Procedimiento Gestión de Cobranzas Del H.I A Las Distintas Entidades

Procedimiento
Gestión de Cobranzas del H.I

a las distintas Entidades
Nº 35/07
Nº de Versión / Modificación: 01/00
Fecha de Vigencia: 27/02/07
Normas & Procedimientos – Departamento de Información Hospitalaria

Número de
35/07
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Versión 01.00
Fecha de Vigencia 27/02/07

Gestión de Cobranzas del H.I a
las distintas Entidades Código 18.PR.01
INDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN
Objetivo Pag.2
Alcance Pag.2
Actores internos y externos Involucrados Pag.2
Definiciones Pag.2
DESARROLLO
1. Recepción de la Facturación por el Dpto. de Cobranzas y entrega a las Entidades Pag.3
2. Gestión para la Cobranza de las Facturas entregadas Pag.6
3. Recepción y tratamiento de una deducción realizada por una Entidad Pag.7
4. Modalidades de Cobro
4.1. Cobro por Correo Privado Pag.8

4.2. Cobro por Transferencia Bancaria Pag.11
4.3. Cobro por Cobrador del H.I Pag.12
4.4. Personal de la Entidad (O.S) en el Dpto. de Cobranzas del H.I Pag.14
5. Rendición de Valores y documentación a Tesorería Pag.15
6. Seguimiento de Facturas Vencidas y No Cobradas Pag.17
7. Envío a Gestión Judicial Pag.20
8. Cobro a Entidades del Exterior Pag.25
Anexo de Formularios Pag.27
Aprobado por
Reemplaza Revisor Página
Normas & Procedimientos
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INTRODUCCIÓN
Objetivo
Instrumentar la operatoria relacionada con la cobranza a las distintas Entidades, abarcando
desde el ingreso de las Facturas y documentación al Dpto. de Cobranzas, su gestión de
cobranza hasta el ingreso de los valores, su imputación al sistema y posterior rendición de los
mismos al Dpto. de Tesorería.
Alcance
El siguiente procedimiento contempla:
¾ Recepción de la Facturación y Control de Integridad

¾ Entrega de la Facturación a las Entidades
¾ Gestión de Cobranzas
¾ Cobranza e Ingreso de Valores
¾ Rendición de Valores a Tesorería
¾ Gestión de Facturas Vencidas y Pendientes de Cobro
Actores internos y externos involucrados
• Dpto. de Facturación
• Dpto. de Cobranzas
• Presidencia - Secretaria
• Dpto. de Tesorería
• Dpto. de Deducciones
• Gcia. Comercial
• Gcia. de Custodia Patrimonial
• Plan de Salud (Coorporativo)
• Entidades
Definiciones
Anticipo (PC): Es un pago que no tiene aplicación a una factura determinada. Queda en la
cuenta como un Crédito a aplicar.
Pago a Cuenta (AN): Es aquel pago que se aplica a una factura que no se cancela en su
totalidad.
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Cancelación de una factura: Es cuando un pago que puede asociarse con crédito de distinto
tipo cancela una factura existente en la Cuenta.
Cuenta Suspendida: Se emplea para ejercer presión sobre la Entidad, a fin de que regularice
su situación con la Institución.
Existen 2 tipos de Cuentas Suspendidas:
Cuenta Suspendida “Habilitada”: Se trata de Entidades cuyos Pacientes se los

atiende mediante “pago previo” que hace la Entidad o “derivación exclusiva” de
un Paciente que hace la Entidad. Esta situación se detalla en la Modalidad
Operativa, para consulta de la administrativa con perfil de cajero al momento de la
recepción del Paciente para su atención.
Cuenta Suspendida “Inhabilitada”: Son cuentas de Entidades que no están de

Baja, pero que corresponden a Entidades que no pueden sustentar un gasto
determinado (Entidades que no tienen solvencia). En este caso, se hace un
Presupuesto al Paciente y se lo atiende mediante “pago previo” que realiza la
Entidad. Una vez verificado la acreditación de los valores con el Dpto. de
Cobranza, la Gcia. Comercial habilita la cuenta para el Paciente en cuestión.
DESARROLLO
1. Recepción de la Facturación por el Dpto. de Cobranzas y entrega a las

