Unidad 1: Paso 2 - Protocolo de comunicaciones y plan motivacional

Curso: Protocolo

80007_17

Presentado a:
Yenny González

Presentado por:

Angélica Garnica Código: 1075673108

Kelly Yojanna Orozco Código: 1070018144
Luz Marina Atehortua Código: 41623635
Nidia Esperanza Duarte Código:

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Escuela de Ciencias, Artes y Humanidades ECAH
Programa Psicología
Octubre de 2019
 Introducción
Una buena comunicación es esencial en todos los contextos con los cuales nos rodeamos,

pero hoy día se hace bastante relevante e imprescindible en las organizaciones. Un buen

manejo de la comunicación mejora la competitividad de la organización, su adaptación a

los cambios del entorno, facilita el logro de los objetivos y metas establecidas, satisface las

propias necesidades y la de los colaboradores, coordina y controla las actividades y fomenta

una buena motivación, compromiso, responsabilidad, implicación y participación de sus

integrantes y un buen clima integrador de trabajo.

Es porta tanto que en el presente trabajo se espera investigar, explicar y dar a conocer los

canales de comunicación y los protocolos de comunicación, su importancia su creación y

como estos deben ser aplicados en la empresa de colchones elastikithos, para así
poder satisfacer la necesidades internas y externas, logrando el cumplimiento de metas y

objetivos al generar motivación dentro de la misma., al empoderarse de los conocimientos

sobre el valor de la comunicación personal, empresarial y social.

La comunicación o intercambio de información es una acción que se encuentra

presente en todas las actividades realizadas por los seres humanos en nuestra sociedad

actual, esta se da de manera simple y compleja, así como de manera directa e indirecta. En

la actualidad las empresas, cuentan con gran cantidad de retos para sus conocimientos y

desarrollo uno de los principales es la comunicación y los canales que esta necesita para

que sea efectiva y afectiva.

Objetivos

Objetivo general

 Comprender la importancia del valor de una buena comunicación en los diferentes

entornos que maneja el ser humano tanto en lo personal, social y profesional para

lograr, un adecuado y sano clima organizacional donde se refleje la interacción entre

características comunicacionales personales y organizacionales.

Objetivos específicos:

 Identificar la empresa reconociendo su actividad económica, número de empleados,

tipos de comunicación que maneja.

 Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para la empresa.

 Realizar un diagnóstico de la eficiencia de las comunicaciones internas.

 Hacer un diagnóstico de la eficiencia en las relaciones laborales y el trabajo en

equipo
 Identificación de la empresa COLCHONES VICOELASTICOS

Nit. 900.441.679.0

Colchones elastikithos

Descripción de la empresa: La empresa de colchones elastikithos busca ser la mejor

empresa de fabricación y venta de colchones para todas las personas en el 2020 a nivel

nacional, contando con más de 5 sucursales a nivel nacional. Esta organización pretende

vender los mejores colchones con un alto nivel de calidad y modelos únicos y llamativos

para sus clientes.

Nombre de la empresa: Colchones elastikithos

Ciudad Sede Principal: Zipaquirá Cundinamarca

Fecha de Creación: 10 de enero de 2017

Número de empleados:
  Operarios: 70

 Administrativos: 15

La empresa de colchones elastikithos, tiene como actividad económica la producción y

comercialización de colchones elásticos vioelasticos para todo tipo de personas, su sede

principal está ubicada en la ciudad de Bogota, Carrera 44 # 78-09, avenida la pradilla, si

estructura organizacional jerárquica está compuesta por el gerente, los jefes de

departamento y los subordinados (departamentos de producción y ventas) y proveedores.

Cuentan con una infraestructura física de 1000m cuadrados donde las áreas se dividen de la

siguiente manera. El primer piso. Consta del área de producción, es esta área laboran 70

operarios, en el segundo piso. Se encuentran ubicadas las oficinas administrativas, además

de un local comercial destinado para las ventas la empresa tiene 4 puntos de venta en

diferentes ciudades de Colombia, una en la sede principal de Bogotá y las otras 3 en

Medellín y Manizales.

