Fecha: 24/08/2022

GUIA PROCESO DE CONFIGURACION PREFIJOS Versión: 1.0

Y RESOLUCION Y CARGUE ARCHIVO PLANO EN
OLIMPIA IT DEL DOCUMENTO SOPORTE PARA
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INTRODUCCION
El presente documento contiene el paso a paso que debe seguir el funcionario que tiene
asignado el rol de “Superusuario” en el Portal de Factura Electrónica de nuestro aliado
tecnológico Olimpia IT para configurar la (s) resolución (es) de autorización de numeración
para Documento Soporte a No Obligados a facturar tramitados ante la DIAN (formulario
1876).

Así mismo, para configurar el rango de numeración para Notas de Ajuste que no requiere
autorización previa de la DIAN.

Adicionalmente el presente documento contiene el paso a paso que debe seguir el

funcionario que tiene asignado el rol “Documento Soporte” en el Portal de Factura
Electrónica de Olimpia IT para cargar el archivo plano que contiene la información de todos
los pagos a transmitir.

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1. PARAMETRIZACIÓN DE PREFIJOS Y RESOLUCION

Acceda con sus credenciales al Portal de Factura Electrónica en:

https://minhaciendafe.olimpiait.com/Account

1.1. Parametrización del “Tipo de documento”: Documento Soporte

Ingrese al menú: Configuración/ Prefijos y Resoluciones, oprima el botón “Agregar”.

En este módulo se registran, consultan o desactivan las resoluciones y prefijos propias de

la Entidad (Unidad Ejecutora).

Registre la información de autorización para la modalidad DOCUMENTO SOPORTE

contenida en el formato 1876 de la DIAN así:

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Seleccione el Tipo de Documento: “Documentos Soporte”

Descripción: Corresponde a un texto libre que permite identificar internamente la

numeración que se está parametrizando.

Prefijo: Corresponde al prefijo autorizado, que se encuentra en la casilla 31 del formulario.

Este prefijo no es obligatorio al momento de solicitar la autorización de numeración ante
la DIAN; es decisión de cada Entidad y dependerá del control o diferenciación que requiera
realizar, por ejemplo, para aquellos casos en que se tenga definido un ámbito institucional
por Subunidades y se requiera asignar un prefijo a cada una de ellas.

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Luego de registrar el Prefijo de clic en el botón “Obtener datos de la DIAN” , con

esta operación el sistema consulta en el aplicativo de factura electrónica de la DIAN y
carga de forma automática la información de los Rangos de numeración (inicio - fin),
vigencia de la resolución (inicial y final) y el Numero de Resolución:

 Inicio Numeración: Corresponde al número inicial del rango de numeración

autorizado, que se encuentra en la casilla 32 del formulario.
 Fin Numeración: Corresponde al número final del rango de numeración
autorizado, que se encuentra en la casilla 33 del formulario.
 Fecha inicial de vigencia: Corresponde a la fecha inicial de vigencia de la
autorización de la numeración, que figura como “Fecha de formalización” en la
página 1 del formulario (casilla 997)
 Fecha final de vigencia: Corresponde a la fecha final de vigencia de la
autorización de la numeración, que se calcula a partir de la “Fecha inicial de
vigencia” más los meses de vigencia autorizados que se encuentran en la casilla
38 del formulario.
 Número de Resolución: Corresponde al número de formulario que se encuentra
en la casilla 4 de la autorización de numeración (formulario 1876).

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Para diligenciar el campo “Plantilla” oprima el botón “Seleccionar plantilla”, allí utilice el
botón de búsqueda (lupa) con lo cual se mostrará la plantilla dispuesta para las Entidades
del ámbito SIIF, con nombre “DocumentoSoporteStandard” o “Plantilla Genérica”, escójala
y oprima el botón “seleccionar” para continuar con la configuración.

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Para que la configuración quede vigente en el portal y permita trasmitir sin problema los
documentos, desplace el botón “Estado” a la derecha y oprima “Guardar”. Se debe
generar el mensaje de almacenamiento exitoso.

Activando la opción Notificación de Vencimiento, podrá registrar en la casilla Por días

faltantes y Por cantidad de documentos faltantes; un número de días y un numero de
documentos para que el sistema informe a un correo electrónico cuando lleguen a ese
límite, Ejemplo:

Por último clic en Guardar

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IMPORTANTE: Si al momento de “Obtener los datos de la DIAN” el aplicativo arroja este

mensaje de error:

Debe ingresar primero a la DIAN a realizar el proceso de configuración para Gestionar la

asociación de prefijos con el Operador Tecnológico Olimpia IT.

El paso a paso para realizar esta asociación la encuentra en el documento “Guía como
hacer el Proceso de Habilitación en la DIAN para Documento Soporte NO Obligados
a Facturar” que se encuentra en le micrositio de SIIF Nación, ciclo de negocio Proceso
de Recepción Factura Electrónica- Guías Manuales.

Si requiere modificar, activar o desactivar una resolución de prefijos configurada, ingrese

por el mismo menú: Configuración / Prefijos y Resoluciones. Allí oprima el botón “Editar”
donde podrá ajustar dicha información.

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1.2. Parametrización del “Tipo de documento”: Nota de Ajuste

Para que la Entidad pueda trasmitir “Notas de Ajuste” a “Documentos soporte”

previamente trasmitidos a la DIAN, se deberá también configurar una numeración con o
sin prefijos, los cuales son definidos libremente por cada entidad y no requieren de una
resolución autorizada por la DIAN.

Ingrese al menú: Configuración/ Prefijos y Resoluciones. Allí oprima el botón “Agregar”.

En este módulo se registran, consultan o desactivan las numeraciones y prefijos
propias de la Entidad.

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Registre la información correspondiente a la Nota de Ajuste:

Descripción: Corresponde a un texto libre que permite identificar internamente la
numeración que se está parametrizando.
Prefijo (opcional): Corresponde al prefijo que será utilizado para numerar los notas, el
cual es asignado por la Entidad. Este prefijo no es obligatorio.
Inicio Numeración: Corresponde al número inicial del rango de numeración definido por
la Entidad para este tipo de documento.
Fin Numeración: Corresponde al número final del rango de numeración definido por la
Entidad para este tipo de documento.

Para diligenciar el campo “Plantilla” oprima el botón “Seleccionar plantilla”, allí utilice el
botón de búsqueda (lupa) con lo cual se mostrará la plantilla dispuesta para las Entidades
del ámbito SIIF, con nombre “NotaAjusteStandard”, escójala y oprima el botón
“seleccionar” para continuar con la configuración.

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Para que la configuración quede vigente desplace el botón “Estado” a la derecha y

oprima “Guardar”. Se debe generar el mensaje de almacenamiento exitoso.

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2. CARGUE ARCHIVO PLANO DE DOCUMENTOS SOPORTE Y NOTAS DE AJUSTE

A continuación, se detalla el paso a paso a seguir para cargar de forma masiva la

información para generar y trasmitir a la DIAN los Documentos Soporte para no obligados
a Facturar.
La trasmisión se realiza a partir de un archivo TXT que se genera con base en un archivo
macro dispuesto por el Operador Tecnológico Olimpia IT del cual se encuentra detallada
su estructura en las guías y ayudas disponibles en el mico sitio de SIF Nación, página
Web del Ministerio de Hacienda en:
https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/portal/SIIFNacion/pages_ciclodenegocios/p1
8recepcionfacturaelectronica/guiasymanuales

Acceda con sus credenciales al Portal de Factura Electrónica en:

https://minhaciendafe.olimpiait.com/Account

Ingrese al menú: Envío/Cargue Archivo Plano. oprima el botón “Cargar archivo plano”.

En la ventana emergente seleccione el archivo plano en formato .ZIP generado a partir

del convertidor o macro, que contiene todos los pagos a trasmitir. Oprima el botón “Subir”
y ubique en su PC el archivo.

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Cuando la carga complete el 100% oprima el botón “Guardar” para que la plataforma
realice las validaciones del archivo, previo a su trasmisión; el sistema le informará si fue o
no Exitoso. Oprima “Aceptar”.

Si la carga fue Exitosa, se realizará de forma automática la trasmisión a la DIAN de cada

uno de los documentos cargados.

Si la carga no fue Exitosa (o con “Error”), podrá consultar las causales o bajar el log de
resultados desde el botón “Ver”, seleccionando previamente el archivo a consultar.

Después de la trasmisión de los documentos, para consultar los detalles y el estado de

cada uno de ellos, diríjase a la ruta: Envío/Documentos Generados, allí, utilice los filtros
para ubicar los documentos.

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Seleccione uno de los documentos que requiera consultar y oprima el botón “Información”
para ver los detalles del documento.

Allí se podrá visualizar: Estado del proceso de cada documento, la respuesta dada por la
DIAN y bajar el archivo PDF de representación gráfica y su respectivo XML.

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IMPORTANTE: El proceso tiene dos fases, la primera es la carga del archivo .ZIP que
tiene su resultado y la segunda es cuando la información llega a la DIAN, que puede ser
Rechazado y el detalle de fallos se consultan dando clic en el paso Respuesta DIAN, allí
el sistema muestra los códigos de reglas y su descripción ( para obtener más información
en el sitio
https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000167%20
de%2030-12-2021.pdf puede consultar la resolución 000167 con el anexo técnico donde
la DIAN detalla los códigos de error, estos códigos se pueden buscar en el anexo técnico)

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El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor,
cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso
indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código
Penal y Leyes vigentes del estado colombiano.

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