Índice

Contenido
Introducción.....................................................................................................................................3
Mecánica del Proceso Administrativo............................................................................................4
Planeación.....................................................................................................................................4
Elementos y Principios de la Planeación........................................................................................5
Elementos de la Planeación.............................................................................................................6
Planeación Estratégica, Táctica y Operativa............................................................................10
 Planificación Estratégica:..................................................................................................10
Dirección.........................................................................................................................................14
Toma de Decisiones........................................................................................................................15
Factor Humano..............................................................................................................................17
Relación entre el Proceso Administrativo y la Toma de Decisiones...........................................18
Control............................................................................................................................................20
Importancia:...............................................................................................................................20
Principios....................................................................................................................................20
Proceso de Control.........................................................................................................................22
Técnicas Cuantitativas y Cualitativas del Control.......................................................................23
Conclusión......................................................................................................................................25
Glosario...........................................................................................................................................26
Bibliografía.....................................................................................................................................27

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 Introducción

La teoría clásica de la administración nació de la necesidad de encontrar lineamientos para

administrar organizaciones complejas, y así abrió el camino a toda una escuela sobre la
naturaleza de la alta gerencia.
La palabra administración viene del latín "ad" y significa cumplimiento de una función bajo
de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro. Sin embargo, el significado de
esta palabra sufrió una radical transformación.

La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la

organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la
organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas
y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a
la situación. La administración comprende diversos elementos para su ejecución es
necesario establecer procedimientos mediante los cuales se puedan generar
soluciones claras problemas determinados, dentro de todo proceso los patrones establecidos
siguen una serie de normativas y controles que permiten regular sus acciones.

Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir para lograr la
excelencia, dentro de los cuales está la integración corporativa, la estructura, los
recursos físicos y humanos y todas aquellas características que permiten que la empresa se
pueda desarrollar dentro de la sociedad. Las empresas están estructuradas bajo parámetros
organizativos en donde se conjugan el recurso humano y la ejecución de las actividades por
parte de las partes que la integran es necesario que dentro de una organización se deben
establecer planes de acción estratégicos caracterizados por el manejo de políticas adecuadas
para el control y la toma de decisiones dentro de una organización.

Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental obtener
el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles,
por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de
sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la empresa, en función de
plantear una efectiva toma de decisiones. Debido al dinamismo que rodea el
ambiente administrativo y las exigencias de un mundo cambiante, las organizaciones deben
incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de
los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso
administrativo en cualquiera de sus fases.

El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación,

organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones
humanas y tiempo.

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 Mecánica del Proceso Administrativo

Planeación
En una organización, la planeación es el establecimiento de una estrategia que permita
alcanzar una serie de objetivos preestablecidos. El resultado del proceso de planeación es
un plan que guiará el accionar de la empresa y ayudará a usar los recursos en la forma más
eficiente.

Los planes no deben ser excesivamente detallistas y deben ser realistas: sus objetivos deben
ser alcanzables.

Dentro del proceso de planeación se pueden identificar los siguientes pasos:

 Establecer los objetivos de la organización.

 Diseñar posibles escenarios futuros.
 Identificar los cursos de acción más apropiados para cada uno de esos escenarios.
 Diseñar un plan.
 Implementar el plan.
 Evaluar el plan.
 Readaptar el plan.

Consiste en analizar la situación de la organización, definir los objetivos o metas a alcanzar,

establecer la estrategia general que permita alcanzar esos objetivos y desarrollar planes de
acción que señalen cómo implementar las estrategias.

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 Elementos y Principios de la Planeación

Los principios a tener en cuenta para que la planeación sea de utilidad son los siguientes:

Flexibilidad: El plan debe poder adaptarse a los cambios que se registren dentro de la
organización, ya sea porque hubo cambios en las necesidades de la firma, en las
operaciones o a nivel gerencial.

 Inherencia: Toda organización debe contar con un plan que determine cómo
resolver determinados problemas y así alcanzar los objetivos de la forma más
eficientemente posible.
 Racionalidad: Consiste en la comprensión de un problema para luego determinar
los criterios de diseño del plan, el establecimiento de alternativas y su aplicación.
Las decisiones deben tomarse a partir de la lógica y la razón, no según las
emociones y los valores.
 Universalidad: Los planes deben especificar la cantidad de recursos necesarios
(considerando los recursos disponibles dentro de la compañía) para alcanzar los
objetivos establecidos. De este modo, una vez terminado el diseño del plan, puede
implementarse de inmediato.
 Unidad: A cada miembro de la firma le será asignado un objetivo que, a su vez,
deberá ser guiado hacia una meta en común. Si bien hay un plan para cada una de
las funciones, todas deben confluir en un plan principal.
 Compromiso: Para alcanzar la meta se debe calcular el tiempo que implicará el
compromiso de cada recurso.
 Precisión: El plan debe ser exacto, cualquier error puede repercutir en el resto de
las funciones de la firma. Mientras más exactos sean los planes, mayores serán las
chances de lograr los objetivos.
 Factor limitante: El plan debe ser diseñado considerando que ante cada decisión se
debe establecer el factor limitante que puede impedir la concreción de los objetivos.
 Factibilidad: Todo plan debe ser realista: diseñado en base a la experiencia, a
hechos concretos y a los recursos disponibles.

