Manual de Usuario

Manual de Usuario – Información Exógena y/o Medios Magnéticos

A través del presente documento, se podrá encontrar la información de cómo realizar la presentación de
Medios Magnéticos a través del portal tributario de la Alcaldía de Soacha.
Para su comodidad, podrá acceder al paso a paso a través de la siguiente tabla de contenido:

1. Ingreso al módulo de Información Exógena y/o Medios Magnéticos ............................................................................ 2

1.1. Inicio de Sesión (Nueva Funcionalidad) .................................................................................................................. 2
1.2. Ingresar a la opción de información exógena (usuario contribuyente) .................................................................. 4
1.3. Cargar archivo para presentación ........................................................................................................................... 4
1.4. Cargar el archivo XML ............................................................................................................................................. 5
1.5. Reporte de errores .................................................................................................................................................. 7
1.6. Consulta, presentación y corrección de archivos ................................................................................................... 8
2. Procedimiento para convertir archivos CVS y Excel a formato de extensión XML ......................................................... 9
2.1. Habilitar cinta de opciones Programador ............................................................................................................... 9
2.2. Guardar archivo con formato XML ....................................................................................................................... 10
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1. Ingreso al módulo de Información Exógena y/o Medios Magnéticos

Para realizar la carga de un archivo de

información exógena y/o medios magnéticos,
se debe ingresar al Portal de Servicios
Tributarios de la Alcaldía de Soacha.
En la sección Nuestros Servicios se
encontrará la opción de Cargue de
Información Exógena

1.1. Inicio de Sesión (Nueva Funcionalidad)

Al ingresar a la opción anterior, se visualizará el formulario de iniciar sesión. Adicional, se presentará un nuevo
mensaje, que permite validar si usted se encuentra registrado como contribuyente en la Entidad.
En caso de no ser un contribuyente de ICA en el municipio de Soacha, se debe ingresar por el enlace sugerido.
Posterior, se redirecciona al registro de usuarios del portal, para que ingrese como un usuario No Contribuyente,
su nuevo rol de usuario será Reportante.
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Al registrarse en el sistema, se envía un correo electrónico que permite realizar la activación de la

Organización que se encuentra ingresando.
Tener presente no equivocarse en los correos, dado que no será posible volver a registrar el numero de
identificación.

Al realizar la activación mediante el enlace que se envía al correo electrónico registrado, se puede proceder al
inicio de sesión del usuario Reportante, como se observa a continuación.

Al ingresar, se presenta la opción de Perfil

de usuario, con la finalidad de registrar los
datos pendientes que se requieren para la
generación del certificado de acuse de
presentación.

Este paso es importante, dado que la

información quedará en el sistema al
momento de cargar el archivo. Adicional, si
no se encuentra la actualización de
información, no es posible acceder al
módulo al cargue de información exógena.
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1.2. Ingresar a la opción de información exógena (usuario contribuyente)

Al diligenciar la actualización de datos, debemos ingresar a través del menú de Gestión de Usuario Reportante,
a la opción Cargue de Información Exógena.

1.3. Cargar archivo para presentación

1
Dentro del módulo iniciamos el proceso del cargue de
información, para ello, debemos seleccionar el
periodo sobre el cual se realizará el cargue

2
Posterior, seleccionamos del listado de formatos de
archivos requerido en para el cargue.

Inmediatamente, se despliega una ventana para

descargar el archivo xml que proporciona la Entidad. 3

Este archivo es de ayuda y permite a los usuarios

diligenciar fácilmente los formatos requeridos.

Procedemos a realizar la descarga del archivo y estará listo para modificarlo. A partir de este punto,
recomendamos continuar en el punto 2, del presente documento, para modificar el documento XML.
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Tener presente: para algunos periodos y formatos, el cargue se realiza de forma mensual, es por ello que se
hace necesario seleccionar el campo lapso, según el mes correspondiente.

1.4. Cargar el archivo XML

Al seleccionar los datos y continuar al paso 2, iniciamos el proceso de carga y validación del archivo XML.
Para este caso, debemos cargar a través del botón Seleccionar el archivo

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1.5. Reporte de errores

Al realizar el cargue de un archivo y este presenta inconsistencia en su información, se expone un informe de

errores, el cual, al descargarse detalla cada uno de los errores encontrados en el recorrido de validación de la
información presentada. Este archivo se podrá descargar desde el paso 3 – validación de errores.

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1.6. Consulta, presentación y corrección de archivos

Al cargar el archivo correctamente, podemos observar el registro de información en el paso 4 – consulta,

presenta y/o corrige, con la finalidad de poder borrar el registro o realizar la presentación de la información
reportada a través del cargue.

Al realizarse la presentación del

archivo de información exógena y/o
medios magnéticos, es posible
descargar su acuse de presentación
ante la Entidad
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2. Procedimiento para convertir archivos CVS y Excel a formato de extensión XML

Para realizar este procedimiento es necesario a través de la herramienta Excel, se encuentre habilitad la
opción Programador o Desarrollador en la cinta de opciones, (este nombre puede variar según la versión de
office). Adicional, se debe encontrar la sección XML, como los marco a continuación:

2.1. Habilitar cinta de opciones Programador

Para visualizar en la cinta de opciones de Excel habilitada la opción de Programador o Desarrollador, se

deben seguir los siguientes pasos:
En un libro nuevo de Excel, se debe
seleccionar la opción de archivo o el botón
de opciones que se encuentra en la esquina
superior izquierda.
1

Al desplegar el menú de opciones, se procede a seleccionar Mas y Mas Opciones

Posterior, se presenta una nueva ventana donde se visualizan las opciones de Excel, en
esta ventana debemos ingresar a la siguiente ruta de opciones:
Personalizar cinta de opciones → selecciona opción programador y se agrega a la cinta
de opciones, como se visualiza en la siguiente imagen
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2.2. Guardar archivo con formato XML

Al descargar el archivo de ayuda que proporciona la Entidad (paso 1.3.), se debe realizar el siguiente proceso
para iniciar con el registro de la información en el archivo.
Para lo anterior, debemos seleccionar en la cinta de opciones la sección Programador o Desarrollador y
presionar la opción Origen. Este paso despliega una ventana para agregar el archivo descargado previamente
(paso 1.3.).
Posterior, se presiona el botón
Agregar y despliega una nueva 1
2
ventana donde se puede
seleccionar el archivo a
modificar

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Al abrir el archivo, se presenta el siguiente mensaje de

advertencia, al cual, solo es necesario dar Aceptar
Por último, una vez se carga el archivo, presiono
nuevamente aceptar y se podrá visualizar los registros.

Los datos que se cargaron en el paso anterior se encuentran en la tabla a mano derecha (Origen XML), y para
que se muestren en las columnas, se deben seleccionar los datos y arrastrar (mediante clic sostenido), a la
hoja de calculo de Excel. Con esto, tendremos las columnas del archivo para que se pueda diligenciar o
cambiar la información de las celas.
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Al diligenciar los campos según la información a reportar, se procede a guardar el registro. Para ello, se debe
conservar el documento en formato XML, por lo cual, se deben realizar los siguientes pasos:
Ingresar en la opción Programador o Desarrollador → presionar la opción Exportar (que se encuentra dentro
de la sección XML)
En ese momento se le asigna un nuevo nombre y se realiza la creación del nuevo archivo con formato XML.

Ahora tenemos el archivo listo para cargar a través del Portal

de Servicios Tributarios.