Presentaciones brillantes

Si desea ser fuerte, sea un artesano al hablar, ya que la fortaleza se encuentra en la lengua y en
las palabras mucho más que en la batalla. Máximas de Ptahhotep (3400 a. de C.)

El diccionario Webster's define una presentación como "algo que se expone para atraer la
atención de la mente; un recuento descriptivo o persuasivo". Está definición cubre un campo
bastísimo – más de lo que usted dice o escribe –. Sin embargo, en las empresas, esta palabra
tiene un significado más reducido. Si le piden que haga una presentación, generalmente significa
que a usted, tal vez con la ayuda de uno o más compañeros, le asignaran un período de tiempo
específico para exponer frente a un grupo una explicación, un informe o para vender: Usted puede
hacerlo en su misma compañía – tal vez frente a un grupo que supervisa sus actividades – o
frente a ejecutivos de otras empresas o a quienes espera venderles un producto o un servicio.

Los vendedores hacen presentaciones continuamente. Usted también las hace, porque siempre
está explicando, vendiendo o informando algo en sus reuniones diarias, con "mini presentaciones"
cortas e informales. Ahora bien, consideremos aquellas presentaciones de carácter más formal,
donde usted no habla cuando se presenta la oportunidad, sino que ocupa el centro del escenario,
ininterrumpidamente, durante un tiempo considerable. No se trata de las intervenciones rápidas en
las reuniones, tal como se describió en el capitulo anterior, tampoco de un discurso largo frente a
una gran audiencia, tal como se explicará en el próximo capítulo, sino de algo intermedio.

¿Por que tantas presentaciones son un desastre?

¿Le suena familiar el siguiente modus operandi?:

El equipo que hace la presentación inicia esta con la entrega de un documento con todos los
puntos importantes de los cuales van a hablar ya delineados. Aquellos que reciben este
documento escrito, inmediatamente comienzan a leerlo para saber con anticipación que va a decir
quienes hacen la presentación y centran su atención en el resumen final para prepararse frente a
cualquier solicitud de dinero o de aprobación y poder fortificar sus puntos de vista en contra de
ésta y no dejarse persuadir fácilmente.

Durante toda la sesión algunos hojean el documento, en vez de prestar atención a lo que están
diciendo los expositores y no se pierden de mucho, pues la presentación verbal es una duplicación
del documento escrito. Igual sucede con las ayudas visuales ya sean un grafico o una proyección
en una pantalla. Estas son, en su mayor parte, palabras que los presentadores leen a su auditorio,
lo cual pueden hacer suponiendo que quienes los escuchan no saben leer o que la letra es tan
pequeña que requieren una visión excepcional para hacerlo.

Si la sesión es larga, las personas sentadas en un salón oscuro durante una presentación con
diapositivas pueden quedarse dormidas, porque ya saben de que se trata la presentación. Si el
tiempo de la reunión se recorta (lo cual puede suceder cuando las reuniones anteriores o las crisis
inesperadas afectan la programación), los presentadores tienen que omitir algunos detalles
cruciales de su exposición y saltar apresuradamente a un punto culminante.
En el tiempo dedicado a las preguntas, al finalizar la exposición, alguien saca a la luz un punto
que no fue tratado. Sin mucha claridad, los expositores dan una respuesta forzada de tal manera
que otros se apropian de la discusión, imponiendo sus puntos de vista y argumentan basados en
los hechos.
Esta es la peor escena que pueda presentarse. ¿Que pasos debería dar para asegurarse de que
su presentación sea una de las mejores?

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Tres preguntas importantes

¿Que desea realmente su auditorio?