Entidades
• DPTO. DE FACTURACIÓN CENTRAL / PLAN DE SALUD COORPORATIVO
Supervisor
1.a. Envía por mensajería interna sobre/s por Entidad junto al Listado de Resúmenes rendidos,
con la Facturación mensual al Dpto. de Cobranzas
Nota: La documentación debe ser enviada al Dpto. de Cobranzas dentro del 7º día hábil de
realizado el cierre del proceso, a fin de no demorar la gestión de cobranzas.
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• DPTO. DE COBRANZAS
Administrativo
1.b. Recibe los sobres con las Facturas y documentación de respaldo y realiza el control del
Listado emitido por Facturación (Listado Resúmenes rendidos por período y Unidad de
Negocio) vs. los sobres. Ver anexo de Formularios. El Listado presente los siguientes
datos:
¾ Código O. Social
¾ Nº de Resumen
¾ Origen
¾ Importe
¾ Correlatividad de sobres (para aquellas entidades que tengan mas de un
sobre)
1.b.1. Si no esta correcto, rechaza en el Sistema y devuelve por Mensajería Interna a

Facturación central / PS Coorporativo, para su regularización.
1.b.2. Si está correcto, acepta en el Sistema, continúa en el siguiente punto del presente
procedimiento
Nota: Al aceptar el Resumen (el cual puede contener varias Facturas) cambia de estado,
pasando a estado “Sin Entrega”
1.c. Prepara los sobres para su distribución a las Entidades.

Cada sobre contiene:
¾ Resumen
¾ Facturas
¾ Documentación de respaldo
Nota: El sobre lleva sello, remitente y lugar donde se dirige.
1.d. Separa los sobres por tipo de entrega a la entidad. La documentación a las entidades se
puede mandar:
¾ Por Correo privado

¾ Personal contratado o Personal del H.I
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Nota: En el caso que se envíe por correo privado, se imprime Planilla para la entrega de la
documentación (Ver Anexo de Formularios), donde el correo agrega el número de remesa.
1.e. Adjunta a los sobres Planilla o Resumen de Factura, según se envíe por correo privado o
personal del H.I respectivamente y entrega a quien corresponda en Mesa de Entrada de la
Entidad.
• ENTIDAD – MESA DE ENTRADA
Recepcionista
1.f. Recibe las facturas, firmando copia de resumen de factura / acuse de recibo en el caso de
correo privado (Ver Anexo de Formularios).
Administrativo
1.g. Recibe Resumen de Facturas firmado por la entidad / acuse de recibo por parte del correo.
Nota: El acuse de recibo se adjunta al Resumen de las facturas.
1.h. Registra en el Sistema, fecha de Presentación y fecha probable de cobro.
Nota: En este momento cambia de estado en el Sistema, pasando del estado “Sin Entrega” al
estado “Entregado”.
1.i. Verifica que todo lo que está en el Sistema en estado “Sin Entrega” pase a estado
“Entregado”.
Nota: En caso de haber quedado algo en estado “Sin Entrega” se busca cual fue el motivo y
se regulariza.
1.j. Archiva temporariamente hasta el momento de la cobranza, la documentación en Legajos

por Entidad.
1.k. Consulta diariamente en el Sistema, las Facturas a vencer y vencidas, a fin de realizar
los reclamos necesarios.
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2. Gestión para la Cobranza de las Facturas entregadas

Aspectos generales: Consiste en el trabajo diario realizado por el Administrativo a cargo de
la Cuenta desde el Dpto. de Cobranza y el Cobrador ante la Entidad, a través de (llamados
telefónicos, envío de fax, mail, visitas a las entidades, etc.) y que va a depender de la
envergadura de la deuda y la modalidad de autorización de los pagos para gestionar la
cobranza ante dichas Entidades deudoras, requiriendo en algunos casos un seguimiento
particular del estado del trámite interno para la aprobación de pago de las facturas presentadas
en las mismas.
Administrativo
2.a. Verifica telefónicamente y reclama en caso de corresponder:
Verifica que la
Factura haya salido
de
“Mesa de Entrada”
Verifica que la
Factura haya salido
de
“Auditoría Médica”
Verifica que la
Factura haya salido
de
“Contable”
Verifica que la
liquidación este en
“Tesorería”
Verifica
Disponibilidad
del Valor
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2.b. Recibe los valores, por cualquiera de las modalidades de cobro, continúa en el punto 4.
del presente Procedimiento:
Por correo privado

Por transferencia Bancaria
Cobrador del H.I
Personal de la Entidad (O.S) en el Dpto. de Cobranzas del H.I
3. Recepción y tratamiento de una deducción realizada por una Entidad
Al momento de recibir una deducción de una Entidad
Administrativo
3.a. Recibe la deducción que debe ser avalada con la documentación de la Entidad
fundamentando la misma.
Nota: La misma se puede recibir por correo privado, cobrador del H.I y por Internet.
3.b. Carga en el Sistema la deducción como (DD), asignando el sistema un número de

deducción correlativo, quedando en el estado “envío”.
Nota: Al mismo tiempo la deducción aparece en el aplicativo de deducciones a efectos de ser

aceptada.
3.c. Genera e imprime el Listado de Rendición de Notas de Débito (Ver Anexo de

Formularios) y lo envía junto con la documentación por mensajería Interna a Unidad de
Deducciones. El Listado presenta los siguientes datos:
¾ Número Interno
¾ Código y descripción de la Entidad
¾ Total Facturado
¾ Total Debitado
¾ Fecha Ingreso
Nota: El proceso de Análisis realizado por Unidad de Deducciones se tratara en un

Procedimiento aparte.
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3.d. Recibe el listado de Rendición de Notas de Débito firmado por Unidad de Deducciones
como constancia de la recepción y archiva por fecha en bibliorato, por 1 año. pasado ese
plazo se destruye.
Al momento de recibirse la respuesta de Unidad de Deducciones
3.e. Recibe listado de Rechazos y listado Comprobante de Recepción de Débitos Finalizados

junto con la documentación respaldatoria y la controla. (Ver anexo de Formularios)
Alternativa:
3.e.1. No está completa, devuelve a fin de regularizar.
3.e.2. Está completa, firma copia del listado Rechazos y listado Comprobante de Recepción
de Débitos Finalizados y entrega al mensajero, continúa en el siguiente punto del presente
procedimiento.
3.f. Procesa la información, aceptando en el sistema NSI Deducciones. Vuelve al punto 1.c.
del presente procedimiento.
4. Modalidades de Cobro
4.1. Cobro por Correo Privado
Al momento de la recepción de los valores
• SECRETARIA DE PRESIDENCIA
Secretaria
4.1.a. Recibe Sobre con valor (cheque o efectivo).
4.1.b. Firma planilla como constancia de recepción.
4.1.c. Confecciona Planilla para envío al Dpto. de Cobranzas, completando los siguientes
datos, adjunta los valores y entrega al cadete (ver Anexo de Formularios):
Nº orden
Fecha y hora de recepción
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Fecha documentación
Remitente
Nº pieza / código correo
Tipo documento
Concepto
Plazo de respuesta
Destinatario
Vencimiento Plazo de respuesta
Firma y aclaración del destinatario
Fecha de presentación de respuesta
Cadete
4.1.d. Recibe y lleva Planilla y valores al Dpto. de Cobranzas.
Administrativo
4.1.e. Recibe y controla planilla y valores.
Alternativa:
4.1.e.1. No está OK, devuelve al fin de regularizar.
4.1.e.2. Está OK, coloca firma y fecha en planilla como constancia de recepción y devuelve
al cadete, continua en el siguiente punto del presente procedimiento.
Secretaria
4.1.f. Recibe planilla firmada y archiva en bibliorato por el plazo de 1 año (correspondiente al
Ejercicio).
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Administrativo
4.1.g. Guarda valores en Caja Fuerte hasta la Rendición a Tesorería.
Nota: Habitualmente los valores en efectivo se tratan de rendir a Tesorería en el día.
4.1.h. Imputa la Cobranza. La imputación puede corresponder a:
1. Anticipo
2. Pago a Cuenta
3. Cancelación de Factura
4.1.i. Confecciona e imprime el Ingreso de Fondos por 3 juegos (el cual oficia como recibo)
Ver anexo de Formularios.
Nota: Habitualmente y de acuerdo a la significatividad de los valores, se confecciona en el

dia el Ingreso de Fondos, caso contrario se hace al dia siguiente (salvo excepción). El número
de recibo lo da el sistema por cajero.
4.1.j. Separa un juego del Ingreso de Fondos y lo archiva con el Legajo de la Entidad, y los 2
juegos restantes se archivan temporalmente en carpeta hasta la Rendición a Tesorería.
(Continúa en el Punto 5 del presente Procedimiento).
4.1.k. Informa por mail / Nota, los Ingresos de Fondos a Secretaría de Presidencia. Ver anexo
de Formularios
Secretaria
4.1.l. Recibe y archiva en bibliorato mail o Nota del Dpto. de Cobranzas por el plazo de 1 año
informando que ha sido enviado el correspondiente Recibo a la Entidad detallando:
Código de O.Social
Descripción
4.1.m. Registra en Planilla la información del punto anterior y archiva.
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4.2. Cobro por Transferencia Bancaria
Administrativo
4.2.a. Recibe comunicación de la entidad generalmente por Fax o también telefónicamente o

