INFORME EJECUTIVO

ANUAL DE CONTROL
INTERNO

Bogotá, Mayo de
2012

Página | 0
 ELIZABETH CRISTINA RODRÍGUEZ TAYLOR

Directora

JORGE LUIS TRUJILLO ALFARO

Subdirector

CELMIRA FRASSER ACEVEDO

Directora de Empleo Público (E)

FERNANDO BERRIO BERRIO

Director de Desarrollo Organizacional

MARÍA DEL PILAR GARCÍA GONZÁLEZ

Directora de Control Interno y Racionalización de Trámites

CLAUDIA PATRICIA HERNÁNDEZ LEÓN

Directora Jurídica

ANDREA DEL PILAR ÁLVAREZ ACEVEDO

Secretaría general

DOLLY AMAYA CABALLERO

Jefe Oficina de Control Interno (E)

VICTORIA EUGENIA DÍAZ ACOSTA

Jefe Oficina de Sistemas

CELMIRA FRASSER ACEVEDO

Jefe Oficina Asesora de Planeación
 INDICE DE CONTENIDO
Pág.

INTRODUCCIÓN 4

I. METODOLOGÍA 5

I.1 Componentes básicos 5

I.1.1 Tipo de operación estadística 5

I.1.2 Universo 5

I.1.3 Población objetivo 5

I.1.4 Unidades estadísticas 6

I.1.5 Período de referencia 6

I.1.6 Período de recolección 6

I.2 Diseño de instrumentos 6

I.2.1 Diseño de la Encuesta 6

I.2.1.1 Encuesta Modelo Estándar de Control Interno MECI 6

I.2.1.2 Encuesta Sistema de Gestión de la Calidad 7

I.2.2 Análisis de los Resultados 8

II. ANÁLISIS GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
9
ORDEN NACIONAL

II.1 ANÁLISIS SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES CREADAS POR LA LEY 1448
DE 2011 Y EN DESARROLLO DE LAS FACULTADES EXTRAORDINARIAS CONFERIDAS EN LA LEY 1444 DE 9
2011

II.2 MAPAS SECTORIALES ORDEN NACIONAL 16

II.3 MAPAS SECTORIALES DESAGREGADO CON ENTIDADES 21

III. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ORDEN TERRITORIAL 34

III.1 MAPA DE PUNTOS O DISPERSION POR DEPARTAMENTO RESPECTO AL MODELO ESTÁRDAR DE

34
CONTROL INTERNO –MECI

IV. ANÁLISIS SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD OTRAS

41
ENTIDADES

2
 Pág.

V. HISTORIAL DE INGRESOS ENTIDADES PARA PRESENTACIÓN DEL INFORME EJECUTIVO ANUAL 46

VI. EFECTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA PRESTACIÓN 48

DE LOS SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO

VI.1.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS POR CATEGORÍA 51

VI.1.2 RESUMEN DE RESULTADOS TODAS LAS CATEGORÍAS 59

VII. ANÁLISIS SECTORIAL SOBRE EL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO –SISTEDA VIGENCIA 60

2011

VIII. INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE 68

CONCLUSIONES 69

3
 INTRODUCCIÓN

Las políticas de Control Interno, Calidad y Sistema de Desarrollo Administrativo son valiosos instrumentos que
se han ido consolidando como soportes de la gestión pública en nuestro país y a través de ellas las entidades
avanzan hacia la eficiencia administrativa. El Departamento Administrativo de la Función Pública como rector
de estas políticas ha venido liderando su implementación mediante la formulación de lineamientos, de asesoría
y acompañamiento a las entidades y sus servidores; y en este proceso la evaluación cobra especial significado
porque nos permite concentrar los esfuerzos en consolidar aquellos aspectos que presentan avances y apoyar
decididamente aquellos que pueden ser mejorados.

Como parte de la evaluación y seguimiento a éstas políticas con sus diferentes ámbitos de aplicación y de
acuerdo a los lineamientos que para el Informe Ejecutivo Anual se establecen al final de cada vigencia, se
presentan a continuación los resultados de las entidades, clasificadas por su naturaleza jurídica y orden al que
pertenecen correspondientes al año 2011.

Es importante precisar que los resultados de la evaluación realizada se enmarcan en las herramientas que
desarrollan las políticas: el Modelo Estándar de Control Interno MECI y la Norma Técnica de Calidad
NTCGP1000:2009 y corresponden a la autoevaluación que cada una de las entidades realiza, de acuerdo con el
instrumento desarrollado que se describe en el capítulo de metodología.

Para el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA, cada Ministerio y Departamento Administrativo ha

consolidado los resultados de sus entidades adscritas y vinculadas, frente a los planes fijados al inicio de la
vigencia, información que así mismo será detallada en un capítulo dentro del presente informe.

Para la orientación sobre el análisis de la información y la presentación de la misma, contamos con el apoyo
del Grupo de investigaciones de la Dirección de Evaluación de Políticas Públicas del Departamento Nacional de
Planeación –DNP.

4
 I. METODOLOGÍA
I.1 Componentes básicos

I.1.1 Tipo de operación estadística

Teniendo en cuenta que una operación estadística es aquella que tiene continuidad en el tiempo y que sirve
como base para la formulación de políticas, normas, planes y proyectos a nivel sectorial y/o transversal1, se
considera que el tipo de operación estadística utilizada para la recolección de información del presente informe
es un REGISTRO ADMINISTRATIVO2, ya que se trata de un mecanismo de recolección de información con el
que cuenta la entidad, que responde a requerimientos específicos sobre la evaluación de las políticas públicas
competencia del Departamento y que es recolectada de forma continua, acorde con la fechas establecidas en
la normatividad para su presentación por parte de todas las entidades y organismos del Estado objeto de
dichas políticas.

I.1.2 Universo

Para la evaluación del Sistema de Control Interno, se contemplan las entidades y organismos determinados por
la Ley 87 de 1993, la cual en su artículo 5 establece:

“CAMPO DE APLICACIÓN. La presente ley se aplicará en todos los organismos y entidades de las ramas del poder
público en sus diferentes órganos y niveles así como en la organización electoral, en los organismos de control, en
los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de
economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los
fondos de origen Presupuestal”.

Así mismo se evalúa el Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades contempladas en al artículo 2º de la
Ley 872 de 2003, la cual establece:

“Artículo 2º. Entidades y agentes obligados. El sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en
funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector
Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión
administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el
orden nacional. Así mismo en las Corporaciones Autónomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema
de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993, y de modo general, en las
empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las
privadas concesionarios del Estado”.
I.1.3 Población objetivo

Se busca llegar a todas las entidades del universo descrito en el punto anterior, de acuerdo a las Leyes que
establecen el ámbito de aplicación tanto del Sistema de Control Interno como del Sistema de Gestión de la

1
Plan Estratégico Nacional de Estadísticas – PENDES. 2008
2
Registro Administrativo: Todo registro resultante de necesidades fiscales, tributarias u otras, creado con la finalidad de viabilizar la
administración de los programas de gobierno o para fiscalizar el cumplimiento de obligaciones legales de la sociedad (CEPAL, II CEA,
2003). Cartilla DANE Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos. 2009.

5
Calidad, en el Orden Nacional y Territorial, sin embargo los resultados del presente informe responden a la
información presentada por las entidades registradas a la fecha en el aplicativo MECI-CALIDAD del
Departamento.

I.1.4 Unidades estadísticas

Las entidades del Orden Nacional y Territorial de acuerdo al registro actual del aplicativo MECI-CALIDAD del
Departamento.

I.1.5 Período de referencia

Se toma como periodo de referencia el correspondiente a la vigencia 2011.

I.1.6 Período de recolección

La información se recolectó desde la fecha de activación del aplicativo MECI-CALIDAD para todas las entidades
hasta la fecha límite establecida por la ley para la presentación del reporte3, es decir desde el 02 de enero
2012 hasta el 28 de febrero de 2012.

