Centro de Estudios Superiores Justo Sierra

O’Reilly

Asignatura: Análisis y diseño

de sistemas.
Profesor: Chuil Marrero Manuel Basilio

Proyecto Integrado Parcial II: Aplicación de las

herramientas de un sistema de información y sus
etapas.

Equipo:
Anahy Alvarado Cáceres.
Miguel Barahona Cabrera.
Gustavo Pinelo Méndez.
Ileana Villanueva Verde.

Séptimo Semestre “A”

13 de diciembre de 2021.

1
INDICE
INTRODUCCION. 3
CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE UN SISTEMA. 4
CLASIFICACION DE MUESTRAS. 4
IDENTIFICACIÓN DE PROTOTIPOS. 5
DISEÑO DE LENGUAJE ESTRUCTURADO. 6
DISEÑO DE ARBOL DE DECISIÓN. 9
DISEÑO DE DIAGRAMA DE FLUJO. 11
CONCLUSION 13
REFERENCIAS 14

2
INTRODUCCION.

Los conocimientos que hemos adquirido en este segundo parcial son

complemento de la última unidad vista en el primer parcial, hemos aprendido
de la segunda, tercera y cuarta etapa del ciclo de vida del desarrollo de un
sistema como ya sabemos son las fases que debe recorrer un proceso de
creación de un sistema o proceso.

En este proyecto hablaremos de la relación de las diversas herramientas que

nos ofrece un sistema de información lo cuales tienen como objetivo optimizar y
hacer más eficientes los recursos humanos, económicos, tecnológicos, de
tiempo y procedimientos administrativos que hay en una empresa a manera de
emplear de la mejor forma posible las diversas actividades.

Para describir y ejemplificar las etapas: dos “Determinación de los

requerimientos de información”, tres “Análisis de las necesidades de un
sistema” y cuatro “Diseño del sistema recomendado” del ciclo de vida del
desarrollo de un sistema de un sistema de información usaremos la empresa
Smart Desarrollos la cual es una desarrolladora inmobiliaria, su principal giro es
la venta de tierra ya sea con la modalidad de: construcción física, lotes, lotes de
inversión, casa-habitación, privadas residenciales, y próximamente hoteles.
Smart se encarga de la adquisición del predio, el desarrollo del proyecto tanto a
nivel legal como a nivel comercial, la comercialización y en algunos casos la
construcción; en esta compañía tenemos diferentes departamos lo cuales son
de suma importancia ya que se complementan como infraestructura es por ello
que se busca siempre el buen manejo de los tiempos, calidad, optimización de
la comunicación por las partes involucradas y lo necesario para que la empresa
se mantenga a la vanguardia en el mercado.

De igual manera, es sumamente importante elaborar e implementar un ciclo de

vida para desarrollar un sistema porque nos permite organizar y supervisar
como se desenvuelve y posteriormente la ejecución del mismo esto nos
permite mantener un sistema o cambiarlo, identificar mejor los problemas,
limitaciones, necesidades y oportunidades.

3
CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE UN SISTEMA.

CLASIFICACION DE MUESTRAS.

Smart Desarrollos es un grupo que existe desde el año 2011 en el cual

participan diversas sociedades que complementan el desarrollo de cada
inmueble que se comercializa.

Enfocándonos en el área de Venta, Smart tiene muy marcado el proceso de

interacción con el cliente en primera instancia se da de alta la venta del lote en
nuestros CRM el cual es un sistema pagado en la nube que nos ayuda a
organizar y llevar un mejor control de nuestra información tanto comercial como
contable, posterior al alta de la venta procedemos a firmar promesas de
compra venta, una vez firmado el contrato se hace contacto con el cliente ya
sea por WhatsApp o por correo electrónico. Este CRM nos genera reportes de
ventas por cada producto (desarrollo) los cuales van desde flujos de efectivo
hasta generales de todos nuestros clientes (nombre, dirección, número
telefónico, entre varios), los reportes que contemplan comentarios o
sugerencias de nuestro cliente se generar y se estudian cada quincena con el
fin de volver más eficiente nuestra atención al cliente.

En la primera quincena de noviembre del año actual después de analizar el

reporte correspondiente a los comentarios de nuestros cliente se identificó una
problemática con el trato a la clientela, la coordinara del departamento de
postventa la cual tiene a su cargo cinco desarrollos que están actualmente en
venta opto por escoger de cada reporte generado dos clientes por desarrollo
los cuales hayan tenido comentarios negativos por el trato de los
colaboradores, los llamó por teléfono para identificar el problema y si era
posible agendar una reunión. Ella siguió los cuatro pasos para el diseño de una
buena muestra primero determino la población, decidió el tipo de muestra, así
como el tamaño y por último planeo los datos recolectados dando como
resultado en el tipo de muestreo correspondiente a Aleatorio compleja, este tipo
de muestra es uno de los más recomendado.

