplicación se deben realizar, entre otros, los siguientes pasos para lograr una implementación exitosa.
1. Comunicar claramente el objetivo que persigue la organización con la implementación de tecnología que
se va a realizar.
2. Brindar adecuada capacitación al personal que utilizará las herramientas seleccionadas.
Si bien el tamaño de la compañía no es una restricción para la aplicación de TIC, dado que el beneficio se
focaliza en mejorar los niveles de productividad y este parámetro alcanza a todas las organizaciones, son las
Pymes las que deben seguir trabajando para obtener mejoras mediante la implementación de las
herramientas que hoy están disponibles.
Las herramientas digitales para empresas simplifican procesos, facilitan el aprendizaje, el intercambio de
datos e información. Así mismo, posibilitan el desarrollo de la productividad y optimizan la comunicación
entre equipos manteniéndolos conectados.
1. Redes sociales: Instagram, Facebook, WhatsApp business Utilizadas en el ámbito comercial potencian las
ventas de los negocios, la visibilidad de las marcas y fortalecen las relaciones con los clientes.
2. Dropbox: Útil si requieres enviar documentos o archivos, fotos o videos. Este servicio es gratuito y también
te será de utilidad si solo necesitas almacenar gran cantidad de información.
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3. Trello: Este es un excelente ejemplo de herramienta TIC en las empresas. Trello es una plataforma para
organizar y gestionar tareas, campañas, proyectos o ideas. Permite tener un panorama general de lo que se
está haciendo o debe realizarse, quiénes están trabajando en ello y hasta dónde se ha avanzado.
4. Suite de Google: Una plataforma completa que integra correo electrónico corporativo, almacenamiento
de dato en línea, servicio de reuniones virtuales, calendario, plantillas para presentaciones o informes, hojas
de cálculo y más funcionalidades.
5. Google Analytics: Esta herramienta gratuita de Google es utilizada para monitorear el estado de los sitios
web. Proporciona datos en tiempo real a las empresas sobre el comportamiento de los usuarios dentro del
sitio: número de visitas, tiempo de permanencia en páginas, dispositivos desde el cual se conectan, países,
entre otra información.
6. Hootsuite: Esta herramienta TIC es usada para gestionar y monitorear las redes sociales. Ayuda con la
programación de las publicaciones, las actualizaciones de contenido, hacer seguimiento a la interacción de
los usuarios y todo desde un mismo panel.
7. Slack: Esta es una interfaz que permite la comunicación entre los equipos, con algunas características
avanzadas para mejorar el trabajo colaborativo. Esta TIC también es empleada de forma más profesional por
algunas marcas en el campo del marketing conversacional como chatbot para entregar una experiencia
mejorada a sus clientes.
8. CRM de Hubspot: Este es un CRM (Customer Relationship Management). Permite tener toda la trazabilidad
de la relación con los clientes en cuanto a ventas. Además, permite estructurar y ejecutar todas las campañas
de marketing de contenidos para atraer y convertir.
9. Wordpress: Ofrece todo lo que necesitas para crear un sitio web, un blog y hasta un e-commerce de
excelente calidad. Es una herramienta TIC sencilla e intuitiva de manejar.
10. Plink. Esta es una plataforma gratuita para comercios que tienen su servicio de pagos con datáfono. Plink
le entrega a los negocios datos sobre el perfil de sus clientes, sus hábitos de consumo, análisis del mercado y
de la competencia.
ACTIVIDAD A DESARROLLAR
Una vez realizada la lectura planteada en la guía sobre las TICs, por equipos de trabajo realice las siguientes
actividades:
- Un juego donde explique de manera clara cada una de las herramientas tecnológicas con las que cuentan
las empresas.
- Según la asignación del instructor realice un ejercicio práctico de la herramienta Tic que le corresponda
donde explique las características, el uso y los beneficios para la empresa.
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La Ley de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Ley 1341/09)
La Ley de TIC constituye el reconocimiento por parte del Estado de:
Este marco legal provee una visión unificada aplicable a estas tecnologías alrededor de cuatro ejes
fundamentales:
• Principios claros, que definen el horizonte de mediano y largo plazo tanto para el Gobierno como para
la industria en un sector sujeto a permanentes innovaciones tecnológicas y de mercado.
• Unificación del marco institucional, consistente con la convergencia tecnológica y de mercado que
genera nuevas oportunidades de negocio para los proveedores de redes y servicios de
telecomunicaciones, así como la expansión de las posibilidades de nuevos servicios de calidad para los
usuarios.
• Reglas claras para la solución de conflictos que se puedan presentar en el acceso y uso de la
infraestructura de telecomunicaciones.
• Régimen de transición, que permite la adopción gradual de los principios de habilitación general por
parte de los proveedores de redes y servicios, consecuente con los incentivos adecuados a la inversión
que debe proveer el Estado para generar confianza en la inversión privada, tanto doméstica como
extranjera.
ISO 27001
La Organización Internacional de Estandarización (ISO, por sus siglas en inglés) estableció la norma ISO 27001,
que se emplea para la certificación de los sistemas de gestión de seguridad de la información en las
organizaciones empresariales. Brinda una norma internacional para sistemas de gestión de seguridad de la
información.
Con la certificación del uso de la norma ISO 27001:2013, la empresa puede demostrar a sus clientes actuales
y potenciales, así como a sus proveedores y accionistas, la integridad en el manejo de la seguridad de la
información. También le posibilita reforzar la seguridad de la información y disminuir los riesgos de fraude,
pérdida o filtración de información.
