REGLAS DEL CARGO Y ABONO

1.3.1 Catálogos de cuentas

El catálogo de cuentas es una herramienta contable que permite detallar
en forma ordenada los números y nombres de las cuentas de activo,
pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y orden que componen la
contabilidad del ente.

El propósito de este instrumento es el de ofrecer una clasificación

sencilla, clara y flexible de las cuentas con las que se registrarán
los movimientos de la organización que lo utilice, por ende, hace más
fácil el trabajo del sistema de contabilidad, especialmente cuando lo que
se busca es hacer una consolidación de los datos financieros y
contables; así al realizar un registro diario de las operaciones contables
de una empresa ayudará a la correcta preparación de los estados
financieros de la compañía.

El principal beneficio de hacer un catálogo de cuentas es que permitirá

ver plasmadas todas las cuentas imputables y no imputables en un solo
archivo. Dicho en otras palabras, este instrumento contable ofrece
información a primera vista, acerca de la actualidad y de un futuro
cercano de la organización. Es importante tener en cuenta que esta
herramienta puede variar según los movimientos de cada compañía y
como lo administre el contador a cargo.
1.4 Ecuación básica en la contabilidad
Como hemos visto, la ecuación contable es el pilar de la contabilidad,
y esta se basa en un sistema de registro por partida doble, lo que es
igual que a todo cargo corresponda un abono, y la podemos definir
como la igualdad que existe entre los elementos que la conforman,
que son:

Activo = Pasivo + Capital

Elementos de la ecuación contable

Activo: Los bienes y derechos de una compañía, adquiridos en el
pasado y con los que se busca obtener beneficios futuros.
Pasivo: Las deudas y obligaciones con las que una compañía financia
su actividad y utiliza para pagar su activo.
Capital: Son los recursos propios con los que la empresa realiza su
actividad. Se compone por los fondos propios (aportes de los socios),
más los beneficios generados y las reservas guardadas por la firma.

Se aplica en todo momento al realizar diferentes tipos de

transacciones comerciales, entendiendo por transacción al hecho o
condición que requiere un asiento en libros o registro contable.
1.4.1 Partida doble
La partida doble es la base de la dualidad económica en contabilidad y
parte integral de la ecuación patrimonial (Activo = Pasivo + Patrimonio
o Activo - Pasivo = Patrimonio). Hace referencia al sistema de registro
de todas las operaciones contables en al menos dos cuentas:

Haber: se refiere a los recursos disponibles.

Debe: alude a las fuentes de los recursos.

Esta anotación se denomina asiento contable. Asemeja una balanza

equilibrada, ya que la suma de los conceptos siempre debe coincidir.
Se basa en que toda acción económica tiene origen en otra acción de
igual valor, pero de naturaleza contraria. De esta manera, se mantiene
el equilibrio entre los montos recibidos (débitos) y los entregados
(créditos). Así las cosas, es posible establecer, al menos, las
siguientes relaciones:
Débitos - Créditos
Aumento de Activos - Disminuciones de Activos
Disminuciones de Pasivos - Aumento de Pasivos
Disminuciones de Capital - Aumento de Capital
1.4.2 Reglas de partida doble
Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en
su lado negativo, no puede haber un movimiento que solo afecte
cuentas de una misma naturaleza.

La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un

nombre, un código y un valor negativo y otro positivo. El valor negativo
corresponde a un crédito y el valor positivo corresponde a un débito.

En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así
los débitos y los créditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo
que es lo mismo, si se restan los créditos de los débitos el resultado
debe ser cero. Así permite conservar el equilibrio que también profesa
la ecuación patrimonial. Si los débitos representan lo que se tiene, los
créditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo y lo
que se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ahí la ecuación básica.

La técnica contable de hoy día está fundamentada en la partida doble,

la cual se basa en el aumento y disminución de las diferentes cuentas
que hacen parte del sistema contable del ente económico.

La podemos representar de la siguiente manera:

Débitos Créditos

Aumento de activos Disminuciones del Activo

Disminuciones del Pasivo Aumento de pasivos

Disminuciones del Patrimonio Aumento de patrimonio

1.5 Registro de operaciones en el libro diario y mayor
1.5.1 Registro en libro diario
El libro diario es el registro contable principal de cualquier sistema
contable, en el cual se anotan todas las operaciones.
Es un documento que registrá de forma cronológica las transacciones
económicas que una empresa realiza. Estas transacciones están
relacionadas con la actividad principal de la firma.
Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables, según
se vayan produciendo.
Esta contabilización se debe ir recogiendo día a día; o en periodos no
superiores a un mes en caso de que las actividades se hayan ido
recogiendo en otros documentos.
Datos mínimos necesarios para la creación de un libro diario:

• Fecha de cada transacción.

• Las cuentas involucradas en la transacción.
• El importe de la operación.
• Breve explicación de la transacción.

Ejemplo

Podemos observar en este ejemplo que ambos sectores al sumar sus

cuentas correspondientes nos dan el mismo resultado, así podemos
comprobar que es una operación correcta.
1.5.2 Registro en mayor
Para hacer un libro mayor se emplea el sistema de partida doble. De
esta forma, las cuentas se representan en forma de T. Su lado
izquierdo refleja él DEBE y el derecho el HABER. Los movimientos se
deben registrar primero en el libro diario y después se importan de
forma agrupada por cada cuenta.

Lo habitual es que cada página del libro mayor esté dividida en 5

columnas y dedicada a una cuenta contable de la empresa. La
disposición por columnas es la siguiente:

• Fecha del movimiento.

• Concepto para identificarlo.
• Debe, donde se registran los ingresos.
• Haber, donde se registran los movimientos de gasto.
• Saldo Final que es el resultado de la resta entre el Debe y
el Haber.

Llenado de un libro mayor

1. Se introduce la fecha en la que haya tenido lugar la operación.
2. Se registra el cargo o abono que figura en un asiento contable.
3. Se anotará el folio del libro diario de donde se encuentra
registrada la operación.
4. Se deberá especificar el importe del debe o cargo, o bien, el
importe del haber o abono.
5. Habrá que ir registrando el importe de los cargos y abonos para
obtener el saldo.

Si se cometen errores en el llenado del libro mayor deberá procederse

de la siguiente forma:

• Si hay una inconsistencia o error, se anula la hoja completa y se

pasa a la siguiente.
• Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del
contador.

El libro mayor debe reflejar en hojas separadas todas las cuentas del
balance. Se incluirán tanto las del activo como las del pasivo, así como
las de gastos e ingresos.