SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

PROGRAMA DE FORMACIÓN TITULADA 2339791 GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO
GUIAS DE ACTIVIDADES A DESARROLLAR

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 1

GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SG-SST

La implementación del SG-SST como bien sabemos es de obligatorio cumplimiento estableciendo las disposiciones
necesarias para implementarlo, entre ellas la elaboración de una serie de documentos como políticas del SG-SST,
definición de responsables, identificación anual de peligros, informes sobre condiciones de salud, programa de
capacitación, procedimientos e instructivos, soporte de convocatoria y elección de COPASST. 1

Para ello se requiere que usted amigo aprendiz tenga como base conocimientos, conceptos y principios básicos
relacionados con los procedimientos archivísticos en el manejo de la Gestión Documental, que le permitirán desarrollar
competencias que lo llevará asumir una posición más objetiva frente a la vida y en su rol como profesional en su
especialidad.

Para ello es muy importante conocer que toda entidad produce DOCUMENTOS y la información que contienen, siguen
los flujos derivados del procedimiento administrativo y su interpretación ha de ofrecer la organización plasmada en un
esquema de interpretación, con el fin de agilizar los trámites de los asuntos públicos y contribuir a la moralidad de la
gestión administrativa.

Para cada uno de ustedes es muy importante conocer principios, conceptos y actividades básicas del SIGD ( Sistema
Integral de Gestión Documental), inherentes al SG-SST (Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo).

Sistema Integral de Gestión Documental: es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendiente a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

DEFINICIONES INHERENTES AL SG-SST (Decreto 1072 de 2015)

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), para
lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su
política.

Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación
potencial no deseable.

Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por la acción humana de
manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar pérdida de vidas, lesiones u otros impactos en
la salud, así como también daños y pérdidas en los bienes, la infraestructura, los medíos de sustento, la prestación de
servicios y los recursos ambientales.

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Decreto 1072 de 2015 “Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”
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Autorreporte (sic) de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el trabajador o contratista reporta por
escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo.

Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e
inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas
nuevas disposiciones aplicables.

Evaluación del riesgo: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de probabilidad de que dicho riesgo
se concrete y al nivel de severidad de las consecuencias de esa concreción.
Evento Catastrófico: Acontecimiento imprevisto y no deseado que altera significativamente el funcionamiento normal
de la empresa, implica daños masivos al personal que labora en instalaciones, parálisis total de las actividades de la
empresa o una parte de ella y que afecta a la cadena productiva, o genera destrucción parcial o total de una instalación.
Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de este.

No conformidad: No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de estándares, prácticas, procedimientos
de trabajo, requisitos normativos aplicables, entre otros,
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en los equipos o en las
instalaciones.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.
Rendición de cuentas: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan sobre su desempeño.
Revisión reactiva: Acciones para el seguimiento de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo y
ausentismo laboral por enfermedad.
Requisito Normativo: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una norma vigente y que aplica a las
actividades de la organización.
Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del
daño que puede ser causada por estos.
Valoración del riesgo: Consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo estimado.

DEFINICIONES INHERENTES AL PROCEDIMIENTO ARCHIVÍSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL (Acuerdo 027 de 2006

del Archivo General de la Nación - AGN)

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos
públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y

unidades de conservación apropiadas.

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Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural
por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.

Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las
series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad
física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo
orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y
estabilidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contienen.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por
medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las
entidades.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las
dependencias productoras de los documentos.

“LA TRANSPARENCIA Y EL ORDEN DE LA INFORMACIÓN ES LA BASE REQUERIDA PARA QUE LOS CIUDADANOS PUEDAN
ACCEDER A LA INFORMACIÓN DE INTERÉS PÚBLICO, YA SEA DE EMPRESAS PRIVADAS QUE PRESTAN SERVICIOS A LA
COMUNIDAD, COMO DE EMPRESAS PÚBLICAS Y ORGANIZACIONES DEL ESTADO”

Por lo tanto, lo invito a desarrollar las diferentes actividades que le permitirán adquirir los conocimientos básicos en la
Gestión de los Documentos.

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ACTIVIDAD No. 1: Es fundamental conocer la entidad que rige la política archivística. Para ello lo invito a realizar la
actividad plasmada en el documento anexo “IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL”

ACTIVIDAD No. 2: El manejo adecuado del vocabulario técnico permite discernir entre el objeto, el término y su
aplicación. Adicionalmente, da status a la persona que se desenvuelve en el medio laboral o en su cotidiana relación con
los demás.

Con el fin de obtener unidad en la definición de criterios y alcance de los términos más generales empleados en materia
de archivo, el Archivo General de la Nación (AGN) reglamenta el Acuerdo 027 de 2006 (anexo al material entregado).

Apoyado en las definiciones dadas inherentes al SG-SST (Decreto 1072 de 2015) y al procedimiento archivístico de la
gestión documental (Acuerdo 027 de 2006)

Lo invito a que realice las siguientes actividades:

- Resuelva la relación sobre las definiciones en el material anexo

- Realice la sopa de letras con términos relacionados con la gestión de documentos (anexo)

El desarrollo de las actividades será socializado con el grupo en clase.