Washington Etchebarne

Génesis Parada
Silvana Perdomo

Gestión de los Costos del Proyecto

La gestión de los Costos del Proyecto; incluye los procesos relacionados con planificar,
estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los
costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
La misma se compone de 4 etapas:
 Planificar la Gestión de los Costos; es el proceso que establece las políticas, los
procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar,
ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.
 Estimar los Costos; es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación
de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del
proyecto.
 Determinar el Presupuesto; es el proceso que consiste en sumar los costos
estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para
establecer una línea base de costo autorizada.
 Controlar los Costos; es el proceso de monitorear el estado del proyecto para
actualizar los costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de
costos.
Estos procesos presentan interacciones entre sí y con procesos de otras Áreas de
Conocimiento.
En algunos proyectos, especialmente en aquellos de alcance más reducido, la
estimación de costos y la preparación del presupuesto en términos de costos están tan
estrechamente ligadas que se consideran un solo proceso, que puede realizar una
única persona en un período de tiempo relativamente corto. Aquí se diferencian
debido a que las Herramientas y Técnicas requeridas para cada uno son diferente.
Debido a que la capacidad de influir en los costos es mucho mayor en las primeras
etapas del proyecto, la definición temprana del alcance del proyecto es una tarea
crítica.
La Gestión de los costos del Proyecto debería tener en cuenta los requisitos de los
interesados al gestionar los costos. Este se ocupa principalmente del costo de los
recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.
La Gestión de los Costos del Proyecto también debería tener en cuenta el efecto de las
decisiones tomadas en el proyecto sobre los costos recurrentes posteriores de utilizar,
mantener y dar soporte al producto, servicio o resultado del proyecto (Ej.: el hecho de
limitar el número de revisiones de un diseño podría reducir el costo del proyecto, pero
podría asimismo resultar en un incremento de los costos operativos del cliente).
La predicción y el análisis del rendimiento financiero esperado, del producto del
proyecto, puede llevarse a cabo fuera del ámbito del proyecto o dentro del mismo;
cuando tales proyecciones y análisis forman parte del proyecto, la Gestión de los
Costos del Proyecto puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas técnicas de
gestión financiera, como el retorno de la inversión, el flujo de caja descontado y el
análisis del retorno de la inversión.

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El esfuerzo de planificación de la gestión de los costos tiene lugar en las etapas iniciales
de la planificación del proyecto y establece el marco de referencia para cada uno de
los procesos de gestión de los costos, de modo que el desempeño de los procesos sea
eficiente y coordinado.
A continuación se muestra un esquema de la descripción general de una Gestión de los

Costos del Proyecto:

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Planificar la gestión de costos

Es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación

necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del
proyecto. Esto determina una guía o dirección para gestionar los costos del
proyecto en sus diferentes etapas.

El proceso de Planificar la Gestión de Costos comprende las Entradas, Herramientas y

técnicas, y Salida

Diagrama de flujo de datos sobre como Planificar la Gestión de los Costos

Los procesos de gestión de costos, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se
documentan en el plan de gestión de los costos. El plan de gestión de los costos es un
componente del plan para la dirección del proyecto.

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Entradas

A. Plan para la dirección del proyecto; La información del plan para la dirección del
proyecto que se utiliza para el desarrollo del plan de gestión de los costos
incluye, entre otras:
 Línea base del alcance; contiene el enunciado del alcance del proyecto y
los detalles de la EDT/WBS, que se utilizan para la estimación y la gestión
de los costos.
 Línea base del cronograma; la línea base del cronograma específica en qué
momento se incurrirá en los costos del proyecto.
 Otra información; para la planificación de la gestión de los costos se
utilizan asimismo otras decisiones del plan para la dirección del proyecto
relacionadas con los costos, como programaciones, riesgo y
comunicaciones.
B. Acta de constitución del proyecto; proporciona el resumen del presupuesto, a
partir del cual se desarrollan los costos detallados del proyecto. El acta de
constitución del proyecto define asimismo los requisitos para la aprobación del
proyecto, que influirán en la gestión de los costos del mismo.
C. Factores Ambientales de la Empresa; que influyen en el proceso de Planificar la
Gestión de los Costos, incluyen entre otros:
 la cultura y la estructura de la organización, que pueden ambas influir en
la gestión de los costos,
 las condiciones del mercado, que describen los productos, servicios y
resultados que se encuentran disponibles en el mercado local y en el
mercado global,
 Las tasas de cambio de divisas, para los proyectos cuyos costos se originan
en más de un país,
 La información comercial publicada, tal como los ratios de costos de
recursos, que proporcionan costos estándar para materiales y equipos.
Otras fuentes de información como son las listas de precios publicadas por
los proveedores,
 El sistema de información para la dirección de proyectos, que proporciona
diferentes posibilidades para la gestión de los costos.
D. Activos de los Procesos de la Organización; que influyen en el proceso Planificar
la Gestión de los Costos, incluyen entre otros:
 Procedimientos de control financiero (p.ej., informes de tiempos, etc.),
 Información histórica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas,
 Bases de Datos financieras,
 Las políticas, procedimientos y guías existentes, formales e informales,
relacionados con la gestión de costos y el presupuesto.

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Herramientas y Técnicas

A. Juicio de expertos; el juicio de expertos aporta una perspectiva sobre el entorno

así como información de proyectos similares realizados con anterioridad.
B. Técnicas analíticas; durante el desarrollo del plan de gestión de los costos puede
también implicar la selección de opciones estratégicas para la financiación del
proyecto, tales como auto-financiación, financiación a través de acciones, o
financiación mediante deuda.
El plan de gestión de los costos puede asimismo describir formas para financiar
los recursos del proyecto, tales como construir, comprar, alquilar o
arrendamiento financiero.
C. Reuniones; Los equipos de proyecto pueden llevar a cabo reuniones de
planificación para desarrollar el plan de gestión de los costos. Los participantes
en estas reuniones pueden ser el director del proyecto, el patrocinador del
proyecto, determinados miembros del equipo del proyecto, interesados,
personas que ostenten responsabilidades relativas a los costos del proyecto, etc.

Salidas

El plan de gestión de los costos es un componente del plan para la dirección del
proyecto y describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los
costos del proyecto.
Un plan de gestión de los costos puede establecer lo siguiente:
A. Unidades de medida, se definen, para cada uno de los recursos, las unidades
que se utilizarán en las mediciones (horas, días, semanas, etc.)
B. Nivel de precisión, consiste en el grado de redondeo, hacia arriba o hacia abajo,
que se aplicará a las estimaciones del costo de las actividades en función del
alcance de las actividades y de la magnitud del proyecto.
C. Nivel de exactitud, se especifica el rango aceptable (p.ej., ±10%) que se utilizará
para hacer estimaciones realistas sobre el costo de las actividades, que puede
contemplar un determinado monto para contingencias;
D. Enlaces con los procedimientos de la organización, la estructura de desglose del
trabajo (EDT/WBS, que asigna un código único o un número de cuenta
vinculada al sistema de contabilidad) establece el marco general para el plan de
gestión de los costos y permite que haya coherencia con las estimaciones, los
presupuestos y el control de los costos.
E. Umbrales de control, para monitorear el desempeño del costo, pueden
definirse umbrales de variación, que establecen un valor acordado para la
variación permitida antes de que sea necesario realizar una acción (porcentajes
respecto a la línea base del plan).

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F. Formatos de los informes, se definen los formatos y la frecuencia de

presentación de estos.
G. Descripciones de los procesos, se documentan las descripciones de cada uno de
los procesos de gestión de los costos.
H. Reglas para la medición del desempeño, mediante la gestión del valor ganado;
con esto se podría;
 Definir los puntos en los que se realizara la medición de las cuentas de
control en el ámbito de la EDT/WBS,
 Establecer las técnicas que se emplearan para medir el valor ganado
(Ej.: formula fija, porcentaje completado, etc.),
 Especificar las metodologías de seguimiento y las fórmulas de computo
de gestión del valor ganado para determinar la estimación a la
conclusión (EAC) proyectada de modo que proporcione una prueba de
validación de la EAC ascendente.
I. Detalles adicionales, son sobre la gestión de costos, e incluyen entre otros;
 Descripción de la sección estratégica del financiamiento,
 Procedimiento empleado para tener en cuenta las fluctuaciones en los
tipos de cambio, y
 Procedimiento para el registro de los costos del proyecto.

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Estimar los costos

Estimar los Costos es el proceso que desarrolla una estimación aproximada de los
recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. El
beneficio clave de este proceso es que determina el monto de los costos requerido
para completar el trabajo del proyecto.
El siguiente cuadro muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este
proceso.

Este cuadro representa el diagrama de flujo de datos del proceso.

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Estimar los Costos de Entrada

El plan de gestión de los costos describe la forma en que se gestionarán y controlarán
los costos del proyecto. Esto incluye el método utilizado y el nivel de exactitud
requerido para estimar los costos de las actividades.
Plan de Gestión de los Recursos Humanos
El plan de gestión de los recursos humanos proporciona los atributos de la dotación de
personal del proyecto, los salarios y las compensaciones/reconocimientos
correspondientes, componentes necesarios para el desarrollo de las estimaciones de
costos del proyecto.

