Técnico Superior Universitario en Gastronomia

Asignatura:

Logisticva de Eventos

Actividad:

Informe del evento

Nombre de los integrantes:

 Oscar Yahir Hernández Baltazar

 Santiago Hernández Hernádez

 Itzel Guiadalupe Lazcano Martinez

 Gonzalo Cristobal Cruz

Grado: 5° grupo: “C”

Docente: Lic. Karla Luan Arellano Solano

Huejutla de Reyes, Hidalgo Marzo 15 del 2022

 Logística de un evento

Concepto de lo logística y logística de eventos

Logística: son todas las operaciones llevadas a cabo para hacer posible que un

producto llegue al consumidor desde el lugar donde se obtienen las materias primas.

Logística de eventos: constituye a una técnica elemental ya que hace referencia al

conjunto de tareas y acciones vinculadas a la planificación y gestión de los medios y

recursos que utilizamos para llevar a cabo un evento.

Tipos de eventos

 Sociales: Se orientan hacia el ámbito privado o familiar y pretenden celebrar o

conmemorar un acontecimiento religioso, de la comunidad, empresarial o social.

Algunos de los ejemplos más representativos de los eventos sociales son las bodas,

las comuniones, los bautizos, los cumpleaños y las reuniones con amigos y/o

familiares.

 Convenciones: Un tipo de convención más abierta, normalmente convocada por

asociaciones o instituciones de un determinado colectivo, para poner en común

progresos, investigaciones, etc. sobre una materia en cuestión son los congresos.

Suelen ser periódicos, de forma anual o bianual, y la sede suele ser rotativa, con una

duración de unos 2-4 días. Análogo a los congresos se encuentran las jornadas

corporativas que incluyen además del objetivo informativo un objetivo relacional

organizándose por tanto, diferentes actividades lúdicas o recreativas.

 Deportivos: Son eventos en los que se participa o se observa un espectáculo

deportivo. Incluyen actividades deportivas, recreativas y competiciones deportivas.

 En los eventos deportivos, culturales o artísticos se diferencian claramente los de

tipo festival o no concurso y aquellos de tipo competencial o valorativos.

 Espectáculos: Son tipos de eventos que se diseñan explícitamente como experiencia

de disfrute y entretenimiento, con un marcado acento en la difusión artística única,

es decir, en la presentación de productos culturales a un público más o menos

amplio.

 Con causa

 Corporativos

Por lo tanto nuestro tipo de evento a realizar tendría que ser social, ya que en este

tipo de evento es celebrar; en este caso sería la demostración de nuestros conocimientos

aprendidos dados por los docentes a lo largo de la carrera de gastronomía.

Características de un evento

Fines organizativos, el Evento es una confrontación del saber alcanzado en una

determinada materia del conocimiento en la cual participan especialistas y otras personas

interesadas. variedad de actividades estratégicas para promocionar y posicionar una

marca.

Por lo que las características de nuestro evento son:

Nuestro evento social se caracteriza en celebrar un acontecimiento, en donde se

invitan a familiares para celebrar un acontecimiento relacionado a la carrera con el fin de

compartir una serie de actividades y habilidades culinarias, promoviendo un vínculo

afectivo. Verificando el tiempo y la organización requerida para realizar todas las

actividades acordes al evento. Tratando a los invitados de manera respetuosa en todos

momento, brindándoles un servicio de buena calidad que los satisfagan en todos los

aspectos y que se sientan gustó durante el evento.

Tipos de servicio

 Americano: Resulta el servicio más ágil y sencillo de todos los servicios para

restaurantes.

Los platos ya preparados, salen directamente a la mesa del comensal. Este servicio

lo realizamos por la derecha del comensal.

 Ingles: En estos tipos de servicio, los camareros sirven la comida de forma

individual a cada uno de los comensales. En este caso, la comida no viene

directamente preparada por los cocineros sino que los mismos camareros sirven y

emplatan a cada uno.

 Francés: En el servicio a la francesa es el propio comensal el que se sirve. Se

muestra a la izquierda del comensal una fuente con los ingredientes y es el propio

comensal quien elige la cantidad que debe llevar su plato. Se debe proporcionar una

cuchara y un tenedor trinchero aparte del que tenga el comensal para que los use en

forma de pinza.

