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Auditoría

Unidad 5

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Las evidencias respaldatorias del informe de auditoría debidamente registradas constituyen el conjunto de los
papeles de trabajo. Estos son necesarios para el desenvolvimiento adecuado y eficiente del trabajo del auditor,
teniendo en cuenta la importancia que reviste la registración de las pruebas de auditoría realizadas y el
conocimiento, comprensión y demás consideraciones del negocio del ente sobre los cuales se basan las
conclusiones.

Es de destacar que los mismos juegan un papel muy importante "a la hora de la verdad" en
cuestiones litigiosas entabladas contra el auditor.

Los papeles de trabajo deben cumplir con los siguientes objetivos:

• Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas.

• Ayudar a los miembros del equipo de trabajo a adoptar una estructura ordenada y uniforme en
su tarea.
• Facilitar la supervisión y revisión de las tareas efectuadas y proporcionar evidencia de dichas
funciones.
• Documentar la información que puede ser utilizada en exámenes futuros.
• Registrar la información útil para la preparación de declaraciones impositivas e informes
especiales.

Los papeles de trabajo suelen estar conformados no sólo por papeles propiamente impresos, sino también por
archivos informáticos generados por distintos sistemas de computación.

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Objetivos de los papeles de trabajo según las Normas

Internacionales de Auditoría

Este tema es abordado por la NIA 230 "Documentación de Auditoría". La misma establece, en consonancia con
aquellos detallados en el punto anterior, que el objetivo principal de la documentación de auditoría es brindar,
en forma oportuna, un registro suficiente y adecuado de las bases del Informe del Auditor, así como también
elementos de juicio de que la auditoría se planificó y ejecutó de acuerdo con las NIA y los requisitos legales y
reglamentarios pertinentes.

Además de estos objetivos, esta norma menciona que la documentación de auditoría sirve para
diversos fines, que incluyen:

a) Prestar asistencia al equipo de auditoría para planificar y realizar la auditoría.

b) Prestar asistencia a los integrantes del equipo de auditoría que sean responsables de la supervisión para que
dirijan y supervisen el trabajo de auditoría y puedan cumplir con su responsabilidad de revisión según la NIA
220 "Control de Calidad para la Auditoría de Estados Financieros".

c) Permitir que el equipo de auditoría asuma la responsabilidad por su trabajo.

d) Mantener un registro de las cuestiones que posean una importancia continua para futuras auditorías.

e) Permitir que un auditor experimentado realice revisiones e inspecciones de control de calidad de acuerdo con
la Norma Internacional de Control de Calidad 1 (NICC 1), "Control de calidad para firmas que realizan auditorías
y revisiones de información financiera histórica y otros compromisos de seguridad y servicios relacionados"; y

f) Permitir que un auditor experimentado realice inspecciones externas de acuerdo con los requisitos legales,
reglamentarios, o de otra naturaleza, que fueran pertinentes.

Se entiende que un auditor experimentado es una persona que posee una comprensión
razonable de (i) los procesos de una auditoría, (ii) las NIA y los requisitos legales y
reglamentarios aplicables, (iii) el entorno de negocios en el que opera la entidad y (iv) los
aspectos de auditoría y presentación de información financiera concernientes a la industria a
la que pertenece la entidad.

 
 

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Principales características de los papeles de trabajo del auditor

Los papeles de trabajo deben ser claros, completos y concisos, y además deben suministrar un
testimonio inequívoco del trabajo que fue realizado y las razones que fundamentan las
decisiones adoptadas sobre aspectos controvertidos. Debe evitarse la inclusión de información
excesiva e innecesaria puesto que reduce significativamente la eficiencia de la labor de
auditoría.

El auditor debe concentrarse entonces en la calidad de los papeles e intentar limitar su cantidad.

Cuando fuera posible, se debe trabajar directamente con las copias de los registros o bien incluir en los papeles
de trabajo sólo planillas resumen, detalles de trabajos realizados, una clara identificación de las partidas
seleccionadas y de las excepciones detectadas con evaluación de su efecto, y las conclusiones alcanzadas.

Los papeles de trabajo deben incluir:

La descripción de la tarea realizada

El proceso de auditoría se inicia con la etapa de planificación. Los papeles de trabajo deben contener la
documentación del plan de auditoría. De esta forma, los miembros del equipo podrán tener un amplio
conocimiento del plan de auditoría para realizar el trabajo del cual son responsables, como así también una
comprensión general del plan total. Deben estar atentos a las circunstancias que podrían ocasionar cambios en
el mismo.

