PROCEDIMIENTO

GERENCIA HSEQ PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS Corporativo

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS

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B 11-02-2023 REVISIÓN

RODRIGO PEREZ OCTAVIO SOTO CRISTIAN BRAVO

REV. FECHA EMITIDO PARA POR REVISADO POR APROBADO POR: TOMA CONOCIMIENTO

CRISTIAN BRAVO
EMPRESA CONTRATISTA

SIGMA S.A. PÁG. 2 DE 12

SIGMA-PR-GHQ-AD-03 REV B

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INDICE
INDICE .................................................................................................................................................................................. 2
1. OBJETIVO .................................................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ..................................................................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES ............................................................................................................................................................. 3
3.1. AUDITORÍA................................................................................................................................................................................................ 3
3.2. AUDITORÍAS INTERNAS ............................................................................................................................................................................. 3
3.3. PROGRAMA DE LA AUDITORÍA.................................................................................................................................................................. 3
3.4. CRITERIOS DE AUDITORÍA ......................................................................................................................................................................... 3
3.5. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA ................................................................................................................................................................... 4
3.6. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA .................................................................................................................................................................. 4
3.7. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA............................................................................................................................................................ 4
3.8. PLAN DE AUDITORÍA................................................................................................................................................................................. 4
3.9. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ...................................................................................................................................................................... 4
3.10. SGI: .................................................................................................................................................................... 4
3.11. AUDITOR LÍDER ......................................................................................................................................................................................... 4
3.12. COORDINADOR SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ................................................................................................................................ 4
3.13. NO CONFORMIDAD .................................................................................................................................................................................. 5
3.14. OBSERVACIONES, INSTANCIAS AISLADAS Y RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA ............................................................................... 5
4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................................................. 5
4.1. JEFE SGI: ............................................................................................................................................................. 5
4.2. AUDITADO ................................................................................................................................................................................................ 5
4.3. GERENTE DE ÁREA, JEFE DE ÁREA O RESPONSABLE DE UN PROCESO O ACTIVIDAD................................................................................. 5
4.4. AUDITOR ................................................................................................................................................................................................... 5
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ................................................................................................................................ 5
5.1. MÉTODOS DE AUDITORIA ........................................................................................................................................................................ 5
5.2. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS ........................................................................................................................................................ 6
5.3. PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA ................................................................................................................................................................. 7
5.4. SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR ............................................................................................................................................................ 8
5.5. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA ................................................................................................................................................................... 8
5.6. SEGUIMIENTO DE ACCIONES ..................................................................................................................................................................10
6. REGISTROS ............................................................................................................................................................... 10
7. MODIFICACIONES .................................................................................................................................................... 11
8. ANEXOS .................................................................................................................................................................... 12
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OBJETIVO
Establecer la metodología para la programación, planificación, realización y seguimiento de las
auditorías internas del sistema de gestión integrado de SIGMA S.A.

Establecer las responsabilidades de los auditores y auditados, también tiene por objetivo definir las
competencias necesarias para desempeñarse como auditor dentro de la organización

1. ALCANCE
Aplica a todas las auditorías internas del sistema de gestión integrado de Sigma S.A.; incluyendo la
planificación de auditorías, preparación de las actividades que se realizarán y la definición del equipo
auditor para desarrollar y documentar las auditorías.

2. DEFINICIONES
2.1. Auditoría:
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de
auditoría.

2.2. Auditorías internas:

Denominadas en algunos casos auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la
propia organización para la revisión por la dirección y otros fines internos, y puede constituir la base
para la declaración de conformidad de una organización. En muchos casos, particularmente en
organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de
responsabilidades en la actividad que se audita.

2.3. Programa de la auditoría:

Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propósito específico.

2.4. Criterios de auditoría:

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios de auditoría se utilizan como una
referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

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2.5. Evidencia de la auditoría:

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los
criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o
cuantitativa.

2.6. Hallazgos de la auditoría:

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de
auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los
criterios de auditoría, instancias aisladas y recomendaciones para la mejora.

2.7. Conclusiones de la auditoría:

Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la
auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

2.8. Plan de Auditoría:

Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

2.9. Alcance de la auditoría:

Extensión y límites de una auditoría. El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción
de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período
de tiempo cubierto.

