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SISTEMA CONTABLE

En toda organización es indispensable la presencia de un sistema contable, ya

que toda transacción que derive en un compromiso o acreencia debe ser debidamente
registrada y respaldada para poder cumplir con las normas VEN-NIIF.

Los objetivos de todo sistema contable se sustentan fundamentalmente en los

siguientes aspectos:

Integridad de los datos.

Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.

Información financiera presentada en forma confiable.

Oportuna presentación de la información.

Automatización de los registros contables.

Fácil acceso a la información.

Factibilidad para corrección y ajustes de posibles errores u omisiones

involuntarias.

Transparencia al momento de las auditorías.

ESTUDIO DE CASO

Análisis de la Coordinación de Compras.

La gestión administrativa para ser exitosa requiere de la planificación como

mecanismo de diseño y evaluación de escenarios, que permita la toma
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de decisión informada, en la cual la incertidumbre tienda a ser manejable, la previsión

como acción gerencial, es entonces un requisito imprescindible para el uso
eficiente, eficaz, económico y transparente de los recursos públicos y privados.

Las compras o adquisiciones que permite la provisión de los insumos, los

bienes y servicios, así como la ejecución de obras, es una tarea cotidiana, pero
fundamental para el adecuado funcionamiento de las organizaciones. Esas compras
deben realizarse, especialmente en la Administración Pública, buscando la
preservación del patrimonio público, fortalecer la soberanía, afianzar el desarrollo del
sector productivo y asegurar la transparencia de ese proceso.

Para todo ello se requiere contar con un manual de normas y procedimientos

que regule el proceso de contrataciones y lamentablemente hasta ahora no se cuenta
con alguno para el área de compras.

En cuanto, al hardware y software utilizado en la institución, se puede apreciar

la necesidad de actualizar los equipos, ya que presentan constantes fallas, se apagan,
con los bajones de luz se pierde información, algunas al prender dejan en negro la
pantalla; además de ser necesario para operar el software utilizado instalado a partir
de abril del presente año.

Actualmente se utiliza el Sistema Integrado de Gestión para Entes Públicos y

Privados (Sigesp), es un sistema integrado que planifica los procesos de gestión
administrativa en las organizaciones del sector público venezolano, está conformado
por una serie de módulos configurables, que gestionan diversas tareas y
proporcionan respuesta inmediata y oportuna a
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las necesidades de registro presupuestario, patrimonial, contable y administrativo.

Este software ha sido diseñado observando las normas legales que rigen la materia
presupuestaria establecida por la Oficina Nacional de Presupuesto para las
instituciones públicas (ONAPRE), la Ley Orgánica de la Administración Financiera
del Sector Público y sus Reglamentos, y demás publicaciones de la Contraloría
General de la República, la Oficina Nacional de Contabilidad Pública y la
Superintendencia Nacional de Auditoría Interna.

El Recurso Humano es fundamental para desarrollar las actividades de

todo trabajo, en este caso la coordinación cuenta solo con el coordinador de área , el
cual debe desarrollar todas las tareas inherentes a las compras de la institución, como
lo son planificar las compras, realizar los procesos de selección de contratistas, llevar
los expedientes de contrataciones, hacer las ordenes de compras, solicitar la
disponibilidad presupuestaria, recibir el material y las facturas, verificar que estas
cuenten con todo lo requerido por ley, velar por el pago oportuno. Todas estas
actividades llevadas por una sola persona ocasionan retraso porque el volumen de
información a manejar es demasiado. Los formularios son poco utilizados en la
empresa, la mayoría de las acciones se realizan de manera verbal.

En cuanto a las políticas y normas contables: No están definidos formalmente,

debido a que a pesar de que la empresa fue constituida en el 2018, no posee manual
de normas y procedimientos de las gerencias que la conforman, tampoco posee
normas de control interno por lo que se presentan diversas situaciones que deben ser
llevabas por un manual, un ejemplo de ello es lo sucedido con el cálculo de los
retenciones en los pagos realizados a las compras, donde estos son realizados por la
tesorera no por
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el contador de la institución que es el deber ser, al igual se pagan los

impuestos y el contador se entera pasado los días.

Descripción de la situación actual.

En el proceso de análisis de la información, se pudo observar lo siguiente:

1) Deficiencias en el control interno.