4
IDENTIFICACIÓN DE PROTOTIPOS.

Un prototipo se define como “primero molde en que se fabrica algo” en el ciclo

de vida del desarrollo de un sistema es una técnica para recopilación de
información la cual busca reacciones, sugerencias, innovaciones y planes de
revisión para hacer mejoras en el mismo. Existen cuatro tipos de prototipos los
cuales hemos podido identificar en nuestra organización Smart desarrollos, un
integrante de nuestro equipo labora actualmente en esta empresa desde hace
un año y nos comenta los siguiente:

Al momento de iniciar a laborar en esta empresa en el mes de enero del actual

año se tenia aproximadamente menos de la mitad del personal que ahora
tenemos, cuando la carga de trabajo era menor y solo se tenia un producto en
venta “Desarrollo de la Residencial Maruva” se tenia un prototipo parchado ya
que era un modelo básico que servía en ese momento con el bajo numero de
clientes y actividades que se tenía, eventualmente iría mejorando para volverse
más eficiente. Al no ser muchos clientes al principio se hacía a la recolección
de información del cliente directamente Cliente-Asesor y el asesor se
encargaba de registrarlo en un teléfono móvil, también las promesas de venta
se elaboraban de manera manual. A medida que los clientes fueron
aumentando y se lazaron nuevos productos al mercado el recolectar
información solo con una persona ya no era suficiente por lo que se tomó la
decisión de pagar los servicios a un proveedor que nos ayudara a operar la
recepción de nuevos o futuros clientes por medio de respuesta automáticas en
la red, lo anterior es un claro ejemplo de un prototipo no operacional ya que se
tenia la idea clara de las entradas y salidas. Esta nueva modalidad nos
ayudaría un tiempo hasta que la empresa se vio en la necesidad de elaborar
más de un proceso a su vez por lo cual se implementó un prototipo de una
serie y con esto me refiero a que se tuvo que contratar nuestro actual servicio
de CRM porque teníamos varias instalaciones del sistema es decir diferente
departamento en lo largo de nuestra venta este prototipo es lo que hasta el
momento se usa.

5
El prototipo de características selectas no es relevante en esta empresa ya que
consiste en agregar características en fechas posteriores; es decir no
contempla un todo lo cual en este tipo de giro no es lo más recomendable.

DISEÑO DE LENGUAJE ESTRUCTURADO.

A continuación, se describen de manera coloquial y en un lenguaje

estructurado; el cual como hemos aprendido delimita con palabras y
construcciones para mayor precisión, cuatro procesos los cuales son muy
cotidianos en los días laborales de Smart:

-Colaboración con vendedores externos:

En Smart Desarrollos se cuenta con una fuerza interna de venta, pero

también se colabora con vendedores externos. “Cuando un externo quiere
vender con nosotros se puede realizar de dos maneras diferentes si se
trata de una inmobiliaria se canaliza a través de una empresa de Master
Bróker o si se trata de un vendedor independiente es en trato directo con
la directora de ventas de Smart Desarrollos.”

1. El vendedor interesado se comunica a los números correspondientes de

las oficinas en horarios pertinentes.
2. Si se trata de una inmobiliaria interesa en vender algún producto
3. Se proporciona el contacto de CONCEPTOS el cual es un buffet de
master bróker con los que trabajamos, para que se comuniquen
directamente con ellos.
4. Fin si.
5. Si se trata de un solo vendedor o de un grupo mínimo el trato es directo
con la directora de ventas
6. Entonces la directora de venta le proporciona la información
pertinente (esquema de comisiones, material de venta, entre otros…)
7. Si el futuro asesor está de acuerdo
8. Se gestiona el crearse un usuario en nuestro servidor y a capacitar el
uso del CRM
9. Fin si
10. Fin si.

6
-Proceso de venta:

“Cuando el cliente ya tiene trato con el asesor, está convencido de

comprar y se cuenta con el dinero del apartado se procede a la
elaboración del contrato y posteriormente de la firma.”

1. Acercamiento del vendedor (asesor) con el futuro cliente.

2. Si se tiene al cliente seguro de comprar.
3. Entonces el asesor le da a escoger al cliente la modalidad del pago
de su apartado (transferencia o efectivo).
4. Fin si.
5. Si es en efectivo.
6. El cliente acude a nuestras oficinas con el efectivo.
7. Sino el asesor deberá recomendar realizar el pago por medios
electrónicos.
8. El asesor proporciona datos bancarios necesarios.
9. Fin si.
10. El asesor registra el alta la venta en el CRM.
11. Smart genera su contrato
12. Se envía al asesor el contrato para que él se lo envíe a su cliente y este
nos dé el visto bueno.
13. Si cliente está de acuerdo y da visto bueno.
14. Entonces el asesor pregunta la disponibilidad para programar la
fecha de la firma.
15. Las tres partes (Smart, asesor y cliente) se coordinan para firmar en
las oficinas de Smart.
16. Fin si.

-Postventa (atención al cliente):

“Una vez firmado el contrato por ambas partes (Cliente y Smart) se

procede a dar la bienvenida al cliente”

1. Se revisa la información general para el contacto con el cliente en

nuestra base de datos del servidor.
2. Si se cuenta con un número telefónico del cliente.

