ADMINISTRACIÓN

Y NEGOCIOS

Caso Ferretería Don Aníbal

Buscando herramientas de mejora.

NOMBRE: Camila Fuica.

Krasna Muñoz.
Mario Medel.
Vanessa Inostroza.
CARRERA: Ingeniería en Administración de Empresas.
ASIGNATURA: Business Plan.
PROFESOR: Lorena Labourdette.
FECHA: 08-10-2021
 ADMINISTRACIÓN
Y NEGOCIOS

Contenido
Introducción......................................................................................................................................3
Definición del problema:...................................................................................................................4
PREGUNTAS PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME........................................................................4
Método Kaizen................................................................................................................................11
Conclusión.......................................................................................................................................14
Bibliografía......................................................................................................................................15
Introducción

En el presente informe se dará a conocer un análisis realizado hacia una empresa llamada
“Ferretería Don Aníbal”, el cual consiste en dar a conocer una propuesta de solución a los
diversos problemas, según el tipo de organización de cuál se trate.

En primer lugar se realizó una definición de las problemáticas evidenciadas en el caso, para luego
determinar las acciones a llevar a cabo, todo esto mediante una tabla en donde se describieron
cada una de las brechas y sus oportunidades de mejora, esto acorde a la situación financiera
actual, también se realizó una propuesta de estructura organizacional, el cual tiene la finalidad
de organizar a los trabajadores jerarquizándolos en un organigrama, lo que permite evidenciar
las áreas/departamento y el nivel de responsabilidad correspondiente.

Finalmente, se realizará el método Kaizen, el cual consiste en una metodología que ayuda a
organizar de mejor manera la productividad de la empresa, este método se divide en cinco
pasos, los cuales son los siguientes:

Seiri: Este paso también se le conoce como “descartar” y consiste en identificar lo inútil y/o
innecesario de la organización u de los procesos productivos, para eventualmente descartarlo.
Este tiene como finalidad optimizar determinados ambientes físicos, reducir costos, etc.

Seiton: Este es el siguiente paso por realizar, consiste en la organización que se le debe proponer
a la empresa, sugiere además una evaluación de los factores de “Seiri” con la finalidad de
organizar los elementos y así facilitar la búsqueda de estos.

Seiso: Es el tercer paso conocido como identificación, siendo el más importante de todo el
método, debido a que consiste en reconocer el problema dentro del proceso para poder
solucionarlo.

Seiketsu: Este cuarto paso se le llama estandarización, el cual consiste en la utilización de

variados instrumentos que la organización puede utilizar para optimizar los resultados de los
anteriores pasos y darles seguimiento.

Shitsuke: Este último paso del Método Kaizen se conoce como disciplina y tiene como objetivo el
convertir en un hábito los procesos anteriormente mencionados en los otros pasos de las “5 S”.
Definición del problema:

En este caso la organización en estudio presenta una serie de problemas, los cuales son los
siguientes:

1. Los dineros de la empresa son utilizados para fines inherentes a la organización (Gastos
personales).
2. Endeudamiento con proveedores.
3. No cuentan con un sistema de administración sustantiva para la toma de decisiones.
4. No se elaboraron informes o estados de la situación empresarial.
5. Distribución inadecuada que impide la correcta función de venta.

Por lo cual en el presente informe se profundizará con las problemáticas anteriormente

mencionadas.

PREGUNTAS PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME

A) ¿En qué tipo de empresa categoriza “Ferretería Aníbal”? Fundamenta los criterios de
categorización de la empresa.

La empresa al ser dirigida por Don Aníbal Díaz y siendo él mismo quien trabaja en la ferretería, se
puede categorizar como “microempresa”, ya que está categorización según la ley N° 20416 de la
subsecretaría de economía y empresas de menor tamaño y en el código del trabajo Artículo 505
bis del Gobierno de Chile, dice que se entenderá como microempresa a aquella que debe contar
con contratos desde 1 a 9 trabajadores.
 Clasificación

Actividad económica Ventas al por menor de materiales de artículos de ferretería y

(Giro) relacionados.

Tipo de constitución legal Persona natural, ya que es una empresa familiar.

(Natural o jurídica)

Fuente: Elaboración propia.

B) ¿Qué herramientas de planificación sugiere para proyectar las actividades del negocio?

