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REVISION :
VERSION:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO
DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
1. Objetivo
El presente documento establece las directrices para la elaboración, distribución y control de
documentos internos y externos del Sistema de gestión de Calidad y asegurar que todos los
procedimientos nuevos o revisados sean aprobados, implementados, distribuidos y mantenidos
de una manera estándar, consistente y efectiva.
2. Alcance
Este procedimiento se aplica a todos los documentos generados y utilizados tanto internos
como externos en las diferentes áreas del laboratorio para la administración de documentos del
sistema de gestión de calidad del laboratorio.
3. Responsabilidades
Encargado de Calidad es responsable del cumplimiento del presente procedimiento.
Jefe de laboratorio es responsable de supervisar el cumplimiento del presente
Personal de laboratorio cumple las funciones asignadas en el presente procedimiento
4. Políticas
Todos los documentos deberán ser generados conforme a los formatos establecidos en los
procedimientos del laboratorio
5. Definiciones
Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen por fuera de la
organización.
CODIGO:
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
6. Desarrollo de documentos
MANU
ALES
PROCEDIMNIENTOS
INSTRUCTIVOS
FORMULARIOS Y REGISTROS
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CARATULA
FORMAS Y ESTRUCTURAS
FORMULARIOS
CODIGO:
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Los documentos deben tener asignado un código alfanumérico de identificación de acuerdo con
la siguiente estructura:
Estructura y Longitud del Código: El código se compone de 4 caracteres:
X1-X2-X3-#1
CARÁCTER QUE
NUMERO ASIGNADO AL
REPRESENTA AL TIPO DE DOCUMENTO DOCUMENTO
DOCUMENTO
LABORATORIO
X1 X2 X3 #
X3 Puede ser:
H = HEMATOLOGÍA
LM= LAVADO DE MATERIAL
ME= MANEJO DE EQUIPOS
MI= MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA
OF = ORGANIZACION Y FUNCIONES
PC = PLAN DE CONTINGENCIA
RL= RUTA DE LIMPIEZA
TM = TOMA DE MUESTRA
TT = TRASNPORTE Y TOMA DE MUESTRAS
U = UROANALISIS
# Puede ser 1, 2, 3, 4, n, etc
MANUALES E E E E E E p P P
PROCEDIMIENTO E E E E E P P P
E
INSTRUCTIVONS E E E E E P P P
E
FORMULARIOS E E E E E P P P
E
INSERTO N N E N P N N N
N
ENCABEZADO: E
PIE DE PAGINA: P
NO APLICA: N
MANUALES
CODIGO:
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
MANUAL DE CALIDAD
VLB – MC – 01
MANUAL DE BIOSEGURIDAD
VLB – MB – 03
P DE CONTROL DE DOCUMENTOS
VLB – PCD - 01
P DE HEMATOLOGÍA
VLB – PH – 02
P DE UROANALISIS
VLB - PU - 03
P DE COPROPARASITOLOGÍA
VLB - PCP - 04
P DE MANEJO DE EQUIPOS
VLB – PME - 05
P DE MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA
VLB - PMI -06
P DE RUTA DE LIMPIEZA
VLB – PRL - 07
CODIGO:
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
P DE LAVADO DE MATERIAL
VLB - PLM - 09
INSTRUCTIVOS (I)
I DE USO DE EQUIPOS
VLB -IUE- 01
I DE LAVADO DE MANOS
VLB – ILM – 02
I DE LIMPIEZA DE EQUIPOS
VLB – ILE – 03
FORMULARIOS (F)
FORMULARIO DE LISTA MAESTRA DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS
VLB – F- 01
FORMULARIO DE LISTA MAESTRA DE REGISTROS
VLB – F- 02
7. Control de los documentos internos
El responsable de elaborar o modificar un documento, elabora o modifica un
documento del SG de acuerdo con el presente procedimiento y lo entrega al responsable
de su revisión, y este al responsable de su aprobación. El responsable del control de los
documentos, revisa el nuevo documento. En caso de aprobarlo, se asegura de su
distribución a las personas indicadas; de lo contrario le informa a quien lo propuso para su
mejora. El responsable del control de los documentos: Revisa que el nuevo documento o la
modificación cumpla con los requisitos de elaboración definidos en el presente
procedimiento, en caso contrario se realiza los ajustes necesarios. Si se trata de un nuevo
documento, lo registra en el F-001“Listado maestro de documentos internos y externos”y
en el F-002“Listado maestro control de registros”, según corresponda; si se trata de la
modificación de un documento, actualiza la información del mismo en el F-001“Listado
maestro de documentos Internos y Externos y en el F-002“Listado maestro control de
registros”,según corresponda; recoge y actualiza las copias controladas, comprobando que
CODIGO:
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DOCUMENTOS
el total de los documentos recogidos sea igual al de los distribuidos. Una vez recogidas
las copias de los documentos obsoletos, las destruye, y si lo considera necesario,
identifica el original con un sello de “OBSOLETO” y lo archiva en la carpeta de
documentos obsoletos. Para prevenir el uso no intencionado de los mismos
8. Control de los documentos externos
El responsable de implementar los documentos Identifica la necesidad de implementar el
uso de un nuevo documento de origen externo o de actualizar la versión de uno existente. En
tal caso informa al responsable del control para actualizar el F-001 “Listado de documentos
de origen interno y externo”.
El responsable de aprobar los documentos Analiza la aplicabilidad del documento de origen
externo; en caso afirmativo, elabora e implementa si lo considera necesario, un plan para
garantizar su cumplimiento y lo informa al responsable del control de los documentos; en
caso contrario lo informa a quien lo propuso.
El responsable del control de los documentos
Si se trata de un nuevo documento, lo registra en el F-001 “Listado de documentos de
origen interno y externo”y coordina su control; si se trata de la actualización de uno antiguo,
actualiza la información en el F-001 “Listado de documentos de origen interno y externo”y
coordina su actualización y divulgación.