2.10. SGI:
Sistema de gestión de integrado, basado en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO
45001:2018

2.11. Auditor líder:

Persona con las competencias para dirigir una auditoría, como jefe del equipo auditor. De acuerdo
con el alcance de la auditoría, podrá ser externo a la organización.

2.12. Coordinador Sistema de Gestión Integrado:

Es el responsable de velar por el cumplimiento del programa de auditoria, facilitar el proceso de
auditoria de manera que la información se encuentre disponible.

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2.13. No conformidad:
Incumplimiento de un requisito normativo de las normas ISO 9001:2015 y/o ISO 14001:2015 y/o ISO
45001:2018, legal y/o un requerimiento del cliente / mandante.

2.14. Observaciones, instancias aisladas y recomendaciones para la mejora:

Comentarios orientados para el desarrollo de acciones, que sin tener un nivel de una no
conformidad, permiten una mejora del desempeño, del sistema de gestión integrado.

3. RESPONSABILIDADES
3.1. Jefe SGI:
Velar por la correcta aplicación y mantención del presente procedimiento.

3.2. Auditado:
Proporcionar evidencia objetiva, colaborar con la auditoría interna de su área y facilitar cualquier
información al auditor, para el buen desarrollo de la auditoria.

3.3. Gerente de área, jefe de área o responsable de un proceso o actividad:

Establecer e implementar las acciones correctivas a las no conformidades.

3.4. Auditor:
Coordinar, ejecutar y reportar las auditorías del sistema de gestión integrado.

4. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

4.1. Métodos de Auditoria

Los métodos de auditoría elegidos para una auditoría dependen de los objetivos, el alcance y los
criterios de auditoría definidos, así como la duración y la ubicación. También deberían considerarse
la competencia disponible del auditor y cualquier incertidumbre que surja de la aplicación de los
métodos de auditoría. La aplicación de una variedad y combinación de diferentes métodos de
auditoría puede optimizar la eficiencia y la eficacia del proceso de auditoría y su resultado.

El desempeño de una auditoría implica una interacción entre individuos dentro del sistema de
gestión que se audita y la tecnología utilizada para llevar a cabo la auditoría. La Tabla A.1 proporciona
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ejemplos de métodos de auditoría que se pueden usar, solos o en combinación, para lograr los
objetivos de la auditoría. Si una auditoría implica el uso de un equipo de auditoría con varios
miembros, se pueden usar simultáneamente métodos remotos y en el sitio

Grado de Ubicación del auditor

implicación entre
el auditor y el En el sitio Remota
auditado.
Interacción ✓ Realización de entrevistas A través de medios interactivos de
humana ✓ Realización de revisión comunicación:
documental con participación ✓ realización de entrevistas;
del auditorio. observación del trabajo realizado.
✓ Muestreo ✓ realización de revisión documental
con participación.
Sin interacción ✓ Llevar a cabo la revisión de ✓ Llevar a cabo la revisión de
humana documentos (por ejemplo, documentos
✓ cables, análisis de datos) ✓ Observar el trabajo realizado a
Observación del trabajo través de medios de vigilancia
realizado Realización de la ✓ Analizando datos
visita in situ.

Las actividades de auditoría en el sitio se realizan en la ubicación del auditado. Las actividades de
auditoría remota se realizan en cualquier lugar que no sea la ubicación del auditado,
independientemente de la distancia.

Las actividades de auditoría interactiva implican la interacción entre el personal del auditado y el
equipo de auditoría. Las actividades de auditoría no interactivas no implican interacción humana
con personas que representan al auditado, pero sí implican interacción con equipos, instalaciones
y documentación.
Tabla 1. Métodos de Auditorías

4.2. Programa anual de auditorias

El Jefe Corporativo SGI desarrolla un programa anual de auditorías del Sistema de Gestión Integrado,
donde podría considerar:

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• Los resultados de las auditorías previas.

• Importancia ambiental de las operaciones implicadas.
• Resultados de la evaluación de riesgos de las actividades de SIGMA S.A.
• Aspectos definidos como relevantes para la calidad del servicio.
• Desviaciones de calidad que se detecten.
• Nuevos requisitos de los mandantes, (cuando aplique)
• Cambios en el sistema de gestión integrado.
• Requisitos normativos u otros reglamentarios.
• Criterios para utilizar

El SGI se audita a lo menos una vez al año, cumpliéndose el Programa Anual de Auditoria. Además,
se podrán realizar auditorías extraordinarias (no incluidas en el programa anual) en Casa Central o
en terreno, en los casos que alguna de la gerencia lo requiera.