I.2 Diseño de instrumentos

I.2.1 Diseño de la Encuesta

I.2.1.1 Encuesta Modelo Estándar de Control Interno MECI:

Es importante precisar en este punto, que luego del análisis de los resultados obtenidos en la evaluación
realizada a las entidades de los municipios de 3ª a 6ª categoría en junio de 2010, en respuesta a lo establecido
en el Decreto 3181 de 2009 y su respectiva Circular 100-0006 de 2009, en el nivel territorial es posible observar
aún entidades en procesos de implementación del Sistema de Control Interno, a diferencia de las entidades del
Orden Nacional que se encuentran en proceso de mantenimiento y gestión del modelo, por este motivo el
diseño del instrumento cubre tres (3) momentos, en los cuales las entidades en todos sus órdenes y niveles,
pueden ubicarse dependiendo de sus características y complejidad (naturaleza, estructura y función
administrativa que cumple). Dichos momentos son: Implementación4, Mantenimiento5 y Efectos6, éste último
contemplado como información de línea base para la evaluación de impacto del modelo en las entidades.

De este modo la estructura de la encuesta se presenta en bloques de preguntas en tres (3) módulos así:

3
Decreto 1027 de 2007. “Artículo 2. A partir del 2008 la copia del Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno,
deberá presentarse antes del 28 de febrero”.
4
Implementación: Basado en un diagnóstico de la entidad iniciar el desarrollo de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno
MECI.
5
Mantenimiento: Actividades tendientes a la mejora y gestión del Sistema de Control Interno.
6
Efectos: Se constituyen en los resultados de las acciones llevadas a cabo con el desarrollo de las herramientas, que pueden ser
verificados durante o después de su aplicación y que permiten ver la utilidad última de los sistemas en la gestión de las entidades.

6
MÓDULO 1: Preguntas básicas sobre implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI, con
opciones de respuesta SI/NO/EN PROCESO DE ELABORACIÓN O DESARROLLO DEL ELEMENTO.

MÓDULO 2: Condicionado a una respuesta positiva en el primer módulo despliega las preguntas
correspondientes al mantenimiento del modelo.

MÓDULO 3: Condicionado a la respuesta positiva del segundo módulo despliega preguntas tendientes a
recolectar información de línea base para la evaluación de impacto del modelo.

Esta herramienta hace uso de la metodología de AUTOEVALUACIÓN, en la cual se evalúa la efectividad en la

aplicación de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno –MECI, usando el conocimiento de los
servidores, quienes son los responsables del desarrollo y sostenimiento del mismo. Se incluye así mismo la
visión objetiva de los Jefes de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades, como evaluadores y
verificadores de la gestión y del logro de los objetivos, mediante el uso del modelo.

Por lo tanto los resultados obtenidos responden a la información suministrada por parte de las entidades en
dos estructuras: AUTOEVALUACIÓN y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.

I.2.1.2 Encuesta Sistema de Gestión de la Calidad:

Para la evaluación al Sistema de Gestión de la Calidad se estructuró un módulo con preguntas técnicas sobre el
desarrollo de los numerales de la Norma NTCGP1000:2009, con cinco (5) opciones de respuesta:

OPCIONES EVALUACIÓN
a No se realiza
b Se realiza parcialmente (en ocasiones puntuales)

c Se realiza generalmente (en la mayoría de los casos)

d Se realiza sistemáticamente y en casi todas las áreas

Se realiza siempre y de forma total y la entidad es

e
ejemplo para el sector

Esta herramienta permite establecer el nivel de cumplimiento frente a la Norma Técnica de Calidad para el
Sector Público NTCGP1000:2009 objeto de evaluación.

7
I.2.2 Análisis de los Resultados

Para la presentación de los resultados se utilizarán:

 Mapas sectoriales7

 Mapas de puntos8, específicamente para el análisis de la información de las entidades del Orden
Territorial.

Es relevante mencionar que se realizó una caracterización por grupos de entidades en el orden territorial, con
el fin de realizar un análisis más detallado de acuerdo a las características de cada uno.

Así mismo con respecto a las entidades creadas por la ley 1448 de 2011 y en desarrollo de las facultades
extraordinarias conferidas en la ley 1444 del mismo año, se suministra un análisis cualitativo de la información,
considerando que dichas entidades solamente realizaron el aparte denominado INFORME EJECUTIVO.

7
Los mapas conceptuales o mapas de conceptos son un medio para visualizar ideas o conceptos y las relaciones
jerárquicas entre los mismos. METODOLOGÍA DE MAPAS ESTADISTICOS SECTORIALES. DANE. Bogotá. Octubre de 2009.
8
Un mapa de puntos muestra la ubicación y la densidad de una población o fenómeno usando símbolos. Permite a los
usuarios captar rápidamente la magnitud general de los datos, así como su concentración o dispersión. CÓMO HACER
COMPRENSIBLES LOS DATOS, UNA GUÍA PARA PRESENTAR ESTADÍSTICAS. NACIONES UNIDAS. Ginebra, 2009.

8
 II. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ORDEN NACIONAL
II.1 ANÁLISIS SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES CREADAS POR LA LEY 1448 DE 2011
Y EN DESARROLLO DE LAS FACULTADES EXTRAORDINARIAS CONFERIDAS EN LA LEY 1444 DE 20119.

A continuación se muestran las entidades contempladas dentro de las mencionadas leyes que se registraron
en el aplicativo MECI-CALIDAD y el diagnóstico general por Sectores Administrativos:

Cuadro 1 ENTIDADES ORDEN NACIONAL REGISTRADAS EN EL APLICATIVO Y REVISIÓN SOBRE REPORTE

INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2011

REGISTRADA EN EL INFORME
SECTOR ENTIDAD
APLICATIVO EJECUTIVO

Agencia Colombiana para la Reintegración

NO NO
de Personas y Grupos Alzados en Armas

Unidad Nacional para la Gestión del

NO NO
Riesgo de Desastres – UNGRD
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Agencia Presidencial de Cooperación
NO NO
Internacional de Colombia -APC Colombia

Empresa Nacional de Renovación y

Desarrollo Urbano, Virgilio Barco Vargas - NO NO
SAS-

Ministerio del Interior SI SI

INTERIOR
Unidad Nacional de Protección -UNP SI SI

Unidad Administrativa Especial de

RELACIONES EXTERIORES SI NO
Migración Colombia

Administradora del Monopolio Rentístico

de los Juegos de Suerte y Azar - NO NO
COLJUEGOS

HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO Financiera de Desarrollo Territorial -

SI SI
FINDETER

Unidad de Proyección Normativa y

NO NO
Estudios de Regulación Financiera -URF

9
De acuerdo a lo establecido en la Circular Conjunta DAFP-CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN No. 100-001 De 2012,
las entidades objeto de la misma fueron autorizadas para la presentar únicamente la parte cualitativa del reporte, sin
responder las encuestas referenciales, utilizadas para la evaluación del Sistema de Control Interno.

9
 REGISTRADA EN EL INFORME
SECTOR ENTIDAD
APLICATIVO EJECUTIVO

Financiera de Desarrollo Nacional S.A SI SI

HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO Agencia del Inspector General de

Tributos, Rentas y Contribuciones NO NO
Parafiscales -ITRC

Ministerio de Justicia y del Derecho SI SI

Agencia Nacional de Defensa Jurídica

NO NO
del Estado
JUSTICIA Y DEL DERECHO
Unidad de Servicios Penitenciarios y
NO NO
Carcelarios -SPC

Instituto Nacional Penitenciario y

SI SI
Carcelario -INPEC

Unidad de Planificación de Tierras

Rurales, Adecuación de Tierras y Usos NO NO
AGRICULTURA Y DESARROLLO Agropecuarios -UPRA
RURAL
Autoridad Nacional de Acuicultura y
NO NO
Pesca -AUNAP

Ministerio de Salud y Protección Social SI SI

SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
Instituto Nacional de Salud -INS SI SI

