DIAGRAMA DE FLUJO

Talleres de Integración II – UTN Facultad Regional Santa Cruz

¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Se trata
de representar los pasos que sigue un proceso desde que se inicia hasta que
se termina y para ello se utiliza una serie de elementos visuales que te
ayuden a dibujar cada paso que sigue un proceso.

¿Para qué sirve un diagrama de flujo?

Cualquier organización por pequeña que sea tendrá varios procesos. Un
diagrama de flujo ayudará a visualizar y mejorar estos procesos y en
definitiva a llevar una mejor gestión empresarial.
Las organizaciones, entre más grandes, más complejos serán sus procesos
y es aquí donde un diagrama de flujo representa una ayuda importantísima
al reflejar visualmente y resumir una cantidad importante de pasos por las
cuales se desarrolla cada uno de sus procesos.
Los beneficios que se obtienen al trabajar con diagramas de flujo en una
organización son:
• Ayudar a comprender que es un proceso y cuál es el objetivo del
proceso que se está representando en la organización.

• Complementar una caracterización de procesos.

• Ahorrar mucho tiempo en el análisis de los pasos que sigue un
proceso.
• Facilitar un impacto visual que hace que los procesos sean más
visibles facilitando su comprensión global.
• Contribuir a realizar un análisis profundo y exhaustivo del proceso,
proporcionando información sobre posibles mejoras.
• Establecer un buen punto de partida para documentar los procesos y
elaborar los procedimientos.

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• Identificar pasos clave de cada proceso donde pueda existir un riesgo
o este paso pueda ser crítico para la consecución del objetivo del
proceso.
• Ofrecer ayuda para analizar la efectividad y eficiencia de los procesos
al poder visualizar que valor aporta cada paso en la consecución del
objetivo del proceso
• Animar a que los empleados puedan participar en el dibujo y
representación gráfica de los procesos que ellos desarrollan.

• Ofrecer una herramienta básica para realizar un análisis de procesos

dentro de la organización.

Características de un diagrama de flujo

Los diagramas de flujo son una herramienta muy utilizada para representar
y estudiar los procesos de cualquier organización debido a una serie de
características tales como:
• Es una herramienta sencilla de usar con un mínimo de
formación/capacitación para dibujarlos e interpretarlos.
• Representa visualmente una forma esquemática de todos los pasos
por los que atraviesa un proceso.
• Se utiliza una simbología en cada uno de los pasos que sigue un
proceso.
• Se puede utilizar para dibujar un proceso complejo o dividir éste en
subprocesos y dibujar un diagrama de flujo por cada uno de ellos.
• Muestra el valor que se aporta en cada uno de los pasos para
conseguir el objetivo final del proceso (cada paso del proceso aporta
algo para conseguir el objetivo final).
• Conforman una de las herramientas para conseguir la mejora
continua en las organizaciones al estudiar y plantearte el cómo se
desarrollan los procesos en las organizaciones.

Simbología de un diagrama de flujo

A la hora de representar y dibujar un diagrama de flujo existe una
simbología comúnmente aceptada.

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Los diagramas de flujo varían, van desde ilustraciones rápidas hechas a
mano para ayudar a documentar o planificar un proceso hasta diagramas
de flujo de trabajo complejos generados con algún software exclusivo para
tal fin. Para que fuera más fácil entender los flujos de trabajo en los distintos
equipos, departamentos e incluso sectores, el American National Standards
Institute (ANSI) estableció estándares oficiales en la década de 1960 que la
International Organization for Standardization (ISO) adoptó en 1970 y se
han actualizado y mejorado continuamente desde entonces. La última
versión de este estándar es la confirmada en 2019.
Cuando leas un diagrama de flujo, hazlo siguiendo los estándares
occidentales. Es decir, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. A
continuación, veremos algunos de los símbolos (los nombres y significados)
más comunes de los diagramas de flujo.

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• Línea de flujo: La línea de flujo muestra la dirección del proceso y
conecta a dos bloques entre sí.
• Terminador o terminal: El terminador o terminal representa los
puntos de inicio o fin del proceso de un diagrama de flujo.
• Proceso: El símbolo del proceso es el componente más común de un
diagrama de flujo e indica un paso del proceso.
• Comentario o anotación: Puedes mencionar información extra
acerca de un paso con un comentario o anotación.

• Decisión: Este símbolo representa a una decisión que tu equipo o tú

deben tomar para pasar al paso siguiente del proceso. Por lo común,
se trata de una decisión del estilo “verdadero o falso” o de una
pregunta que se responde por sí o por no.

