MANUAL, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS EN LA EMPRESA

COLOR SOLUTION JD SAS

AVIYALETH MONTECINO BARBOSA

DUVAN YADIR RONDÓN FLÓREZ
ANDRÉS RUEDA DELGADO
VANESSA LIZETH TARAZONA LEÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

RED LOGÍSTICA Y TRANSPORTE
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN LOGÍSTICA
BUCARAMANGA
2022
MANUAL, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS EN LA EMPRESA
COLOR SOLUTION JD SAS

AVIYALETH MONTECINO BARBOSA

DUVAN YADIR RONDÓN FLÓREZ
ANDRÉS RUEDA DELGADO
VANESSA LIZETH TARAZONA LEÓN

EVIDENCIA 3: INFORME “IDENTIFICACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN”

ING. LAURA ESTER MENDOZA

INSTRUCTORA LÍDER

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

RED LOGÍSTICA Y TRANSPORTE
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN LOGÍSTICA
BUCARAMANGA
2022

2
Nota de Aceptación

Acordamos la misma para todos los

integrantes del “GAES”, es decir,
aprobado (A).
AVIYALETH MONTECINO
BARBOSA
DUVAN YADIR RONDÓN FLÓREZ
ANDRÉS RUEDA DELGADO
VANESSA LIZETH TARAZONA
LEÓN

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

Bucaramanga, 16 de noviembre de 2022

3
 CONTENIDO

Pág.
1. INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................5
2. PRESENTACIÓN “CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA”.............................................6
3. DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCESOS DEL ÁREA...................................................6
4. PLANTEAMIENTO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.....................7
5. DESARROLLO FINAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS........................9
CONCLUSIONES...........................................................................................................................29
CIBERGRAFÍA...............................................................................................................................30

4
 1. INTRODUCCIÓN

Los manuales de funciones y procedimientos son documentos que orientan al

personal de las empresas en la ejecución de su labor y son instrumentos que facilitan la

evaluación de la gestión al interior de la organización por parte de los encargados de hacer

seguimiento y control institucional.

Toda organización requiere en algún momento documentar el trabajo que realizan

los empleados para tener un seguimiento de las actividades que se llevan a cabo en la

compañía y el responsable de cada actividad. Por consiguiente, en el informe que se

presenta a continuación, se hace la propuesta de diseño del manual de procesos y

procedimientos sobre el eslabón de almacenamiento de la empresa Color Solution JD SAS,

contemplando los propósitos que se quieren cumplir con éste mismo, para quienes va

dirigido y finalmente quiénes y cómo lo deben utilizar.

5
 2. PRESENTACIÓN “CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA”

Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1:

Presentación “Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo subproceso de

la gestión logística (aprovisionamiento, producción o distribución).

Para el desarrollo de esta evidencia seleccionaremos el área / proceso de:

“Logística”, subproceso: “Almacenamiento”, donde se va a especificar las instrucciones,

responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de la

operación seleccionada que se realiza en Color Solution JD SAS.

3. DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCESOS DEL ÁREA

Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, según las

técnicas y métodos de programación y las herramientas de control involucradas en el

proceso. Para trazar el diagrama puede utilizar el software sugerido en el material de

formación “Procesos y sistemas de información” o el de su preferencia.

6
 Ilustración 1. Diagrama de flujo procedimiento recepción de insumos y/o materiales

Fuente: Autores

4. PLANTEAMIENTO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de manera

estandarizada y contemplando los servicios, costos, espacios, factores internos y

externos y tecnologías de la información involucrados.

7
Índice

Cap.

Introducción I

Objetivos Del Manual II

Organigrama

Mapa De Procesos

Caracterización De Procesos

Procedimientos III

Procedimiento De Recepción De Elementos, Insumos, Materiales Y/O Equipos

Procedimiento De Acomodo Y Surtido

Procedimiento De Empaque Y Despacho

Procedimiento De Devoluciones

Procedimiento De Toma Física De Inventarios

Cédulas De Validación IV

Cédulas De Aprobación V

8
 5. DESARROLLO FINAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Realice el perfil del manual, para esto defina un diseño de presentación de

acuerdo a las indicaciones suministradas en el material de formación mencionado.

Finalmente, construya el manual de procesos y procedimientos incluyendo la

información obtenida del desarrollo de cada uno de los ítems de la evidencia, al igual

que la documentación de soporte requerida.

9
 Manual de

Procedimiento para

el Manejo del

Almacén

10
Índice

Cap.

