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5.1. Selección de proveedores
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5.1. Selección de proveedores
Los documentos de las adquisiciones del Proyecto se utilizan para solicitar propuestas a posibles
proveedores. Términos como licitación, oferta o cotización, se utilizan cuando la decisión de
selección se basa fundamentalmente en el precio. El término propuesta se emplea cuando se
tienen otras consideraciones como la capacidad técnica o el enfoque técnico
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5.1. Selección de proveedores
Dependiendo de los bienes o servicios requeridos, estas solicitudes pueden incluir una solicitud
de información, una solicitud de cotización, una solicitud de propuesta u otros documentos de
adquisición adecuados.
A continuación se presentan las más comunes de acuerdo a las condiciones relativas a su uso:
Solicitud de información (RFI). Una RFI se utiliza cuando se necesita más información de los proveedores
acerca de los bienes y servicios a adquirir. Por lo general, va seguida de una RFQ o RFP.
Solicitud de cotización (RFQ). Una RFQ se utiliza comúnmente cuando se necesita mayor información
sobre cómo los proveedores pueden satisfacer los requisitos y/o cuánto costará.
Solicitud de propuesta (RFP). Una RFP se utiliza cuando existe un problema en el proyecto y la solución no
es fácil de determinar. Este es el más formal de los documentos de tipo “solicitud de” y tiene estrictas
reglas de adquisición en cuanto al contenido, la línea de tiempo y las respuestas de los proveedores
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5.1. Selección de proveedores
Ya identificados a los posibles proveedores, se procede con la selección del proveedor. Lo más
recomendable para realizar una selección adecuada es solicitar una cotización por lo menos a tres
proveedores diferentes, en la cual puedan proporcionar información como:
Precio – costo del artículo, costo de transporte
Condiciones de pago – generalmente es a plazos y el tiempo dependerá de las políticas de cada
empresa
Tiempo de entrega – tiempo que le tomará al proveedor realizar la entrega
Garantías – grado de responsabilidad del proveedor en caso de falla de su producto o servicio
Adicional a lo mencionado en la cotización se recomienda considerar la calidad de los insumos,
productos o servicios que ofrece, así como la reputación, el prestigio y las buenas referencias que
tiene. 8
5.1. Selección de proveedores
Licitación Privada es una figura similar a la licitación pública pero las invitaciones se hacen en forma
expresa a determinadas empresas y no por anuncio público.
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5.1. Selección de proveedores
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5.1. Selección de proveedores
Al elegir los criterios de evaluación, el comprador procura asegurar que la propuesta seleccionada
ofrezca la mejor calidad para los servicios requeridos. De acuerdo al PMBOK®, los criterios de
selección de proveedores pueden incluir, entre otros:
Competencia y capacidad;
Costo del producto y costo del ciclo de vida;
Fechas de entrega;
Experiencia y enfoque técnicos;
Experiencia específica relevante;
Adecuación del enfoque y el plan de trabajo propuestos para responder al SOW;
Calificaciones, disponibilidad y competencia del personal clave;
Estabilidad financiera de la empresa;
Experiencia en gestión; y
Adecuación del programa de transferencia de conocimientos, incluida la capacitación.)
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5.1. Selección de proveedores
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5.2. Administración de Contratos
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5.2. Administración de Contratos
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5.2. Administración de Contratos
5.2.2. Acuerdos
Un contrato es un acuerdo vinculante para las partes que obliga al vendedor a proporcionar los productos,
servicios o resultados especificados; obliga al comprador a retribuir al vendedor; y representa una relación legal
que está sujeta a recursos ante los tribunales. Los principales componentes del documento de un acuerdo varían
y pueden incluir, entre otros:
Enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones o los principales entregables;
Cronograma, los hitos o la fecha en la que se requiere un cronograma;
Informes de desempeño;
Precios y las condiciones de pago;
Criterios de inspección, calidad y aceptación;
Garantía y el soporte futuro del producto;
Incentivos y las sanciones;
Seguro y las garantías de cumplimiento;
Aprobaciones de los subcontratistas subordinados;
Términos y condiciones generales;
Manejo de las solicitudes de cambio; y
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Cláusula de finalización y los mecanismos de resolución alternativa de controversias.
5.2. Administración de Contratos
Un calendario de recursos identifica los días hábiles, turnos, inicio y fin del horario normal de
negocios, fines de semana y días festivos cuando cada recurso específico esté disponible. La
información sobre los recursos (como recursos del equipo, equipamiento y materiales)
potencialmente disponibles durante un período planificado de actividad se usa para estimar la
utilización de los recursos. Los calendarios de recursos también especifican cuándo y por cuánto
tiempo durante el proyecto estarán disponibles los recursos del equipo y los recursos físicos
identificados. Esta información puede proporcionarse a nivel de actividad o a nivel de proyecto.