7
 3. Se registra el contacto del cliente en el teléfono móvil que usa el área
de cobranza.
4. Sino se opta por registrar la dirección de correo electrónico.
5. Fin si.
6. Si el cliente cuenta con WhatsApp.
7. Se envía un mensaje con un pequeño proemio, así como la carta de
bienvenida correspondiente al producto.
8. Sino se envía la carta de bienvenida, así como el escrito, pero por
vía mail.
9. Fin si.
10. Se entabla una conversación con el cliente.

-Elaboración de facturas para clientes:

“Cuando ya se realizó la postventa es importante preguntar al cliente si

necesita o no comprobantes fiscales.”

1. Entre el saludo y la bienvenida brindada al cliente se pregunta si

necesitaría facturar.
2. Si el cliente necesita factura
3. Entonces se pide el RFC y domicilio del correspondiente.
4. Sino necesita factura no es necesario pedir esta información.
5. Fin si.
6. Notificar al área de facturas que clientes lo solicitaron y quienes no.

8
DISEÑO DE ARBOL DE DECISIÓN.

Algunas de las actividades que realiza Smart desarrollos es vender, construir

y desarrollar inmuebles, ya que se trata de un grupo que engloba varias
empresas se tiene una gran variedad de departamentos y esto a su vez implica
una gran ramificación complejas de decisiones.

Hablando un poco más desde el área de ejecución las visitas a los desarrollos
en construcción son muy manudo ya que tanto proveedores como vendedores
y/o futuros clientes lo visitan por lo que se esquematizo de la siguiente manera
la toma de decisiones con el fin de agilizar y no alentar las actividades de
construcción.

Al momento de cerrar ventas y con esto nos referimos a la firma de las

promesas de venta con el cliente se tiene varias ramificaciones las cuales son:

9
El área correspondiente a compras es la encarga de optimizar costos mediante
la mejor selección de materiales y proveedores, por lo que es relevante seguir
el diagrama de árbol que se presenta a continuación el cual nos ayuda a
entender mejor la secuencia habitual de esta área.

Actualmente se encuentran vigentes diversas promociones debido a las fechas

decembrinas y a pagos excedentes, ya que ahora estas promociones se
aplican a más de un producto se tuvo que ramificar la toma de decisiones:

10
DISEÑO DE DIAGRAMA DE FLUJO.

Los diagramas de flujo de datos trazan el flujo de información para cualquier

proceso o sistema. Utiliza símbolos específicos, como rectángulos, círculos y
flechas, junto con etiquetas de texto breves, para mostrar la entrada y salida de
datos, los puntos de almacenamiento y las rutas entre cada destino.

En Smart desarrollos se tienen dos departamentos importantes que forman

parte de la fuerza de venta; el departamento de jurídico que se encarga de
elaborar contratos y el área de cobranza ve todo lo referente con el flujo de
efectivos de las ventas. Seguidamente podemos apreciar dos eventualidades
de estas áreas plasmadas como diagramas de flujo de datos.

1. Registro de pagos.

Nivel 0

1
Pago realizado Comprobante de pago
Departamento
Cliente de cobranza
Mensualidad
11
2. Registro de contratos.

12
CONCLUSION

Finalmente concluimos este proyecto haciendo un énfasis en lo relevante que

es la aplicación de las diversas herramientas en el ciclo de vida del desarrollo
de un sistema debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los
últimos años con la incorporación de tecnologías que facilitarán a la
administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de
decisiones gerenciales, en la actualidad todas las empresas.

13
A lo largo del primer periodo y de este segundo parcial en la asignatura de
análisis y diseño de sistemas hemos aprendo a clasificar e identificar las
actividades básicas de un sistema de información lo cual es la primera pauta
que nos indica las actividades de un negocio, los elementos de un sistema en
algunos casos no son parte del sistema de información sin embargo
reconocerlos es fundamental para su optimo manejo. La información comienza
como flujo de datos sin procesar, representan eventos que ocurren en
organizaciones o en el entorno físico antes de que se hayan organizado en una
forma que las personas puedan entender y usar. Son la materia prima para el
procesamiento y se refieren a hechos, eventos y transacciones. Por lo tanto, el
propósito de los SI es convertir los recursos en bruto en información útil que
pueda utilizarse para tomar decisiones en una organización.

Hoy en día, la sistematización de la experiencia tiene como objetivo recoger de

alguna manera los aspectos más representativos del proceso formado por
diferentes participantes en la consecución de los resultados o metas
alcanzadas por un proyecto específico. Desde una perspectiva cualitativa,
permite a quienes “participan” evaluar y expresar sus opiniones sobre las
dificultades, lecciones aprendidas y perspectivas que se pueden predecir a
partir de tales intervenciones, oportunidades y riesgos existentes.

REFERENCIAS

https://smartdesarrollos.com/

https://drive.google.com/file/d/1AEC1KJXEx0XVEXtz3bkBv0irMKljKR1J/view

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