Sistema de Gestión Documental

Plan de Comunicaciones – Revisión A

PARQUE SOLAR TOCOTA 3 - 68MW
PROYECTO EPCM PARQUE SOLAR FOTOVOLTAICO TOCOTA 3 - 68 MW, SAN JUAN

Plan de Comunicaciones GENNEIA-SINEC

El presente documento tiene por objeto describir el proceso de comunicación entre SINEC (Contratista),
desde ahora PROVEEDOR y GENNEIA (Comitente) para los trabajos incluidos en la Carta Oferta “SNC-
OB-22-1285-PE Tocota modCDE3 rev6-2”. También se listará la información de contacto de las personas
involucradas en el Proyecto (dirección, teléfono, correo electrónico, etc.), medios de comunicación, registro
y seguimiento de la correspondencia.

Este documento deberá ser completado por el PROVEEDOR, con los datos que correspondan a su
personal designado al Proyecto, listado en el ANEXO II.

Canales de Comunicación

Se definen cuatro canales a utilizar a lo largo del desarrollo del Proyecto:

A) Notas Formales.
B) Transmittals de envío de documentación de Ingeniería.
C) Minutas de Reunión.
D) Ordenes de Servicio y Notas de Pedido (Comunicaciones de Obra)

Las comunicaciones informales por correo electrónico no se considerarán válidas contractualmente.

Responsables por Funciones

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En la siguiente tabla se especificarán los nombres de la persona de GENNEIA que participan directamente en el Proyecto.

Nombre Cargo Área de participación o incumbencia

Pablo Mazzetti Gerente de Proyecto Gestión General de la Carta Oferta, Asuntos comerciales (según la Clausula 22.2 de la Carta Oferta)
Marcelo Rigoni Site Manager Representante del Comitente en Sitio

Mario Ronco Coordinador de Proyecto Asuntos técnicos, Cronograma del proyecto y Contractuales.
Guido Cafferata Ingeniero de Proyecto Asuntos técnicos, Cronograma del proyecto y Contractuales.
Pablo Martín Coordinador de PMO Asuntos relacionados a Programación y Planificación de tareas.
Matias Nediani Planificador de Proyecto Asuntos relacionados a Programación y Planificación de tareas
Control Documental y Gestión de Comunicaciones entre el Proveedor y el Comitente. (comunicación indicada en el punto 1 del presente
Carlos Crespo Document Controller de Proyectos
documento).
St Esteben, Claudia Gerente de Contrato Asuntos relacionados con aspectos particulares de la Carta Oferta
Ignacio Majul Coordinador de Ingeniería Asuntos técnicos de Ingeniería
German Hobecker Lider de Ingeniería Eléctrica Asuntos técnicos de Ingeniería Electromecánica
Maria Eugenia Tresols Ingeniera Electricista Sr Asuntos técnicos de Ingeniería Electromecánica

Nicolas Buonarcorso Lider de Ingenieria Civil Asuntos técnicos de Ingeniería Civil

Enzo Boscariol Supervisión SH&MA Asuntos de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente (SHyMA)
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Por otra parte, se detallan en la siguiente tabla los destinatarios de la comunicación por parte del PROVEEDOR, en función del tipo de comunicación.

Nombre Cargo Área de participación o incumbencia

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Dirección e información de contacto

En el ANEXO I se indican las personas y direcciones de email a quienes el PROVEEDOR debe dirigir las
Comunicaciones indicadas en el punto 1 del presente documento.

Todas las Notas Formales, Transmittals, Comunicaciones de Obra y Minutas remitidas al PROVEEDOR se
realizarán con copia a todos los interlocutores indicados en el ANEXO II presente documento.

Medio de Comunicación

A) Cuando se trate de Notas Formales y Comunicaciones de Obra se podrán adelantar vía correo
electrónico a los destinatarios indicado en el ANEXO I y ANEXO II, según corresponda.
B) Cuando se trate de documentación de Ingeniería de Detalle, el flujo de comunicación se realizará
según el procedimiento indicado en el punto 6.
C) Cuando se trate de Minutas de reunión, se enviarán vía correo electrónico a los participantes de la
misma, con copia al resto de los destinatarios indicados en el punto 3.
D) Cuando se trate de documentación de Obra, el flujo de comunicación se realizará según el
procedimiento indicado en el punto 7.

