MANUAL DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

PROCESO

TÍTULO DE PUESTO: Asistente contable FECHA: 28-06-2018

OCUPANTE: N/A PREPARADA POR: Área de calidad
LOCALIZACIÓN: Bogotá Firma del Ocupante: N/A
DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Gerente contable Firma del Superior:
DEPENDENCIA FUNCIONAL: Gerencia general

1. MISIÓN
Determinar el costo de la reproductora, huevo fértil y pollito de un día consolidando la información recibida de los centros de
producción, con el fin de generar reportes a las gerencias; del mismo modo verificar los inventarios y los consumos de estos centros
centros de producción

2. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
ACCIONES RESULTADO FINAL ESPERADO
Importancia
(¿Qué hace?) (¿Para qué lo hace?)
Arqueo Caja General: Una vez cerrado el mes el siguiente día hábil,
se imprime el auxiliar de caja y se compara con los Comprobantes de
Egreso sin entregar, Saldo de Efectivo, cheques posfechados,
cheques devueltos y documentos en blanco que quedan
físicamente.
Realizar arqueo mensual a Caja General a Tesorería y
1 Procedimiento Arqueo Caja Menor: Se solicita el dinero que se
Cajas Menores de la Oficina
tiene, se cuenta y registra en una planilla. Se relacionan los recibos
de caja menor ya legalizados y provisionales, los reintegros que han
sido pasados para contabilizar con CM, o Comprobantes de Egresos
girados y no entregados. Esta sumatoria debe coincidir con el valor
del monto fijo de caja menor de la oficina y ventas pollito.

En un cuadro de Excel se lleva la relación de granjas, datos de tercero,

valor vigente y fecha de contrato Con este se controla el valor
cobrado, incrementos, descuento de préstamos. Se registran en el
2 Contabilización y control de arriendos de granjas y oficina sistema a los diferentes centros de costos vigentes reportados por
las diferentes áreas (Engorde y Reproductoras). Diferir
mensualmente los arriendos pagados por anticipado.

Procedimiento: Con la copia física del RUT se crean o actualizan los

Terceros Proveedores en el sistema contable diligenciando Datos
3 Crear y Actualizar Terceros Proveedores
Tributarios e información para la DIAN.

Realizar Ajustes Contables sobre; cuentas, centros de costos, valor,

Elaboración de Notas Internas de ajustes contables. terceros, impuestos aprobados por el Director Contable.
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Verificar que la cantidad de aves certificada corresponde a la

5 Conciliación de sacrificio de aves vs certificado de plantas
contabilizada en sistema
Actualización de la normas Vigentes, crear o quitar en el sistema
Liquidación y Presentación información exógena DIAN, contable los diferentes formatos de los conceptos que debemos
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nacionales y distritales reportar, se emiten en archivo plano del sistema contable y se
compara datos con lo reportado en cada cuenta auxiliar y a cada
 tercero reportado. Una vez aprobados y revisados estos formatos en
Excel se entregan al Ingeniero de Sistemas para ser validados y
transmitidos ante la DIAN Y Secretaria de Hacienda Distrital.

Impresión en PDF de los Certificados de Retención en la fuente

practicadas por la Compañía a proveedores durante el periodo fiscal
y son entregados a recepción para su envío o entrega. Los
Expedición de certificados de Retención en la Fuente e ICA
7 certificados de Retención de ICA se imprimen de acuerdo a solicitud
del interesado cada bimestre y entregados en físico o enviados a
correos electrónicos

Contabilización de gastos bancarios mensuales y con base a el

extracto físico, el auxiliar del banco impreso del sistema se realiza la
conciliación en la cual se relacionan las Consignaciones no
Realizar Conciliaciones Bancarias Mensuales. identificadas, Egresos girados y no cobrados, Cheques devueltos
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pendientes de nota, Recibos de Caja de otro periodo para llegar al
saldo según Extracto. Posteriormente son revisadas por el Director
Contable y Revisoría Fiscal.