Las modificaciones del plan original que surjan a medida que se desarrolla el examen también deben ser
documentadas.

Los programas de auditoría que surgen como consecuencia de la planificación detallada proporcionan un registro
adecuado de las pruebas de auditoría efectuadas. En la documentación de dichos procedimientos se deberán
indicar claramente las razones que originan las decisiones de examinar ciertos tipos o grupos de transacciones y
saldos, la base de selección, los períodos seleccionados y el alcance con el cual son aplicadas las pruebas. La
información sobre el volumen y la naturaleza de las transacciones o saldos y otros factores importantes que
influyen sobre el alcance del trabajo (por ejemplo, significatividad para los estados financieros en su conjunto y
susceptibilidad a errores o fraudes) también deben ser documentadas.

Los datos y antecedentes obtenidos durante la auditoría

1. Información relevante sobre la actividad del ente

Los estados financieros son el reflejo de los resultados de la actividad del ente. Ellos no podrán ser evaluados

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adecuadamente sin conocer el negocio del mismo. Por consiguiente, los papeles de trabajo deben contener toda
la información sobre dicho negocio que sea útil para la planificación. Además, los papeles de trabajo deben
incluir una descripción de los métodos y normas contables más importantes y la evaluación de los mismos.

2. Antecedentes del ambiente de control y los sistemas de información

Los papeles de trabajo también deben documentar la comprensión y evaluación del ambiente de control del ente
y de sus sistemas de información, contabilidad y de control. Todas las debilidades significativas identificadas
deben estar clara y directamente vinculadas con el alcance del trabajo o con la documentación que explica por
qué las debilidades no afectan el alcance de auditoría.

3. Análisis particular de los montos incluidos en los estados financieros

Los registros del auditor deben contener suficiente información como para permitir una comprensión razonable
de la composición de los estados financieros sobre los cuales informará.

A los efectos del análisis, los montos relacionados que correspondan a cada uno de los componentes de los
estados financieros estarán respaldados mediante los distintos procedimientos de auditoría documentados en los
papeles correspondientes.

Las conclusiones sobre el examen practicado

Los papeles de trabajo deben contener un registro de la evaluación de las evidencias de auditoría y las
conclusiones a las que se ha llegado.

La finalización adecuada de cualquier examen depende de la efectividad de la dirección, supervisión y revisión

de las tareas realizadas, debiéndose dejar evidencia de ello en los registros de auditoría.

Por otra parte, las conclusiones escritas deben estar relacionadas con el trabajo realizado para cada componente
y para la auditoría en su conjunto.

Estructura y organización

A continuación se mencionan los aspectos más relevantes que hacen al esquema general de
confección de los papeles de trabajo:

Identificación de los registros

Los papeles de trabajo deben ser referenciados e identificados para permitir relacionar con facilidad la
información contenida en los mismos y lograr una búsqueda eficiente de cualquier parte del examen de
auditoría.

La información de valor permanente debe ser preparada y archivada de tal manera que se facilite su uso en
exámenes posteriores.

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Los papeles de trabajo de cada ejercicio deben ser independientes. Cuando la información que se utilizó para
respaldar el informe de auditoría es traspasada, se deberá incluir una aclaración al respecto (o una fotocopia) en
los papeles de trabajo de los cuales se extrajo tal información.

Información requerida

Las evidencias obtenidas se vuelcan en planillas de trabajo. Estas deben reunir las características ya
mencionadas, y comprenden normalmente:

• Nombre del ente.

• Título y/o propósito de la planilla.
• Referencia de la planilla.
• Fecha del examen.
• Referencia al paso del programa de auditoría correspondiente y/o explicación del objetivo de la
planilla.
• Descripción concisa del trabajo realizado y de sus resultados.
• Fuente de la información (registro desde el cual fue preparada la planilla o nombre o cargo del
empleado que proporciona la información).
• Base de la selección, si correspondiera.
• Referencias cruzadas apropiadas con otras planillas pertinentes.
• Conclusión, si correspondiera.
• Iniciales de la persona que prepara la planilla y la fecha en la cual se preparó. En planillas
preparadas por personal del ente debemos señalar "Preparado por el ente", la fecha de recepción y
las iniciales de la persona que trabajó con ella o quién la utilizó.
• Evidencia de revisión.

Legajos

Al efectuarse la revisión de los estados financieros por parte del auditor externo, es recomendable que las
evidencias obtenidas en cada etapa se estructuren mediante la utilización de formatos especiales denominados
Legajos.

