ACTIVIDAD 8 - IDENTIFICANDO LAS ESTRUCTURAS

MARITZA LONDOÑO LOPEZ

ID: 100055149

ALEJANDRO SÁNCHEZ

ID 100054983

INES KATHERINE VILLACOT PEÑATE

ID: 100054098

ELSA CAROLINA CASTILLO VARGAS

ID: 100068187

PROFESOR:

ALEXANDER MARQUEZ

ASIGNATURA: PSICOLOGIA ORGANIZACIO

UNIVERSIDAD IBEROAMERICA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y SOCIALES, PROGRAMA

PSICOLOGÍA

MARZO 2021
 Introducción

El siguiente trabajo pretendemos identificar y crear el desarrollo de un manual de

funciones, específicamente de un cargo directivo en este caso el de Director y otro de un
cargo operativo (tutores), tomando como modelo la entidad en la que emos estado
trabajando anterior mente (fundación Dulce Refugio), también estaremos destacando tres
procesos misionales, de los cuales escogeremos uno y desarrollaremos un manual de
procesos. esto nos permitirá a desarrollar las competencias necesarias para desempeñarnos
dentro del contexto empresarial desde el punto de vista de la psicología con el fin de
consolidarnos a nivel profesional dentro de este ambiente y fortalecer los procesos de
recursos humanos de cualquier organización.
ACTIVIDAD 8 - ESTABLECIENDO LAS FUNCIONES

1. Desarrollen un manual de funciones para un cargo directivo y uno para un cargo

operativo.

Manual de Funciones =Fundación Dulce Refugio Co743=

Descripción Del Cargo

1. Definición: Es una herramienta que enumera, describe y explica las responsabilidades,

actitudes y aptitudes indispensables para desarrollar un cargo señalando los principales
aspectos que diferencian el cargo de otros; aspectos que aseguran el alcance efectivo de los
resultados. La descripción de cargo es la base para los procesos de convocatoria, selección,
contratación, evaluación, plan de desarrollo, administración de salarios y remuneraciones.

2. Beneficios: Permite establecer un conocimiento (Organización-Personal) acerca de

“QUE” se debe conseguir (Misión, Estrategias Objetivos) y “COMO” se van a construir en
la consecución de los resultados esperados en la sociedad.

3. Componentes de la estructura de la descripción del cargo

Encabezado: Contienen los datos generales que identifican y diferencian el cargo de

manera general, la información básica debe ser: nombre del cargo, jefe inmediato a quien
reporta, informa si la persona que desempeña el cargo tiene o no personal a cargo, además
debe contener la fecha de actualización con el fin de facilitar el seguimiento a futuras
actualizaciones.

3.1 Organigrama: Suministra información detallada, representa con toda facilidad una
pirámide jerárquica que permite evidenciar el nivel de responsabilidad asumido por cada
uno de los cargos del staff del proyecto.

Es una estructura básica que se alcanza según la capacidad de sostenimiento de la

fundación y la fase en la que se encuentra la implementación del programa.

3.2 Propósito del Cargo –Misión: Es una declaración breve, poco detallada, pero
específica, porque existe el puesto dentro del proyecto. El texto debe permitir comprender
rápidamente la esencia y la importancia general del puesto en cuanto a su contribución al
logro de los objetivos totales de la organización.

3.3 Competencias del Cargo: Son habilidades, conocimientos técnicos y específicos

indispensables para la ejecución efectiva del puesto relacionada directamente con el
correcto desempeño de las funciones que debe cumplir el cargo para alcanzar los resultados
esperados en cada una de las áreas.

3.4 Resultados: Son afirmaciones sencillas de las responsabilidades a las que una persona
debe dar respuesta por el cargo que ocupa, muestran la contribución del cargo el logro de
los objetivos de la sociedad. No se trata de las actividades a realizar, si no de la finalidad o
el para que de dichas actividades.

3.5 Función: Conjunto de actividades a fines que sumada permiten alcanzar resultados
específicos.

3.6 Tareas: Acciones rutinarias y simples que son necesarias para cumplir con las
funciones principales del cargo, cada una de estas tareas puede conllevar a otra aún más
específica.

