Procedimientos e instructivos internos del SG-SST: se

refiere a los procedimientos de trabajo seguro o de

actuación segura también conocidos como estándares de
seguridad, dentro de la organización, sobre todo en las
actividades críticas en torno a los peligros para la
integridad de las personas.
Procedimiento para efectuar el diagnóstico para las
condiciones de salud de los trabajadores: es decir, no es
solo diagnosticar las condiciones de salud de los
trabajadores, sino tener una sistemática documentada de
cómo se hace dicho diagnóstico (a quien solicitar / IPS,
cada cuánto, qué debe incluir de acuerdo a la resolución
2346, qué hacer con el diagnóstico, cómo acatar las
recomendaciones, cómo hacer el seguimiento y la mejora
continua para los casos de reintegro laboral y de
condiciones de salud); este procedimiento podría estar
inmerso dentro de un procedimiento más general que se
denomine: “Exámenes Médicos Ocupacionales”, que
aunque no es obligatorio dentro de la norma, es muy
importante tenerlo dentro de la gestión documental.
Procedimientos para prevenir y controlar las
amenazas priorizadas o minimizar el impacto de las no
prioritarias: se refiere a los procedimientos operativos
normalizados que indican qué hacer antes, durante y
después de la emergencia.
Procedimiento para evaluar el impacto sobre la
seguridad y salud en el trabajo que puedan generar los
cambios internos o los cambios externos: es el mismo
procedimiento de GESTIÓN DEL CAMBIO; este
procedimiento generalmente explica la sistemática a
abordar para proteger la integridad del sistema de gestión,
de tal modo, que a través de alguna herramienta matricial,
se evalúen los impactos y las recomendaciones a
considerar sobre los elementos del sistema afectados por
cambios en otros elementos clave como son por ejemplo:
nueva normatividad, cambios en infraestructura, nueva
tecnología, nuevas líneas de producción, nuevos
productos, etc.
Procedimiento de compras: procedimiento con el fin de
garantizar que se identifique y evalúen las
especificaciones relativas a las compras o adquisiciones
de productos o servicios, las disposiciones relacionadas
con el sistema de gestión de la seguridad y salud en el
trabajo por parte de la empresa. Es decir, que se debe
elaborar un procedimiento que especifique tanto para
proveedores como para contratistas, los requisitos en
seguridad y salud en el trabajo a ser exigidos con ocasión
a las relaciones contractuales con nuestra empresa; es
importante recordar las 4 entradas clave vistas
anteriormente en este artículo (peligros prioritarios,
amenazas, requisitos legales y contractuales). Se debe ser
muy explícitos o muy claros en la determinación y
documentación de estos requisitos.
Estos son los todos procedimientos obligatoriamente
requeridos por la normatividad; si se tienen más en la
empresa, es porque se desea tenerlos y la idea no es
llenarnos de papeles a no ser que se considere sea muy
importante tener otros.
Documentos que la norma requiere conservar por 20
años
Respecto a los demás documentos, recordemos que al
igual que los “Procedimientos”, se pueden conservar tanto
en forma física como digital (fotografía, registro, video,
papel). Se debe contar con unos documentos que la norma
nos requiere conservar por 20 años y son:
Certificados de Aptitud Médica: exámenes paraclínicos
asociados a los exámenes médicos ocupacionales de la
historia clínica
Resultados de exámenes médicos (si hay médico LSO)
Registros de las mediciones ambientales o mediciones
higiénicas: iluminación, ruidos, contaminación por
químicos, gases, material particulado, etc.
Registros de capacitación en SST: capacitaciones,
divulgaciones, sensibilizaciones (asistencia, temática,
evaluación de su entendimiento o comprensión, etc)
Registro de entrega de EPP y equipos de seguridad
A nivel legal es muy importante revisar el tema de
digitalización documental de acuerdo con las normas
vigentes en su momento con respecto al manejo de
sistemas de archivo antes de atreverse a digitalizar y
destruir el documento original.