Si la Gerencia HSEQ requiere realizar auditorías, la organización será de la misma manera que se
describe en el punto anterior.
El programa se debe generar en el formato SIGMA-PG-GHQ-AD-01-R1 Programa anual de
auditorías del sistema de gestión SIGMA S.A.

Dicho Programa debe contener:

• Tipo de auditoria (interna o externa)
• Área a auditar
• Objetivo de la auditoria
• Alcance
• Criterios de auditoria
• Equipo auditor

4.3. Planificación de auditoria

El Plan de auditoría interna, es elaborado por el auditor líder, que contiene al menos la siguiente
información:

• Procesos y/o actividades a auditar.

• Objetivo y alcance de la auditoría.
• Cronograma de actividades.

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• Auditores (Identificación del Auditor Líder).

• Criterios.

Las auditorías internas, son informadas mediante un correo electrónico por el auditor líder o
personal del departamento SGI al encargado del proceso a auditar, los mismo se realizará en caso
de efectuar una auditoria específica en temas HSEQ, pero será el Gerente HSEQ quien lleve la
organización, con copia al jefe del SGI. Este correo debe enviarse con al menos 3 días de anticipación
a la auditoría en conjunto con SIGMA-PL-GHQ-AD-01-R1 Plan General de Auditoria Interna

4.4. Selección del equipo auditor

El equipo de auditoría interna estará conformado por personal propio de la empresa. En caso de ser
necesario se podrá incorporar personal externo a Sigma S.A. previa autorización de la Gerencia
General.
Los auditores NO deben pertenecer al proceso auditado, para asegurar la objetividad e imparcialidad
en la auditoría.

La selección del equipo auditor es realizada por el jefe SGI y será en función de sus niveles de
capacitación, considerándose como requisito mínimo tener experiencia en administración de
sistemas de gestión o haber sido capacitados como auditor interno en la norma ISO 9001:2015 y/o
norma ISO 14001:2015 y/o ISO 45001:2018.

4.5. Ejecución de la auditoria

La auditoría comienza con una reunión de inicio, donde el equipo auditor se reúne con los
representantes de los procesos que serán auditados. En esta reunión se confirma el alcance,
objetivos, criterios y los métodos de auditoría, que se emplearán para su ejecución.

La auditoría se desarrolla siguiendo la planificación de auditoría, de acuerdo con el método de

auditoria según punto 5.1 y cronograma establecido.

El responsable del proceso que es auditado otorga las facilidades necesarias para que la auditoria
pueda cumplir los objetivos propuestos.

Para las auditorias remotas el personal que audita y el auditado debe verificar antes del comienzo
del proceso los siguientes puntos:

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• Analizar los riesgos asociados a la auditoria virtual o remota

• Debe disponer de las tecnologías de la información y la comunicación
• Debe contar con cualquier herramienta, tecnología y equipo para la ejecución de la auditoria.
• Contar con señal de internet adecuada para minimizar las interrupciones durante la
auditoria.
• La disponibilidad de la información documentada necesaria, según se determine durante el
establecimiento del programa de auditoría
• Contar con un espacio adecuado para prevenir interrupciones.
• Acordar la toma de copias de pantalla de documentos o grabaciones.

El equipo auditor puede verificar el tratamiento de las no conformidades y de las observaciones, así
como el estado de las acciones correctivas y preventivas generadas de auditorías pasadas.

Los hallazgos encontrados por el equipo de auditores son informados y explicados al personal
durante la ejecución de la auditoría, para asegurar su adecuada comprensión. Debiendo comunicar
la clasificación de los hallazgos encontrados en no conformidades u observaciones. Además, deberá
llegar los Puntos A y B del registro SIGMA-RG-GHQ-AD-03-R1 No Conformidad y Acción Correctiva

Se realiza una reunión de cierre de auditoría, en donde el auditor líder informará las no
conformidades encontradas, así como las oportunidades de mejora, conclusiones y otros
comentarios.