Teniendo en cuenta que durante la auditoría se obtienen evidencias relacionadas principalmente con aspectos
legales, societarios y financieros que constituyen la base de información para la planificación del examen y serán
utilizadas en años sucesivos, sería conveniente archivarlas en un legajo que puede denominarse de información
permanente.

La información incluida en este legajo pierde vigencia a medida que transcurren los años. Por ello, debe ser
constatada periódicamente y los asuntos que dejen de ser aplicables deben ser incorporados al legajo corriente
del año anterior.

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Aspectos legales y societarios

—Acta constitutiva del ente.

—Estatutos.

—Títulos de propiedad.

—Contratos de alquiler importantes.

—Acuerdos de remuneraciones.

—Principales contratos comerciales.

Aspectos financieros

—Información general sobre el ente.

—Acuerdos de préstamos a largo plazo.

—Líneas de crédito.

Otros

—Correspondencia importante con el ente y memorandos de interés permanente.

—Actas de reuniones de accionistas, directorio, comité de auditoría, etc. de interés permanente.

—Disposiciones impositivas importantes.

—Copias de informes especiales.

Parte de la documentación archivada en este legajo está relacionada con información estrictamente confidencial;
el contenido de ciertos documentos legales no debe ser tratado con ningún empleado del ente que no sea el
especialmente designado al efecto. Por lo tanto, este tipo de legajo debe ser cuidadosamente controlado en lo
que respecta a su traslado, seguridad y consulta.

Estados financieros y el informe del auditor

Se incorpora en esta sección una copia de los estados contables, juntamente con una copia del informe de
auditoría.

Resumen de temas relevantes

Constituye el punto principal del legajo puesto que es el compendio claro y conciso de los temas significativos
que han surgido de la labor de auditoría.

La estructura depende de cada caso en particular puesto que a veces bastará solamente con un resumen de los
hechos más salientes referenciado con los papeles de trabajo, mientras que en otros será necesario un
memorando más extenso.

Fundamentalmente, comprenderá el resumen de los aspectos que fueron mencionados para cada componente
individual en el legajo corriente, relativos a:

—Modificaciones significativas en el negocio del ente.

—Cambios en las normas contables y sus efectos.

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—Apartamiento de las normas contables y las conclusiones sobre el impacto de tales situaciones.

—Incertidumbres significativas, incluyendo litigios pendientes.

—Limitaciones al alcance.

—Partidas dudosas.

—Hechos posteriores.

Carta de la gerencia

Se adjunta aquí la carta emitida por la Gerencia del ente que respalda las afirmaciones vertidas durante el
examen.

Informe de control interno

La documentación resumen de auditoría debe incluir una copia del informe de control interno que será o ha sido
enviado a los funcionarios del ente o un resumen de los puntos que deben ser considerados para ser incluidos
en dicho informe.

Resumen de errores no ajustados

Consiste en la preparación de una planilla que incorpora los ajustes propuestos en cada componente y que no
fueron realizados por el ente. Deberá exponerse la incidencia que el total de ellos posee sobre el activo, pasivo,
patrimonio neto y resultado del ejercicio a los fines de que se pueda concluir sobre el impacto de los mismos en
los estados financieros en su conjunto.

Carta de los asesores legales

También se archivan en este legajo, las confirmaciones de los abogados referenciadas con los papeles de trabajo
elaborados en el legajo corriente.

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CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO. CONSERVACIÓN

Acceso a los legajos de auditoría

Tal como fue mencionado en puntos anteriores, en distintas ocasiones puede ocurrir que los papeles de trabajo
sean requeridos para su exhibición a terceros.

A continuación se mencionan algunas situaciones en las que se requiere ese acceso:

—Cuando otro auditor, en su condición de auditor de una empresa controlante o de inversión, de

auditor conjunto o síndico, requiera información para poder confiar en el trabajo realizado sobre la
controlada. —Cuando existe un nuevo auditor.

—Cuando existen litigios.

—Cuando los organismos de contralor societario o impositivos requieren información sobre temas
contables o para limitar sus propios requerimientos de auditoría.

—Cuando el personal del ente tiene una necesidad genuina del análisis de cierta información
contable.

—Cuando los auditores internos del ente desean coordinar sus actividades con las de auditoría
externa.

Los papeles de trabajo son de propiedad del auditor, y por lo tanto cuando se permite algún tipo de
acceso a los mismos, se deberán tener en cuenta los siguientes pasos:

—Los pedidos de acceso deben ser comunicados sin excepción a los funcionarios del ente y los
legajos no deben ser entregados sin la obtención previa de su autorización escrita.
—Dada la calidad de la información contenida en los papeles de trabajo, el auditor deberá
asegurarse de que no contienen temas o comentarios confidenciales que podrían ser
incorrectamente interpretados por quienes puedan requerirlos.

