MM

Hoja de Entrada de Servicios

(HES)
SAP
INDICE

1. Objetivos
2. Alcance
3. Transacciones
 1. Objetivos

Al finalizar la lectura de este manual el usuario estará en condiciones de:

Conocer el paso a paso detallado la creación y aprobación de Hoja de Entrada de Servicios

(HES)

2. Alcance
Procesos o negocios a los cuales aplica el documento:

 Aplica para los solicitantes de servicios de terceros de las diferentes áreas, que son
responsables de diligenciar esta entrada, así como los Aprobadores (responsables de
liberar) la Hoja de Entrada de Servicios.

 El proceso de Compras de Servicios permite llevar acabo la adquisición de servicios a

través de un proceso de compra. Los siguientes pasos muestran el proceso global:

 El solicitante crea una Solped de Servicio ZSV(Solicitud Servicio) y gestiona la

aprobación respectiva según la estrategia de liberación definida.

 Una vez la Solped esté liberada, Compras realiza las peticiones de oferta a los
proveedores.

 Compras crea un pedido de servicio.

 Una vez culminado el servicio a satisfacción, el solicitante crea la Hoja de Entrada

de Servicios (HES) y realiza la evaluación del proveedor. Esta HES deberá ser
aprobada por el responsable de liberar de acuerdo a la estrategia de liberación:

  RANGO NIVEL 1

HOJA DE ENTRADA DE
SERVICIOS Gerente
Mayor A 0,00 USD
responsable

 Al liberar la HES el proveedor recibirá el documento en su correo electrónico con

el aviso que ya puede facturar.

 Contabilidad registra la factura del servicio prestado.

A continuación, se muestra el flujo relacionado dentro del proceso de Compras:

3. Transacciones

 Creación de la hoja de entrada de servicios por la Transacción ML81N

 Aprobación de la Hoja de entrada por la Transacción ML81N (Individual) /ML85
(Masivo)
 Reporte de las HES (Hojas de Entrada de Servicio) cerradas y abiertas, por medio de la
Transacción ME2S /ML84

Paso 1: Creación de Hoja de Entrada de Servicios (HES)

Transacción ML81N

Al ser liberado un pedido que tenga posición de servicio(F), estará ya habilitado para crearle
una Hoja de Entrada de Servicio por la transacción ML81N, esto debe realizarse cuando el
servicio haya sido culminado a satisfacción.

La Hoja de Entrada deberá ser creada con referencia al pedido y ésta se verá reflejada en el
historial del pedido.

En la transacción ML81N, se selecciona el botón Otro pedido y se ingresa a continuación el

número de pedido:
Nos aparecerá la siguiente pantalla, hacemos click en el botón Crear Hoja de Entrada de
Servicios:

Y aparecerá el número de Hoja de Entrada de Servicios que se está creando:

Se debe completar:

1- Texto breve: Comentarios del servicio

2- Evaluación del proveedor: En calidad y plazos, la calificación es en % de A-D
3- Seleccionar las posiciones del servicio que tendrá entrada
Al hacer click en el botón Selec.serv, aparecerá la siguiente pantalla:

Hacemos click en
Se debe seleccionar una o más posiciones que se quiere dar entrada y luego hacer click en el

botón Adoptar Servicios , esto aparecerá ahora en la pantalla inicial:

Hacemos click en el botón y aparecerá en la parte inferior izquierda la confirmación de

grabación:
Paso 2: Liberación Individual de Hoja de Entrada de Servicios (HES)

Transacción ML81N

Hoja de entrada podrá ser 'Aceptada' o liberada de forma individual por la misma transacción
ML81N.

El código de Liberación se puede consultar en Pasar a -> Hoja de entrada de servicios ->
Estrategia de liberación:
Si ya se conoce el código de liberación, se hace click en modificar :
Luego click en aceptar y cambia el status a
Para contabilizar, damos click en Grabar y cambiará a status

Paso 3: Liberación Colectiva de Hoja de Entrada de Servicios (HES)

Transacción ML85

Hoja de entrada podrá ser 'Aceptada' o liberada de forma colectiva con la transacción ML85:
Se ingresa el código de liberación y click en ejecutar

Se selecciona la línea de la hoja de entrada y se hace click en el botón de estrategia de

liberación

Saldrá la siguiente pantalla:

Se hace click en guardar y cambiará a la pantalla inicial con el mensaje de confirmación en la
esquina inferior izquierda:
Paso 3: Envío de Hoja de Entrada de Servicios (HES) al proveedor

AGP tiene un desarrollo para que una vez la HES se contabilice sea enviada al correo
electrónico del proveedor, para que pueda proceder a la emisión de su factura con referencia
a esa aceptación de servicios.

Para confirmar el envío de la hoja de entrada al proveedor ingresamos a:

Paso 4: Anulación de aceptación de Hoja de Entrada de Servicios (HES)

En el caso donde se necesita anular la liberación realizada (contabilizada), debemos tener

presente que ésta ya fue enviada al proveedor y la comunicación sobre la anulación no será de
forma automática por lo que deberá hacerlo de forma manual.

Transacción ML81N
Click en modificar y restaurar adquisición:

El status cambiará a Se anula la aceptación.

Finalmente damos click en guardar para grabar los cambios y saldrá la confirmación en la
esquina inferior izquierda.
 Paso 5: Reporte de Hoja de Entrada de Servicios (HES)

Transacción ME2S/ML84

Con las transacciones ME2S/ ML84 podemos obtener el reporte de las HES (Hojas de Entrada
de Servicio), donde podremos identificar las HSE cerradas y abiertas (pendientes por
aceptaciones).

Realizamos los filtros que se requieran y hacemos click en el botón Ejecutar :

Este reporte puede ser modificado a nivel de layout y también podrá ser descargado.