Herramientas aplicadas a la

contabilidad
Introducción a planillas de cálculo
Herramientas aplicadas a la
contabilidad
Introducción a las planillas de cálculo

Herramientas Aplicadas a la Contabilidad / Introducción a las Planillas de Cálculo 2

 ESCUELA DE NEGOCIOS

Directora de Escuela: Lorena Baus Piva.

ELABOR ACIÓN

Experto disciplinar: Carlos Dumuihual Arancibia.

Diseñadora instruccional: Daniela Araya Muñoz.

VALIDACIÓN P EDAGÓGICA

Jefa de Diseño Instruccional y Multimedia: Alejandra San Juan Reyes.

Experto disciplinar: Pedro Zumaeta Ortiz.

DISEÑO DOCUMENTO

Equipo de Diseño Instruccional AIEP

Contenido

Herramientas Aplicadas a la Contabilidad / Introducción a las Planillas de Cálculo 3

APRENDIZAJE ESPERADO DE LA SEMANA ........................................................................... 5
1. BASES DE DATOS Y PLANILLAS DE CÁLCULO ............................................................... 5
1.1 Concepto de ‘base de datos’ ................................................................................................. 5
1.2 Concepto y alcances de las planillas de cálculo ........................................................................... 6
1.3 Estructura de una planilla de cálculo ........................................................................................... 8
1.4 Usos y funcionalidades ................................................................................................................ 9
1.5 Ingreso y selección de datos ...................................................................................................... 12
1.6 Procesamiento de datos ............................................................................................................ 14
1.7 Formatos, gráficos e informes ................................................................................................... 17
Ideas clave ...................................................................................................................... 19
Enlaces y material multimedia ........................................................................................... 21
Conclusiones................................................................................................................... 22
Referencias bibliográficas ................................................................................................. 22

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APRENDIZAJE ESPERADO DE LA SEMANA

Analizan software de planillas de cálculo en función de sus usos, funcionalidades y herramientas

en el contexto del procesamiento de datos.

1. BASES DE DATOS Y PLANILLAS DE CÁLCULO

1.1 Concepto de ‘base de datos’

Una base de datos es un conjunto organizado de datos simples o de información

estructurada, la cual es almacenada electrónicamente en algún tipo de formato
estandarizado incluido en el computador.

Por lo general, una base de datos es administrada por un “sistema de gestión de base de datos”,
siendo este una aplicación o un programa especializado en la estructuración de la información,
normalmente incluido dentro de un computador o adquirido por el usuario. También estos
programas o aplicaciones están disponibles en smartphones y tablets.
Actualmente, los datos son modelados a través de filas y columnas, en una serie de tablas para
que el procesamiento y la consulta de estos sea óptimo. Una vez conseguido lo anterior, se puede
acceder, administrar, modificar, actualizar, controlar y organizar cada uno de estos datos.

Ejemplo: una lista de los vehículos ofrecidos por una automotora, clasificados
por tipo de modelo, versión del año, si es un vehículo básico o más sofisticado,
su precio y las sucursales en donde se encuentran, es una forma de presentar
una base de datos.

En cuanto a los sistemas o programas dedicados a la administración de base de datos, la siguiente

tabla resumen los existentes en el mercado:

Es un programa informático desarrollado por la empresa Microsoft y que

forma parte de Office, que es una ‘suite’ ofimática que incluye otros
programas como Word y PowerPoint. En lo particular, Excel permite
trabajar con datos numéricos. Con los números que almacenamos en
Excel, se podrá realizar cálculos aritméticos básicos y aplicar funciones
matemáticas de mayor complejidad, o utilizar funciones estadísticas.
Como aplicación, Excel facilita en gran medida el trabajo con números