Cuando existen estos comentarios, sería conveniente resumir la información requerida en un

memorando en lugar de proporcionar copias de los mismos.

— Los papeles de trabajo deben permanecer bajo el control del auditor.

— No debe aceptarse que los legajos sean copiados irrestrictamente sino que se deberá solicitar a
quien los requiera que especifique el área de su interés a la cual se deberá limitar el acceso.

— Las copias de registros de tiempo, presupuestos de trabajo y honorarios, deben ser retiradas de
los legajos antes de que los mismos sean examinados.

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Archivo y conservación

Teniendo en cuenta que un trabajo de auditoría debidamente documentado puede ser muy útil
tanto cuando el mismo es objetado como cuando proporciona apoyo en situaciones
específicas, la conservación de los papeles de trabajo adquiere especial relevancia.

Se deberá conservar los papeles de trabajo así como también la copia de los informes emitidos y de los estados
objeto del examen por el tiempo que requieran las normas profesionales y legales aplicables.

Gran parte de los papeles de trabajo se encuentran conformados por archivos informáticos generados por
distintos sistemas de comput­
ación. De esta forma, los discos C.D., discos ópticos, o u otros tipos de soportes
magnéticos utilizados son una forma usual de documentación del proceso de auditoría.

Por otra parte, existen ciertos papeles de trabajo que son conservados en forma escrita, tales como la carta de
la gerencia, cartas de asesores legales, respuestas de entidades financieras, y fotocopias de actas de reuniones
de directorio y asambleas.

7.3. Disposiciones de las Normas Internacionales de Auditoría sobre el archivo y conservación de los
papeles de trabajo

El auditor debe armar el archivo final de los legajos que conforman la documentación de la auditoría realizada y
completar este proceso administrativo en forma oportuna, luego de la emisión del Informe del Auditor. Al
respecto, la Norma Internacional de Control de Calidad 1 (NICC 1) requiere a las firmas o estudios de auditoría
que establezcan políticas y procedimientos para la oportuna conclusión del archivo final de los papeles de
trabajo de la auditoría, considerando que esta tarea debería estar terminada en un plazo no mayor de 60 días
luego de la emisión del Informe del Auditor.

Después de completar el armado del archivo final de auditoría, el auditor no debe eliminar ni desechar ninguna
documentación de auditoría antes de que finalice el período de retención. La NICC 1 también requiere que las
firmas o estudios de auditoría establezcan políticas y procedimientos para la retención de la documentación del
trabajo de auditoría.

Este período de retención normalmente no debería ser menor a 5 años contados desde la fecha de
emisión del Informe del Auditor.

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Documentación del trabajo del auditor

La documentación, conocida como “papeles de trabajo” son los registros propios del auditor,
los cuales deben ser suficientes y adecuados, siendo la base que respalda la opinión del
informe y de las evidencias que permiten determinar que su trabajo fue realizado de acuerdo
con las NIA y los requerimientos legales y regulatorios.

Dicha documentación debe ser preparada oportunamente, es decir, en la medida que se van obteniendo las
evidencias y no al final de la tarea,

Los objetivos básicos de los papeles de trabajo son:

a) Servir de base para la emisión del informe de auditoría;

b) Constituir el elemento de prueba del trabajo realizado y cumplimento de las normas de auditoría y legales
vigentes.

En cuanto a la forma, contenido y alcance de la documentación, la NIA 230 expresa que la

documentación debe ser suficiente para:

a) Entender la naturaleza y oportunidad de los procedimientos de auditoría realizados;

b) Justificar los resultados obtenidos de esos procedimientos; y

c) Reflejar claramente las cuestiones surgidas durante la auditoría, las conclusiones alcanzadas y los juicios
efectuados para alcanzar las esas conclusiones.

No deben excluirse de documentar las discusiones orales mantenidas con la gerencia y los órganos de decisión
de la entidad, para lo cual bastará un resumen que destaque los temas clave tratados y las diferencias de
posiciones, si existieran.

Ejemplos de documentación de respaldo son:

a) Memorandos de asuntos significativos;

b) Resúmenes de contratos, acuerdos importantes y acatas de directorio, asamblea, etc.;

c) Cartas de confirmación de saldos de terceros;

d) Cartas de la dirección en las que asumen la responsabilidad sobre la información financiera (cartas de
representación);

e) Etc.

