ROBOTIZACIÓN APLICADA A LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA ENTRADA

EN OPERACIÓN DE PROYECTOS DE TRANSMISIÓN Y GENERACIÓN AL SISTEMA

INTERCONECTADO NACIONAL DE COLOMBIA.

PROPONENTES:

NOMBRE: Angela Patricia Buendía Yánez

EQUIPO: Dirección Planeación de la Operación
CARGO: Analista eléctrico
EMPRESA: XM S.A. E.S.P.
PAÍS: Colombia
CORREO: apbuendia@xm.com.co
ANEXO O TELÉFONO: 3172244 ext. 74471
AUTOR: X COAUTOR:

NOMBRE: Jhon Alexander Porras Torres

EQUIPO: Dirección Entrega de Servicios Digitales
CARGO: Ingeniero de servicios digitales 1
EMPRESA: XM S.A. E.S.P.
PAÍS: Colombia
CORREO: jporras@XM.com.co
ANEXO O TELÉFONO: 3172244 ext. 73255
AUTOR: COAUTOR: X

NOMBRE: Julio Alejandro Hincapié Correa

EQUIPO: Dirección Intercambios del Mercado
CARGO: Analista Intercambios del Mercado
EMPRESA: XM S.A. E.S.P.
PAÍS: Colombia
CORREO: jhincapie@xm.com.co
ANEXO O TELÉFONO: 3172244 ext. 73413
AUTOR: COAUTOR: X

CATEGORÍA
Gestión de operación

RESUMEN
Actualmente, se encuentra definida en la reglamentación Colombiana un procedimiento que contiene
requisitos y plazos que se deben cumplir para que los proyectos de transmisión y generación puedan ser
conectados al Sistema Interconectado Nacional (SIN) y finalmente declarados en operación comercial. Esta
condición implica por parte del Centro Nacional de Despacho (CND) la gestión de la información relacionada
con la conexión y entrada en operación de nuevos activos, lo cual tiene una alta componente de actividades
que involucran la recepción de información de distintas fuentes, almacenamiento de datos e interacción con
diferentes equipos de trabajo, promotores de proyectos y agentes del mercado.

Este trabajo muestra la solución planteada en el Centro Nacional de Despacho a través de la robotización de
procesos. Esta herramienta es de rápida implementación, no invasiva y representa una gran oportunidad para
reducir o eliminar carga de trabajo en las personas. En contraste con otras soluciones de tecnologías de
1
información, un robot funciona de forma similar a como trabajamos las personas, es decir, puede imitar las
acciones que realizamos frente al computador (mueve el ratón, utiliza el teclado, digitan información, entre
otras). Esta solución permite ejecutar automáticamente las acciones que le han sido asignadas o puede
interactuar con el usuario final para la toma de algunas decisiones.

Los resultados permiten explotar el potencial que proporcionan la robotización aplicadas a la mejora de
procesos, en el caso particular de este trabajo a la gestión de entrada de nuevos proyectos de transmisión y
generación lo cual se evidencia en mayor disponibilidad de recurso humano para la atención de
requerimientos, lo que se traduce en aumento en la capacidad de trabajo, reducción de errores, incremento
de productividad, y entrega de productos en menores tiempos.

PALABRAS CLAVES
Robot, gestión de proyectos, automatización de procesos, RPA (Robotic, Process, Automation), mejoramiento
de procesos.