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 y permite analizarlos fácilmente y generar informes con herramientas
especializadas, tales como los gráficos y las tablas dinámicas.
Es un sistema de base de datos personal de Microsoft. Se trata de un
producto orientado hacia lo visual, lo que hace que quienes no sean
programadores puedan crear bases de datos útiles con facilidad. Si bien
la estructura de base de datos de Access puede ampliarse para satisfacer
las necesidades empresariales, su uso más común es para pequeñas
bases de datos individuales o en programas multiusuario de uso limitado.
Access integra el lenguaje Visual Basic para aplicaciones, por lo que es
un entorno de desarrollo completo.
Es un sistema de base de datos relacional, también producido por
Microsoft, que está estrechamente unido a su lenguaje de programación.
FoxPro es menos amigable que las bases de datos de usuario final, lo
que requiere más conocimientos técnicos que Access. Este sistema de
base de datos es conocido por su motor de procesamiento rápido y la
capacidad de manejar numerosas transacciones simultáneas.
Es una base de datos basada en servidor, que permite a varios usuarios
acceder a múltiples bases de datos. El software funciona en múltiples
plataformas, incluyendo la mayoría de las variedades de UNIX y
Windows. Ofrece uso de primer plano limitado y está diseñado como un
servidor de base de datos back-end. MySQL se diferencia de otros
productos de base de datos por sus costos, la versión no empresarial se
distribuye de forma gratuita.
Es un servidor de base de datos a nivel empresarial escalable. Este
producto se diferencia de la base de datos personal al no proporcionar
las herramientas para el usuario que proporciona un producto de base
de datos individual. El motor de base de datos se centra en responder
rápidamente a las solicitudes del cliente en el formulario de consultas
SQL. Estas consultas se pueden generar directamente en SQL Server, o
por medio de una interfaz de usuario independiente, desarrollada en una
variedad de lenguajes de programación. SQL Server está diseñado para
manejar bases de datos con millones de registros.
Es otra base de datos escalable a nivel empresarial. La base de datos de
SQL soporta bases de datos corporativas distribuidas, que permiten al
usuario acceder a los datos de forma local o desde bases de datos
remotas en una transacción transparente. Las bases de datos distribuidas
ayudan a superar las limitaciones físicas de un entorno informático físico.
El tamaño máximo de base de datos para una Oracle es de 8 millones
de terabytes, lo que requiere un almacenamiento físico más allá de la
capacidad de la mayoría de las instalaciones individuales.

Tabla 1. Sistema de Administración de Base de Datos.

Fuente: Tecnolandia.com (Rachele, 2020).

1.2 Concepto y alcances de las planillas de cálculo

En el apartado anterior, se mencionó que Excel apoya el trabajo profesional basado en números
y permite analizar fácilmente estos mismos por medio de herramientas. Para realizar este trabajo,
la organización de los datos se realiza en esquemas especiales denominadas “planillas de cálculo”.

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¿Qué es una Planilla de Cálculo?

Las planillas de cálculo son documentos compuestos de datos numéricos y

alfanuméricos que se hayan dispuestos en tablas (Poggi, 2020).

Estos documentos pueden ser creados, editados y visualizados con distintos programas, los cuales
permiten realizar operaciones matemáticas, crear tablas dinámicas, dibujar gráficos y muchas
cosas más.

Excel puede gestionar tres tipos de datos dentro de una planilla de cálculo:

Los que se definen como datos numéricos, siendo estos son los que pueden operarse
a
matemáticamente.

b Los datos ASCII, siendo estos datos que representan cadenas de texto.

Los datos ‘fórmula’, que son instrucciones que contienen procedimientos operacionales
c
integrados a Excel.

Más adelante, se verá que los datos pueden representarse visualmente al usuario con distintos
formatos. Lo más importante en este punto es que el usuario comprenda que, sin importar cómo
se muestren en pantalla los datos, internamente Excel procesa tres tipos de datos: numéricos, ASCII
o ‘fórmula’.
Otro punto muy importante de Excel, es que, al abrir uno de sus archivos, se pueden crear múltiples
planillas de cálculo dentro del mismo. Esto genera el concepto de “Libro”.

Un libro de Excel es un archivo compuesto por una planilla de cálculo,

organizado por “hojas” que el usuario crea dentro del libro de acuerdo a sus
necesidades de información.

Por ejemplo, un contador puede crear un libro de Excel para llevar la contabilidad
de una pequeña empresa. El libro puede poseer diferentes hojas de cálculo que
atienden a las necesidades de información del contador. Inclusive, puede poseer
una hoja para registrar las operaciones comerciales (libro diario, ver Figura 1),
clasificarlas por naturaleza (libro mayor) y agruparlas en datos ordenados (un
balance de 8 columnas).