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 Elementos de la Planeación

Los elementos que conforman la planeación son:

 Visión: Lo que la firma proyecta ser en el largo plazo.

 Misión: El propósito de la firma.

 Objetivos: Los resultados que la compañía se propone alcanzar. Siempre se deben

detallar los plazos y las acciones necesarias, además de los objetivos de cada
empleado para enfocar sus tareas a ese fin.

 Estrategias: La descripción de la forma en la que se canalizarán los esfuerzos para

alcanzar los objetivos. Aquí se incluyen los de la organización en su conjunto y los
de cada individuo. Un buen plan siempre incluye una serie de alternativas para optar
por la más adecuada en cada circunstancia.

 Políticas: La guía que se diseña para tomar las decisiones de cada una de las áreas
de la compañía.

 Programa: La serie de acciones que deberán llevarse a cabo para ejecutar cada
parte del plan. Debe detallar el tiempo que llevará concretar cada una de las partes.

 Presupuesto: El detalle financiero de lo que costará la implementación de un plan.

Ayuda a llevar un control de su implementación ya que detalla costos, ingresos,
egresos, etc.

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 Estrategias

Es necesario precisar la utilidad de la dirección estratégica no sólo en su acepción de

rivalidad para derrotar oponentes sino también en función de brindar a las organizaciones
una guía para lograr un máximo de efectividad en la administración de todos los recursos
en el cumplimento de la misión. 

El concepto de estrategia es objeto de muchas definiciones lo que indica que no existe una
definición universalmente aceptada. Así de acuerdo con diferentes autores, aparecen
definiciones tales como: 
 "conjunto de relaciones entre el medio ambiente interno y externo de la empresa" 
 "un conjunto de objetivos y políticas para lograr objetivos amplios" 
 "la dialéctica de la empresa con su entorno (Ansoff 1976) " 
 "una forma de conquistar el mercado" 
 "la declaración de la forma en que los objetivos serán alcanzarse, subordinándose a
los mismos y en la medida en que ayuden a alcanzarse" 
 "la mejor forma de insertar la organización a su entorno"

Planificación estratégica es el proceso de determinar cuáles son principales objetivos de una

organización y los criterios que presidirán la adquisición, uso y disposición de recursos en
cuanto a la consecución de los referidos objetivos; éstos, en el proceso de la planificación
estratégica, engloban misiones o propósitos, determinados previamente, así como los
objetivos específicos buscados por una empresa"                           G. A. Steiner.

La definición de estrategia competitiva consiste en desarrollar una amplia formula de cómo

la empresa va a competir, cuáles deben ser sus objetivos y qué políticas serán necesarias
para alcanzar tales objetivos."                                                                         M. Porter. 

F. David, en su libro Gerencia Estratégica de 1994, plantea:

"una empresa debe tratar de llevar a cabo estrategias que obtengan beneficios de sus
fortalezas internas, aprovechar las oportunidades externas, mitigar las debilidades internas y
evitar o aminorar el impacto de las amenazas externas. En este proceso radica la esencia de
la dirección estratégica."

Técnicas Cuantitativas y Cualitativas de Planeación

6
Técnica Cuantitativa:
En estos tipos de técnicas se presentan la aplicación de métodos racionales (matemáticos y
lógicos), esto implicara estudiar el modelo matemático establecido por la técnica que se
desee aplicar, resultando siempre una cantidad numérica (índice) que puede ser comparado
con otros ya establecidos.
Las técnicas cuantitativas más utilizadas en los negocios son:
 Investigación de operaciones: Es una herramienta que utiliza técnicas de
modelamiento matemático, análisis estadístico y optimización matemática, con el
objetivo de alcanzar soluciones óptimas o cercanas a ellas cuando se enfrentan
problemas de decisión complejos.
 Redes CPM (Método de Ruta Critica): El método del camino crítico es un
proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y
cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse
dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.
 Redes PERT (Evaluación de Programa y Técnica de Revisión): Sistema de
análisis de red de tiempo en el cual se identifican los diversos acontecimientos en un
programa proyecto, con el tiempo planeado par a cada uno y colocados en una red
que muestra las relaciones de cada evento con otros
 Arboles de Decisiones: Este método consiste en una representación de los sucesos
posibles que pueden influir sobre una decisión. Su forma es diagramática; se inicia
con un punto de decisión de donde surgen varias acciones o sucesos posibles.
 Estudio de factibilidad: Es una herramienta que se utiliza para guiar la toma de
decisiones en la evaluación de un proyecto, esta herramienta se utiliza en la última
fase pre operativa de formulación del proyecto y sirve para identificar las
posibilidades de éxito o fracaso de un proyecto de inversión, de esta manera se
podrá decidir si se procede o no a la implementación.
 Diagrama de Ishikawa (de espina de pescado): Esta herramienta identifica las
variables o causas que intervengan en el proceso, pudiendo comprender así, el
efecto que podría resultar de modificar algunos de estos factores o causas
 Gráfica o Diagrama de Gantt (de Barras): Herramienta que consiste en una
matriz de doble entrada en la que se anotan en las líneas, las diferentes actividades
que componen un programa o un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el
cual se desarrollarán esas actividades. Tienen por objetivo controlar la ejecución
simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente.
 Diagrama de Proceso y de Flujo: Herramienta que facilita la obtención de una
visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de
actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a
priori.
Técnica Cualitativa:

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Estos tipos de técnicas se presentan métodos no matemáticos basados en confrontaciones,
comparaciones, consensos, entre otros. Las técnicas cualitativas más utilizadas en los
negocios son:
 Círculos de calidad y equipos de mejora: Son grupos que se reúnen con el fin de
definir y analizar problemas y mejorar procesos o funciones. Los círculos de control
de calidad, o simplemente círculos de calidad (CC), son grupos de personas, entre
general entre seis y doce de la misma área organizacional.
 Tormenta o lluvia de ideas (Brainstorming): Es la práctica de una técnica de
conferencia en la que un grupo de personas busca la solución a un problema
específico, juntando todas las ideas aportadas en forma espontánea por sus
integrantes.
 Sinéctica: Herramienta cuyo proceso creativo de resolución de problemas y/o
creación de nuevos productos, se basa en la construcción de respuestas concretas
mediante la unión de elementos aparentemente irrelevantes. Sus principales técnicas
son:
1. Analogía Personal
2. Analogía Directa
3. Analogía Simbólica
4. Analogía Fantástica
 Delphi: Es un método para tomar decisiones de manera individual. Se pide a los
gerentes o directivos involucrados que generen por escrito sus opiniones o
alternativas en forma anónima. Se recopilan las ideas, se analizan y se elige la
mejor.
1. Ventajas: Permite obtener información de puntos de vista sobre temas muy
amplios o muy específicos. El horizonte de análisis puede ser variado.
2. Desventajas: Su elevado coste. Requiere una masiva participación para que
los resultados tengan significancia estadística.
 Grupos TGN: Es una reunión estructurada en la que participan varios gerentes para
generar ideas o tomar decisiones acerca de un problema.

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 Planeación Estratégica, Táctica y Operativa

 Planificación Estratégica: La planificación estratégica es el comienzo de todo, es

la visión del futuro de la organización, que se estructura en los factores ambientales
externos, y en los factores internos, donde definimos los valores, visiones y misión
de la organización.

 Planificación Táctica: Mientras que la planificación estratégica se desdobla para

toda la organización, la planificación táctica tiene una participación más limitada, a
nivel departamental, involucrando a veces sólo un proceso de punta a punta.
La planificación táctica es el responsable de crear metas y condiciones para que las
acciones establecidas en la planificación estratégica sean alcanzadas.

 Planeación Operativa: es aquella que involucra los objetivos recogidos en la

planeación estratégica y táctica. La gerencia de la empresa suele preparar la
estrategia, cada director se centra en la táctica y al final muchos administradores de
proyecto terminan aplicando la planeación operativa.

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 Organización

Es importante entender a la organización como etapa del proceso administrativo, el cual es

un grupo de pasos que buscan dar soluciones a los problemas que tengan que ver con ese
proceso en una empresa. Este concepto de organización es el grupo de reglas, cargos y
comportamientos que deben de seguir todas las personas dentro de la empresa. El propósito
es coordinar todos los recursos ya sean humanos, materiales o financieros.

Es muy importante la relación que se establece entre los recursos humanos y los recursos
económicos que designe la empresa para alcanzar los objetivos definidos en la fase de
planeación. La fase de organización requiere que se implemente una estructura de
funciones y determinación de actividades para cada departamento de la empresa. Requiere
también de delegación de autoridad y coordinación horizontal y vertical dentro de la
empresa.

Es fundamental para el éxito, para lo cual existen fases y procedimientos como son las otras
tres: planificar, controlar y dirigir toda la organización por parte de cada una de sus áreas o
departamentos, buscando así lograr alcanzar las metas y objetivos. En la organización todo
proceso lleva a tomar decisiones y de planeación, como una manera de poder dirigir el
trabajo, revisar las responsabilidades y poder establecer coordinación o mecanismos de
progresos.

Elementos de La Organización

 Estructura: para poder desarrollar una organización es necesario establecer un

marco dentro del cual el grupo de personas que conforma la compañía debe operar
con disposición y relación de sus funciones, las distintas jerarquías y las actividades
que son necesarias para poder llegar a la meta.

 Sistematización: cada una de las actividades y recursos con los que cuente la
empresa deben ser relacionados con la facilitación del trabajo de forma eficiente.

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 Principios de La Organización

La organización como etapa del proceso administrativo tiene una base en 6 principios que
son fundamentales para lograr un mejor desempeño de cara al concepto y la funcionalidad.
Estos son:

 Objetivo: todo lo que tenga que ver con la organización y sus actividades tienen
que estar alineadas con los objetivos y propósitos de la compañía; las metas tienen
que ser lo más relevante de cara a todo este proceso.

 Especialización: tener un equipo específico con sus capacidades, buscando mayor

eficiencia y destreza en sus responsabilidades.