INTRODUCCIÓN automatización de procesos le está dando un giro a

El acelerado crecimiento tecnológico, el incremento
en la producción de información a nivel mundial, el
uso de redes sociales son una pequeña muestra del
cambio que está viviendo la sociedad actual, donde
las nuevas tendencias se pueden masificar
rápidamente. Esta condición evidencia la necesidad
de implementar medidas que mejoren la
sostenibilidad en las empresas y contribuyan al
mejoramiento contínuo.
Todos estos cambios conllevan a pensar en una
nueva forma de hacer las cosas en un mundo donde
el dinamismo cada vez es mayor. Es así como
también se observan nuevas tendencias
energéticas y de mercado en Colombia (fuentes
renovables no convencionales, recursos
energéticos distribuidos, sistemas de
almacenamiento de energía) lo cual plantea nuevos
retos para las compañías como el incremento en el
número de participantes y por consiguiente adquirir,
administrar y procesar mayor cantidad de
información.
En este trabajo se plantea utilizar la automatización
robótica de procesos, también conocido como RPA
por sus siglas en inglés Robotic Process
Automation como una forma de abordar la
problemática. Esta solución emplea la tecnología
para sustituir tareas humanas, en especial las
relacionadas con procesos repetitivos y basados en
reglas, a un menor costo que las personas. La
2
la forma de trabajar en las empresas.
Este documento consta de varias secciones, en la
primera parte se presentan el procedimiento de
entrada de nuevos proyectos al Sistema
Interconectado Nacional y el planeamiento del
problema: se identificarán las principales
característica del proceso y el cambio que se prevé
en los próximos años.
La segunda parte contiene las generalidades del
procedimiento para la entrada en operación de
proyectos de transmisión y generación, la cantidad
de proyectos registrados, el número de
requerimientos que se atendieron en el proceso en
los últimos tres años y la identificación de las tareas
candidatas para ser automatizadas.
En la tercera y cuarta parte encontrará una reseña
de la automatización de procesos y la metodología
que se utilizó para cumplir con el objetivo propuesto:
Se explica la metodología de proyectos ágiles, la
cual es apropiada para proyectos donde se necesita
obtener resultados pronto, donde los
requerimientos pueden ser cambiantes y la
flexibilidad y productividad son esenciales.
En la quinta y sexta sección se muestra la
implementación y los resultados obtenidos. En la
priorización de las tareas a automatizar y las
entregas programadas teniendo en cuenta los
beneficios que representa para el proceso de
Entrada de Nuevos Proyectos
1 ENTRADA EN OPERACIÓN DE NUEVOS
PROYECTOS AL SIN Y PLANTEAMIENTO
DEL PROBLEMA
Para la entrada en operación de nuevos activos de
transmisión y generación al Sistema Interconectado
Nacional se debe cumplir previamente los
requisitos, plazos y procedimientos que se
encuentran en la reglamentación del mercado
eléctrico colombiano, en particular en el Acuerdo
656 del Consejo Nacional de Operación (CNO). La
verificación del cumplimiento de esta condición
implica, por parte del Centro Nacional de Despacho
(CND), la gestión de la información relacionada con
la conexión y entrada en operación de nuevos
activos, lo cual involucra la recepción de
información de diversas fuentes, interacción con
diferentes equipos de trabajo, agentes del mercado
de energía y promotores de proyectos.
Adicionalmente, el sistema eléctrico colombiano
está evidenciando grandes cambios al introducir
nuevas tecnologías de generación de energía y
equipos para la transmisión y distribución. De esta
manera, el volumen de proyectos previstos para
entrar en operación se ha incrementado de manera
notoria. Este aumento será mayor en los siguientes
años dados los nuevos actores que se tendrán en
el mercado de energía (recursos distribuidos de
generación, respuesta de la demanda, sistemas de
almacenamiento, entre otros).
Ante esta situación se presenta la necesidad de
procesar grandes cantidades de información,
almacenarla en bases de datos, realizar flujos de
trabajo, generar reportes o mover muchos archivos;
todo esto, cumpliendo con los plazos establecidos
en la regulación vigente para continuar ofreciendo a
los agentes del mercado y promotores de proyectos
respuestas rápidas que permita la conexión y
puesta en servicio de los proyectos oportunamente.
Lo anterior conduce a una revolución en la forma de
gestionar en el CND la información relacionada con
la entrada de proyectos al SIN, con el objetivo de
continuar realizando una adecuada gestión de la
3
información, dentro de los plazos regulatorios
establecidos.
2 PROCEDIMIENTO DE ENTRADA EN
OPERACIÓN PROYECTOS DE
TRANSMISIÓN Y GENERACIÓN
Para realizar la verificación del cumplimiento de
requisitos el promotor del proyecto o agente del
mercado representante debe remitir al CND la
información establecida en el Acuerdo CNO 646.
Una vez recibida en el CND se radica y se ingresa
al CRM (aplicativo en el cual se gestionan los
requerimientos externos con un plazo máximo de
respuesta). El encargado del proceso debe revisar
cada uno de los requerimientos, guardar la
información recibida en el expediente del proyecto,
iniciar el flujo de trabajo para la revisión de la
información, actualizar la lista de chequeo del
proyecto, enviar respuesta al promotor del proyecto,
en caso de requerirla, y realizar seguimiento al
cumplimiento de los plazos establecidos en la
reglamentación vigente para la recepción y envío de
información y en la política de atención al cliente de
la compañía.
El Acuerdo CNO 646 contiene 27 requisitos que se
deben cumplir, la cantidad varía dependiendo del
tipo de proyecto (transmisión o generación).
Actualmente se tiene registrados 281 proyectos.
Durante los años 2016, 2017 y 2018 se atendieron
2225, 1591 y 1410 requerimientos respectivamente.
