I-COP-002

INSTRUCTIVO PARA EL ALMACENAMIENTO DE BIENES Y SUMINISTROS

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1. NOMBRE DEL DOCUMENTO : INSTRUCTIVO ALMACENAMIENTO DE SUMINISTROS

1.1 PROPOSITO

Establecer los pasos a seguir para el almacenamiento de suministros con la finalidad de proteger equipos, maquinarias,
materiales y herramientas que requieren de un almacenamiento específico que garanticen la seguridad de las personas en su
manipulación.

1.2 ALCANCE

Este procedimiento es utilizado para realizar los tipos de almacenamiento de equipos, maquinarias, materiales y herramientas.
Está dirigido a todas las personas que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la empresa VITAL GESTION DE
RIESGOS, y se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para
coadyuvar, conjuntamente con el Control Interno de equipos, maquinaria, materiales y herramientas utilizadas en los procesos
administrativos y operativos de la empresa.

1.3 DEFINICIONES

Apilar: Colocar ordenadamente un objeto sobre otro.

Bodega: Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales, se despachan y reciben materiales. Incluyen
patios de almacenamiento, zonas de cargue y descargue.
Embalaje: Empaque o cubierta que protege una mercancía o material.
Manipular: Mover, trasladar, transportar o empacar mercancías con las manos o con ayuda mecánica.

ACTIVIDAD RESPONSABLE FIRMA FECHA

ELABORACIÓN Coordinador operativo
REVISIÓN Coordinador Administrativo y Financiero
APROBACIÓN Gerente
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Almacén: Edificio o local donde se depositan géneros de cualquier especie, generalmente mercancías.
Estantes: Balda, entrepaño, tabla horizontal que se coloca dentro de un mueble o directamente en la pared para colocar cosas
encima.
Empaque: Conjunto de materiales que forman la envoltura y armazón de los paquetes o productos utilizados por la
organización.

1.4 PARAMETROS Y LINEAMIENTOS

Los equipos almacenados, dentro del sistema de inventario como elementos esenciales para la prestación del servicio, y cuya
importancia de valor a la labor, será primordial para ellos tener orden y control en los diferentes puntos de almacenamiento. De
acuerdo con lo anterior, este procedimiento explica la forma y control para el almacenamiento por insumo:

Papelería y elementos de oficina: La papelería, cartuchos para impresora y elementos de oficina en general, son almacenados
dentro de la oficina y se van gastando a medida que se va requiriendo.

Elementos de botiquín y primeros auxilios: Los elementos de botiquín y primeros auxilios como camillas, inmovilizadores
cervicales, sistema de alarma, mascarilla para diferentes tipos de labor, se debe almacenar de manera separada, al equipo de
uso diario y serán entregados cada vez que se requieran y ameriten, cuando se realice esta actividad la persona encargada de
la entrega, deberá tomar nota de los elementos de salida y registrarlos en el formato F1-PR-COP-001 con el fin de registrar la
entrega al personal encarado del manejo.

Herramientas: Se refiere a la herramienta menor o de mano como taladro, llaves expansivas, martillo, llave inglesa y de otros
tipos, las que serán almacenadas en la bodega, esta permanecerá en su debida caja, y la manipulación y entrega será por parte
de la persona encargada de bodega, el cual debe mantener la relación de Salida de Equipos y Herramienta, donde quedarás
consignada información referente a la fecha del préstamo, persona encargada, equipo, firma y fecha de devolución.
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1.4.1Técnicas de almacenamiento

1. En estantería: Calcular la capacidad y resistencia de la estantería para sostener los materiales por almacenar, teniendo en
cuenta que la altura más apropiada la determina la capacidad portante del piso, la altura disponible al techo, y la altura
media de la carga en los entrepaños. Los materiales más pesados, voluminosos, se deben almacenar en la parte baja.

2. En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia, estabilidad y facilidad de manipulación del embalaje.

1.5.2 Organización interna de la bodega

Para los aprovechamientos de los espacios y de las áreas especiales del almacenamiento se debe tener en cuenta:

 Pasillos: Los pasillos, hasta donde sea posible, deben ser rectos y conducir directamente a las salidas, deben existir el
menor número de cruces posibles. Los mismos deben ser situados donde existe la mayor iluminación y visibilidad. Dejar un
pasillo peatonal periférico de 70 cm. a 100 cm., entre los materiales almacenados y los muros del almacén, lo que facilita
realizar inspecciones, prevención de incendios y defensa del muro contra los derrumbes. Apropiadas al tipo de
manipulación y al equipo a utilizar en esta maniobra.
Los pasillos de circulación de marcados deben estar constantemente libres de obstáculos

1.5.3 Normas De Almacenamiento y Operación De Bodegas

1. Demarcación: Pintar una franja de 10 cm., con pintura amarilla en los pasillos, las zonas de almacenamiento y la ubicación
de los equipos de control de incendios y primeros auxilios.