Registro y seguimiento de la correspondencia

Para el registro y seguimiento de la correspondencia, todas las notas cursadas serán confeccionadas en
formato Word y enviadas adjuntas en formato pdf; con su correspondiente fecha y codificación de la
siguiente manera:

5.1.1 Notas Formales

Notas desde PROVEEDOR hacia GENNEIA:

PSTO3-nnn-GEN-XXXX-Asunto de la nota.doc

Notas desde GENNEIA hacia PROVEEDOR:

PSTO3-GEN-nnn-XXXX-Asunto de la nota.doc

Dónde:
• “nnn” se reemplazará por el código del Contratista, identificado por 3 caracteres alfabéticos.
• Las XXXX se reemplazarán por números correlativos de 0001 a 9999.
• El Asunto no formará parte del código de la nota de SGD (Sistema de Gestión de Datos).

Ejemplo:
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Código de la Nota en el SGD: PSTO3-SIN-GEN-0001 Asunto: Plan de comunicaciones
Nombre del adjunto:PSTO3-SIN-GEN-0001-Plan de comunicaciones.doc

No se aceptará la inclusión de texto genérico en el Asunto de la nota, tal como Envío de

documentación, a fin de posibilitar la posterior búsqueda y seguimiento.

5.1.2 Transmittals de envío de documentación de Ingeniería

Envío de Transmittals desde el PROVEEDOR hacia GENNEIA:

PSTO3-TR-nnn-GEN-XXX-Asunto

Envío de Transmittals desde GENNEIA hacia el PROVEEDOR:

PSTO3-TR-GEN-nnn-XXX-Asunto

Dónde:
• “nnn” se reemplazará por el código del Contratista, identificado por 3 caracteres alfanuméricos.
• Las XXX se reemplazarán por números correlativos de 001 a 999.
• El Asunto no formará parte del código del SGD (Sistema de Gestión de Datos).

Ejemplo:

Código del Transmittals: PSTO3-TR-SIN-GEN-001 Asunto: Layout

Nombre del Adjunto: PSTO3-TR-SIN-GEN-001- Layout

No se aceptará la inclusión de texto genérico en el Asunto del Transmittal, tal como

Envío de documentación, a fin de posibilitar la posterior búsqueda y seguimiento.

Se debe enviar un e-mail notificando el envío del Transmittal, adjuntando la Carta de Documentos
enviados, (ver Modelo en ANEXO III).

Los pasos para el envío de documentos vía Transmittal desde PROVEEDOR hacia GENNEIA son:

• Crear una carpeta con los documentos a enviar, la cual tendrá como nombre el código del Ttal.
Ejemplo: PSTO3-TR-SIN-GEN-xxx-Descripción del ttal.
Los documentos editables y pdf deberán ser parte de la carpeta del ttal.
• Completar Carta de Documentos del Ttal, con todos los datos necesarios. El nombre del archivo es
igual al código del Ttal. Tanto el archivo editable, como el PDF deberán estar en la carpeta del Ttal.
• Crear el link/enlace de One Drive o Dropbox para compartir la carpeta y adjuntarlo en el cuerpo de
un correo electrónico.
• Adjuntar la Carta de Documentos de Ttal al correo (formato PDF).
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• El asunto del correo debe ser igual al código del Ttal.

• Enviar el correo a todos los participantes que figuran en la Carta del Ttal o en la Matriz de Contactos
(ANEXO I)

Por cada Transmittal recibido, GENNEIA enviará comentarios y calificaciones bajo el mismo
procedimiento.

5.1.3 Minutas de reunión

Las minutas de reunión en las que participa GENNEIA se numerarán de forma correlativa con el
formato:

AAMMDD-PSTO3-GEN-nnn-Asunto de la minuta

Dónde:

• “AAMMDD” se reemplazará por los últimos dos dígitos del año, dos dígitos del mes y dos dígitos
del día correspondiente a la minuta, por 6 caracteres numéricos.
• “nnn” se reemplazará por el código de el/los CONTRATISTA/S, identificado por 3 caracteres
alfanuméricos.

Si la minuta fuera entre varios CONTRATISTAS en simultaneo, también deberán figurar con el
código de 4 dígitos correspondiente de forma consecutiva.

Ejemplo:

Código de Minuta de reunión: 211206-PSTO3-GEN-SIN Asunto: Reunión planos

oficinas
Archivo adjunto: 211206-PSTO3-GEN-SIN- Reunión planos oficinas

No se aceptará la inclusión de texto genérico en el Asunto de la minuta, tal como Envío

de documentación, a fin de posibilitar la posterior búsqueda y seguimiento.