Fijar objetivos generales y específicos, misión, visión y cultura organizacional para la empresa,
con el objetivo de alcanzar de forma positiva lo que desea realizar la organización en corto y
largo plazo.

Estrategias: Una vez ya identificados los objetivos básicos, se deben identificar las estrategias
que se deben desempeñar en un tiempo determinado dentro de la empresa.

Procedimientos: Detallar y desarrollar las actividades a realizar en un periodo de tiempo

determinado, el cual puede ser a través de una Carta Gantt o herramientas de mejora continua
como el método Kaizen, Diagrama de Ishikawa, árbol de problema y de soluciones, etc. que
permitan conocer la situación de la empresa, como además de dar seguimiento a los diversos
procesos que se realizan, para posteriormente la entrega de feedback o retroalimentación.

Determinar el presupuesto: Debido a que debe informarse los gastos que se deben necesitar en
la integración de nuevas estrategias o inversión para la empresa.

Determinar labores para cada trabajador: La empresa en estudio debe tener un descriptor de
cargo, en el cual vayan especificadas claramente las funciones de cada trabajador, esto les
permitirá organizar y coordinar acciones al interior de la organización, con el objetivo de generar
sinergia y alcanzar las metas deseadas.
C) ¿Cuál sería el aporte de contar con un organigrama formal en la empresa? Adicionalmente,
proponga una estructura organizacional.

El contar con un organigrama formal, es primordial para el buen funcionamiento de la empresa,

ya que gracias a esto se puede determinar los puestos de trabajo que posee, es decir, conocer los
niveles jerárquicamente en los distintos departamentos de la empresa, clarificando los roles que
deben realizar cada uno de los trabajadores. Siendo, además una de las herramientas más
sencillas de comprender, esto con tal de que Don Aníbal pueda analizar y desempeñarlo dentro
de la ferretería.

Propuesta de la Estructura Organizacional para la “Ferretería Don Aníbal”

Fuente: Elaboración propia.

D) ¿Qué principio de administración, respecto de sistematizar, se pasa a llevar en esta
empresa? ¿Qué herramientas de gestión se pueden aplicar para controlar los gastos de
Aníbal?
Supuestos Principios de administración

No se realiza un control con Para controlar esta situación podemos utilizar las
respecto a las entradas y salidas siguientes herramientas:
de dinero.
● Libro diario
● Libro de compra y venta
● Zoho expense (Software)
● Precoro (Software)
No se realiza un control de Para controlar de mejor manera la salida y entrada de
inventario en bodega. mercadería, como también la cantidad de stock
disponible, podemos utilizar las siguientes
herramientas, las cuales son:

● Control Fifo (Primera en entrar, primero salir)

No se paga a tiempo a los
proveedores
● Ficha de control de existencias
● ABC Inventory
● Factusol
Para llevar un control riguroso del pago a los
proveedores, podemos utilizar las siguientes
herramientas:

● Libro mayor banco y cartola bancaria.

● Yaydoo (Software de gestión de pagos a
proveedores.
● Factusol.
No cuenta con un sistema de Algunas de las herramientas sugeridas para llevar un
gestión administrativa de control del recurso humano, son las siguientes:
recursos humanos
● Nominasol
● Nubox
● SimpleHRM
Fuente: Elaboración propia.
Para complementar lo anteriormente mencionado, algunos de los procedimientos que se
aplicarán en la empresa para llevar a cabo de manera eficiente las diversas herramientas de
control, pueden ser:

● La ejecución correcta de las boletas y facturas: para evitar errores en las ventas de los
productos, llevar correctamente los libros de compra y venta, etc.
● Determinar el producto más vendido de la empresa: con la finalidad de conocer que tan
rentable es vender la mercadería que se encuentra dentro de los bienes.
● Abastecimiento (stock): Los productos están clasificados según la gestión de inventario
ABC, que consiste en segmentar según la importancia de los productos, relevancia para la
empresa, valor económico, beneficios aportados, rotación generada, etc. Además, servirá
para evitar el desabastecimiento y el amplio stock de un producto que no se venda.
● Ahorros disponibles: para posibles reducciones de ingresos que pueden perjudicar a la
empresa en un futuro.

E) Si fueras Aníbal, ¿qué harías para continuar el negocio?

Primero que todo, debe contar con un profesional que realice una asesoría eficiente a la
empresa, todo esto con la finalidad de controlar correctamente el desarrollo de la ferretería, ya
sea en la información para el área administrativa como financiera.