2. Señalización: Colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicación de los equipos de control de incendios y de primeros
auxilios, salidas de emergencia, sitios y elementos que presenten riesgos como columnas, áreas de almacenamiento de
materiales peligrosos y otros. Permitir el fácil acceso a los extintores y demás equipos de lucha contra incendio. Las
válvulas, interruptores, cajas de fusibles, tomas de agua, señalizaciones, instalaciones de seguridad tales como botiquín,
etc.

1.5.4 Almacenamiento de Materiales

Los materiales se deben depositar en los lugares destinados para tal fin.
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El almacenista deberán identificar cada Ítem dentro de las Bodegas con un rotulo F3-PR-COP-002. Estos no deben quedar
ocultos por bultos, pilas, etc. Las pilas de materiales no deben entorpecer el paso, estorbar la visibilidad no tapar el alumbrado.

1. No se deben almacenar materiales que por sus dimensiones sobresalgan de las estanterías, y en caso de que esto ocurra
(lo cual se debe evitar) se debe señalizar convenientemente.

2. Se debe cubrir y proteger el material cuando éste lo requiera.

3. Respetar la capacidad de carga de las estanterías, entrepisos

4. Para recoger materiales, no se debe trepar por las estanterías. Utilizar las escaleras adecuadas.

5. Almacenar materiales comprobar la estabilidad de los mismos

6. Las pilas de materiales que puedan rodar, tambores, deben asegurarse mediante cuñas, tacos o cualquier otro elemento
que impida su desplazamiento.

7. Evitar pilas demasiado altas

8. Para bajar un bulto de una pila, no colocarse delante de ella, sino a un costado.

9. Las filas de cajas se deben colocar perfectamente a nivel. Cuando se apile un cierto número de cajas no se debe colocar
de modo que coincidan los cuatro ángulos de una caja con los de la inferior. Si es posible, conviene disponerlas de tal
modo que cada caja repose sobre la cuarta parte de la situada debajo. Si las cajas son de cartón deben ser aplicada en
plataformas para protegerlas de la humedad y evitar el derrumbe.

10. Para el almacenamiento de productos en sacos deben inspeccionarse cuidadosamente el espacio previsto para su
depósito, para ver si existen clavos, vidrios, etc., que puedan perforar o desgarrar los mismos, ya que los sacos no deben
ser arrojados ni manejados con brusquedad. Estos productos ensacados deber ser almacenados en pilas de capas
atravesadas. Las bocas de los sacos deben estar dirigidas hacia la parte interior de la pila.

11. La altura máxima de apilamiento no debe ser mayor de 2 metros para acarreo manual.

12. Mantener la bodega seca y bien ventilada.

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13. No almacenar en la misma bodega sustancias que puedan reaccionar.

14. Las pilas deben hacerse ordenadamente, de tal manera que se facilite al operador el recuento de las bolsas.

15. Los elementos pesados se ubican en la parte inferior al igual que aquellos que representan un alto riesgo de peligrosidad.

1.5.5 NORMAS DE ALMACENAMIENTO Y OPERACIÓN DE BODEGAS

1. Si los materiales son tóxicos, corrosivos, inflamables, explosivos, polvorientos o de mal olor, se debe advertir y proteger al
personal expuesto.

2. Utilizar casco cuando hay movimiento aéreo de materiales

3. Mantener permanentemente despejadas las salidas para el personal, sin obstáculos.

1.5.6 ORDEN Y LIMPIEZA EN LAS BODEGAS

1. Mantenga los pasillos despejados todo el tiempo. Nunca deje obstáculos asomarse en los pasillos, ni siquiera por un
momento.

2. Para el apilamiento de objetos pequeños disponga de recipientes que, además de facilitar el apilamiento, simplifiquen el
manejo de los objetos.

3. No deje que los líquidos se derramen o goteen, límpielos tan pronto pueda.

4. Asegúrese de que no haya cables o alambres tirados en los pisos de los pasillos.

5. Preste atención a las áreas marcadas en las cuales se señalan los equipos contra incendio, salidas de emergencia o de
acceso a los paneles de control eléctricos, canillas de seguridad, botiquines, etc. y no los obstaculice.

6. Mantenga limpia toda máquina, equipo y herramienta o puesto de trabajo que utilice.

7. Obedezca las señales y afiches de seguridad que usted vea, cúmplalas y hágalas cumplir
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8. Mantenga ordenadas las herramientas en los lugares destinados para ellas se debe utilizar para ello soportes, estantes o
perchas.

1.6 HISTORIAL DE REVISIONES

# DE VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

001 Elaboración del documento

1.7 REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO

Coordinador SGC
Coordinador Operativo
Coordinador Administrativo y Financiero