 Ruso: En este servicio, a diferencia del francés, ofrece los platos de comida de

forma secuencial a los clientes los platos de comida se preparan en la cocina por el

chef y los camareros deberán enseñar de forma educada los platos primero a los

comensales y seguidamente colocarlos en la mesa.

 Gueridón: Este tipo de servicios usados en restaurantes consiste básicamente en

llevar un carrito a la mesa del cliente con la pieza preparada desde cocina.
 Por lo tanto nuestro tipo de servicio será americano, porque las características son

que los platos salen montados desde cocina y se sirven directamente a la mesa, por la

derecha del comensal.

Planeación de la logística de un evento

Se trata de la planificación y el control integrados de la transportación de mercancía,

alimentos, transporte, equipos y personas; para que lleguen al lugar predestinado del evento

a tiempo.

Presupuesto del evento:

El presupuesto del evento es realmente un pronóstico o proyección de todos los

gastos, esto ocurrira en el evento. No se podrá pronosticar todos los gastos desde el

principio y algunos de ellos incluso podrían cambiar con el tiempo. Sin embargo, es

necesario planificar el presupuesto en algunos de los gastos más comunes.

Para poder tener nuestro presupuesto, primero se planificó en un periodo de tiempo

ya que debía ser justo para que logremos un evento exitoso; el presupuesto que tenemos

pensado para la realización del evento es de $120,000.00 con esto se pretende rentar salón,

renta de sonido y todo lo que está relacionado con el montaje de un evento.

Contrato:

Un contrato es la representación jurídica de una disposición natural del hombre a

consensuar con su igual distintos pactos que representen beneficios mutuos, en este caso los

hará la representante de grupo.

Distribución de Área:

El área de distribución se define como la fracción del espacio geográfico donde una

especie está presente e interactúa de manera no efímera con el ecosistema. La presencia o

ausencia de éstas en el espacio geográfico está definida por factores biogeográficos,

fisiológicos, así como ecológicos.

En la distribución de nuestro evento se estará viendo desde días o semanas antes,

para poder distribuir a cada persona en su área, un ejemplo sería en la decoración se estará

realizando días antes para poder lograr eficiencia de las actividades a hacer antes del evento

y que todo salga como lo planeado.

Familia Santiago y Familia rodrigoy

Sonido
óscar mirian

Familia cirilia y Familia monse y

iztel yosse

Familia Charly y Familia Katia y

Premiaciones

roberto sergio

Familia adbel y Famila jazmin y

javir brian

Familia paola y
Familia Jorge y
ivonne
gonzalo
Entrada

Familia cristobal y
Familia seydi y
fernanda
yosse reyes

Familia mariana y profesores

Guadalupe
Planeación del Sistema de Operación:
Proceso que de forma integrada e informatizada y con el apoyo de una base de datos

única para toda la empresa, participa en la planificación estratégica, programa la

producción, planifica los pedidos de los diferentes componentes, programa las prioridades y

las actividades a desarrollar por la planta. Además, planifica y controla la capacidad

disponible y necesaria y gestiona los inventarios.

Por ejemplo:

Se a entorno a todo lo que va a solicitar con anticipación, verificar todos los

inventarios, hacer un conteo de todos los materiales que se van a utilizar en el evento, así

como los tiempos que se le dan.

Planificando todo y cada una de las herramientas que se ocuparán para planificar y

controlar todo, para que no se olvide ningún detalle.

Cronograma:

Un cronograma es una lista de todos los elementos terminales de un proyecto con

sus fechas previstas de comienzo y final. Existen varios tipos de cronogramas.

En el proyecto el cronogramas esta marcado por semanas, desde el inicio y final.

Enero Febrero
Semana 3 4 1
Recaudación de
Venta

Salón
Marketing
Publicidad
 Montaje
Sonido
Entretenimiento

Planificación de
menú
Materia y loza

Organigrama:
Este es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra

organización, que incluye las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas

que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de

vigor.