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 Figura 1. Planilla de cálculo Diario Mayor.
Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020)

1.3 Estructura de una planilla de cálculo

En atención a la estructura de una planilla de cálculo, se puede mencionar lo siguiente:

La unidad básica que constituye una planilla de cálculo es la celda, que es cada uno de
a los lugares donde se pueden ingresar datos.

Cada celda tiene una identificación, que está dada por la columna y fila donde se
b encuentra (como en una matriz).

Es común en las planillas de cálculo que las columnas estén nomencladas con letras y las
c filas, con números.

Para referirse a una celda, por ejemplo, se realizará de la siguiente manera: A3, B5, C7,
d etc. (ver Figura 2, celda C5).

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 Figura 2. Planilla de cálculo Diario Mayor.
Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

Las planillas de Excel, como se indicó en el apartado anterior, se componen por “libros” con una
determinada cantidad de “hojas”. Estas “hojas” pueden tener un total de 1.048.576 filas por
16.384 columnas.

Como se indicó en el primer párrafo, la unidad mínima de información en Excel es la “celda” y

puede ser identifica por su posición vertical y su posición horizontal, de un total de
17.179.869.184 posibles intersecciones distintas, es decir, unos 17 mil millones de celdas
posibles.

1.4 Usos y funcionalidades

En el apartado 1.3. se indicó que una planilla de cálculo es referida en Excel como un “Libro” y
cada libro está compuesto por “hojas”. Las hojas cuentan con una matriz de “celdas”, las cuales
poseen la cualidad de agregar información numérica y texto, como de crear diferentes formatos
de consultas.

A continuación, se establecerán los procedimientos básicos para iniciar un archivo de Excel:

Crear un nuevo libro

a Haz clic en ‘Archivo’ y después en ‘Nuevo’.

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 Figura 3. Seleccionar ‘Archivo’.
Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

b En ‘Nuevo’, haz clic en ‘Libro en blanco’.

Figura 4. Seleccionar “Libro en Blanco”.

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

Introducir los datos

c Haz clic en una celda vacía.

Por ejemplo, la celda A1 en una nueva hoja. Se hace referencia a las celdas según su ubicación
en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.

Figura 5. Seleccionar “Celda Vacía”.

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

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 d Escribe el texto o un número en la celda.

Presiona ‘Enter’ o ‘Tab’ para pasar a la celda siguiente.

Figura 6. Teclas ‘Enter’ y ‘Tab’.

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

Figura 7. Ingreso de Datos.

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

Salir de un libro de Excel

Asegurarse que la información ingresada esté correcta o, como mínimo, con los datos
a aceptables para continuar trabajando el libro y sus hojas.

Haga clic en ‘Archivo’ y después en ‘Guardar como’. Colocar un nombre o denominación

b al libro. También puede seleccionar el formato en que puede guardarse el libro (esto será
visto más adelante) o puede seleccionarse la carpeta en donde yacerá el libro dentro del
computador (por ejemplo, guardarlo en la carpeta ‘Documentos’).

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 Figura 8. Seleccionar ‘Guardar como’.
Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

1.5 Ingreso y selección de datos

Como se indicó en el 1.3, el primer tipo de agrupamiento de datos es la celda. Pero, no es la

única forma de organizar los datos dentro de una hoja de Excel.

El segundo tipo de agrupamiento de datos se da con los llamados rangos. Un rango en Excel es
un conjunto de celdas contiguas en forma vertical, como en forma horizontal. Dos o más celdas
contiguas forman un rango. Es importante aclarar que Excel no considera a los rangos como una
estructura de información a menos que se les dé un nombre a los mismos.

Por ejemplo, desde la celda B3 a la celda B6 puede ingresarse los nombres de los
vendedores de una empresa y desde la celda C3 a la celda C6 el monto de sus
ventas. Al observar la esquina superior izquierda de la imagen, está la expresión
“4F x 2C” que es rango de celdas donde se contiene los datos ingresados. Esto
también puede denominarse como “B3:C6” (rango desde la celda B3 hasta la
celda C6).

Figura 9. Rango de Celdas.