• Datos almacenados: Simboliza a un archivo o base de datos.

• Símbolo “o”: Indica que el flujo del proceso continúa en tres o más
ramas.
• Entrada/salida: El símbolo de entrada/salida representa el proceso
de incorporación o extracción de datos externos.

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• Exposición: Indica un paso en el que se expone información
importante.
• Documento: Este símbolo representa a un solo documento.
• Retraso: Con este símbolo puedes planificar y representar cualquier
período de demora que será parte del proceso.
• Entrada manual: Este símbolo representa a los datos o la
información que se debe ingresar manualmente al sistema.

• Operación manual: Simboliza a una operación o ajuste manual del

proceso.
• Conector (con otra página): Este símbolo se usa para conectar otros
dos símbolos que están en diferentes páginas.
• Conector (en esta página): Con este punto se pueden conectar dos
símbolos y reemplazar líneas largas para simplificar el diagrama de
flujo.
• Símbolo de unión de invocación: Este símbolo se usa para converger
diversas ramas en un solo proceso.

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• Proceso alternativo: Las líneas de este símbolo, por lo general, son
líneas de puntos. El símbolo en sí mismo indica una alternativa al
paso normal del proceso en caso de ser necesaria.
• Proceso predeterminado: Este símbolo señala un proceso que ya ha
sido determinado en algún otro lugar.

• Múltiples documentos: Simboliza a muchos documentos.

• Preparación o inicialización: Este símbolo indica un paso de
preparación o inicialización en el proceso.
Una vez que conoces lo que representa cada símbolo, puedes leer o crear
casi cualquier tipo de diagrama de flujo y entender mejor el proceso
visualizado. Cuando crees un diagrama de flujo en el que se utilicen
diferentes formas y símbolos, incluye una leyenda para que los demás
compañeros de equipo puedan entenderlo.

Tipos de diagramas de flujo

Existen infinidad de clasificaciones a la hora de enumerar los tipos de
diagrama de flujo que existen.
Desde un punto de vista empresarial, se podrían sintetizar todos según la
forma de dibujarlos y podrían clasificarse solo en dos:

• Diagrama de flujo por bloques

• Diagrama de flujo funcional

Diagrama de flujo por bloques: Se dibujan los pasos del proceso, pero sin
entrar en el detalle de qué puesto de trabajo desarrolla cada paso o
interviene en el proceso.

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Diagrama de flujo funcional: Se dibujan los pasos del proceso detallando
qué puesto de trabajo dentro de la organización es el encargado de ejecutar
ese paso del proceso.
Vamos a ver esto con un ejemplo.
Supongamos que en una empresa para el proceso “Recepción y Pago de
facturas a Proveedores” existen sólo dos métodos para el pago de facturas:
confirming (es un servicio financiero que permite gestionar los pagos de una
empresa a sus proveedores) y transferencia bancaria.
El diagrama de flujo por bloques podría ser algo así:

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Y el diagrama de flujo funcional algo así:

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Modelos de diagramas de flujo
Como los diagramas de flujo son herramientas muy potentes, se usan en
muchos campos y sectores del mercado. Puedes verlos en educación, ventas
y marketing, negocios, ingeniería o fabricación. Los diagramas de flujo se
pueden hallar prácticamente en cualquier lugar.
Dependiendo del tipo de proceso que pretendes visualizar, tal vez te
convenga usar algún tipo de diagrama de flujo en particular. Mark A.
Fryman, en su libro Quality and Process Improvement (Mejora de los
procesos y la calidad), 2002, afirma que hay cinco tipos de diagramas de
flujo desde la perspectiva de los negocios:

• El diagrama de flujo de decisiones ayuda a explicar las medidas

que se toman para justificar una decisión. Este tipo de diagramas de
flujo es muy útil para anticipar las consecuencias de diferentes
decisiones.
• Un diagrama de flujo lógico se aplica para detectar deficiencias,
cuellos de botella o limitaciones del proceso que podrían causar
interrupciones o problemas.