Ministerio del Trabajo SI SI

TRABAJO
Administradora Colombiana de
SI SI
Pensiones -COLPENSIONES

Servicio Geológico Colombiano SI SI

Agencia Nacional de Minería -ANM NO NO

MINAS Y ENERGIA
Agencia Nacional de Hidrocarburos -
SI SI
ANH

10
 REGISTRADA EN EL INFORME
SECTOR ENTIDAD
APLICATIVO EJECUTIVO

COMERCIO, INDUSTRIA Y
Instituto Nacional de Metrología -INM NO NO
TURISMO

Ministerio de Ambiente y Desarrollo

SI SI
Sostenible

Unidad Administrativa Especial

AMBIENTE Y DESARROLLO
Parques Nacionales Naturales de SI SI
SOSTENIBLE
Colombia

Autoridad Nacional de Licencias

NO NO
Ambientales -ANLA

Ministerio de Vivienda, Ciudad y

VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO SI SI
Territorio

TECNOLOGIAS INFORMACIÓN Y
Agencia Nacional del Espectro -ANE SI SI
LAS COMUNICACIONES

TRANSPORTE Agencia Nacional de Infraestructura SI SI

Agencia Nacional de Contratación

PLANEACIÓN NO NO
Pública -Colombia Compra Eficiente

INTELIGENCIA ESTRATÉGICA Y
Dirección Nacional de Inteligencia SI SI
CONTRAINTELIGENCIA

Departamento Administrativo para la

SI SI
Prosperidad Social

Instituto Colombiano de Bienestar

SI SI
Familiar -ICBF

Unidad de Atención y Reparación

SI NO
INCLUSIÓN SOCIAL Y Integral a las Víctimas
RECONCILIACIÓN
Centro de Memoria Histórica SI NO

Agencia Nacional para la Superación

SI NO
de la Pobreza Extrema

Unidad Administrativa Especial para la

SI NO
Consolidación Territorial

11
 REGISTRADA EN EL INFORME
SECTOR ENTIDAD
APLICATIVO EJECUTIVO

Departamento Administrativo del

Deporte, la Recreación, la Actividad
DEPORTE SI SI
Física y el Aprovechamiento del
Tiempo Libre COL DEPORTES

Fuente: Aplicativo MECI (DAFP) a 2011

De las cuarenta (40) entidades anteriormente analizadas, quince (15) aún no se encuentran registradas en el
aplicativo; de las veinticinco (25) registradas, sobre cinco (5) de éstas últimas, no es posible establecer el
estado actual del Sistema de Control Interno.

A continuación se relacionan los avances y las dificultades más relevantes sobre el Sistema de Control Interno,
manifestado por parte de las veinte (20) entidades que registraron el INFORME EJECUTIVO, sobre la vigencia
2011, esto con el fin de reconocer los aspectos donde es necesario enfocar el apoyo y acompañamiento por
parte del Departamento Administrativo de la Función Pública; es importante precisar que las entidades no
registradas o que no enviaron reporte serán así mismo destinatarios del plan de apoyo mencionado.

Cuadro 2 DIAGNÓSTICO POR SECTOR DE ACUERDO A REPORTE SOBRE INFORME EJECUTIVO ANUAL DE
CONTROL INTERNO VIGENCIA 2011

SECTOR AVANCES AREAS QUE REQUIEREN APOYO

No se cuenta con información del Sistema de

PRESIDENCIA DE LA Desarrollo de todo el Modelo Estándar de
Control Interno, de las entidades nuevas para
REPÚBLICA Control Interno MECI y SGC.
el sector.

El Ministerio del Interior muestra avances

significativos en todos los elementos del
modelo, manifiestan haber realizado
auditorías externas con el ICONTEC para lo
requerido frente al Sistema de Gestión de la
Calidad. La Unidad Nacional de Protección, requiere
apoyo para el desarrollo de componentes
En cuanto a la Unidad Nacional de Protección
INTERIOR como: Ambiente de Control, Administración
cuentan con un cronograma de actividades
del Riesgo, Actividades de Control e
para la Implementación del Sistema de
Gestión de la Calidad; Diagnóstico sobre el Información.
estado de los procesos y documentación
respecto a los requisitos de la Norma NTCGP
1000:2009; Conformación del equipo de
MECI-Calidad. Falta desarrollo en varios
componentes del sistema de control interno.

12
 SECTOR AVANCES AREAS QUE REQUIEREN APOYO

No se cuenta con información del Sistema de

Desarrollo de todo el Modelo Estándar de
RELACIONES EXTERIORES Control Interno, de las entidades nuevas para
Control Interno MECI y SGC.
el sector.

FINDETER muestra un buen desarrollo del

modelo, se han hecho los ajustes de acuerdo
al cambio de estructura, se ha fortalecido el Desarrollo de todo el Modelo Estándar de
Sistema de Gestión Integral. Control Interno MECI para entidades como:
COLJUEGOS, Unidad de Proyección
La Financiera de Desarrollo Nacional, cuenta Normativa y Estudios de Regulación
HACIENDA Y CRÉDITO con un Sistema Integrado de Gestión (SIG), Financiera –URF y Agencia del Inspector
PÚBLICO nombre bajo el cual se denominó en la General de Tributos, Rentas y
Financiera la implementación de los sistemas Contribuciones Parafiscales –ITRC.
de Control Interno y Calidad, fueron objeto de
mantenimiento y actualización durante todo
el año 2011, como parte del direccionamiento
estratégico de la entidad.

El Ministerio de Justicia se encuentra

trabajando en la formulación del cronograma Apoyo para reforzar componentes como:
para el Ajuste, Implementación, Desarrollo y Ambiente de control, Administración del
Mantenimiento del Modelo Estándar de Riesgo e información.
Control Interno –MECI, se encuentran
Desarrollo de todo el Modelo Estándar de
reorientando los procesos hacia el
JUSTICIA Y DEL DERECHO Control Interno MECI para entidades como:
cumplimiento del objeto misional de la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
entidad. El INPEC está igualmente
Estado y Unidad de Servicios Penitenciarios
reorientando todo su direccionamiento
y Carcelarios –SPC.
estratégico, en concordancia con el Plan
Nacional de Desarrollo, Plan Estratégico MIJ y
Plan Estratégico MINDEFENSA.

No se cuenta con información del Sistema de

AGRICULTURA Y Desarrollo de todo el Modelo Estándar de
Control Interno, de las entidades nuevas para
DESARROLLO RURAL Control Interno MECI y SGBC.
el sector.

El Ministerio de Protección Social para las

áreas misionales que no se vieron afectadas
en sus procesos se trabajó con el plan de
acción 2011, y se elaboró la propuesta inicial Apoyo general para reforzar componentes
SALUD Y PROTECCIÓN
del Plan de Acción para la vigencia de 2012. El del MECI, para ambas entidades, de
SOCIAL
Instituto Nacional de Salud actualizó el acuerdo a sus necesidades.
modelo de operación por procesos,
generando nuevos ciclos de mejoramiento y
ajuste a los procesos institucionales.

13
 SECTOR AVANCES AREAS QUE REQUIEREN APOYO

Se plantea apoyo sobre componentes

El Ministerio se encuentra en proceso de
VIVIENDA, CIUDAD Y
ajuste de sus procesos, de acuerdo a los
TERRITORIO
cambios generados por la escisión.
como: Direccionamiento estratégico,
específicamente sobre el Modelo de
operación por procesos; componente
actividades de control y el componente
Administración del Riesgo.

TECNOLOGIAS Agencia Nacional del Espectro –ANE muestra Apoyo general para reforzar componentes
INFORMACIÓN Y LAS un buen desarrollo de los elementos del del MECI, de acuerdo a necesidades de la
COMUNICACIONES modelo. entidad.

La Agencia Nacional de Infraestructura,

Se plantea apoyo sobre componentes
manifiesta dificultades en el desarrollo del
como: Direccionamiento estratégico,
talento humano, dados altos índices de
específicamente sobre el Modelo de
TRANSPORTE rotación de personal, así mismo manifiesta
operación por procesos; componente
deficiencias en los planes y programas de la
actividades de control específicamente
entidad y los respectivos indicadores para la
sobre el elemento Indicadores.
medición en su cumplimiento.