3.7 Requisitos del cargo: Contiene la información referida a la naturaleza de los saberes y
experiencias que requiere el cargo. En otras palabras, determina cual es el saber total, que
necesita la persona que ocupa un cargo para llevar a cabo todo lo que hay que hacer, con
objeto de alcanzar el resultado.

Cargo Directivo: Es aquella persona que tiene el poder o la función para dirigir personas,
equipos u otra rama de una empresa. ... Entre la dirección, puede encargarse de dirigir a una
serie de personas, dirigir la compañía en su totalidad o dirigir un departamento.

Cargo: Directora

Reporta a: Pastor

Le Reportan: Especialista de programas, Asegurador de calidad. Ecónomas

Fecha de Actualización: 11 enero 2021

1. Organigrama:
 Pastor

Director (a)

Especialista
de programa

Asegurador de
calidad
.

Tutor (as)
.

Manipuladoras
de alimento

2. Propósito del cargo, Misión.

Garantiza que la sociedad funcione efectivamente en el área financiera,
administrativa y de comunicaciones en la implementación del programa de
Desarrollo integral para niños, niñas y adolescentes.
3. Competencias del cargo:
 Planificación y Organización: Determina eficaz mente la metas y prioridades,
estipulando la acción, los plazos y los recursos adquiridos para alcanzarlas.
 Análisis de problemas: Capacidad para realizar un análisis lógico, sistemático
y estructurado de una situación o problema hasta llegar a determinar, con un
 margen de error minimo, las posibles causas y alternativas de solución o
dificultad.
 Manejo y Liderazgo de personal: Guiar y dirigir a los miembros de su grupo
de trabajo, estableciendo y manteniendo la unidad necesaria del grupo para
alcanzar los objetivos propuestos, analizando las necesidades de desarrollo de
los colaboradores e iniciando actividades de desarrollo.
 Orientación al logro: Determinación para fijar las propias metas de forma
ambiciosa, por encima estándares y las expectativas.
 Negozacion: Identificar las posiciones propias ajena de una negociación,
intercambiando concesiones y alcanzando acuerdos satisfactorios.
 Visión: Pensar sobre la base de la estrategia de la sociedad y convertirlas en
objetivos concretos para el propio campo de responsabilidad. Ser capaz de hacer
contribuciones a la formación de la estrategia de la sociedad para alcanzar los
resultados.
 Comunicación del entorno: Dominar información actualizada, tener
conciencia de las condiciones específicas del entorno de trabajo.
4. Resultados:
 Generar una buena gerencia y administración, rindiendo cuentas en todas las
áreas del programa para el cumplimiento de los acuerdos establecidos entre la
fundación y Compasión.
 Mantiene informado e involucra al pastor, sobre el estado y avances de la
sociedad.
 Trabaja junto con el comité en aras de mantener un adecuado ambiente de
trabajo que conlleve a la consecución de logros.
 Supervisa la información que ayuda a evaluar la construcción de efectividad y
capacidad de programa
 Vincular e involucra a padres y cuidadores con la contribución activa en el
desarrollo del programa infantil.
5. Funciones:
 Garantiza el seguimiento individual oportuno y actualizado de los niños y los
adolescentes
  Coordina el registro de información clara y sistematizada del desarrollo del
niño, proveyendo veracidad en la información dada a las patrocinadores y
donantes.
 Planea la evaluación, seguimiento y monitoreo del desarrollo del personal a su
cargo de acuerdo con los perfiles establecidos.
 Asegura el cumplimiento de las áreas de resultado y de los indicadores de
resultado.
 Lidera los procesos de defensoría por medio de un plan de acción para la
protección de la niñez y la adolescencia
 Promueve un ambiente seguro que garantiza la interacción de niños y adultos
 Tareas generales
Área de finanzas
 Elabora diseña y ejecuta la planeación estratégica anual en el centro de
desarrollo
 Monitorea mensualmente las actividades diarias
 Socializa al pastor la planeación anual y mensual
 Administra diariamente las actividades del proyecto
 Entrega al grupo de trabajo temas organizacionales (misión, visión y manual de
campo)
 Maneja el presupuesto acorde a los costos establecidos
 Organiza las carpetas contables con sus respectivos egresos y firmas necesarias
 Implementa plan de saneamiento básico.
 Apoya el proceso de selección del personal
 Elabora y envía informe financiero mensual con todos los soportes
 Realiza pagos para dar cumplimiento a las normas legales vigentes para
impuestos y personal de la fundación
 Gestiona recursos

