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PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO FISICO DE ALMACEN

FINALIDAD

Determinar la existencia fsica de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales de propiedad de la Empresa que se encuentren almacenados en los diferentes Almacenes contables o Depsitos. de la ONG Dicha verificacin deber MANUELA RAMOS ser SEDE contrastada con las existencias que figuran en los registros HUANCAVELICA a la fecha del inventario. OBJETIVOS

a) Planificar la realizacin del inventario fsico en los almacenes de la ONG MANUELA RAMOS SEDE HUANCAVELICA b) Preparar el material necesario para la toma de inventario fsico. c) Organizar la toma de inventario fsico de almacn de tal manera que el mismo se lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y economa.

NORMAS

DEFINICIONES a) Inventario fsico de almacn

Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar materiales la existencia insumos, o presencia apreciar su real de los de suministros, repuestos y otros bienes o estado

almacenados,

conservacin y condiciones de seguridad. Se tienen los siguientes tipos de inventario: Inventario general Denominado tambin inventario masivo, incluye a todos los bienes almacenados en los diferentes ambientes o depsitos de la empresa y sirve Estados Financieros de de sustento a los la entidad. Este inventario

requiere de un apropiado programa y se realiza por lo menos una vez en cada ejercicio. El inventario general normalmente se efecta cerrando las operaciones del almacn por uno o varios das, pudiendo realizarse tambin en movimiento tomando las precauciones que se sealan en la presente norma. Inventario selectivo.Comprende a un grupo de bienes previamente

seleccionados. Se realiza peridicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al da as como para verificar que las existencias control fsicas concuerden con las tarjetas de visible de almacn y los registros fsico -

valorados correspondientes. Se realiza sin paralizar las actividades de almacn pudiendo o no bloquear temporalmente la documentacin

y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario por el plazo que dure el mismo. Inventario al barrer Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del

almacn efectuando el conteo de todos los bienes encontrados sin excepcin. NORMAS GENERALES La Gerencia de Administracin y Finanzas es la encargada de disponer la General. El Contador General es el responsable de la toma del Inventario General de existencias de los almacenes de la ONG MANUELA RAMOS SEDE HUANCAVELICA. Los jefes de equipo designados por el Contador general para el inventario de cada uno de los Almacenes y/o depsitos son responsables del cumplimiento de las normas y procedimientos de inventario a que se refiere la presente norma La Gerencia de Administracin y Finanzas en los casos que se requiera, podr disponer se efecte inventarios selectivos , siguiendo las mismas normas que se sealan para el Inventario General en la parte que le sea aplicable. PROCEDIMIENTOS oportunidad en que deba realizarse el Inventario

PROGRAMACION DEL INVENTARIO

Paso

1-.

La

Gerencia

de

Administracin

Finanzas

dispondr

la oportunidad en que deba realizarse el Inventario

General , que de preferencia deber ejecutarse en la segunda quincena del mes de Diciembre de cada ao. Paso 2.- La Gerencia de Administracin y Finanzas en

funcin al plazo establecido fijar el cronograma de inventario para todos los almacenes que cuenta la empresa. Paso 4.- El jefe de Logstica proceder a : Dispondr de limpieza. Designar al personal que deber atender al equipo las acciones pertinentes para contar con de inventario. Adoptara medios inventario. Paso 5-. El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta dispondr : El nombramiento de los jefes de equipo por Almacn as como la conformacin de los grupos para el proceso de inventario. Entregar al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma de Inventario (Ver anexo 1 ) la adecuados para la realizacin eficiente del se preparan los almacenes para la toma

inventario poniendo especial nfasis en el orden y

planificacin efectuada sobre los inventarios a realizarse

Entregar al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario (Ver anexo 2) Coordinar con el Dpto. de Logstica la para efectuar la labor. movilidad y la entrega de tiles de inventario y otros elementos necesarios

Paso 6.- El jefe del Dpto. de Contabilidad notificacin a los

cursar con la

anticipacin pertinente, un memorndum de nombramiento y jefes de equipo con la finalidad de que estos se encuentren listos para efectuar la labor requerida. Paso 7.- El jefe de equipo mecanizado verificar que el proceso

de informacin del almacn a su cargo, se

encuentre debidamente al da , lo que permitir verificar la existencia de los tems de almacn segn registros. Paso 8.- El Contador general y los jefes de equipo se reunir con el personal que efectuar la toma de inventario y explicar los mecanismos, procedimientos y dems instrucciones necesarias para efectuar la labor debiendo absolver las dudas que pudiera tener el equipo de inventario. En esta reunin previa se designar los grupos de trabajo as como la estrategia y forma de efectuar la labor en el almacn indicado. Se entregar asimismo el material de trabajo necesario para la labor de campo a realizar.