A lo que el profesional se percataría y buscaría solución de los siguientes puntos:

Falencias o Brecha Explicación Oportunidad de mejora

● Los dineros de la ● No se separan los ingresos En primer lugar, debemos

empresa son de la ferretería y los
consolidar a la empresa como
utilizados para fines personales, ya que era
persona jurídica, para separar
inherentes a la habitual que éste retirara
las deudas u obligaciones del
organización (Gastos dinero de la caja para cubrir
necesidades de su hogar, lo dueño y la empresa, debido a
personales). que todas las deudas que
que provocó una
disminución del capital de tenga la empresa
trabajo necesario para corresponderán sólo a ésta y
operar habitualmente el sus bienes.
negocio.
Por consiguiente, es necesaria
la implementación de
softwares contables, que nos
permitan mantener
● Endeudamiento con ● En este caso hubo un bajo control la entrada y
proveedores. incremento de los salida de dinero.
compromisos comerciales,
● Nubox.
 los cuales no fueron
planificados, esto debido al
retiro del dinero para otros
fines, producto de esto la
empresa se endeudó para
cumplir con sus
obligaciones, sin afectar su
liquidez disponible.
No cuentan con un Al no contar con un sistema de
sistema de administración que le generará
administración información relevante para la
sustantiva para la toma organización, el señor Aníbal
de decisiones. desconocía, cuál era la rotación
del inventario, que artículos
tienen mayor retorno, etc., lo
que produjo una
descoordinación en los
procesos y a la vez impide
lograr su correcto desarrollo.
● Senior conta.
Y por último seguir una serie
de consejos para mejorar la
administración de dinero:
● Listado de los gastos fijos
mensuales, tales como
arriendo, consumos,
impuestos, etc. además de
establecer límites en los
gastos variables.
● Ahorrar un porcentaje de
dinero para las reservas de
cada mes.
● Establecer objetivos
financieros.
● Etc.
Implementar sistemas de
administración que sirvan
para llevar un control de la
organización, como además
recabar información para la
futura toma de decisiones,
tales como:
● ABC inventory.
● Customer Relationship
Management (CRM).
● Nominasol.
● etc.
No se elaboraron Al llevar una contabilidad ● Implementar contabilidad
informes o estados de simplificada, la empresa se financiera, como la
la situación eximió de llevar registros en incorporación de un
empresarial. diferentes libros contables, es balance general, el cual
decir solo se enfocó en los ayudará a la futura toma
libros de compras y ventas, sin de decisiones, debido a
embargo, esto no fue suficiente que contará con pleno
para lograr informes de la conocimiento de sus

situación contable. activos (conjunto de usos

de fondos de la
organización), pasivos y el
patrimonio neto (muestra
el origen de los fondos con
los que cuentas para
financiarte).
● Contratar a un contador
externo, que nos asesore
sobre la situación actual de
la empresa.

Distribución inadecuada La empresa cuenta con espacio Realizar una redistribución

que impide la correcta disponible que se distribuye de
función de venta. la siguiente manera: Un salón
de exhibición y una bodega, lo
cual no facilita la función de
venta.
estratégica del mobiliario de
la tienda, que le permita
asignar un lugar amplio al
cliente en el sector en donde
se concretará la venta, para
esto se debe tener en cuenta
que se debe realizar dentro
del presupuesto.

Fuente: Elaboración propia.

Método Kaizen

El término Kaizen definido por Masaaki Imai significa “mejoramiento”, la finalidad de esta
metodología es alcanzar las metas y objetivos de forma continuada (sin mayores interrupciones),
por lo que ayuda y funciona como una estrategia encaminada a mejorar continuamente la
calidad de las empresas, haciendo que los procesos de producción se vuelvan más rápidos y
eficientes, sin afectar la calidad de los productos.

Esta será una herramienta necesaria para mantener los cambios de la empresa, además de que
permite la constante mejora de los procesos que ya fueron implementados anteriormente, sin
incurrir en grandes gastos y también permite la participación de diferentes colaboradores de la
empresa sin importar su nivel jerárquico.

A continuación, se implementará el Método Kaizen en la organización en estudio:

Fuente: Elaboración propia.

Seiri: Clasificar entre lo útil y lo inútil.