Antes de empezar a escribir cualquier cosa, a inclusive antes de recopilar el material, es

aconsejable que reflexione sobre quienes compondrán su auditorio y en que están interesados.
Esto puede ser fácil de responder para una presentación en la empresa. Si va a presentar su
informe ante el comité financiero, obviamente estará interesado en todas las cifras y no en una
exposición extensa de su maravilloso plan de mercadeo. A su vez, el comité de mercadeo deseara
conocer todos los detalles de sus planes de venta, antes de su análisis de costos. Es importante
que usted enfoque en la dirección correcta antes de que avance con sus preparativos.
Sin embargo, si usted se va a enfrentar a personas de fuera de la empresa, el paso más
importante de todo su proyecto será responder la pregunta "¿Que desean realmente oír?".
Recuerde que a ellos nos les importan usted o su empresa o los productos o servicios que espera
venderles. Una exposición extensa sobre los meritos de su compañía y lo que desea ofrecerles
solamente logrará bostezos. Pero sólo un dato sobre como puede solucionar un difícil problema
de sus oyentes, puede traerle éxito.

Los problemas son la clave. Todo el mundo tiene problemas y busca ayuda para solucionarlos.
Su. punto de partida debe ser la búsqueda del problema que preocupa a sus oyentes y como
puede mitigarlo.

Por ejemplo, si trata de vender algo a una empresa, ¿ha conversado con alguno de los clientes de
esa empresa? ¿Ha visitado a algunos de sus distribuidores? ¿Y los ha comparado con los otros
distribuidores de la competencia? ¿Ha escuchado lo que los vendedores de la competencia dicen
sobre sus posibles clientes? (Puede estar seguro de que ellos conocerán algunos de sus
problemas).

En vez de comenzar hablando sobre lo capaz que es usted, suponga que inicia su presentación
con una grabación de lo que los consumidores dicen acerca de los productos o servicios de sus
posibles clientes y de los de sus competidores. Esto los pondrá en el borde de la silla.
O ¿que sucedería si muestra unos gráficos comparativos de las conclusiones de una encuesta? 0
que tal unas fotografías de los distribuidores que visitó, de los consumidores con quienes habló o
de sus propios clientes satisfechos a quienes ha ayudado con problemas similares?
No es la facilidad de expresión lo que hace que una presentación sea brillante. Es gastar la suela
de sus zapatos al salir a buscar toda la información que pueda ser vital para su auditorio. Hágalo y
habrá recorrido mas de la mitad del camino hacia un final lleno de éxito.

¿Que desea usted realmente?

Usted debe poder responder esta pregunta en una sola frase. Si no es así, no ha pensado
suficientemente sobre este punto. Cuando comience su esquema, escriba en la parte superior de
la hoja de papel un objetivo fundamental, así se asegurara de mantener su enfoque en este. Y
repítalo durante toda su presentación.

¿Que acción se desea?

En una presentación de ventas, la acción es obvia: usted desea un pedido y necesita preguntar
por el varias veces. Pero de las otras presentaciones también se hacen para vender algo.
Cualquier cosa que usted desea que hagan sus oyentes, asegúrese de que están comprometidos
a hacerla, antes de que usted baje del escenario.
Con frecuencia el objetivo de una presentación es explicar algo – un nuevo programa o
procedimiento, por ejemplo –. En este caso, podría suponer que no requiere una acción de su
auditorio. Pero no siempre es verdad. Es mejor que le pregunte a sus oyentes si entienden todos
los aspectos del nuevo programa que ha descrito y si están de acuerdo con el. A menos que
obtenga ese acuerdo y que todos lo sepan, puede llegar un momento en que su nuevo programa
se hunda en el fango por una falta de entendimiento desde el comienzo.

