Procedimiento de Entrega y Reposición de

Elementos de Protección Personal

PSST- 01

PALMERA LA 13 S.A.S.

Elaborado por: Revisado por. Aprobado por:

SOLUMED LTDA Leidy Ospicio Oscar Martinez

Fecha: Agosto 2021 Fecha: Agosto 2021 Fecha: Agosto 2021

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Reposición de Elementos de PSST-01
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1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para la selección, uso, mantenimiento y control de elementos o
equipos de protección individual que son de utilización obligatoria para la realización de
determinadas tareas en condiciones de seguridad, dentro de las actividades de
PALMERA LA 13 S.A.S..

2. ALCANCE
Aplica para el personal de PALMERA LA 13 S.A.S.. contratistas y proveedores. Comprende
desde la selección de los EPP hasta el suministro de los mismos, incluyendo directrices
sobre entrenamiento, uso y mantenimiento de los mismos.

3. REFERENCIAS
 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de PALMERA LA 13 S.A.S..

 Procedimiento de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos Laborales de

PALMERA LA 13 S.A.S..

Matriz de elementos de elementos de protección personal de PALMERA LA 13 S.A.S..

 Ley 9 de 1979 Por la cual se dictan las medidas sanitarias en los lugares de trabajo

 Resolución 2400 de 1979, Disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los

establecimientos de trabajo.
TITULO I, CAPITULO I, Art. 1
TITULO I, CAPITULO II, OBLIGACIONES DE LOS PATRONOS, Art. 2.
TITULO I, CAPITULO II, OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES, Art. 3.
TITULO IV, CAPITULO I, DELA ROPA DE TRABAJO, Art. 170 al 175.
TITULO IV, CAPITULO II, DE LOS ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

 Resolución 1016/89; determina la obligatoriedad legal y ejecución permanente de

los programas, reglamenta la organización funcionamiento y forma de los Programas
de Seguridad y Salud en el Trabajo que deben desarrollar los patronos.

Artículo 11: el subprograma de Higiene y Seguridad Industrial tiene como objeto la

identificación, reconocimiento y evaluación y control de los factores ambientales que se
originen en los lugares de trabajo y que puedan afectar la salud de los trabajadores.

Dentro de las principales actividades se encuentran:

 Elaborar la matriz de peligros
 Identificar los agentes de riesgos mediante inspecciones de seguridad en las áreas
de trabajo.
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 Inspeccionar y comprobar la efectividad de control de los equipos de seguridad y

control de los riesgos.
 Analizar las características técnicas de diseño y calidad de los elementos de
protección personal, que se suministren a los trabajadores, de acuerdo con las
especificaciones de los fabricantes o autoridades competentes, para establecer
procedimientos de selección, dotación, uso, mantenimiento y reposición.
 Norma Técnica Colombiana NTC 1523. Protección para la cabeza.
 Norma Técnica Colombiana NTC 1771, 1825, 1826, 1827, 1834, 1835,
1836 y ANSI 87. Protección para ojos y cara.
 Norma Técnica Colombiana NTC 1584, 1728, 1729, 2561, 1589, 1733.
Protección Respiratoria.
 Norma Técnica Colombiana NTC 2272, ANSI 2, 3,19. Protección Auditiva.
 Norma Técnica Colombiana NTC 1836, 2219. Protección para las manos.
 Norma Técnica Colombiana NTC 2396, 2257, 1741. Protección para los
pies.
 Norma Técnica Colombiana NTC 2021, 2037, ANSI ISEA 101. Protección
para el cuerpo.

4. DEFINICIONES

Accidente de trabajo: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una
perturbación funcional o psiquiátrica una invalidez o la muerte. Igualmente
considera Accidente de Trabajo el que se produzca durante el traslado de los
trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o
viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador, así como el ocurrido
durante el ejercicio de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en
permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha
función. Igualmente el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas,
deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del
empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas
de servicios temporales que se encuentren en misión.
Calzado de seguridad: Cualquier tipo de calzado destinado a ofrecer protección
al trabajador contra los riesgos derivados de la realización de una actividad
laboral.
EPP: Equipo de protección personal.
Equipo de protección personal: son todos aquellos dispositivos, accesorios y
vestimenta de diversos diseños que emplea el trabajador para protegerse contra
posibles lesiones.
Formatos: impresos complementarios a todos los anteriores destinados a recoger
información y datos del Sistema y que se han definido en el Plan de Prevención
y/o en cada procedimiento.
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Normativas y legislación externa, nacionales e internacionales: documentos