INTRODUCCIÓN I

OBJETIVOS DEL MANUAL II

Organigrama

Mapa De Procesos

Caracterización De Procesos

PROCEDIMIENTOS III

1. Procedimiento De Recepción De Elementos, Insumos, Materiales Y/O

Equipos

2. Procedimiento De Acomodo Y Surtido

3. Procedimiento De Empaque Y Despacho

4. Procedimiento De Devoluciones

5. Procedimiento De Toma Física De Inventarios

11
 I. INTRODUCCIÓN

El presente manual se integró con la finalidad de atender los lineamientos generales

para la administración y control de inventarios del almacén de Color Solution JD SAS. En

el contenido se señala los procedimientos que observa el personal dentro de ellos, cada uno

de los procedimientos contienen su propio objetivo, alcance, políticas, definiciones y

responsables de su atención, los documentos que se relacionan con el procedimiento,

formatos e instructivos de llenado.

Los procedimientos permiten controlar las diversas actividades que se realizan en

las áreas de almacenamiento de la empresa Color Solution JD SAS.

12
 II. OBJETIVOS DEL MANUAL

Dar cumplimiento mesuradamente a los lineamientos generales para la

administración del almacén de Color Solution JD SAS.

Presentar y describir los procedimientos que operan en Color Solution JD SAS en

materia de manejo de almacenes.

Definir las actividades y políticas de operación que delimitan el campo de actuación

del personal involucrado en los procedimientos.

Servir como material de consulta para la inducción y capacitación del personal.

13
 ORGANIGRAMA

MAPA DE PROCESOS

14
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE ALMACENAMIENTO

15
16
III. PROCEDIMIENTOS

17
 1. Procedimiento De Recepción De Elementos, Insumos, Materiales Y/O

Equipos

2. Procedimiento De Acomodo Y Surtido

3. Procedimiento De Empaque Y Despacho

4. Procedimiento De Devoluciones

5. Procedimiento De Toma Física De Inventarios

18
 Procedimiento De Recepción De

Elementos, Insumos, Materiales Y/O

Equipos

A. REVISIONES Y APROBACIONES DEL DOCUMENTO

Actividad Función Nombre Firma Fecha

Elaboró:
Revisó:
Aprobó:

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 1. OBJETIVO

Normar las actividades que integran el proceso de recepción de elementos, insumos,

materiales y/o equipos al almacén de Color Solution JD SAS.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a las entradas de elaboración de proveedores locales e

internacionales.

3. POLÍTICAS

1. Todos los elementos, insumos, materiales y/o equipos que ingresen al almacén

deberán contar con la documentación soporte.

2. El área de recibo deberá permanecer libre antes de cada recepción.

3. El sello o acuse de recibo plasmado en la remisión significa que el (proceso/

elementos, insumos, materiales y/o equipos) es liberado en todas sus

características de seguimiento.

4. DEFINICIONES

20
 Actividad: Una fase de un procedimiento de almacenaje. Una actividad

corresponde a una sesión del paquete Gestión de almacenes.

Almacenaje: Todas las acciones relacionadas con la recepción, almacenamiento,

tratamiento y entrega de mercancías en un almacén. Esto está relacionado con la entrada y

salida de mercancías, transferencia de mercancías, recuento cíclico de mercancías, análisis

ABC, asignaciones de stock y varios tipos de informes de stock.

Bloqueo: Una función utilizada para bloquear movimientos de stock. Puede definir

bloqueos por zona, ubicación, lote, punto de stock o artículo seriado.

Entrada: Un procedimiento con el que se almacenan las mercancías recibidas en un

almacén.

Entrega: El tipo de transacción que se ha utilizado para retirar mercancías del

stock.

Etiqueta: Un trozo de papel listado con información sobre artículos, cantidades,

artículos de embalaje, etcétera.

Factura: Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios

recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla.

Insumo: Bien de cualquier clase empleado en la producción de otros bienes.

21
 Inventario: El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los

elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento

determinado

Materiales: Elementos transformables, extraídos de la naturaleza, y que mediante

procesos químicos y físicos son usados para obtener la materia prima.

Recepción: La aceptación física de un artículo en un almacén. Una recepción

registra: cantidad recibida, fecha de recepción, datos de la nota de entrega, datos de

inspección, etc.

Remisión: Acta que da fe de que un determinado documento ha sido enviado a un

destinatario con acuse de recibo.

Surtido: Suele hacer referencia a la variedad de artículos o productos disponibles

en un establecimiento comercial.

Ubicación: Un lugar diferenciado en un almacén donde se almacena la mercancía.

Zona: Una parte del almacén que se puede asignar a empleados o vehículos

específicos. Cada ubicación se puede asignar a una zona.