EJECUCION DE INVENTARIO

Paso 9.- En el da, lugar y hora sealados se reunirn el jefe de equipo con el personal a su cargo presentndose ante el titular del almacn por inventariar, con la autorizacin correspondiente, dejando copia de la misma al encargado de dicho almacn. Paso 10.- El jefe de Inventario o el jefe de equipo en su caso dar las instrucciones necesarias sobre el movimiento de almacn al almacenero con el objeto de poder efectuar la labor sin ningn tipo de complicaciones. En este paso el almacenero deber transportar los materiales pendientes de entrega a la zona de despacho debiendo estos corresponder a los de las notas de salida del corte documentario. En el caso de los materiales pendientes de ingreso a la fecha del corte documentario, debern ser internados y ubicados en el lugar que les corresponda. En caso de que el inventario se efecte en movimiento antes de proceder al ingreso o salida de un material, el almacenero deber comunicar al jefe de equipo para que este proceda a controlar debiendo e inventariar los materiales que se procesan, este, en todos los casos anotar su visto en

los documentos de almacn y anexo de corte documentario. El almacenero y su personal intervendrn en el inventario solo para indicar el lugar donde se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos por el equipo

inventariador. Paso 11.- Seguidamente se proceder a efectuar el corte documentario debiendo firmar el jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de trmite anotando en un documento denominado Corte de Inventario la relacin de los documentos antes sealados y dems ocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de conteo. Dicho documento ser suscrito por el Contador general , jefe de equipo y encargado del almacn. Paso 12.- Una vez concluido el corte documentario, el encargado del almacn proceder a ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso y salida de almacn por tramitar que figuran el en documento Corte de Inventario. El jefe de equipo proceder a verificar el ingreso de esta informacin en el aplicativo de inventario, imprimir emitido en los siguientes ejemplares : Original equipo Copia Almacn. : Encargado de cada : Jefe de procedindose a el listado oficial de toma de inventario el cual ser

Los listados

en mencin

sern desglosados

una ves

concluido el proceso fsico de inventario. Paso 13 .- Una ves concluido el corte documentario fsico el personal inventariador stands o zonas proceder a ubicarse en los asignadas procediendo el conteo de los

materiales de acuerdo a lo indicado en el instructivo recibido. Paso 14.- El inventario ser al barrer y se realizar por parejas, donde uno contar y otro apuntar en las hojas de trabajo en filas debidamente ordenadas consignando los nombres de los inventariadores y la fecha en cada una de las hojas. El proceso de anotacin deber contener el cdigo del tem, la cantidad encontrada y el cdigo de ubicacin de ser el caso. Seguidamente la persona que cuenta anotar en la tarjeta de control visible la fecha de inventario, el trmino inventario en la descripcin, la cantidad inventariada y un visto que evidencie la labor efectuada. En el caso de no existir o encontrarse deteriorada la tarjeta de control visible, recomendar al almacenero para que la sustituya. Al trmino del da se entregarn las hojas de trabajo al jefe de equipo quien las custodiar hasta el da siguiente. Paso 15.- Una ves concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador suscribir todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de equipo dichos

documentos. El jefe de equipo podr ir requiriendo hojas de trabajo terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantando su trabajo de centralizacin de datos. Paso 16.- El jefe de inventario o el jefe de equipo en su caso procedern al traslado de los datos contenidos en las hojas de trabajo al listado de control de inventario en original y copia siguiendo el procedimiento que se detalla : a) Se verificar la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado. b) En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente se efectuar el reconteo en presencia del jefe de inventario y el jefe de almacn. c) De persistir la diferencia esta ser refrendada por el jefe de inventario y el almacenero en la lnea correspondiente del listado.