Área de Programa:

 Conoce y divulga el manual de campo al grupo de trabajo

 Monitorea a la especialista en el cumplimiento de cronograma curricular
 Hace seguimiento a los niños y adolescentes con problemas de salud
 Visita a los niños en condiciones especiales
 Diligencia y hace seguimiento ayudas medicas de los niños y adolescentes
 Verifica que el asegurador tenga el expediente del beneficiario al dia
 Monitorea la asistencia mensual de los niños y adolescentes.

Comunicaciones
 Garantiza el envió oportuno de la información de programa
 Capacita el aseguramiento y calidad de la toma de fotos
 Realiza el proceso oportuno del reporte de muertes de niños.

Defensoría
 Sigue los protocolos de defensoría y protege al niño
 Reporta y atiende todos los casos de posible abuso
 Asegura que todos los empleados del CDI, cumplan con los protocolos de
defensoría
6. Requisitos del cargo
Formación académica: Profesional y/o tecnólogo en administración o a fines
Experiencia.
 Minimo un año en cargos administrativos o dirección
 Trabajo comunitario
 Manejo de personal
Conocimiento

 Manejo contable y financiero

 Administración del personal
 Conocimiento básico de desarrollo infantil
 Nivel intermedia en Word, Excel, Acces, Power Point Outlook
 Herramientas de comunicación internet
 Cargo Operativo: Los cargos operativos, generalmente, se relacionan con la producción
de la empresa. Son los que mayor número de personas tienen y requieren de rigurosos
entrenamientos e inducciones.

Cargo: Tutor

Reporta a: Especialista de Programas

Le Reportan: No

Fecha de Actualización: 11 enero 2021

1. Organigrama:

Pastor

Director (a)

Especialista
de programa

Asegurador de
calidad
.

Tutor (as)
.

Manipuladoras
de alimento

2. Propósito del cargo, Misión.

 Acompaña de manera significativa, reconociendo las necesidades y potencialidades
individuales del niño, niña y/o adolescente en el proceso de formación y desarrollo,
de manera que cada uno de ellos alcance los resultados esperados en cada una de las
áreas: espiritual, cognitivo y socioemocional.
Los tutores y tutoras tienen especificaciones puntuales según el grupo etario, estas
especificaciones se encuentran en la propuesta curricular.
3. Competencias del cargo:
 Sensibilidad interpersonal:
 Comunicación oral y escrita.
 Innovación creatividad:
 Salud física y Energía:
.
4. Resultados:
 Identifica y estimula habilidades, dones y talentos de cada uno de los niños,
niñas y adolescentes que tiene a su cargo.
 Conoce, hace seguimiento e informa del avance en el desarrollo de las cuatro
áreas de los niños, niñas y adolescentes que tiene a su cargo.
Contribuye al fortalecimiento de los niños con su patrocinador

 Contriye de manera afectiva al buen trato es decir al bienestar y seguridad de los