5.1.4 Ordenes de Servicio y Nota de Pedido (Comunicaciones de Obra)

GENNEIA enviará Ordenes de Servicio hacia el PROVEEDOR y este contestará con Notas de
Pedido, todas codificadas como se indica a continuación.

Las Órdenes de Servicio se numerarán de forma correlativa con el formato:

PSTO3-OS-GEN-SIN-XXX
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Las Notas de Pedido se numerarán de forma correlativa con el formato:
PSTO3-NP-SIN-GEN-XXX

Dónde:
Las XXX se reemplazarán por números correlativos para cada canal de 001 a 999.
Aquellas OS y/o NP que:
i.La Dirección de Obra considere de suma importancia.
ii.Que sean particularmente requeridas.
iii. Que no recibiesen acuse de recibo ni respuesta en un plazo igual o mayor a 5 (cinco) días hábiles
laborales por la contraparte.
Podrán solicitarse que sean remitidas por correo electrónico a receptores designados fuera de Obra
para su seguimiento y/o resolución.

Ejemplo:

Orden de Servicio: PSTO3-OS-GEN-SIN-001 Asunto: Información pendiente

Archivo adjunto: PSTO3-OS-GEN-SIN-001-Información pendiente.doc

No se aceptará la inclusión de texto genérico en el Asunto de la Orden de

Servicio/Nota de Pedido, tal como Envío de documentación, a fin de posibilitar la
posterior búsqueda y seguimiento.

Flujo de la Documentación de Ingeniería

6.1 Intercambio de la documentación

A continuación, se lista la documentación que el PROVEEDOR deberá enviar a GENNEIA:

• INGENIERÍA DE DETALLE DEL ELENCO.
• EMISION DE LA DOCUMENTOS DEL ELENCO Conforme A Obra (CAOs), una vez
APROBADO por GENNEIA.

GENNEIA enviará al PROVEEDOR los siguientes documentos:

• DOCUMENTOS INPUT’s PARA LA GENERACION DE INGENIERÍA DE DETALLE.
• REVISIÓN Y CALIFICACIÓN DE LA INGENIERÍA DE DETALLE.
• APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE INGENIERÍA CON MARCAS ROJAS
CONFORME A OBRA.

6.2 Generación de documentación de Ingeniería de Detalle

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Partiendo del Elenco de Documentos, el PROVEEDOR realizará la Documentación de la Ingeniería

de Detalle para la Aprobación por parte de GENNEIA, para lo cual:

• GENNEIA y el PROVEEDOR mantendrán reuniones de seguimiento y avance de ejecución de

planos y documentación, dónde se adelantarán observaciones y/o modificaciones,
requerimientos de la Ingeniería de Detalle.

• El PROVEEDOR entregará la documentación a GENNEIA en formato digital vía Transmittal,

tal como se indica en el apartado (5.1.2 del punto 5, del presente documento.

• La respuesta de GENNEIA al PROVEEDOR se adelantará vía e-mail. Luego se enviará un

Transmittal codificado con la respuesta correspondiente, calificando la documentación.

Las posibles calificaciones son: Aprobado (A), Aprobado con Observaciones (ACO), Devuelto
para corrección (DPC) y Rechazado (R).

Si el documento fuese Aprobado con Observaciones (ACO), Devuelto para corrección (DPC) o
Rechazado (R), el PROVEEDOR deberá realizar las modificaciones solicitadas, siempre con el aval
de GENNEIA y lo volverá a enviar con la codificación correspondiente y superando la revisión
calificada.

En cambio, si el documento fuese Aprobado por parte de GENNEIA, este colocará el sello Apto Para
Construcción “APC” en color rojo; enviándolo a Obra.

Partiendo de las especificaciones técnicas para suministros a cargo del PROVEEDOR, éste deberá
entregar la ingeniería de fabricante para Aprobación por parte de GENNEIA, para lo cual:

• El PROVEEDOR entregará la documentación a GENNEIA en formato digital vía Transmittal,

tal como se indica en el apartado (5.1.2 del punto 5, del presente documento.

• La respuesta de GENNEIA al PROVEEDOR se enviará vía Transmittal codificado con la

respuesta correspondiente, calificando la documentación.