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Algunas veces su propósito es entusiasmar – quizá para presentar un nuevo producto a los
distribuidores o vendedores. De nuevo, usted esta vendiendo. Y necesita solicitar acción pidiendo
a su auditorio que de un aplauso al nuevo producto. Si no logra estimular una respuesta
entusiasta en el momento de la introducción, no verá nunca mucho fervor en el camino.
Aun cuando su propósito sea solamente informar sobre alguna actividad, seria aconsejable
solicitar una acción antes de terminar su exposición. Supongamos que se trata de un informe
periódico sobre las actividades de su departamento. Estos informes para la gerencia
generalmente le dan la oportunidad de pedir apoyo para nuevos planes; en realidad, ésta puede
ser su mejor oportunidad para ello. Por lo tanto, no desperdicie esos momentos.
Si su informe de rutina puede ser el vehículo para enviar un globo de ensayo sobre una nueva
idea que le gustaría poner en marcha, pregunte a sus oyentes si consideran que su idea tiene
posibilidades de éxito. Puede tener suerte y recibir su aprobación para seguir adelante o al menos
obtener su permiso para continuar con ella hasta convertirla en una propuesta más completa. Si
no lo logra, no está peor que antes de proponerla.
Cualquiera que sea la presentación que este haciendo – para explicar, entusiasmar, informar o
simplemente vender – la recompensa, generalmente, es alguna acción. No importa que tan bien
resulte la presentación, sino logra una acción al final ¡todo ha fallado!

Estrategias de programación de tiempo

Quizás le asignaran un tiempo específico para su presentación. Para que este seguro, es mejor
que suponga que no va a tener todo ese tiempo. Son muchos los factores que pueden recortar el
tiempo asignado: la reunión puede empezar tarde o puede terminar más rápido de lo esperado
debido a imprevistos. Puede haber interrupciones que consumirán el tiempo asignado. Aunque
logre tener todo el tiempo, el oyente clave (la persona a quien realmente tiene que influir) puede
salir mar temprano.
¿Que puede hacer?

Plantee pronto los puntos básicos. Organice su material de tal manera que no sea una
catástrofe si su presentación se recorta. Al plantear sus puntos básicos al principio, no perderá
todo; después, si el tiempo lo permite, puede repetirlos y ampliarlos. Además, esto hace que su
presentación sea concisa: un aspecto favorable en toda comunicación.

Adelántese al itinerario. Esto le da más tiempo para las preguntas. O le puede permitir finalizar
más temprano: ¡una sorpresa que será muy bien recibida por los participantes!

Ubíquese entre los primeros expositores. Para que no se vea afectado por una falta de tiempo
su presentación debe estar en el programa tan temprano como sea posible, si hay una serie de
presentaciones en su oficina. Generalmente, la secretaria del Gran Jefe elabora el programa sin
tener en cuenta quien se presenta primero. Si le solicita uno de los primeros lugares, tiene muchas
probabilidades de obtenerlo.

"Todos pueden hacer sus presentaciones ahora, ¡pero deben terminar antes del medio día!

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¿Las ventajas? En un día lleno de reuniones cuando el tiempo se agota antes del medio día o
antes de la hora de salida, ¿a quien le cancelan la presentación o se la recortan? A quien este en
el último lugar del programa. Además, cuando los altos ejecutivos tienen que sentarse durante
muchas horas para escuchar informes, etc., no pueden evitar fatigarse y estar menos atentos
durante las sesiones finales.

Cuando tratar de ubicarse como último expositor. Haga lo contrario y trate de ubicarse en el
ultimo lugar si se trata de una de varias presentaciones para una empresa de fuera. Por ejemplo,
cuando una empresa quiere cambiar a sus principales proveedores, como una nueva agencia de
publicidad, es posible que inciten por lo menos a media docena de contendores para realizar
propuestas complejas. Debido a su longitud, estas presentaciones se extienden por un período de
varios días o semanas. Cuando el ultimo equipo lanza su bombardeo de información, cifras, y
ayudas visuales, el jurado esta tan atontado que difícilmente recuerda los grupos que hicieron las
primeras presentaciones. Usted no desea ser uno de ellos.