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

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El tercer agrupamiento de datos se da con las llamadas tablas. Una tabla en Excel es una estructura
ampliada de información que permite una integración adecuada de fórmulas y formatos, además
de filtros y ordenamientos entre los mismos.

Por ejemplo, el rango utilizado en el ejemplo precedente se ha ampliado con

información de la sucursal y de la región en donde cada vendedor generó las ventas
de la empresa. Esta información puede transformarse en una tabla y poseer un
ordenamiento que permita más adelante el uso de fórmulas, formatos y filtros para
el análisis de la información.

Figura 10. Uso de Tablas.

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

Figura 11. Uso de la Cinta de Opciones ‘Insertar – Tabla’.

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

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 Figura 12. Uso de la cinta de opciones ‘Crear Tabla’.
Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

Figura 13. Vista de una tabla con filtros.

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

1.6 Procesamiento de datos

Para el procesamiento de los datos contenidos en una hoja de cálculo, se dispone de lo siguiente:

Uso de fórmulas: corresponde a asignar cálculos matemáticos a las celdas que

contengan información numérica. Estos cálculos pueden ser básicos o avanzados.
En términos elementales, una fórmula de Excel es un código especial que se
introduce en una celda. Este código realiza algunos cálculos y regresa un resultado
que es desplegado en la celda.

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 Figura 14. Fórmulas
Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

Uso de funciones: es una fórmula predefinida en Excel que realiza los cálculos
utilizando valores específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas
es que ahorran tiempo, porque ya no es necesario que se escriba por parte del
usuario.

Figura 15. Funciones.

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el resultado
correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:

a Insertar un signo igual (=).

Seleccionar una función (SUMA, por ejemplo, es el nombre de la función para la adición).
b Aquí Excel dispone de una lista amplia de varias funciones, las cuales serán vistas más
adelante.

c Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán para hacer el
cálculo, obedeciendo a la sintaxis predefinida.

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 Uso de filtros: son instrucciones entregadas por el usuario que permiten gestionar
un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios de búsqueda.
Generalmente, todo comienza cuando se tiene un rango de celdas con información
y se desea ver solamente aquellas celdas que cumplen con las condiciones
deseadas de la búsqueda.

Figura 16. Filtros

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

Uso de tablas dinámicas: es una herramienta avanzada para calcular, resumir y

analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos.
Las tablas dinámicas son una de las características de Excel que más juego dan
para trabajar con hojas de cálculo, dado que sirven para filtrar y destacar datos de
una hoja de cálculo de manera versátil. Esto da una mejor perspectiva de una tabla
repleta de datos monolíticos.

Figura 17. Tablas dinámicas.

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

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1.7 Formatos, gráficos e informes

Dentro de las posibilidades que incluye Excel, está el hecho de darle algún tipo de formato a las
hojas de cálculo y administrar los datos incluidos con gráficos, o bien la extracción de ciertos
informes:

Uso de formatos: el formato visual de una planilla obedece a veces a razones

estéticas, como también puede considerar otras prácticas. En la cinta de opciones
de Excel (donde sale ‘Archivo’, ‘Inicio’, ‘Insertar’, ‘Disposición de Página’,
‘Fórmulas’, ‘Datos’, ‘Revisar’, ‘Vista’ y ‘Ayuda’), se incluye la mayoría de las
herramientas para que el usuario le dé formato a las hojas de cálculo de su autoría.
Muchos de estos formatos ayudan a dar forma y consistencia a los datos para una impresión más
profesional y preocupada.

Figura 18. Formatos

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

Figura 19. Formatos

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

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 Figura 19. Formatos
Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

Uso de gráficos: Los gráficos son una representación visual de una serie de datos,
que tiene como finalidad dar una rápida noción acerca de volúmenes, cantidades
y porcentajes, estableciendo comparaciones. El común de los datos puede ser
llevado a este tipo de representaciones. Por lo general, el uso de gráficos potencia
el análisis de los datos desde un punto de vista más esquemático, dado que cuenta
con un resumen de la información, inserto en una figura o una imagen. El uso de las imágenes
depende de lo que se incluya en un computador, ya sean fotos o dibujos. La idea es remitir a una
expresión visual distinta, que va más allá del uso de letras y números.