Sobre la Agencia Nacional de Contratación

Pública -Colombia Compra Eficiente, no se Desarrollo de todo el Modelo Estándar de
PLANEACIÓN
cuenta con información del Sistema de Control Interno MECI.
Control Interno.

La Dirección Nacional de Inteligencia

manifiesta dificultades en cuanto al
Desarrollo del Talento Humano, ya que falta
INTELIGENCIA
por cubrir cargos en la planta de personal, lo Apoyo para el desarrollo de todo el Modelo
ESTRATÉGICA Y
que genera dificultad para la ejecución de Estándar de Control Interno MECI.
CONTRAINTELIGENCIA
planes y programas previstos. La mayoría de
elementos del sistema se encuentran en
proceso de implementación.

El Departamento Administrativo para la

Prosperidad Social, ha venido ajustando sus
procesos de acuerdo a su nueva estructura,
manifiestan un óptimo desarrollo de todos los Apoyo general para reforzar componentes
INCLUSIÓN SOCIAL Y elementos del modelo. del MECI, de acuerdo a sus necesidades de
RECONCILIACIÓN
El ICBF manifiesta dificultades con el ambas entidades.
Componente Administración del Riesgo y del
componente ambiente de control el tema de
indicadores.

14
 SECTOR AVANCES AREAS QUE REQUIEREN APOYO

Sobre la Unidad de Atención y Reparación

Integral a las Víctimas, Centro de Memoria
Se plantea apoyo para el desarrollo de todo
Histórica, Agencia Nacional para la
INCLUSIÓN SOCIAL Y el Modelo Estándar de Control Interno MECI
Superación de la Pobreza Extrema y la Unidad
RECONCILIACIÓN para las entidades sobre las cuales no se
Administrativa Especial para la Consolidación
cuenta con información.
Territorial no se cuenta con información del
Sistema de Control Interno.

El Departamento Administrativo del Deporte,

la Recreación, la Actividad Física y el
Aprovechamiento del Tiempo Libre COL
DEPORTES, se encuentra actualmente
Apoyo general para reforzar componentes
DEPORTE rediseñando el Mapa de Procesos, de acuerdo
del MECI, de acuerdo a sus necesidades.
al alcance y requerimientos inherentes a un
Departamento Administrativo, generando
cambios en el desarrollo de los elementos del
modelo.

Fuente: Aplicativo MECI (DAFP) a 2011

De acuerdo al diagnóstico anterior los sectores que requieren de un apoyo directo sobre toda la
implementación del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad, así como
aquellos que el apoyo va orientado a algunos aspectos del modelo o de la Norma Técnica, serán incluidos en un
plan de implementación y asesoría, con el objetivo de entregar las herramientas necesarias para el completo
desarrollo de los modelos de gestión al interior de cada una de las entidades arriba relacionadas.

15
II.2 MAPAS SECTORIALES ORDEN NACIONAL

A continuación se presentan los resultados respecto del desarrollo de los Sistemas de Control Interno y Sistema
de Gestión de la Calidad en las entidades de los diferentes Sectores Administrativos, de acuerdo a los
resultados obtenidos en el desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno MECI y de la Norma Técnica de
Calidad NTCGP1000:2009.

Para la construcción de los mapas sectoriales que se presentan a continuación se han tenido en cuenta las
valoraciones utilizadas para cada uno de los sistemas y sus respectivos modelos así:

Cuadro 3 TABLA DE VALORACIÓN NORMA TÉCNICA DE CALIDAD

VALORACIÓN DE RESULTADOS CALIDAD

CONCEPTO RANGO
Se gestiona de acuerdo con el modelo NTCGP1000:2009, y son ejemplo
Más del 85%
para otras entidades del sector.

El sistema global de calidad se cumple, pero con leves deficiencias en

cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su
cumplimiento, o respecto a la fidelidad con las actividades realmente
realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias a corto plazo, para Entre 60% y 85%
que el sistema no deje de ser eficaz. Su tendencia hacia la Gestión de la
Calidad es muy positiva. Se sugiere analizar los puntos sobresalientes
y aplicar medidas similares a los temas con más baja puntuación.

El sistema global de calidad se cumple, pero con deficiencias en

cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su
cumplimiento, o tiene una fidelidad deficiente con las actividades Entre 40% y 60
realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias
urgentemente, para que el sistema sea eficaz.
El sistema global de calidad con respecto al modelo NTCGP1000:2009
no se cumple, se cumple en aspectos parciales o tiene una fidelidad
muy baja con las actividades realmente realizadas, y deben tomarse Menos de 40%
medidas correctivas urgentes y globales para implantar un sistema de
calidad eficaz.

Cuadro 4 TABLA DE VALORACIÓN MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO-MECI

VALORACIÓN DE RESULTADOS MECI

CONCEPTO RANGO
El modelo se encuentra en un buen desarrollo, se debe continuar con 90% - 100%
actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo
60% - 89%
El modelo muestra un buen desarrollo pero requiere mejoras en
algunos aspectos

0 - 59%
El modelo requiere ser fortalecido en la mayoría de sus elementos

16
Los porcentajes que se cruzan (MECI-CALIDAD) van a mostrar tres (3) zonas básicas de evaluación (ver Gráfico
1).

Gráfico 1

MAPAS SECTORIALES ORDEN NACIONAL ZONAS DE EVALUACIÓN

MAPAS SECTORIALES ORDEN NACIONAL

100%

90%

80%
PUNTAJE MECI

70%

PUNTAJE CALIDAD
60%
PUNTAJE MECI

50%

40%

30%
30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
PUNTAJE CALIDAD

17
Para la comprensión del mapa que muestra la totalidad de los Sectores Administrativos, el gráfico explicativo
que se muestra a continuación, se redujo a las zonas amarilla y verde, dada la tendencia de los valores de
mayor puntaje hacia éstas. (Ver gráfico 2).

Gráfico 2 MAPA SECTORIAL ZONAS DE EVALUACIÓN ORDEN NACIONAL

MAPA SECTORIAL GENERAL ORDEN NACIONAL

100%

95%

90%
PUNTAJE MECI

85%
PUNTAJE CALIDAD
PUNTAJE MECI

80%

75%

70%
50% 60% 70% 80% 90% 100%
PUNTAJE CALIDAD

De acuerdo a la información consolidada sobre MECI y CALIDAD por Sector Administrativo, se presentan los
siguientes resultados:

18
 Gráfico 310 MAPA SECTORIAL GENERAL ORDEN NACIONAL

El gráfico general muestra que los Sectores Administrativos de mayor desarrollo tanto para el Sistema de
Control Interno como para el Sistema de Gestión de la Calidad son:

 Inclusión Social y Reconciliación: Sobre este sector es importante precisar que entidades como la
Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, Centro de Memoria Histórica, Agencia
Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema y la Unidad Administrativa Especial para la
Consolidación Territorial se encuentran en proceso de diseño e implementación de los sistemas, razón
por la cual no reportaron información en el aplicativo, en consecuencia el peso del sector sobre estos
puntajes lo aportan el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social –DPS y el Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF.

 Presidencia de la República: Sobre este sector es importante precisar que entidades como la Agencia
Colombiana para la Reintegración de Personas y Grupos Alzados en Armas, Unidad Nacional para la
Gestión del Riesgo de Desastres – UNGRD, Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de
Colombia -APC Colombia y Empresa Nacional de Renovación y Desarrollo Urbano, Virgilio Barco Vargas
-SAS- se encuentran en proceso de diseño e implementación de los sistemas, razón por la cual no
reportaron información en el aplicativo, en consecuencia el peso del sector sobre este puntaje lo
aporta el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

10
Para el cálculo del promedio sectorial, se tomaron los datos de las entidades que reportaron información completa en el aplicativo
MECI-CALIDAD, mediante un promedio simple.