Durante el último año se ha incrementado el registro
de proyectos, en particular de generación pasando
de tener registrados 74 a 129 proyectos, lo que
representa un incremento en la atención de
requerimientos.
El proceso de entrada de nuevos proyectos requiere
de una alta componente de interacción con las
personas que representan a los promotores del
proyecto. Por lo tanto, automatizar el proceso
representaba todo un reto dado que la comprensión
del lenguaje natural (CLN) por parte del robot podía
significar una dificultad. Para implementar un
proceso de robotización se requiere previamente
identificar las tareas repetitivas y seleccionar las
que se desean automatizar dependiendo del
impacto para el proceso y el valor agregado que
representen para la estrategia de la compañía. Las
actividades que se identificaron se listan a
continuación:
• Ingreso al CRM mediante el explorador de
Windows
• Consulta de los requerimientos asignados
• Navegación en los requerimientos
asignados
• Apertura de la información adjunta en los
requerimientos
• Buscar la información del proyecto
asociada al requerimiento
• Buscar las carpetas asignadas a cada
proyecto y guardar la información recibida
• Revisar que la información recibida si
cumpla con el formato establecido en la
reglamentación
• Elaborar comunicación de respuesta para
notificar la recepción de la documentación
• Solicitar revisión de la información de
requerimientos especializados
• Finalizar los requerimientos en el CRM y
adjuntar la evidencia
• Identificar en Outlook el registro de un
nuevo agente del mercado y de una frontera
comercial asociada a un proyecto
transmisión o generación.
3 INTELIGENCIA ARTIFICIAL
AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA
PROCESOS
La inteligencia artificial (IA) aplica la computación a
las tareas que antes requerían inteligencia humana.
Se puede utilizar la IA para la automatización
robótica de procesos, también conocido como RPA,
el cual usa la tecnología para sustituir tareas
humanas. Los robots son capaces de imitar las
acciones que realizan las personas en sistemas
digitales como manipular aplicaciones existentes,
leer datos, almacenar información, enviar
respuestas, mover archivos y carpetas, rellenar
campos, extraer datos, entre otras tareas.
Los negocios están usando la IA para aumentar,
mejorar, y cambiar sus formas de trabajo [1]. La
implementación de RPA es atractiva para las
empresas porque es un software rápido, con un
retorno de la inversión inferior al año, se integra de
manera poco invasiva con los entornos de
Tecnología de Información (TI) de forma
transparente y con prácticamente cualquier
aplicación existente en un proceso. Se constituye
en una gran alternativa para reducir o eliminar carga
de trabajo en las personas en procesos
voluminosos, dirigidos por reglas de negocio y
repetitivo.
Existe una escala de medida para el evaluar el nivel
de integración de la IA en las compañías y se
conoce como matriz de madurez de la IA:
Nivel 0: empresas que aún realizan todas sus
actividades manualmente.
Nivel 1: Empresas que utilizan aplicaciones de TI
tradicionales.
Nivel 2: Por lo menos un equipo ha automatizado
tareas utilizando scripts o macros.
Nivel 3: Empieza a usar la automatización para
lograr metas específicas.
Nivel 4: Se utilizan varias herramientas de
automatización para que la IA realice procesos
múltiples.
Nivel 5: Se utiliza la IA en todas su operaciones [1].
Con la robotización de procesos, la compañía se
ubica en el nivel 3 de la matriz de madurez de la IA,
encaminándose a avanzar al nivel siguiente para
Y adaptarse a las necesidades del entorno.
DE
4 METODOLOGÍA
Para desarrollar la robotización del proceso de
formar eficiente se utilizó la metodología ágil, que a
diferencia de la tradicional se orienta a obtener
resultados rápidos y brindando satisfacción del
cliente. Con esta metodología se busca dar
respuesta a diversos problemas que se presentan
habitualmente, como es el caso del tiempo de
entrega del producto. El cliente requiere una
solución en el menor tiempo posible y esperar que
se ejecuten todos los planes requeridos en un
proyecto convencional puede representarle a la
compañía ineficiencias e incluso pérdidas de dinero,
porque se está en un sociedad donde los
requerimientos cambian tan rápido que lo que se
4
necesita hoy puede diferir de lo que se demanda en continua la productividad.
un mes.
5 IMPLEMENTACIÓN
El proceso parte de la lista de objetivos, en este
La robotización presentada en este artículo se
caso corresponden a los requisitos para la entrada
implementó usando la herramienta UIPATH con el
en operación de un proyecto al Sistema
complemento de las librerías que integran Office
Interconectado Nacional. La lista de requisitos a
365 ProPlus (Outlook, Excel, Word), CRM, Acrobat
automatizar deben ser priorizados considerando el
valor que aportan en el proceso y quedan repartidos Reader DC, Microsoft Windows Photo Viewe, Web
en iteraciones y entregas que tienen una duración Client para conexión de Windows a SharePoint
bases de datos, herramientas Windows,
de dos semanas.
automatización con comandos, entre otros.
Cada iteración debe proporcionar un resultado
Se trabajó en conjunto con los promotores de
completo, es decir, un robot, con un incremento de
producto final de tal forma que sea utilizado por el proyectos para que siguieran el nuevo
cliente. Para cumplir con los objetivos se conformó procedimiento para enviar la información al CND y
con equipo de orientación al cliente de la compañía
un equipo de trabajo integrado por el cliente o dueño
para tipificar la información desde su recepción,
del proceso, la compañía encargada de realizar el
incluyendo etiquetas en el registro del requerimiento
desarrollo y un líder técnico del área de tecnología
(que cumple con el rol de facilitador). en el aplicativo CRM.

