Pago de

Servicios
El presente documento contiene un extracto del contenido relevante del
curso, con el objeto de ser un apoyo y guía de consulta para el trabajo
diario del Administrador de Contrato.
 Pago de Servicios

Índice de contenidos:
Presentación de Estados de Pago
Revisión de Estados de Pago
Gastos reembolsables
Aprobación de Estados de Pago
Hojas de Entrada de Servicios (HES)
Presentación de documento de pago
Registro de Estados de Pago
Cesión de créditos contenidos en facturas

Objetivo General
Conocer los procedimientos para efectuar el correcto y oportuno pago en conformidad
con los servicios prestados por las empresas contratistas con contrato vigente.

Procedimiento de pago y facturación

El Administrador de Contrato será responsable de asegurar el cumplimiento del
procedimiento de pago y facturación, autorizando y aprobando los Estados de Pago
(EP) de los contratistas por los servicios efectivamente prestados por ellos, dentro de los
plazos establecidos en los contratos.
En términos generales, el procedimiento de pago y facturación se puede dividir en las
siguientes etapas:

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Presentación de Estados de Pago

Aquí el contratista hace entrega de su correspondiente EP y de los documentos de
respaldo, según la periodicidad acordada para el servicio. Estos documentos son:
Certificado de la Inspección del Trabajo, u otro medio idóneo que certifique
cumplimiento de deberes laborales y previsionales.

Certificados extendidos por subcontratistas y/o proveedores autorizados que

acrediten el cumplimiento del contratista de sus compromisos comerciales y la no
existencia de reclamaciones.

Declaración jurada simple que confirme que no tiene reclamos que formular o la
identificación de los mismos en caso de tenerlos.

Garantías y pólizas de seguros exigidas en el contrato, en estado vigente.

Revisión de Estados de Pago

Una vez recibido el EP y sus respaldos, será responsabilidad del AdC revisar la completitud
e integridad de la información presentada por el contratista, en particular respecto de:

Los antecedentes y declaraciones adjuntas al EP.

Las obligaciones laborales y previsionales.
Los avances y correspondiente valorización.

Es importante destacar que si la empresa contratista no cumple con sus obligaciones

laborales y previsionales, Codelco podrá ejercer el Derecho de Retención para retener
o bloquear los pagos que deba cancelar a los contratistas y cubrir por subrogación los

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Aprobación de Estados de Pago

Una vez aprobado el EP, el AdC deberá firmarlo e iniciar la gestión del N° de HES (Hoja de
Entrada de Servicios), documento necesario para el cobro de servicios, que debe ser
incluido por el contratista en la glosa de la factura.

Nuestros reglamentos establecen que será obligación del AdC velar por que las actividades
de creación, visación y liberación HES se realicen de forma oportuna, de acuerdo al
siguiente flujo:

INICIO CONTRATISTA EMITE EP ADC REVISA EP INGRESADOR

CREA HES

INFORMA#
LIBERA HES ADC VISA HES VISADOR
HES

CONTRATISTA

EMITE Y ENVÍA APRUEBA Y

CUENTAS POR REALIZA
DOCUMENTO PROCESA FIN
PAGAR PAGO
DE PAGO DOCUMENTO

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Si un EP fuese rechazado por el AdC, éste deberá presentarse corregido nuevamente por
el contratista, oportunidad que se considerará como fecha válida de presentación del EP.

Presentación de documento de pago

Después de que es revisado y autorizado el pago del EP, el contratista deberá emitir y
presentar la respectiva factura o boleta de honorarios vía electrónica.

Será responsabilidad del Centro de Cuentas por Pagar verificar el contenido de la factura
y efectuar el pago dentro de 30 días corridos, o en el plazo que haya sido establecido en el
contrato.

Registro de Estados de Pago

Por último, todos los documentos que constituyen EP emitidos por terceros y que sean
recibidos por Codelco, y los documentos en que consten las autorizaciones de pago
deberán ser archivados y registrados por el AdC, en su correspondiente carpeta del
contrato.

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ANEXO 1. Creación de una HES

Paso 1
Ingresar a la transacción siguiendo el menú:

También se puede ingresar a la transacción digitando directamente el código ML81N en el

recuadro superior izquierdo de la pantalla inicial:

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Paso 2
Una vez en la transacción, se hace clic en el botón

En Pedido, indicar el número de

contrato 45XXXXX y posición.

