ELEMENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE SIA

1. Políticas y normativas: Es fundamental establecer políticas y normativas

claras que rijan el funcionamiento del Sistema de Archivo Institucional. Estas
políticas deben abordar aspectos como la gestión documental, la
preservación, la seguridad de la información y el acceso a los documentos.
2. Organización y estructura: El Sistema de Archivo Institucional debe contar
con una estructura organizativa clara y eficiente. Esto implica la designación
de responsables y roles definidos para la gestión documental, así como la
creación de unidades o departamentos encargados del archivo y la
documentación.
3. Procedimientos y flujos de trabajo: Es necesario establecer procedimientos y
flujos de trabajo para la gestión de documentos en el Sistema de Archivo
Institucional. Esto incluye la creación, recepción, clasificación, indexación,
conservación, acceso y disposición de los documentos, de acuerdo con las
políticas y normativas establecidas.
4. Infraestructura y tecnología: El Sistema de Archivo Institucional debe contar
con una infraestructura adecuada para el almacenamiento físico y digital de
los documentos. Además, es importante utilizar tecnologías y herramientas
de gestión documental que faciliten la organización, búsqueda,
recuperación y preservación de la información.
5. Capacitación y formación: Es esencial brindar capacitación y formación a
todo el personal involucrado en la gestión documental. Esto incluye la
capacitación en técnicas de archivo, normativas, procedimientos y uso de
herramientas tecnológicas. El personal debe estar preparado para cumplir
con los estándares y las mejores prácticas en la gestión de documentos.
6. Monitoreo y evaluación: Se deben establecer mecanismos de monitoreo y
evaluación para asegurar el cumplimiento de las políticas y normativas
establecidas. Esto implica realizar auditorías periódicas, revisar el estado de
los documentos, evaluar la eficiencia del sistema y realizar mejoras
continuas.
7. Preservación a largo plazo: El Sistema de Archivo Institucional debe
contemplar la preservación a largo plazo de los documentos de valor
histórico, legal o cultural. Esto implica la implementación de estrategias de
conservación, digitalización cuando sea necesario y la creación de políticas
de acceso a largo plazo.
En Protección documental

1. Seguridad física: Asegurar la seguridad física de los documentos implica

contar con medidas de protección adecuadas en las instalaciones de archivo.
Esto puede incluir sistemas de seguridad, control de acceso, cámaras de
 vigilancia, detección de incendios y condiciones ambientales controladas
para evitar daños por humedad, temperatura o luz.
2. Seguridad digital: En la era digital, es crucial proteger la información
almacenada electrónicamente en el SIA. Esto implica implementar medidas
de seguridad informática, como firewalls, antivirus, cifrado de datos,
autenticación de usuarios y copias de seguridad regulares. Además, se
deben establecer políticas de seguridad para el acceso a los documentos
electrónicos y la prevención de pérdidas o accesos no autorizados.
3. Control de acceso: Es importante establecer mecanismos de control de
acceso tanto físico como digital. Esto significa definir quiénes tienen
autorización para acceder a los documentos y establecer niveles de
permisos según el rol y las responsabilidades de cada usuario. También se
deben establecer registros de acceso y monitoreo para identificar cualquier
actividad sospechosa o no autorizada.
4. Gestión de versiones y cambios: Para garantizar la integridad de los
documentos, se debe implementar un sistema de gestión de versiones y
cambios. Esto implica mantener un registro de las modificaciones realizadas
en los documentos, controlar quién realiza los cambios y asegurarse de que
se pueda rastrear y recuperar versiones anteriores si es necesario. Además,
es importante establecer procedimientos para la aprobación y validación de
los cambios.
5. Copias de seguridad y recuperación de datos: La protección de los
documentos requiere la implementación de políticas de copias de seguridad
y recuperación de datos. Esto implica realizar copias de seguridad periódicas
de los documentos tanto en formato físico como digital, y almacenarlas en
ubicaciones seguras fuera del sitio. Además, se deben establecer
procedimientos de recuperación de datos en caso de pérdida, daño o
incidentes.
6. Sensibilización y capacitación del personal: Es fundamental sensibilizar y
capacitar al personal sobre la importancia de la protección documental y las
prácticas de seguridad. Esto incluye educar al personal sobre los riesgos de
seguridad, las políticas y procedimientos establecidos, y fomentar una
cultura de seguridad en el manejo de los documentos.
7. Auditorías y revisiones periódicas: Se deben realizar auditorías y revisiones
periódicas del sistema de protección documental para evaluar su eficacia y
realizar mejoras. Esto implica analizar los controles de seguridad, identificar
posibles vulnerabilidades y aplicar medidas correctivas cuando sea
necesario.
Gestión documental
1. Políticas y normativas: Establecer políticas y normativas claras que regulen la
gestión documental en el SIA. Estas políticas deben abordar aspectos como
la creación, recepción, clasificación, organización, conservación, acceso,
disposición y retención de los documentos. Además, deben estar alineadas
con los estándares y requisitos legales o regulatorios aplicables.
2. Procesos y flujos de trabajo: Definir procesos y flujos de trabajo que guíen
las actividades de gestión documental en el SIA. Estos procesos deben
abarcar desde la creación o recepción de los documentos hasta su archivo,
búsqueda, acceso y eventual disposición. Es importante establecer roles y
responsabilidades claras, así como mecanismos de control y seguimiento de
los procesos.
3. Clasificación y organización: Establecer un sistema de clasificación y
organización de los documentos en el SIA. Esto implica definir una
estructura de carpetas o categorías que refleje la estructura organizativa de
la institución y permita una ubicación fácil y rápida de los documentos.
Además, es necesario establecer criterios de indexación y metadatos que
faciliten la búsqueda y recuperación de los documentos.
4. Tecnología y herramientas: Utilizar herramientas y tecnologías adecuadas
para la gestión documental en el SIA. Estas pueden incluir sistemas de
gestión electrónica de documentos (GED), software de archivo y control de
versiones, herramientas de captura y digitalización, entre otros. La elección
de la tecnología debe estar alineada con las necesidades y capacidades de la
institución.
5. Preservación y conservación: Garantizar la preservación y conservación
adecuada de los documentos en el SIA. Esto implica establecer medidas para
proteger los documentos de daños físicos o digitales, como el control de la
humedad, temperatura y luz en los espacios de almacenamiento, así como la
implementación de políticas de respaldo y recuperación en caso de
desastres.
6. Capacitación y sensibilización: Brindar capacitación y sensibilización al
personal encargado de la gestión documental en el SIA. Es fundamental que
el personal esté capacitado en los procedimientos, normativas y
herramientas utilizadas en la gestión documental. Además, se debe
fomentar una cultura de importancia y responsabilidad hacia los
documentos y su correcta gestión.
7. Auditorías y revisión periódica: Realizar auditorías y revisiones periódicas del
SIA para evaluar su eficacia y realizar mejoras continuas. Estas auditorías
pueden abarcar aspectos como el cumplimiento de las políticas y
normativas, la calidad de los datos, la eficiencia de los procesos y el estado
de los documentos.
LA SUPERVISION Y ASESORIA DEL ARCHIVO CENTRAL

