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'4'51.4' MINISTERIO DE JUSTICIA Y

INPEC
Instituto Nactonal Penitencia. lo y Cescelailo
.2 DEL DERECHO

ESTUDIOS PREVIOS
CONTRATACIÓN MÍNIMA CUANTÍA

ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR EL SERVICIO LOGÍSTICO PARA REALIZACIÓN DE VACACIONES

RECREATIVAS PARA LOS HIJOS (AS) DE LOS FUNCIONARIOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE MÁLAGA,
CUCUTÁ Y DEL ÁREA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA.

TABLA DE CONTENIDO

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD 1
DESCRIPCION DEL OBJETO DEL CONTRATO 2
MODALIDAD DE PROCESO DE SELECCIÓN 2
CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS 2
CONCEPTO FINANCIERO 5
6.EXPERIENCIA 5
7.ESTUDIO DE MERCADO 6
8.VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO 9
9.DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 9
PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 9
FORMA DE PAGO 9
12, DOMICILIO CONTRACTUAL 10
LUGAR DE EJECUCIÓN 10
CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR 10
CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA 11
CAUSALES DE DECLARATORIA DE DESIERTA DEL PROCESO 12
ANÁLISIS DEL RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO 12
GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO 13
SUPERVISIÓN DEL CONTRATO 13
CLAUSULA DE INDEMNIDAD. 13
DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD 13
TRATADOS DE LIBRE COMERCIO 13

De conformidad con lo normado en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la
Ley 80 de 1993, Artículo 30 de la Ley 2069 de 2020, el Decreto 1082 de 2015 modificado y adicionado por el Decreto
1860 de 2021 y conforme con el Plan Anual de Adquisiciones del Instituto Nacional Penitenciado y Carcelario — INPEC,
con posición de catálogo de gasto Cuenta A-02-02-02-009-006-REC10 -BISITEM 474 SERVICIOS DE
ESPARCIMIENTO, CULTURALES Y DEPORTIVOS (Vacaciones recreativas), se procede a realizar los siguientes
estudios previos para "CONTRATAR EL SERVICIO LOGÍSTICO PARA REALIZACIÓN DE VACACIONES
RECREATIVAS PARA LOS HIJOS (AS) DE LOS FUNCIONARIOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE MÁLAGA,
CUCUTÁ Y DEL ÁREA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA?

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

En atención al Plan de Bienestar Laboral de la Dirección General del Instituto se consideró conveniente por
ACTIVIDADES DE ESPARCIMIENTO, CULTURALES Y DEPORTIVOS, realizar un programa de acompañamiento
integral al funcionario, involucrando a su familia mediante la actividad de vacaciones recreativas dirigida a sus hijos(as).
Es así como mediante la Resolución No. 002057 del 10 de marzo de 2023, se asignan unas partidas presupuestales
para la vigencia fiscal del 2023 por valor de CINCUENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS M/CTE ($57.000.000)

La implementación de las actividades recreativas, fortalecen en los hijos de nuestros servidores la interacción social,
la creatividad, la innovación y la toma de decisiones. Es importante que las acciones que integren el programa deben
contener actividades que de manera lúdica aporten al crecimiento, formación, desarrollo dala imaginación y creatividad
de los menores en temáticas relacionadas con el cuidado de la naturaleza, ciencia y tecnología, actividades artísticas,
culturales, recreativas, expresión corporal como teatro, danzas, entre otras. (Lineamientos para la ejecución de asignaciones presupuestales
vigencia 2023, Oficio 20231E00078233 de fecha 14 de abril de esta vigencia)

Por lo tanto, el costo de la contratación, se encuentra contemplada en el Plan Anual de Adquisiciones para la vigencia
2023 y se hace necesario suscribir un contrato por medio del cual se garantice la adquisición de estos servicios. Por

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-INP1/4
INPEC
Instituto Nacional Penitenciado y Camelado
MINISTERIO DE JUSTICIA Y
DEL DERECHO

lo tanto, la entidad decide adquirir este servicio a través del proceso de selección de mínima cuantía, de conformidad
con el Artículo 30 de la Ley 2069 de 2020 en la plataforma SECOP II

2. DESCRIPCION DEL OBJETO DEL CONTRATO

2.1. OBJETO

CONTRATAR EL SERVICIO LOGÍSTICO PARA REALIZACIÓN DE VACACIONES RECREATIVAS PARA LOS

HIJOS (AS) DE LOS FUNCIONARIOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE MÁLAGA, CUCUTA Y DEL ÁREA
METROPOLITANA DE BUCARAMANGA.

2.2 ALCANCE DEL OBJETO:

En cumplimiento a la Resolución No. 002057 del 10 de marzo de 2023, y las pautas para su ejecución enviadas
mediante Oficio 20231E00078233 de fecha 14 de abril de esta vigencia, se cuenta con una asignación presupuestal de
CINCUENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS M/CTE ($57.000.000) presupuesto que se destinará exclusivamente
para el desarrollo del encuentro de VACACIONES RECREATIVAS dirigido a los hijos (as) de funcionarios de la
Regional Oriente INPEC.

Así las cosas, el alcance del objeto a contratar, abarca:

Las especificaciones técnicas de los servicios a adquirir deben cumplirse íntegramente en condiciones y calidad
solicitadas.
Los compromisos, especificaciones adicionales, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los
proponentes en materia técnica, serán verificados por la entidad como requisito habilitante, de cumple o no
cumple, durante el período de evaluación de las ofertas.
Cumplir a cabalidad con los servicios, actividades y plazos establecidos.
El contratista deberá prestar los servicios logísticos para dar cumplimiento a las especificaciones requeridas.
Firmar el acta de entrega y recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato.
O El contrato se liquidará una vez se cumpla con la obligación o actividad principal, dejándose la salvedad entre las
partes sobre las actividades u obligaciones pendientes a cargo del contratista, que deberán estar amparadas en
la garantía única constituida hasta el plazo determinado para su ejecución.