Se robotizaron las siguientes 17 requerimientos:

Las actividades se dividieron en tres etapas:
planificación, ejecución e inspección y adaptación • Requerimientos de protecciones
de la iteración. • Requerimientos de SOE (Sequence Of
Planificación: se realiza una reunión y se socializa Events)
la historia de usuario, la cual consiste en informar • Requerimientos de SCADA (Supervisory
cómo se ejecuta el proceso que se quiere robotizar. Control And Data Acquisition)
Con esta información el equipo realiza la lista de • Carta de indisponibilidad de activos
tareas para desarrollar el requisito seleccionado, se • Gestión de correos
hace la estimación de esfuerzo y se asignar las • Diagrama unifilar
actividades. • Certificado de cumplimiento del código de
conexión
Ejecución: cada día el equipo se reúne quince • Maniobras de energización de activos
minutos y revisa la dependencia entre tareas, el • Registro de fronteras
progreso hacia el cumplimiento del objetivo y los • Registro agente generador
obstáculos que se hayan presentado. Durante la • Consignación de energización de activos
iteración el facilitador elimina los obstáculos que el • Capacidad de transporte asignada
equipo no puede resolver por sí mismo. También se • Notificación del proyecto
revisan la lista de requisitos y de ser necesario se • Parámetros técnicos
hacen reajustes con la finalidad de maximizar la
• Cronograma de pruebas
utilidad del desarrollo y el retorno de la inversión.
• Pruebas de puesta en servicio
Inspección y adaptación: el último día de la iteración • Proyectos del Sistema de Trasmisión
Nacional y del Sistema de Transmisión
se realiza la reunión de revisión en la que se entrega
Regional con retraso.
al cliente el requisito completado, se realizan las
adaptaciones a que haya lugar y se hace un análisis
Se programaron los robots para que ejecutara las
en retrospectiva donde se detecta los problemas
siguientes actividades:
que se impiden progresar adecuadamente y se
buscan soluciones que permitan mejorar de manera
5
 • Lectura de requisitos en el aplicativo CRM.
• Identificación del requisito que se recibe.
• Identificación del proyecto del que se recibe
información a través de etiquetas o
tipificación de acuerdo con las palabras
claves en la documentación recibida e
identificación de la carpeta donde se debe
guardar la información.
• En caso de requerirlo, creación de carpetas
para almacenar la información
correspondiente a un proyecto del SIN.
• Descarga y almacenamiento de
información adjunta en la carpeta del
proyecto.
• Asignación de tareas a los equipos
responsables de la revisión de la
documentación, según el tipo del requisito,
con copia al dueño del proceso.
• Elaboración de carta para proyectos de
generación con capacidad efectiva neta
menor a 20 MW en el cual se notifica al
promotor del proyecto si el CND requiere
supervisión del proyecto.
• Finalización de requerimientos en el
aplicativo CRM y anexo de evidencias de la
gestión realizada.
• Reporte de tareas ejecutadas por el robot
en un archivo de Excel con el consecutivo
del requisito.
Los robots se recibieron secuencialmente de
acuerdo con la priorización y el cronograma definido
en la reunión de inicio. Durante el proceso de
iteración se mantuvo comunicación permanente con
el equipo de desarrollo y para ello se utilizaron las
herramientas puestas a disposición por la
organización como el Skype empresarial para
observar el avance de la implementación y realizar
ajuste de acuerdo a las necesidades del proceso.
Se realizaron reuniones semanales con el líder de
tecnología y los directivos de la organización para
observar el avance en el cronograma propuesto.
Para mejorar aún más la eficiencia en el proceso
surgió la necesidad de ejecutar los robots en
backoffice y varios al tiempo. Para ello se instalaron
los robots en un servidor y se adquirió como
complemento UiPath Orchestrator y se programó la