Paso 17.- Terminada la labor de verificacin, al final de los listados debern suscribirlos necesariamente el encargado del Almacn y el jefe de equipo haciendo un resumen de los faltantes y sobrantes. Se proceder y seguidamente a desglosar el listado en original copia entregando al encargado del almacn el

ejemplar que le corresponde. Paso 18.- Al finalizar el proceso de inventario fsico el equipo de inventariadores entregarn al jefe de equipo el material de trabajo, quien a su ves lo entregar inventario ser archivada. RESULTADO DE INVENTARIO al Contador General. Toda la documentacin de trabajo, base de constatacin del

Paso 19.- El Contador General en funcin a los papeles de trabajo elaborar un entregado a la informe de inventario que ser Gerencia de Administracin y Finanzas

para que esta determine el destino de las diferencias de inventario previo anlisis e instancias que correspondan en estos casos. Paso 20.- El Departamento de Almacenes ser notificado para que proceda a procesar las diferencias de inventario en el kardex fsico con las correspondientes Notas de Ingreso y

Salida por diferencias de Inventario. El Departamento Contabilidad procesar de igual forma proceder una positivas a contabilizar en el registro de kardex de inventario valorado cuenta

de y

de almacn denominada

dichas diferencias contra variaciones el caso.

o negativas segn sea

Paso 21.- La Gerencia de Administracin y Finanzas en funcin al resultado de inventario, solicitar al jefe del Departamento de Logstica un informe que determine las causas de las variaciones. Deber tener en cuenta los criterios que se detallan a continuacin : Sobrantes Inventario.Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas : a) Documento fuente no registrados en el kardex fsico. b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo comprobante de salida. c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante. de

Cuando los sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado. En este caso se proceder a realizar el ajuste correspondiente el mismo que ser verificado por el jefe de inventario. Faltantes inventario.En este caso se determinar lo siguiente : a) Faltantes por merma : Tratndose de bienes slidos o lquidos que por su naturaleza se volatilizan, ser aceptada siempre y cuando est dentro de la tolerancia establecida. b) Faltantes por negligencia o sustraccin : El almacenero o servidor a cargo de la custodia son responsables pecuniaria como administrativamente de la prdida. c) Faltantes por volumen de movimiento : En estos casos se determinar los que corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de mrgenes aceptables. Paso 22.- En razn a los informes mencionados y a otros elementos de juicio que considere conveniente proceder a determinar el destino de las diferencias. Paso 23.- La Gerencia de Administracin y Finanzas tomara las tanto de

medidas que el caso amerite debiendo en todo caso comunicar al Departamento de Contabilidad el resultado del destino de las diferencias para que este proceda a contabilizar segn corresponda. Paso 24.- La Gerencia de Administracin y Finanzas informar a la Gerencia General el resultado del inventario para su conocimiento y fines consiguientes as como entregar una copia del mismo al Departamento de Control Interno. Paso 25.Fin del

procedimiento Forma parte integrante de la presente norma los siguientes anexos : Anexo 1 : Hoja de instrucciones a ser entregado : Ficha de toma al jefe de equipo. Anexo 1A : Hoja de instrucciones a ser entregado a los inventariadores. Anexo 2 de inventario de existencias. Anexo 3 documentario. : Formulario Corte

Anexo 4 : Modelo de Acta de inicio de toma de inventario general de existencias. Anexo 5 : Modelo de Acta final del inventario general de existencias. APROBADO POR RESOLUCIN DE GERENCIA GENERAL N 00495/EGASA DEL 95.03.08

ANEXO 1 INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ALMACENES A SER ENTREGADO AL JEFE DE EQUIPO 1.- Los jefes de equipo sern notificados para la realizacin del inventario fsico de almacn mediante un memorndum en el cual se les nombrar y se instruir sobre los aspectos de la toma de inventario. 2.- El jefe de equipo se reunir con el personal inventariador previamente a la ejecucin del inventario, con la finalidad de impartir instrucciones y coordinar el trabajo as como absolver dudas las que sobre la realizacin del trabajo de campo tuviere el personal de inventariadores. En esta reunin se les entregar el material de trabajo necesario e instructivo encomendada. 3.- El jefe de equipo en su calidad de responsable de la labor tcnica encomendada se cerciorar de la aplicativo mecanizado de inventarios operatividad as como que del el que le permita llevar eficientemente la labor