3. MODALIDAD DE PROCESO DE SELECCIÓN.

Según oficio 20231E0084191 de fecha 24 de abril de esta vigencia, suscrito por el responsable de la oficina jurídica y
de conformidad con el Artículo 30 de la Ley 2069 de 2020 que modificó el numeral 5 del artículo 2 de la ley 1150 de
2007, cuando el valor del objeto que se pretende contratar no excede el 10% de la menor cuantía de la entidad,
independientemente de su objeto, se debe adelantar el procedimiento de contratación con base en la modalidad de
selección de mínima cuantía.

Así las cosas, la modalidad de selección a utilizar en el presente proceso para atender la necesidad expuesta, será la
de mínima cuantía, reglamentada en el decreto 1082 de 2015 modificado y adicionado por el decreto 1860 de 2021,
utilizando para ello la página del SECOP 11.

4. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS

Conforme con el Artículo 2.2.1.2.1.5.1. Estudios previos para la contratación de Mínima cuantía del decreto 1082 de
2015, EL SERVICIO LOGÍSTICO PARA REALIZACIÓN DE VACACIONES RECREATIVAS PARA LOS (AS) HIJOS
(AS) DE LOS FUNCIONARIOS DE ESTABLECIMIENTOS DE MÁLAGA, CUCUTÁ Y DEL ÁREA METROPOLITANA
DE BUCARAMANGA.", esta codificado en el Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC como se indica en cada uno
de los ítems solicitados, así mismo se establecen los requerimientos técnicos mínimos que el proponente debe
satisfacer:

Clasificación CANTIDAD UNIDAD

UNSPSC DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO MÍNIMA DE
REQUERIDA MEDIDA
Fecha: 20, 21, 22 y 23 junio 2023 (fechas tentativas)
Cupo: 277 Niños distribuidos asl: 1 UNIDAD

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Bienestarodenteninoec.gov.co
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• AV..' MINISTERIO DE JUSTICIA Y
INPEC
los ItritO Nacronel Frani terrera; lo y Carcelario
DEL DERECHO

90101600 Bucaramanga: 2 a 7 años: 85 niños

90111600 8 a 17 años: 115
Total: 200 niños
Cúcuta: 2 a 12 años: 50 niños
Málaga: 2 a 17 años: 27 niños

GRUPO 1: EN LA CIUDAD DE BUCARAMANGA

NIÑOS - EDADES 2-7 AÑOS: 85 niños

Ingreso a las instalaciones en juegos electrónicos y mecánicos, actividades

de pintucaritas y taller de plastilina en la ciudad de Bucaramanga.
Recreadores uniformados para dar acompañamiento en la utilización de los
juegos. 1 por cada 10 niños, coordinador general, supervisor durante el día
garantizando la correcta ejecución de la actividad.
Refrigerio am para 85 niños en la ciudad de Bucaramanga: muslo de pollo x
100gr, papa a la francesa, jugo natural.

Obsequio al final de la actividad: tarjeta para juegos

NIÑOS—EDADES 8-17 años: 115 niños

DIA 1
Recreadores uniformados para dar acompañamiento en las diferentes
actividades recreativas a realizar en una sede campestre. 1 por cada 10 niños,
Coordinador general, Supervisor durante el día garantizando la correcta
ejecución de las actividades. Ingreso a las instalaciones de la sede
recreacional y disfrute de los servicios de zona protegida. Servicio de
transporte con cuatro puntos de encuentro en Bucaramanga al lugar del
desarrollo del encuentro. Buses con capacidad para 40 personas ida y
regreso, póliza contra accidentes, con aire acondicionado, sillas confortables
y reclinables en buenas condiciones, tipo turismo con no mayor a 10 años de
funcionamiento. Materiales recreativos para el desarrollo de las actividades:
inflables, desafio 20 (vendas, balones, aros), fiesta y desafio de colores,
carrera de observación.
Refrigerio am: Empanada mixta + jugo natural Almuerzo: Churrasco x 250 gr,
yuca frita y jugo natural Refrigerio pm: helado de crema, con galleta, chips de
chocolate.
140 Botellas de agua de 300 ml
HORARIO: 9 am- 4 pm

DIA 2
Recreadores uniformados para dar acompañamiento en las diferentes
actividades recreativas a realizar en la sede campestre. 1 por cada 10 niños,
coordinador general, supervisor durante el día garantizando la correcta
ejecución de la actividad. Ingreso a las instalaciones de la sede recreacional
y disfrute de los servicios de zona protegida. Servicio de transporte con cuatro
puntos de encuentro de Bucaramanga al lugar del desarrollo del encuentro.
Buses con capacidad para 40 personas ida y regreso, póliza contra
accidentes, con aire acondicionado, sillas confortables y reclinables en
buenas condiciones, tipo turismo con no mayor a 10 años de funcionamiento.
Póliza contra accidentes. Materiales recreativos para el desarrollo de las
actividades: rumba infantil, actividad en piscina, ingreso a actividad de
saltarines a lugar reconocido con supervisión recreadores y coordinador.
Refrigerio am: Croissant de jamón y queso + jugo 400m1. Estación de
chspetas Almuerzo: Suprema de pechuga apanada x 250gr, papa a la
francesa, jugo natural Refrigerio pm: pizza personal hawaiana y jugo natural
o té.