El lugar de la presentación
Algunas veces usted no puede hacer mucho con respecto a las condiciones bajo las cuales se
presenta. Pero especialmente cuando esta en su propio territorio hay algunas cosas que puede
controlar en el ambiente:

• Las interrupciones causan estragos en una presentación. En su propia sala de reuniones,

puede indicarle a su secretaria que aunque algunos de los participantes en la reunión más
importante, estén esperando llamadas, los mensajes se pueden pasar a un teléfono fuera de la
sala para que se pueda llamar a alguna persona silenciosamente y esta se retire de la reunión.
(De todas maneras los teléfonos no pertenecen a la sala de reuniones).
• Se requieren luz y ventilación adecuadas. Un error muy común es apagar todas las luces
cuando se proyectan diapositivas. Mantenga por lo menos una luz prendida; es desconcertante
tener que sentarse durante mucho tiempo escuchando una voz en la oscuridad. Además, esto
hace que el énfasis no se centre en quien expone, la figura principal, sino que se transfiera a un
proyector de películas o de diapositivas.
• Mucho resplandor detrás del expositor, tampoco es conveniente. Trate de no colocarse frente a
una ventana cuando este exponiendo. Puede encontrar algún pretexto para retirarse de un fondo
lleno de luz, aun cuando este en la oficina de otra persona. Cuando el auditorio lo mira por diez
minutos más con el resplandor de la luz en su cara, sus ojos se resienten y sus mentes también.

El estado de ánimo
Nunca, nunca inicie una presentación con una disculpa: acerca de la falta de tiempo para
prepararse, de la falta de información, de la calidad de las diapositivas, cualquier cosa. Si algo
tiene deficiencias, arréglelas antes de pararse frente a su auditorio.
Siempre debe comenzar con optimismo y seguir así. A menos que muestre confianza y capacidad,
¿por que habría de escucharlo alguien? Recuerde, no es lo qué dice lo que determina su
credibilidad, sino como lo dice. El mejor comienzo es comentando que ha traído cosas
interesantes, de especial importancia para su auditorio. Luego debe entregarlas.

Nunca, nunca reparta un documento escrito al comienzo de la presentación. Es una interrupción

que destruye el estado de animo. Si pone este material en manos de sus oyentes, demasiado
pronto van a ignorar su presencia mientras lo leen. Si esto es lo que desea, puede evitarse la
reunión y enviarles el documento.
Y nunca debe terminar la presentación tartamudeando y disculpándose, prepárese para las
preguntas mas molestas y confíe en que nunca las hagan. Usted ha descubierto toda la
información que desea revelar y el texto, las ayudas visuales y el documento que ha traído son
hermosos. Pero no se detenga aquí. Pregúntese cuales son las preguntas que mas teme que le
lancen al final de la exposición y piense cómo responderlas. Si se queda sin respuestas en el
momento de esas preguntas, todo el brillo que mostró antes se habrá perdido. Por lo tanto, haga
su tarea a fondo y como un buen scout este siempre listo.

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Los equipos

No deje que los equipos dominen la situación. Usted es la estrella de la presentación, no permita
que las maquinas le roben el espectáculo. Hoy hay gran variedad de equipos audiovisuales
disponibles y cada uno de ellos es un apoyo muy útil. No es necesario que nos extendamos sobre
cómo utilizarlos; los vendedores le pueden ofrecer apoyo sobre los detalles de su manejo, si lo
requiere. Hacemos algunos comentarios generales que pueden set de utilidad.

Las ayudas visuales no son su auditorio. No le hable a la pantalla o al papelógrafo; mantenga

su rostro orientado hacia sus oyentes tanto como le sea posible, lo cual debe ser la mayor parte
del tiempo.

Diapositivas. Las diapositivas son excelentes, pero debe tener un control remoto del proyector
para que usted pueda pararse adelante, donde el auditorio lo pueda ver. También debe de haber
un poco de luz cerca de usted, (una bombilla en el techo es lo ideal), para que no quede en la
oscuridad. Y colóquese en un ángulo, orientado mas hacia el auditorio y un poco menos hacia la
pantalla. Esto le permite seguir las diapositivas con el rabillo del ojo sin dar la espalda a sus
oyentes.