 Jerarquía: los criterios de autoridad son necesarios, y es importante que eso esté
presente en la comunicación en busca de poder lograr objetivos, planificaciones y
responsabilidades.

 Unidad de Mando: si bien tenemos jerarquía y autoridad, debe asignarse una

jefatura y que las personas sólo deban comprobar a un jefe específico.

 Difusión: todas las obligaciones y responsabilidades deben conocerse por todos los
miembros de la empresa.

 Equilibrio: si bien existen estructuras, es fundamental tener equilibrio de cara a los

principios y técnicas que se aplican, esto para poder lograr la eficacia que lleve a
conseguir los objetivos.

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 Que es el diseño de la etapa de la Organización

La estructura es clave para la organización como etapa del proceso administrativo, con la
claridad de quiénes realizan ciertas funciones o tareas, y también como cada uno de ellos se
relaciona entre sí; toman relevancia los cargos y obligaciones de las personas elegidas,
considerando siempre la cadena de mando. En base al diseño, son cuatro los elementos que
se deben considerar: la estrategia organizacional, el modelo estructural, los perfiles para
cada puesto y finalmente el recurso humano.

Principales etapas de la Organización

Hay 3 principales etapas en la organización en el proceso de la administración. Estas son:

 División del trabajo: lograr dividir el trabajo se basa en la separación delimitación

de actividades, buscando que se realicen las funciones con la mayor precisión,
eficiencia y el mínimo esfuerzo. Así, se logra la especialización y
perfeccionamiento del trabajo.
 Jerarquización: en base a esta división del trabajo comienza la jerarquización, por
lo que se podrán disponer las funciones, ya sea por orden de rango, grado o
importancia.
 Departamentalización: ya dividimos el trabajo y logramos ordenar una
jerarquización, ahora es momento de llevar a una división de distintas funciones y
actividades, lo que busca llevar el trabajo de la mejor forma.

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 Dirección

La dirección empresarial es la actividad destinada al liderazgo, la conducción y

el control de los esfuerzos de un grupo de individuos, que forman la empresa, hacia
determinados objetivos comunes. Para definir y estructurar correctamente el trabajo de un
directivo debemos tener claras sus funciones y atribuciones, éstas puede ser divididas en
varios aspectos.

Importancia de la Dirección

La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben

subordinar y ordenar todos los demás elementos.
En efecto, si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es sólo para bien realizar. De
nada sirven técnica complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos si no se logra
una buena ejecución, la cual depende de manera inmediata, y coincide temporalmente, con
una buena dirección, en tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes en cuanto
permitan dirigir y realizar mejor.
Y es que todas las etapas de la mecánica administrativa se ordenan a preparar las de las
dinámicas, y de éstas la central es la dirección; por ello puede afirmarse que es la esencia y
el corazón de lo administrativo.

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 Toma de Decisiones

La toma de decisiones es una parte importante de la actividad administrativa. La decisión es

la pieza clave de la labor directiva, y el proceso de toma de decisiones es la forma de lograr
este resultado.
Análogamente a los procesos de comunicación, la toma de decisiones afecta a todos los
aspectos de la gestión. Al igual que el intercambio de información, la toma de decisiones es
una parte integral de todas las funciones de gestión general.
La toma de decisiones dentro de una organización se puede organizar dentro de la
siguiente manera:

 Una actividad humana consciente con propósito.

 Un comportamiento que se basa en orientaciones de valores y hechos.
 Un proceso de interacción entre los miembros de una organización.
 Una elección de alternativas dentro del estado político y social del entorno de la
organización.
 Un componente del proceso de gestión global.
 Un elemento inevitable del trabajo diario de los directivos.
 Una parte integral del desempeño de todas las demás funciones directiva

La toma de decisiones como tal no es un fin en sí mismo para un gerente. La tarea del
gerente no es sólo elegir una alternativa, sino a través de esta elección lograr resolver un
problema. Esto a menudo requiere tomar (y aplicar) no una sola decisión, sino toda una
secuencia de decisiones.

El proceso de toma de decisiones es una secuencia cíclica de acciones llevadas a cabo por
un sujeto de gestión con el fin de resolver los problemas de la organización, e incluye el
análisis de la situación, la generación de alternativas, la toma de decisiones y la
organización de su aplicación.
A continuación, se indican las principales etapas y procedimientos del proceso de toma de
decisiones en orden de secuencia:

 Análisis de la situación
Antes de analizar la situación de la gestión, es necesario reunir y procesar una cantidad
bastante grande de información. En esta etapa, la organización percibe el entorno externo e
interno. Los gerentes y especialistas reciben información sobre los principales factores del
entorno externo y el estado de la organización. Luego se clasifica y analiza la información,
se comparan los valores reales de los parámetros controlados con los valores previstos y
planificados.

 Identificación del problema

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Antes de comenzar a resolver un problema, es necesario diagnosticarlo o
identificarlo completa y correctamente. No es por nada que se cree que formular un
problema correctamente supone estar a medio camino de resolverlo. Un problema no es
sólo cuando no se logran los resultados previstos, sino también cuando hay una oportunidad
de mejorar potencialmente la eficacia.

