PROCEDIMIENTO DE MEJORA

CONTINUA

EMPRESA
XXXXXX

ELABORADO POR:
XXXXX

ASESORÍA TÉCNICA Y METODOLÓGICA DE

CIUDAD XXXXX
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CÓDIGO: FECHA DE REVISIÓN: NÚMERO DE VERSIÓN:

FECHA XXXX

Contenido

1.1. Gerencia 4
1.2. Encargado del SG-SST 4
1.3. Responsables de área 4
1.4. Todos los departamentos 4
5.1 Procesos de tratamiento y presentación de la información 5
1.4.1. Concepto 5
1.4.2. Indicadores 6
1.4.3. Informe de seguimiento 15
1.4.4. Concepto 16
1.4.5. Política, objetivos y acciones 17
1.4.6. Revisión de Sistema de gestión 18
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1. OBJETO

Este procedimiento describe la metodología y los criterios para:

 Recoger y tratar la información generada sobre la eficacia de los
procesos del sistema de gestión, definiendo las responsabilidades de
cada departamento en la presentación de esta información.

 Mejorar de forma continua mediante la utilización de la Política del SG-

SST, los Objetivos, el inicio y seguimiento de acciones que permitan
conseguir los objetivos planteados, y la revisión periódica del sistema de
gestión.

2. ALCANCE
Todo el Sistema de gestión.

3. REFERENCIAS

 Política de seguridad y salud en el trabajo

 Objetivos del SG-SST
 Indicadores
 Informe de seguimiento.
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4. RESPONSABILIDADES
1.1. Gerencia
 Aprobar la inclusión o eliminación de indicadores de gestión.
 Establecer y actualizar la Política de seguridad y salud en el trabajo
 Aprobar los Objetivos del SG_SST
 Encabezar les reuniones de revisión del Sistema de gestión

1.2. Encargado del SG-SST

 Pedir información a los diferentes departamentos y construir los
Informes de seguimiento en base a la información recibida.
 Entregar copias de los Informes de seguimiento a los responsables de
cada área de la empresa.
 Documentar los objetivos establecidos y coordinar la definición de los
planes de acciones para conseguir cada objetivo.
 Realizar el seguimiento de les acciones de mejora iniciadas.
 Analizar los resultados de las auditorias y las acciones correctivas y
preventivas para presentar este análisis en las reuniones de revisión del
sistema.

1.3. Responsables de área

 Proponer objetivos y determinar acciones para conseguir estos
objetivos.
 Realizar el seguimiento de las acciones iniciadas en su departamento.
 Preparar las reuniones de revisión del sistema de gestión y proponer
decisiones y acciones.

1.4. Todos los departamentos

 Ejecutar las acciones de mejora establecidas en los planes de acciones.
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 Calcular y representar los indicadores de gestión determinados en este

procedimiento.
 Proporcionar al encargado del SG-SST la información para construir los
Informes de seguimiento.

5. SISTEMA OPERATIVO

5.1 Procesos de tratamiento y presentación de la información

1.4.1. Concepto

La información sobre los resultados y el desarrollo de los procesos del Sistema de

gestión se encuentra en los diferentes registros generados por el propio sistema.
La utilidad y la gestión de esta información se definen en los diferentes
procedimientos documentados.
Los procesos de tratamiento y presentación de la información tienen como
finalidad seleccionar la información más relevante sobre los diferentes procesos
para tratarla y presentarla conjuntamente en un informe: Informe de seguimiento
“año”, que como su nombre indica se genera anualmente.
El tratamiento y la presentación de la información es lleva a cabo calculando el
valor de unos indicadores y representando estos indicadores de acuerdo al plan
definido en el siguiente apartado de este procedimiento.
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SISTEMA DE GESTIÓN

INFORME
PROCESOS DE TRATAMIENTO y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Presentación de todos los indicadores