115 Botellas de agua de 500 ml

HORARIO: 9 am- 4 pm

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Bienestar.orienteredinpec.00v.co PA-D04301-F02 V01
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"13,14' MINISTERIO DE JUSTICIA Y
INPEC
Instituto Nacional Penitenc arlo y Cancelado
I DEL DERECHO

DIA 3
Recreadores uniformados para dar acompañamiento en las diferentes
actividades recreativas a realizar en sede campestre. 1 por cada 10 niños,
coordinador general, supervisor durante el dla garantizando la correcta
ejecución de la actividad. Ingreso a las instalaciones de la sede recreacional
y disfrute de los servicios de zona protegida. Servicio de transporte con cuatro
puntos de encuentro de Bucaramanga al lugar del desarrollo del encuentro.
Buses con capacidad para 40 personas ida y regreso, póliza contra
accidentes, con aire acondicionado, sillas confortables y rechnables en
buenas condiciones, tipo turismo con no mayor a 10 años de funcionamiento.
Póliza contra accidentes. Materiales recreativos para el desarrollo de las
actividades: rumba infantil, desafio, ingreso a actividad cine en sala
reconocida de la ciudad con cada una de las medidas de seguridad con
supervisión recreadores y coordinador.

115 Botellas de agua de 300 ml

Refrigerio am: Nuggets de pollo + jugo 400m1. Almuerzo: Hamburguesa

200gr, papa a la francesa, jugo natural Refrigerio pm: cinecombo
(crispetas+jugo).
HORARIO: 9 am- 4 pm

Desarrollo de 2 actividades recreativas desafio con padres, fiesta de

colores para 100 niños para el área metropolitana de Bucaramanga a
desarrollarse previa concertación con el supervisor del contrato.

GRUPO 2: EN LA CIUDAD DE CUCUTA

50 NIÑOS - EDADES 2-12 AÑOS

Ingreso a las instalaciones en juegos electrónicos y mecánicos, actividades

de pintucaritas y taller de plastibna en la ciudad de Bucaramanga.
Recreadores uniformados para dar acompañamiento en la utilización de los
juegos. 1 por cada 10 niños, coordinador general, supervisor durante el día
garantizando la correcta ejecución de la actividad.
Refrigerio am para 85 niños en la ciudad de Bucaramanga: muslo de pollo x
100gr, papa a la francesa, jugo natural.

Obsequio al final de la actividad: tarjeta para juegos

GRUPO 3: EN LA CIUDAD DE MÁLAGA

27 NIÑOS - EDADES 2-17 AÑOS

Sede recreacional o club amplio en el área de Málaga, con piscina para niños
y adultos, parque infantil, salón de eventos, restaurante, baños, cafeteria,
servicio de zona protegida. Recreadores uniformados para dar
acompañamiento en las diferentes actividades recreativas a realizar. 1 por
cada 15 niños, coordinador general, supervisor durante el dla garantizando la
correcta ejecución de la actividad. Ingreso a las instalaciones de la sede
recreacional o club, disfrute de los servicios de zona protegida. Materiales
recreativos para el desarrollo de las actividades: Taller de pintucaritas,
pintura, taller de alcancías, desafío con padres. Actividades de acuerdo a la
edad.
Horario: 9:00 am a 03:00 pm
Refrigerio am: empanada +caja de jugo para cada niño (28)
Almuerzo: Pechuga x 200 gr, papa a la francesa y jugo para cada niño (28)
Refrigerio pm. Salpicón con helado (28)
Entrega de obsequio: (Juego de mesa). (27)

Especificaciones Adicionales
Sede recreacional o club, amplio en el área metropolitana de Bucaramanga y Málaga, con piscina para niños y adultos,
parque infantil, área deportiva, salones de eventos, restaurante, baños, cafetería, servicio de zona protegida.

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t MINISTERIO DE JUSTICIA Y
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Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario
‘:1/ DEL DERECHO

El oferente debe garantizar el ingreso al lugar con derecho a todas las áreas de recreación o club que cuente con todas
las medidas de biosequridad
El oferente debe garantizar Recreación dirigida con material durante el evento de acuerdo a la edad de los menores en
cada actividad.
El oferente debe garantizar Recreadores uniformados para dar acompañamiento en las diferentes actividades recreativas
a realizar, 1 por cada 10 niños
El oferente debe garantizar un Coordinador ylo supervisor durante el día en el que se llevarán a cabo las vacaciones
recreativas por cada sede.
El oferente debe garantizar Refrigerio, almuerzo, botellas de agua y obsequio para cada niño, de acuerdo a las
_ especificaciones ya descritas.
El proponente debe demostrar que el lugar donde se pretende llevar a cabo la actividad, cuenta con servicio de atención
inmediata en caso de accidente y con las licencias para su funcionamiento vigentes, de acuerdo a su reglamentación.
El proponente garantiza el Servicio de transporte desde punto de encuentro en cada ciudad a la sede recreacional donde
se llevarán a cabo las actividades. Buses con capacidad mínima para 40 personas ida y regreso, póliza contra accidentes,
con aire acondicionado, con SOAT y revisión técnico-mecánica vigente, licencia de tránsito y licencia de conducción, sillas
confortables y reclinables en buenas condiciones. Anexar los documentos que así lo certifiquen.

Las especificaciones técnicas descritas anteriormente son de carácter obligatorio, por lo tanto, será causal de rechazo,
el no ofrecimiento de alguna de ellas. (No modificar, no adicionar v no suprimir).