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• Un diagrama de flujo de sistema representa el modo en que los
datos fluyen en un sistema. Por lo general, se usan en el mundo de
las finanzas.
• Con un diagrama de flujo de productos se visualiza el proceso de
creación del producto y su orden secuencial. Este tipo de gráficos
pueden constituir documentación muy útil para cuando lances un
producto nuevo o mejores el proceso de producción.
• En un diagrama de flujo de procesos se muestra cómo se obtendrá
cierto resultado con un proceso. Probablemente crees un diagrama de
flujo de este tipo para mejorar algún proceso que ya uses o para
implementar uno nuevo.
Además de los tipos de diagrama de flujo que Fryman definió para el ámbito
de los negocios, hay muchos otros tipos que se desarrollaron a lo largo de
los años.
Otros tipos de diagramas de flujo
Algunos de los tipos más populares de diagramas de flujo fueron acuñados
por Alan B. Sterneckert en su libro de 2003, Critical Incident Management
(Gestión de incidentes críticos) e incluye las siguientes clasificaciones:

• Diagrama de flujo de documento

• Diagrama de flujo de datos

• Diagrama de flujo de sistema

• Diagrama de flujo de programa

En 1987, Andrew Veronis publicó un libro llamado Microprocessors: Design
and Application (Microprocesadores: diseño y aplicación) en el que se
describían los siguientes tres tipos de diagramas de flujo:

• Diagrama de flujo de sistema

• Diagrama de flujo general

• Diagrama de flujo detallado

A continuación, enumeramos otros tipos de flujos de trabajo comunes:

• El diagrama de PERT

• El diagrama de flujo de trabajo

• El diagrama de flujo de carriles

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• El diagrama de flujo de datos (DFD)
• El diagrama de flujo de procesos (PFD)

• El modelo y notación de procesos de negocios (BPMN 2.0)

• El diagrama de flujo de lenguaje de especificaciones y descripciones
(SDL)
• El diagrama de flujo de cadena de procesos impulsada por eventos
(EPC)

¿Cómo hacer un diagrama de flujo?

 Paso 1: ¿Qué proceso vas a dibujar?

Lo primero es saber qué proceso vas a dibujar. ¿Vas a dibujar un pequeño
proceso? ¿Vas a dibujar un gran proceso o vas a dibujar los diferentes
subprocesos que componen un gran proceso?
Se recomienda empezar a dibujar procesos más bien sencillos para ir
adquiriendo destreza y práctica para posteriormente ir pasando a procesos
más complejos en la organización.

 Paso 2: Reunir a los responsables de esos procesos.

Son las personas que van a ayudar a dibujar y representar esos procesos.
Qué duda cabe que las personas más idóneas para representar un proceso
en un gráfico son las propias personas involucradas en los propios procesos.
Se deben reunir y explicarles el trabajo que se quiere realizar para que
puedan explicar con detalle que pasos realizan.
En muchas ocasiones no se realiza esta reunión porque se cree que se
conoce el proceso y los pasos que existen dentro de él.

 Paso 3: Acotar el proceso, donde comienza y donde termina.

Como toda tarea se debe tener en claro dónde comienza y donde termina
cada uno de los procesos que se va a dibujar.
Es muy probable que la terminación de un proceso conecte con el inicio de
otro proceso antes de entregar el producto / servicio al cliente. Por lo tanto,
se debe identificar bien dónde comienza el proceso (qué tarea, persona o
actividad dispara ese proceso) y dónde termina.
En el paso siguiente cuando se vaya a dibujar el proceso, hay que recordar
usar esta simbología tanto para el inicio como la terminación del proceso

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que se está estudiando.

 Paso 4: Empezar a dibujar cada paso eligiendo si se dibujará con forma

vertical, horizontal o de ambas formas.
Con la información que han aportado las personas involucradas en los
procesos se resume esa secuencia en una serie de pasos que serán los que
se van a representar mediante un dibujo.

Cada paso dentro del diagrama de flujo podrá contener

documentación/información/tareas/ materiales que irán aportando valor
para conseguir el objetivo del proceso que se está representando.
A la hora de dibujar el diagrama de flujo si se quiere aprovechar espacio en el
formato de papel se podría dibujar de izquierda a derecha e ir bajando el
dibujo a medida que se va avanzando con los pasos el proceso.
Recordar dibujar los registros de control que puedan existir en dicho

proceso.
Recordar dibujar los pasos en los cuales hay que tomar una decisión o existe

una alternativa en el proceso.

¿Qué hacer después de dibujar un diagrama de flujo?

