3.

MODELOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS EN LA EMPRESA

En la empresa se producen multitud de documentos diariamente y son:

 Correspondencia entre empresas o mercantil, cartas comerciales.

 Documentos (contratos y otros) relativos a la compraventa de bienes y servicios.
 Documentos internos.
 Textos promocionales y publicitarios.
3.1. la carta comercial
Una carta comercial es cualquier comunicación escrita que se lleva a cabo entre empresas.
Actualmente los correos electrónicos han reducido considerablemente el uso de las cartas
comerciales.
A. ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL
o Inicio, presentación o encabezamiento: Sirve para darnos a conocer y para mostrar el
objetivo de la comunicación que llevamos a cabo. En el incluimos el nombre de la
empresa, el nuestro y el del cargo que ocupamos, a su vez tiene sus apartados:
 Lugar y fecha: situados en la parte superior de la derecha, donde incluimos los datos de
nuestra empresa.
 Datos del receptor o destinatario: Persona o empresa a la que va dirigida la
comunicación y el cargo que ocupa.
 Un breve saludo.
 Un breve resumen del motivo de la carta.

o Contenido: Es la parte donde se desarrollan las ideas que se quieren comunicar.

o Final: tras toda la argumentación solo nos queda una despedida brevemente con
cortesía.
B. ESTILOS DE LAS CARTAS COMERCIALES
La forma de distribuir el contenido de una carta es algo que se llama estilo.

 Moderno: Comienza en el margen izquierdo del papel y no usa ninguna sangría.

 Moderno modificado: muy parecido al anterior con la diferencia de que la firma y
antefirma que se escriben en el margen derecho.
 Profesional: El destinatario aparece en la parte superior derecha de la carta.
 Evolucionado: prescinde del saludo y de la despedida, y puede optar para el resto de la
distribución por cualquiera de los tres estilos anteriores.
C. ABREVIATURAS, SIGLAS Y ACRONIMOS
Cuando usemos abreviaturas debemos tener en cuenta que el receptor del mensaje conoce el
significado, para que así la comunicación sea más eficaz, por ello, salvo sean conocidas en un
ámbito de la carta.

D. PERSONALIZACION DE LAS CARTAS COMERCIALES Y SOBRES

El formato del papel más habitual es el DINA4. En cuanto a sobres las medidas del modelo más
usado son de 22 x 11,5 cm (americano).

El diseño de los sobres, el más extendido incluye el logotipo en la parte izquierda del adverso y
debajo, los datos de la empresa.
 E. APLICACIONES IFNROMATICAS Y FORMATOS PARA LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

El uso de aplicaciones informáticas, en la generación de documentos para el ámbito empresarial

implica ciertas ventajas. Si nuestro problema es como comenzar una carta comercial, en Internet
podemos encontrar modelos de plantillas que nos muestran el formato adecuado y supuestos
prácticos de correspondencia comercial.

3.2. DOCUMENTOS COMERCIALES

Es aquel que se genera como consecuencia de la entrega de bienes y servicios por parte de las
empresas. Dentro distinguimos dos grupos:

 Documentos de compraventa: Son aquellos que surgen de las transacciones comerciales que
realizan las empresas.
 Documentos de pago: son aquellos que sirven de garantía de haber entregado una
determinada cantidad de dinero.
1. DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA

Aquí solo hablaremos de los documentos que surgen de las relaciones de compraventa que se dan
entre las empresas.

COMPRADOR PROVEEDOR

SOLICITUD DE INFORMACION
OFERTA

PEDIDO RESPUESTA AL PEDIDO

2. SOLICITUD DE OFERTA O INFORMACION

Surge cuando un empresario desea adquirir un producto o contrata un servicio de otra empresa y
para ello se dirige a esta explicando su demanda en términos de cantidades, precios de compra y
plazos de entrega. Debido a los costes que ocasionan las entregas de productos o servicios, al
realizar un pedido a una empresa, suelen agrupar todo en una lista amplia de peticiones en un solo
documento, por lo que se necesita una planificación.

3. OFRECIMIENTO DE SERVICIOS PROFESIONALES

Se trata de un documento publicitario en el que se exponen las ventajas de contratar el servicio y las
desventajas de no hacerlo. Existen otros documentos como:

 Propuesta de pedido: Documento por el que el comprador o cliente se compromete a

hacerse cargo y por tanto adquiere la mercancía solicitada al proveedor. Lo firma siempre
quien lo solicita y queda a la espera del proveedor.
 Albarán: Documento que acompaña a la entrega de mercancías, lo expide el proveedor o
vendedor y ahí se relacionan las mercancías entregadas. Al cliente le sirve para comprobar
los artículos que recibe.
4. DOCUMENTOS DE PAGO

Existen cuatro documentos de pago muy habituales: Recibo, cheque, pagare y letra de cambio.
 Recibo: Documento que se expide como justificante de haber recibido una determinada
cantidad de dinero.
 Cheque: Orden que da el titular de una cuenta bancaria para que se entregue una cierta
cantidad de dinero a una tercera persona. Los cheques se rellenan en impresos facilitados
por las entidades bancarias en forma de libro o talonarios de cheques en los que cada uno
de los cheques esta enumerado.
 Pagare: Documento emitido por el deudor (comprador) mediante el que se compromete a
pagar una suma de dinero al acreedor (vendedor).
 Letra de cambio: Documento mercantil, actualmente no se usa mucho, normalmente viene
determinada por el papel timbrado en el que se extiende.