El organigrama de este proyecto esta basado al desempeño de cada uno de nosotros

en cada área, la cual será supervisada por el director general.

GERENTE

ADRIANA PAOLA

COORDINADORA

MARIELY MONSERRAT

COMITE DE
COMITE COMITE COMITE DE
RELACIONES COMITE LOGISTICO
ORGANIZADOR ADMINISTRATIVO ENTRETENIMIENTO
PUBLICAS
ENCARGADOS FINANZAS  MARKETING MONTAJE/BANQUETERAS
 JOSE SONIDO
 JAZMIN  JAZMIN KATHIA ITZEL  BRIAN DE
 DIEGO  MIRIAM  ITZEL JESUS ROBERTO
ADBEL YAZMIN GUADALUPE  SEYDI  JUAN
 SANDRA  RODRIGO  SERGIO DE WENDOLYN CARLOS
 ROBERTO  KAREN JESUS  ROSA  SANTIAGO
IVONNE  JORGE MARIANA  OSCAR
 DIEGO ADBEL  SANDRA
 GONZALO ITZEL
Calculo de aforo:

Se realiza con el fin de obtener la capacidad máxima de personas que pueden

permanecer simultaneamente, en un lugar determinado, independiente de su naturaleza o de

si se efectúa en espacios abiertos o cerrado

Se quiere decir que se realiza el conteo de asistentes que entran y salen con el

objetivo de conocer la cantidad de personas que se encuentran en el recinto, y se realiza de

la siguiente manera:

1. Mide la sala

2. Calcula el area total

3. Calcula la relacion espacio/persona de la sala

4. Vias de escape

El resultado sobre nuestro cálculo de aforo para el salón que hemos asignado apto

para nuestro evento es el siguiente:

 12.95 m de ancho (entrada principal)

 17.5 m entrada a lo largo

 Área de cocina ancho 4.5 largo 3.0

 226.62 M² 13.5 M²

 Aforo de : 22.66 mesas

Lay out:

La palabra Layout sirve para hacer referencia a la manera en que están distribuidos

los elementos y las formas dentro de un diseño. Es un vocablo del idioma inglés que no

forma parte del diccionario de la Real Academia Española. Se traduce al español como,

plan o diseño.

Es la representación de un plano sobre el cual se va a dibujar la distribución de un

espacio específico o determinado. En un documento también es importante determinar si se

enfatiza o focaliza más en determinados puntos o áreas y para determinar si el documento

es estéticamente o visualmente agradable para el usuario. Por ello, aunque existan

programas para esta tarea que pueden ser de utilidad en la labor del diseño de documentos,

estos aún no logran sustituir el trabajo de un diseñador profesional.

Como se muestra en la siguiente pagina.

 Salida de emergencia

Salida de emergencia
Baños Barra
Cocina

Rol de actividades:

El rol es el papel o función que alguien o algo representa o desempeña, por voluntad

propia o por imposición. La palabra, como tal, proviene del inglés role, que significa „papel

de un actor‟, y este a su vez viene del francés rôle.

Los roles son funciones que le son atribuidas a una persona para que,Terraza
en
salón
determinadas situaciones o circunstancias, actúe o se comporte de acuerdo a un conjunto de

pautas, en satisfacción de una serie de expectativas.

Área verde
Por ejemplo:

El rol de las actividades se realizarán para llevar una buena organización del evento

y sea más fluido el servicio al igual serviría para tener un control de lo que va realizar cada
estacionamiento
equipo así mismo teniendo la responsabilidad que la esa actividad salga bien sin ningún
Entrada
problema.

Cada una de las personas que estarán en el evento sabrá que hacer en el salón, unos

estarán en cocina, otros en barra, otro estará en bisares para recibir a los invitados y

pasarlos a su mesa de ahí cada uno sabrá qué rol estará haciendo.
Instrumentos de supervisión:

Instrumento mediante el cual, a través de un relato cronológico, se registran las

actividades y observaciones realizadas en el proceso de la supervisión.

Ejemplo:

Este serviría para antes de comience el evento y aserciorarnos que todo es te bien y

en orden.

