TEST TEMA 7

1. ¿En cuál de estos sistemas NO es necesario el uso de testigos?

a) Alfabético.

b) Numérico.

c) Geográfico.

d) Mixto.

2. Indica cuál de los siguientes clientes ordenaríamos en primer lugar si seguimos el criterio
de clasificación alfabético:

e) Francisco Javier de la Peña Zúñiga.

f) Milagrosa Peñas Álvarez.

g) Marcos Peña Teruel.

h) Antonio Peñas Álvarez.

3. El archivo de gestión:

a) Contiene los documentos que se utilizan con frecuencia.

b) También se denomina archivo de oficina.

c) Es aquel que contiene toda la documentación de la empresa.

d) Son correctas las respuestas a) y b).

4. ¿Cuál de las siguientes es una ventaja del archivo centralizado?

e) Se repiten tareas de archivo.

f) Lo atiende personal especializado.

g) Se accede rápidamente a la documentación.

h) Cada departamento clasifica y ordena los documentos de distinta forma.

5. Según el Código de Comercio ¿cuánto tiempo debe conservarse la documentación en la

empresa?

a) 6 años.

b) Depende de la empresa.

c) 5 años.

d) 4 años.

6. En el expurgo o purga:

e) Los documentos se tiran directamente a la papelera.

f) Se deben utilizar máquinas que destruyen el papel.

g) Los documentos relacionados con personas nunca deben destruirse.

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h) Se destruyen los documentos obligatoriamente una vez a la semana.

7. La técnica de las 5 R

a) Pretende contribuir al cuidado del medio ambiente.

b) Solo se aplica organizaciones ecologistas.

c) Las 5 R son: Reciclar, Reutilizar, Revisar, Redistribuir y Remarcar.

d) Son correctas las respuestas a) y c).

8. ¿Qué necesitamos para digitalizar un documento impreso?

e) Un escáner.

f) Una impresora.

g) Un router.

h) Un fax.

9. En la organización del archivo informático de la empresa

e) No prestaremos tanta atención, ya que el importante es el archivo convencional (en

soporte papel).

f) Crearemos un sistema de carpetas con una estructura jerárquica en forma de árbol.

g) Dentro de una carpeta nunca meteremos otra carpeta.

h) Todas las carpetas deben archivarse en el escritorio del ordenador.

10. ¿Qué Ley regula en España la Protección de Datos personales?

e) Ley Orgánica de Protección de datos y garantías de los derechos Digitales.

f) Ley Orgánica de Protección de datos de carácter personal.

g) Código de Comercio.

h) La Agencia Española de Protección de Datos.

11. Indica cuál de estos NO es una ventaja de del sistema alfabético.

a) Método sencillo, debido al conocimiento general del alfabeto.

b) Localización fácil del documento.

c) Abierto y permite añadir nuevos documentos.

d) Si se extrae un documento, hay que dejar alguna marca en su lugar, (testigo)

12. ¿Cuál de estas no es una fase del proceso de archivo?

a) Conservación y utilización de la documentación

b) Archivo activo o gestión

c) Purga o destrucción de documentos

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d) Entrada de documentación

13. Uno de los archivos según la frecuencia de uso es:

A) Archivo activo o de gestión.

B) Archivo semiactivo.

C) Archivo inactivo, histórico o definitivo.

D) Todas las anteriores son correctas.

14. Los principales sistemas de clasificación y ordenación de documentos son los siguientes:

a) Alfabético, cronológico, numérico y mixto

b) Alfabético, cronológico, geográfico, numérico, temático y mixto

c) Alfabético, cronológico, numérico, territorial, temático y mixto

d) Cronológico, numérico, cronológico, temático y mixto

15. Qué proceso sigue la documentación de la empresa?

a. clasificación, ordenación y planificación.

b. clasificar, ordenar y archivar.

c. ninguna es correcta

d. ordenar, archivar y corregir.

16. Cuál de estas opciones es una ventaja del sistema numérico:

a. Es un método muy sencillo e ilimitado.

b. La búsqueda de documentos es muy rápida.

c. No es necesario dejar ningún testigo ya que, a al estar ordenados correlativamente,

su falta es evidente.

d. Todas son correctas.

17. Cuales son ventajas del sistema numérico:

a) Es un método muy sencillo e ilimitado

b) Es necesario conocer la fecha de un documento para encontrarlo

c) No permite intercalar nuevos documentos

d) Permite introducir nuevos documentos

18. ¿Qué tipos de archivo existen según su localización?

a) Archivo convencional y archivo informático

b) Archivo activo, semiactivo e histórico

c) Archivo centralizado, descentralizado y mixto

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d) Ninguna es correcta

19. Dentro de la clasificación y ordenación de la documentación cuál de estas no entra:

a) Sistema alfabético

b) Sistema geográfico

c) Sistema mixto

d) todas las respuestas anteriores son erróneas

20. Indica cuales son las funciones del archivo:

a) Guardar, conservar y custodiar la información.

b) Facilitar la localización y consulta de los documentos

c) Cumplir con las normas legales que obligan a conservar documentos durante el
plazo establecido

d) Todas son correctas

21. ¿Cuál de estos NO es un sistema de clasificación y ordenación de la documentación?

a) sistema alfabético.

b) sistema cronológico

c) sistema numérico.

d) sistema temario.

22. ¿Qué ventajas tienen los archivos centralizados?

a) Se comparten equipos y materiales de archivo.

b) Los descuentos se guardan siempre de la misma forma.

C) Todos los departamentos dependen del archivo central.

d) A y b son correctas.

23. ¿Cuál es el tipo de archivo incorrecto según su localización?

a. Archivo provincial

b. Archivo descentralizado

c. Archivo centralizado

d. Archivo mixto

24. ¿Cuál es un inconveniente del sistema alfabético?

a) Es abierto y permite añadir nuevos documentos.

b) Si se extrae un documento, hay que dejar alguna marca en su lugar. Es lo que se

conoce como testigo.

c) Todas son correctas.

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D) Solo la a) es correcta.

25. El proceso de archivo:

A) Entrada de la documentación, conservación y utilización de la documentación y

purga o destrucción de documentación.

B) Disco duro, nube, pen drive y DVD/CD.

C) Bases de datos, tablas, registros y campos.

D) Geográfico, temático y mixto

26. ¿Cuál NO forma parte de la técnica de las 5R?

a) Reciclar

b) Rechazar

c) Recaudar

d) Reparar