Dirección de la tienda de colchones carrera 19 # 15-87 a 89 norte -764, Medellín

Carrea 145 # 67 bis-83 Manizales

 Organigrama

GERENTE GENERAL
A
S
C
SECRETARIA
E
N GENERAL
D
E
N DIRECTOR DE TALENTO
V T HUMANO
AUXILIARES DE A
E
e TALENTO HUMANO s
r Comunicación Formal e Informal c
t e
i n
c d
a e
JEFE CONTROL Y JEFE
l n
JEFE DE PRODUCCIÓN CALIDAD DEPARTAMENTO
COMERCIAL t
e
d
e
s y
c SUPERVISOR OPERARIOS:
e ADMINSTRATIVO DE DISEÑADORES, PERSONAL DE VENTAS
n D
BODEGA E INSUMOS CARPINTEROS,
d e
CORTES Y
e s
MAQUINISTAS
n c
t e
e n
d
e
n
t
e
 Tipo de comunicación de la empresa Colchones elastikithos

La empresa Colchones elastikithos se caracteriza por emplear diversos canales de

comunicación interna, principalmente su comunicación se considera de tipo formal puesto

que su normativa está establecida de esa manera, es controlada y sujeta a reglas internas de

la empresa; así mismo dentro de esta gama de comunicación encontramos más tipologías

que también caracterizan a la empresa, considerando que tiene comunicación vertical

subdividiéndose en comunicación descendente puesto que dentro de la organización se

maneja un orden jerárquico, siendo el gerente general la dirección y líder que direcciona y

orienta las comunicaciones institucionales como normas, procedimientos a realizar y

reglamento interno de trabajo; A demás la empresa Colchones elastikithos pone en práctica

recurriendo a medios como reuniones con agenda escrita, correo electrónico y

correspondencia escrita.

De igual manera cuenta con el manejo y aplicación de la comunicación ascendente, lo que

permite conocer y escuchar las opiniones, quejas etc. de los empleados hacia la gerencia,

este tipo de comunicación aporta y ayuda a la gerencia y directivas de la empresa tener una

visión real del clima laboral para así poder tomar decisiones y soluciones oportunas; sin

embargo, es necesario conocer los medios que emplea la organización para este tipo de

comunicación pues pueden estar: buzón de sugerencias (PQRS), procesos de apelación.

Por otra parte, otra de las características acerca del manejo de la comunicación de la

empresa Colchones Elastikithos de Zipaquirá es la comunicación informal en la

cotidianidad los empleados suelen crear lazos de amistad y afecto, sentido de pertenencia

por la organización lo que permite reunir interese colectivos que ayudan y aportan a la

productividad y cohesión del grupo de trabajo.

Sin embargo, hay un aspecto negativo frente al empleo de este tipo de comunicación, pues

el exceso de confianza puede desembocar rumores, chismes los cuales pueden ser

distractores de la productividad en la empresa, así mismo la información emitida no es

fiable.

En resumen, cuenta con diversas alternativas de comunicación lo que favorece las

relaciones personales y profesionales para alcanzar los objetivos proyectados por la

empresa, sin embargo, es necesario tener cuidado con el libertinaje de confianza en el

contexto organizacional.
 Protocolo de comunicaciones internas y externas

Es importa tener en cuenta que todos las personas tienen diferentes formas de comunicarse

y de entender la información que se brinda, por esta razón existe la gran necesidad de

protocolizar ciertos tipos de información de una manera eficiente para que nuestro

colaborador pueda brindar información de forma clara, rápida y efectiva en la atención

directa (voz a voz – atención personal) e indirecta (comunicaciones escritas), para que este

protocolo tenga éxito es de vital importancia que las comunicaciones vayan de la mano con

los valores de la empresa, destacando la calidad, entrega, compromiso y buen trato de la

empresa hacia sus colaboradores y hacia sus usuarios.

Los protocolos de comunicación están orientados a la mejora de una institución por lo cual

estos buscan generar efectos en las instituciones y así mismo obtener ventajas para la

misma, por lo tanto, se clasificará así:

1. Comunicación escrita

 Manejo de imagen en las cartas u oficios: el cual tiene como objetivo brindar

información el cual se usa cuando está dirigido a varias personas dentro de la

empresa, este debe llevar numeración y debe brindar la posibilidad de escribir el

nombre y cargo cuando esto sea necesario, debe ir membretada con el logo e

información de la empresa, ejemplos: circulares, memorandos, llamados de atención

etc.

 Correo electrónico: Debido a su rapidez, bajo costo y su alcance universal se ha

convertido en un canal de comunicación habitual con el cliente.

o Se debe personalizar el mensaje, siempre incluir el nombre del cliente.

o No se extienda, sea conciso

 o El campo “ Asunto” debe ser claro y diciente

o La empresa necesitara una dirección de e-mail corporativa

o Aprovechar en el mensaje incluir su firma, nombre de la empresa, logo

en laces de redes sociales o pagina web.