 Definición de los criterios de elección

El gerente debe conocer claramente los indicadores con los que se comparan las
alternativas y se selecciona la mejor de ellas. A menudo los criterios se contradicen entre sí,
por lo que es necesario introducir algunos factores de ponderación asociados a la
importancia de cada uno de ellos. Por ejemplo, cuando se compra equipo, el costo, el
tiempo de entrega, el costo de los consumibles y el rendimiento pueden ser importantes. Por
regla general, el equipo más eficiente con un plazo de entrega más corto será más caro que
aquellos de menor productividad o de un tiempo de entrega más prolongado, por lo que
para las diferentes organizaciones puede ser más importante tener un equipo diferente en
distintas condiciones.

 Desarrollo de alternativas
El siguiente paso es desarrollar un conjunto de alternativas para resolver el problema. El
caso ideal es cuando se pueden encontrar todas las formas posibles de resolver el problema.
Entonces se puede estar seguro de que no se pierde el camino óptimo. Pero en la práctica
los directivos no tienen (y no pueden tener) tanto tiempo para formular todas las formas
posibles de lograr el resultado.

 Elección de una alternativa

Todas las alternativas posibles elaboradas se comparan según los criterios seleccionados y
se elige la mejor alternativa.

 Coordinación de soluciones (para procesos de grupo).

 Gestión de la aplicación
En esta etapa se determina un conjunto de obras, recursos, plazos e interpretaciones.
 Supervisión y evaluación de los resultados
Este paso sirve para proporcionar feedback.

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 Factor Humano

Es un fenómeno multidimensional que puede ser influenciado por una infinidad de

variables internas y variables externas.
Las variables internas son las relacionadas a las características de las personas. Ejemplo de
ellas son: la capacidad de aprendizaje, de motivación, de percepción de los ambientes
internos y externos, de actitudes y emociones, de valores, etc.
Las variables externas son las que están relacionadas a las características de las
organizaciones, son las relacionadas a los sistemas de recompensa y castigo, de factores
sociales, de políticas, de la cohesión grupal existente, etc. Ejemplos: presiones de los jefes,
influencias de los compañeros de trabajo, os cambios en las tecnologías usadas por la
organización, las condiciones ambientales, etc.
Características del Factor Humano
Sus características lo diferencian de otros factores productivos y lo ponen por encima de
los demás:
- Los recursos humanos no pueden ser propiedad de la organización: los
conocimientos, las habilidades y experiencia son parte del patrimonio de cada persona.
- Las actividades de las personas en las organizaciones son voluntarias: el hecho de que
haya un contrato de trabajo entre personas y una organización no significa que todas esas
personas darán su mayor y mejor esfuerzo. Esto dependerá de si de algún modo esto les es
beneficioso.
- Las experiencias, habilidades y conocimientos son intangibles, se manifiestan a
través del comportamiento de las personas en las organizaciones: Los miembros
prestan un servicio a cambio de remuneración económica y afectiva.
- El total de RRHH de una organización o un país puede ser incrementado: por medio
del descubrimiento y el mejoramiento.
- Actualmente los RRHH son escasos: no todos tenemos los mismos conocimientos,
habilidades, etc.

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 Relación entre el Proceso Administrativo y la Toma de Decisiones

La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones.

Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en
efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier
organización.
Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Sea cuales la decisión es
necesaria:

1. Definir el problema: Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cuál es
el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. 
2. Analizar el problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus
componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de
poder determinar posibles alternativas de solución. 
3. Evaluar las alternativas: Consiste en determinar el mayor número posible de
alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la
factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios para llevar a cabo de
acuerdo con el marco especifico de la organización 
La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que
son: planeación, organización, dirección y control.
El proceso de la toma de decisiones se divide en cuatro fases:
1. Investigar la situación: para tomar decisiones es necesario, en primer lugar,
identificar las causas que produjeron el problema, partiendo de preguntas tales como
¿qué pudo originar el problema?, para conocer así las fuentes del problema y definirlo
en función de los objetivos organizacionales. Una vez definido el problema, lo
siguiente será decidir lo que constituya una buena solución para no desviarse de los
objetivos de la decisión de manera que tenga base para proponer y evaluar soluciones
alternativas. 
2. Desarrollar opciones: una vez analizado el problema se hace necesario buscar la
solución, pero no dentro de una alternativa, sino preparar un conjunto de alternativas.
Así evitamos caer en posiciones extremas sin cubrir la amplitud necesaria. 
3. Evaluar opción y seleccionar la mejor: la alternativa que se seleccione debe
representar la mejor solución al problema. El camino lógico para esto, debe ser el
establecer el pro y el contra de cada alternativa, ventajas y desventajas y comparar
unas con otras. Para facilitar la elección de la mejor alternativa es necesario
considerar algunos criterios tales como: 
 Riesgo: deben compararse los riesgos dentro de cada curso de acción posible con los
beneficios separados. Hay que valorizar las probabilidades de la alternativa y la solución
que plantea. 
 Esfuerzo económico: consiste en juzgar la eficiencia de la solución, que significa el
mejor resultado con el menor esfuerzo posible. 
 Limitación de los recursos: es necesario siempre considerar los recursos, tanto de
orden material como social, pues es evidente que estos son comúnmente limitados y por
otra parte existen las propias limitaciones del personal para llevar a cabo la decisión.
17
 Poner en práctica la decisión y hacer su seguimiento: esta fase es esencial pues le da
valor y contenido a todas las demás. De nada vale tomar una decisión, si la decisión no
se hace efectiva mediante la acción. Poner en práctica una decisión requiere de algo más
que dar las ordenes correspondiente. Deben adquirirse recursos y asignarse conforme
sea necesario. Los gerentes establecen presupuestos y programas para las acciones.
Asignar responsabilidades de las tareas específicas. Establecer procedimientos, realizar
los informes de avance y establecer un control y seguimiento de la decisión. 