Esto incluye el considerar atributos tales como la experiencia y el nivel de habilidad de los
recursos, así como diversas ubicaciones geográficas.
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5.2. Administración de Contratos
Un calendario del proyecto identifica los días laborables y turnos de trabajo disponibles para las
actividades del cronograma. Distingue entre los períodos de tiempo, en días o fracciones de días,
disponibles para completar las actividades programadas y los períodos de tiempo no disponibles
para el trabajo, para hacer la entrega o liberación de los productos del proyecto descritos en el
contrato. Un modelo de programación podría requerir más de un calendario del proyecto para
permitir considerar diferentes períodos de trabajo para algunas actividades a la hora de calcular el
cronograma del proyecto. Los calendarios del proyecto son susceptibles de actualización, y deben
de ser notificados y aprobados por el cliente.
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5.2. Administración de Contratos
▰ El proceso Controlar las Adquisiciones podría generar solicitudes de cambio al plan para la
dirección del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes tales como la línea base de
costos, la línea base del cronograma y el plan de gestión de las adquisiciones
▰ Los cambios solicitados pero no resueltos pueden incluir instrucciones proporcionadas por el
comprador o medidas adoptadas por el proveedor, que la otra parte considere un cambio
constructivo en el contrato. Dado que cualquiera de estos cambios constructivos puede ser
objetado por una de las partes y conducir a una reclamación contra la otra parte, dichos
cambios se identifican y documentan únicamente por medio de la correspondencia del
proyecto.
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5.2. Administración de Contratos
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5.3. Control de las adquisiciones
▻ El desempeño técnico;
▻ Actividades que han comenzado, están en curso o han finalizado;
▻ Costos incurridos o comprometidos.
Los datos de desempeño del trabajo también pueden incluir información sobre las facturas de los
vendedores que han sido pagadas
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5.3. Control de las adquisiciones
Los KPIs son métricas utilizadas para medir y cuantificar los resultados de un proceso o estrategia
de negocio. Todo KPI debe cumplir el criterio SMART:
Specific – específico
Measurable – medible
Agreed upon – alcanzable
Realistic – realista
Time-related – medible en el tiempo
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5.3. Control de las adquisiciones
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5.3. Control de las adquisiciones
▰ Forma de pago
▻ Anticipado, cuando la empresa realiza el pago antes de la entrega de bienes o la prestación de los
servicios.
▻ Al contado, en el mismo momento en que se realiza la entrega de bienes o se prestan los servicios a la
empresa.
▻ Aplazado, en un momento posterior a la entrega de los bienes o la prestación de los servicios.
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5.3. Control de las adquisiciones
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5.3. Control de las adquisiciones
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5.3. Control de las adquisiciones
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5.4. Actualizaciones al plan de
gestión costos y de adquisiciones
del proyecto
5.4. Actualizaciones al plan de gestión
costos y de adquisiciones del proyecto
Cualquier cambio en el plan para la dirección del proyecto pasa por el proceso de control de cambios de la
organización mediante una solicitud de cambio. Los componentes que pueden requerir una solicitud de
cambio para el plan para la dirección del proyecto incluyen, entre otros:
Plan de gestión de los riesgos. Cada acuerdo y cada vendedor tiene su propio conjunto de riesgos que puede
requerir actualizaciones al plan de gestión de los riesgos. Si durante la ejecución del contrato se presentan
riesgos significativos imprevistos, el plan de gestión de los riesgos podría requerir actualización. Los riesgos
específicos se incorporan al registro de riesgos.
Plan de gestión de las adquisiciones. Contiene las actividades a emprender durante el proceso de adquisición. Se
pueden requerir actualizaciones dependiendo de los resultados del desempeño de los vendedores durante la
ejecución del trabajo.
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5.4. Actualizaciones al plan de gestión
costos y de adquisiciones del proyecto
Línea base del cronograma. En el caso de que se produzcan cambios significativos en el cronograma creados por
los vendedores que afecten el desempeño general del cronograma del proyecto, podría ser necesario actualizar
y aprobar la línea base del cronograma para reflejar las expectativas actuales. El comprador debe estar atento a
los posibles impactos en cascada de los retrasos en el cronograma creados por un vendedor que afecten a otros
vendedores.
Línea base de costos. Los costos de los contratistas y los materiales pueden cambiar con frecuencia durante la
entrega de un proyecto. Estos cambios pueden ocurrir debido a la fluctuación en los precios de los materiales y
la mano de obra causada por el entorno económico externo y deben incorporarse a la línea base de costos
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Material base y complementario
▰ Libros:
▻ Project Management Institute Inc. (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos
(Guía PMBOK) Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
▰ Sitios web:
▻ EALDE Business School (30 de octubre del 2018) La Gestión de Adquisiciones, según el PMBOK.
https://www.youtube.com/watch?v=zurH-KJWPX0
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