proceso de informacin mecanizada se encuentre al da. 4.- En el da y hora sealados, el jefe de equipo se presentar con el personal de inventariadores a su cargo en el almacn a inventariar ,portando la autorizacin correspondiente . Har entrega de la copia de la autorizacin al encargado del almacn. En este paso se coordinarn las acciones necesarias para
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que

el

inventario

se

lleve

adecuadamente. 5.- Seguidamente el jefe de equipo proceder a efectuar el corte documentario debiendo firmar todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de trmite anotando en el documento denominado Corte Documentario , la relacin de los documentos antes sealados y dems ocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de conteo. Dicho documento ser suscrito por el Contador General, jefe de equipo y almacenero respectivamente. 6.- Una vez concluido el de ingreso de datos (notas de ingreso y salidas del corte documentario) por el almacenero , el jefe de equipo proceder a la emisin de los listados correspondientes. 7.- El jefe de equipo supervisar la labor de conteo y tomar las medidas mas adecuadas para el buen trmino el trabajo, debiendo velar porque se cumpla el instructivo entregado al personal inventariador. 8.A medida de que se generen en las y fichas copia terminadas siguiendo de el inventario el jefe de equipo deber ir trasladando los datos al listado a) b) inventario original procedimiento que se detalla : Se verificar la cantidad inventariada con el saldo que figura en el En caso al de encontrarse en diferencia, presencia inmediatamente listado. proceder almacn. c) De persistir la diferencia esta ser refrendada por el jefe de equipo y del encargado del almacn colocando ambos su V/B en la lnea correspondiente del listado. 9.- Terminada la labor de verificacin, los listados debern quedar suscritos en su ltima hoja por el encargado del almacn , el
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reconteo

del encargado del

jefe de equipo y el Contador General, haciendo un resumen de los faltantes y sobrantes. Luego se proceder a desglosar el listado entregando copia al encargado del almacn. 10.- El jefe de equipo una vez finalizado el proceso de inventario fsico recepcionar los papeles de trabajo y dems elementos ,del equipo inventariador , procediendo a la entrega de los documentos correspondientes al Jefe del Departamento de Contabilidad . 11.- El jefe de equipo es el responsable del cumplimiento de la norma y procedimiento de inventario fsico de almacn.

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ANEXO 1-A INSTRUCCIONES ALMACENES PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE

A SER ENTREGADO AL PERSONAL QUE CONFORMA EL EQUIPO DE INVENTARIO Para la toma de inventario general se seguir los siguientes pasos : 1.- El personal inventariador previamente a la ejecucin del

inventario, se reunir con su jefe de equipo con la finalidad de recibir instrucciones y absolver dudas sobre la realizacin del trabajo de campo. En esta reunin se le entregar el material de trabajo necesario e instructivo que le permita llevar eficientemente la labor encomendada. 2.- El personal inventariador se presentar ante su jefe de equipo en el da, lugar y hora sealado portando el material entregado por su jefe de equipo para la ejecucin del trabajo. En este paso el jefe de equipo proceder a asignar las zonas de trabajo que deber cubrir el grupo de trabajo as como otras indicaciones necesarias antes de proceder a efectuar el inventario. 3.- El personal de inventariadores cabecera de las fichas de inventario
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deber anotar los datos de

en todas las hojas que le sean entregadas las mismas que constituyen papeles de trabajo del inventario realizado y que servirn como sustento del trabajo realizado. 4.- El inventario ser al barrer y se realizar por parejas, donde uno contar y otro apuntar en las fichas de inventario en filas debidamente ordenadas consignando la fecha que corresponda al inventario. 5.- El proceso de conteo involucrar las acciones de contar, medir, pesar y otras acciones que permitan la constatacin fsica de los tems inventariados. En caso de dudas respecto al conteo se solicitar la presencia del encargado de almacn para absolver las interrogantes. 6.- El proceso de anotacin deber contener el cdigo del tem, la cantidad encontrada y el cdigo de ubicacin Seguidamente control visible , en el campo de descripcin : que evidencie la labor efectuada. En el caso de encontrarse deteriorada la tarjeta de control visible, recomendar al almacenero para que la sustituya. Al trmino del da se entregarn las Fichas de inventario al jefe de equipo quien las custodiar hasta el da siguiente. 7.- En el caso de bienes inventariados que tuvieran diferencias los inventariadores procedern al reconteo en presencia del jefe de inventario y almacenero para confirmar o corregir el trabajo efectuado. 8.- Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador suscribir todas las fichas de inventario
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de ser el caso. Inventario de