Figura 20. Gráficos.

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

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 Uso de informes: es un documento utilizado para mostrar los resultados de una
determinada actividad. Los informes provistos por Excel son variados, siendo
algunos originados por tablas dinámicas (informe de tabla dinámica), por el uso de
pruebas de hipótesis en inferencia estadísticas (informe de escenarios), por la
necesidad de imprimir un documento (informe de impresión) y por los que el usuario
crea por su propia cuenta (informe manual).

Figura 21. Informes

Fuente: Elaboración Propia (Dumuihual, 2020).

Ideas clave

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 Base de datos Conjunto organizado de datos simples o de información
estructurada
Sistemas de bases de Access
datos Visual Fox pro
My SQL
SQL Server
Oracle
EXCEL – ‘Suite’ de Office para trabajar con datos numéricos u otros.
Planilla de cálculo Documentos compuestos de datos numéricos
y alfanuméricos
Estructura Libro – Hojas – Celdas
Funcionalidades Crear Libro – Ingreso de Datos – Guardar
Libro
Selección Uso de Rangos y Tablas.
Procesamiento Fórmulas – Funciones – Filtros – Tablas
Dinámicas.
Productos Formatos – Gráficos – Informes.

Explicación:

Excel es un sistema de base de datos cuyo esquema de trabajo descansa en la planilla de cálculo,
la cual puede administrase en un libro, siendo este compuesto por hojas y celdas. Se puede crear,
ingresar y guardar datos, siendo estos datos trabajados mediante rangos y tablas, como por el uso
de fórmulas, funciones, filtros y tablas dinámicas. Una vez procesados los datos, se puede dar
formato a los resultados finales, utilizar gráficos para explicar cambios en la información y obtener
informes.

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Enlaces y material multimedia

Este espacio es para indicar los enlaces y/o materiales que complementen los temas vistos en la
semana.

MÓDULO: Taller de Contabilidad Financiera Unidad: 1

Recurso Descripción

En este video encuentras un resumen de lo tratado sobre una planilla de Excel:

•Canal ‘El profe Juanra’. (2015) “Aprende Excel. ¿Qué es y para qué sirve Excel?”.
Recuperado el 13 de octubre de 2020, de: https://youtu.be/b9jjwiU1KKo
Video

Para poseer una presentación más detallada de los aspectos esenciales de Excel:

• Gómez, María del Pilar. (2010) “Unidad 1. Microsoft Excel Básico”. Universidad
Autónoma del Estado de Hidalgo. [Documento digital]. Recuperado el 13 de octubre
de 2020, de:
Presentación
https://www.uaeh.edu.mx/docencia/VI_Presentaciones/educ_continua/PRES21.pdf

Para una lectura más propia sobre la materia vista, se puede leer el siguiente material
en su capítulo 1:

Gómez, Juan. (2017) Excel 2016 Avanzado. RA-MA Madrid.

Lecturas
complementarias

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Conclusiones

Una de la herramientas más empleadas por un contador es el uso de Excel. Este programa o
aplicación de Microsoft esta contenido en una ‘suite’ de Office, la cual posee la cualidad de
trabajar datos numéricos y no numéricos a través de matrices denominadas “planillas de cálculo”.

Las planillas pueden gestionarse mediante libros, los cuales tienen el potencial de procesar la
información por medio de tablas. Estas tablas pueden generar grandes fuentes de información
mediante el uso de fórmulas, funciones, filtros y tablas dinámicas.

Es importante el uso de Excel, dado que en el mundo profesional es muy difundido y contribuye de
forma muy importante a la contabilidad y sus procesos.

Referencias bibliográficas

✓ Dumuihual, C. (2020). Elaboración Propia. Santiago, Chile. [Material inédito]

✓ Poggi, P. (2020). "Difusión DF". Recuperado el 13 de octubre de 2020, de:

http://difusion.df.uba.ar/ConectarIgualdad/planilla%20de%20calculo.pdf

✓ Rachele, W. (2020) "Tecnolandia". Recuperado el 13 de octubre de 2020, de:

https://techlandia.com/ejemplos-programas-administracion-bases-datos-lista_126285/

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