 Atención y trato – Cliente – Jefes

o Saludar cordialmente y mirar a los ojos

o Presentación personal, uso del uniforme, aseo.

o Tratarlo de Usted

o Saber escuchar, hay que dejar que los clientes se expresen

o Puntualidad de horarios para la atención al cliente

o Modular la voz

o Al expresarse utilizar vocabulario entendible

o Cuidar el lenguaje corporal, facial, movimientos nerviosos de piernas,

manos etc.

 Manejo de Redes sociales y página Web

 Proveer al cliente información de contacto como e-mail, teléfono, dirección de

la empresa, sucursales.

 Brindar la confianza al cliente por medio numero de pedido, radicado.

 No discutir así hallan comentarios negativos o positivos.

 Elegir el personal adecuado para la atención online en redes; deberá conocer las

políticas de la empresa, manejo de redes.

  Ser prudente con las publicaciones

 Incentivar y promocionar los productos por medio de imágenes ilustrativas

reales

 Protocolo de los empleados en el lugar de trabajo

 Los empleados portan el uniforme empresarial con carné a la vista. El aseo

presentación personales corresponden a buenas prácticas sociales.

 No ingieren alimentos ni fuman en el ambiente laboral o dentro del almacén.

 Son puntuales en sus funciones habituales

 Mantiene una actitud de cordialidad y resolución constante

 El empleado utiliza expresiones de cortesía en el dialogo

 Evita monosílabos o respuestas vagas

 Mientras dura la interlocución. el discurso solo va dirigido al cliente

 Al resolver los interrogantes se despide de forma amable y relajada.

Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo

en equipo.

Campaña para dar a conocer los valores cooperativos y sentido de pertenencia de

colchones elastikithos.

De manera trimestral se realizan reuniones con el personal de la empresa con el fin de

integrar a todos los trabajadores, permitiendo que se involucren los altos, medios y bajos

cargos, interactuando entre sí, mediante dinámicas participativas donde se evidencia cuáles

son los valores corporativos de la empresa, como contribuir a mejor desempeño de las
actividades que se vienen relacionando de tal manera que todos y cada uno de sus

empleados puedan dar su puntos de vista a las nuevas tendencias en el mercado y cómo

hacer para poder mejorar como empresa, destacando así las mejores ideas de los empleados

las cuales pueden ser catalogas por quipo de trabajo, los cuales pueden ser reconocidos

dentro de la empresa los que fomentara la competitividad dela dentro de la empresa.

Campaña de integración del personal:

Cada dos meses y medio la oficina de talento humano lleva a cabo actividades de

integración para todos los empleados de las tiendas de colchones elastikithos la cual tiene

como objetivo afianzar los lazos de compañerismo dentro de la empresa al igual fomentar

las relaciones que contribuyen a desempeñar un buen trabajo en equipo el cual se vea

reflejado en los balances que se presentan periódicamente contribuyendo al crecimiento de

la empresa, y el crecimiento personal de cada uno de sus empleados, este tipo de

actividades se llevan a cabo en las afueras de la ciudad en donde cada uno de los

empleados puede llevar a su familia para poder realizar dinamias, charlas motivacionales y

un almuerzo donde todos los empleados a igual que sus familias de estos espacios los

cuales contribuyan a mejorar las relaciones de comunicación y compañerismo dentro y

fuera de la empresa.

Campaña para promover la actividad física y el deporte dentro de la empresa:

La oficina de talento humano de la empresa colchones elastikithos implementa una

estrategia que fomente la actividad física y el deporte dentro de la empresa. La cual consta

de la realización de campeonatos organizados por las diferentes dependencias las cuales

contribuyen a estilos de vida saludables para los empleados de esta empresa, se organizarán
campeonatos de futbol en grama mixtos, en donde es necesario contar con la participación

de toso el personal de la empresa, ya que estas actividades son para el beneficio de los

empleados de la empresa contribuyendo a fomentar un estilo de vida saludables y trabajo en

equipo.

Además, se realizará la respectiva premiación a todos los equipos por su participación de

estas actividades las cuales ayudan a fomentar una mejor organización al momento de a

realizar trabajos en equipo dentro de la empresa al igual mejorar la comunicación dentro de

sus diferentes cargos.