19
  Hacienda y Crédito Público

 Estadística

 Interior

 Defensa Nacional

 Función Pública

 Comercio, Industria y Turismo

 Relaciones Exteriores

 Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

 Ciencia, Tecnología e Innovación

Así mismo la gráfica muestra sectores que cumplen con las especificaciones de los modelos que desarrollan
cada uno de los sistemas, sin embargo requieren realizar mejoras en cuanto a documentación o la fidelidad de
los sistemas respecto a las actividades realizadas, estos sectores son:

 Planeación

 Agricultura y Desarrollo Rural

 Deporte

 Minas y Energía

 Educación

 Salud y Protección Social

 Vivienda, Ciudad y Territorio

Los siguientes sectores requieren para ambos sistemas realizar los ajustes necesarios para mejorar la eficacia
de cada uno de ellos:

 Transporte

 Trabajo

 Cultura

Finalmente para los sectores Ambiente y Desarrollo Sostenible y para Justicia y del Derecho se muestra un
desarrollo avanzado en cuanto al Modelo Estándar de Control Interno –MECI, sin embargo se precisan ajustes
para el Sistema de Gestión de la Calidad, a fin de mejorar su efectividad.

20
II.3 MAPAS SECTORIALES DESAGREGADO CON ENTIDADES

A continuación se muestran los mapas por Sector Administrativo con sus respectivas entidades, para algunos
sectores no se muestra el total de entidades adscritas y vinculadas, teniendo en cuenta aquellas creadas con
ocasión de la Ley 1448 de 2011 y en desarrollo de las facultades extraordinarias conferidas en la ley 1444 de
2011 (Ver cuadro 1).

Gráfico 4 MAPA SECTOR PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Gráfico 5 MAPA SECTOR INTERIOR

21
 Gráfico 6 MAPA SECTOR RELACIONES EXTERIORES

Gráfico 7 MAPA SECTOR HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

22
Gráfico 8 MAPA SECTOR JUSTICIA Y EL DERECHO

23
 Gráfico 9 MAPA SECTOR DEFENSA NACIONAL11

11
Debido al número de entidades de este sector y los puntajes obtenidos tanto para MECI como para el SGC, se hizo
necesarios mostrarlos en dos (2) gráficas.

24
Gráfico 10 MAPA SECTOR AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

Gráfico 11 MAPA SECTOR SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

25
 Gráfico 12 MAPA SECTOR TRABAJO

Gráfico 13 MAPA SECTOR MINAS Y ENERGÍA

26
Gráfico 14 MAPA SECTOR COMERCIO INDUSTRIA Y TURISMO

Gráfico 15 MAPA SECTOR EDUCACIÓN NACIONAL

27
Gráfico 16 MAPA SECTOR AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE

Gráfico 17 MAPA SECTOR VIVIENDA CIUDAD Y TERRITORIO

28
Gráfico 18 MAPA SECTOR TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

29
Gráfico 19 MAPA SECTOR TRANSPORTE

Gráfico 20 MAPA SECTOR CULTURA

30
 Gráfico 21 MAPA SECTOR PLANEACION

Gráfico 22 MAPA SECTOR FUNCIÓN PÚBLICA

31
 Gráfico 23 MAPA SECTOR ESTADÍSTICA

Gráfico 24 MAPA SECTOR CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACION

32
Gráfico 25 MAPA SECTOR INCLUSIÓN SOCIAL Y RECONCILIACIÓN

Gráfico 26 MAPA SECTOR DEPORTE

33
 III. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ORDEN
TERRITORIAL

III.1 MAPA DE PUNTOS O DISPERSION POR DEPARTAMENTO RESPECTO AL MODELO ESTÁRDAR DE CONTROL
INTERNO –MECI

Para el orden territorial es pertinente mencionar que a diferencia del orden Nacional, el análisis únicamente se
centró en la evaluación del Sistema de Control Interno y su herramienta el Modelo Estándar de control Interno,
teniendo en cuenta que para éstas no es obligatorio implementar el Sistema de Gestión de la Calidad, de
acuerdo a la Ley 872 de 2003.

A continuación se presentan los resultados respecto del desarrollo del Sistema de Control Interno en las
entidades territoriales, distribuida por Departamentos.

Para la construcción de los mapas de puntos que se presentan a continuación se ha tenido en cuenta las
valoraciones utilizadas para el Modelo Estándar de Control Interno MECI, porcentajes que van a mostrar tres
(3) zonas básicas de evaluación (ver Gráfico 27).

TABLA DE VALORACIÓN MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO-MECI

VALORACIÓN DE RESULTADOS MECI

CONCEPTO RANGO
El modelo se encuentra en un buen desarrollo, se debe continuar con 90% - 100%
actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo
60% - 89%
El modelo muestra un buen desarrollo pero requiere mejoras en
algunos aspectos

0 - 59%
El modelo requiere ser fortalecido en la mayoría de sus elementos

34
 Gráfico 27 MAPA DE PUNTOS GENERAL ORDEN TERRITORIAL

MAPAS DE PUNTOS ORDEN TERRITORIAL

100%

95%

90%

85%
PUNTAJE MECI

80%

75%
ENTIDADES
70% PUNTAJE MECI

65%

60%

55%

50%
1 6 11 16 21 26 31 36
ENTIDADES

35
 Gráfico 28 MAPA TERRITORIAL GENERAL

El gráfico general muestra que las entidades del Orden Territorial respecto al Modelo Estándar de Control
Interno –MECI, presentan avances significativos en cuanto a su implementación, producto del desarrollo de las
estrategias adelantadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, con ocasión de la
expedición de los Decretos 4445 de 200812 y el Decreto 3181 de 200913, en conjunto con las actividades de
difusión y asesoría orientadas a fortalecer las capacidades institucionales de dichas entidades.

Sin embargo es posible observar departamentos donde el modelo requiere actividades para su fortalecimiento,
ya que se encuentran en porcentajes por debajo del 75%; dichos Departamento son:

 Guainía

 Casanare

12
Decreto que amplió el plazo para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno en las entidades municipales de 3ª a 6ª
categoría.
13
Decreto que estableció las fases para el fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno en las entidades municipales de 3ª a
6ª categoría.

36
 Chocó

 Vaupés

 Cauca

 Guaviare

 Magdalena

 Putumayo

 Sucre

 Norte de Santander

 Bolívar

Gráfico 29 MAPA MUNICIPIOS 1ª Y 2ª CATEGORÍA

37
Gráfico 30 MAPA MUNICIPIOS 3ª A 6ª CATEGORÍA

Gráfico 31 MAPA PERSONERÍAS 3ª A 6ª CATEGORÍA

38
 Gráfico 30 MAPA CONCEJOS 3ª A 6ª CATEGORÍA

Gráfico 31 MAPA EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO -ESE 3ª A 6ª CATEGORÍA

39
Gráfico 32 MAPA EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS -ESP 3ª A 6ª CATEGORÍA

40
IV. ANÁLISIS SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD OTRAS ENTIDADES
Gráfico 33 MAPA ORGANISMOS DE CONTROL

Gráfico 34 MAPA RAMA JUDICIAL

41
 Gráfico 35 MAPA LEGISLATIVA

Gráfico 36 MAPA ORGANISMOS AUTÓNOMOS

**OBSERVACIONES: La Comisión Nacional del Servicio Civil y la Televisión Regional de Oriente Ltda, reportaron
únicamente la información relacionada con el Modelo Estándar de Control Interno –MECI, no se reportó información
sobre el Sistema de Gestión de la Calidad.

42
 Gráfico 37 MAPA ORGANIZACIÓN ELECTORAL

Gráfico 38 MAPA ENTES UNIVERSITARIOS AUTÓNOMOS

43
 Gráfico 39 MAPA CORPORACIONES AUTÓNOMAS

Debido al número de entidades de este grupo y la cercanía de los resultados obtenidos por cada una de ellas,
tanto en el Modelo Estándar de Control Interno –MECI, como del Sistema de Gestión de la Calidad –SGC, a
continuación se muestra una segunda parte del gráfico correspondiente (ver siguiente página).

44
**OBSERVACIONES: Para las entidades ubicadas en las zonas más altas de matriz donde se tienden a agrupar, para mayor
claridad sobre su ubicación, los resultados obtenidos tanto para MECI como para el SGC son los siguientes:

LETRA DESIGNADA EN LA
TABLA ADJUNTA AL ENTIDAD PUNTAJE MECI PUNTAJE SGC
GRÁFICO

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE

A 99.83% 100%
BOYACÁ –CORPOBOYACA

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE

E 100% 100%
SANTANTER –CAS

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL

F 100% 100%
ALTO MAGDALENA –CAM

45
 V. HISTORIAL DE INGRESOS ENTIDADES PARA PRESENTACIÓN DEL
INFORME EJECUTIVO ANUAL

A continuación se muestra la evolución en el número de entidades que realizaron el Informe Ejecutivo Anual de
Evaluación del Sistema de Control Interno desde el año 2007 hasta la última vigencia 2011.

Gráfico 40 REPORTE ENTIDADES VIGENCIAS 2007 A 2011

Fuente: Aplicativo MECI-CALIDAD. 2011.

CUADRO 4 UNIVERSO DE ENTIDADES ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL

RAMA EJECUTIVA ORDEN NACIONAL 210

RAMA EJECUTIVA ENTIDADES EN LIQUIDACIÓN 18

ORGANISMOS AUTÓNOMOS 57

CORPORACIONES AUTÓNOMAS REGIONALES: 34

ENTES UNIVERSITARIOS AUTÓNOMOS: 16

OTROS ORGANISMOS AUTÓNOMOS: 7

RAMA LEGISLATIVA 2

CONTINÚA (Ver siguiente página)

46
 (CONTINUACIÓN) CUADRO 4 UNIVERSO DE ENTIDADES ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL

RAMA JUDICIAL 6

ORGANISMOS DE CONTROL 6

ORGANIZACIÓN ELECTORAL 3

ENTIDADES ORDEN TERRITORIAL 6028

TOTAL ENTIDADES: 633014

14
DAFP -Dirección de Desarrollo Organizacional. Mayo de 2012.

47
VI. EFECTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DEL SECTOR
PÚBLICO15
En el marco del convenio de cooperación investigativa firmado entre el Departamento Administrativo de la
Función Pública, el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación y la Universidad Santo Tomas, se
adelantó un estudio sobre “EFECTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO”, en los meses comprendidos de julio a noviembre
de 2011, para su desarrollo se seleccionaron 36 entidades de la Rama Ejecutiva del orden Nacional, conforme a
los siguientes criterios:

 Haber implementado el sistema de gestión de la calidad con base en el modelo NTCGP: 1000 y haber
obtenido la certificación del mismo por un organismo de certificación acreditado.
 Que presten algún servicio directo a la ciudadanía.
 Que representen a todos los Sectores de la actividad Pública.
 Que tengan su sede principal en el área metropolitana de Bogotá

En cada una de dichas entidades fue seleccionado un número de encuestados proporcional al número de los
servidores públicos en cada una de ellas, repartidos en tres niveles jerárquicos predefinidos (Ver gráfico 40), en
total se aplicaron 911 encuestas, cabe aclarar que el segmento que se muestra como “sin información”
corresponde a aquellos servidores que no registraron su nivel jerárquico al momento de diligenciar la encuesta.

Gráfico 41

NIVELES JERARQUICOS16 INVOLUCRADOS EN LA ENCUESTA

Fuente: Informe Ejecutivo Investigación. Convenio DAFP-USTA-ICONTEC. 2011

15
Resultados de la investigación realizada en el marco del Convenio DAFP-Universidad Santo Tomás-ICONTEC. Bogotá. 2011.
16
Niveles determinados de acuerdo al Decreto 770 de 2005, artículo 3º NIVELES JERÁRQUICOS DE LOS EMPLEOS.

48
 Cuadro 5

METODOLOGÍA INVESTIGACIÓN

CATEGORÍAS ANALIZADAS FRENTE A

LA NORMA TÉCNICA INSTRUMENTO Y VALORACIONES
NTCGP1000:2009

Direccionamiento Estratégico.  Encuesta de percepción, realizada a funcionarios de 3 niveles

jerárquicos de las entidades seleccionadas.
Gestión por procesos y documental.

17
Las afirmaciones se evalúa en una escala de Likert , con cuatro
Gestión de los Recursos. opciones: Totalmente de Acuerdo; De Acuerdo; En Desacuerdo y
Totalmente en Desacuerdo. Las cuatro primeras opciones se califican
Gestión del talento humano
de 1.0 a 4.0, con el fin agrupar los datos y poder comparar valores
(competencias).
promedio.
Comunicación.
 Valor mínimo: 3.5 sobre 4.0; valores promedio iguales o superiores a
Mejora continua. 3.5 señalan una alta correspondencia entre los requerimientos de la
gestión de la calidad y la realidad de la entidad. Un valor de 4.0 en
Seguimiento y medición alguna de las afirmaciones de la encuesta, indica que se cumple
completamente el requerimiento mínimo planteado en el modelo
Servicio al cliente. NTCGP 1000.

Fuente: Informe Ejecutivo Investigación. Convenio DAFP-USTA-ICONTEC. 2011

Considerando la importancia y objetivos esenciales de los sistemas analizados a lo largo del presente Informe
Ejecutivo, a continuación se muestran los resultados más relevantes del mencionado estudio y sus principales
conclusiones, teniendo en cuenta las categorías analizadas frente a la Norma Técnica de Calidad
NTCGP1000:2009.

17
Metodología propuesta por Rensis Likert, la cual ha mostrado ser apropiada para la medición de actitudes frente a los fenómenos que
se estudian. La Escala Likert es un conjunto de afirmaciones que se formulan a las personas que responden a un cuestionario dado para
que expresen su grado de acuerdo o desacuerdo (aprobación o desaprobación) frente a dichas afirmaciones.

49
VI.1.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS POR CATEGORÍA

Gráfico 42

RESULTADOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Fuente: Informe Ejecutivo Investigación. Convenio DAFP-USTA-ICONTEC. 2011

Los resultados sobre esta categoría obtuvieron puntajes por encima de 3.5, lo que muestra una alta
correspondencia entre los requerimientos del Sistema de Gestión de la Calidad –SGC y la realidad de la entidad,
sin embargo con respecto a la percepción sobre la mejora en la calidad de los servicios que presta la entidad se
obtuvo un puntaje de 3,47 mostrando menos correspondencia con respecto a la mejora de los servicios
prestados por las entidades.

50
 Gráfico 43

RESULTADOS GESTIÓN POR PROCESOS Y DOCUMENTAL

Fuente: Informe Ejecutivo Investigación. Convenio DAFP-USTA-ICONTEC. 2011

Las afirmaciones propuestas para esta categoría se relacionaron con el enfoque por procesos y la gestión
documental, bases importantes y fundamentales para el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad -SGC.
La mayoría de los puntajes en este caso se encuentran por debajo del puntaje mínimo 3.5, estas percepciones
muestran una desarticulación entre la documentación del sistema y el incremento en la capacidad de la
entidad para mejorar los servicios a los ciudadanos.

51
 Gráfico 44

RESULTADOS GESTIÓN DE LOS RECURSOS

Fuente: Informe Ejecutivo Investigación. Convenio DAFP-USTA-ICONTEC. 2011

Sobre esta categoría se tuvieron en cuenta respecto de la Norma Técnica de Calidad NTCGP1000:2009 los
numerales: 6.1 provisión de los recursos, 6.3 infraestructura, 6.4 ambiente de trabajo, 7.4 adquisición de
bienes y servicios y finalmente el 7.5.4 propiedad del cliente; encontrando a partir de la percepción de los
encuestados que existen falencias en la infraestructura de las entidades que puede afectar la prestación de
servicios a los ciudadanos.

Así mismo en relación con las adquisiciones, se muestra que las entidades no tienen identificados los requisitos
de los bienes y servicios que adquieren y en consecuencia la afirmación relativa a si las actividades de
verificación de dichas adquisiciones logran determinar el cumplimiento de los requisitos, también tiene una
percepción de incumplimiento.