Línea Base del Alcance

La línea base del alcance consta de:

 Enunciado del alcance del proyecto: El enunciado del alcance del proyecto
proporciona la descripción del producto, los criterios de aceptación, el
entregable clave, los límites del proyecto, los supuestos y las restricciones del
proyecto.
Uno de los supuestos que es necesario establecer cuando se estiman los costos
de un proyecto es si las estimaciones se limitarán únicamente a los costos
directos del proyecto o si incluirán además los costos indirectos. Los costos
indirectos son aquéllos que no se pueden asignar de manera directa a un único
proyecto específico y que, por lo tanto, se acumularán y distribuirán
equitativamente entre varios proyectos por medio de algún procedimiento
contable aprobado y documentado.
Una de las restricciones más comunes para numerosos proyectos es la de
disponer de un presupuesto limitado. Entre otros ejemplos de restricciones se
pueden citar las fechas de entrega requeridas, los recursos especializados
disponibles y las políticas de la organización.
 Estructura de desglose del trabajo: La EDT/WBS proporciona las relaciones
entre todos los componentes y los entregables del proyecto.
 Diccionario de la EDT/WBS: proporciona información detallada sobre los
entregables y una descripción del trabajo requerido para producir cada
entregable en el ámbito de cada uno de los componentes de la EDT/WBS
(estructura de descomposición del trabajo).

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Activos de los procesos de las organizaciones

Estimar los costos influye entre otros

 Las políticas de estimación de costos
 Las plantillas de estimación de costos
 La información histórica
 Las lecciones aprendidas
Estimar los costos herramientas y técnicas
Juicios de expertos
Aporta la perspectiva valiosa sobre el entorno y la información de proyectos
anteriores.
Estimación análoga de costos
Se emplea a menudo cuando para estimar un valor cuando existe una cantidad
limitada de información detallada sobre el proyecto ej. En la fase inicial esta utiliza
información histórica y juicio de expertos, esta es menos costosa y de menor tiempo
pero también es menos exacta se puede utilizar con otros métodos de estimación.
Estimación paramétrica
Se utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables, se pueden
lograr niveles de exactitud se utiliza en parte del proyecto o en su totalidad

Estimación ascendente
Es un método que sirve para estimar un componente de trabajo, costo individual de
cada paquete de trabajo o actividad con mayor nivel de detalle
Estimación por tres valores
Teniendo en cuenta la incertidumbre y el riesgo se puede mejorar la exactitud de la
estimación del costo
 Más probable el costo de la actividad se estima sobre la base de una evaluación
realista
 Optimista se estima sobre el mejor escenario
 Pesimista se estima sobre el peor escenario

Análisis para la reserva

La reserva para contingencia consiste en el presupuesto dentro de los costos que se
destinan para los riesgos de la organización, están dentro del presupuesto y destinada
a cubrir lo “conocido-desconocido”, pueden definirse como un porcentaje del costo
estimado. A medida que se conoce la información precisa estas reservas pueden
utilizarse, reducirse o eliminarse para cubrir trabajos no previstos dentro del alcance
del proyecto

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Software de gestión de proyectos se utiliza para agilitar la estimación de costos

Análisis de oferta de proveedores este método analiza cuanto debería costar el

proyecto sobre la base de los proveedores clasificados

Técnicas grupales de toma de decisiones

Los enfoques grupales, la toma de decisiones involucrar a los grupos a ser partícipes de
los planes de la organización, mejora el vínculo se consigue información adicional y
más precisa, de esta manera se incrementa compromiso con resultados positivos

Estimación de costo de actividades

Son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para
completar el trabajo de proyecto, se estiman los costos de todos los recursos aplicados
a los costos de las actividades, trabajo directo, materiales, el equipamiento,
instalación, tecnología etc.

Bases de las estimaciones

La documentación de apoyo de proporcionar una comprensión clara y completa de
cómo se obtuvo la estimación de costo
 La documentación de los fundamentos de las estimaciones
 La documentación de todos los supuestos realizados
 La documentación de todas las restricciones conocidas
 La indicación del rango de las estimaciones posibles
 Una indicación del rango del nivel de confianza de la estimación final

Determinar el presupuesto
Es el proceso que suma los costos estimados de actividades individuales o en conjunto
estableciendo una línea base de costo autorizada
El beneficio de este proceso es monitorear y controlar el desempeño del proyecto.

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