Elaboración de oficios para la DIAN (Autorización de facturas, citas,

actualizaciones), Cámara de Comercio (registro de libros) UGPP,
Supersociedades y diligenciar documentación para bancos. Y para los
Correspondencia de entidades de Control y elaborar requerimientos de La DIAN ellos nos solicita reportes de ventas y
9 respuesta a requerimientos de la DIAN de clientes y compras de Clientes y Proveedores de diferentes periodos para
proveedores realizar cruces de información, se baja la información del sistema, se
revisa, se procesa y se realiza oficio, se revisa y firma por el Director
Contable.

Con las facturas de proveedores registradas en recepción y lo

registrado en el Sistema contable se realiza un reporte de los
documentos pendientes por registrar y se envía a las diferentes áreas
para que reporten el motivo de devolución o estado del documento
para poder cerrar el mes. Se imprime reporte de Entradas
Conciliación de FP, Entradas de Almacén y documentos
10 pendientes por contabilizar se pasa a compras de Insumos, compras
descuadrados mensual.
de Gas y Cascarilla, Servicios de Beneficio para que confirmen si los
productos recibidos se facturan en el siguiente periodo o si es
necesario anularlas. Operación que se solicita al Ingeniero de
Sistemas. Con el fin de que no pasen a otro mes registros que afecten
inventarios no reales
En el módulo contable una vez registrada la compra del bien en
necesario activarlo por el módulo de activos fijos especificando clase
de activo, cuenta contable, valor, centro de costo, responsable, vida
11 Activación de Activos Fijos
útil para que mensualmente se deprecie realizando un documento
AF.

Por el módulo contable se realiza una Nota Interna mensual de lo que

se ha registrado como diferido (seguros) este proceso es automático.
y para la depreciación se corre un proceso automático generando un
12 Correr el proceso de Diferidos y Depreciación mensual.
documento DA que actualiza la depreciación del mes con base los AF
activados

Colaborar a mis compañeros y proveedores, con base a los

13 Ser soporte tecnico contable conocimientos de mi profesión experiencias en mi labor y criterios
del sector
Demás funciones que sean asignadas por el jefe inmediato con
14 Demás funciones inherentes al cargo naturaleza del cargo.

2. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
ACCIONES RESULTADO FINAL ESPERADO
Importancia
(¿Qué hace?) (¿Para qué lo hace?)
 Se verifica que las facturas sean originales, que no tengan
1 Contabilización de servicios públicos consumos anteriores, que tengan su sello de granja para que no
se paguen doble ves.
Se exige que estas facturas estén con su sello de autorizado y
3 Consolidación de todos los gastos de administración Bogotá
para qué área se dirige
Contabilización de cuotas de rodamiento dueños de la Se realiza cada vez para contabilizar las cuotas correspondientes
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empresa a estos rodamientos
Contabilización de facturas de beneficio de aves de pollo Estas facturas se les verifica el valor unitario del sacrificio y de
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fiesta aves y se les anexa número de factura estas vienen autorizadas

8 Contabilización de caja menor administrativos

Esta caja tiene un monto de 3.000.000

Estas vienen con firmas de autorización se verifica autorización de

9 Contabilización de caja menos vendedores
estas

3. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES AMBIENTALES

IMPORTANCIA ACCIONES RESULTADO FINAL ESPERADO

(¿Qué hace?) (¿Para qué lo hace?)

1 Tomar datos ambientales pertinentes al proceso Controlar los recursos y su manejo eficiente
designado en criterios establecidos por el
departamento de gestión ambiental.

2 Implementar procedimientos ambientales dentro del Controlar los recursos y su manejo eficiente
proceso productivo designado mitigando riesgos,
aspectos e impactos ambientales y el cumplimiento de
los requerimientos ambientales.

3 Implementar acciones correctivas, de mitigación y

preventivas para los riesgos, aspectos e impactos Controlar los recursos y su manejo eficiente
ambientales dados por el departamento ambiental
que se presenten en el desarrollo de la unidad de
producción

4 Informar las diferentes anomalías y requerimientos Controlar los recursos y su manejo eficiente
ambientales que se presentan en el desarrollo avícola
de la unidad de producción designada a su jefe
inmediato.
 4. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

IMPORTANCIA ACCIONES RESULTADO FINAL ESPERADO

(¿Qué hace?) (¿Para qué lo hace?)