La supervisión llamada monitoreo cuenta como una función continua de

recopilación de datos sobre indicadores específicos que se lleva acabo para proporcionar

información sobre el desarrollo del progreso realizado. La supervisión genera información

para tomar decisiones oportunas, ayuda a determinar si se está llevando a cabo las

actividades.

Encuestas: Serie de preguntas que se realizan a un determinado número de personas

para reunir datos o detectar la opinión pública sobre un asunto determinado.

Hojas de verificación: Es un formulario diseñado para recopilar datos por lo que se

usa como una herramienta genérica para iniciar el proceso de control de actividades para

detectar errores y áreas de mejora, también para encontrar soluciones a problemas

concretos.

Lista de cotejo: también denominada cómo hoja de verificación o control, es un

instrumento estructurado que contiene una lista de criterios o desempeños de evaluación, es

decir acepta solo dos alternativas: Si y No, sirve para evaluar tareas, acciones, procesos,

etc.
 En estos instrumentos de supervisión se llevan a cabo dentro del evento que estamos

realizando ya que en ellos se utilizan algunos de los instrumentos para poder evaluar,

verificar y controlar una serie de actividades establecidas que se necesita que lleven un

orden de todos y cada uno de los procesos para que no se haga un desorden, y detectar los

errores e incluso encontrar soluciones a los problemas.

Requisiciones de insumos y equipos de comedor y cocina:

La requisición es un formato para solicitar la contratación de servicios o la

adquisición de equipos, materiales de almacén o de consumo.

El formato debe ser llenado con las características de los insumos requeridos, para

solicitar el trámite y la compra de los insumos. El formato lleva los siguientes datos:

nombre del responsable, fecha y hora de entrega, nombre del material, cantidad, etc.

El equipo mayor son todos aquellos utensilios que se necesitan para contener,

transportar, guardar y procesar bajo algún procedimiento de cocción de los diversos

productos alimenticios que se convertirán en platillos del menú, como son: el asador, la

estufa, freidora, el horno, la plancha, salamandra, etc.

El equipo menor son aquellos utensilios que se necesitan para cortar, pelar, remover,

separar, servir, medir o dosificar los diversos productos alimenticios que se encuentran

procesando para ser convertidos en platillos del menú. Como son: los cuchillos, la

cristalería, cubiertos, bowl, taza medidora, pelador, sartenes, espátulas, miserable, cacerola,

colador, tabla para picar, rallador, etc.

 Para llevar a cabo nuestro evento, es de suma importancia la realización de la

requisición para la adquisición de los materiales e insumos que se ocuparan en el día ya que

es con anticipación de unos días antes para pedirlas.

Para el evento se ocupará los diversos materiales de los equipos tanto mayor como

menor para llevar a cabo la manipulación de los alimentos.

Logística de servicio:
La planificación de la logística para un evento y la gestión de eventos se trata

de la planificación y el control integrados de la mudanza de mercancías, alimentos,

transporte, equipos y personas para que lleguen al lugar del evento a tiempo y de la manera

más eficiente y rentable, al mismo tiempo monitoreando las redes internas y externas

gracias al plan logístico para el evento.

En el evento se tendrá un control de todo lo que involucre la mudanza, donde

se pueda transportar los materiales e insumos a ocupar el día del evento, así mismo en el

transporte de nosotros para poder llegar a tiempo y que sea más eficiente, de ahí lo

importante de nuestro plan de logística al evento.

La planificación de la logística para un evento y la gestión de eventos se trata de la

planificación y el control integrados de la mudanza de mercancías, alimentos, transporte,

equipos y personas para que lleguen al lugar del evento a tiempo y de la manera más

eficiente y rentable, al mismo tiempo monitoreando las redes internas y externas gracias al

plan logístico para el evento.

 La logística de un evento incluye la gestión de servicios de soporte técnico y la

gestión competente del flujo de visitantes el día del evento. Esto es lo que más se puede

agregar a la lista:

1. Logística del lugar: Es importante tener en cuenta algunos factores clave, como la

asistencia estimada, la duración del evento, el presupuesto, la capacidad del lugar,

etc.

2. Almacenaje y distribución: La gestión de almacenamiento y distribución le brinda

más control sobre la gestión del lugar de su evento y reduce los costos.