Películas. Despiertan la curiosidad y son invaluables en muchas ocasiones, pero requieren un

salón muy oscuro. Además, lo dejan totalmente por fuera de la presentación. Es mejor utilizarlas
para hacer un breve intervalo que rompa y anime una sesión muy larga o para dramatizar en la
sala de proyección una acción distante.

Proyectores. Pueden tener muchas ventajas. Usted no necesita oscurecer el salón. Puede dibujar
en los acetatos al mismo tiempo que los muestra, mover los gráficos, etc. Cuanta mas acción y
movimiento introduzca, tanto mejor. Los acetatos son baratos y puede prepararlos rápidamente.
(La empresa 3M tiene muchos folletos que no sólo le dan ideas sobre como utilizar sus
proyectores, sino consejos prácticos sobre las reuniones. Le sugiero que los consiga).

Retroproyectores. Los hay portátiles con pantallas de aproximadamente 30 centímetros

cuadrados, son excelentes para los vendedores, especialmente para aquellos que venden
productos de gran tamaño que no pueden llevar a sus clientes potenciales. Aun un vendedor
novato puede hacer una presentación impresionante y precisa con una cinta preparada
profesionalmente. No requiere oscurecer el salón; solamente debe poner el aparato sobre una
mesa lejos de la luz directa a iniciar la proyección (también puede incluir sonido). El departamento
de ventas de su empresa puede tener estos retroproyectores, tal vez podría pedir uno prestado
para una presentación diferente ante un grupo pequeño.

Tableros. Ya sean los viejos tableros para escribir con tiza o los nuevos tableros de plástico
blanco para escribir con un marcador de colores que permiten borrar, hay tableros en casi todas
las salas de reuniones. Son informales, amables con quien los usa, sencillos. En una presentación
corta, puede exponer sus puntos principales en forma interesante con esta ayuda básica.
Pero recuerde, usted debe hacer algo diferente a escribir constantemente porque siempre le dará
la espalda al auditorio. Además no esta limitado a escribir palabras en el tablero; también puede
dibujar un gráfico de barras o un gráfico en que mezcle los tipos de letra o un gran signo de pesos
o uno en forma de ponqué. Y si no es un buen artista, puede dibujar con anticipación una gráfica o
una figura sencilla con un lápiz amarillo pálido invisible para el auditorio. En el momento indicado
puede repasar con su marcador o tiza estas líneas mientras habla.

Papelógrafos. Los papelógrafos son viejos recursos, sencillos y poco costosos. También evitan
las complicaciones de las pantallas totalmente por fuera de la presentación. Es mejor utilizarlas
para hacer un breve intervalo que rompa y anime una sesión muy larga o para dramatizar en la
sala de proyección una acción distante.

Carteles o cartulinas. Cualquier ayuda visual elaborada en cartón es otro recurso sencillo con un
amplio potencial. Una cartulina sobre un caballete puede ser la mas flexible de las ayudas

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visuales. Pueden ser de diferentes tamaños y formas, proporcionándole una variedad que no
podría lograr con los papelógrafos, las diapositivas o los proyectores, porque no puede moverlos,
colgarlos de las paredes, pararlos sin soportes y agitarlos para resaltar un punto. Con esta
flexibilidad, que si tienen las cartulinas, pueden servirle como "signos de exclamación" que inserta
en su presentación para animarla.
Al final de una dramática presentación tal vez organizada para presentar nuevos productos y/o
programas a un departamento de ventas podría halar una cuerda para desenrollar un telón
gigantesco en la pared de la parte de atrás. Usted tiene talento para organizar espectáculos a un
mínimo costo.
Otro ejemplo de flexibilidad es el hecho de que las cartulinas tienen dos lados. Obvio, o no es
verdad?; pero, ¿alguna vez ha visto a alguien hacer use de este aspecto? Imagine que desea
resaltar que un nuevo plan, producto o servicio ofrece la solución a varias dificultades. En el frente
de la cartulina, puede mostrar en que consiste el problema, luego la voltea para dejar ver la
solución. Si lo repite varias veces, el problema con colores lúgubres y la solución con colores
brillantes, no solamente contará la historia sino que implantará una fuerte imagen subliminal que
afirmará que su propuesta solucionará los problemas existentes.
Esta sencilla idea puede aplicarse a casi cualquier situación de problema – solución. No es difícil,
solamente diferente lo que la hace atractiva y efectiva. Inclusive disminuye a la mitad el número de
cartones que necesita para su presentación.