menores a su cargo. Trabaja junto con el comité en aras de mantener un
adecuado ambiente de trabajo que conlleve a la consecución de logros.
5. Funciones:
 Hace seguimiento y contribuye a los procesos acorde a su cargo
 Orienta su labor a la consecución de los resultados del desarrollo holístico de los
menores.
 Maneja la confiabilidad de la información
 Hace uso adecuado de las herramientas y del lugar de trabajo.
 Comunica situaciones condiciones que amenacen la seguridad e integridad del
menor.
6. Tareas
Currículo
 Ejecuta el currículo a través del contacto esencial.
 Solicita a tiempo materiales requeridos para la implementación del currículo
 Hace seguimiento de la asistencia diaria por medio de planilla
 Participa en el proceso de habilidades generadoras de ingreso
 Realiza en el proceso plan de rescate
 Facilita que el ambiente de aprendizaje sea el apropiado
 Participa en la evaluación de CDPR (evaluación de los menores)
 Participa del entrenamiento ejecutados por la especialista de programa.
Comunicaciones
 Orienta a los menores en la elaboración de cartas para comunicarse con su
patrocinador
 Actualiza el expediente del niño
Salud
 Informa de posibles casos de abuso
 Realiza la antropología de los menores
 Participa en el plan de prevención de enfermedades
 Apoya en la logística de la valoración medica
 Participa en forma para la prevención del maltrato
 Informa de forma oportuna las situaciones especiales de salud.
7. Requisitos del cargo
Formación académica: Formación académica. Bachiller, normalista media
vocacional, técnico en educación
Experiencia.
 Mínimo un año en experiencia de educación infantil y manejo de grupos
 Trabajo comunitario
 Manejo de personal
Conocimiento: Educación cristiana, conceptos básicos en pedagogía
  Manejo contable y financiero
 Administración del personal
 Conocimiento básico de desarrollo infantil
 Nivel intermedia en Word, Excel, Acces, Power Point Outlook

2. Establecer cuáles serían los procesos misionales de la Fundación dulce Refugio.

Concepto: Son los procesos de producción de bienes y servicios de la cadena de valor y

responden a las funciones sustantivas de la entidad. También se denominan procesos clave
u operativos.

1. Elaboración de cartas de beneficiarios a patrocinadores

2. Distribución de alimentos a los beneficiarios y sus familias

3. Compra y entegra de regalos a los beneficiaries y sus familias

3. Manual de proceso para Elaboración de cartas de beneficiarios a patrocinadores.

Correspondencia

Proceso de Carta de Niños Descripción Las cartas de niños juegan un papel clave en el
fortalecimiento de los lazos en la relación entre el patrocinador y el niño. Las cartas de
niños de calidad, enviadas a los patrocinadores de forma regular, inspiran a los
patrocinadores a un compromiso más profundo con el joven que apoyan. Los
Patrocinadores miden las cartas del niño consistentemente como una de las piezas más
valiosas de la correspondencia que reciben de Compasión. Las cartas de los niños también
pueden jugar un papel en ayudar a los niños con su desarrollo socio-emocional y puede ser
utilizado para evaluar el progreso del desarrollo.

Plantilla de Carta de Niño y Diseño de Papelería

Descripción La “plantilla" hace referencia al diseño temático pre-traducido, utilizado para

la comunicación de los niños de tres (3) a ocho (8) años, nuevas a partir del Año Fiscal
2019. El “formato" se refiere al diseño de carta de niño más tradicional de narrativa abierta
utilizado por niños de edades de nueve (9) años en adelante, a partir del Año Fiscal 2019.
El uso de "cartas de niños" se refiere genéricamente a tanto “plantillas” como “papelería”
como el vehículo de comunicación como tal que el niño / joven utiliza para expresarse con
el patrocinador. El diseño y el contenido de las plantillas y formato deben ser atractivos
para ayudarle al joven a expresarse de una manera significativa y para promover el
compromiso del patrocinador.

Estándares de Comunicación

1. Las Plantillas y la papelería se diseñarán usando los Lineamientos de Diseño de

Plantillas o Papelería de Carta de Niño (Child Letter Template or Stationery Design
Guidelines) que se encuentran en el kit de herramientas del PFM.

1.1 Las Plantillas y papelería se adherirán a las especificaciones de tamaño y peso exacto
del papel, especificaciones de diagramación y de impresión (por ejemplo, la ubicación de
los códigos de barras o etiquetas adhesivas) y los estándares globales de marca, se basarán
en los lineamientos de diseño.

1.2 Las Plantillas y papelería se verificarán de acuerdo con las directrices de diseño y
aprobado por el respectivo Especialista de Aprendizaje y Apoyo.