1.4.2. Indicadores

Los indicadores de la empresa constituyen un punto de referencia muy importante

para evaluar la eficacia del Sistema de gestión. La identificación de los indicadores
más apropiados ha sido realizada por los principales responsables de cada área
de la empresa. Gerencia tiene la autoridad de aprobar la inclusión o eliminación de
los indicadores de la empresa. La inclusión o eliminación de un indicador, así
como la forma presentación se realiza modificando/ampliando este procedimiento
y proporcionando una copia a los responsables de calcular y representar cada
indicador.
El plan para calcular y presentar los indicadores que la empresa ha seleccionado
es el siguiente:
ACTIVIDAD OBJETIVOS TIPO DE INDICADORES
INDICADOR
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Disponibilidad de tiempo
Dirección=
Verificar el
cumplimiento del
Indicadores de Eficacia
cronograma de
estructura Horas disponibles equipo
actividades.
humano SST en el año
No. promedio de
trabajadores año

Verificar el Recurso=
cumplimiento del
Disponibilidad Financiero Total recursos financieros
cronograma de
($) disponibles
Financiera actividades. (Costos)
(presupuesto) SST
No. promedio de
trabajadores año

Verificar el
cumplimiento del
Indicadores de Eficacia Cumplimiento Cronograma
cronograma de
proceso/ejecució = Actividades ejecutadas *
actividades.
n 100
Actividades programadas

Verificar el Capacitación en SST =

cumplimiento del
Indicadores de Eficacia No. Horas hombre de
cronograma de
proceso/ejecució capacitación en SST en el
actividades.
n año No. promedio de
trabajadores en el año.

Asegurar que el
personal nuevo
Nº de trabajadores nuevos
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Índice de conozca la Cobertura que recibieron inducción en

cobertura del organización, sus el período / total de personal
proceso de funciones y los nuevo *100
inducción objetivos y metas
que debe lograr.

Índice de Asegurar que el Nº de trabajadores que

cobertura del personal activo recibieron inducción en el
COBERTUR
proceso de re conozca los período / total de
A
inducción cambios trabajadores activos
producidos en la programados *100
organización y/o
las nuevas
funciones que
debe desarrollar
Exámenes Asegurar que los COBERTUR Nº de trabajadores con
Ocupacionales exámenes de A valorados / Nº total de
de ingreso ingreso se trabajadores
realicen a todos programados*100
los trabajadores
al momento de
ingresar.
Exámenes Asegurar que los COBERTUR Nº de trabajadores con
Ocupacionales exámenes A valorados / Nº total de
periódicos periódicos se trabajadores
realicen a todos programados*100
los trabajadores
después de
cumplido un año.
Exámenes Asegurar que los Nº de trabajadores con
Ocupacionales exámenes de valorados / Nº total de
COBERTUR
de Retiro retiro se realicen trabajadores
A
a todos los programados*100
trabajadores al
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momento de su
retiro

Identificar los Nº de actividades

resultados y dar ejecutadas en el período/
Seguimiento y
seguimiento de Total de números de
evaluación del
las actividades EFICACIA actividades establecidas en
SGSST
establecidas en un periodo determinado.*
el SGSST 100
Capacitaciones Promover
conocimiento y
Nº de trabajadores
cambios de
capacitados en el período/
conducta EFICACIA
Nº total de trabajadores
mediante la
*100
información de
técnicas y
procedimientos
de trabajo