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Cuestiones que precisan ser documentadas:

a) Asuntos que originen riesgos significativos;

b) Resultados de procedimientos de auditoría que revelan que los estados financieros son significativamente
incorrectos;

c) Circunstancias que impidan aplicar ciertos procedimientos de auditoría y las razones del impedimento;

d) Hallazgos que conducen a una modificación de la opinión;

e) En los casos en que las decisiones del auditor resulten de su juicio profesional, la documentación de los
factores tenidos en cuenta al tiempo de formarse la opinión;

f) Las bases para respaldar las conclusiones relativas a las estimaciones de la gerencia;

g) Etc.

En cuanto a la propiedad, exhibición y conservación de los papeles de trabajo, los mismos

son de propiedad del auditor y no deben ser entregados al cliente bajo ningún concepto.

Como los papeles de trabajo constituyen la prueba de su trabajo, deben ser conservados por el auditor de
manera de dejar cubierta su responsabilidad ante cualquier reclamo de su cliente o de terceros. Según la RT 37,
estos deben ser conservados por el plazo que fijen las normas legales o por de diez (10) años, el que fuera
mayor (papeles de trabajo, copias de los informes emitidos y en su caso, copia de los EEFF objeto de auditoría
firmada por el representante legal del ente (nada obstaculiza que el auditor los conserve por un plazo mayor).

En cuanto a la exhibición, como principio, los papeles de trabajo están amparados por el secreto
profesional que establece el Código de Ética Profesional.

Sin embargo, esta obligación declina cuando existe autorización formal del cliente para su exhibición a los nuevos
auditores, en el caso de cambio de los mismos o cuando lo exigen los organismos públicos de control, por
ejemplo, el BCRA, la CNV, la AFIP o bien, en caso de que los papeles de trabajo sean imprescindibles para la
defensa personal del auditor en un juicio, sea como parte en una contienda judicial, ya sea como demandado o
como testigo.

Asimismo, sobre la exhibición de papeles de trabajo a los nuevos auditores, constituye una práctica preventiva
que tienen varias firmas importantes de auditores, establecer como condición para la exhibición hacerle firmar a
los nuevos auditores una nota dirigida al auditor propietario de los papeles de trabajo en la que se deja
constancia que la documentación exhibida constituye una colaboración para el trabajo profesional del nuevo
auditor y que este se abstiene de informar a terceros todo lo allí observado y, en particular, que no usará esa
información en contra del auditor que la facilita.

La confiabilidad de la evidencia de auditoría aumenta a medida que aumenta su objetividad. En otras palabras,
cuando se basa más en hechos que en criterios. Por ejemplo, una confirmación de un saldo bancario es más
objetiva que la opinión de un abogado sobre el posible resultado de litigios pendientes.

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El proceso de selección de procedimientos de auditoría incluye la determinación del tipo de evidencia

a obtener. La mezcla del tipo de evidencia que se considera necesaria para verificar la validez de
las afirmaciones contenidas en los estados financieros da como resultado la determinación del
"enfoque de auditoría".

La evidencia de auditoría debe estar relacionada con las afirmaciones para las cuales se obtiene y puede
satisfacer a más de una afirmación o componente.

El auditor debe procurar mantener un equilibrio entre los beneficios de obtener evidencia y el costo de
obtenerla. No obstante, el factor de economía no debe ser una razón que justifique la obtención de menos
evidencia de auditoría que la necesaria.

La adecuación (validez) y la suficiencia de la evidencia de auditoría están interrelacionadas.

La suficiencia es la medida de la cantidad de la evidencia de auditoría. La cantidad de
evidencia de auditoría necesaria se ve afectada por la evaluación que el auditor haya
efectuado acerca del riesgo de que la información contenga distorsiones significativas (cuanto
mayor sea el riesgo, más evidencia se necesitará) y también se verá efectuada por la calidad
de dicha evidencia (cuanto mejor sea la calidad, menos se necesitará). Sin embargo, obtener
más evidencia de auditoría puede no llegar a compensar su baja calidad.

La adecuación o validez es la medida de la calidad de la evidencia de auditoría; es decir, su relevancia y

confiabilidad en proveer base y soporte para las conclusiones en las cuales el auditor basará su opinión. La
confiabilidad de la evidencia se encuentra influenciada por su origen y por su naturaleza, y depende de las
circunstancias individuales bajo las cuales es obtenida.

La decisión acerca de si se ha obtenido evidencia de auditoría válida y suficiente como para reducir el riesgo de
auditoría a niveles aceptables, y que por lo tanto le permita al auditor extraer conclusiones razonables en las
que basar su opinión, es materia exclusiva de juicio profesional.

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