4.24 Estándares de contenido de Carta de Niño

Descripción

Las cartas de niños son fundamentales para la construcción de relaciones con los
patrocinadores y para ayudar a la persona joven a desarrollar la expresión de sí mismo. En
cierto sentido, también sirven como "informes de mayordomía" al patrocinador que está
permitiendo que el menor asista al proyecto. en cuanto al tipo de calidad que se espera en
estas comunicaciones. Se trata de una cuestión de rendición de cuentas en la presentación
de informes al patrocinador de que las cartas se adhieren a determinadas Estándares de
calidad y se cree que las cartas de niños de alta calidad ayudan significativamente a la
retención del patrocinador y al crecimiento de la organización.
Estándares de Comunicación: Según modelo de correspondencia usado en el país.

1. Con la excepción de las cartas de nuevo niño, todas las plantillas para niños de tres (3) a
ocho (8) años deberán:

1.1 Incluir un dibujo del niño.

1.2 Contener nueva información personal sobre los menores en una variedad de temas.

1.3 Reconocer los regalos, agradecer cartas y fotos, contestar preguntas y proveer
peticiones de oración. Si el patrocinador menciona un regalo en una carta antes de que el
regalo llegue, no nombrarlo en la carta del niño. El reconocimiento del regalo puede ser
incluido en la siguiente carta del niño.

2. Con la excepción de las cartas de nuevo niño, cada carta de niños de nueve (9) y
mayores, deberá:

2.1 Reconocer el recibo de cartas, fotos y regalos recibidos del patrocinador desde que la
anterior carta del niño haya sido escrita. Si el patrocinador menciona un regalo en una carta
antes de que el regalo llegue, no incluirlo en la carta del niño. El reconocimiento del regalo
puede ser incluido en la siguiente carta del niño. 2.2 Contener nueva información personal
sobre los menores (intereses, familia, crecimiento, etc.)

2.3 Responder a las preguntas del patrocinador y comentar sobre diversos temas
mencionados en las cartas anteriores recibidas de sus patrocinadores. 2.4 Incluir nuevas
preguntas para el patrocinador.

2.5 Incluir peticiones específicas de oración que el patrocinador pueda recordar al orar por
el niño. 2.6 Listar una nueva actividad, habilidad o aprendizaje que el niño ha adquirido o
experimentado desde la última vez que el niño escribió.

2.7 Cada carta de niño comenzará con un saludo por nombre al patrocinador /corresponsal.
3. Autoría: Las cartas de los niños serán escritas por el niño cuando sea posible. Si el niño
no tiene la edad suficiente o es físicamente incapaz de escribir, un familiar o un trabajador
del proyecto puede escribir la carta. El nombre del autor, la firma y relación con el niño (o
la posición en el proyecto) será claramente dicho en la carta y todos los anexos.

3.1 Cartas escritas por alguien en nombre del niño no se escribirán en primera persona
como si el niño escribiera la carta. refiérase al niño usando su nombre. No se refiera a él o
ella en la carta con la frase "el niño".

4. Fecha: La fecha real de cuando la carta fue escrita por el niño (tutor o trabajador del
proyecto) se escribirá en la parte superior del texto de la carta.

5. Cualquier carta devuelta debe ser cambiada en lugar de utilizar borradores para corregir
errores.

6. Contenido: las cartas del niño serán relacionales y deben ser escritas de tal manera que
desarrollen la relación entre patrocinador y niño. Serán cálidas, amigables e involucrarán a
los patrocinadores para que les escriban.

7. Si hay que hacer una aclaración a un ítem indicado en la carta del niño, escribir el tema
en una hoja de papel y adjuntar a la carta del niño.

Aseguramiento de Calidad de la Carta del Niño

Descripción Las cartas de los niños son las piezas de comunicación más importantes que
Compassion le pide a la fundación dulce refugio y las envía a los patrocinadores. Una carta
de niño de calidad puede motivar al patrocinador a escribir de nuevo al niño y ampliarse a
otras formas de compromiso con el niño y Compassion. Por el contrario, una carta de niño
no muy buena puede desmotivar al patrocinador. Por lo tanto, es importante que la oficina
de campo y proyectos CDSP aseguren que las cartas de niños son de alta calidad.