Evaluar el Nº de reuniones COPASST

cumplimiento de realizadas en el periodo/ Nº
EFICACIA
las reuniones del de reuniones programadas
COPASST COPASST. en ese periodo *100
Evaluar el Nº de planes de acción e
cumplimiento de implementados/ Nº total de
los planes de planes de acción
acción EFICACIA establecidos en un periodo
establecidos por determinado*100
el COPASST
Identificar el Nº de inspecciones
cumplimiento de realizadas/ Nº de
EFICACIA
las inspecciones inspecciones programadas
establecidas en un periodo determino * 100
un periodo
determinado
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Evaluar las Nº de condiciones

acciones peligrosas corregidas/ Nº de
EFECTIVIDA
correctivas según condiciones inseguras
D
las condiciones identificadas *100
reportadas en las
inspecciones
Inspecciones Evaluar planes Nº de planes de acción/ Nº
Planeadas de acciones de planes de acción
preventivas, implementadas*100
correctivas o por
mejorar según las
condiciones EFECTIVIDA
reportadas en las D
inspecciones
Investigación de Nº de investigaciones de
incidentes y incidentes y accidentes
accidentes laborales/ Nº de condiciones
laborales según reportadas *100
las condiciones y
actos EFECTIVIDA
reportados. D

Investigación de Investigación de Nº de de investigaciones de

incidentes y incidentes y incidentes y accidentes
accidentes accidentes laborales /Nº de
laborales laborales según condiciones peligrosas
las condiciones y corregidas/*100
actos EFECTIVIDA
reportados. D

Evaluar planes
de acciones
Nº de planes de acción/ Nº
preventivas,
de planes de acción
correctivas o por EFECTIVIDA
implementadas*100
mejorar según las D
condiciones y
actos reportadas
en las
investigaciones
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Es la relación
entre número de
incidentes
registrados o Índice de frecuencia de
notificados en un incidentes. Total en el
año y el total de año/ E. IF Incidentes = No.
horas - hombre IMPACTO de incidentes en el año x K
trabajadas No. HHT año
durante el año
multiplicado por
K, que es igual a
220.000
(constante que
resulta del
producto de 100
trabajadores que
laboran 44 horas
semanales por 50
semanas que
tiene el año).
Es la relación
entre el número
de accidentes
Indicadores de
laborales, con o
Accidentalidad
sin incapacidad,
Conocer el
registrados y el
impacto del
total de horas
ausentismo por
hombre
accidentes IMPACTO
trabajadas
laborales en la
durante un año,
empresa
multiplicado por
K, que es igual a F. IF AT = No. Total de Al
240.000 en el año x K
(constante que No. HHT año
resulta del
producto de 100
trabajadores que
laboran 48 horas
semanales por 50
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semanas que
tiene el año).

El resultado se
interpretará como
el número de
accidentes de
trabajo ocurridos
durante el último
año por cada 100
trabajadores de
tiempo completo.
Es la relación
entre el número
de accidentes
con incapacidad
en un periodo y el
total de las horas
hombre
trabajadas
durante el
periodo
considerado
multiplicado por
K. Expresa el
total de
accidentes de
trabajo
incapacitantes
ocurridos durante
el último año por
Índice de frecuencia de
cada 100
accidente Laboral con
trabajadores de
incapacidad AL: Nº de AL
tiempo completo.
con incapacidad en el año /
Nº de horas hombre
Si se tienen IMPACTO
trabajadas *100
buenos registros,
el número de
horas - hombre
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trabajadas (No.
HHT) se obtiene
mediante la
sumatoria de las
horas que cada
trabajador
efectivamente
laboró durante el
período
evaluado,
incluyendo horas
extras y cualquier
otro tiempo
suplementario.

El resultado se
interpretará como
el número de
accidentes de
trabajo con
incapacidad
ocurridos durante
el último año por
cada 100
trabajadores de
tiempo completo.
Expresa la IMPACTO Proporción de accidentes
relación laborales con
porcentual incapacidad: AL: Nº de AL
existente entre con incapacidad en el año/
los accidentes de Nº total de AL año *100
trabajo con
incapacidad y el
total de
accidentalidad de
la empresa.
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Conocer el Proporción de prevalencia

impacto del general de enfermedad
IMPACTO
ausentismo por laboral EL: Nº casos
Indicadores de enfermedad existentes reconocidos de
Enfermedad laboral en la EL en el año/ Nº promedio
laboral empresa de trabajadores año *100
proporción de incidencia
de enfermedad de origen
laboral : EL: Nº de casos
IMPACTO nuevos de EL reconocidas
en el año/ Nº promedio de
trabajadores en el año *100
Se relaciona el • Tasa de incidencia
número de casos global de enfermedad
nuevos por todas común:
las causas de P. T.I.G. EC = Nº de casos
enfermedad nuevos de E.C en un año x
general o común 1000
ocurridos durante Nº. promedio de
un año con el trabajadores año
número promedio
de trabajadores
en el mismo
período.
La tasa de IMPACTO Tasa de prevalencia
prevalencia de global de enfermedad
Enfermedad común:
Enfermedad Común mide el Q. T.P.G. EC = Nº de casos
Común número de nuevos y antiguos por E.C
personas en un año x K
enfermas, por Nº promedio de
causas no trabajadores año
relacionadas
directamente con
su ocupación, en
una población y
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en un año. Se
refiere a los
casos (nuevos y
antiguos) que
existen en este
mismo periodo.

Índice de frecuencia del

ausentismo. IFA Nº de
eventos de ausencia por
IMPACTO causas de salud durante el
último año/ Nº de horas -
hombres trabajadas en el
Los eventos de mismo periodo *200,000
ausentismo por Índice de severidad del
Indicadores de
causas de salud ausentismo. I.S.A Nº de
AusentismoCono
incluyen toda días de ausencia por
cer el impacto
ausencia al
del ausentismo IMPACTO O causas de salud durante el
trabajo atribuible último año/ Nº de horas
por horas o días RESULTAD
a enfermedad hombre trabajadas en el
trabajados O
común, mismo periodo *200,000
enfermedad
laboral, accidente
laboral y consulta
de salud. Las
prórrogas de una IMPACTO O Porcentaje de Tiempo
incapacidad no RESULTAD perdido TP: Nº de días (u
se suman como O horas ) perdidos en el
eventos periodo/ Nº días (u horas)
separados. programadas en el periodo
*100

1.4.3. Informe de seguimiento

El Informe de seguimiento:
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CÓDIGO: FECHA DE REVISIÓN: NÚMERO DE VERSIÓN:

 se construye en base a las gráficas y representaciones de los

indicadores
 se realiza a finales de cada año y en el momento que sea apropiado, por
decisión de Gerencia.

El encargado del SG-SST de la empresa se encarga de estas gráficas y

representaciones para montar el Informe de seguimiento.
El COPASST recibe copia controladas de los informes de seguimiento.

Identificación: los informes de seguimiento se identifican mediante un número

correlativo y una descripción que indica el año o las fechas tomadas como base
para el informe. Todas las hojas del informe llevan esta identificación y están
numeradas indicando el número de hoja y el total de hojas del informe.

El informe de seguimiento es una herramienta que se utiliza para analizar la

evolución de la empresa y tomar decisiones de todo tipo. El informe de
seguimiento anual se distribuye a los asistentes a la Reunió de revisión del
Sistema de gestión antes de esta se celebre con el fin de que puedan preparar la
reunión.

6. Mejora continua

1.4.4. Concepto

La mejora continua del Sistema de gestión se articula utilizando diversas

herramientas de gestión, enlazadas de forma lógica, que configuran un ciclo sin fin
que permite a la empresa actuar reactiva y proactivamente para mejorar el sistema
de gestión. Estas herramientas son:
La Política de Empresa: documento donde Gerencia define su intención y
orientación deseada para a la empresa
Los Objetivos de Empresa: metas a conseguir que van en la dirección de la
Política de SST.
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Planes de Acciones: planes que incluyen acciones para conseguir los Objetivos
del SG-SST.
Revisión del Sistema de gestión: reuniones planificadas donde se analizan los
resultados obtenidos y se toman decisiones al más alto nivel como: actualizar la
Política de Empresa, establecer Objetivos de Empresa, establecer planes de
acciones para conseguir los objetivos, modificar partes del sistema de gestión...
El esquema de interactuación de los diferentes elementos es el siguiente:

Reuniones de revisión
Económicos
Medio Ambiente
Riesgos Laborales
Auditorias Calidad
Informes de seguimiento
Acciones correctivas y preventivasANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Revisiones anteriores

DEFINICIÓN / REVISIÓN DE INDICADORES

REVISIÓN DE LA POLÍTICA

SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES

Responsables definidos en el plan de acciones y resé. Calidad

ESTABLECIMIENTO / REVISIÓN DE OBJETIVOS

PROPUESTA DE ACCIONES

Mediales
Alcanzables
Coherentes con la política
Comunicados al personal
Acciones definidas (plan de acciones)
Participación del personal

1.4.5. Política, objetivos y acciones

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El objetivo de la mejora continua es que la empresa vaya en la dirección marcada

por la Política de SST y que esto se pueda demostrar de forma objetiva (con
datos). Para conseguir esto, la empresa establece unos objetivos anuales que van
en la dirección de la Política de Empresa. Tanto la política como los objetivos son
aprobados por Gerencia.

Los objetivos tienen carácter anual, aunque pueden ser revisados en las diferentes
reuniones celebradas a lo largo del año.
Los Objetivos se establecen en el mes de diciembre en la Reunión de revisión del
Sistema de gestión que cierra el año. Los objetivos establecen metas objetivas,
medibles y se definen en un documento donde se indica:
 Objetivo.
 Fecha del establecimiento del Objetivo.
 Situación inicial (punto de partida).
 Acciones a realizar para conseguir el objetivo.
 Fecha en la cual se quiere conseguir el objetivo.
 Responsables de conseguir el objetivo (personas que planifican y
ejecutan las acciones).

Para conseguir los objetivos la empresa establece unos planes de acciones donde
se indica:
 acciones a realizar.
 Fecha límite para la realización de la acción.
 Responsables de realizar la acción.

Los responsables de realizar las acciones son también responsables de cumplir el

objetivo asociado a la acción.

1.4.6. Revisión de Sistema de gestión

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Las reuniones de revisión son reuniones planificadas y coordinadas por el

encargado del SG_SST y el COPASST de la empresa. La frecuencia de
realización es como a mínimo anual, en el mes de diciembre.
Los asistentes a las reuniones de revisión son: Gerencia, Responsables de cada
área de la empresa, e Invitados especiales de Gerencia.
La preparación de las reuniones de revisión la coordina el encargado del SG_SST
informando a los asistentes sobre la fecha y hora de la reunión, con un mes de
antelación, recordando qué documentación han de preparar. Además, para que
los asistentes tengan elementos de análisis, el encargado del SG_SST les entrega
con antelación una copia del último Informe de seguimiento y el programa de la
reunión (orden del día).

Con carácter general, la información preparada para revisar el Sistema de gestión

de Seguridad y salud en el trabajo es la siguiente:

PROCESOS INFORMACIÓN DEPARTAMENTO

MEJORA Cumplimiento de objetivos, Todos los
CONTINUA resultados de las decisiones departamentos.
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tomadas y acciones iniciadas.

AUDITORIAS Resultados de las últimas SST
auditorias.
INVESTIGACIÓN Estadísticas y análisis de causas Todos los
DE AT Y EL departamentos.

ACCIONES Estado de las acciones iniciadas y Todos los

CORRECTIVAS, y eficacia de las acciones. departamentos.
PREVENTIVAS
TODOS Informe de seguimiento: Todos,
información sobre la evolución de
los procesos del sistema de
gestión
TODOS  Necesidades de recursos. Todos los
 Propuestas de mejora. departamentos.
 Amenazas y oportunidades.
 Tendencias negativas
observadas en los procesos.

El resultado de las reuniones de revisión se documenta en un acta de la reunión

donde se describen todas las decisiones que se han tomado.