En esta etapa se considerarán las diversas problemáticas que presentan la Ferreteria de Don
Aníbal.
● La utilización de dineros de la empresa, para fines inherentes a
la organización (Gastos personales).
Inútil/ innecesarios
● El sobreendeudamiento con terceros.
¿Qué desechamos? ● La falta de un sistema de administración sustantiva para la
toma de decisiones.
● La falta de elaboración de informes o estados de la situación
empresarial.
● La distribución inadecuada que impide la correcta función de
venta.
● La contabilidad simplificada.
Fuente: Elaboración propia.
Seiton: Ordenar lo útil y decidir sobre lo inútil.

En esta etapa es necesario reconocer los elementos para la diferenciación de la empresa.

● Liderazgo.
● Implementar herramientas administrativas.
● Llevar documentos o registros de control de inventarios y
Útil/ necesarios
contables.
¿Qué necesitamos? ● Favorecer la comunicación interna.
● Implementar filosofía de “Mejora continua”.

● Implementar estrategias de apoyo (capacitaciones)

● Disminuir los errores frecuentes

Fuente: Elaboración propia.

Seiso: identificación de problemas para darle solución.

A continuación, se enumeran las diferentes soluciones que se pueden implementar para mejorar
el funcionamiento de la empresa.
Establecer misión, visión, valores y cultura acorde a lo que se
quiere alcanzar.
Implementación de Reconocimientos por esfuerzo o cumplimiento
de metas.

Soluciones Crear instancias de capacitación.

Establecer metas y darle seguimiento.
Involucrar a los empleados en la búsqueda de las soluciones.
Entrega de feedback.
Establecer softwares de inventarios.

Establecer software gratuito de nóminas.

Establecer softwares contables.
Contratar a un contador externo.
Planificación de presupuesto y generar ahorro para gastos
extraordinarios o invertirlos.
Rediseñar o distribuir el mobiliario de la empresa.
Fuente: Elaboración propia.
Conclusión

Finalmente logramos apreciar y concluir que la empresa de Don Aníbal Diaz atraviesa una crisis
administrativa que está trayendo consigo una situación económica de pérdidas, que es constante
en el tiempo e incluso con el capital que queda en la organización solamente alcanza una vida
empresarial de tres meses, por ende se necesita urgentemente reestructurar la empresa en su
totalidad, comenzando por lograr llevar un registro certero de los retiros de dinero que realiza su
dueño o bien elegir por separar el patrimonio personal con el de la organización, donde se debe
crear una constitución legal como persona jurídica para ello puede recurrir a la página web del
gobierno, en donde están habilitadas las ayudas para la constitución de las organizaciones.

Se presentó igualmente un sencillo organigrama para que Don Aníbal pueda entender cómo
funciona su empresa y con ello lograr separar funciones para que el o los colaboradores tengan
claras sus actividades y/o funciones asignadas, esto se podrá lograr con la instauración de perfil
de cargo, con esto se evitarán problemas en la organización.

En los tiempos actuales la digitalización de la empresa es necesaria, además de integrar la

tecnología a favor de la organización como un activo muy útil que ayuda a la gestión de los
procesos administrativos como son el inventario, las nóminas, etc., a través de distintos
softwares, los cuales pueden ser gratuitos, solamente hay que aprender a utilizarlos de manera
eficiente.

Por último, hay que destacar que la herramienta presentada para la mejora continua como lo es
el método Kaizen o 5s, tiene por objetivo mejorar la productividad a través de cambios graduales
hasta lograr la eficiencia de la empresa, todo ello sin la necesidad de realizar grandes gastos.
Bibliografía

[1]Andrés, Á. (2021, julio 29). El método Kaizen: mejora continuamente tu empresa. Bizneo HR.
https://www.bizneo.com/blog/metodo-kaizen/ [Consulta: 07 de octubre del 2021,10:20 horas].

[2]¿Sabes qué es una micro, pequeña y mediana empresa? | Programa CreceMujer -

BancoEstado. (2016, 7 junio). Crece mujer de Banco Estado.
https://www.crecemujer.cl/capacitacion/ideas-denegocio/sabes-que-es-una-micro-pequena-y-
mediana-empresa [Consulta: 07 de octubre del 2021,10:40 horas].

[3]Quiroa, M. (2021, agosto 30). Estructura organizacional.

Economipedia. https://economipedia.com/definiciones/estructura-organizacional.html
[Consulta: 07 de octubre del 2021,11:10 horas].