Modelos o muestras. Pueden lograr una excelente culminación. Por ejemplo, después de
mostrar las diapositivas sobre el desarrollo y las pruebas de un nuevo producto, nada más
dramático que el que usted permita a su auditorio observar el producto real. Sin embargo debe
usted preveer que después de que haya repartido las muestras de un producto pequeño o haya
ofrecido la oportunidad de examinar un modelo, su presentación terminará. Nunca recuperará la
atención de su auditorio.

Los gráficos

El equipo que seleccione – proyectores, papelógrafos, carteleras – no tiene gran importancia.

Cualquiera de ellos le permitirá hacer una excelente presentación o una desastrosa. Lo crucial es
lo que coloque en Las diapositivas, Los cuadros o las cartulinas. La calidad de los gráficos agrega
poder a sus palabras, centra la atención, proporciona un impacto dramático, ayuda a entender a
incrementar el recuerdo.

El error más grande que cometen quienes realizan una presentación es desperdiciar el poder de
las diapositivas, etc., llenándolas de palabras. Las palabras no son gráficos. Su auditorio no
necesita o no desea escuchar su mensaje oral duplicado palabra – por – palabra en una pantalla o
un grafico. ¡Eso lo duerme!; debe despertarlo con ayudas visuales que lo entusiasmen con la
ilustración de sus ideas, con algo que pueda ver.

Ejemplo 1. Si usted necesita presentar muchas estadísticas, resultaría un material muy pesado
para mirar, si solamente las escribe a maquina. Pero estos datos son mas interesantes si los
convierte en gráficos de barras, de líneas o diagrama de pastel. Y no entregue a su auditorio todas
las cifras al tiempo; vaya revelándolas poco a poco, en una secuencia.

También puede incluir movimiento cuando da a conocer estadísticas. En un acetato, vaya

adicionando las barras o los pedazos del ponqué de uno en uno. En un grafico de líneas, puede
pintar una línea ancha de color, mientras informa las diferentes cifras. Y si las cifras de ventas se
están incrementando rápidamente, cause un impacto delineando un cohete al final de la línea
ascendente. Sus oyentes pueden olvidar las cifras exactas, pero recordaran este grafico sencillo y
lleno de vida.

Ejemplo 2. Si usted necesita hablar acerca de mercados, clientes o empleados, todo lo que se
relaciona con la gente en vez de restringirse a utilizar palabras en las diapositivas o en el papel,
¿por qué no introduce fotografías de las personas sobre las cuales esta hablando? Esto requiere
un poco de trabajo, pero puede producirle resultados excelentes.

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En vez de encerrarse en su cómoda oficina y hacer juegos de azar para organizar los datos de su
presentación, salga a realizar una verdadera investigación hablando con los clientes, los
distribuidores o los empleados, en los cuales basará su propuesta. Y lleve una cámara fotográfica
(quizá también una grabadora). Sus premisas serán mucho mas confiables si las respalda con
fotografías de gente real – el cliente antiguo, el que compra por primera vez, el distribuidor que se
rehúsa a vender sus productos – acompañadas de que dijeron. Las fotografías son gráficos
maravillosos; es una lástima que no se utilice con mayor frecuencia en las presentaciones. Y
también es una lástima que no se realicen mas investigaciones de este tipo al iniciar una
propuesta ya que pueden cambiar las premisas formuladas.

Éxito versus fracaso

Las presentaciones que fracasan pueden no ser malas desde el punto de vista de la información
que proporcionan; simplemente carecen de los aspectos que mantienen la atención y pueden
mover a un auditorio a cambiar de ideas o a actuar. Si no pueden lograrlo, ¿que tan buenas son
estas presentaciones?