La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que

son: planeación, organización, dirección y control.
Funciones administrativas dentro de la organización al tomar decisiones:
 Planeación: Selección de misiones y objetivos, así como de las acciones para
cumplirlas. Esto implica "Toma de decisión". 
¿Cuáles son los objetivos de la organización, a largo plazo?
¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo?
¿Cuáles deben ser los objetivos a corto plazo?
¿Cuán altas deben ser las metas individuales?

 Organización: Establecimiento de la estructura que desempeñan los individuos

dentro de la organización.
¿Cuánta centralización debe existir en la organización?
¿Cómo deben diseñarse los puestos?
¿Quién está mejor calificado para ocupar un puesto vacante?
¿Cuándo debe una organización instrumentar una estructura diferente?
 Dirección: Esta función requiere que los administradores influyan en los individuos
para el cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
¿Cómo manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación baja?
¿Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada?
¿Cómo afectará un cambio específico a la productividad del trabajador?
¿Cuándo es adecuado estimular el conflicto?
 Control: Es la medición y corrección del desempeño individual y organizacional de
manera tal que se puedan lograr los planes.
¿Qué actividades en la organización necesitan ser controladas?
¿Cómo deben controlarse estas actividades?
¿Cuándo es significativa una desviación en el desempeño?
¿Cuándo la organización está desempeñándose de manera efectiva?

18
 Control

Es la etapa clave que permite a las

organizaciones poder mejorar y rectificar,
sobre aquellos posibles errores que se hayan
podido generar en las distintas fases de trabajo
para así poder implementar acciones
correctivas, minimizando la desviación de los
estándares y manteniendo la administración
del proyecto por el camino correcto.
Las organizaciones deben tener control
administrativo para garantizar su correcto funcionamiento y eficiencia. Alcanzar esto les
permitirá incrementar ganancias, reducir costos y ofrecer un mejor producto o servicio a sus
clientes.

Importancia:
-Permite crear y ejecutar conocimientos relevantes sobre la forma correcta de utilizar y
optimizar los recursos que están disponibles para operar una organización.
-Otorga efectividad al esfuerzo humano.
-Permite el crecimiento sostenible.
-Genera información relevante sobre la forma correcta de tratar los recursos operativos,
especialmente los recursos humanos que son un elemento indispensable en cualquier
organización y deben ser atendidos por su reflexión y posible migración a otras
organizaciones.
-Mide el desempeño y crea información relevante para realizar los cambios relevantes que
mejoran el funcionamiento de las organizaciones.
-Reduce los costos operativos.
Al establecer un sistema de control se requiere que el personal clave comprenda y esté de
acuerdo con su aplicación, que se establezca en relación con los objetivos y que se evalúe
su efectividad para eliminar lo que no sirve, simplificarlo o combinarlo para perfeccionarlo.

Principios
Sirven para establecer las bases sólidas para el cumplimiento progresivo de esas metas, y en
ese sentido también sirven para: corregir políticas y actividades que impidan que tus planes
sean alcanzados a tiempo y exitosamente.
Existen diferentes opiniones acerca de los principios del control, los más utilizados son:
 Equilibrio: es necesario tener buenas herramientas para verificar un buen
funcionamiento.

19
 De los objetivos: los objetivos son el eje de toda organización, sin ellos el control
no existiría, el control está en función de éstos.
 De la oportunidad: el control debe aplicarse antes que ocurran errores, con la
finalidad de aplicar medidas correctivas oportunamente.
 De las desviaciones: todas las variaciones que se presenten deben ser analizadas y
estudiadas, de tal modo que se encuentre la situación que las originó, para evitar
más errores en el futuro.
 Costeabilidad: es necesario identificar actividades y procedimientos específicos;
es decir, aquellas actividades que realmente contribuyan al logro de objetivos.
 De excepción: debe ser aplicado preferentemente sobre las funciones y actividades
representativas o estratégicas que colaboren al alcance de los objetivos, con el
propósito de reducir tiempos y costos.
 De la función controlada: la persona que ejerce el control de una actividad no debe
ser juez y parte; es decir, no debe tener relación directa ni estar involucrada con las
tareas que revisa.

