CÓDIGO:

POLITICA Y PROCEDIMIENTO
PO-REC-001
Área Emisora: Fecha de emisión Fecha de aplicación: Niv. Rev.
Ingresos Dic-2014 Julio-2017 00
Proceso: Subproceso: Fecha de autorización: Fecha de próxima revisión: Página:
Recolección Recolección Junio-2017 Julio-2017 1 de 4

REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN
NOMBRE PUESTO FECHA FIRMA
Revisado por: Liliana Castañeda Caja General Julio-2017
Gerente de Admón.
Autorizado por: Marco A. González Julio-2017
Fianzas

1. OBJETIVO:

Definir los lineamientos para asegurar el correcto proceso de recolección, el cual consiste
en recoger los valores obtenidos en cada punto de venta y entregarlos al Departamento de
Ingresos en forma clara, organizada y programada.

2. ALCANCE:

Este documento es aplicable al personal encargado del área de Recolección.

3. DISTRIBUCIÓN:

ÁREA PUESTO
Recolección Recolector
Ingresos Caja General
Ingresos Encargado de Ingresos
Admón. y Finanzas Gerente de Admón. y Fianzas

4. INVOLUCRADOS Y RESPONSABLES: (Subrayar el responsable directo del

procedimiento)

- Recolector
- Caja General
- Encargado de Ingresos

5. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

- Cierre de Día
- Corte Z
- Recibos CFE
- Recibos SIAPA
- Pronósticos
- Reportes de compras
- Vales de caja

SELLO

PO-REC-001 REV.00
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Recolección
Revisión: 00

- Boucher de Tarjeta de Crédito

- Tickets de devoluciones
- Cortes de auditoría
6. EQUIPO Y MATERIAL REQUERIDO:

- Vehículo

7. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

- CFE: Comisión Federal de Electricidad

- SIAPA: Sistema Intermunicipal de Agua Potable y Alcantarillado.

8. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

No. RESPONSABLE PROCEDIMIENTO Y LINEAMIENTOS

8.1 Recolector Revisa pendientes para sucursales, generados un día anterior

para ser entregados/recogidos de acuerdo a la ruta que
corresponda como pueden ser: papelería, transferencias de
sobreinventario, etc.

Se asegura de llevar todo el material necesario para realizar

sus actividades como son: Calculadora, Rollo de Bolsa,
Bitácora, Formatos de Acta Interna, Pluma, Ligas, Cuenta Fácil
y Engrapadora.

8.2 Recolector Al momento de la salida, el recolector debe llevar una cantidad

de moneda asignada por caja general para cambiar a
sucursales.

8.3 Encargada de De acuerdo al itinerario de recolección, acude a cada sucursal,

Sucursal / se identifica con la Encargada y es recibido por la misma.
Recolector

8.4 Encargada de Abren la tómbola con la llave de la Encargada y el Recolector.

Sucursal /
Recolector

8.5 Encargada de Solicita el reporte de cierre de día y cortes Z. Verifica que el

Sucursal / total de las fajillas corresponda al marcado en el reporte de
Recolector cierre de día nuevo, checando que los montos mostrados por
cada fajilla coincidan con el dinero que se vaya a recibir.

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Recolección
Revisión: 00

Nota: Los importes marcados en el “REPORTE DE CIERRE

DE DIA NUEVO” por ninguna razón deben de ser alterados ya
que corresponden al importe a recolectar por la venta del día.
De ser necesaria alguna aclaración, esta debe ser hecha por
parte del supervisor al área de caja general directamente.

8.6 Recolector Cuenta por denominaciones todos los billetes haciendo una
tabulación.

8.7 Recolector Recibe folios faltantes: recibos de luz, agua y pronósticos,

reportes de compras, faltantes de caja, boucher, tickets de
devoluciones. Deben de estar completos dentro del paquete.

Los faltantes de caja además de asegurarse que estén

firmados para su recolección debe revisar los importes y
verificar si no corresponden a un error cometido al momento
del corte y se cuenta con el efectivo, de ser así se recoge y se
marca en la bitácora el detalle.

8.8 Recolector Levanta un acta interna por diferencia en caso de falta de

efectivo o de faltantes de caja. Señala fecha y motivo del
levantamiento.

8.9 Encargada de Firma el acta al igual que la Encargada, el Supervisor y la

Sucursal / Encargada de Caja General.
Recolector

8.10 Encargada de Firma la Bitácora de la Encargada de Sucursal y ella firma su

Sucursal / Bitácora.
Recolector

8.11 Encargada de Si se requiere recoger sobreinventario, este debe estar listo al

Sucursal / momento de la visita, caso contrario será reportado en el grupo
Recolector de WhatsApp para que se recoja posteriormente o se reevalúe.

8.12 Recolector Dependiendo de las instrucciones de la Cajera General,

deposita directamente en el banco o traslada el dinero al Dpto.
de Ingresos. En caso de que deposite el dinero deberá
entregar las fichas de depósito a la Encargada de Ingresos.

8.13 Recolector Entrega a la auxiliar de ingresos los recibos de luz y agua,

faltantes de caja, boucher, tickets de devolución.

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Recolección
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Si entrega vales de caja pagados deberá indicarlo y especificar

si está cubierto total o parcialmente.

8.14 Recolector Entrega al Auxiliar de Bancos los recibos de pronósticos.

8.15 Recolector Entrega a el área de cuentas por pagar los reportes de

compras y cortes Z o en caso de traer fichas de depósito o
efectivo deberá entregarlo separado por sucursal y tabulado
por denominaciones a caja general.

8.16 Recolector / Caja La entrega de la recolección acumulada en caja general hacia

General los bancos se realiza por asignación de caja general con
rotación permanente de recolector.