Las posibles calificaciones son: Aprobado (A), Aprobado con Observaciones (ACO), Devuelto
para corrección (DPC) y Rechazado (R).

Si el documento fuese Aprobado con Observaciones (ACO), Devuelto para corrección ( DPC) o
Rechazado (R), el PROVEEDOR deberá realizar las modificaciones solicitadas, siempre con el aval
de GENNEIA y lo volverá a enviar con la codificación correspondiente.

Si el documento fuese Aprobado (A) por parte de GENNEIA, el PROVEEDOR queda habilitado por
GENNEIA para instalar el suministro en la obra.

Flujo de Documentación de Obra

7.1 Intercambio de la documentación

A continuación, se lista la documentación que el PROVEEDOR deberá enviar a Ingeniería

GENNEIA:
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• DOCUMENTOS DE INGENIERIA APC CON MARCAS ROJAS PARA LA REVISION y

APROBACION POR PARTE DE GENNEIA1.

Ingeniería GENNEIA enviará al PROVEEDOR los siguientes documentos:

• APROBACION DE LOS DOCUMENTOS CON MARCAS ROJAS DE LO EJECUTADO EN
OBRA para emisión de COPIA CONTROLADA.

7.2 Generación de Marcas en Rojo

Durante la ejecución de la Obra, es posible que se realicen cambios o modificación respecto a los
documentos aprobados APC por parte del PROVEEDOR.

Para lo cual:

El PROVEEDOR deberá presentar, para todos los documentos del Elenco en los que se haya acordado
entre el Contratista y Comitente que tendrán CAO, las Marcas en Rojo para la revisión y aprobación
de Ingeniería GENNEIA, indistintamente si el Documento APC haya sido modificado.

Los documentos con Marcas en Rojo deberán presentarse con la Firma de los responsables de Obra
del Contratista y del Comitente.

7.3 Generación de documentación Conforme A Obra

Si el documento con Marcas en Rojo fue Aprobado por Ingeniería GENNEIA, el PROVEEDOR
ejecutará el documento en versión CAO.

En caso de rechazo por parte de Ingeniería GENNEIA, el PROVEEDOR deberá corregir en obra de
acuerdo con los comentarios y deberá emitir nuevamente el documento con Marcas en Rojo para la
aprobación de Ingeniería GENNEIA.

A continuación, se describe el procedimiento para la generación de Conforme A Obra.

7.3.1 Generación de documentación Conforme A Obra de Ingeniería Eléctrica en Integración.

El PROVEEDOR deberá registrar todas las modificaciones como Marcas en Rojo en los documentos
APC y enviarlos vía Transmittal codificado a GENNEIA.

Para ello primero deberá:

• ENVIAR LOS PLANOS CON MARCAS ROJAS VIA MAIL Y FISICOS A LOS RESPONSABLES DE
OBRA GENNEIA CON LA FIRMA Y SELLO DEL RESPONSABLE DEL PROVEEDOR. DESDE
OBRA SE HARÁ LA VERIFICACION DE LAS MARCAS ROJAS Y SE REENVIARAN VIA MAIL AL

1Las Marcas Rojas deberán enviarse a GENNEIA con la Firma del responsable de Obra del Comitente y del Contratista.
Para todos los Documentos del Elenco que se haya acordado entre el Comitente y el Contratista que tendrán CAO,
deberán tener Marcas Rojas, haya o no el documento sufrido modificaciones.
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PROVEEDOR CON LA FIRMA Y EL SELLO DE LOS RESPONSABLES DE OBRA GENNEIA. LOS
PLANOS FISICOS SE ARCHIVARÁN EN OBRA.
• TODOS LOS DOCUMENTOS CON MARCAS EN ROJO QUE CONTENGAN AMBOS SELLOS Y
FIRMAS (RESPONSABLE DE OBRA PROVEEDOR Y GENNEIA) SE ENVIARAN VIA TTALS A
INGENIERIA GENNEIA. (VER ANEXO I)

GENNEIA deberá evaluar los cambios, aprobando o rechazándolos.

Si GENNEIA aprobase dichos cambios, el PROVEEDOR deberá reflejar dichos cambios en los
documentos y generar los Conforme a Obra (CAO) y los enviará vía Transmittal a GENNEIA.

Si GENNEIA rechazase dichos cambios, el PROVEEDOR deberá proponer otra alternativa, o

realizar los trabajos según los documentos APC.

Plazos de Revisión:

En cuanto al intercambio de Ingeniería y documentación, los plazos de revisión y respuesta por parte
del PROVEEDOR son de diez (10) días hábiles, a partir del envío de la documentación.

EL PROVEEDOR deberá inviar un acuso de recibido a GENNEIA vía e-mail, en caso de omitir esto
último, el plazo de revisión de todas formas comenzará a regir a partir de la fecha de envío.

Por otra parte, el plazo de revisión y respuesta de GENNEIA es de quince (15) días hábiles a partir de
que el PROVEEDOR envíe la documentación.
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8.1 Flujograma de Documentación de Ingeniería

REFERENCIAS

(1) Envío de la Documentación por Transmittal codificado.

(2) Revisar y calificar Documentación de Ingeniería de Detalle y eventuales cambios.
(3) Envió de la Marcas en Rojo por Transmittal codificado, con la Firma de los Responsable de Obra de Comitente y del Contratista.
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ANEXO I.

LISTA destinatarios de documentación a GENNEIA.

Fecha: MAR 2023

Proyecto: PSTO3 ANEXO I: MATRIZ DE CONTACTOS GENNEIA
Rev. A
Nota Minutas de Nota de
Transmittalls
Formales reunión Pedido
Apellido y Nombre Lugar de trabajo Teléfono Correo electrónico
Para: CC: Para: CC: Para: CC: Para: CC:
Pablo Mazzetti SEDE +54-11-3140-3687 pablo.mazzetti@genneia.com.ar X X X X

Participante de la reunión
Marcelo Rigoni OBRA +54 9 11 5135-9942 Marcelo.Rigoni@genneia.com.ar X X

Invitados No Presnete
Mario Ronco SEDE +54 2615080368 mario.ronco@genneia.com.ar X X X
Guido Cafferata SEDE +54-911-3952-2607 Guido.Cafferata@genneia.com.ar X X X
Carlos Crespo SEDE +54 11 6090-3200 (int 463) Carlos.Crespo@genneia.com.ar X X
Ignacio Majul SEDE +54 11 6090-3200 (int 512) Ignacio.Majul@genneia.com.ar X
Maria Eugenia Tresols SEDE +54 11 6090-3200 MariaEugenia.Tresols@genneia.com.ar X
German Hobecker SEDE +54 11 6090-3200 German.Hobecker@genneia.com.ar X
Nicolas Buonarcorso SEDE +54 11 6090-3200 Nicolas.Buonarcorso@genneia.com.ar X
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ANEXO II.

LISTA destinatarios de documentación del PROVEEDOR

Fecha: MARZO 2023

Proyecto: PSTO3 MATRIZ DE CONTACTOS SINEC
Rev. A

Lugar de trabajo Teléfono Correo electrónico Nota Formales Orden Serv. Transmittalls
Apellido y Nombre
Para: CC: Para: CC: Para: CC:
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ANEXO III.

Modelo de Lista de documentos Adjunto a enviar Junto con el Transmittals.

CODIGO:
PSTO3-TR-SIN-GEN-xxx

Carta de Trasmisión de Documentos

PROYECTO: PARQUE SOLAR TOCOTA 3
Propiedad: Genneia, S.A.
Contratista: SINEC

Emisor: SINEC

Elaborado por: xxxx

Fecha: xx/xx/xxxx

Observaciones: ---

Propósito: ---

Lista de distribución:

Enviado a Compañía E-mail

CARLOS CRESPO GENNEIA Carlos.Crespo@genneia.com.ar
IGNACIO MAJUL GENNEIA Ignacio.Majul@genneia.com.ar

PABLO MAZZETTI GENNEIA pablo.mazzetti@genneia.com.ar

MARCELO RIGONI GENNEIA marcelo.rigoni@genneia.com.ar
MARIO RONCO GENNEIA mario.ronco@genneia.com.ar
GUIDO CAFFERATA GENNEIA guido.cafferata@genneia.com.ar
NICOLAS BUONARCORSO GENNEIA Nicolas.Buonarcorso@genneia.com.ar
MARIA EUGENIA TRESOLS GENNEIA MariaEugenia.Tresols@genneia.com.ar
GERMAN HOBECKER GENNEIA German.Hobecker@genneia.com.ar

Respuesta:

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PSTO3-XX-X-XX-XXXX.dwg
PSTO3-XX-X-XX-XXXX Layout A
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Expedido por: xxxx Compañía: SINEC Fecha de Respuesta: