COMPRAS

Manual de Normas y Procedimientos

Área de Organización y Sistemas

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NORM

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AS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
ABR 2015

INDICE

DIRECTORIO ...........................................................................................................................4
ASPECTOS GENERALES........................................................................................................5
OBJETIVO ................................................................................................................................6
ALCANCE .................................................................................................................................6
BASE LEGAL............................................................................................................................7
NORMAS GENERALES ...........................................................................................................10
NORMAS ESPECÍFICAS........................................................................................................15
De los niveles de aprobación y tipo de proceso según monto en unidades tributarias. ..........16
De las Responsabilidades del personal adscrito en la Unidad de Compras. ..........................18
De la Evaluación del Contratista .............................................................................................22
De la Conformación de los Expedientes .................................................................................22
En cuanto a las Garantías, Pagos Parciales y los Controles de Gestión ................................24
Solicitud de Adquisición de Materiales y Bienes .....................................................................27
Emisión de la Orden de Compra (Oficina de Administración y Servicios)...............................28
Control Perceptivo (Oficina de Administración y Servicios) ...................................................34
ÍNDICE DE FORMATOS.........................................................................................................36
GLOSARIO DE TÉRMINOS ...................................................................................................37
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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Características TIPO DE DOCUMENTO

X
Manual de Normas y Manual de Usuario Otro (Especifique):
Procedimientos

Nombre del Documento:

Manual de Normas y Procedimientos de Compras

Características del Documento

Nuevo Actualizado
X

El presente documento, ha sido elaborado y estructurado por el personal del Área de Organización y Sistemas del Instituto Nacional
de Servicios Sociales. y ha sido revisado al detalle por el personal y el(los) responsable(s) del(las) área(s) que intervienen en los
procesos y procedimientos documentados, los cuales dejan constancia en representación mediante firma(s):

Nombre y Apellido Cargo Área Firma Fecha

Oficina de
Jesús Barrios Gerente Administración y
Servicios
Jefe
Lolismar Marin Compras
División (E)

CONTROL DE VERSIONES

ID Fecha Pág(s) Afectada(s) Descripción del Cambio

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

JUAN LOPEZ MARLENE MIRABAL ARACELIS OLLARVES

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS INASS ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS OFICINA DE PLANIFICACION,
PRESUPUESTO Y ORGANIZACION
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR DEL DESPACHO DE LA PRESIDENCIA
Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DE GOBIERNO
INSTITUTO NACIONAL DE SERVICIOS SOCIALES

DIRECTORIO
APROBACIÓN
CONSIDERANDO:

QUE EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE COMPRAS, CUMPLE CON

LOS REQUISITOS DE CONTENIDO, FORMA, TECNICA Y APLICACIÓN PRACTICA PARA EL
MEJORAMIENTO DEL DESEMPEÑO DE LAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES EN LA ORGANIZACIÓN, ASÍ
COMO SU ADAPTACIÓN A LAS EXIGENCIAS DE LA LEY QUE RIGE EL FUNCIONAMIENTO DEL MISMO,
ESTE DIRECTORIO EN SU SESIÓN No.___________________ DE FECHA ________________ Y MEDIANTE
RESOLUCIÓN No._______________ DE FECHA__________________DEL DOS MIL_______________
APRUEBA ESTE DOCUMENTO COMO SE PUBLICA EL CUAL ENTRA EN VIGENCIA A PARTIR DEL
__________________ DE _______________ DEL DOS MIL __________.

Presidenta del INASS:

Consejo Nacional de las Personas con MPP para las Comunas y Movimientos Sociales:
Discapacidad:

Defensoría del Pueblo: MPP para la Educación:

Pueblos Indígenas: MPP para el Trabajo y Seguridad Social:

Representantes de las Adultas y Adultos MPP para las Obras Pública y Vivienda:
Mayores:
Representantes de las Amas de Casa: MPP para la Salud:
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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ABR 2015

ASPECTOS GENERALES

El contenido del Manual de Normas y Procedimientos es de estricto

cumplimiento para las personas involucradas por lo tanto el nivel gerencial y de
jefes de oficina serán responsables de divulgar su información y vigilar su
cumplimiento. Las normas y procedimientos establecidos en este manual serán
de obligatoria aplicación en los mecanismos de control previo por parte de las
dependencias involucradas y en el control posterior que realice la Auditoría
Interna.

Toda modificación o sustitución que requiera el presente manual, deberá

tramitarse a través de la Oficina de Planificación y Presupuesto y Organización –
Área de Organización y Sistemas, una vez analizado, se realizaran los cambios
oportunos para luego someter nuevamente a la validación del jefe de la Oficina
responsable de su uso e implementación, y por ultimo elevar la modificación ante
las máximas autoridades.

Este manual pertenece al Instituto Nacional de los Servicios Sociales y forma

parte de un archivo disponible en la Unidad de Organización y Sistemas.
También, será publicado en la página Web del Instituto, de tal manera que
cualquier dependencia tenga acceso sin mayor inconveniente: En caso de
requerirse copia certificada, deberá ser solicitada ante la Oficina de
Planificación, Presupuesto y Organización.

Entrará en vigencia a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva del

INASS., como su implantación correspondiente.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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OBJETIVO

Establecer las Normas y Procedimientos, para la adquisición de Bienes

Nacionales Muebles, Equipos Médicos, Suministros médicos, Medicamentos,
Alimentos, Materiales y Equipos de Oficina, entre otras, del INASS a fin de
garantizar el desarrollo de la actividad de compras y suministros de manera
oportuna con criterios de racionabilidad, celeridad y calidad para el
funcionamiento de las diferentes dependencias que lo conforman.

ALCANCE

Dependencias Organizativas Involucradas:

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AS Y PROCEDIMIENTOS
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- Presidencia
- Dependencia Organizativa Solicitante
- Oficina de Administración y Servicios
- Unidad de Compras
- Unidad de Ordenación de Pago
- Unidad de Bienes Nacionales
- Unidad de Almacén
- Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización

BASE LEGAL

- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Publicada en Gaceta

Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 36.860 de fecha 30 de
diciembre de 1999, reimpresa en Gaceta Oficial Extraordinaria de la
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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República Bolivariana de Venezuela N° 5.453 en fecha 24 de marzo de 2000,

primera enmienda publicada en gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.908, en
fecha 19 de febrero de 2009.

- Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, aprobado

en Gaceta Oficial Nº 39.556 de fecha 19 de noviembre de 2010.

- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional de Control y su Reglamento Fiscal publicada en Gaceta Oficial N°
6.013 Extraordinario del 23 de diciembre de 2010.

- Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria

de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.114 Extraordinario de fecha
19 de Noviembre de 2014 y su Reglamento.

- Decreto con rango, valor y fuerza de ley que establece el Impuesto al Valor
Agregado (IVA), publicado en Gaceta Oficial Nº 352.701 de la República
Bolivariana de Venezuela de fecha 13 de febrero de 2007.

- Decreto Ley de Simplificación de Trámites Administrativos Nº 56.649,

publicado en Gaceta Oficial Nº 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008 Decreto
Nº 6.649 contentivo del instructivo presidencial para la eliminación del gasto
suntuario o superfluo en el sector público nacional, publicado en Gaceta
Oficial de la República de Venezuela Nº 38.146 de fecha 25 de marzo de
2009.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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- Decreto Nº 6.649 con rango, valor y fuerza de la Ley de Simplificación de

Trámites Administrativos, Publicado en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Nº 5.891 de fecha 31 de julio de 2008.

- Decreto Nº 4.998, Mediante el cual se dictan las Medidas Temporales para

La Promoción y Desarrollo de las Pequeñas y Medianas Industrias (Pymes),
Cooperativas y Otras Formas Asociativas, Productoras de Bienes,
Prestadoras de Servicios y Ejecutoras de Obras, ubicadas en el país,
publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº
38.567 de Fecha 20 de Noviembre de 2006.

- Decreto Nº 6.215 con Rango, Valor y Fuerza de Ley para la promoción y

desarrollo de la pequeña y mediana industria y unidades de producción
social, publicado en gaceta oficial de la República Bolivariana de Venezuela
Nº5.897 Extraordinario del 31 de julio de 2008.

- Decreto Nº 345 sobre la Reducción del Gasto Público, publicado en Gaceta

Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 35.552 de fecha 22 de
Noviembre de 1994.

- Decreto Nº 1892, sobre Compras del Estado, publicado en Gaceta Oficial de

la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.494 de fecha 30 de julio de
2002.

- Decreto Nº 4910, sobre las Normas para la Preferencias de Anticipo y pronto

pago para asegurar la Promoción y Desarrollo de las Micros, Pymes y
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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Cooperativas, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de

Venezuela Nº 38.546 de fecha 19 de Octubre de 2006.

- Providencia Nº SNAT/2008/0257, Emitido por el Ministerio de Finanzas para

la Impresión y Emisión de Facturas y otros documentos, Publicado en Gaceta
Oficial Nº 38.897 de fecha 19 de agosto de 2008.

- Publicación Nº 15 de la Contraloría General de la República y Modelos para

la Contabilidad Fiscal de Bienes y Materias en Depósitos y Almacenes.

- Providencia Administrativa N° 0017/14, emitida por el Directorio del INASS de

fecha 12/08/2014 según Acta N° 05 en su punto 04 relativo a los niveles de
aprobación de las contrataciones.

NORMAS GENERALES

1. El área de Servicios Generales, en conjunto con la Unidad de Compras, todas

adscritas a la Oficina de Administración y Servicios y el área de contrataciones,
adscrita a la Presidencia, deberán elaborar una programación de compras
anual, y proceder de conformidad con los la Ley de Contrataciones Públicas,
para efectuar responsable y eficientemente las adquisiciones de materiales,
bienes o artículos de oficina, obras y servicios, a los fines de cumplir con los
requerimientos de las diferentes dependencias Organizativas del INASS

2. El valor de la unidad tributaria a emplear será el vigente para el inicio del

procedimiento de la contratación.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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3. La Oficina de Administración y Servicios a través del Área de Bienes y Servicios

y la Unidad de Compras es responsable de realizar el plan de compras anual
del ejercicio siguiente en el primer trimestre del año en curso y cual deberá
concatenarse con el Plan Operativo Anual Institucional.

4. La Oficina de Administración y Servicios, aplicarán los principios de economía,

planificación, transparencia, honestidad, eficiencia, igualdad, competencia,
publicidad en las adquisiciones de Bienes Materiales, Equipos y Compras y
evitar la participación de intermediarios para la compra de Bienes Nacionales,
materiales y equipos de oficina a fin de mantener la transparencia en los
procesos de adquisición.

5. Las Dependencias Solicitantes deberán requerir la compra de materiales,

Bienes, equipos u otros mediante un formato de requisición o memorando,
donde se establezcan las especificaciones técnicas, fines de la compra,
cantidades, fecha de entrega, entre otras y deberán ser remitidas a la Oficina de
Administración y Servicios con copia a la Unidad de Compras.

6. Las adquisiciones requeridas, necesariamente deben estar vinculadas a las

actividades a realizar por la dependencia solicitante.

7. Con base a las especificaciones técnicas, la Unidad de compras hará un

estimado del presupuesto (presupuesto base) con lo cual solicitara el Pre
compromiso a la Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización.

8. La Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización registrara el Pre

compromiso y compromiso de los procesos de compras internas de la
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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institución, previa solicitud de la Unidad de Compras, la cual deberá

acompañarse de los requisitos mínimos de un expediente en proceso. (ver
formato).

9. La Unidad de Compras debe verificar el tipo de proceso a seguir y realizará las

gestiones pertinentes para iniciarlo, en un lapso no mayor de quince días
hábiles.

10.Las Dependencias Solicitantes deben remitir a la Oficina de Administración y

Servicios, por memorando de solicitud o requisición, las necesidades de bienes,
detallando las especificaciones técnicas del bien requerido, durante los cinco (5)
primeros días hábiles del mes a los fines de garantizar una adquisición efectiva y
oportuna.

11.La Unidad de Compras será responsable de mantener actualizado el registro de

proveedores, el registro de precios referenciales por renglón, solicitar la
Solvencia Laboral y la constancia del Registro Nacional de Contratistas, para la
adquisición de Bienes Nacionales, materiales y artículos de oficina de
conformidad con la normativa vigente.

13. La Unidad de Compras será responsable de la actualización, revisión y cruce del

Catálogo de Bienes y Materiales en el sistema para lo cual deberá alimentar el
mencionado catálogo y revisar que las cuentas asociadas sean las correctas con
la asesoría de la Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización.

14. Cuando se trate de concurso cerrado la Unidad de Compras suministra a la

Comisión de Contrataciones el registro de elegibles de proveedores el cual
deberá estar actualizado.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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15. Cuando se trate de Consultas de precios sin pliego de condiciones, las

invitaciones para participar deben contener lo siguiente: especificaciones
técnicas, condiciones de entrega o ejecución, validez de la oferta, lapso y lugar
para solicitar las aclaratorias, lapsos de entrega de las ofertas y criterios de
evaluación, así mismo, en caso que aplique, el compromiso de responsabilidad
social y garantías.

16. La Orden de Compras deberá establecer dentro de las cláusulas a aplicar, la

autorización por parte del INASS, de anular la Orden de compra o contrato por
incumplimiento de la misma.

17. El Jefe de la Unidad de Compras, deberá solicitar por escrito a los proveedores,
la renuncia total o parcial de los renglones establecidos inicialmente en la Orden
de Compra, cuando sea el caso y deberá ser anexado al expediente respectivo.

18. De pasar el lapso de la entrega de(los) bien(es) establecido(s) en la Orden de

Compra, de manera inmediata, podrá ser anulada la Orden de Compra o se
disminuirá(n) los renglones no entregados por el proveedor.

19. Al encontrarse renuncia total o parcial de los renglones establecidos inicialmente

en la Orden de Compra, se deberá generar formulario “Orden de Compra
Anulada o Ajuste a Orden de Compra” según sea el caso y deberá ser anexado
al expediente, una vez ajustada la orden de compra deberá ser firmada y sellada
por el Gerente de la Oficina de Administración y Servicios y por el Jefe de
Compras.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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20. Se autoriza la realización de ajustes en disminución de órdenes de compra, para

los ajustes por aumentos en la Orden de Compra estarán permitidos en un
porcentaje máximo del 30% de la totalidad de la Orden de Compra “Original”
previamente se deberá solicitar la disponibilidad presupuestaria a la Oficina de
Planificación, presupuesto y Organización.

21. Las órdenes de compra sólo se podrán ajustar por concepto de cantidades
recibidas, los renglones que no estén considerados tendrán que ser objeto de
otro proceso.

22. Para los trámites de pago por adquisición de materiales, bienes nacionales o
equipos de oficina generados por compromisos válidamente adquiridos por la
Oficina de Administración y Servicios, el expediente será remitido por la Unidad
de Compras al Área de Ordenación de Pago, quienes serán responsables de
revisar que el expediente cumpla con lo mínimo establecido en la normativa legal
vigente, así como que el compromiso este avalado por las autoridades a los
fines de ordenar el pago.

23. La Unidad de Compras, es responsable de mantener el registro y archivo de las

Órdenes de Compras emitidas en orden cronológico y correlativo para efectos
del seguimiento y control hasta el momento de remisión a ordenamiento del
pago.

24. Las órdenes de compras emitidas por la Unidad de Compras, deberán ser
firmadas en conjunto por el Jefe de Unidad de Compras, el Gerente de la Oficina
de Administración y Servicios, el Presidente de INASS y el Proveedor
beneficiado con la Buena Pro
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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25. Los plazos y formatos de los documentos que conforman el procedimiento de

consulta de precios deberán cumplir con la normativa señalada en la Ley de
Contrataciones Públicas.

26. La Unidad de Auditoría Interna en control posterior, verificará el cumplimiento de

las normas y procedimientos establecidos para las adquisiciones de materiales,
Bienes Nacionales y equipos de oficina de INASS.

NORMAS ESPECÍFICAS

A. Ajuste o anulación de Orden de Compra

1. El Jefe de la Unidad de Compras podrá proceder al ajuste de la Orden de

Compras siempre y cuando dichos ajustes estén referidas únicamente a
cantidades de los ítems originales.

2. En caso de anulación el Jefe de la Unidad de Compras deberá solicitar la

anulación del pre compromiso en caso de existir, e informar a la Oficina de
Planificación, Presupuesto y Organización
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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De los niveles de aprobación y tipo de proceso según monto en unidades tributarias.

3. Las adquisiciones de materiales, Bienes Nacionales o equipos de oficina que

excedan de las 5.001 U.T. se aprobaran por la Junta Directiva del INASS, la
cual evaluará y autorizará la adquisición por medio de un proceso de Concurso
cerrado o abierto, de acuerdo con lo previsto en el artículo 55 y siguientes de la
Ley de Contrataciones Públicas.

4. Para las adquisiciones de materiales, bienes o Compras que en su cuantía

estimada no excedan de las 5.000 U.T, se deberá realizar un punto de cuenta
para la aprobación del(la) Presidente(a) del INASS., el cual evaluará y autorizará
la adquisición por medio de un proceso de Consulta de precios, de acuerdo con
los previsto en la Ley de Contrataciones Públicas, las modalidades de concurso
abierto y cerrado serán desarrolladas totalmente por la Comisión de
Contrataciones del INASS.

5. La Unidad de Compras procede a iniciar y llevar los procesos para las

adquisiciones de materiales, Bienes, Compras o equipos de cuantía estimada
hasta la 5.000 U.T,
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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6. Cuando la adquisición de materiales, bienes insumos o equipos supere las 5.001

U.T. la Comisión de Contrataciones es la autorizada para abrir el
correspondiente proceso el cual deberá ser un concurso cerrado o abierto según
sea el caso.

QUIEN LO QUIEN LO
U.T. PROCESO
REALIZA APRUEBA

Unidad de Compras,
0 – 5.000 Consulta de Precios Unidad de Compras
Administración,
Presidencia
Comisión de Contrataciones,
Presidencia,
5.001- 20.000 Concurso cerrado Comisión de Contrataciones
Directorio
Comisión de Contrataciones,
Concurso abierto Comisión de Contrataciones Presidencia,
20.001 en adelante
Directorio
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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De las Responsabilidades del personal adscrito en la Unidad de Compras.

Del Jefe de la Unidad:

- Consultar el registro de proveedores, evaluar y seleccionar de acuerdo al ramo

en el (los) proveedores a participar en el proceso de contratación.

- Mantener una evaluación constante de los requerimientos presentados, a fin de

impulsar y tramitar en los casos que se requieren los contratos marco, logrando
simplificar trámites administrativos y planificación en las compras.

- Garantizará a través del análisis de ofertas y las recomendaciones del mismo,

que los precios ofertados se ajusten a la base de datos de precios referenciales
manejada por la Unidad de Compras.

- Coordinar con la Unidad de Almacén, la disponibilidad en capacidad de

almacenaje existente, para identificar los destinos en las órdenes de compra y
distribuir las recepciones de las compras.

- Conjuntamente con el Gerente de Administración y Servicios, la firma de las

invitaciones y notificaciones correspondientes a las “consultas de precio”
realizadas en la Unidad de Compras.

- Canalizar el envío y recepción por parte del representante legal de la empresa,

las invitaciones, notificaciones mediante los medios autorizados para el trámite.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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- Verificar el cumplimiento de los procedimientos de modalidad de contratación o la

justificada exclusión de la modalidad de contratación y la correcta emisión de la
Orden de Compra.

- Evaluar las ofertas presentadas, en el informe de recomendaciones,

determinando si se ajustan a lo requerido por la unidad solicitante y colocada en
las invitaciones de los procesos realizados en la Unidad de Compras para así
determinar la mejor oferta.

- Firmar la Orden de Compra y remitir junto con sus recaudos a la firma del
Gerente de la Oficina de Administración y Servicios.

- Revisar la conformación de expedientes y firmará la relación de documentos y el

punto de cuenta de pago para enviar al Área de Ordenamiento de Pago.

- Realizar seguimiento y control del proceso de compra asignado de manera de

realizar dicho proceso en forma eficaz y con rapidez para dar respuesta oportuna
al solicitante.

- Notificar a los solicitantes que retiren los bienes o materiales requeridos una vez
que el área de almacén notifique la recepción del mismo.

- Tramitar a través de la Unidad de Bienes los registros de los Bienes nacionales

adquiridos, consignando la copia de la orden de compra y la factura del bien
nacional adquirido.

- Convocar a los proveedores (representante legal) para la firma, una vez recibida
la Orden de Compra debidamente firmada por las personas autorizadas.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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- Controlar el Registro en el módulo de Programación Anual del sistema del

Registro Nacional de Contratistas todos los años que sean necesarios, esto con
la finalidad de mantener actualizado dicho registro.

- Controlar el Registro de todos los compromisos presupuestarios en los cuales

incurra la Institución.

- Controlar el Registro de todos los Gastos Administrativos y de Trabajadores para

el funcionamiento de la institución.

- En caso de tratarse de compras de Patrimonio público Nacional, deberá

coordinar con Bienes Nacionales el registro correspondiente.
|
Del Analista de Compras

- Debe de acuerdo a la naturaleza de la compra, imputar a la apertura y partida

presupuestaria que corresponda el gasto.

- Aplicar a las solicitudes de compras aprobadas la modalidad de contratación

correspondiente o exclusión de modalidad correspondiente.

- Revisar que la Orden de Compra contenga los siguientes datos: plazo y lugar de
entrega, unidad de destino, motivo, solicitante, artículos, especificaciones
técnicas y cualquier otra característica o condición establecida en la invitación.

- Velar porque la Orden de Compra contenga los recaudos exigidos por la

normativa legal y vigente, velando así por la correcta conformación del
expediente.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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- Presentar de manera inmediata la Orden de Compra una vez emitida y

conformada al Jefe de la Unidad de Compras para su revisión y firma.
- Realizar seguimiento al cumplimiento de los plazos de entrega y demás
condiciones exigidas o contratadas con los proveedores en la Orden de Compra.

- El analista de la Unidad de Compras, Jefe de Unidad de Compras,

Administrador, deberán colocar sus datos, firma, hora, fecha y sello al reverso de
las facturas originales como acuse de recibido, al mismo tiempo sellar y colocar
sus datos en la copia al proveedor como constancia de recibido.

- Elaborar el punto de cuenta para el pago

- Entregar al Jefe de Unidad de Compras una relación de documentos donde

detalla las Órdenes de Compras con todos los recaudos solicitados para el
ordenamiento de pago.

- Registrar en el módulo de Programación Anual del sistema del Registro Nacional

de Contratistas todos los años que sean necesarios, esto con la finalidad de
mantener actualizado dicho registro.

- Registrar todos los compromisos presupuestarios en los cuales incurra la

Institución.

- Registrar todos los Gastos Administrativos y de Trabajadores para el

funcionamiento de la institución.

Todo el personal de la Unidad de Compras

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AS Y PROCEDIMIENTOS
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- Tramitar con celeridad las solicitudes de adquisiciones autorizadas y asignadas

al mismo.

De la Evaluación del Contratista

- La evaluación de desempeño del contratista o proveedor la realiza la unidad

usuaria o requirente del bien, a través de informe que envía a la Oficina de
Administración y Servicios, con copia a la Unidad de Compras, quienes con base
a ese informe lo reportan en la página web del SNC.

- La evaluación debe ser aprobada por la Comisión de Contrataciones, cuando

esta haya recomendado la adjudicación.

- Los resultados deben notificarse por la unidad contratante, al contratista dentro

de los 20 días hábiles siguientes a la finalización de cada contrato u orden de
servicios.

De la Conformación de los Expedientes

E.1.- Para el Pre- Compromiso:

- Requisición o memorando con la descripción del los bienes/materiales que requiere

- Presupuesto Base
-Acta de inicio del procedimiento
- Solicitud de Ejecución Presupuestaria (SEP)

E.2.- Para el Compromiso:

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- Solicitud de la Dependencia Solicitante.

- Acta de inicio del procedimiento.
- Punto de cuenta y la providencia del Directorio. (De acuerdo a la modalidad
de selección de contratista aplicada).
- Copia del R.N.C., Constancia de registro en servicio Nacional de
Contrataciones. (Si aplica).
- Solvencia Laboral. (Si aplica).
- Llamado o invitación a los participantes.
- Pliego de condiciones. (Si aplica).
- Acta de recepción de los documentos de calificación u ofertas. (Si aplica).
- Modificaciones o aclaratorias del pliego de condiciones, si las hubiere.
- Ofertas recibidas. (Si aplica).
- Informe de análisis y recomendación de la adjudicación
(con sus presupuestos o soportes). (Cuadro Comparativo).
- Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes si fuere el caso.
(Si aplica).
- Documento de adjudicación. (Orden de Compra o Contrato).

Para la Solicitud de pago:

- Solicitud de la Dependencia Solicitante.

- Acta de Inicio del Proceso.
- Punto de cuenta y la PROVIDENCIA DEL DIRECTORIO (De acuerdo a la
modalidad de selección de contratista aplicada).
- Copia de la Constancia de Registro en Servicio Nacional de contrataciones. (RNC)
(Si aplica).
- Solvencia Laboral. (Si aplica).
- Acto motivado. (Si Aplica).
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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- Llamado o invitación a los participantes. (Si Aplica).

- Pliego de condiciones. (Si Aplica).
- Acta de recepción de los documentos de calificación u ofertas. (Si Aplica).
- Modificaciones o aclaratorias del pliego de condiciones, si las hubiere.
- Ofertas recibidas. (Si Aplica).
- Informe de análisis y recomendación de la adjudicación o declaratoria de desierta
(con sus presupuestos o soportes). (Si Aplica).
- Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes si fuere el caso.
(Si Aplica).
- Documento de adjudicación (Orden de Compra).
- Nota de entrega.
- Consolidado de notas de entrega.
- Ajuste o anulación de la orden de compra (cuando el caso lo requiera).
- Factura.
- Aval de la recepción y registro de la adquisición en el almacén destinado.
- Registro y control de Bienes Nacionales. (Si aplica).
- Copia certificada de la fianza de anticipo y fiel cumplimiento.
- Copia simple de la fianza de anticipo.
- Copia simple de la orden de compra O CONTRATO, documentos del proceso de
contratación.

En cuanto a las Garantías, Pagos Parciales y los Controles de Gestión

- El personal de la Unidad de Compras deberá velar por el cumplimiento de las

garantías de las adquisiciones suministradas por el proveedor, en cuanto a las
fechas establecidas, la entrega de los productos y de las facturas, con el fin de
cumplir con la calidad producto adquirido.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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- Si se trata de entregas directas en los Centros de Servicios Sociales ubicados

fuera de Caracas, el jefe de la Unidad de compras designara un funcionario para
que esté presente en la entrega o en su defecto deberá hacer contacto previo
con el Director del Centro quien será el encargado de recibir el bien o material
levantando el acta de control perceptivo según formato que le será suministrado
por la Unidad de Compras.

- El personal de la Unidad de Compras deberá recibir del proveedor la Fianza de

Anticipo y de Fiel Cumplimiento, para garantizar la adquisición de Bienes
Compras, materiales y equipos que se realicen a través de la modalidad de
contratación que le corresponda.

- De acuerdo a la modalidad de contratación la empresa podrá otorgar anticipos a

los proveedores hasta por un porcentaje que no exceda del 50% del monto total
de la orden de compra o contrato, debiendo el proveedor garantizar el despacho
mediante la entrega de una fianza de anticipo y fiel cumplimiento (10% de lo
contratado).

- El Jefe de Unidad de Compras, remitirá memorando para la firma del Gerente de

Administración, adjuntando las fianzas recibidas de los proveedores, para
solicitar a la consultoría jurídica la certificación de las mismas.

- La Unidad de Compras, una vez recibida las fianzas certificadas por la

consultoría jurídica, conformará el expediente de pago de anticipo de la orden de
compra correspondiente y remitirá a la Unidad de Ordenamiento de Pago.
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NORM

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AS Y PROCEDIMIENTOS
FECHA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
ABR 2015

- La Unidad de Compras deberá reportar a la dependencia solicitante o almacén

de los bienes despachados que tengan garantía emitida por el proveedor, a
efectos de cambios, otros.

- La Unidad de Compras realizará los trámites pertinentes para la ejecución de las

garantías y fianzas para lo cual mantendrá los controles internos
correspondientes.

- El Analista de la Unidad de Compras deberá reportar a su supervisor inmediato

el incumplimiento por parte de los proveedores de las condiciones establecidas
en las contrataciones, tales como: lapsos de entrega, entre otros.

G. De los contratos

- En los casos de Concursos Cerrados y Abiertos iniciados por la Comisión de

Contrataciones y culminados en buena pro se podrá ordenar la elaboración de
un documento contrato distinto a la Orden de Compras.

- El documento contrato será suscrito por el Presidente (a) del INASS y el

proveedor respectivo y deberá se visado por la Consultoría Jurídica.

- Una vez firmado el Contrato, deberá remitirse con el expediente a la Unidad de

Compras a los fines del control y seguimiento.
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NORM

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AS Y PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
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PROCEDIMIENTO

Solicitud de Adquisición de Materiales y Bienes

Dependencia Solicitante/ Asistente Administrativo

1. Elabora Memorando de Solicitud de Material o Bienes, en original y copia y lo

entrega al Jefe de la Dependencia Solicitante.

Dependencia Solicitante/ Jefe

2. Recibe el Memorando, verifica, firma y entrega al Asistente Administrativo.

Dependencia Solicitante/ Asistente Administrativo

3. Recibe el Memorando firmado, sella, genera copia y remite a la Gerencia de
Administración.

Oficina de Administración y Servicios/ Secretaria

4. Recibe Memorando en original y copia, firma y sella con fechador, entrega
copia la Dependencia Solicitante.

5. Verifica con el Administrador, genera copia, archiva, registra y envía original

a la Unidad de Compras.
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NORM

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AS Y PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
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PROCEDIMIENTO

Emisión de la Orden de Compra (Oficina de Administración y Servicios)

Unidad de Compras/ Secretaria

1. Recibe original de Memorando, para la emisión de la Orden de Compra,
relaciona en control de correspondencia recibida y remite al Jefe de Unidad
de Compras.

Unidad de Compras/Jefe de Compras

2. Recibe original de Memorando, conforma en señal de revisión, asigna y gira
instrucciones al analista de Compras para su trámite.

Unidad de Compras/ Analista

3. Verifica la naturaleza del requerimiento de materiales, bienes o equipos.

4. Coloca precios referenciales y totaliza (Presupuesto Base).

5. Confirma disponibilidad de la partida presupuestaria a través del sistema

administrativo SIGESP, Existe Disponibilidad Presupuestaría?.

 NO Informa a la Dependencia Solicitante, a través de memorando firmado

por el Jefe de Administración.

 SI, procede a verificar modalidad del proceso según unidades tributarias.

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AS Y PROCEDIMIENTOS
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6. Si es menor o igual a 5.000 UT procede a generar el Acta de Inicio del

proceso con las indicaciones del Jefe de Compras sobre los proveedores a
ser invitados a la consulta (mínimo tres), para lo cual se ha tomado en cuenta
la capacidad financiera de contratación, experiencia y la vigencia en el
Registro Nacional de Contratista, continúa con el PUNTO 8.

7. Si es mayor a 5.001 UT: Presenta al Jefe de Compras para que remita a la

Oficina de Administración y Servicios para que éste a su vez lo envíe al Area
de Contrataciones, con copia a la Comisión de Contratacione, a través de
memorando indicando monto, cantidad y especificaciones técnicas para que
efectúen el proceso de selección de contratista de acuerdo a las modalidades
de la Ley de Contrataciones Públicas y la normativa legal vigente.