1 Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud Prevención para la salud y mejoramiento de la seguridad dentro
en el Trabajo. de la organización

2 Procurar el cuidado integral de su salud. Prevención para la salud y mejoramiento de la seguridad dentro
de la organización

3 Suministrar información clara, completa y veraz sobre Prevención para la salud y mejoramiento de la seguridad dentro
su estado de salud. de la organización

4 Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de Prevención para la salud y mejoramiento de la seguridad dentro
la empresa. de la organización

5 Participar en la prevención de riesgos laborales Prevención para la salud y mejoramiento de la seguridad dentro
mediante las actividades que se realicen en la empresa. de la organización

6 Informar las condiciones y actos inseguros detectadas Prevención para la salud y mejoramiento de la seguridad dentro
al jefe inmediato. de la organización

7 .Reportar inmediatamente todo accidente laboral o Prevención para la salud y mejoramiento de la seguridad dentro
incidente que ocurra en el área de trabajo de la organización

8 .Participar efectivamente en las capacitaciones de Prevención para la salud y mejoramiento de la seguridad dentro
seguridad y salud en el trabajo. de la organización

9 Utilizar cuidar y solicitar la reposición de los elementos Prevención para la salud y mejoramiento de la seguridad dentro
de protección personal que se le suministran de la organización

5. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES CALIDAD

ACCIONES RESULTADO FINAL ESPERADO
IMPORTANCIA
(¿Qué hace?) (¿Para qué lo hace?)

Cumplir y hacer cumplir las políticas y procedimientos establecidos

1 por la organización
Apoyar la satisfacción del cliente con calidad

2
Mantener los documentos de su proceso actualizados Apoyar la satisfacción del cliente con calidad

Verificar el diligenciamiento y trámite de los registros asociados a

3 su proceso Apoyar la satisfacción del cliente con calidad

4 Participar en las capacitaciones del sistema integrado de gestión Apoyar la satisfacción del cliente con calidad

La toma de acciones correctivas y/o preventivas documentadas

5 como resultados de auditorías internas de calidad, solicitud Apoyar la satisfacción del cliente con calidad
interna, análisis de indicadores, quejas y/o reclamos de los clientes
6. DIMENSIONES (Expresadas en términos anuales)
Recursos Asignados

N/A - Cantidad total de personal: N/A

N/A - Costo total del personal: N/A
N/A - Presupuesto Operativo: N/A

7. ORGANIZACIÓN (Puestos que dependen jerárquicamente)

No aplica

8. AUTORIDAD

Decisiones Recomendaciones
- No aplica -

9. CONTEXTO
RED DE CONTACTOS INTERNOS

➢ Gerencias
➢ Área contable
➢ Área comercial
➢ Área de producción
➢ Área de talento humano
➢ Área de Logística
➢ Área de Gestión ambiental
➢ Área de Calidad
➢ Área de Salud ocupacional
➢ Técnicos de zona

RED DE CONTACTOS EXTERNOS

➢ DIAN
➢ Sistema Uno

10. PRINCIPALES CONOCIMIENTOS, EXPERIENCIAS Y HABILIDADES

EDUCACIÓN

● Técnico profesional en Gestión Contable y Financiera, Actualidad Estudiante de Séptimo semestre de Contaduría Pública.

FORMACIÓN

● Excel

HABILIDADES

* Responsabilidad
* Puntual

EXPERIENCIA

● 4 años desempeñando como Auxiliar Contable.

11. CODIFICACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS

NOMBRE Y CÓDIGO DEL DOCUMENTO: MRA-CT-02 ASISTENTE CONTABLE

Versión No. Fecha de emisión Detalle de los Cambios Página

1 8 ENERO 2010 ACTUALIZACIÓN DE N/A

FUNCIONES

2 24 SEPTIEMBRE 2012 CAMBIO DE CODIFICACIÓN N/A

3 28 JUNIO DE 2018 AJUSTE EN CUERPO DE N/A

DOCUMENTO