EMPRESA FERRECOSTA LTDA

PROCESO COMPRAS
RESPONSABLE JEFE DE COMPRAS Y BODEGAS
ELABORADO POR
FECHA 3-Apr-11

COMPONENTE O ACTIVIDAD MODOS DE FALLA POTENCIAL CAUSA(S) DE LA FALLA

POTENCIAL

Solicitar la informaciòn
extemporanea

No contar con la informaciòn

suficiente y a tiempo
Registro, evaluación y selección Canal de comunicaciòn
de proveedores. inadecuado o deficiente con el
proveedor
Negligencia por parte del
proveedor

Mal proceso de registro,

evaluaciòn y selecciòn No tener claros los criterios

Mantenimiento inadecuado al
equipo
Actualización e la Base de Datos de Daño o perdida de la base de
proveedores. datos

Exponer el equipo a virus

(memorias, internet)

Falla en el sistema
Retraso en la entrega de la
requisiciòn
Falta de planificaciòn de los
Coordinadores de Punto de
Venta

Recibir y evaluar requisiciones de

compra.
Informaciòn erronea del
Requisiciòn con especificaciones sistema
(referencia), cantidades y
tiempos limite de entrega
erradas

No se hace autoverificaciòn
 Informaciòn erronea del
Verificaciòn errada sistema
Verificar inventarios.

No realizaciòn de la verificaciòn personal sin competencias para

el cargo

Entrega extemporaea de las

requisiciones

Sobrecarga laboral

Falta de planificaciòn -personal

Retraso en la creaciòn de la sin competencias para el cargo
orden de compra

Falla en el sistema

Errores en las requisiciones

Crear Órdenes de Compra.

Falla en el sistema
Orden de compra con errores

Falta de planificaciòn -personal

sin competencias para el cargo

Sobrecarga laboral
Olvido en la creaciòn de la orden
de compra
Falta de planificaciòn -personal
sin competencias para el cargo
 ANALISIS DE MODO Y E

EFECTO POTENCIAL DE LA CONTROLES O INDICADORES S F D

FALLA ACTUALES

los requerimientos de informaciòn

estan incluidos con check list en el
formato de registro que no se
recibe sin estos soportes
4 4 1
Retraso en el proceso y demora
para realizar pedidos al
proveedor Seguimiento al requerimiento

Politica de retiro de proveedores

si no cumplen
Coordinaciòn y Verificaciòn del
proceso por parte del Coordinador 3 3 1
de Calidad
Plan de mantenimiento
preventivo
No. de fallos de equipos de
Caos y retrasos a la hora de computo
contactar y hacer pedido y % de efiectividad del 5 2 1
seguimiento al proveedor mantenimiento preventivo
Politica de segurida de equipos y
redes no acceso a internet y
memorias)

Plan de mantenimiento
Retraso en la realizaciòn de la preventivo
orden de compra y en el 3 3 1
despacho por parte del
proveedor Verificaciòn y seguimiento por
parte del Jefe de Mercadeo y
Ventas

Auditoria de Inventario
permanente
Caos y retrasos a la hora de
contactar y hacer pedido y 5 2 1
seguimiento al proveedor
No. de novedades de inventario
Verificaciòn y seguimiento por
parte del Jefe de Mercadeo y
Ventas
 orden de compra erronea 5 2 2
respecto a las catidades Verificaciòn por parte del Gerente
minimas a solicitar y tiempo para aprobaciòn
limite de entrega del pedido
2 4 3

NT
Caos y retrasos a la hora de
contactar y hacer pedido y
seguimiento al proveedor - 3 3 1
Disminuciòn de inventarios - Plan de mantenimiento
Desabastecimiento preventivo
No. de fallos de equipos de
computo
% de efiectividad del
mantenimiento preventivo
Autoinspecciòn por el
Coordinador de Punto de Venta
Plan de mantenimiento
preventivo
Disminuciòn de inventarios - No. de fallos de equipos de
Desabastecimiento - computo 3 2 1
Incumplimiento en entregas a
los clientes % de efiectividad del
mantenimiento preventivo

Seguimiento por el Gerente

General

Seguimiento por los

Desabastecimieto - Coordinadores de Punto de Venta
Incumplimiento en entregas a 5 2 1
los clientes Seguimiento por el Gerente
General
DE MODO Y EFECTOS DE FALLA - AMEF

RESULTADOS DE LAS ACCIONES

NIR ACCIONES RECOMENDADAS

ACCIONES
TOMADAS S F D

Solicitar la informacion
dentro de los tiempos
16 establecidos, con formatos
estandarizados.

Capacitacion del persal en el

9 registro de la infrmacion

Realizar backup de la base de

10 datos de proveedores
periodicamente

optimizacion del sistema,

9 organización de tareas,
realizacion de cronogramas

Reentramiento al personal de
compras en el
10 diligenciamiento de las
requisiciones
 Entrenamiento al personal q
realiza el inventario.
20 Establecer metodos de
inventarios sistematizados

24 Implementar cronograma de
verificacion de inventario

capacitar al personal,
9 nivelacion de carga laboral,
actualizacion y
mantenimiento del sistema

capacitacion al personal en el
6 diligenciamiento de las
requisiciones, optimizacion
del sistema

nivelacion de cargas
10 laborales, contratacion e
personal, entrenamiento,
motivacion al personal
NES

NUEVO NIR