3. Gestión de entregas y horarios de carga :Esto puede ayudar a minimizar incluso la

gestión logística muy grande y los problemas de planificación del transporte. Los

tiempos de espera y carga se reducen drásticamente con un cronograma de entrega y

un plan de carga sólidos.

4. Transporte: se debe considerar cualquier transferencia de personas o elementos de

eventos de un lugar a otro y los diversos medios por los cuales se realiza dicho

movimiento.

5. Seguimiento de activos, carga, logística de salida

 Al final del evento, deberá manejar el seguimiento, la administración, la

actualización y la eliminación de todos los materiales y activos. En este caso, la logística

del evento consiste en poner todo dentro y fuera del evento exactamente en el momento que

lo necesite.

Al planificar la logística de nuestro evento, así como la implementación y el control,

la organización cuidadosa y la consideración de los diferentes aspectos, para el éxito del

evento. Los posibles cambios deben integrarse rápidamente en el plan general, ya que es

necesario "prever lo imprevisto" y poder identificar rápidamente soluciones óptimas.

Use la lista de verificación de logística para un evento para determinar sus

necesidades de servicio y contáctenos para obtener ayuda o asesoramiento.

Flujos de operación:
Esta es una herramienta que nos permite representar el efectivo que generan las

actividades operativas principales de la empresa.

El flujo de caja de inversión corresponde a los activos de capital y las inversiones de

la empresa, al igual que brinda el análisis de los gastos y compras realizadas por

operadores.

Está es de gran ayuda, ya que en ella podemos ver qué operaciones se realizaron, en

qué momento, el lugar y con quién, así podemos tener un buen orden en los gastos, entradas

de dinero, compas, etc, al igual que vemos quienes se encargaron de hacer dichas

operaciones.
Normas de operación:
Un evento es el acto que debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una

razón para ello, no habrá coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos.

Las reglas son:

Localización y horario: Debemos tener en cuenta si el evento se realiza en

exteriores o en espacios cerrados. Si dicho evento se celebra en espacios abiertos el

protocolo adquiere un aire más informal, pero si la celebración se realiza en salones, centro

de congresos u espacios parecidos debemos ser conscientes del tipo de evento en concreto,

para adaptarnos a las características del mismo.

Invitados: Es importante conocer qué público va a asistir al evento, debido a que

esto marcará el tipo de invitación. Si se trata de un evento más íntimo, en el que el número

de invitados no exceda de la treintena, la invitación se suele realizar de forma telefónica

Programa: Es esencial tener un programa de actos, para calcular el timing, cuantas

personas van a asistir y como se va a desarrollar el evento, para que no surja ningún

imprevisto.

Infraestructura. Controlar todos los elementos que interviene en la realización del

evento, para que todo esté bajo control el día de la celebración.

Justificación:

En la organización de un evento debemos tener en cuenta muchos factores, para que

dicho acto salga a la perfección.

 Dependiendo del tipo de evento debemos seguir un protocolo u otro, pues no

podemos actuar de la misma forma en todos, pero sí que existen unas reglas básicas que nos

ayudarán a que nuestro evento se realice de forma correcta independientemente de la

tipología del mismo.

Servicios complementarios:
Las actividades complementarias son las herramientas que se usan para ofrecer

variedad y satisfacer al cliente.

Entre los servicios complementarios de un evento están las siguientes opciones:

Sonido y animación. Podemos contar con un equipo que anime el evento y que lo

haga más dinámico. Siempre será algo divertido sin que interrumpa en las charlas o el

trabajo de los profesionales.

Servicio de fotografía. También se puede contratar los servicios de un fotógrafo

profesional para plasmar los mejores momentos del evento y que los asistentes se hagan

fotos en un photocall con los logotipos de las empresas patrocinadoras y organizadores del

evento.

Servicio médicos. En el mismo recinto en el que se organice el evento. Es un

servicio obligatorio según las características del mismo y del número de asistentes que

acudan.

Servicio de seguridad. Para impedir los hurtos y otros episodios de delincuencia

debemos contar con los recursos humanos adecuados en el ámbito del control y la

seguridad.