Estándares de Comunicación
1. Se llenará un Formato de Evaluación de Carta de Niño para cada proyecto. activo una
vez cada cuatro (4) meses con una muestra aleatoria de diez (10) cartas de niños. Se deben
incluir diferentes tipos de cartas.

2., Se debe enviar el Informe de Evaluación de Carta de Niño utilizando la Base de Datos
de Reporte Mensual para el 10 de cada mes. El Sistema de calidad de Evaluación de Carta
de Niño” está en el kit de herramienta del PFM (PFM Toolkit).

3. Cada oficina tendrá su propia estrategia para garantizar el aseguramiento de la calidad en

las cartas y para llevar a cabo sus propias evaluaciones, además del formato de evaluación
de la carta de niño.

4. El índice de evaluaciones a tiempo para las evaluaciones de carta de niño superará el

98,0 por ciento del total de las evaluaciones de carta de niño del mes.

5. Las cartas de niños serán evaluadas utilizando los siguientes criterios como mínimo (las
oficinas de campo pueden evaluar con criterios adicionales si se desea):

5.1 Que la planilla de carta fue recibida por la fundación en la fecha prevista.

5.2 La fecha de cuando fue escrita la carta aparece en la carta.

5.3 La carta está escrita por el niño o contiene algo (dibujo, etc.) por parte del niño.

5.4 Si la carta no está escrita por el niño, el nombre del autor y su relación con el niño se
expresa claramente.

5.5 La carta está dirigida al nombre del patrocinador / corresponsal.

5.6 Si un patrocinador hace preguntas en su carta, estas deben ser contestadas.

5.7 La carta contiene información personal nueva/actualizada sobre los menores (intereses,
familia, crecimiento espiritual, etc.)
5.8 La carta contiene el agradecimiento por regalos monetarios recibidos de parte del
patrocinador desde la última escritura de cartas de niños.

5.9 La carta contiene al menos una (1) nueva pregunta para el patrocinador y contiene por
lo menos una (1) petición de oración para el niño y/o su familia.

Acontinuacion se realiza un resumen del procedimiento teniendo de este proceso teniendo

encunta lo visto en el collaborate.

Proceso de entrada: a la fundación llega planillas de cartas con código de escáner

(enviadas por compasión entidad que tiene contacto con los patrocinadores)

Actividad de trasformación y Actividad de salida:

: La carta es escrita por los beneficiarios en compañía de sus tutores, teniendo en cuenta las
indicaciones dadas anterior; luego pasan a ser revisadas por la Especialista de programa la
que por ultimo envía las cartas por servientrega a la ciudad de Bogotá, en donde son
traducidas por la entidad que tiene comunicación con los patrocinadores de los menores, y
ellos los hacen llegar a las personas que se encuentran en diferentes partes del mundo que
son las personas que patrocinan a los niños, niñas y adolescentes.
Referencias

Quero, C. A. Y. (2009).
Recuperado de la base de datos E-libro. Para consultarlo, revise la carpeta "Herramientas
de apoyo" (Manual bibliotecas virtuales)

Torres, L. J. L., & Jaramillo, N. O. L. (2014). Diseño y análisis del puesto de trabajo :
Herramienta para la gestión del talento humano.
Recuperado de la base de datos E-libro. Para consultarlo, revise la carpeta "Herramientas
de apoyo" (Manual bibliotecas virtuales)

Recursos complementarios o de apoyo

Alles, M. A. (2010). Selección por competencias.
Recuperado de la base de datos E-libro. Para consultarlo, revise la carpeta "Herramientas
de apoyo" (Manual bibliotecas virtuales)

Carvajal, J. C., Delgado, A. L. E., & Vanegas, G. M. (Eds.). (2013). Psicología

organizacional.
Recuperado de la base de datos E-libro. Para consultarlo, revise la carpeta "Herramientas
de apoyo" (Manual bibliotecas virtuales)