2) Los niveles de stock mínimos y máximos de existencias no están

definidos.

3) No existen manuales administrativos de procedimientos y

funciones.

4) No existen procedimientos formales para el control de la salida de

Mercancías.

5) No hay fiabilidad de las cantidades y del estado físico de las

existencias.

6) Los sistemas de inventario existentes están obsoletos lo que

implica retraso en el registro de la mercancía.

7) Falta de instructivos para la toma física de inventarios.

8) Pérdida de productos sin justificativo.

9) Falta de coordinación entre el personal de almacén que entrega y que

recibe la mercancía.
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10) Falta de un manual de procedimientos en el área de almacén, que

indique las pautas para el manejo, conteo y resguardo de las existencias.

11) Inadecuada distribución física en el almacén e incorrecta codificación

de la mercancía.

Causas u origen de las deficiencias.

Con relación a la Contabilidad:

a) No hay integración de la contabilidad con las demás

operaciones.

b) No se utilizan pruebas para tener la seguridad de que las

operaciones de contabilidad se lleven en forma correcta.

Con relación a los Métodos y Procedimientos:

a) No existen manuales de procedimientos escritos.

b) No se llevan métodos y procedimientos para un control interno

eficiente.

Con relación a la Organización:

a) Falta división de las labores.

b) No existe asignación precisa de responsabilidades.

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Recomendaciones:

 Solicitar al área de Consultoría Jurídica la elaboración del manual de normas

y procedimientos para la Coordinación de Compras de manera urgente. Con el
fin de regular los procesos de contratación de bienes, la prestación de
servicios y ejecución de obras; todo esto ajustado a lo establecido en la Ley de
Contrataciones Públicas vigente desde noviembre del año 2014 y a la
realidad operativa y presupuestaria de la empresa.

 Continuar con la contratación para el mantenimiento y soporte del software

libre SIGESP, con el fin de solventar los problemas que se puedan presentar
de manera inmediata y contar con el adiestramiento constante del personal. En
cuanto al hardware se debe realizar compras de equipos actualizados para
soportar el sistema y trabajar de manera eficiente.

 Se requiere contratación de personal, cada unidad cuenta con una sola

persona responsable de realizar todo el trabajo de su área, lo que genera
sobrecarga de trabajo y retraso en el mismo. Para ello se requiere una
modificación de la estructura organizativa, donde se incluya al menos un
analista por área.

 Realizar una actualización en cuanto al uso de los formularios, siguiendo las

normas de cada área en específico.

 Estas situaciones pueden ser corregidas por un manual de normas y

procedimientos, por normas de control interno y hasta por formularios,
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donde se lleve el debido proceso y cada persona involucrada en la

administración cumpla con la función que le corresponde, esto también puede
controlarse por medio del sistema y las responsabilidades de administrar la
clave de cada área, donde solo el contador se encargue de los impuestos,
compras solo de realizar las órdenes y tesorería de pagar lo que corresponda
luego re revisar el proceso el coordinador del área contable.
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CONCLUSIÓN

En contraste, la empresa no practica la aplicación de políticas, normas y

procedimientos para llevar a cabo un efectivo control de inventarios.
Implica un importante rediseño y mejora de los controles de entrada y salida de
mercancías en el almacén, así como de los procedimientos o procesos utilizados para
entrar en el propio almacén. Todo esto se encuentra bajo una supervisión constante,
analizando los riesgos que algunas intervenciones pueden conllevar a una pérdida
de control sobre el nivel de inventario que debe manejar la empresa.

No existe en la empresa un manual de normas y

procedimientos, lo que indica la necesidad de un diseño general de procesos, así
como diagramas y lineamientos requeridos por el sistema de control interno para esta
función. En particular, para el proceso de inventario físico, también existen riesgos
administrativos, contables y operativos, ya que solo se realiza un retiro
físico y se realiza al cierre del ejercicio.

En cuanto a las normas y procedimientos específicamente

relacionados con la función de almacenaje, su carencia representa la
debilidad de los procesos de control de inventarios que se dan en el almacén y
permite identificar roles y responsabilidades.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Catacora, Fernando. (1997).Sistemas y procedimientos contables.

Venezuela: Editorial MacGraw Hill.