52
 Gráfico 45

RESULTADOS GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO: COMPETENCIAS

Fuente: Informe Ejecutivo Investigación. Convenio DAFP-USTA-ICONTEC. 2011

Este componente revisa la aplicación de un enfoque por competencias dentro de la Gestión del Talento
Humano, establecido en el numeral 6.2.2 de la Norma Técnica NTCGP1000:2009, orientado a la mejora en la
prestación del servicio a los ciudadanos, en este sentido se indagó sobre: perfiles ocupacionales, capacitación,
evaluación del desempeño, reconocimiento a la gestión, trabajo en equipo y el efecto de estos aspectos en la
imagen institucional que a criterio de los encuestados podría incidir en la percepción de los usuarios de las
mismas.

De manera general las puntuaciones obtenidas para esta categoría presentan calificaciones por debajo de 3.5,
por lo que se puede inferir que los funcionarios públicos perciben que no se aplica un enfoque por
competencias para el mejoramiento en la prestación de servicios a los ciudadanos.

53
 Gráfico 46

RESULTADOS COMUNICACIÓN

Fuente: Informe Ejecutivo Investigación. Convenio DAFP-USTA-ICONTEC. 2011

Sobre esta categoría se obtuvieron puntajes por debajo de 3.5, por lo tanto al igual que la gestión del talento
humano, la comunicación representa a percepción de los encuestados las de menor correspondencia con los
requisitos del SGC y la realidad de la entidad. Por lo tanto se hace necesario fortalecer en las entidades la
comunicación interna que puede incidir en el clima organizacional, ya que puede interferir o incidir sobre la
calidad de los servicios prestados y la capacidad de la entidad para mejorar los productos y servicios a los
ciudadanos.

54
 Gráfico 47

RESULTADOS MEJORA CONTINUA

Fuente: Informe Ejecutivo Investigación. Convenio DAFP-USTA-ICONTEC. 2011

En esta categoría se obtuvieron puntajes por debajo de 3.5, así la eficacia respecto de las acciones correctivas
para solucionar las causas de insatisfacción de los usuarios tiene una baja percepción; el manejo de los riesgos
asociados al cumplimiento en la entrega de bienes y/o servicios (acciones preventivas), muestra dificultades
para satisfacer las necesidades previstas, ya sea en términos de oportunidad, cantidad o calidad.

Cabe destacar sin embargo, que la afirmación relacionada con las auditorías internas y su aporte para
identificar oportunidades de mejora sí alcanzó el nivel mínimo establecido para el estudio, aspecto que refleja
a percepción de los encuestados, que se reconocen las bondades de las técnicas de auditoría y muestran un
nivel de apropiación de los servidores en relación con los procesos de control y evaluación establecidos por sus
entidades.

55
 Gráfico 48

RESULTADOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Fuente: Informe Ejecutivo Investigación. Convenio DAFP-USTA-ICONTEC. 2011

En esta categoría se obtuvieron puntajes por debajo de 3.5, lo que muestra una baja correspondencia entre los
requerimientos del SGC y la realidad de las entidades. De acuerdo a la percepción de los encuestados el
seguimiento y la medición no asegura los resultados de la gestión sean acordes con los requisitos y
características establecidas para el ciudadano, a fin de satisfacer sus necesidades y expectativas.

56
 Gráfico 49

RESULTADOS SERVICIO AL CLIENTE

Fuente: Informe Ejecutivo Investigación. Convenio DAFP-USTA-ICONTEC. 2011

La Norma Técnica de Calidad NTCGP100:2009 define el principio de “enfoque hacia el cliente” como: La razón
de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental
que las entidades comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus
requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas18. De acuerdo a estar perspectiva y a las
afirmaciones suministradas a los encuestados, se obtuvieron puntajes por debajo de 3.5, lo que refleja que no
hay un grado suficiente de correspondencia para asegurar que el SGC ha producido un efecto positivo en la
capacidad de las entidades para enfocarse en lo que significa el servicio al cliente.

18
NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP1000:2009. Pág. 23.

57
VI.1.2 RESUMEN DE RESULTADOS TODAS LAS CATEGORÍAS

Gráfico 50

RESUMEN PUNTAJES OBTENIDOS POR CATEGORÍA DE ANÁLISIS

Fuente: Informe Ejecutivo Investigación. Convenio DAFP-USTA-ICONTEC. 2011

De acuerdo con el análisis de los resultados presentados se puede establecer que en criterio de los servidores
públicos encuestados, es necesario establecer acciones para que el Sistema de Gestión de la Calidad redunde
en la mejora de la prestación de los servicios de las entidades.

Las mejoras propuestas puntualmente se encuentran en los siguientes aspectos:

 Gestión del Talento Humano, en lo relacionado con las competencias de las personas para prestar un buen
servicio y la comunicación entre los diferentes niveles funcionales en relación con las necesidades de los
ciudadanos.

 Seguimiento y medición a los procesos, en la confiabilidad de los datos recopilados respecto al

cumplimiento de las necesidades de los ciudadanos y la utilización de los mismos para el mejoramiento
continuo.

 Mejora Continua, en el enfoque preventivo de los factores que pueden afectar la satisfacción de los
ciudadanos y en el fortalecimiento de análisis de riesgos en los procesos.

58
 Servicio al Cliente, dado que no se aprecia una relación directa entre el Sistema de Gestión de la Calidad y
la satisfacción de los ciudadanos, lo cual refleja problemas para cumplir con sus expectativas.

Cabe destacar que si bien existen puntos para fortalecer, no se puede desestimar los aportes del Sistema de
Gestión de la Calidad –SGC, sobre la capacidad de las organizaciones para incrementar el mejoramiento en la
prestación de servicios a los ciudadanos.

59
 VII. ANÁLISIS SECTORIAL SOBRE EL SISTEMA DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO –SISTEDA VIGENCIA 2011

PLANES DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO VIGENCIA 2011

El Sistema de Desarrollo Administrativo fue concebido, por el Capítulo IV de la Ley 489 de 1998, para fortalecer
la capacidad administrativa y el desempeño institucional de las entidades de la Administración Pública.
Comprende el conjunto de políticas, estrategias, técnicas, metodologías y mecanismos de carácter
administrativo y organizacional, que permiten, a través de planes sectoriales de desarrollo administrativo,
gestionar y manejar efectivamente los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros.

Para la vigencia 2011 se continuó con la implementación de las cinco políticas de desarrollo administrativo,
adoptadas mediante el Decreto 3622 de 2005:

Talento Humano
Gestión de la Calidad
Democratización de la Administración Pública
Moralización y Transparencia en la Administración Pública
Rediseños Organizacionales

Con base en los informes de evaluación de los planes de desarrollo administrativo que fueron enviados por los
sectores administrativos, se realizó un análisis del porcentaje de avance en la ejecución de las acciones
establecidas y de las metas planteadas para dar cumplimiento a las políticas antes mencionadas.

En las tablas que aparecen a continuación se detalla la presentación y evaluación de los planes de desarrollo
administrativo año 2011:

Cuadro 6

Planes de Desarrollo Administrativo

Sectores 2011 Formuló 2011 Evaluó 2011

1 Sector Presidencia de la República 1 1

2 Sector Interior y de Justicia 1 1

3 Sector Relaciones Exteriores 1 1

4 Sector Hacienda y Crédito Público 1 1

5 Sector Defensa Nacional 1 1

6 Sector Agricultura y Desarrollo Rural 1 1

60
 Sectores 2011 Formuló 2011 Evaluó 2011

7 Sector de la Protección Social 1

8 Sector Minas y Energía 1 1

9 Sector Comercio Industria y Turismo 1 1

10 Sector Educación Nacional 1 1

Sector Ambiente, Vivienda y Desarrollo

11
Territorial

12 Sector de la Economía Solidaria 1 1

Sector Tecnologías de la Información y las

13 1
Comunicaciones

14 Sector Transporte 1 1

15 Sector Cultura 1

16 Sector Planeación 1 1

17 Sector Función Pública 1 1

18 Sector de Seguridad 1

19 Sector Estadística 1 1

20 Sector de Ciencia y Tecnología

Subtotal 18 15

Otras Formuló 2011 Evaluó 2011

Corporación Coralina 1

Corporación Autónoma de Urabá 1 1

Corporación Autónoma de Cundinamarca 1

Total 21 16

El comportamiento de las políticas de desarrollo administrativo en esta vigencia se evidencia en los siguientes
gráficos:

61
 Gráfico 51

En desarrollo de la Política de Gestión y Desarrollo de Talento se mencionaron actividades relacionadas con

capacitación, inducción y reinducción, medición del clima organizacional y evaluación del desempeño.