8. Genera la SEP PRECOMPROMISO, con fundamento en el presupuesto

base, presenta para la firma y remite a la Oficina de Planificación,
Presupuesto y Organización para la respectiva contabilización (ver manual de
usuario).

Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización/ Secretaria

9. Recibe listado de SEP PRECOMPROMISO, verifica contenido y devuelve

copia sellada en señal de acuse.

10. Registra las Solicitud de Ejecución Presupuestarias (SEP) recibidas,

distribuye entre los analistas de presupuesto y refleja en el Registro
Computarizado, el analista responsable de cada SEP y fecha de entrega a
cada analista, entrega copia de registro al Jefe del área.
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NORM

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AS Y PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
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Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización/ Analista

11. Recibe, revisa SEP PRECOMPROMISO, la distribución de su estructura

presupuestaria y anexos. TODO ESTA CORRECTO?

 SI. Contabiliza (ver manual de usuarios), imprime comprobante, firma,

presenta para la firma del Jefe de la Oficina y devuelve a la Unidad de
Compras, con formato de control interno para la contabilización.

 NO. Devuelve con las observaciones en formato de “Control Interno para

la Contabilización” a la Unidad de Compras.

Unidad de Compras/ Analista

12. Recibe SEP PRECOMPROMISO contabilizada y continúa en el punto 11, en

caso de recibir observaciones de la SEP PRECOMPROMISO y sus anexos,
corrige y regresa a punto 8.

a. Emite las invitaciones a los proveedores indicados en el acta de inicio

del proceso y presenta para la firma respectiva de los autorizados.
b. Remite las invitaciones a los representantes legales de las empresas
y/o cooperativas y se queda con un ejemplar como acuse de recibo.
Se podrá usar vía electrónica o vía fax; siempre y cuando quede
evidencia de recibo.
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NORM

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AS Y PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
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Unidad de Compras/ Jefe

13. Recibe los sobres cerrados que contienen las ofertas dentro del plazo
estipulado y realiza la apertura de los sobres el día correspondiente.

14. Evalúa cada oferta de los proveedores según el precio, calidad del servicio y
cumplimiento de especificaciones técnicas.

15. Entrega al Analista de la Unidad de Compras las ofertas de los proveedores

con las observaciones para la emisión del análisis de las ofertas e informe de
recomendación.

Unidad de Compras/ Analista

16. Recibe las ofertas de los proveedores con las observaciones y emite el
análisis de las ofertas e informe de recomendaciones y entrega al jefe de la
Unidad de Compras para su validación.

Unidad de Compras/ Analista

17. Recibe Informe de recomendación aprobado, ordena expediente, folia y

genera SEP compromiso Orden de Compra.

18. Remite Orden de compra, SEP compromiso y sus anexos a la oficina de

Planificación, presupuesto y Organización para la contabilización del
compromiso.

Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización/analista

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NORM

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AS Y PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
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19. Recibe, Revisa y Contabiliza: Existen Errores?

a. SI existen errores devuelve con FORMATO DE CONTROL INTERNO

PARA LA CONTABILIZACIÓN EJERCICIO FISCAL 201____.

b. NO remite a la Unidad de Compras para continuar el procedimiento

Unidad de compras/Jefe

20. Recibe Orden de Compras, corrobora las firmas y remite a Jefe de

Administración con cada expediente conformado y foliado.

Oficina de Administración/Jefe

21. Recibe las órdenes de compra junto con el análisis de ofertas, informe de
recomendación y demás anexos del expediente, indicando beneficiarios de
la BUENA PRO. Esta Conforme?

a. SI, firma y sella, remite a la Presidencia.

b. NO, devuelve a la Unidad de Compras para su corrección.

Presidente (a)/Asistente
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
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22. Recibe la Relación de Órdenes de Compra, revisa y entrega al Presidente

(a), para su aprobación.

Presidente (a)

23. Recibe las Orden (es) de Compra (s) junto con el Análisis de Ofertas e
Informe de Recomendación indicando beneficiarios de la BUENA PRO.
Esta Conforme?

 SI, firma y sella y ordena devolver a Unidad de Compras para continuar

procedimiento.
 NO, ordena devolver a la Unidad de Compras para la corrección y/o
anulación.

Unidad de Compras/ Jefe

24. Recibe órdenes de compra firmadas en señal de haber sido aprobadas.

25. Convoca a los proveedores beneficiarios de la BUENA PRO, para la firma de
la Orden de Compra y consignación de garantías si las hubiere.
26. Ordena al analista archivar momentáneamente hasta la entrega del bien.

PROCEDIMIENTO
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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Control Perceptivo (Oficina de Administración y Servicios)

Unidad de Compras/ Jefe

1. Designa a funcionario de compras para estar presente en la entrega del bien
o material adquirido

Unidad de Compras/ Analista

2. Realiza inspección visual de los bienes o materiales levantando acta de

control perceptivo según formato. Esta Conforme?
 SI deja constancia en el Formulario Acta de Control Perceptivo, recibe
Nota de Entrega, Constancia de Recepción y Registro en Almacén y
Factura por parte del proveedor, colocando acuse de recibido en la parte
posterior de la mismos.

 NO deja constancia en el Formulario Acta de Control Perceptivo y coloca

nuevo plazo de entrega, comunica a su superior inmediato.