CONCEPTO FINANCIERO

Según oficio 20231E0093056 de fecha 04 de mayo, suscrito por la responsable de gestión corporativa, la Dra. EEDY
AMPARO ARIZA ULLOA, los indicadores o retenciones financieros que se realizaran son:

PROCESO IVA RETENCIONES

PROCESO DE IVA: Las tarifas del impuesto sobre las RETENCIÓN EN LA FUENTE RENTA: Por
CONTRARACIÓN POR LA ventas aplicables a este proceso están compras de bienes o servicios. (tabla de
MODALIDAD DE MÍNIMA determinadas en los artículos 468,468 — retención en la fuente — 2023)
CUANTÍA, QUE NO SUPEREN 1,468-2 y 468-3 del estatuto tributario si
LOS CIEN (100) SALARIOS no está exento de IVA. RETENCIÓN EN LA FUENTE ICA: Por
MÍNIMOS LEGALES. compras de bienes o servicios. La tarifa
depende de la actividad económica y el lugar en
donde se preste el servicio. Estatuto Tributario
Municipal)

RETENCIÓN EN LA FUENTE POR IVA: Por

compras de bienes o servicios.

De acuerdo a la certificación expedida por el Ministerio de Justicia y del Derecho mediante comunicación
2023EE0022692 del día 09 de febrero de 2023, el rubro presupuestal anteriormente descrito NO está exento de la
cancelación de IVA.

EXPERIENCIA

El proponente debe demostrar que ha ejecutado mínimo dos (02) contratos con entidades públicas o privadas en los
últimos cinco (5) años anteriores a la fecha de apertura del presente proceso de contratación, en los cuales haya
suministrado servicios IGUALES O SIMILARES al requerido en el presente y cuya sumatoria debe ser igual o superior
al 100% de la propuesta.

Este aspecto no da lugar a puntaje, sin embargo, será objeto de verificación como requisito habilitante. La experiencia
podrá ser continua o discontinua.

Las certificaciones para acreditar la experiencia solicitada deberán reunir los siguientes requisitos:
Nombre o razón social del contratante
Nombre o razón social del contratista
Objeto del contrato
Fecha de iniciación del contrato
Fecha de terminación del contrato.

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Blenestar. orienteeDinpec.00v.co PA-0O-GOI-F02 V01
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INPEC
Instituto Nacional Peintenc pp io y Carcelario
DEL DERECHO

En el caso que la certificación no contenga todos los datos anteriormente mencionados se podrá complementar, con
el acta de Liquidación del Contrato, en la que aparezcan los datos faltantes, siempre y cuando en la misma conste que
el contrato se cumplió a satisfacción.
No serán válidos los contratos verbales.
No serán válidas las certificaciones expedidas por el mismo contratista.

7. ESTUDIO DE MERCADO

7.1 ANÁLISIS DEL SECTOR- DECRETO 1082 DE 2015

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.1, del Decreto 1082 de 2015, el Instituto Nacional
Penitenciario y Carcelario procederá a la elaboración, del análisis del sector terciario al que corresponde EL SERVICIO
LOGÍSTICO PARA REALIZACIÓN DE VACACIONES RECREATIVAS PARA LOS HIJOS (AS) DE LOS
FUNCIONARIOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE MÁLAGA, CUCUTÁ Y DEL ÁREA METROPOLITANA DE
BUCARAMANGA, para lo cual se deja constancia mediante el presente documento.

Este sector abarca todas las actividades económicas que tienen que ver con la prestación de los servicios tanto a la
población como a los demás sectores de la producción, es decir, incluye todas aquellas actividades que no producen
una mercancía en sí, pero que son necesarias para el funcionamiento de la economía. Dentro de este se encuentran:
la actividad comercial, el sector de los servicios, el turismo, el entretenimiento, la educación, el transporte, las
finanzas, entre otros.

Este proceso de contratación puede tener un alcance local y nacional, ya que cualquier empresa puede presentarse
al proceso de mínima cuantía, en el sector económico de SERVICIOS DE ESPARCIMIENTO, CULTURALES Y
DEPORTIVOS, por lo tanto, se considera que el servicio logístico para la realización de las vacaciones recreativas
para los hijos de los funcionarios del INPEC Regional Oriente, favorece el poder de negociación de los proveedores
en el mercado y las participaciones de cada uno en ellos.

En cuanto al aspecto técnico, si bien es cierto hay varias entidades y organizaciones en brindar el servicio logístico
para el desarrollo de actividades deportivas, recreativas y de esparcimiento, estos elementos permiten el generar
nuevas líneas de mercado que incluye la organización a eventos específicos, que involucra actividades que permitan
el cumplimiento de los objetivos de la organización que contrata, como es en este caso el encuentro de funcionarios
próximos a adquirir su pensión, lo cual les va a favorecer su proceso de desvinculación laboral.

Para determinar la situación actual del citado sector, se realizó un análisis desde las siguientes perspectivas:

PERSPECTIVA LEGAL

El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC, en atención al objeto del presente proceso de contratación,
requiere realizar un contrato para EL SERVICIO LOGÍSTICO PARA REALIZACIÓN DE VACACIONES
RECREATIVAS PARA LOS HIJOS (AS) DE LOS FUNCIONARIOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE MÁLAGA,
CUCUTÁ Y DEL ÁREA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA, de conformidad con la normatividad colombiana,
la cual establece las siguientes previsiones para las entidades del sector público:

Con base en la nueva regulación establecida por el Artículo 30 de la Ley 2069 de 2020 y reglamentada con el Decreto
1860 de 2021, no hay concurrencia entre las modalidades de selección abreviada por Acuerdo Marco de Precios y de
Mínima Cuantía y, por tanto, cuando el valor del objeto que se pretende contratar no excede del 10% de la menor
cuantía de la entidad, independientemente de su objeto, se debe adelantar el procedimiento de contratación con base
en la modalidad de selección de mínima cuantía, pues en este caso no debe tenerse en cuenta el objeto sino el valor
del contrato. (Concepto C-105 de 2022, Colombia Compra Eficiente-18/02/2022)