por mail, informando acerca del pago por transferencia.
4.2.b. Lleva personalmente boleta de transferencia al Dpto. Presupuesto Financiero.
• DPTO. PRESUPUESTO FINANCIERO
Personal del Dpto.
4.2.c. Recibe boleta de transferencia bancaria y verifica por Sistema “Sistema Interbancario”
la acreditación en cuenta del Hospital Italiano.
Alternativa:
4.2.c.1. No está acreditado el valor, se informa por mail al Dpto. Cobranzas.
4.2.c.2. Está acreditado el valor, imprime Formulario de acreditación de valor en Cuenta del
Sistema Interbancario (ver Anexo de Formularios), continúa en el punto 4.2.d. del presente
procedimiento.
Nota: Personal del Sector lleva el Formulario de acreditación al Dpto. de Cobranzas o

también puede ser retirado por Personal del Dpto. de Cobranzas.
Administrativo
4.2.d. Recibe el Formulario y lo guarda transitoriamente en Caja Fuerte hasta la Rendición en

Tesorería.
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4.2.e. Imputa la cobranza. La misma puede corresponder a:
1. Anticipo
2. Pago a Cuenta
4.2.f. Confecciona e imprime el Ingreso de Fondos por 3 juegos (el cual oficia como recibo)

4.2.g. Separa un juego del Ingreso de Fondos y lo archiva con el Legajo de la Entidad, y los 2
juegos restantes se archivan junto al Formulario de acreditación de valor en Cuenta del
Sistema Interbancario, temporariamente en carpeta hasta la Rendición a Tesorería. Continua
en el Punto 5 del presente Procedimiento.
4.3. Cobro por Cobrador del H.I.
Administrativo
4.3.a. Prepara Hoja de Ruta.
Nota: La Hoja de Ruta se confecciona por distribución geográfica. La misma se puede

modificar en caso de ser necesario.
4.3.b. Entrega la siguiente documentación al cobrador:
Hoja de Ruta
Talonario de Recibo (Q1) por triplicado. Ver anexo de Formularios
Poder ante escribano, que lo autoriza a retirar los valores (en caso de ser
requerido por la Entidad)
Documento Nacional de Identidad
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Al momento de presentarse el Cobrador en la Entidad
• ENTIDAD
Cobrador del H.I
4.3.c. Recibe y controla:
Valor (Cheque / Efectivo/divisas)

Listado de Facturas que cancela la Entidad
Facturas rechazadas (100 %) en caso que las hubiese
Nota Formal con el detalle del motivo del rechazo de Facturas (100%)
Débito (de corresponder)
Nota: En caso de recibirse divisas, se toma al valor de cotización del día “tipo comprador”.
Alternativa:
4.3.c.1. No está OK, se comunica con el H.I – Dpto. de Cobranzas para corroborar importe.
4.3.c.2. Está OK, confecciona por triplicado, firma y entrega original de “Recibo Q1” a la
entidad y en las Entidades que corresponda, firma Orden de Pago (como constancia de retiro
del valor).
Cobrador del H.I
4.3.d. Entrega valores / listado / Facturas rechazadas y/o débitos.
Administrativo
4.3.e. Recibe y controla los valores vs Recibos Q1.
Nota: En el caso que se presente personal de la Entidad a realizar el pago, el administrativo

confecciona y entrega el recibo Q1 por los valores recibidos.
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Alternativa:
4.3.e.1. No está OK, se regulariza, mediante la gestión realizada por el cobrador ante la
Entidad.
4.3.e.2. Está OK, guarda valores en Caja Fuerte hasta la Rendición en Tesorería.
Nota: Habitualmente los valores en efectivo se tratan de rendir a Tesorería en el día.
4.3.f. Imputa la cobranza o rechazo de Factura (de corresponder). La imputación puede

corresponder a:
1. Anticipo
2. Pago a Cuenta
4. Rechazo Resumen (RR)
5. Rechazo Factura (RF)
Nota: En caso de rechazo de una Factura, se envía al Dpto. de Facturación Central / PS

Coorporativo, para su regularización dentro del plazo de las 72 hs.
4.3.g. Confecciona e imprime el Ingreso de Fondos por 3 juegos (el cual oficia como recibo).

4.3.h. Separa un juego del Ingreso de Fondos y lo archiva con el Legajo de la Entidad, y los 2
juegos restantes se archivan temporariamente en carpeta hasta la Rendición a Tesorería.
Continua en el Punto 5 del presente Procedimiento.
4.4. Personal de la Entidad (O.S) en el Dpto. de Cobranzas del H.I.
Los pasos a seguir para el desarrollo de éste punto, son los mismos detallados desde el punto
4.3.d. a 4.3.h. del presente Procedimiento.
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5. Rendición de Valores y Documentación a Tesorería
Administrativo
5.a. Imprime (2 juegos) del Listado “Cobranzas – Recibos a Rendir” (Resumen y detalle), Ver
Anexo Formularios. Los datos del Listado son los siguientes:
Sector
Fecha
Caja y Cajero
Hora
Importe
Tipo Valor (Efectivo, cheque pesos, cheque diferido, transf., cheque
divisas, etc.)
Nota: El Listado debe contener la firma y sello de la jefatura responsable del Dpto. de
Cobranzas.
5.b. Entrega en Tesorería valores / comprobante de acreditación (de corresponder) / recibo (2

juegos) y Listado (2 juegos).
Nota: En el caso de tratarse de un Cheque diferido, se adjunta papel con Fecha de depósito,
importe y firma de la Jefatura de Cobranzas.
• DPTO. DE TESORERIA
Administrativa
5.c. Recibe y controla los valores / comprobantes / recibos y listado firmado
Alternativa:
5.c.1. No está OK, rechaza Rendición, a fin de regularizar.
5.c.2. Está OK, acepta en el Módulo de Tesorería del Sistema NSI
5.d. Firma y sella Listado “Cobranzas – Recibos a rendir” y Recibo
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5.e. Entrega 1 juego del listado y del Recibo sellados (Ver Anexo de Formularios)
Administrativo
5.f. Recibe juego del Listado y recibo sellados.
Administrativa
5.g. Archiva juego del Listado y del recibo.
Nota: El listado y recibos son archivados durante el mes en curso en el Sector y luego se
mandan al archivo administrativo para su archivo definitivo.
Administrativo
5.h. En el caso de haberse cobrado por transferencia bancaria o por correo privado,
confecciona Nota de acuse indicando la fecha, número e importe del Recibo (Ver Anexo de
Formularios) y envía por correo a la Entidad junto con el Recibo Original.
5.i. Archiva en bibliorato ordenado por Entidad, debidamente identificado y por el término de
1 año en el Sector y luego se envía al archivo Administrativo por 5 años, la siguiente
documentación:
Resumen de Facturas (oficia de Remito)
O. Pagos emitidas
Recibos
Copia de acuse
Copia carta documento (sí hubiera)
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6. Seguimiento de Facturas Vencidas y No Cobradas
Diariamente
Administrativo
6.a. Imprime Listado de “Facturas Vencidas y No Cobradas.
Nota: Son Facturas vencidas, pendientes de cobro que no tienen débito ni rechazo.
6.b. Envía a la Entidad el estado de cuenta (último Aviso) por Fax (como adelanto de la Nota
oficial) y por correo (con acuse de recibo), con los siguientes datos (ver Anexo de
Formularios):
Descripción
Tipo de Factura
Documento
Fecha vencimiento
Nota: Este aviso intima a la cancelación de la deuda en un plazo de 72 a 96 Hs, dependiendo

de la Entidad.
• ENTIDAD (O.S)
Administrativo
6.c. Recibe Nota oficial y fax con el estado de cuenta.
Administrativo
6.d. Realiza seguimiento del reclamo.
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Alternativa:
6.d.1. Se obtiene respuesta favorable, continua el circuito normal de cobranza.
6.d.2. No se obtiene respuesta favorable, continúa en el punto 6.e. del presente

procedimiento.
Jefe
6.e. Envía carta documento (Ver Anexo de Formularios)
Nota: Consiste en una intimación formal de pago dentro de un plazo de 48 Hs. caso contrario,
se anuncia la suspensión de la cuenta y envío a Gestión Judicial (previa negociación en
algunos casos, dependiendo de la Entidad).
6.f. En caso de no tener respuesta positiva de la Entidad luego del envío de la carta
documento, confecciona y envía por personal del Dpto. Nota formal a la Gcia. Comercial para
proceder a la “Suspensión de la Cuenta” Ver anexo de Formularios. Continúa en el punto
7. (Envío a Gestión Judicial) del presente Procedimiento.
Nota: La suspensión de la cuenta se lleva acabo, una vez agotadas todas las etapas de
negociación y conciliación con la Entidad.
Importante: Los Pacientes en estas condiciones NO serán atendidos, salvo que exista
obligatoriedad de atención, en cuyo caso serán considerados como “privados”, respetando los
aranceles pactados con la Entidad.
• GCIA. COMERCIAL
Personal designado por el Gerente
6.g. Recibe Nota y evalúan pedido de suspensión.
Nota: Previo a la suspensión de la cuenta, se evalúa aspectos tales como (financiador, importe
de la deuda, si existen Pacientes en lista de espera, Pacientes en curso de tratamiento, etc.)
6.h. Contacta a la Entidad, telefónicamente, mediante mail o de ser necesario a través de Carta
Documento o Nota, a efectos de intimar en un plazo máximo de 5 días el pago de la deuda.
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6.i. En el caso de no tener respuesta positiva de la Entidad, comunica vía mail al Personal
designado por el Gerente que proceda a la suspensión de la cuenta.
6.j. Recibe y archiva mail por el plazo de 1 año y suspende la Cuenta ingresando al “Sistema
Administrativo de Cuenta”
6.k. Envía por mail, “Memo de Suspensión de Cuenta” a todos aquellos Sectores / Dptos. /
Servicios involucrados, entre otros:
Jefes Dpto. área Administrativa

Supervisores
secretarias de Servicios
Guardia Central
Diagnóstico por Imágenes
Dpto. de Pediatría
Servicio de Transplante
Dpto. Facturación Central
6.l. Archiva definitivamente mail con Memo de suspensión, en Carpeta de Cuenta y/o
electrónicamente.
Nota: En el caso que la Cuenta se de “Baja” se archiva legajo en ADEA.
Importante: En el caso que el Dpto. de Cobranzas reciba el pago de una Entidad, cuya cuenta
se encuentra suspendida, debe comunicarlo vía mail o Nota formal a la Gcia. Comercial, a los
efectos que ésta última reactive la misma.
Toda reactivación de una cuenta suspendida o cambio en alguna cuenta deberá ser
comunicado vía mail a todos los Sectores / Dptos. / Servicios involucrados.
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7. Envío a Gestión Judicial

Este punto será complementado en el “Procedimiento de Cuentas en Gestión Judicial y
Concurso Preventivo”
Administrativo
7.a. Solicita vía mail a Facturación Central / PS Coorporativo, copia de las Facturas que
corresponden al reclamo que se enviará a Litigio.
• FACTURACIÓN CENTRAL / PLAN DE SALUD COORPORATIVO
Facturista
7.b. Recibe mail, prepara copia de Facturas y envía al Dpto. de Cobranzas por mensajería
interna.
Administrativo
7.c. Recibe por mensajería interna copia de las Facturas, a fin de adjuntar al legajo.
7.d. Arma Legajo, confecciona comunicación interna y envía original y fotocopia, por
mensajería interna, a la Gcia. de Custodia Patrimonial dentro de las 72 hs. El Legajo consta
de:
Resumen de Facturas
Recepción de la Entidad
Original de Carta documento
Resumen de Deuda
Copia de Factura
Otra documentación inherente a la Deuda (cheques rechazados, etc.)
7.e. Selecciona los movimientos (facturas, pagos a cuenta, etc.) afectados a la Cuenta
Corriente y cambia en el Sistema el estado, pasando de Entregada a “en Litigio”.
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7.f. Arma Rendición en el sistema con las Facturas seleccionadas a los efectos que la pueda
visualizar la Gcia. de Custodia Patrimonial.
• GCIA. DE CUSTODIA PATRIMONIAL
Secretaria
7.g. Recibe Legajo y controla la documentación.
Alternativa:
7.g.1. No está OK, devuelve al Dpto. de Cobranzas para regularizar. Vuelve al punto 7.d. del
presente procedimiento.
7.g.2. Está OK, acepta en el Sistema de “Gestión Judicial”, firma fotocopia como constancia
de recepción y devuelve por mensajería interna al Dpto. de Cobranzas, continúa en el punto
7.h. del presente procedimiento.
7.h. Prepara hoja de presentación y separa los legajos para cada abogado según corresponda.
Nota: Los abogados se manejarán con la Gcia. de Custodia Patrimonial en el caso de requerir
algún tipo de documentación, como ser informe médico, reimpresión de Facturas, copia de
contratos, etc.
7.i. Entrega legajo al abogado e informa vía mail al Dpto. de Cobranzas el nombre del
abogado asignado al caso y el número de Planilla adjudicado.
• ESTUDIO JURIDICO
Abogado
7.j. Recibe legajo y controla si requiere algún otro tipo de documentación.
Alternativa:
7.j.1. En caso de requerir otro tipo de documentación, la solicita vía mail o

telefónicamente a la Gcia. de Custodia Patrimonial.
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Secretaria
7.j.1.a. Recibe comunicación de la documentación y la solicita vía mail al Área / Dpto.

correspondiente.
Nota: La Gcia. de Custodia Patrimonial se ocupara de solicitar y centralizar toda la recepción

de la documentación de los distintos Sectores/áreas o Dptos. involucrados, siendo
responsabilidad de estos últimos el envío de la documentación en tiempo y forma.
• ÁREA / DPTO. / SECTOR CORRESPONDIENTE
Jefe
7.j.1.b. Recibe mail, prepara y envía por mensajería interna la documentación a Gcia. de
Custodia Patrimonial.
Secretaria
7.j.1.c. Recibe la documentación y envía al Estudio Jurídico.
• ESTUDIO JURIDICO
Abogado
7.j.1.d. Recibe la documentación y controla, en el caso de no estar completa vuelve al punto