3. Anexa al expediente de la orden de compra el registro de bien nacional (si

aplica).

4. Entrega expediente de pago de orden de compra debidamente conformado y

foliado al Jefe de Unidad de Compras.

Unidad de Compras/ jefe

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AS Y PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
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5. Recibe los expedientes de pago de orden de compra, los revisa:

Expediente está completo?:

 SI: firma, sella y ordena al asistente administrativo realizar relación de

órdenes de compra, factura y anexos del expediente remitir a la Unidad
de Ordenamiento de Pago.
 NO: regresa al Analista de Compras para su corrección

Unidad de compras/ asistente administrativo

6. Recibe Expedientes de Órdenes de Compras con sus anexos, relaciona y

envía a la Oficina de Ordenación de Pago con acuse de recibo.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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ÍNDICE DE FORMATOS

1. CONTENIDO MINIMO DE LOS EXPEDIENTES POR CONTRATACION

2. FORMATOS DE SOLICITUD DE REQUISICIÓN

3. FORMATOS DE SOLICITUD DE COTIZACION

4. FORMATOS DE ACTA DE INICIO DE CONSULTA DE PRECIOS

5. FORMATOS DE ANALISIS COMPARATIVO DE CONSULTA DE PRECIOS

6. FORMATOS DE INFORME DE RECOMENDACIÓN

7. FORMATOS DE ACTA DE CONTROL PERCEPTIVO

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AS Y PROCEDIMIENTOS
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GLOSARIO DE TÉRMINOS

Para efectos del presente manual se definen los siguientes términos:

Contratación Directa: Es la modalidad de selección excepcional que realiza el

ente contratante para la adquisición de bienes, contratación de servicios y
ejecución de obras.

Consulta de precios: Es la modalidad de selección competitiva de contratistas,

en la cual al menos tres (3) participantes por el ente contratante, a presentar
ofertas basándose en su experiencia, especialización y capacidad técnica,
financiera y legal.

Control Perceptivo: Es una inspección realizada por medio de los sentidos

(vista, gusto, tacto, olor y sabor) dependiendo del objeto a examinar, que permite
la identificación de alguna característica relevante, en lo que refiere a su calidad.

Concurso Cerrado: Es la modalidad de selección competitiva de contratistas,

en la cual al menos cinco (5) participantes son invitados por el ente contratante,
a presentar ofertas basándose en su experiencia, especialización y capacidad
técnica, financiera y legal.

Concurso Abierto: Es la modalidad competitiva y pública de selección de

contratistas cuyo llamado ha sido publicado en los medios previstos en la ley de
contrataciones públicas y en el que puede participar cualquier persona natural o
jurídica, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la citada ley, su
reglamento y las condiciones particulares inherentes a cada concurso.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
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Dependencia Solicitante: Gerencias, Oficinas, Centros de Servicios Sociales.

Formulario: Es una herramienta metodológica de trabajo, que permite agilizar

los procesos, minimizando los tiempos de ejecución de alguna tarea. Estos
pueden ser manuales o electrónicos y son asociados a procedimientos.

Manual de Normas y Procedimientos: Es un documento que contiene en

forma ordenada y sistemática, información, métodos e instrucciones sobre las
normas y los procedimientos de una unidad organizativa, para la mejor ejecución
del trabajo.

Medicamentos: se refiere a todos aquellos fármacos, para su utilización en las

personas, con el fin de prevenir, aliviar o mejorar enfermedades, o para
modificar estados fisiológicos.

Equipos médicos: Son aquellos que pueden utilizarse repetidamente, con fines
médicos.

Suministros médicos: son elementos médicos o quirúrgicos consumibles,

prescindibles, desechables o no duraderos.

Alimentos: Se refiere a materia prima para elaboración de comidas o a comidas

ya elaboradas, según la necesidad.

Materiales de oficina: Son todos aquellos consumibles de oficina que las

Dependencias podrán solicitar mediante formato “Solicitud de Materiales”.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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Materiales de limpieza: Son todos aquellos consumibles de limpieza que el

área de Servicios Generales adscrita a la Gerencia de Administración podrá
solicitar mediante formato “Solicitud
de Materiales”.

Renuncia Total de Renglones en la Orden de Compra: Es una carta que

emite el proveedor cuando por algún motivo o circunstancia le resulta imposible
la entrega del pedido requerido en la orden de compra.

Renuncia Parcial de Renglones en la Orden de Compra: Es una carta del

proveedor donde indica que no podrá entregar la cantidad total del pedido
requerido en la orden de compra.

Requisición: Formulario de uso para la solicitud de materiales de oficina.

Ejemplo: resmas de papel, grapadoras, cartuchos de impresora, etc.

Pliego de Condiciones: Documento donde se exponen las condiciones o

reglas básicas a las que deben sujetarse los participantes de las diferentes
modalidades que establecen la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento
para la selección de contratistas.

Acta de Inicio: Es el acta que se debe levantar para comenzar el proceso, tanto
en concursos cerrados como en consultas de precios donde se indique: objeto
de la contratación, numero de procedimiento, monto estimado de la contratación,
situación legal de las empresas, empresas seleccionadas indicando nivel de
contratación y calificación, razones técnicas para la escogencia de las empresas,
cronograma, etc.
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AS Y PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS
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Presupuesto base: en todas las modalidades de contratación el ente

contratante debe preparar un presupuesto base con base a la especificaciones
técnicas