En consideración a lo anterior, el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario- INPEC, atendiendo el valor a contratar,
seguirá la modalidad de selección de mínima cuantía.
7.2 ANALISIS DE LA OFERTA Y ANALISIS DE LA DEMANDA

ANÁLISIS DE LA OFERTA

El INPEC Dirección Regional Oriente con el fin de cumplir con su función constitucional y misional, ha realizado la
observación de otros procesos de contratación similares, en otras entidades públicas de la ciudad y de la entidad a

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Instittil o Nacional Pennenciallo y Cpicelailo
vY DEL DERECHO

nivel nacional, consulta realizada a través de la página web www.colombiacompramov.co con esta actividad se pudo
obtener información de precios, calidad, condiciones técnicas y plazos de entrega, con estos datos la entidad va tomar
decisiones más adecuadas, que garanticen la satisfacción de la necesidad del INPEC, cumpliendo con los objetivos
de eficacia, eficiencia y economía buscando promover la competencia.

De acuerdo al análisis de la oferta, hemos encontrado que, a nivel regional y nacional, existen establecimientos
comerciales que ofrecen el producto y servicio requerido, como gremios, empresas y asociaciones que participan en
el sector, encontramos a CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR CONFENALCO y CAJASAN entre otras, a los cuales
se requirió cotización, con el fin de tener valores como referencia para la negociación, no obstante, sólo uno dio
respuesta, la cual después del análisis del sector, consideramos ajustados a los precios del mercado.

ANÁLISIS DE LA DEMANDA

De acuerdo con la guía elaborada por Colombia compra eficiente para este tipo de análisis, se han verificado las
condiciones en las cuales el INPEC , ha adquirido en el pasado el servicio a contratar, utilizando para ello la herramienta
tecnológica que brinda el SECOP II y consultando los archivos en la entidad, y de acuerdo a la necesidad real y a
efectos de realizar el análisis de la demanda se puede evidenciar de que se adquirieron, en oportunidades anteriores
los servicios logísticos del objeto a contratar, así mismo se realizaron búsquedas en el portal único de contratación
SECOP II, sitio web www.colombiacompra.qov.co por lo cual se encontraron contratos celebrados con el mismo objeto
en otras ciudades de la misma entidad. Es así como realizado un análisis histórico en la entidad respecto de este tipo
de contratación se encontró información durante el último año conforme a la ejecución del mismo objeto contractual,
con especificaciones y requerimientos afines.

a. HISTORICO DE LA ENTIDAD

En los últimos años, el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario — INPEC, ha realizado las siguientes contrataciones
en relación con el objeto contractual, así:

PAGINA EN
MODALIDAD VALOR DEL LA CUAL
No . DE OBJETO CONTRATISTA
AÑO CONTRATO SE
CONTRATO CONTRATO PUBLICO

2020 NO SE ENCONTRÓ PROCESO CON OBJETO IGUAL O SIMILAR.

Contratación Servicios de apoyo logísticoi para CORPORACION

2021 MC24-2021 Mínima actividades de bienestar social GESTION $28.936.500 SECOP II
Cuantía vacaciones recreativas EMPRESARIAL
Contratar la prestación de
servicios de apoyo logístico con el
fin de realizar las vacaciones
DIRECC ION recreativas dirigidas a los hijos de
REGIONAL Contratación los funcionarios de la dirección
2022 CENTRAL Mínima INDUHOTEL $28.808.000 SECOP II
regional central y los
100-MC-005- Cuantla S.A.S..
establecimientos de reclusión del
2022 orden nacional de la ciudad de
Bogotá, D.C. del instituto nacional
penitenciario y carcelario - INPEC.

b. ANÁLISIS DEL SECTOR

Teniendo en cuenta el objeto contractual, se consultó en la página del SECOP procesos en otras entidades,
encontrando algunos procesos con objeto similar, que comparten algunas características y sirven como referencia para
analizar el mercado.

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AN"‘ MINISTERIO DE JUSTICIA Y
INPEC
Instituto Ne Ione' Penitenciado y Carcelario
ta
DEL DERECHO

AÑO ENTIDAD No. VALOR

CONTRATO CONTRATO OBJETO CONTRATISTA
Prestar el servicio de apoyo logistico a todo
costo para ejecutar las actividades del ítem
CORPOAMAZO 1.28 - Tardes Deportivas, actividades pactadas
NIA - en el pliego de condiciones entre
CORPORACIÓN CORPOAMAZONIA y el sindicato de
PARA EL trabajadores del sistema nacional ambiental LUIS
2023
DESARROLLO CPS-763-2023 $14.500. 000
SINTRAMBIENTE - Seccional Amazonia, ALEXANDER
SOSTENIBLE resolución No. 2082/2022 acuerdo sindical, en MEJÍA BUSTOS
DEL SUR DE LA el marco de la ejecución del Plan Institucional
AMAZON de Bienestar Social, Incentivos y Estímulos de
la Corporación para el Desarrollo Sostenible del
Sur de la Amazonia.
CORPOAMAZO MÍNIMA-0005- POYO LOGISTICO - VACACIONES
2023 $ 13.995.640 EGEOSUR SAS
NIA 2023 RECREATIVAS
INSTITUTO
MUNICIPAL Servicio de Operador Logístico Para La
PARA LA Organización y Realización del Programa de ASOCIACION
2023 RECREACION Y IMRD-062-
$ 29.254.500 Vacaciones Recreativas de Semana Santa ONG MENTE
EL DEPORTE 2023
2023- Dirigidas a Niños, Niñas y Adolescentes ACTIVA
DE VILLA DEL Programados Por el Imrd de Villa
ROSARIO