Como resultado de este alineamiento con otros sistemas de gestión y la operación integrada con normas de
gestión relacionadas, la implementación de norma ISO 27001 tiene como resultados:
• La armonización con normas de sistemas de gestión como ISO 9001 (Calidad) e ISO 14001 (Protección
Ambiental).
• El énfasis en la mejora continua de procesos del sistema de gestión de seguridad de la información.
• La claridad en los requisitos de documentación y registros.
• Procesos de evaluación y gestión de los riesgos involucrados mediante el modelo del proceso Planificar,
Hacer, Verificar, Actuar (PDCA, por sus siglas en inglés).
• La protección de los activos de la empresa, desde la información digital, los documentos y activos físicos
(computadoras y redes) hasta los conocimientos de los empleados.
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El certificado es emitido por un organismo de certificación independiente y autorizado. Mediante dicha
certificación quedará demostrado que la organización ha tomado las precauciones necesarias para proteger
la información contra diversos riesgos.
ACTIVIDAD A DESARROLLAR
3.2.3 Reconocer el documento de acuerdo con el asunto, la norma técnica y tipo de texto.
¿ESTAS ENTERDAO CÓMO SE HAN CONSERVADO LOS DOCUMENTOS A TRAVÉS DEL TIEMPO?
El hombre durante toda su historia ha tenido la necesidad de plasmar todas sus actividades como
expresión testimonial, sin importar el formato, lenguaje o soporte. Para lo cual ha utilizado toda clase
de materiales como la piedra, el papiro, el papel hasta llegar a esta era tecnológica donde se han
creando cantidad de soportes para almacenar datos.
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Antes de dar inicio veamos el siguiente vídeo que lo pondrá en contexto sobre el tema.
Para esto se estableció la Guía Técnica Colombiana que explica la manera de elaborar un buen documento.
Esta guía tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las
organizaciones, con el fin de simplificar y organizar las presentaciones y el manejo de las comunicaciones
impresas y electrónicas. A su vez, contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
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ACTIVIDAD A DESARROLLAR
Actividad 1 - Participe en la mesa redonda efectuada por el instructor acerca del tema de discusión “Normas
técnicas para la elaboración de documentos”
➢ ¿Qué objeto tiene el uso de una norma técnica para la producción de documentos organizacionales?
➢ ¿Qué otras normas técnicas existen que contribuyen a la aplicación de la norma técnica para la
producción de documentos?
Actividad 2 – Efectúe una investigación autónoma sobre el documento y las clases de documentos, apóyese
en la norma técnica GTC-185 para la producción de documentos.
➢ ¿Que es un documento?
➢ ¿Qué tipos de documentos existen?.
➢ ¿Qué es un documento empresarial?
➢ ¿Qué es una carta? Características en su redacción y presentación, utilización de la carta, Clases de cartas
u oficios, partes de la carta.
➢ ¿Qué es un memorando? Características en su redacción y presentación, utilización del memorando,
partes del memorando.
➢ ¿Qué es una circular? Características en su redacción y presentación, clases de circulares, partes de la
circular.
➢ ¿Qué es un mensaje electrónico? Características en su redacción y presentación, partes del mensaje
electrónico y recomendaciones.
➢ ¿Por qué es importante la correcta elaboración de los documentos, en la gestión y desarrollo de las
organizaciones?
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Para fortalecer los conocimientos adquiridos en la elaboración de los documentos de la GTC-185, los invito a
que revisen el siguiente vídeo:
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
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5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
GTC–185 – (Guía Técnica Colombiana) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión
documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las
comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos,
con buena calidad.
Acta - Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.
Anexo - Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y
aclarar.
Carta - Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales;
igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina
oficio.
Certificado - Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de
un hecho o acto solemne.
Circular - Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
específico de personas tanto interna como externamente.
Código - Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento
con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la
organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista.
Cultura Organizacional - Es el conjunto de creencias, hábitos, valores, actitudes y tradiciones de los miembros
de una empresa. La cultura organizacional se expresa a través de sus estrategias, estructuras y sistema. Una
organización con valores y normas claras promueve conductas positivas que se traducen en una mayor
productividad dentro de la empresa y en una adecuada proyección de la organización fuera de ella.
Excelencia - palabra que permite resaltar la considerable calidad que convierte a un individuo u objeto en
merecedor de una estima y aprecio elevados.
Factor Interno - Consiste en aquellos elementos controlables por la empresa - Clientes, Proveedores, Público,
Distribuidores, Trabajadores.
sketch - Escena de corta duración y tono generalmente humorístico que va intercalada en una representación
teatral o cinematográfica o en un programa de televisión o radio.
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Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC. - Conjunto de los dispositivos y de los conocimientos
que permiten el procesamiento, la transmisión y el almacenamiento de datos y que favorecen que las
personas desarrollen comunicaciones.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Autor (es) Paula Liliana Ariza Castellanos Instructor(a) Técnico en Febrero - 2022
Nubia Lombo Quiverio
Alejandra Johanna López Campos asistencia en
Andrés Leyton Cubillos administrativa
Fabio Andrés Calderón Rico
Javier Enrique Ramirez Arias
Margarita Villanueva Chavarro
Juan Carlos Garcia Agudelo
Daniela Estefania Machado Cárdenas
Edisson Eduardo Otalora Murcia
Jesus Antonio Bernal Rincon
Luis Alvaro Hernández Romwro
Margaret Quevedo Díaz
Catalina Gomez Galindo
Fabian Alberto Parra Benavides
Yamir Parra Hernández
Oscar Hernan Fuentes Hernandez
Mayely Perdomo
Yulieth Marcela Hernandez
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