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Paso 3
Una vez registrado el pedido y posición, hacer clic en el botón Crear Hoja de
Entrada de Servicios; a continuación, completar los datos básicos que se marcan con
recuadro rojo.

Carpeta ‘Datos básicos’

Texto breve: Descripción del servicio que se está solicitando pagar.

Tipo imputación: El tipo de objeto al que se imputará el gasto.
Número externo: N° Factura presentada por el contratista.
Período: Fechas de inicio y término en que se ejecutó el servicio.
Encarg. Int: Persona de Codelco que revisó la ejecución del servicio.
Encarg. Ext: Persona de empresa contratista que entregó el servicio.

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Paso 4
Ya completados los datos básicos (Texto breve, número factura, período, etc.), ir a Servicios
a través del siguiente botón

Validar el pedido y posición

que muestra el sistema.

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Paso 5
Seleccionar el o los servicios que se va a incluir en la HES. Para esto, marcar la posición (se
oscurece) y hacer clic en el botón

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Paso 6
Ahora, en el campo marcado por el recuadro rojo, se puede modificar la cantidad para
indicar la que corresponde pagar, según el servicio que prestó el contratista.

En la carpeta ‘Val.’ se puede

visualizar la cantidad y monto que
se está solicitando pagar.

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Paso 7
Una vez completado todos los datos y verificado que todo esté bien (cantidades, monto,
imputación), hacer clic en el botón Grabar , en la parte superior de la pantalla. El
sistema presentará un cuadro de diálogo. Dar un clic al botón Sí.

El sistema confirmará la grabación y entregará el número de la HES a través de un mensaje

en la línea inferior de la pantalla.

Paso 8
La HES generada queda en estado de Bloqueada. Se debe informar al usuario Visador para
que revise y desbloquee.

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ANEXO 2. Visación de una HES

Paso 1
Ingresar a la transacción ML81N siguiendo el menú o bien digitando directamente el
código en el recuadro superior izquierdo de la pantalla inicial.

Paso 2
Una vez en la transacción, ir a la HES haciendo clic en el botón .

Indicar el número de HES

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Paso 3
El sistema presenta la HES, la que se encuentra bloqueada. Se deben revisar los datos
pinchando sobre las diferentes carpetas y botones.

Indicador de HES
Bloqueada

Carpetas de datos
generales

Botones para ver montos

e imputación

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Paso 4
Para desbloquear se procede como sigue:
Hacer clic en el botón
Esto habilita en la parte superior el botón de Visación, que muestra un candado
abierto.

Hacer clic en el botón de candado. Con esto el ícono cambia a candado cerrado y
desaparece el candado que previamente había junto al número de pedido.

Grabar con el botón que está en la parte superior de la pantalla.

El botón de Visación cambia a

candado cerrado y desaparece
el candado que había junto al
número de pedido,
representando así que la HES
ya está visada.

El semáforo que indica

liberación continúa en rojo,
pues aún falta esa etapa.

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Paso 5
Luego de grabar, el sistema presenta un cuadro de diálogo donde se debe seleccionar si el
email-solicitud de liberación debe ser enviado de inmediato al Administrador de Contrato
o bien si se opta porque se consolide con otros en un solo envío.

Paso 6
Luego de pinchar la opción, el sistema presenta un cuadro de diálogo. Haga clic en el botón
Sí.

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ANEXO 3. Liberación de una HES vía SAP

Paso 1
Ingrese a SAP. Debe poseer usuario y clave de acceso. Si no los tiene, pídalos a la Mesa de
Ayuda Corporativa.

Paso 2
Ingrese a la transacción ML81N siguiendo el menú o bien digitando directamente el código
en el recuadro superior izquierdo de la pantalla inicial.

Paso 3
Haga clic en el botón Otro pedido. Se desplegará el recuadro Seleccionar pedido/hoja de
entrada.

Paso 4
Ingrese el número de HES informado por su ‘Ingresador dupla’ o bien por el sistema a
través del email automático de aviso de preaprobación de dicho documento. Luego hacer
clic en Enter.