7.3 ANALISIS DE MERCADO

Para estimar el presupuesto oficial, se solicitó cotización mediante correo electrónico a las siguientes empresas:

CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMFENALCO

CAJASAN

De las entidades anteriormente mencionadas, sólo la CCF COMFENALCO Santander respondió a la solicitud.
Considerando que cumple con las especificaciones técnicas requeridas por el INPEC, a continuación, se detallan los
valores del estudio de mercado realizado, los cuales reflejan los precios para contratar EL SERVICIO LOGÍSTICO
PARA REALIZACIÓN DE VACACIONES RECREATIVAS PARA LOS (AS) HIJOS (AS) DE LOS FUNCIONARIOS
DE ESTABLECIMIENTOS DE MÁLAGA, CUCUTÁ Y DEL ÁREA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA., de
acuerdo a la disponibilidad presupuestal.

No. COMFENALCO
DESCRIPCION CANTIDAD VALOR
UNITARIO VALOR TOTAL

CONTRATAR EL SERVICIO LOGÍSTICO PARA REALIZACIÓN DE

VACACIONES RECREATIVAS PARA LOS HIJOS (AS) DE LOS
FUNCIONARIOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE MÁLAGA,
CUCUTÁ Y DEL ÁREA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA,
de acuerdo a las especificaciones técnicas descritas en el numeral 4
del presente estudio previo.

1 Cupo: 277 Niños en total distribuidos así: 1 $ 57.000.000 $ 57.000.000

Bucaramanga: 2 al años: 85 niños
8 a 17 años: 115
Total: 200 niños
Cúcuta: 2 a 12 años: 50 niños
Málaga: 2 a 17 años: 27 niños

Fecha: 20, 21, 22 y 23 junio 2023 (Fechas tentativas)

TOTAL 57.000.000

Dirección Regional Orienta INPEC

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DEL DERECHO

VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

De acuerdo al resultado obtenido en el estudio de mercado realizado, para contratar EL SERVICIO LOGÍSTICO PARA
REALIZACIÓN DE VACACIONES RECREATIVAS PARA LOS HIJOS (AS) DE LOS FUNCIONARIOS DE
ESTABLECIMIENTOS DE MÁLAGA, CUCUTÁ Y DEL ÁREA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA. El valor del
contrato se estima teniendo en cuenta el valor total de la cotización por servicio recibida por parte de una de las
empresas a las que se les requirió.

El valor ofrecido por la empresa es de CINCUENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS M/CTE ($57.000.000) por la
prestación del servicio de logística para la realización del objeto a contratar. Es oportuno tener en cuenta que el
estudio de mercado, aunque arrojó un valor igual al presupuesto disponible, corresponde a un valor tentativo debido a
que no es posible predecir el valor ofertado por los posibles proponentes del servicio requerido. En este sentido se
considera mantener el servicio solicitado con las especificaciones técnicas establecidas para efectos del contrato, ya
que estos son precios de referencia, haciendo énfasis que se cuenta con una disponibilidad presupuestal de
CINCUENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS M/CTE ($57.000.000).

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

La disponibilidad presupuestal se respalda con el CDP- No. 2823 de fecha 22/0412023, Unidad/Subunidad Ejecutora
12-08-00-400 Dirección Regional Oriente No. 4 Bucaramanga, DEPENDENCIA 12-08-00-400- Dirección Regional
Oriente No. 4 Bucaramanga, POSICIÓN CATÁLOGO DE GASTOS A-02-02-02-009-006 Servicios de Esparcimiento,
Culturales y Deportivos, RECURSO 10, SITUAC. CSF. OBJETO: ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL MEDIANTE
RESOLUCIÓN No. 002057 DEL 10 DE MARZO DE 2023- SERVICIOS PARA LA COMUNIDAD, SOCIALES Y
PERSONALES (VACACIONES RECREATIVAS) Expedido por la responsable de Presupuesto de la Regional Oriente,
por valor de CINCUENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS M/CTE ($57.000.000).

PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

La ejecución del contrato se llevará a cabo durante el mes de junio de 2023 (días a determinar en concertación con
el supervisor del contrato). Previa aprobación de la Garantía de Cumplimiento por parte de la oficina de gestión
contractual, lo que deberá cumplirse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación de la comunicación
de aceptación de la propuesta en el SECOP y el Registro Presupuestal.

FORMA DE PAGO

Para cada uno de los pagos, se deberá contar con la previa certificación del Supervisor del contrato, en la que conste
el cumplimiento a satisfacción del objeto contractual, durante dicho periodo.

Las facturas serán canceladas por el INPEC dentro de los sesenta (60) días siguientes a la fecha de radicación de las
mismas con sus soportes, en concordancia con lo establecido en el articulo 615 y 617 del Estatuto Tributario, previa
certificación del supervisor del contrato, donde conste el cumplimiento a satisfacción del objeto contractual, previa
revisión de la unidad ejecutora que tiene a su cargo la recepción, verificación y aprobación en la Dirección de Gestión
Corporativa, previa disponibilidad del PAC.

El contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de
seguridad social integral, tales como: SENA, ICBF Y Cajas de compensación Familiar, si hubiere lugar a ello.

Si las facturas no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan de los documentos requeridos para pago, el
término se contará desde la fecha en que se presente en debida forma o se aporte el último de los documentos.

En relación con los descuentos de Ley relacionados con la Retención en la Fuente Renta por Servicios, Retención en
la Fuente ICA por Servicios y Retención en la fuente IVA, se realizarán en el momento de tramitar el pago, una vez el
contratista allegue la factura o documento equivalente, previo Visto Bueno del Supervisor del Contrato, la retención a
practicar depende de la naturaleza del proveedor.