7.j.1. del presente procedimiento, si está completa continúa en el punto 7.k.
7.j.2. En caso de NO requerir otro tipo de documentación, continúa en el siguiente punto

del presente Procedimiento.
7.k. Convoca a ambas partes a una “Mediación o Arbitraje obligatorio” para la posible
resolución del conflicto.
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Alternativa:
7.k.1. Hay acuerdo, firman “Acta de acuerdo”, determinando el Plan de pago, continúa en el
punto 7.l. del presente procedimiento.
7.k.2. No hay acuerdo, inicia Juicio, continúa en el punto 7.l. del presente procedimiento.
7.l. Envía informe Final a Gcia. de Custodia Patrimonial.
Nota: Gcia. de Custodia patrimonial realizará una actualización periódica (trimestral) del
estado del juicio, en base a la información brindada por los abogados.
Secretaria
7.m. Recibe informe Final, registra en el Sistema “Gestión Judicial” y envía informe a
Contaduría, registrando en el Sistema el resultado del Juicio (Quita, Plan de Pago, Novación
de Deuda).
Nota: Si hay algo para cobrar, esto se refleja en el Sistema de Cobranzas para su aceptación.
• CONTADURIA
Analista
7.n. Recibe informe final y archiva en bibliorato, debidamente identificado:
En el caso de existencia de acuerdo, por el plazo de 5 años
En el caso de desacuerdo, hasta la Resolución del mismo
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Administrativo
7.ñ. Acepta la rendición realizada por la Gcia. de Custodia Patrimonial e incorpora la nueva
deuda a la Cuenta Corriente.
• ESTUDIO JURIDICO / DPTO. DE COBRANZAS
Abogado / Jefe
Al momento de recibir los valores
7.j. Recibe los valores y confecciona, firma y entrega recibo a la Entidad (O.S)
Nota: En caso que el cobro este a cargo del Estudio Jurídico, el abogado entregara a la
entidad el recibo correspondiente, y luego rendirá los valores al Dpto. de Cobranzas.
El Dpto. de Cobranzas arbitrará los medios para controlar que el plazo en el cual el Estudio
Jurídico rinde los valores a la Institución, esté acorde con la fecha en que la Entidad (O.S)
efectivizó el pago, especialmente en aquellos casos donde no existen pagos programados.
Administrativo
7.k. Carga en el Sistema de “Cobranzas” la cobranza propiamente dicha.
7.l. Realiza la imputación y confecciona el Ingreso de Fondos por 3 juegos sobre las Facturas
en Litigio (Juicio) y archiva hasta la rendición a Tesorería, continúa en el Punto 5. del
presente Procedimiento.
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8. Cobro a Entidades del Exterior
• ENTIDAD (O.S)
Administrativo
8.a. Envía fax o mail al Dpto. de Cobranzas con la notificación de pago, detallando:
Cantidad de divisas
Facturas que cancela
Administrativo
8.b. Recibe fax o mail con la comunicación, y envía a Gcia. Financiera, original y fotocopia
de resúmenes y analíticos de Facturas que se cancelan.
• GCIA. FINANCIERA
Secretaria
8.c. Recibe resúmenes y analíticos de factura, y devuelve fotocopia firmada como constancia
de recepción.
8.d. Confecciona y envía personalmente nota formal a la Entidad Bancaria correspondiente

(como aval del Ingreso de divisas al país).
• ENTIDAD BANCARIA
Administrativo
8.e. Recibe Nota formal y realiza la gestión a los efectos de la acreditación en $ (pesos) de las
divisas.
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Nota: El Hospital Italiano puede conservar las Divisas por un tiempo limitado quedando
durante este lapso en “Stand by”, pasado dicho periodo, por Resolución del Banco Central las
Divisas deben ser liquidadas, es decir, convertidas a pesos ($).
Administrativo
Al momento de venderse las divisas
8.f. Registra en el sistema la cancelación de la Factura.
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Anexo Formularios
• Listado Resúmenes rendidos por período y Unidad de Negocio
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• Planilla entrega documentación por correo.
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• Acuse de Recibo
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• Listado de Rendición de Notas de Débito
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• Listado de Rechazos
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• Listado de Comprobantes de Recepción de Débitos Finalizados
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• Planilla de recepción por Presidencia
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• Recibo sellado por Tesorería
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• Mail con información del Ingreso de Fondos
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• Formulario de acreditación de valor en Cuenta del Sistema Interbancario.
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• Recibo Q1
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• Listado “Cobranzas – Recibos a Rendir
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• Nota de acuse a la Entidad
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Versión 01.00

• Estado de Cuenta – Ultimo aviso
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• Carta Documento
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• Nota de pedido de Suspensión de Cuenta
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Procedimiento Gestión de Cobranzas Del H.I A Las Distintas Entidades

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Gestión de Cobranzas del H.I

Nº de Versión / Modificación: 01/00

Fecha de Vigencia: 27/02/07

Normas & Procedimientos – Departamento de Información Hospitalaria

Fecha de Vigencia 27/02/07

Actores internos y externos Involucrados Pag.2

1. Recepción de la Facturación por el Dpto. de Cobranzas y entrega a las Entidades Pag.3

2. Gestión para la Cobranza de las Facturas entregadas Pag.6

3. Recepción y tratamiento de una deducción realizada por una Entidad Pag.7

4.1. Cobro por Correo Privado Pag.8

5. Rendición de Valores y documentación a Tesorería Pag.15

6. Seguimiento de Facturas Vencidas y No Cobradas Pag.17

7. Envío a Gestión Judicial Pag.20

8. Cobro a Entidades del Exterior Pag.25

Anexo de Formularios Pag.27

Fecha de Vigencia 27/02/07

¾ Recepción de la Facturación y Control de Integridad

Actores internos y externos involucrados

Fecha de Vigencia 27/02/07

 Cuenta Suspendida “Habilitada”: Se trata de Entidades cuyos Pacientes se los

 Cuenta Suspendida “Inhabilitada”: Son cuentas de Entidades que no están de

1. Recepción de la Facturación por el Dpto. de Cobranzas y entrega a las

• DPTO. DE FACTURACIÓN CENTRAL / PLAN DE SALUD COORPORATIVO

Fecha de Vigencia 27/02/07

1.b.1. Si no esta correcto, rechaza en el Sistema y devuelve por Mensajería Interna a

1.c. Prepara los sobres para su distribución a las Entidades.

Nota: El sobre lleva sello, remitente y lugar donde se dirige.

¾ Por Correo privado

Fecha de Vigencia 27/02/07

• ENTIDAD – MESA DE ENTRADA

Nota: El acuse de recibo se adjunta al Resumen de las facturas.

1.h. Registra en el Sistema, fecha de Presentación y fecha probable de cobro.

1.j. Archiva temporariamente hasta el momento de la cobranza, la documentación en Legajos

Fecha de Vigencia 27/02/07

2. Gestión para la Cobranza de las Facturas entregadas

2.a. Verifica telefónicamente y reclama en caso de corresponder:

Fecha de Vigencia 27/02/07

 Por correo privado

3. Recepción y tratamiento de una deducción realizada por una Entidad

Al momento de recibir una deducción de una Entidad

3.b. Carga en el Sistema la deducción como (DD), asignando el sistema un número de

Nota: Al mismo tiempo la deducción aparece en el aplicativo de deducciones a efectos de ser

3.c. Genera e imprime el Listado de Rendición de Notas de Débito (Ver Anexo de

Nota: El proceso de Análisis realizado por Unidad de Deducciones se tratara en un

Fecha de Vigencia 27/02/07

Al momento de recibirse la respuesta de Unidad de Deducciones

3.e. Recibe listado de Rechazos y listado Comprobante de Recepción de Débitos Finalizados

3.e.1. No está completa, devuelve a fin de regularizar.

4.1. Cobro por Correo Privado

Al momento de la recepción de los valores

4.1.a. Recibe Sobre con valor (cheque o efectivo).

4.1.b. Firma planilla como constancia de recepción.

Fecha de Vigencia 27/02/07

4.1.d. Recibe y lleva Planilla y valores al Dpto. de Cobranzas.

4.1.e. Recibe y controla planilla y valores.

4.1.e.1. No está OK, devuelve al fin de regularizar.

Fecha de Vigencia 27/02/07

4.1.g. Guarda valores en Caja Fuerte hasta la Rendición a Tesorería.

Nota: Habitualmente los valores en efectivo se tratan de rendir a Tesorería en el día.

4.1.h. Imputa la Cobranza. La imputación puede corresponder a:

Nota: Habitualmente y de acuerdo a la significatividad de los valores, se confecciona en el

4.1.m. Registra en Planilla la información del punto anterior y archiva.

Cuenta Suspendida “Habilitada”: Se trata de Entidades cuyos Pacientes se los

Cuenta Suspendida “Inhabilitada”: Son cuentas de Entidades que no están de

Por correo privado

Valor (Cheque / Efectivo/divisas)

Jefes Dpto. área Administrativa