20
 Proceso de Control

Es la última etapa que se cumple dentro del proceso administrativo, es decir, dentro de un
conjunto de fases o acciones que se ejecutan para lograr un determinado fin y por lo
general, suele contemplar un valor estadístico útil para medir los niveles de productividad,
este proceso es importante dentro de una empresa, porque libera tiempo y recursos que
pueden destinarse a otras tareas. Una empresa bien coordinada, con objetivos claros y
tareas bien distribuidas, es una empresa mucho más eficiente.
Nos permite responder a algunas preguntas, como ¿qué tal va la empresa?, ¿cuál es nuestra
visión a largo plazo?, ¿qué miembro del equipo es más eficiente? para responderlas,
debemos seguir las fases del proceso de control de gestión.

Fase uno: determinación y planificación

Consiste en marcar los objetivos que queremos alcanzar a corto, medio y largo plazo.
También en esta etapa debemos fijar las reglas que aplicaremos y cuál será nuestra
estrategia para cumplir esos objetivos, así como determinar las herramientas.
Fase dos: organización de los recursos
Una vez marcados nuestros objetivos y determinado nuestro plan estratégico, debemos
determinar qué recursos económicos destinaremos a su ejecución. También es el momento
de seleccionar equipos de trabajo y a quién se les asignarán las distintas tareas.
Fase tres: implementación
Llega la hora de implementar un sistema de gestión. Debe ser el controller, o líder del
proyecto, el que controle que las tareas asignadas se llevan a cabo de forma eficaz, por lo
que debe tener todas las aptitudes necesarias: inteligencia emocional, debe saber motivar al
equipo, tomar decisiones, etc.
Fase cuatro: medición y control
Medir los resultados que hemos obtenido y compararlos con los resultados u objetivos que
nos habíamos marcado al inicio, se debe analizar las posibles desviaciones y sus causas. O
Observamos en qué punto está la empresa y si hemos cumplido, o no, los objetivos
marcados.
Fase cinco: correcciones y ajustes
Si hemos observado desviaciones desfavorables o no hemos alcanzado los objetivos
establecidos, es el momento de aplicar medidas correctoras. En cualquier caso, cualquier
medida o ajuste, nos servirá para futuro proyectos que debamos ejecutar, conviene anotar
los resultados en el mismo documento.

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 Técnicas Cuantitativas y Cualitativas del Control

Son herramientas o instrumentos utilizados para facilitar y llevar a cabo el control. Estas
técnicas también son utilizadas en la
planeación, dado que, estos dos procesos (el
control y la planeación) son complementarios,
sobresalientemente en la toma de decisiones.

Técnica Cuantitativa
Tiene como punto de partida y resultado cifras numéricas, utilizando por lo general, reglas
matemáticas. Entre las técnicas cuantitativas se encuentran las siguientes:

Pronósticos: aplica un conjunto de reglas matemáticas a una serie de datos anteriores para
predecir resultados futuros.
Gráfica de GANT: es una técnica propiamente gráfica, en la que se muestra visualmente
cuando se supone que se deben realizar las tareas y las compara contra el avance real de
cada una.
Programación Lineal: es una técnica que da respuesta a la incógnita que se hace la
mayoría de las empresas, en cuanto a que si pueden vender todo lo que producen.
Teoría de Probabilidad: consiste en el uso de estadísticas para analizar patrones
previsibles anteriores y reducir el riesgo de planes futuros.
Simulación: el modelo de un fenómeno del mundo real que contiene una o más variables
que pueden manipularse con el fin de evaluar su impacto.
Arboles de Decisión: tipo de red empleada para esquematizar el conjunto de alternativas
para la toma de decisiones.
Análisis Costo Beneficio: esta técnica persigue la mejor proporción de beneficios y costos,
esto significa, por ejemplo, determinar el medio menos costoso para el cumplimiento de un
objetivo.

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Análisis de Riesgos: técnica de análisis de problemas, que pondera los riesgos de una
situación al incluir probabilidades para obtener una evaluación más exacta de los riesgos
existentes.

Técnica Cualitativa
Estas técnicas o medios están basados en juicios subjetivos e intuiciones, en algunos casos
de manera sistematizada.
Pronósticos Cualitativos: técnica que transforma juicios, opiniones y conocimientos en
estimaciones cuantitativas.
Técnica Delfos: consiste en la emisión de opiniones de grupos con el fin de obtener
visualizaciones de posibilidades futuras.
Dramatizaciones: representación de situaciones.
Análisis de criterios múltiples: técnica en la que un jurado de expertos evalúa distintas
alternativas de criterios clave, identificados por medio de consenso.
Lluvia de ideas: el propósito de este método es facilitar la resolución de problemas
mediante el hallazgo de nuevas soluciones.
Sinéctica: se conforma un equipo con aptitudes de resolución de problemas.
 Analogía Personal: con este mecanismo se pretende que cada persona se
identifique personalmente con un problema o con sus elementos.

 Analogía Directa: este mecanismo busca establecer todo tipo de comparaciones

entre hechos, conocimientos, tecnologías, objetos u organismos, que posean algún
grado de semejanza.

 Analogía Simbólica: el procedimiento consiste en seleccionar una palabra clave

relacionada con el problema y preguntarse cuál será su esencia, para luego intentar
experimentar o sentir los significados descubiertos.

 Analogía Fantástica: con ella se aísla toda forma de pensamiento lógico y racional,
y se brinda libertad a la fantasía. Esto conduce a soluciones imaginarias que están
fuera del universo de lo posible, pero que pueden desembocar en respuestas
concretas y realizables.
Delphi: es un método para tomar decisiones de manera individual. Se pide a los gerentes o
directivos involucrados que generen por escrito sus opiniones o alternativas en forma
anónima. Se recopilan las ideas, se analizan y se elige la mejor.
 Ventajas: permite obtener información de puntos de vista sobre temas muy amplios
o específicos, elimina o aminora los efectos negativos de las reuniones de grupo
“Cara-Cara”.
 Desventajas: requiere una masiva participación para que los resultados tengan
significancia estadística.

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 Conclusión

El proceso administrativo desempeña un papel fundamental en la gerencia de una

compañía. Supone la hoja de ruta a seguir durante un determinado periodo, para poder
alcanzar los objetivos establecidos por la dirección. Por tal motivo es importante identificar
su concepto, fases y etapas del proceso.

La aportación fundamental del presente trabajo  nos da a conocer que la dirección  como
función administrativa es muy importante ya que en esta etapa del Proceso Administrativo
llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia que
algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa debido
a que al dirigir es cuando se ejercen más representativamente las funciones administrativas,
de manera que todos los dirigentes pueden considerarse administradores.
Nos menciona la importancia de la toma decisiones ya que no puede decirse que existe un
plan a menos que se hay tomado una decisión: que se hayan comprometió los recursos, la
dirección o la reputación.
Una de sus herramientas de la dirección es la lluvia de ideas ya que nos permite
retroalimentar el tema para llegar a la mejor propuesta.
El control es el último paso del proceso administrativo, pero es uno de los más importantes
ya que gracias a este es que las empresas pueden ser reconocidas, porque verifican si hay
fallos y si hay que corregir o quitar algo, si no fuera por el control y su verificación hoy en
día no habría tantos negocios con buenos servicios en todo el mundo. No se basa solamente
en ver si se llegaron o realizaron correctamente los objetivos y decir si se continúa o no,
este va más allá, si hay un problema la persona a cargo se encargará de buscar nuevas
maneras para resolver el problema buscando y analizando más ideas ya sea individual o en
grupo, este paso también tiene sus técnicas para agilizar el proceso de resolver los
problemas, y que al final no se tenga que desechar el trabajo y se tenga que empezar de
nuevo.
Todo esto de los pasos del proceso administrativo también se puede realizar en nuestra vida
cotidiana, no solo en las empresas y negocios, al utilizar estos pasos, veremos qué cosas
podremos mejorar en lo que hacemos a diario, en el caso del control, nos puede ayudar a
ver que técnicas podemos mejorar por ejemplo en los estudios, qué debemos mejorar y
desechar.
Los procesos administrativos tienen en nuestra vida cotidiana un efecto que en general
vivimos todos los días, y la mayoría de las veces ni caemos en cuenta que todo lo que
realizamos gira alrededor de una secuencia o mejor un cronograma de actividades que a
diario organizamos para poder llevar a cabo nuestros objetivos, pero en realidad, para poder
dar cumplimiento a cada meta que tenemos en mente, siempre se debe tener en cuenta los

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pasos del proceso administrativo. Ayuda a que cada persona le ponga orden a su vida, que
se planteé sus metas a corto, mediano y largo plazo, que establezca sus objetivos, que sepa
lo que en realidad quiere lograr y que de verdad pueda estar a su alcance, que maximice sus
recursos para poder cumplir con efectividad sus tareas diarias, y ante todo tener una
planeación para cada proyecto de vida.
Glosario

1. Analogía: una forma de comparación en la que se establece una relación de

semejanza entre dos cosas distintas.

2. Atribución: son las tareas que el Estado decide reservarse, por medio del orden
jurídico, las cuales están orientadas a la realización de sus fines; esto es, son los
grandes rubros de la actividad del poder público, tendiente a alcanzar sus fines.

3. Confluir: es liderar la organización dando prioridad a los valores, la cultura y la

estrategia, gestionar procesos organizacionales.

4. Egresos: salida de recursos financieros con el fin de cumplir un pago, también

puede considerarse a la salida de dinero provocada por otros motivos, como realizar
una inversión.

5. Estrategias: al patrón o plan principal para establecer metas y políticas de recursos

en una organización, y establece una secuencia coherente de las acciones a realizar.

6. Factor limitante: un recurso, variable, elemento o condición de un sistema que por

su carácter escaso respecto al resto de factores determina y limita el desarrollo y
evolución de un proceso determinado.

7. Feedback: proceso de comunicación en donde un empleado recibe un análisis y

valoración de sus actitudes, habilidades, virtudes y puntos de mejora.

8. Gestión global: satisfacer las necesidades de información de sus clientes,

disminuyendo los costos y riesgos para su negocio, entregándoles una estructura
propia y ayudándolos a lograr una mayor eficacia operacional.

9. Plazo: intervalo de tiempo que se establece para llevar a cabo una determinada
actuación.

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10. Readaptar: hacer que una persona o cosa se adapte de nuevo a algo.

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