El Contratista que tenga obligación de facturar electrónicamente los contratos que se realicen a partir de la fecha, se
ceñirá rigurosamente a las siguientes indicaciones con el fin de validar exitosamente las facturas electrónicas.

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1 DEL DERECHO

Por regla general, cuando se emita la factura el proveedor o contratista deberá registrar en las notas u observaciones
la identificación presupuestal de la entidad adquiriente, los datos del contrato y el correo del aprobador de la siguiente
manera:

10$1dentificación de la entidad; Identificación del Contrato; Nombre del aprobador@dominio de la entidad #$

Facturación para la Regional Oriente:

#$12-08-00-400; número del contrato u orden de compra; qhumana.orienteCinpeceov.co#$

Como esta factura será remitida por el operador, la solución gratuita o el facturador propio, el asunto que se defina en
el correo es el establecido por las normas vigentes en materia de factura electrónica expedidas por la DIAN.

Deben reenviar la factura al correo "siifnacion.facturaelectronicaaminhacienda.qov.co" desde un correo empresarial

o personal registrando en el asunto lo siguiente sin espacios al final:

Identificación de la entidad; Identificación del Contrato; Nombre del tramitador@dominio de la entidad

Ejemplo:

12-08-00-400;400-MC-01-2021 • qhumana.orienteeinoec.qov.co

Como se observa, la identificación presupuestal de la entidad adquirente, los datos del contrato y el correo del
aprobador no tienen los signos #$, por tal razón si los registran, la recepción de la factura será nuevamente rechazada.

Es importante indicar a los proveedores y contratistas que cuando registren su NIT y el de la entidad
pública adquiriente no vinculen el digito de verificación, por cuando que, si lo hacen, al momento de hacer la validación,
se rechazará la recepción de la factura y en consecuencia la única forma de corregir este error es anulada con una
nota crédito y emitir una nueva de manera correcta.

Para todos los contratos y órdenes de compra el nombre de aprobación de dominio de la entidad
será qhumana.orienteCinpec.qov.co. Por lo anterior se solicita remitir las órdenes de compra, comunicaciones de
aceptación de la oferta, adiciones y modificaciones tan pronto sean emitidas al correo del aprobador para que realice
los trámites pertinentes de aprobación de facturas en el tiempo establecido.

DOMICILIO CONTRACTUAL

Para todos los efectos legales se fija el domicilio en la ciudad de Bucaramanga. Carrera 36 No 51-80 Dirección Regional
Oriente INPEC

LUGAR DE EJECUCIÓN

El lugar de ejecución se determinará de acuerdo a la mejor propuesta presentada por los oferentes teniendo en cuenta
las especificaciones técnicas descritas.

CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR

14.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

Para el cumplimiento del objeto contractual, el contratista se obliga para con el INPEC Dirección Regional Oriente,
además de las obligaciones contempladas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 2069 de 2020 y sus Decretos
reglamentarios, a:

a) Contar con disponibilidad de tiempo requerido para la prestación del servicio.

Constituir la garantía única con la participación porcentual y términos exigidos para el amparo establecido en la
cláusula 18 "GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO" del presente estudio previo.
Contar con servicio de atención inmediata en caso de accidente.
d) El bus obuses que transporten a los menores junto con sus padres (los que acompañen) de ida y regreso deben
contar con Seguro Obligatorio (SOAT) y Revisión técnico-mecánica vigente.
Licencia de tránsito

Dirección Regional Oriente INPEC

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Instituto llorona( Penitenoario y Carcelmlo
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Licencia de conducción vigente

Garantizar que el lugar donde se va a llevar a cabo la actividad debe contar con las licencias para su
funcionamiento vigentes, de acuerdo a su reglamentación.
El proponente deberá realizar la prestación del servicio objeto del contrato, de conformidad con las
especificaciones técnicas establecidas, en los plazos, condiciones económicas y técnicas señaladas en el
presente estudio previo, en la aceptación de la oferta y de acuerdo con su propuesta.
Prestar el servicio en perfectas condiciones, con oportunidad y dentro de los plazos pactados.
Reportar en caso de cualquier novedad o anomalía de manera inmediata la situación a la Dirección Regional
Oriente del INPEC.
Sostener durante la ejecución del contrato, los precios ofrecidos en su propuesta económica.
I) En cumplimiento de lo dispuesto en el Parágrafo del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, para el pago del valor
pactado en este contrato, EL CONTRATISTA deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes
relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación
Familiar, cuando corresponda.
Las demás que se requieran para un cabal cumplimiento del objeto contratado.
Todas las demás obligaciones que se requieren de acuerdo con la naturaleza del contrato.

14.2 OBLIGACIONES DEL INPEC

Aprobar oportunamente la Garantía única que en debida forma constituya el contratista.

