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CASO PRACTICO 1- LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES

LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES

RAMON ENRIQUE PORRAS CARRASQUILLA

ROSA MARÍA ANTUŃA

PROJECT MANAGEMENT OFFICE

BARRANQUILLA - COLOMBIA

2023
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CASO PRACTICO 1- LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES

ENUNCIADO

Desde hace años trabajas como jefe de Proyecto en una gran empresa industrial cuya ac�vidad

principal es el diseño y fabricación de grandes depósitos industriales para empresas del sector

energé�co.

Recientemente se ha experimentado un cambio en la Alta Dirección la cual ha tomado la

decisión de dar un giro a la organización intentando orientarla hacia la dirección de proyectos.

Actualmente la empresa �ene una estructura plenamente funcional contando con los siguientes

departamentos:

• Departamento Financiero

• Departamento Diseño e Ingeniería

• Departamento Materiales

• Departamento Fabricación

• Departamento de RRHH

Además, tu empresa apuesta por la inversión en Inves�gación y Desarrollo par�cipando en

grandes proyectos europeos en colaboración con otras organizaciones del sector por lo que antes del

cambio de dirección se estaban planteando si crear un área específicamente para I+D.

Para evaluar la situación de par�da, se contrató a una consultora externa para que realizara un

estudio que permi�era conocer el diagnós�co real tanto de los proyectos pasados como los actuales a

través de indicadores que permi�an evaluar el éxito de los mismos. Se concluyó que un 38% de los

proyectos no habían finalizado sa�sfactoriamente y los argumentos que dieron los encuestados fueron:
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CASO PRACTICO 1- LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES

• “He tenido que perseguir al director para que me firmara documentos necesarios para la

hacer la compra de materias primas” - jefe de Proyecto

• “Era imposible hacer una reunión de seguimiento periódica porque todo el mundo tenía

mucho que hacer” - jefe de Proyecto

• “En mi caso, necesitábamos a un experto en soldadura internacional y en su lugar,

contamos en el equipo con una persona en prác�cas” - jefe de Proyecto

• “Hasta un mes antes de la entrega del depósito no tuve no�cias de la empresa” - Cliente

• “No se nos dio la opción de elegir entre las diferentes alterna�vas que manejaba la

empresa para cubrir nuestra necesidad” - Cliente

A la vista de los resultados del informe, la Dirección decidió desarrollar un proyecto organiza�vo

que implicara un cambio cultural en la empresa y conseguir así una mayor orientación al Project

Management. Debido a tus buenos resultados y a tu gran experiencia como jefe de Proyectos, te

asignaron como responsable.

El Comité de Dirección te informa que está abierto a todas las opciones, incluido el cambio

organiza�vo o la creación de nuevas áreas; pero que este cambio deberá de ser progresivo porque están

preocupados por la Ges�ón del Cambio la cual deberá de producirse desde el primer momento.

Tras evaluar las dis�ntas opciones, la Alta Dirección aprueba la creación de una unidad

especializada en Ges�ón de Proyectos y por tanto, dentro del proyecto se implantará una Oficina de

Ges�ón de Proyectos.
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CUESTIONES

1. Según los comentarios que realizaron los dis�ntos interesados, ¿cuáles han sido las

principales causas que explican el fracaso de los proyectos de la organización?

• “He tenido que perseguir al director para que me firmara documentos necesarios para la

hacer la compra de materias primas”- jefe de Proyecto

• “Era imposible hacer una reunión de seguimiento periódica porque todo el mundo tenía

mucho que hacer”- jefe de Proyecto.

falta de apoyo por parte del Sponsor. Este �po de problemas...

2. ¿Qué estructura organiza�va sería la más adecuada para implantar la PMO teniendo

en cuenta la distribución actual de funciones y la elevada resistencia al cambio

prevista?

Yo sugiero la matricial fuerte ya que �ene muchas caracterís�cas que las asemeja a una

organización orientada a proyectos como son la dedicación plena y la autoridad; pero dentro de una

estructura similar a la tradicional.

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3. ¿Qué acciones tomarías para minimizar la resistencia al cambio que tanto preocupa al

Comité de Dirección?

• Modificar radicalmente su operación, lo cual cons�tuye una re ingeniería con la

consiguiente re fundación de la organización.

• Acoplamiento estructural a otro sistema.

• Re estructuraciones

• Polí�cas sobre beneficios socio – económicos

• Polí�cas de reclutamiento y selección

- Las personas deben involucrarse en el cambio. Par�cipar no se considera una opción, ya

que las personas apoyan solamente lo que han creado.

- La vida permanentemente reacciona contra las órdenes. Hay que mo�var, involucrar,

dialogar y negociar.

- Mejor retro alimentación permite op�mizar el sistema organizacional.

- Desarrolla habilidades contextuales.

- Promueve la crea�vidad, el aprendizaje y la innovación.

- Evidencia habilidades para la administración a distancia.

- Se vale de la tecnología de la información como herramienta para el cambio

- Desarrolla el liderazgo y la visión compar�da

- Evidencia una alta percepción, respecto a las señales del entorno.

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4. ¿Qué argumentos u�lizarías para convencer al resto de trabajadores de la necesidad

de una PMO en la empresa?

Beneficios para la organización:

• Polí�cas definidas y apropiadas según la �pología de ges�ón permi�endo definir

claramente los roles y las responsabilidades de cada miembro de la organización.

• Procesos claros y documentados de forma que se conoce claramente la metodología de

ges�ón pudiendo iden�ficar así aquellos puntos suscep�bles de mejora.

• Mejora en comunicación entre áreas y proyectos al centralizarse la ges�ón, lo que

permite el uso de lecciones aprendidas para la mejora con�nua de los proyectos.

• Personal con cultura hacia la ges�ón de proyectos.

Beneficios el director y el Equipo de Proyecto:

• Reconocimiento del rol del director de Proyecto reforzando su posición dentro de la

organización

• Aumento en la sa�sfacción de los interesados al tomar una posición pro ac�va en la

ges�ón.

• Suministro de información oportuna para la toma de decisiones al disponer de un

órgano de gobierno que centralice la información

• Seguimiento y control adecuado según la �pología de proyecto realizando todas aquellas

auditorías que fueran necesarias.

• U�lización de mejores prác�cas que llevan a la eficiencia en la ejecución de los procesos.