1. Definición de roles y responsabilidades: El Archivo Central, como parte del

SIA, puede tener la responsabilidad de supervisar y asesorar a las diferentes
unidades o departamentos de la institución en lo que respecta a la gestión
de documentos. Esto implica definir claramente los roles y responsabilidades
de cada parte involucrada en la gestión documental.
2. Elaboración de políticas y procedimientos: El Archivo Central puede
participar en la elaboración de políticas y procedimientos relacionados con
la gestión de documentos. Esto implica establecer directrices claras sobre la
creación, clasificación, organización, acceso, conservación y disposición de
los documentos, de acuerdo con las necesidades y requisitos de la
institución.
3. Capacitación y sensibilización: El Archivo Central puede brindar capacitación
y sensibilización al personal de la institución en relación con las mejores
prácticas de gestión de documentos. Esto incluye la formación en la
aplicación de políticas y procedimientos, el uso de herramientas y
tecnologías de gestión documental, y la promoción de una cultura de
importancia y responsabilidad hacia los documentos.
4. Supervisión del cumplimiento: El Archivo Central puede supervisar y
monitorear el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos
en el SIA. Esto implica realizar auditorías, revisiones y evaluaciones
periódicas para verificar si se están aplicando correctamente las directrices y
para identificar áreas de mejora o riesgo.
5. Asesoría y apoyo: El Archivo Central puede brindar asesoría y apoyo técnico
a las unidades o departamentos de la institución en la gestión de
documentos. Esto puede incluir el asesoramiento sobre la organización y
estructuración de los archivos, la selección de herramientas y tecnologías
adecuadas, y la resolución de problemas o consultas relacionadas con la
gestión documental.
¿Cómo iniciar la creación del Sistema de Archivo Institucional?

1. Diagnóstico inicial: Realizar un diagnóstico de la situación actual de la

gestión de documentos en la institución. Esto implica identificar fortalezas,
debilidades, necesidades y áreas de mejora en la gestión documental.
2. Definir objetivos y alcance: Establecer los objetivos y el alcance del SAI. Esto
implica determinar qué se busca lograr con el sistema y qué áreas de la
institución estarán involucradas en su implementación.
3. Establecer políticas y normativas: Desarrollar políticas y normativas claras
que guíen la gestión de documentos en la institución. Esto incluye aspectos
como la creación, clasificación, organización, acceso, conservación y
 disposición de los documentos, de acuerdo con las necesidades y requisitos
de la institución.
4. Identificar recursos necesarios: Determinar los recursos humanos,
tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y
funcionamiento del SAI. Esto implica evaluar las capacidades existentes y, en
caso necesario, buscar la adquisición de herramientas o tecnologías
adicionales.
5. Elaborar un plan de implementación: Desarrollar un plan detallado que
defina las etapas, los plazos y las responsabilidades para la implementación
del SAI. Esto incluye la asignación de tareas específicas, la coordinación
entre las diferentes áreas involucradas y la asignación de recursos
necesarios.
6. Capacitación y sensibilización: Brindar capacitación y sensibilización al
personal de la institución sobre la importancia y los beneficios de la gestión
documental. Esto incluye la formación en las políticas y normativas
establecidas, así como en el uso de herramientas y tecnologías de gestión
documental.
7. Piloto y evaluación: Realizar una fase piloto del SAI en un área o
departamento específico de la institución. Esto permite probar y ajustar los
procesos, identificar posibles problemas y evaluar la efectividad del sistema
antes de su implementación completa.
8. Implementación gradual: Implementar el SAI de manera gradual en toda la
institución, considerando las características y necesidades específicas de
cada área. Esto implica proporcionar apoyo continuo, monitorear el
progreso y realizar ajustes según sea necesario.

5. Objetivos de la creación de un Sistema Institucional de Archivos (SIA)

1. Organización y acceso eficiente a la información: Uno de los objetivos

principales del SIA es garantizar una organización adecuada de los
documentos y facilitar el acceso eficiente a la información. Esto implica
establecer sistemas de clasificación y ordenamiento de los documentos que
permitan localizar y recuperar la información de manera rápida y precisa.
2. Preservación y protección del patrimonio documental: El SIA busca asegurar
la preservación y protección del patrimonio documental de la institución.
Esto implica establecer políticas y procedimientos para la conservación
adecuada de los documentos, incluyendo medidas de seguridad física y
digital, así como la implementación de estrategias de respaldo y
recuperación de la información.
3. Cumplimiento de obligaciones legales y normativas: El SIA tiene como
objetivo garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales y normativas
relacionadas con la gestión de documentos. Esto implica asegurar que se
cumplan los requisitos legales de conservación y disposición de los
documentos, así como mantener la integridad y autenticidad de la
información.
4. Mejora de la eficiencia y productividad institucional: El SIA busca mejorar la
eficiencia y productividad de la institución al optimizar los procesos de
gestión documental. Esto implica reducir los tiempos de búsqueda y
recuperación de información, eliminar redundancias y duplicidades, y
agilizar los flujos de trabajo relacionados con los documentos.
5. Facilitar la toma de decisiones: El SIA tiene como objetivo proporcionar
información confiable y oportuna que facilite la toma de decisiones en la
institución. Esto implica asegurar la disponibilidad de datos actualizados y
verificables, así como facilitar el análisis y la interpretación de la información
para la toma de decisiones informadas.
6. Promover la transparencia y rendición de cuentas: El SIA busca promover la
transparencia y rendición de cuentas en la institución al facilitar el acceso a
la información y garantizar la trazabilidad de los documentos. Esto implica
establecer políticas de acceso público a la información y garantizar que los
documentos sean gestionados de manera transparente y auditables.

7. Implicancias prácticas en la creación de un SIA

1. Establecimiento de políticas y normativas: Para la creación del SIA, es

necesario definir y establecer políticas y normativas claras en relación con la
gestión de documentos. Esto implica desarrollar reglas y procedimientos
específicos que regulen la creación, clasificación, organización, acceso,
conservación y disposición de los documentos. Estas políticas y normativas
proporcionarán una base sólida para la gestión documental en la institución.
2. Diseño de procesos y flujos de trabajo: El SIA requiere la definición y diseño
de procesos y flujos de trabajo eficientes para la gestión documental. Esto
implica identificar las diferentes etapas del ciclo de vida de los documentos,
desde su creación hasta su disposición final, y establecer los pasos y las
responsabilidades involucradas en cada etapa. El diseño de estos procesos y
flujos de trabajo ayudará a garantizar una gestión documental efectiva y
consistente.
3. Implementación de sistemas y tecnologías: El SIA puede implicar la
implementación de sistemas y tecnologías específicas para facilitar la
 gestión documental. Esto puede incluir la adquisición de software de gestión
documental, herramientas de digitalización, sistemas de almacenamiento y
respaldo de información, entre otros. Estas herramientas y tecnologías
permitirán optimizar los procesos de gestión documental y facilitar el acceso
y la recuperación de la información.
4. Capacitación y sensibilización del personal: Es fundamental brindar
capacitación y sensibilización al personal de la institución sobre los
principios y prácticas de la gestión documental. Esto incluye la formación en
las políticas y normativas establecidas, así como en el uso de las
herramientas y tecnologías implementadas. La capacitación ayudará a
asegurar una correcta implementación y adhesión al SIA por parte de todo
el personal.
5. Monitoreo y evaluación continua: El SIA requiere un monitoreo y evaluación
continuos para asegurar su eficacia y realizar mejoras constantes. Esto
implica realizar auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de las
políticas y normativas, evaluar la eficiencia de los procesos y flujos de
trabajo, y recopilar retroalimentación del personal y los usuarios del sistema.
El monitoreo y la evaluación permitirán realizar ajustes y mejoras necesarias
en el SIA a lo largo del tiempo.
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