22
5. DESARROLLO

5.1 DIAGRAMA DE FLUJO

23
 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Paso Responsable Actividad Documento

Jefe de Recibe remisiones en original y tres Remisiones y facturas
1
Taller/Almacenista copias del proveedor.
Jefe de Verifica en la documentación: fecha
2
Taller/Almacenista vigente y numero de documentación.
Jefe de Verifica que la entrega se encuentre Ficha de inspección
Taller/Almacenista completa. de materiales
Si el total de elementos, insumos, CSJD-ALM-FI.01
materiales y/o equipos coincide con lo
indicado en la remisión, procede a
realizar la siguiente inspección.
3 Para verificar cantidad y condiciones,
realiza inspección al 100%.
Verifica que los elementos, insumos,
materiales y/o equipos se encuentren
libres de desperfectos o daños.
(Ver ficha de apoyo visual para
operación).
Jefe de Cuando los elementos, insumos, Desviación en
Taller/Almacenista materiales y/o equipos no cumplan con recepción de
las especificaciones de cantidad y de elementos, insumos,
4
preservación, se regresa en el momento. materiales y/o
Cuando exista errores en la información equipos.
de la remisión se solicita su cambio. CSJD-ALM-DR.01
Jefe de Cuando el producto es conforme se
5
Taller/Almacenista identifica y coloca etiqueta verde.
Jefe de Ingresa datos de la remisión a Base de
6 Taller/Almacenista Datos: número de remisión, cantidad
recibida, ubicación, proveedor, etc.
Jefe de Se entrega al proceso de surtido para su
7
Taller/Almacenista acomodo.
Jefe de Elabora reporte movimientos de entrada.
8 Taller/Almacenista Informa Jefe de taller y archiva
documentos.
Termina procedimiento.

24
 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS MENCIONADOS

ID. No. DOCUMENTO TÍTULO

6.1 CSJD-ALM-FI.01 Ficha de inspección de materiales

7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS

ANEXO No. DOCUMENTO TÍTULO

Desviación en recepción de elementos,
7.1 CSJD-ALM-DR.01
insumos, materiales y/o equipos.

8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN

COPIAS PUESTO ÁREA

Original Gerente Administrativa Gerencia General
1 PDF Medio Electrónico Gestión TIC´S
2 Jefe Taller Gestión Logística

9. CONTROL DE CAMBIOS

PÁGINAS ORIGINADOR NATURALEZA DEL

FECHA REVISIÓN
AFECTADAS DEL CAMBIO CAMBIO
17.11.202 Representante Alineación al Sistema
00 Todas
2 de la Dirección de Gestión de la Calidad

25
 ANEXO 7.1

CSJD-ALM-DR.01

Desviación En Recepción De Elementos,

Insumos, Materiales Y/O Equipos.

26
 1

27
 INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. TÍTULO: Desviación en recepción de elementos, insumos, materiales y/o equipos.

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Mantener un registro de los elementos, insumos,

materiales y/o equipos no conformes, detectado en el procedimiento de procedimiento de

recepción.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Almacenista

4. FORMA DE LLENADO: Manual

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripción

Fecha Registrar el período a que corresponde el
1
reporte.
Referencia Anotar la referencia de la factura
2
presentada por el proveedor.
Origen Anotar de donde proviene los elementos,
3
insumos, materiales y/o equipos.
Descripción de la no conformidad Especificar la no conformidad referida en
4 los elementos, insumos, materiales y/o
equipos que entrega el proveedor.
Acción a tomar Describir las acciones que se tomaron al
5
momento.
Elaboró Registrar el nombre de la persona que
6
elabora el documento.

CONCLUSIONES

28
 Los manuales de procedimientos son fundamentales para la comunicación,

coordinación, dirección y evaluación administrativa, además sirven de apoyo para la

capacitación del personal, ya que facilitan al interior de cada área, la integración de las

distintas unidades administrativas, a través del flujo de información, asimismo, permiten a

cualquier usuario/a interno y externo el conocimiento preciso de los procesos, los

procedimientos, las operaciones, trámites y servicios que se realizan allí.

La anterior propuesta servirá como herramienta de orientación y ayuda a los

responsables de elaborar este tipo de manuales en Color Solution JD SAS; además será

punto de partida para normalizar todas la actividades y procedimientos que existen dentro

de esta empresa, esperando resulte en una administración eficiente y de logro para las

metas.

CIBERGRAFÍA

29
 chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.gob.mx/cms/

uploads/attachment/file/687360/

Guia_Tecnica_para_Elaborar_o_Actualizar_Manuales_de_Procedimientos.pdf

https://docplayer.es/5466206-Manual-de-procedimientos-para-produccion-de-la-

planta-de-pinturas-y-emulsiones-procedimientos-para-entradas-y-salidas-de-producto-

terminado-objetivo.html

https://es.calameo.com/read/006828946df8bbe6ce086

https://www.youtube.com/watch?v=h6pDyDkm8XU

30