Indicar el número de HES

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Paso 4
Al desplegarse la HES, se debe verificar si ésta ya está visada.

HES aún no visada: Semáforo

en rojo e ícono de candado.

HES visada: Semáforo en rojo

y sin ícono de candado.

Si el Administrador de Contrato está registrado como dupla con el Ingresador de HES, ésta
puede ser visada y liberada en un solo paso por el Administrador.

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Paso 5
Revise la información de la HES pinchando sobre sus diferentes carpetas y botones.

Carpetas de datos generales.

Botones para ver montos e

imputación.

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Paso 6
Haga clic en el botón . Se desplegará una nueva versión de la pantalla, que contiene
botones para desbloquear y/o liberar.

Indicador incial de HES

bloqueada o no visada

Botón para Liberar Botón para visar o desbloquear

Paso 7a
Si la HES está bloqueada (con ícono de candado) haga clic en el botón de Desbloqueo .

Paso 7b
Si la HES está desbloqueada (sin ícono de candado), haga clic en el botón Liberar .

La HES cambiará de estado,

de ‘Sin aceptación’ a ‘Se
acepta’, lo que se visualizará
en el color amarillo del
‘semáforo’. Pero mientras no
se grabe no estará liberada.

Paso 8
Para grabar, haga clic en el botón Grabar ubicado en la parte superior de la pantalla.

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Paso 9a
Si la HES estaba previamente bloqueada, cambiará inmediatamente a liberada, lo que se
reflejará en el semáforo. Paralelamente el sistema entregará la información de
contabilización en la línea inferior de la pantalla.

Paso 9b
Si la HES estaba previamente desbloqueada, el sistema presentará un cuadro de diálogo.
Hacer clic en el botón Sí.

Con esto la HES quedará liberada, aunque el semáforo estará en amarillo (si se visualiza
posteriormente se verá en verde). Paralelamente el sistema entregará la información de
contabilización en la línea inferior de la pantalla.

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ANEXO 4. Liberación de una HES vía EMAIL

Luego de visar cada HES en SAP, el Visador puede optar entre el envío inmediato del
email-solicitud de liberación o bien que la solicitud sea consolidada en un único email que
se envía una vez al día:

HES por Servicio VVVVVVV

Señor Administrador de Contrato:

La HES 1001187517, registro en SAP de un estado de pago (EP) para el contrato

por servicio en referencia, ha sido preaprobada por JUAN AAAAA BBBBB en señal
de conformidad con el servicio ejecutado y el siguiente detalle:
- Contrato: 4500749661 Posición: 00010
- Proveedor: 99593350-0 TANDEM, S.A.
- Comentario en EP: En este se cambio el "título" en el CM
- Lugar de Prestación:
- Período: 01.08.2009 al 30.08.2009
- Fecha contabilización: 23.12.2009
- Monto neto EP: 3.000 CLP
- Monto neto reajustado a pago: 3.000 CLP
- Imputación:
- Centro de Costo MS215 100,0 %

Información del gasto acumulado hasta antes de esta HES:

Consumo en la misma posición del contrato: US$ 11,10 , equivalente al 60,0 % del
total de la posición.
Consumo en el contrato: US$ 11,10 , equivalente al 60,0 % del total.
Para que se tramite el pago es indispensable que usted, en su calidad de
Administrador del Contrato referido, otorgue la aprobación final a dicha HES, lo
que puede efectuar pinchando el siguiente link:
Aprobar HES

Importante: Si estima que la HES no está en condiciones de ser aprobada, contacte

a JUAN AAAAA BBBBB.

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El email de consolidación agrupa solicitudes de liberación de HES para uno o más

contratos administrados por la misma persona.

Tanto el email individual como el de consolidación llevan, para cada HES, un hipervínculo
desde el cual el liberador puede aprobar directamente desde allí, sin necesidad de ingresar
a SAP.

Cada vez que se pincha “Aprobar”, se despliega este email para ser enviado.

Sólo pinche aquí. No

modifique ni agregue ningún
dato en este email.

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Después de transcurrido un máximo de 15 minutos, el Administrador de Contrato recibe

un aviso con el resultado de la liberación en SAP.

ÉXITO

FRACASO Se indica razón.

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