En los planes sectoriales llama la atención la ausencia de proyectos de aprendizaje en equipo; sólo evidencian
número de capacitaciones o de eventos de capacitación, al evaluar este componente.

Con respecto al Clima Organizacional los sectores cumplen la obligación de medirlo, al menos cada dos años
pero, en la mayoría de los casos, no se muestra en ningún plan acciones concretas para responder a los
resultados de dichas mediciones.

El cumplimiento de metas relacionadas con esta política fue del 96%.

62
 Gráfico 52

En desarrollo de la Política de la Calidad, las actividades mayoritariamente relacionadas fueron: manejo del
archivo y tabla de retención documental, elaboración y actualización de mapas de riesgos, planes de acción
para el mantenimiento y mejora, planeación de auditorías internas de calidad y auditorias de seguimiento a la
certificación, implementación de acciones preventivas y seguimiento a puntos de control.

Se hace evidente que en esta Política los sectores concentran sus mayores esfuerzos.

El cumplimiento de metas relacionadas con esta política fue del 92,36%.

63
 Gráfico 53

Las actividades más relacionadas en los planes sectoriales con respecto a la Política de Democratización
fueron: audiencias públicas, publicación en páginas web de información institucional, implementación de los
instrumentos de participación.

Es de resaltar que se ha avanzado en la concepción de la rendición de cuentas como proceso y en la ejecución

de acciones concretas para mejorar la atención ciudadana e incentivar su participación.

El cumplimiento de metas relacionadas con esta política fue del 93,66%.

64
 Gráfico 54

La Política de Moralización y Transparencia en la Gestión Pública es desarrollada a través de actividades como

la definición y actualización de códigos de ética, valores y principios organizacionales.

Es de señalar que algunas de las actividades relacionadas con las políticas de Democratización y Calidad, como
es el caso de la administración del riesgo, autoevaluaciones y atención al usuario, se repiten en esta política, lo
cual evidencia la necesidad de revisar su alcance y objeto para darle un límite concreto.

Otro aspecto a resaltar es la inclusión de actividades relacionadas con la racionalización de trámites.

El cumplimiento de metas relacionadas con esta política fue del 95,32%.

65
 Gráfico 55

En desarrollo de esta política Rediseños Organizacionales, las principales actividades fueron: revisión de los
manuales de funciones por competencias y su socialización al interior de las entidades; revisión y ajuste de
procesos y procedimientos.

Para resaltar, el proceso de restructuración de varios sectores y la creación de otros. Esto implicó un
replanteamiento y la proyección de nuevas funciones, responsabilidades y competencias de:

 Sectores del “Interior” y de “Justicia y del Derecho”: resultado de la escisión del Sector Interior y de
Justicia;
 Sectores “Ambiente y Desarrollo Sostenible” y “Vivienda, Ciudad y Territorio” resultado de la escisión
del Sector Ambiente, Vivienda y Desarrollo territorial;
 Sectores “Salud y Protección Social y “Trabajo” resultado de la escisión del Sector Salud y Protección
Social
 Sector Inclusión Social y Reconciliación
 Sector Inteligencia estratégica y Contrainteligencia
 Sector Deporte

El cumplimiento de metas relacionadas con esta política fue del 98,26%.

66
OBSERVACIONES GENERALES

La mayoría de los sectores continúan implementando las políticas de Desarrollo Administrativo y en

consecuencia planifican, ejecutan y evalúan acciones correspondientes a cada una de ellas.

Dado que se evidencian acciones aisladas de entidades es preciso que las entidades cabeza de sector trabajen
más en el concepto de Sector Administrativo y lo que esto implica. Sin embargo, se notan importantes avances
en este sentido en Minas y Energía, Hacienda y Crédito Público y Agricultura y Desarrollo Rural.

También es necesario mejorar la presentación de indicadores puesto que en una gran cantidad de casos no
permitieron cumplir con su función de comparación y evaluación. La evaluación se limita a señalar si se
cumplieron o no acciones generalmente determinadas por un número en bruto o en un porcentaje. No se
evalúan resultados o impactos.

67
 VIII. INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE

En atención a lo definido en la normatividad que le asigna a la Contaduría General de la Nación sus funciones
de regular y consolidar el Informe de Control Interno Contable para el Sector Público Colombiano, en archivo
anexo se muestra dicho informe para la vigencia 2011 (Ver al final del presente informe).

68
 CONCLUSIONES

De acuerdo al análisis realizado sobre el sistema de control interno en las entidades creadas por la Ley 1448 de
2011 y en desarrollo de las facultades extraordinarias conferidas en la Ley 1444 de 2011, el Departamento
Administrativo de la Función Pública acompañará a dichas entidades, en las áreas determinadas en el presente
informe respecto de las herramientas que desarrollan el Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de la
calidad, clasificadas de acuerdo a su complejidad y necesidades puntales de cada una de ellas.

Dados los resultados obtenidos es posible establecer que las entidades vienen mostrando un avance sostenido
en la implementación de las herramientas, por lo tanto las actividades de acompañamiento y asesoría estarán
orientadas a la gestión de los sistemas, con el fin de evidenciar los efectos e impactos esperados frente a la
prestación de los servicios a los ciudadanos.

Con el propósito de mejorar la efectividad en las mediciones realizadas a las entidades, respecto del Sistema de
Control Interno y Sistema de Gestión de la calidad, se realizará una validación aleatoria de la información
suministrada, lo que proporcionará elementos de juicio para el ajuste de las herramientas de evaluación
utilizadas por el Departamento.

Respecto del Sistema de Desarrollo Administrativo –SISTEDA, considerando los resultados y análisis realizados
a los planes suministrados por parte de los Sectores Administrativos, se evidencian acciones aisladas de
entidades, por lo que es preciso trabajar más en el concepto de Sector Administrativo y lo que esto implica. Sin
embargo, es relevante mencionar los avances que en este sentido muestran los sectores en Minas y Energía,
Hacienda y Crédito Público y Agricultura y Desarrollo Rural. Sobre este sistema se plantean mejoras para su
funcionamiento, por lo que el Departamento estará informando oportunamente los cambios o
replanteamientos para el desarrollo de los planes administrativos.

En cuanto al desarrollo de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno, de acuerdo con el análisis
realizado sobre los resultados obtenidos en la vigencia 2010 frente a la vigencia 2011, es posible establecer que
las entidades tanto del Orden Nacional como Territorial presentan aún debilidades en el desarrollo de los
siguientes componentes, información que podrá ser consultada en la página del Departamento
www.dafp.gov.co ingresando a la opción SISTEMAS DE INFORMACIÓN/ aplicativo MECI-CALIDAD, a partir del
01 de junio de 2012:

 Administración del Riesgo, esto debido a la falta de una visión sistémica del modelo, por lo que se
tiende a manejar su implementación de forma independiente y desligada del modelo de operación por
procesos, dificultando su entendimiento y aplicación práctica por parte de los servidores, de esta
manera las actividades de seguimiento de los mapas de riesgo, en algunos casos, no se dan o los
controles identificados no son efectivos para evitar la materialización de los riesgos.

 Planes de Mejoramiento, especialmente planes de mejoramiento Individual, se requiere iniciar

acciones tendientes a lograr compromisos por parte del servidor, con el fin de superar las brechas
entre el desempeño real y el esperado.

 Comunicación, específicamente Comunicación Organizacional, para la vigencia 2011 se presentan

algunas falencias en la comunicación interna de las entidades; por lo tanto se requiere fortalecer los
mecanismos y planes de comunicación establecidos para el flujo de información entre la Dirección de
la entidad y los demás servidores.

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