Hablar en forma interesante y estimulante es una de las cosas que se requieren para mantener la
atención del auditorio. En el próximo capitulo ofrecemos ideas sobre este aspecto, ya que se
refiere a la forma de hablar, sugerimos formas de controlar la voz y el tiempo, cómo emplear
formulas llamativas para iniciar y cómo lograr la participación del auditorio. Pero ahora,
concentrémonos en otros elementos que pueden hacer un éxito de una presentación larga y
compleja.

Fracciónela

Divida la presentación en segmentos de diferentes clases, considere la posibilidad de que

participen varios expositores. En vez de una sesión con un expositor, traiga otros participantes. O
divídala en partes utilizando diferentes aparatos de proyección. Por ejemplo, si utiliza diapositivas
al comienzo de la presentación, no vuelva a usarlas mas tarde, más bien cambie a un papelógrafo
o a un tablero.

Cambie el estilo y el color

Muchísimas presentaciones se realizan en un tono gris oscuro. Después de varios gráficos o

cuadros, introduzca algunas fotos o dibujos. Tampoco tema utilizar colores, que puedan darle un
poco de energía para despertar a un auditorio fatigado. Por ejemplo, en un papelógrafo no
siempre tiene que utilizar una tinta negra para escribir sobre papel blanco. En un momento
importante, puede introducir un par de hojas de papel brillante con algunas palabras o símbolos
grandes de color blanco. ¡Haga algo para llamar la atención de su auditorio!

Utilice ayudas visuales sencillas

La primera mirada a algunos dibujos en el papelógrafos o a las diapositivas, es suficiente para

provocar temor en quienes los ven: están llenos de letras pequeñas. Recuerde, las palabras no
son ayudas visuales. Una diapositiva, un grafico o una cartelera no deben tener mas de una
docena de palabras escritas. Idealmente, deberían limitarse a títulos para puntos clave, una lista
de ítems importantes o algunas cifras para explicar los puntos altos y bajos en un gráfico. Todas
las demás palabras deben ser dichas.

No lea, hable

Se explicará más sobre este punto en el siguiente capítulo ya que se trata de la esencia del éxito
de quien habla frente a un auditorio. Debe conocer suficientemente bien el material que va a
presentar, que lo pueda transmitir a su auditorio ya sea solo y de pie o acompañado de ayudas
visuales (que servirán como notas del tema cuando les da una mirada). No debe leer de un texto

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o, Dios no lo quiera, de una pantalla o papelógrafo donde ha transcrito 30 minutos de
conversación.

Dramatice

Dramatice al menos un punto que el auditorio deba recordar. En las páginas anteriores se han
sugerido varias formal de añadir drama: fotografías, gráficos grandes, colores fuertes, modelos
tridimensionales, adicionar una caricatura a un grafico, desenrollar un telón gigantesco, voltear
una cartulina para mostrar el reverso, introducir una grabación. Cualquier cosa que rompa la
monotonía y aporte un poco de entusiasmo.
Los mejores toques dramáticos pueden surgir naturalmente cuando piensa, en la idea más
importante que desea implantar en la mente de sus oyentes y que puede simbolizar o centrar la
atención en este punto clave. A continuación hay varios ejemplos de cómo lograr dramatizaciones
simples en situaciones corrientes.

Un cambio de tamaño puede proporcionar énfasis. Imagine que está utilizando un paquete de
cartulinas y desea resaltar un punto en particular. Solamente tiene que utilizar una cartulina más
grande con su idea clave en ella. De la parte de atrás del caballete, tome una cartulina gigante con
su idea clave escrita en ella. No es; algo complicado, pero centrará la atención de sus oyentes
donde usted lo desea.
Las ilustraciones pueden lograrlo. Imagine que desea resaltar el rápido crecimiento en una
determinada actividad, que requiere un mayor apoyo pero es posible que no lo logre debido a
restricciones en el presupuesto. (¿Le suena familiar?). Al tiempo que presenta las cifras, las puede
unir con un símbolo de crecimiento: podría ser un dibujo de una flor en un vaso. Con cada cifra
exitosa la flor es mas grande. La diapositiva o página final contendrá un dibujo de una flor enorme
tal como se espera que será el crecimiento logrado si el proyecto recibe todos los nutrientes que
requiere.
Podría ir mas allá repartiendo tarros de nutriente de Crecimiento Rápido para las plantar al final de
la presentación y manifestando su deseo de que los jardines de los participantes en la reunión
florecerán, tal como usted espera que lo hará su proyecto si recibe el abono apropiado. ¿Un mal
chiste? Por supuesto que si. Pero le apuesto que su auditorio se irá sonriendo y recordando que
debe apoyarlo para que usted logre una cosecha abundante.

Hay muchas otras formas de simbolizar el crecimiento. Podría usar dibujos de niños con la medida
de la altura al lado de varios gráficos de barras.

Agregue un toque humano. La mayoría de los temas sobre los cuales se habla en una
presentación – mercados, ventas, organización empresarial, operación de la planta, clientes,
distribuidores, competidores, empleados, etc., etc. – involucran personas. Por lo tanto, introduzca
personas reales en la presentación.

Tal como sugerimos antes, usted puede lograrlo con fotografías, o con grabaciones de entrevistas.
También puede hacer que estas personas se conviertan en coactores en el escenario con
cartulinas de tamaño real. La compañía de ayudas visuales que hay en su localidad, puede
elaborar dos o tres figuras de personas de pie, en tamaño real, similares a las laminas de Bartles y
James que tal vez ha visto en la tienda de licores de su barrio. Pueden hacer un montaje con las
fotografías de caras sobre los dibujos de personas. Así, puede presentar a su auditorio gente real,
moviéndolos para seguir el guión. Organícelos en orden de importancia, cuente que les interesa,
colóquelos en un nivel más alto o más bajo, voltéelos a su alrededor, deles un golpe demoledor.
No existe una norma que diga que todas las presentaciones deben utilizar las mismas clases de
ayudas audiovisuales y que todas deben ser similares. No hay ninguna, excepto la falta de
imaginación.

¡Ayúdenme! ¡Ayúdenme! ¡Ayúdenme!

Solamente un tonto le teme a pedir ayuda. Consiga toda la que pueda.

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Gráficos de computador.

Los computadores de su empresa son de gran ayuda cuando usted trata de hacer una
presentación impresionante, que parezca profesional. No dudo de que conozca los cuadros,
gráficos, titulares especiales, dibujos y caricatures que estos pueden proporcionar a los
publicistas. Usted puede adaptar los gráficos de computador, no solamente para el documento
que va a entregar a los participantes, sino que los puede trasladar a diapositivas o acetatos y
ampliarlos para utilizarlos en un papelógrafos o en una cartulina. Y no le cuestan nada.
Si no es experto en computadores, muchos otros en su empresa pueden serlo. Pídales ayuda.

Recursos externos

Los estudios de arte pueden crear diseños sobresalientes y darle ideas sobre ayudas visuales.
Estos tienen un costo, pero este es mínimo en comparación con la diferencia en la apariencia y la
efectividad de su producción.
La agencia de publicidad puede prestarle una ayuda versátil. Si puede pedir su ayuda y
dependiendo de su presupuesto, puede proporcionarle innumerables servicios que van desde las
ideas básicas y la investigación hasta la redacción, las fotografías, los artes, las diapositivas,
cuadros, películas, montaje, etc. Una agencia para la que trabajé, tenia además un departamento
para crear y montar presentaciones para la introducción de nuevos productos, que parecían
espectáculos de Broadway.

Cualquiera que sea el tamaño del proyecto, una buena agencia de publicidad cuenta con un
conocimiento profundo de su negocio y le puede ofrecer su consejo como su experiencia técnica
para una mejor presentación.