Administración Documental En El Entorno Laboral

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EVIDENCIA 3: ENSAYO

Fecha: 12 – 11- 2020

Curso: Administración Documental En El Entorno Laboral
Ficha: 2228234
Nombre Aprendiz: Jamirth Heinne Martínez Barón.
CC: 1057185579
Nombre del Instructor: Milagros del Socorro Frend

El valor del Archivo.

Los primeros archivos aparecieron en los primeros imperios, por ejemplo, los egipcios
registraron su información en los templos, las civilizaciones romana y griega dejaron
escritos sobre madera y mármol, los sumerios y babilonios trabajaron la talla en piel,
madera, arcilla y otros. Todas estas culturas son el desarrollo de archivos ya que fueron
herramientas de control de población y riqueza. Con el tiempo, hemos visto que los archivos
se han vuelto muy importantes para la administración y la cultura, porque los documentos
que componen los archivos son fundamentales para la toma de decisiones en base a
requisitos previos. Una vez que estos documentos entren en vigor, pueden ser parte del
patrimonio cultural y la identidad de la humanidad.

Por su parte, España se convirtió en pionera y responsable de la gestión de archivos

durante el reinado de Carlos I en los siglos XVII y XVIII; sin embargo, por lo sucedido en
Francia, durante la revolución; Napoleón sugirió establecer una institución de investigación
archivística responsable de recopilar documentos de varios países para estar en París. En
Francia, este hecho histórico dio lugar a que cada país comenzara a crear un archivo
general de todo lo que sucedió en él; con el paso del tiempo y la apertura del mundo
tecnológico, los grandes archivos que conocemos hoy en día, recopilan la información en
forma digital, dando un paso gigante para la gestión documental.

En la actualidad los archivos son un conjunto de documentos, que independientemente de

su fecha, forma y soporte material, todos, son acumulados por personas naturales o
entidades públicas o privadas en el curso de su gestión. Estos documentos tienen ciertas
características que pueden aportar ventajas a las organizaciones al agregar los siguientes
elementos:

 Funcionalidad: Permite archivar y consultar la documentación de manera eficiente.

 Economía: Ahorrando costos por búsqueda de documentación.
 Simpleza: Identifica la información de manera sencilla.
 Exactitud: Clasificación precisa al momento de archivar.
 Tecnicidad: Registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal.

Dependiendo de su uso, el archivo estará organizado según se requiera, y se dividen

en tres categorías:
 Archivo activo: que consta de archivos del año actual o anteriores pero que se están
procesando
 Archivos semiactivos: el período de conservación de estos documentos varía y la
cantidad de consultas es relativamente pequeña
Jamirth Heinne Martínez Barón
Lic. Ciencias Naturales y Ed. Ambiental
Esp. Gestión Ambiental
jami0816@hotmail.com
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 Archivos inactivos: la duración de estos archivos es permanente.

Según su naturaleza, se relaciona con el tipo de entidad que realiza el proceso de

archivo, dividido en:
 Documento público: Cualquier documento perteneciente a una entidad estatal
 Archivos privados de interés público: Estos documentos tienen interés público por
su valor histórico, investigativo, científico o cultura
 Archivos privados: estos archivos pertenecen a empresas privadas o personas
jurídicas.

Según la organización, los archivos se pueden dividir en cuatro categorías:

 Documentos centralizados: este es el momento para que una unidad controle todos
los documentos de la organización
 Archivo descentralizado: Es el archivo que lleva cada dependencia de la
organización, es decir, es independiente de cualquier proceso de archivo
 Archivos descentralizados con control descentralizado: Es el repositorio de
información que mantiene cada organización, y la responsabilidad es del
responsable de cada oficina
 Archivo descentralizado con control centralizado: o almacenamiento de archivo
gestionado según las necesidades de cada dependencia de la biblioteca
descentralizada, pero controlado por el archivo central.

En conclusión, desde el inicio de las grandes civilizaciones, el archivo ha sido de vital

importancia, incluso hoy día, los documentos contendidos en un archivo, contribuye a
conocer los hechos relevantes con el paso de los años, estos documentos, permiten
soportar de forma verídica, clara y fiel, los acontecimientos, acciones y decisiones
tomadas por una persona, organización o empresa.

Infografía:

 La legislación de Archivos
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/libros/legislacion_archivos.html
 Manual de Documentación Organizacional Norma GTC-185 ICONTEC
http://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/digita_trancrip/contenidos
_u2.pdf
 Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental –
SENA
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SE
NA/Finanzas/51130033_1/Contenido/OVA/MaterialF_1/utilidades/oa.pdf

Jamirth Heinne Martínez Barón

Lic. Ciencias Naturales y Ed. Ambiental
Esp. Gestión Ambiental
jami0816@hotmail.com