editados por las Administraciones, organismos nacionales o internacionales que
normalizan requisitos relacionados con la Prevención de Riesgos Laborales o con
el funcionamiento de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Protección auditiva: elementos de protección personal que actúan como filtro del
sonido disminuyendo de esta manera el nivel de presión sonora (ruido) que
ingresa al sistema auditivo.
Protección de cabeza: Es un equipo de protección individual que permite
proteger la cabeza del usuario, está destinada esencialmente a proteger la parte
superior de la cabeza contra heridas producidas por objetos que caigan sobre el
trabajador. De acuerdo a la actividad laboral se puede utilizar casco, gorro,
cachucha, etc.
Protección de manos: son elementos de protección (guantes) cuya función es
proteger la mano o una parte de ella contra los riesgos a los que está expuesto el
trabajador en su puesto de trabajo. En algunas ocasiones puede cubrir el
antebrazo y el brazo.
Protección Ocular: Elemento de protección cuyo objetivo es interponer una
barrera entre los posibles agentes agresores y los ojos.
Protección Personal: es la técnica que tiene como objeto proteger al trabajador
de los riesgos presentes en su puesto de trabajo que puedan generar en el
trabajador un accidente de trabajo o una enfermedad profesional. La protección
individual no elimina el riesgo, sino que reduce los daños en caso de accidente.
Protección respiratoria: Son equipos de protección individual de las vías
respiratorias que tienen como objetivo la protección del trabajador contra los
contaminantes aerotransportados reduciendo la concentración de estos en la zona
de inhalación por debajo de los niveles de exposición recomendados.
Ropa de protección: Aquella ropa que sustituye o cubre la ropa personal y que
está diseñada para proporcionar protección contra los riesgos del trabajo.

5. RESPONSABLES
 Recursos Humanos: Solicitar al área de compras los elementos de protección
individual que necesiten los trabajadores por renovación, sustitución, etc. mediante la
firma del formato de solicitud de la empresa, así como de vigilar el uso de los
equipos de protección individual por parte de los trabajadores.
 Jefe de Compras: Adquirir los elementos de protección personal que cumplan las
prescripciones establecidas internamente e incluidos en la “Matriz de elementos de protección
personal”.
 Empleador
 Establecer y mantener un programa de EPP para la selección, suministro y
reposición según los riesgos establecidos en la Matriz de Peligros.
 Capacitar a los trabajadores en el uso y mantenimiento de los EPP
 Velar por el uso, mantenimiento y reposición de los EPP
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Investigar las causas del mal funcionamiento de los EPP y reemplazarlos

cuando sea necesario
 Trabajador
 Utilizar los EPP según las recomendaciones dadas por el fabricante y la
empresa.
 Cuidar y mantener adecuadamente los EPP
 Almacenar correctamente los EPP para evitar su deterioro.
 Informar al jefe inmediato sobre los daños y averías de los EPP que se le
suministren.
 Informar sobre los cambios en la salud que puedan modificar la asignación de
los EPP.
 Informar sobre los riesgos que identifique en su puesto de trabajo.
 No ceder, prestar o comercializar los EPP

6. METODOLOGIA
Este procedimiento se extiende a los documentos que se relacionan a continuación:
 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
 Matriz de Peligros

6.1 SELECCIÓN DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

La selección de los EPP se basa en el análisis de los riesgos a los que está expuesto
cada trabajador en la empresa y por consiguiente se especifica el EPP adecuado para
mitigarlos, está información se consolida en la matriz de elementos de protección
personal a cargo del coordinador de calidad.

Esta matriz se debe actualizar anualmente o cuando existan cambios en los procesos, se
adquieran nuevas tecnologías, cambios en la legislación o la identificación de un nuevo
riesgo.
La actualización de la matriz de EPP está a cargo del Área de Recursos Humanos.

6.1.2 Equipos de protección personal de acuerdo a la labor

Los criterios de uso de los EPP se basan en el análisis ocupacional de los cargos que
existen en la empresa siendo necesario para evitar y reducir los posibles daños a los
trabajadores.
Los EPP serán de uso obligatorio para los trabajadores de PALMERA LA 13 S.A.S... En
el siguiente cuadro se describen los EPP establecidos en la empresa y las normas que
deben cumplir, para actividades específicas se analizan según la Matriz de Peligros.
Anexo 2 Matriz de EPP.
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ELEMENTO DE NORMA QUE DEBE DETALLE

PROTECCION PERSONAL CUMPLIR
PROTECCION DE MANOS

PROTECCION AUDITIVA

PROTECCION RESPIRATORIA

PROTECCION VISUAL

PROTECCION MIEMBROS INFERIORES

PROTECCION CORPORAL

PROTECCION CONTRA CAIDAS

OTROS

Los elementos de protección personal deben cumplir con la reglamentación técnica que
asegura la adecuada protección contra los factores de riesgo, siendo responsabilidad del
área de compras su control en la adquisición de los mismos.

En caso de duda o desconocimiento del grado de exposición y/o contaminación al que

estará expuesto el trabajador, será necesario utilizar los equipos de protección máxima
personal.

6.1.3 Solicitud de EPP, selección de proveedores y compra de elementos

Para la solicitud y compra de los elementos de protección personal se procede de
acuerdo a lo definido en la matriz de elementos de protección personal. El área de
Recursos Humanos envía al Jefe de compras la Matriz de Elementos de Protección
personal para realizar el pedido requerido de acuerdo a las actividades desarrolladas por
los trabajadores, garantizando tener un stock mínimo para reposición. Esta solicitud
deberá ser remitida al área de compras, quien realiza la evaluación y selección de los
proveedores. Se opta por el proveedor que tenga la mejor oferta técnica y económica.

6.2 CONTROL DE ENTREGA Y DEVOLUCION DE LOS ELEMENTOS DE

PROTECCION PERSONAL

En caso de que aplique, la entrega de los elementos de protección personal la realiza el

área de Recursos Humanos a los trabajadores obteniendo la firma del trabajador en el
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formato de entrega de elementos de protección personal, indicando cantidad, fecha de

entrega y especificando si es reposición o entrega inicial y realizará el seguimiento del
inventario.

El Jefe de compras y el área de recursos humanos es el responsable de llevar el control

de entrega de EPP y el inventario de los mismos.

Cuando el trabajador tenga que sustituir alguno de los elementos de protección sea por
deterioro o por cambio de actividad, lo comunicará al área de Recursos Humanos, quien
solicitará al Jefe de Compras por escrito o verbalmente la entrega del nuevo EPP. El área
de Recursos Humanos diligenciará el formato de entrega de EPP.

6.2.1 Devoluciones

Cuando un trabajador se desvincule de la empresa, debe hacer devolución de los

siguientes elementos de protección personal:

 Casco

El área de Recursos Humanos debe verificar su estado, ordenar su limpieza y asepsia

para que sean asignados a otro trabajador. En caso que su estado sea defectuoso, debe
desecharse.

6.2.2 Capacitaciones
PALMERA LA 13 S.A.S.., mantiene un programa de capacitaciones sobre la necesidad
de utilizar los EPP, su uso adecuado y su mantenimiento. Estas capacitaciones se
realizarán siguiendo el cronograma de capacitaciones establecidas por la empresa.

El área de Recursos Humanos deberá informar al trabajador en su proceso de inducción

los riesgos a los que está expuesto en su actividad laboral y los EPP que debe usar para
protegerse, su utilización correcta, mantenimiento, conservación, etc.

6.3 COMPROBACION DEL ESTADO Y GRADO DE UTILIZACION DE LOS EQUIPOS

DE PROTECCION PERSONAL

Para verificar el uso adecuado de los EPP y su distribución, el COPASST y área de

Recursos Humanos, realizan las inspecciones de seguridad. Según los resultados de las
inspecciones, se aplicarán sanciones a aquellos trabajadores que incumplan con el uso
de los EPP, e incentivos a quienes tengan un comportamiento ejemplar en el
cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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6.3.1 Verificación del uso de EPP

El Coordinador de Recursos Humanos y el COPASST realizarán periódicamente y de
acuerdo al cronograma de actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo definir las
fechas de realización de esta actividad. De dicha inspección deberá entregarse un informe
al área de recursos Humanos para que se tomen las acciones necesarias derivadas de la
inspección.

6.3.2 Sanciones e incentivos

Mensualmente se selecciona el trabajador ejemplar por su cumplimiento en el uso de los
EPP y se destaca mediante una felicitación personal y mención pública en las carteleras
de la empresa.

En caso de incumplimiento, se realiza un llamado de atención por escrito al trabajador, si

se presenta un segundo llamado de atención es causal de sanción de un día, se realiza
por escrito de la misma manera, el tercer llamado de atención es causal de sanción o
terminación unilateral del contrato.