8.17 Recolector / Caja La asignación de las rutas es asignada por caja general de
General manera rotativa y aleatoria.

8.18 Recolector / Los vehículos deberán ser recibidos y entregados los días
Encargado de lunes y sábado con el encargado de vehículos atendiendo el
Vehículos formato respectivo para asegurarse de las condiciones en las
que se encuentra.

Solo para el caso del vehículo G15 el recibo y recolección será

todos los días por el uso adicional del mismo y apoyándose
con el oficial en turno cuando sea necesario.

9. CONTROL DE CAMBIOS:

Nivel
Revisión Fecha Descripción del Cambio
00 Nov-2014 Documento Inicial
Se agregaron los puntos 8.1, 8.2, 8.11, 8.16, 8.17, 8.18 y se
01 Marzo-2017 modificaron los puntos 8.5, 8.7, 8.8, 8.13 y 8.15

10. ANEXOS:

- Diagrama “DI-REC-001 Recolección”.

- Precauciones durante la recolección.
- Código de conducta del Recolector.
- Formato de recepción / entrega de vehículos.

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 CODIGO DE CONDUCTA PARA UN RECOLECTOR

El puesto de recolector requiere dentro de sus funciones y por la naturaleza de la actividad que
desarrolla, que no genere relaciones interpersonales con el personal de las sucursales con el cual
tiene contacto directo, ya que esto puede generar riesgos para la actividad y por obviedad para su
persona.

Para asegurar la confianza del personal de las sucursales a quienes damos servicio, todos los
recolectores respetarán y seguirán el código de manera particular, el cual describe de manera
clara y practica las normas mínimas de comportamiento que se requieren.

RESPONSABILIDAD PERSONAL

 Realizar sus labores con honradez, cuidado, diligencia, imparcialidad e integridad.

 Al momento de salir a realizar su ruta diaria debe de llevar consigo todo el material
necesario para realizar su trabajo y de ser necesario solicitarlo con anterioridad a su jefe
inmediato.
 Tomar el tiempo suficiente y necesario para realizar su actividad considerando las
consecuencias que se derivan por no seguir los procesos.
 No solicitar o aceptar prestamos, regalos o dadivas por parte del personal de la sucursal,
como puede comida, dinero, papelería o artículos personales.
 No solicitar ni proporcionar números de teléfono personales
 No solicitar favores o encargos al personal de la sucursal de ninguna índole.
 Desempeñarse con imparcialidad y no tratar a ningún compañero o personal de sucursal
de manera preferente.
 Tratar a los compañeros, al personal de sucursal y terceros de manera respetuosa y con
cortesía evitando hacer comentarios referentes a su apariencia física, forma de vestir,
religión, preferencia sexual, raza, origen étnico o algún otro particular.
 No divulgar información confidencial de la empresa la que tengamos acceso, ya sea de
forma directa o indirecta sin autorización a compañeros, familiares, conocidos o cualquier
otra persona con la tengamos contacto y sea ajena a esta.
 No divulgar información personal de los compañeros o personal de las sucursales, a la que
tengamos acceso de forma directa o indirecta por ninguna razón.
 Utilizar su posición como recolector para beneficio propio con respecto al personal de las
sucursales.
 Cuidar y mantener el vehículo propiedad de la empresa que se les proporciona para el
desarrollo de su actividad.
 Respetar el reglamento de tránsito del estado para evitar sanciones.
 Mantener y reflejar una imagen personal limpia durante su jornada laboral.
 No presentarse a laborar bajo la influencia del alcohol o cualquier droga que pudiera
consumir.
 PRECAUCIONES DURANTE LA RECOLECCION

Siempre estar alerta de tu entorno y reportar a caja general de inmediato toda situación que
represente un riesgo.

Al momento de ir en ruta o llegar a una sucursal si detectas situaciones sospechosas como pueden
ser:

 Un coche estacionado fuera de la sucursal de manera recurrente.

 Un coche o motocicleta estacionado con el conductor y copiloto actuando de manera
sospechosa o maliciosa.
 Si durante el trayecto de la ruta un coche va tras de ti por un tiempo prolongado.
 Al estar dentro de la sucursal si un “cliente” solo está rondando por los pasillos.
 Al estar dentro de la sucursal si una persona esta desde la acera de enfrente vigilando o
pasando recurrentemente.

Si detectas alguna de estas situaciones cuando aún no bajas del vehículo deberás dar una vuelta a
la manzana para asegurarte que no se trate de un riesgo que debas correr. Si la alerta se mantiene
no te detengas en la sucursal, reporta y avanza al siguiente punto de recolección de acuerdo a las
instrucciones de tu jefe inmediato.

Si al momento de terminar la actividad se requiere recoger de la sucursal sobreinventario y este

no está listo no hay la necesidad de esperar a que terminen, deberás reportar al grupo de
WhatsApp y continuar con la ruta.

Una de las maneras de camuflar la actividad es llevando la papelería de sucursales y pendientes

para las sucursales como transferencias o sobreinventario ya que esto es menos evidente que
llegar solo con la bitácora a la sucursal y esperar a ser atendido, por lo que antes de salir a ruta
deberás revisar pendientes que deban trasladarse a sucursales.
 FORMATO DE RECEPCION / ENTREGA DE VEHICULO PARA RECOLECTORES

NOMBRE: __________________________________ FECHA: _________________

MARCA CON UNA X EN LA IMAGEN EL AREA CON DAÑO DEL VEHICULO PREVIO Y
POSTERIOR A LA RECEPCION / ENTREGA SEGÚN SE TRATE.

OBSERVACIONES:
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RECOLECTOR VEHICULOS
MONBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA