Mantenimiento de

edificios: «lo que no

se puede medir, no se
puede gestionar»

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 Cuando hablamos de mantenimiento, es fácil pensar solo
en el mantenimiento de máquinas de producción o en
grandes equipos. No siempre se habla del mantenimiento
del edificio en sí, aunque es una de las mejores formas
de aumentar el valor de la propiedad y seguir dando una
experiencia irreprochable al usuario. 

A respecto de este tema, queremos recuperar una agradable conversación

con Cláudio Celino, de la empresa Sinergia, especialista en mantenimiento de
edificios con más de 20 años de experiencia en el sector.
Vea el vídeo aqui.

El Estado de las Cosas: ¿Cuál es el principal reto

del mantenimiento de edificios?
En Facility Management, la subcontratación es la norma. McKinsey estima que la
subcontratación representa ya más de la mitad del mercado del FM y la tendencia
es que las empresas entreguen todo el FM a un solo socio. Pero por ahora, la
mayoría sigue tratando con múltiples proveedores: por ejemplo, una empresa
para la limpieza diaria, otra para la limpieza de fachadas, otra para los sistemas de
seguridad, otra para el mantenimiento de las escaleras mecánicas, etc.
 
Como es difícil que los gestores (internos) controlen todo lo que hace cada
proveedor, «se convierten en pagadores», dice Cláudio Celino. Y ese es
precisamente el primer gran reto del mantenimiento de edificios: la falta de
control. Pero, ¿cuáles son las causas de esta falta de control? ¿Y cuáles son sus
ramificaciones? Según su experiencia, la falta de control se debe a tres factores:

Falta de personas
El primer factor que contribuye a la falta de control es la falta de personas.
Los departamentos de Facility Management suelen tener poco personal. El

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 mantenimiento de las máquinas necesarias para
la actividad principal es prioritario, pero todo lo
demás se considera un «gasto». Por lo tanto,
faltan personas que se dediquen a la gestión
de instalaciones o a la recopilación, análisis y
auditoría de datos útiles para el mantenimiento
de los edificios.

Falta de sistemas
El segundo factor es la falta de sistemas.
Aunque cada proveedor utilice un software
y tenga una buena organización interna, rara
vez existe un sistema que centralice toda la
información. Por lo tanto, es muy difícil para
el gestor estar al tanto de lo que hace cada
proveedor, obtener información actualizada,
tener una visión del trabajo pendiente y cruzar
datos.

Falta de procesos
Por último, los procesos fallan. Es decir, incluso
cuando se tiene cierta conciencia del FM y
existe un sistema para introducir los datos, no
hay un proceso bien definido. Por ejemplo,
puede que no haya puntos de recogida de
información bien definidos. O el equipo no
siempre registra la apertura y el cierre del
trabajo. El resultado es una información poco
fiable y casi siempre desfasada.

Respecto a los dos últimos puntos, el

informe de McKinsey recuerda que el Facility
Management va por detrás de otros sectores,
incluido el de mantenimiento de equipos, tanto
en madurez digital como en penetración de la
tecnología. Aunque no faltan opciones, faltan

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competencias digitales y no es una prioridad para la dirección, que se centra en
la reducción de costes.
Las plataformas inteligentes, capaces de integrarse con multitud de herramientas,
son una de las opciones más disruptivas para el sector. Al reunir toda la
información, permiten recuperar el control de las operaciones diarias. Pero eso
no es todo. Hay otros dos grandes retos en el mantenimiento de edificios, que
influyen y se ven influidos por esta falta de control: la falta de tiempo y la falta
de valoración. Ambos pueden mejorar significativamente con la ayuda de la
tecnología.

Un círculo vicioso: ¿por qué no se valora el

Facility Management?
La gestión de las infraestructuras, el seguimiento de las obras y de las operaciones
diarias requieren tiempo, atención y dedicación. Pero, como ya hemos dicho, la
mayoría de las empresas no dan prioridad al FM. A menudo, sólo hay una persona
que supervisa todo el mantenimiento. Esto hace que tenga que centrarse en los
servicios esenciales, y todo lo demás pasa a un segundo, tercer o cuarto plano.
 
Obviamente, la constante falta de tiempo conduce a la falta de control. Por otro
lado, como nunca hay tiempo suficiente para implementar los sistemas y procesos
de control, el FM requiere más tiempo del que debería. Aquí ya empezamos
a entrar en un bucle de ineficacia y desorganización, que trae sus propias
consecuencias.
Como no hay tiempo para hacer todas las tareas ni procesos de control, resulta
imposible demostrar  resultados. «Lo que no se puede medir no se puede
gestionar», como hemos oído tantas veces. Como no se pueden demostrar
los resultados, ni probar que el FM influye en los resultados de la empresa, la
dirección sigue descuidándolo e insistiendo en el recorte de costes.
Este ciclo es el que conduce a la «reducción de costes» y a la «falta de priorización»
señaladas en el informe McKinsey.

Cómo justificar la inversión en tecnología de Facility Management

Irónicamente, la reducción de costes puede estar costándoles caro. Con una

herramienta de FM adecuada, el gestor puede controlar el coste mensual del

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mantenimiento, los gastos con el mantenimiento correctivo, insertar información
sobre lo que ha invertido, el retorno que ha obtenido e incluso la depreciación de
los activos. Con el tiempo, puede hacerse una idea de la vida útil de cada equipo y
predecir si habrá que sustituirlo o mantenerlo.
 
En otras palabras: la recogida sistemática de datos aporta previsibilidad. Como
explica Cláudio Celino, «con esa previsibilidad, ya sé cuándo tengo que sustituir
ese equipo. Puedo planificar mucho mejor el mantenimiento y reducir el número
de mantenimientos correctivos. Pero manteniendo siempre el mismo número de
mantenimientos preventivos».
Para el cliente, también es mucho mejor. «Hay que demostrar que el
mantenimiento se ha hecho -cuándo, por quién y durante cuánto tiempo- y que
se ha realizado según el plan de mantenimiento. De este modo, es mucho más
fácil demostrar el trabajo del proveedor de servicios y destacar el papel del FM en
la valoración del edificio y la experiencia del usuario. Esta última es una de las
principales tendencias de la Industria 5.0, que se prevé más humanizada.
 
«Necesitamos una sinergia entre los sistemas, las personas y los procesos»,
concluye. Dicho esto, no faltan razones para embarcarse en una transformación
digital y revertir el escenario actual. Ya es hora de que el mantenimiento de los
edificios deje de ser una batalla sin gloria.

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