6.4 MANTENIMIENTO
Todos los elementos de protección personal deben tener un mantenimiento en donde se
contemple: limpieza, descontaminación, reparación y almacenamiento.
 Los cascos deben ser lavados semanalmente con agua y jabón y mantenerlos
limpios antes de su uso. Igual procedimiento se debe realizar con las gafas de
seguridad y guantes.
 Las botas de seguridad deben ser limpiadas periódicamente tanto por
presentación personal como por conservación de las mismas.
 Los overoles deben permanecer limpios y en caso de rasgaduras deben ser
remendados adecuadamente.
 El trabajador tendrá la responsabilidad de notificar inmediatamente a su jefe
inmediato en caso de deterioro o daño de sus EPP para que sean revisados o
suministrados nuevamente.
 Todos los elementos de protección personal deben ser almacenados
adecuadamente para evitar su deterioro al estar expuestos a sustancias químicas,
cambios de temperatura, humedad y cambios climáticos.
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Diagrama 1. Procesos solicitud elementos de protección personal

NECESIDAD DE ELEMENTOS DE
PROTECCIÓN PERSONAL
IDENTIFICADOS POR EL
EMPLEADO / Area de Recursos
Humanos

Consultar la guía de elementos de protección personal según

Factor de Riesgo de la Sección de Seguridad y Salud en el
Trabajo

Diligenciar el formato de solicitud del elemento de protección

personal

Remisión a Sección
Compras e
inventarios

NO
VERIFICACIO
N DE Devolución al
NECESIDADE solicitante
S DE EPP
SEGÚN
FACTOR DE
RIESGO

Responsables:
SI 1. Usuario
2. Jefe inmediato –
Usuario
PROCESO DE
3. Sección de
ADQUISICION Compras y
DE EPP Administración de
Bienes
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7. REGISTROS

Código Nombre Medio de Tiempo Lugar Responsable

Almacenamiento
FO-PPST-1 Matriz de Elementos de Electrónico Permanente PC RECURSOS
Protección Personal por HUMANOS
Cargo
FO-PPST-2 Formato para entrega Archivador 3 años PC RECURSOS
individual de elementos de HUMANOS
protección personal
FO-PPST-3 Registro Electrónico de Electrónico Permanente PC RECURSOS
Control de Elementos de HUMANOS/
Protección Personal ÁREA DE
COMPRAS
FO-PPST-4 Compromiso de utilización Archivador Permanente PC RECURSOS
de los elementos de HUMANOS
protección personal

1. ANEXOS.

Anexo 1. Guía para el diligenciamiento del formato de solicitud de elementos de

protección personal para trabajadores PALMERA LA 13 S.A.S..

Anexo 2.- Matriz de Elementos de Protección Personal por Cargo

Anexo 3.- Solicitud de Elementos de Protección Personal

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Anexo 1. GUIA PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL PARA TRABAJADORES PALMERA LA
13 S.A.S..

El presente documento contiene los pasos a seguir para el diligenciamiento del formato de
solicitud de Elementos de Protección Personal (E.P.P), una vez haya consultado el
Programa de elementos de protección personal y seleccionada el tipo de protección
personal requerida.

I. IDENTIFICACIÒN DEL FUNCIONARIO:

CEDULA- Escriba con números arábigos el número de su cédula.

APELLIDOS – Escriba sus apellidos completos.
NOMBRES- Escriba el nombre o sus nombres completos.
CARGO – Escriba el nombre del cargo como aparece en el contrato laboral con la
Empresa Grupo Vidal
DEPENDENCIA O SECCIÓN – Escriba la dependencia / sección a la cual pertenece.
TELEFONO OFICINA. Escriba los teléfonos o extensiones de su oficina o puesto de
trabajo.

II. RIESGOS PRESENTES EN LA DEPENDENCIA, LAS TAREAS ASOCIADAS A LOS

RIESGOS Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL REQUERIDOS.
Esta parte del formato contiene una tabla con tres columnas. En la primera columna debe
consignar el tipo de riesgo ocupacional identificado en su área de trabajo. En la segunda
columna debe consignar la tarea que usted realiza y que genera el factor de riesgo
(ejemplo: Factor de riesgo químico; Tarea =
Preparación de solventes y tintas para duplicación en artes gráficas. Factor de riesgo
físico por ruido; Tarea = Corte de ramas con motosierra). En la tercera columna debe
consignar los elementos de protección personal que usted considera, requiere para
protegerse frente a los riesgos ocupacionales asociados a las tareas, descritos en las dos
primeras columnas.

III AUTORIZACION
Este formato debe llevar la firma del jefe inmediato.
El formato deberá ser enviado completamente diligenciado a la Sección de Compras e
Inventarios en original y copia, con sello y firma del Contratista.