la persona que cuenta anotar en la tarjeta de

fecha......... y asimismo anotar la cantidad inventariada y un visto

procediendo a entregar al jefe de equipo dichos documentos. El

jefe de equipo podr ir requiriendo dichas fichas terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantado su trabajo de centralizacin de datos. 9.- Al finalizar la labor de inventario determinada por el jefe de equipo, el personal inventariador proceder a devolver el material que se le entreg para la realizacin de su trabajo debiendo los mismos firmar el descargo correspondiente.

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FICHA DE TOMA DE INVENTARIO EXISTENCIAS ALMACEN Datos Pgina del N personal Apellidos y Cdig Un Cantid Observacion de Anexo N 02 inventario Nombres :

Fecha Apellidos y Nombres : Cdigo tem

Un Cantid Observacio o

Contado por

Anotado por

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Anexo nro. 3

INVENTARIO

GENERAL

DE

EXISTENCIAS

DICIEMBRE 199..... CORTE DOCUMENTARIO

INVENTARIO DE SUMINISTROS ALMACN : ........................... En la fecha siguientes del Almacn. Nota de Ingresos NRO. FECHA ITE DESCRIPCIN U. CANTID del Corte Documentario, se han documentos encontrado los

no tramitados en el registro de Kardex

Nota de Salida
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NRO.

FECHA

ITE

DESCRIPCIN

U.

CANTID

Dichos documentos proceder

sern ingresados en la fecha, para a

a la emisin del listado definitivo que servir de base

para la Toma del Inventario. Arequipa, ........ diciembre de 199......

................................ ENCARGADO ALMACN

......................... JEFE DE EQUIPO

............................. CONTADOR GENERAL

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Anexo No. 4

ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS

DICIEMBRE ALMACN

199.....

DE.................................. En la .......................................................................... se reunieron las siguientes a los

................ das del mes de diciembre de 199......, personas: del Inventario, del Almacn, ...................................................., Responsable Encargado

Sr................................................., Jefe de Equipo del Inventario y el Sr......................................................., con la finalidad de dar inicio al Inventario de Suministros y

Repuestos, programado por la Alta Direccin de nuestra Empresa, con el fin de realizar el Inventario General.

El Inventario ser llevado a cabo por las siguientes personas:

Sr. ..................................................
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Jefe de Equipo Inventariador. .. .. .. .. Sr. ............................................... Sr. ............................................... Sr. ............................................... Sr. ............................................... Sr. .................................................

El Inventario EGASA 011.

ser efectuado,

siguiendo

los mtodos y

procedimientos establecidos en la Norma

El Inventario tendr

una duracin de tres das; para lo que, el

personal del rea de Almacenes est en la obligacin de prestar las mayores facilidades para llevar a cabo dicha actividad. En conformidad a la presente se suscribe el presente documento:

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................................. ENCARGADO ALMACN.

......................... JEFE DE EQUIPO

........................... CONTADOR GENERAL

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Anexo Nro. 5 ACTA FINAL DEL INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS

ALMACEN.................. .............

En la ............................................., mes de diciembre personas : Inventario, Sr. ......................................................., de 199.......,

a los

.............

das del del el Sr.

se reunieron

las siguientes

.............................................., Jefe de

Responsable Equipo y

..............................................., Encargado del Almacn, con el objeto de dar por finalizado el Inventario de Suministros. En dicho Inventario se siguieron las instrucciones pre-

establecidas que se mencionan en el Acta de Inicio de Inventario. El personal comprometido para tal efecto cumpli con su objetivo, habindose realizado el curso del Inventario segn lo programado con los respectivos papeles de trabajo. En seal de conformidad de las existencias encontradas, as como de los faltantes y sobrantes que han sido verificados, se suscribe
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el presente documento. Forma parte de la presenta acta el Informe Nro.............., respecto al resultado del inventario , el mismo que ser elevado a la Gerencia de Administracin y Finanzas para los fines pertinentes.

................................. ENCARGADO ALMACN.

.......................... ........................... JEFE DE CONTADOR EQUIPO GENERAL.

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