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ejecución de los robots en el horario requerido por
el proceso.
6 RESULTADOS
Como resultado de la implementación de la
robotización se mejoró la estandarización del
proceso, para esto se utilizó el código del proyecto
para identificar, clasificar y distribuir la información.
A su vez la estandarización del proceso facilita a los
promotores del proyecto cumplir con los
procedimientos establecidos para la entrada
oportuna de sus proyectos al SIN.
Se robotizaron la totalidad de los requerimientos
incluidos en el plan de trabajo y se realizaron
mejoras adicionales al proceso, como la publicación
automática en la intranet de la compañía del listado
de proyectos registrados.
Los robots se encuentran en producción y en etapa
de seguimiento. Teniendo en cuenta que las tareas
manuales asociadas a cada requisito requieren en
promedio 15 minutos para su realización y
considerando que en los últimos tres años se
recibieron en el proceso de Entrada de Nuevos
Proyectos 5226 requerimientos se espera un ahorro
de 36 horas hábiles mensuales. Valor que será
superior debido a que el número de proyectos de
generación previstos para entrar en los próximos
años duplica la cantidad registrada en los años
anteriores.
Dado que los robots se ejecutaran en los horarios
programados se iniciará el flujo de trabajo para la
revisión de los requisitos máximo dentro de las 4
horas siguientes a la recepción de la información.
Lo que significa que se disminuye en 44 horas la
asignación de tareas para revisión, se incrementa el
tiempo disponible para revisión por parte de los
equipos de trabajo y se mejora el tiempo de
respuesta a los promotores del proyecto.
2 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La automatización de procesos es una tecnología
que está madurando en varias filiales del Grupo ISA
y es aplicada especialmente en la automatización
de tareas repetitivas que pueden generar un gran
desgaste operacional y riesgo para el negocio.
Se evidencia un importante desarrollo en la
automatización de procesos. Una vez la compañía
haya realizado este tipo de implementación estará
preparada para avanzar a un nivel superior: La
industrialización de la automatización.
Especialista en Mercados Energéticos de la Universidad
Nacional de Colombia. 2010.
Magister en Sistemas Energéticos – Universidad Nacional
de Colombia. 2014.
Analista eléctrico en XM S.A. E.S.P. encargada del
proceso de Entrada de Nuevos Proyectos durante 10
años.

Una empresa exitosa deberá desarrollar un

ecosistema como soporte a sus procesos de
automatización que tengan la capacidad de
alinearse a la estrategia corporativa.

Uno de los mayores retos de la automatización es

enfrentarse a información escasa o equivocada.
Con la robotización, a diferencia de la computación
tradicional, es más importante la fidelidad de la
información que la precisión, Por tanto, los robot
requieren entrenamiento a través de la intervención
humana para que la información inapropiada no
afecte el desempeño del proceso.

3 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
[1] BURGESS, Andrew. The Executive Guide to
Artificial Intelligence. How to identify and
implement applications for AI in your
organization. 1. Cham: Palgrave Macmillan,
2018. 181 p.
[2] CONSEJO NACIONAL DE OPERACIÓN,
Acuerdo CNO 646.Septiembre de 2013 [Online]
[citado enero de 2019]:
https://www.cno.org.co/content/acuerdo-646
[3] XM S.A. E.S.P. Formato CND-ENP002-
ENP002_Instructivo reporte información al CND
[Online]. Noviembre 2018 [citado enero de
2019]:
http://www.xm.com.co/Paginas/Operacion/For
matos-instructivos-procedimientos-
proyectos.aspx

HOJA DE VIDA DE LOS AUTORES

Angela Patricia Buendía Yánez

Ingeniera Electricista de la Universidad Nacional de

Colombia, graduada en el año 2007.
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