Vigilar la debida y oportuna ejecución del contrato y el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales a
través del Supervisor del Contrato.
Expedir la certificación del recibo a satisfacción del servicio prestado, en cumplimiento del objeto contractual
pactado, cuando haya lugar a ello para efectos del pago, de conformidad con lo señalado en el contrato sobre la
ejecución del mismo.
Realizar los trámites necesarios para procurar que el contratista reciba oportunamente el valor del servicio prestado
a la Entidad.
Analizar y responder los requerimientos que formule el contratista, dentro de los términos establecidos en el artículo
15 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, (Ley 1437 de 2011).
Todas las demás que permitan el cabal cumplimiento de las condiciones previstas en la invitación pública, la oferta
y el contrato

15. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA

Una propuesta será rechazada cuando:

Cuando no se cumplan los requisitos habilitantes una vez agotada la etapa para subsanar de acuerdo al
cronograma del proceso.
Si el proponente se encuentra incurso en alguna de las causales de incompatibilidad, inhabilidad o de prohibición
previstas en la Constitución Política, en los Artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, Artículo 18 de la Ley 1150 de
2007, artículos 1,2,3,4 y 5 de la Ley 1474 de 2011, Parágrafo 2° literal k) del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011
que adiciona el articulo 8 de la Ley 80 de 1993, y 90 de la citada ley, Artículo 221 del Decreto 19 de 2012 y demás
normas concordantes con la materia.
Si la oferta contiene condicionamientos que no puedan ser aceptados, que impliquen modificar lo exigido en la
presente invitación o que atenten contra los intereses del INPEC.
Cuando se pretenda Interferir, influenciar u obtener indebidamente información durante las etapas de análisis,
evaluación y adjudicación de las ofertas.
Si la oferta es presentada con posterioridad a la fecha y hora de límite de recepción de ofertas.
Cuando para este mismo proceso de selección se presenten varias propuestas por el proponente.
Cuando no se cumplan con todas las especificaciones técnicas obligatorias o no se diligencie la información en su
totalidad una vez agotada la etapa de subsanación, o cuando el proponente realice modificaciones en cuanto a
cantidades y características técnicas.
Cuando la entidad determine con la información a su alcance que el valor de la oferta de menor precio resulta
artificialmente bajo, previo agotamiento del procedimiento establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.2.4.del Decreto 1082
de 2015.
I) Cuando la propuesta no contenga el valor de la oferta en SECOP II.
Cuando se compruebe inexactitud o inconsistencia en la información suministrada por el Proponente.
Cuando la oferta presentada exceda el presupuesto oficial del presente proceso de selección.
I) Cuando habiendo limitación a Mipyme el proponente no se encuentre habilitado para presentar oferta.

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m) En los demás casos establecidos en la Constitución y la Ley.

16. CAUSALES DE DECLARATORIA DE DESIERTA DEL PROCESO

El proceso será declarado desierto cuando:

Todas las ofertas presentadas excedan el valor del presupuesto oficial y/o se determine que su valor es artificialmente
bajo, de acuerdo con lo establecido en el de acuerdo con lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.2.4.del Decreto 1082
de 2015.
No se presente ninguna oferta.
En caso de no lograrse la habilitación de ningún proponente.

17. ANÁLISIS DEL RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO

El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, identifica los siguientes riesgos asociados al Proceso de
EJ.:1 1;4EN

Contratación:

Fecha estimada en que se completa el tratamiento

Impacto

Fecha estimada en que se inicia el tratamiento

Responsable por implementar el tratamiento
después del Monitoreo y revisión
tratamiento

¿Afecta la ejecución del contrato?

¿A quién se le asigna?

¿Cómo se realiza el monitoreo?

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GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

De acuerdo con lo establecido en inciso final del articulo 7 de la ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo
2.2.1.2.1.5.5. del decreto 1082 de 2015 modificado por el Decreto 1860 de 2021, la entidad estatal tiene la potestad
de exigir o no garantías en la contratación de minima cuantía; no obstante, en cumplimiento de la misma disposición,
teniendo en cuenta la naturaleza del objeto del contrato, el INPEC considera pertinente solicitar al contratista, la
constitución de garantía de cumplimiento de las obligaciones contractuales a favor del DIRECCION REGIONAL
ORIENTE Nit. 804004840-5 con la siguiente cobertura:

El oferente que resulte adjudicatario debe presentar una garantía de cumplimiento de las obligaciones derivadas del
Contrato, a favor de la Dirección Regional Oriente del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC. La garantía
de cumplimiento debe tener los siguientes amparos: (A) cumplimiento del Contrato, el cual debe cubrir (a) el
incumplimiento total o parcial del Contrato; (b) el cumplimiento tardío o defectuoso del Contrato; y (c) el pago del valor
de las multas y de la cláusula penal pecuniaria; (B) calidad del servicio. La suficiencia de cada uno de los amparos y
la vigencia de los mismos es la indicada en la siguiente tabla:

AMPARO SUFICIENCIA VIGENCIA

Cumplimiento del contrato 10% del valor del contrato Duración del contrato y 4 meses mas
Calidad del servicio 10% del valor del contrato Duración del contrato y4 meses mas

SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

La supervisión del contrato será ejercida por la responsable de Bienestar Laboral de la Dirección Regional Oriente del
Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario-INPEC.

El supervisor deberá dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011, artículo 82 y siguientes, en cuanto al
seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del objeto contractual.

CLÁUSULA DE INDEMNIDAD.

El Contratista se obliga a mantener indemne al INPEC, de cualquier reclamación que puedan presentar terceros,
originadas por las acciones o por las actuaciones que se deriven de sus subcontratistas o dependientes.

DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD

En mi calidad de responsable de la estructuración del estudio en el cual se analizó la conveniencia y oportunidad para
realizar la presente contratación, con la suscripción de esta declaración, manifiesto que es perentoria la realización de
este proceso y por tal razón la única forma de resolver la necesidad es mediante la contratación propuesta, en particular
porque la misma ha cumplido con lo establecido en el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, la cual modificó el numeral 12
del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

TRATADOS DE LIBRE COMERCIO

Para este proceso de contratación teniendo en cue o I1C hay tratado de libre comercio que
aplique para la presente contratación.

A
ponka e Bienestar O nte
Revisó. Claudia Marcela Jaimes - Gestión Contractual
Elaboró: Sandra Patricia Rueda
tty.
Fecha de elaboración: 24/05/2023

Dirección Regional Oriente INPEC

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