Campaña para incentivar ascensos dentro de la empresa:

Para nuestra organización el recurso humano es lo más importante, creemos en el talento de

nuestra gente, por lo tanto, se abrirán inscripciones para que el personal de carpinteros opte

por postularse para el cargo de auxiliar de diseño, quienes con su amplia experiencia

podrán demostrar sus capacidades en el diseño de nuevos colchones para la empresa,

sabiendo que esto le generara mayores ingresos. Esta convocatoria la organizara recursos

humanos y será publicada en cartelera para quienes quieran postularse.

Campaña motivacional mensual

Dentro de la organización uno de los ejes y pilares que hacen a una organización

exitosa es el potencial humano, por tanto la empresa Colchones Elastikithos promoverá

estrategias motivacionales y de crecimiento personal , por medio de la evaluación de

rendimiento en donde se tendrán en cuenta aspectos como actitud, compromiso,

presentación personal y sentido de pertenencia por la institución , esto se hará a cada

colaborar de la empresa , quienes ayudaran con la evaluación serán los jefes de cada área.
El objetivo es hacer reconcomiendo mensual y hacerlo público en la cartelera de la

empresa así mismo gestionar para motivar con tiempo compensatorio por su labor,

compromiso etc.
 Cronograma de trabajo

Actividade Responsable Recursos Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembr Octubre Noviembr Diciembr
e e e
s s
Campaña Dep. Talento Humanos 15
para dar a
conocer los humano. y
valores financiero
cooperativos
y sentido de s
pertenencia
de colchones
elastikithos.
Dep. Talento Humanos 8 día de la 12 día de 15 amor y 31 día de 30 fiesta
Campaña de mujer la madre amistad las brujas fin de año
integración
humano. y
del personal financiero
s
Campaña Dep. Talento Humanos Todo el Todo el
para mes mes
promover la humano. y
actividad financiero
física y el
deporte s
dentro de la
empresa.
Campaña Dep. Talento Humanos Todo el Todo el Todo el
para mes mes mes
incentivar humano. y
ascensos financiero
dentro de la
empresa. s
Campaña Dep. Talento Humanos Todo el Todo el Todo el Todo el Todo el Todo el Todo el Todo el Todo el mes Todo el Todo el Todo el
motivacional mes mes mes mes mes mes mes mes Resultados mes mes mes
mensual y
según Humano financiero Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado los 28 de Resultado Resultados Resultado
aspecto a s los 28 de s los 28 de s los 28 de s los 28 de s los 28 de s los 28 de s los 28 de s los 28 de cada mes s los 28 de los 28 de s los 28 de
evaluar s
cada mes cada mes cada mes cada mes cada mes cada mes cada mes cada mes cada mes cada mes cada mes
Conclusiones:

Al concluir nuestro trabajo colaborativo vimos la gran importancia y el significado de lo

que el curso de Protocolo, busca que nosotros como profesionales en formación, nos
empoderemos de nuestra propia imagen como profesionales y mantengamos una buenas
relaciones interpersonal y intrapersonales con el fin que en el momento de comunicarnos
en nuestro saber y hacer profesional, personal, social, lo hagamos de una manera efectiva y
afectiva y muy puntualmente cuando estemos entablando relaciones laborales, con el fin de
interactuar con el otro o los otros de una forma respetuosa, asertiva y proactiva
manteniendo una gran destreza e inteligencia relacional con nuestro entorno para propiciar
un buen y sano ambiente y clima organizacional.

Los protocolos de comunicación son muy importantes en una organización, no

necesariamente tienen que contar con más de 70 empleados, para poner en práctica la
buena comunicación por medio de protocolos muy avanzados también hay ciertos
protocolos que reúnen estas condiciones para empresas más pequeñas y que cuentan con
muy poco personal, pero si se ajustan a ciertas normar y valores con el fin de mantener un
sano ambiente laboral tanto ascendente como descendente, la finalidad de esta convivencia
y mantenimiento de las comunicaciones laborales están orientados a mejora y generar
efecto positivos, asertivos y proactivos internamente y externamente.
Referencias bibliográficas

 Castro, A. de. (2014). Comunicación organizacional: técnicas y estrategias.

Barranquilla [Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado
de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/
login.aspx?direct=true&db=nlebk&AN=813082&lang=es&site=eds-live
 Gómez, A. (2010). Manual programación neurolingüística aplicada a la empresa.
Madrid, ES: Editorial CEP, S.L.  Recuperado
de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?
docID=10820412&p00=comunicaci%C3%B3n+pnl
 Torres, S. (26,11,2018). Comunicación y las Relaciones Laborales. [Archivo de
video]. Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22281