En muchas ocasiones las organizaciones cuando dibujan un diagrama de
flujo se quedan en ese paso y no van más allá.
Pero una parte muy importante cuando esquematizamos procesos mediante
el dibujo en un diagrama de flujo es preguntarnos algunas cosas para
intentar mejorar es proceso.
Se debe aprovechar que se tiene dibujado el diagrama de flujo para hacer
las siguientes preguntas:

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• ¿Puedo identificar pasos críticos dentro del proceso?
• ¿Puedo establecer algún indicador de gestión para esos pasos críticos
y saber si se está ejecutando correctamente?
• ¿Se podría automatizar algún paso de este proceso mediante
herramientas como Excel o algún otro software/aplicación para
hacerlo más ágil?
• ¿Se podría acortar algún paso sin que se pierda información/valor
añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?
• ¿Se podrá modificar algún paso sin que se pierda información/valor
añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?
• ¿Valdrá la pena desarrollar un procedimiento de trabajo o instrucción
de trabajo con el fin de obtener un manual de este proceso y
entregárselo a los empleados?

¿Cómo planificar y dibujar un diagrama de flujo básico?

1. Define tu propósito y alcance. ¿Qué deseas lograr? ¿Estás

considerando las cosas correctas con un punto inicial y final
apropiados para alcanzar ese propósito? Realiza una investigación
lo suficientemente detallada, pero lo suficientemente simple a la
hora de crear tus diagramas para comunicarte con tu audiencia.
2. Identifica las tareas en orden cronológico. Esto puede involucrar
las conversaciones con los participantes, la observación de un
proceso o la revisión de cualquier documentación existente. Puedes
escribir los pasos en forma de notas o comenzar con un diagrama
en versión borrador.
3. Organízalos por tipo y figura correspondiente, como procesos,
decisiones, datos, entradas o salidas.
4. Crea tu diagrama, ya sea dibujándolo a mano o usando un
programa.
5. Confirma tu diagrama de flujo, verificando todos los pasos con las
personas que participan en el proceso. Observa el proceso para
asegurarte de no dejar de lado nada que sea importante para tu
propósito.

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¿Cuándo utilizar diagramas de flujo?
Los diagramas de flujo pueden ser útiles en muchas situaciones, como, por
ejemplo, para hacer lo siguiente:

1. Documentar un proceso.
Los diagramas de flujo son magníficos para trazar y documentar algún
proyecto o proceso colaborativo.
2. Simplificar y visualizar ideas o procesos complejos.
No todos los miembros del equipo tendrán el tiempo (o los recursos) para
leer detenidamente un proceso documentado largo y complicado. Los
diagramas de flujo son muy útiles para que cualquiera pueda seguir el flujo
de trabajo, entender las tareas y analizar los pasos individuales de manera
rápida y sencilla.

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3. Organizar al equipo y asignar tareas con efectividad.
Representa visualmente un proceso que pueda facilitar la asignación de
tareas a los miembros del equipo y organiza el trabajo del grupo de manera
que todo fluya mejor.
4. Tomar decisiones y justificarlas.
Las decisiones, con frecuencia, parecen ser mucho menos intimidantes y
complicadas cuando están dispuestas en un diagrama de flujo. Los
diagramas de flujo también pueden ser útiles para ver las consecuencias de
esas decisiones, lo que facilita la anticipación y argumentación de los pasos
a seguir.
5. Identificar y evitar cuellos de botella o problemas.
Los diagramas de flujo son muy útiles para descubrir cuellos de botella o
inconvenientes antes de que se vuelvan problemas graves. Con el trazado
del proceso entero en esta guía visual, puedes seguir cada paso y, a la vez,
garantizar que se dediquen el tiempo y los recursos suficientes para cada
tarea.
6. Estandarizar los procesos.
Una vez que el diagrama de flujo está listo, puedes reutilizarlo para otros
proyectos o procesos similares. A la larga, tanto el equipo como tú ahorrarán
tiempo (y evitarán el estrés).
7. Dar seguimiento al progreso de un proyecto.
Como es muy fácil seguir los pasos del diagrama de flujo, siempre es posible
detectar en qué etapa del proceso o proyecto se encuentra el equipo en un
momento dado. Simplifica muchísimo el seguimiento del progreso y también
ofrece un panorama general excelente de las tareas que falta finalizar.
Resumen
Los diagramas de flujo son perfectos para visualizar procesos complejos del
equipo. Existen más de 30 símbolos estandarizados para crear diagramas
de flujo. Los símbolos pueden indicar algún proceso o documento,
decisiones que hay que tomar y mucho más.
En el diagrama de flujo se representan todos los pasos, las secuencias y las
decisiones de un proceso o flujo de trabajo. Si bien hay muchos tipos
diferentes de diagrama de flujo, el diagrama básico es un mapa de procesos
en su forma más simple. Es una herramienta muy potente que se puede
aplicar en muchos campos diferentes para la planificación, visualización,
documentación y mejora de los procesos.

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