En un plazo no mayor a los 5 días hábiles, el Auditor Líder generará el informe de Auditoría y lo
entrega al dueño del proceso con copia al Jefe SGI corporativo para la gestión de las no
conformidades detectadas.
El reporte incluye lo siguiente:

• Fecha de la auditoría.
• Objetivos, alcance y criterio de la auditoría.
• Equipo de auditores.
• Hallazgos detectados (no conformidades y observaciones encontradas.)
• Comentarios generales y las conclusiones.

Para el informe de la auditoría se debe utilizar SIGMA-RG-GHQ-AD-02-R1 Informe de Auditoría

Interna el cual podrá ser distribuido en forma física o por medios electrónicos.
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4.6. Seguimiento de Acciones

Los responsables del área auditada deben asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman
las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades
detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones
tomadas y el informe de los resultados de la verificación. Para ello se cuenta con el procedimiento
SIGMA-PR-GHQ-AD-04-R14 Procedimiento No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas
y SIGMA-PR-GHQ-AD-05-R8 Control del Servicio No Conforme.

5. REGISTROS
Los tipos de reportes que se generen serán de acuerdo con el tipo de investigación y deberán cumplir
con lo establecido en el procedimiento de gestión de incidentes.

Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición

SIGMA-PG-GHQ- Discos de SGI De acuerdo De acuerdo
AD-01-R1 respaldo en Red con la política con la política Indefinido Mantener
Programa anual de respaldo de respaldo
de auditorías
SIGMA-PL-GHQ- Discos de SGI De acuerdo De acuerdo
AD-01-R1 Plan respaldo en Red con la política con la política Indefinido Mantener
General de de respaldo de respaldo
Auditoria Interna
SIGMA-RG-GHQ- Discos de SGI De acuerdo De acuerdo
AD-02-R1 Informe respaldo en Red con la política con la política Indefinido Mantener
de Auditoría de respaldo de respaldo
Interna
SIGMA-RG-GHQ- Discos de SGI De acuerdo De acuerdo
AD-03-R1 No respaldo en Red con la política con la política Indefinido Mantener
Conformidad y de respaldo de respaldo
Acción Correctiva

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6. MODIFICACIONES
Ítem Modificación Fecha Revisión
1 PRIMERA EDICION 13-10-2009 1
1. Se cambia codificación de Sistema Integrado a Sistema de
Calidad.
2. Se agrega punto 5.5 Seguimiento de Acciones 11-03-2010
2 2
3. En punto 6 se agrega diagrama de flujo.
4. Se agrega indicador en punto 7
5. Se cambia estructura y agregan nuevos registros en punto 8
3 Se elimina Tabla de Registros 11-04-2011 3
Se da de baja el Procedimiento PR-GC-03 “Auditorías Internas del
Sistema de Gestión de la Calidad” siendo reemplazado por el
presente procedimiento. Se conserva el correlativo de revisión para
facilitar la trazabilidad del documento.
4 22-03-2012 4
Otros Cambios relevantes: Nueva codificación, cambio de formato
de presentación.
Cambio en los códigos de los procedimientos citados.
Se agregan los Anexos 1 y 2
Se modifica ítem 5.2, en cuanto a la forma de informar la Auditoría
5 Interna. 29-04-2013 5
Se modifica ítem 5.4, se agrega auditar los indicadores de Gestión
Se revisan y actualizan todos los capítulos, para la adaptación del
6 23-02-2016 6
documento al sistema de gestión integrado de SIGMA S.A.
7 Se elimina toda lo que haga referencia al programa ISOTOOL 02-07-2019 7
8 Cambio de Gerencia General en la empresa 15-08-2019 8
9 Revisión procedimiento y actualización de codificación 27-08-2020 9
Se agrega registro SIGMA-RG-GHQ-AD-03-R1 No Conformidad y
10 05-02-2021 10
Acción Correctiva en punto 4.5 Ejecución de la auditoria

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7. ANEXOS
SIGMA-PR-GHQ-AD-04-R14
Preventivas
SIGMA-PR-GHQ-AD-05-R8
SIGMA-PL-GHQ-AD-01-R1
SIGMA-PG-GHQ-AD-01-R1
SIGMA-RG-GHQ-AD-02-R1
SIGMA-RG-GHQ-AD-03-R1
Procedimiento No Conformidades, Acciones Correctivas y
Control del Servicio No Conforme.
Plan General de Auditoria Interna
Programa anual de auditorías
Informe de Auditoría Interna
No Conformidad y Acción Correctiva

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