Documentos necesarios dentro de la estructura
documental
¿Cuáles son los documentos que tenemos que tener
dentro de la estructura documental del SG-SST
(decreto 1072 de 2015 / resolución 0312 de 2019)?
La idea es verificar (una vez se tenga implementado el SG-
SST) a través de una lista de chequeo, la existencia de los
siguientes documentos:
1. Política y objetivos en Seguridad y Salud en el
Trabajo (firmados por el empleador)
2. Responsabilidades en Seguridad y Salud en el
Trabajo
3. La rendición de cuentas en Seguridad y Salud en
el Trabajo
4. Matriz de peligros (Identificación de peligros,
valoración de riesgos y establecimiento de
controles)
5. Informe de condiciones de salud; es decir el
Diagnóstico de Condiciones de Salud e
Información Sociodemográfica de la población
trabajadora
6. Plan Anual de trabajo en Seguridad y Salud en el
Trabajo
7. Programa de capacitación anual en Seguridad y
Salud en el Trabajo (soportes de inducción,
reinducción y capacitaciones)
8. Procedimientos e instructivos internos en
Seguridad y Salud en el Trabajo (los 5 obligatorios
vistos en este artículo)
9. Registros de entrega de EPP
10. Registros de entrega de protocolos de
seguridad, de las fichas técnicas (cuando
aplique) y de los demás instructivos internos de
Seguridad y Salud en el Trabajo: Es muy
importante esta evidencia de divulgación
11. Soportes de la convocatoria, elección y
conformación del comité paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo y del comité de convivencia
laboral (así la norma no lo diga explícitamente) y
las actas de sus reuniones y los soportes de sus
actuaciones.
12. Reportes e investigaciones de incidentes y
accidentes de trabajo
13. Plan de emergencia ante desastres: identificación
de las amenazas, evaluación de la vulnerabilidad y
 sus correspondientes planes de prevención,
preparación y respuesta ante emergencias
14. Documento de conformación de la brigada:
verificar los soportes de las capacitaciones y
entrega de dotación
15. Programas de vigilancia epidemiológica de la
salud de los trabajadores incluidos los resultados
de las mediciones ambientales y monitoreos
biológicos que se hubieran realizado según el caso
16. Monitoreos biológicos individuales (en el caso de
contarse con los servicios de médico LSO)
17. Formatos de registros de las inspecciones de
Seguridad y Salud en el Trabajo a las instalaciones,
máquinas y equipos ejecutados
18. Matriz Legal documentada y actualizada
19. Evidencias de la gestión adelantada para el control
de los riesgos prioritarios
20. Evaluación inicial del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo
21. Revisión por la alta dirección
22. Acciones preventivas y correctivas. Y evidencias
de que han sido comunicadas a todas las partes
afectadas
23. Soporte de la asignación (acta) del responsable del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo
24. Afiliación a la seguridad social: físico o digital
25. Comunicaciones de los trabajadores, ARL, o
autoridades en materia de Riesgos Laborales
26. Documentos con los reportes de mantenimiento a
instalaciones, equipos, máquinas y herramientas
realizados
27. Documento o registro que evidencie la definición
de la frecuencia de las evaluaciones médicas
periódicas: profesiograma – matriz de exámenes
médicos, procedimiento de exámenes médicos
28. Programa de estilos de vida y entorno saludable, y
los documentos y registros que evidencien el
cumplimiento del mismo
29. Metodología para la identificación de peligros:
procedimiento para la identificación de peligros
30. Tener documentado el cumplimiento de los
estándares mínimos del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, establecidos en la
resolución 0312 de 2019 para proveedores,
contratistas, cooperativas, empresas de servicios
temporales, etc. O sea que para todo el que preste
 servicios se debe tener el cumplimiento de los
estándares mínimos
31. Plan de mejoramiento conforme a la evaluación de
los estándares mínimos: se debe presentar vía
correo electrónico o documento físico a la ARL