Mnp. Realizacion de Eventos

u
Manual de Normas y Procedimientos para la

Realización de Eventos Corporativos
AÑO 2016
Oficina de Planificación, Organización y Presupuesto
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Código MNPREC/OPOP/DOYM
PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS Versió 2 de
1 Página
CORPORATIVOS n 57
HOJA DE APROBACIÓN Fecha 16/02/2016
APROBADO FIRMA SELLO
Ing. Aníbal Augusto Fuentes R.

Presidente de LOGÍSTICA CASA
LOGICASA, S.A.
AVALADO FIRMA SELLO
T.S.U. Shantall Casanova

Gerente de Comunicación y
Relaciones Institucionales
Lcda. Karol Bello

Jefe de Prensa y Relaciones
Institucionales.
REVISADO FIRMA SELLO
Lcda. Rosangel Hernández

Gerente de Planificación,
Organización y Presupuesto
T.S.U. Diviane Castro

Jefe de Organización y Métodos
ELABORADO FIRMA SELLO
T.S.U. David José Morantes

Analista de Organización y
Métodos
T.S.U. Jhonney Morales

Analista de Control
Administrativo
1 Página
CORPORATIVOS n 57
HOJA DE APROBACIÓN Fecha 16/02/2016

1 Página
CORPORATIVOS n 57
CONTENIDO Fecha 16/02/2016
CONTENIDO PÁG.
General del Manual
Ficha del Manual – Normas para su Uso 4
Presentación 6
Glosario 7
Específico del Manual
Procedimientos 9
Realizar los Eventos Corporativos 10
Cierre del Manual
Formularios e Instructivos 40
Formulario “Ficha Técnica de Eventos” 41
Formato “Propuesta de Diseño para Eventos” 43
Formulario “Informe Técnico del Evento” 44
Formulario “Lista de Chequeo para Eventos” 46
Anexos 48
Anexo Nº 1: Ejemplo de Guión 49
Anexo Nº 2: Estructura de Guión para un Evento 50
Verificación de Lectura 51
1 Página
CORPORATIVOS n 57
FICHA DEL MANUAL-NORMAS PARA SU USO Fecha 16/02/2016
FICHA DEL MANUAL - NORMAS PARA SU USO

VERSION DEL Nº DE RESOLUCIÓN DE
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA RESPONSABLE DEL MANUAL
MANUAL APROBACIÓN
Oficina de
Comunicación y
1
Relaciones
Institucionales.
NORMAS GENERALES PARA EL USO DEL MANUAL

1. El mismo deberá estar a disposición de todo el personal de LOGISTICA CASA
LOGICASA, S.A, en los medios tecnológicos disponibles para tal fin.
2. La aplicación, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de las normativas aquí
descritas recaerán sobre la máxima autoridad de cada Unidad Organizativa del área
de aplicación del documento. Así mismo, éste será responsable de solicitar por
escrito a la Oficina de Planificación, Organización y Presupuesto su optimización en
el momento que sea necesario, ya sea por cambios en los procedimientos, ante
cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente, o en las políticas del área de
aplicación del mismo que en materia de procedimientos afecten su estructura, a fin
de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas.
3. Los usuarios de la presente normativa, deberán notificar a su supervisor inmediato
las modificaciones o cambios en las mismas y/o procedimientos que afecten su
contenido, con el objeto de garantizar la vigencia del documento, así mismo, podrán
aportar sugerencias que contribuyan a la optimización del documento.
4. Para solicitar cualquier revisión y/o corrección del presente documento, se deberá
enviar un Memorándum a la Oficina de Planificación, Organización y
Presupuesto/Departamento de Organización y Métodos con los siguientes datos:
Nombre del empleado que hace la sugerencia de modificación.
Denominación del cargo que ocupa.
Objeto de la revisión y modificación (breve exposición de motivos).
ELABORADO POR: REVISADO POR: REVISADO POR: AVALADO POR: APROBADO POR:
Analista de Organización y Jefe de Organización y Gerente de Planificación, Gerente de Comunicación y Junta Directiva
Métodos Métodos Organización y Presupuesto Relaciones Institucionales
T.S.U. David Morantes T.S.U. Diviane Castro Lcda. Rosangel Hernández T.S.U. Shantall Casanova
1 Página
CORPORATIVOS n 57
FICHA DEL MANUAL-NORMAS PARA SU USO Fecha 16/02/2016
Basamento Legal (en caso que aplique)

Capítulo(s), normas y/o procedimientos puntuales a ser modificados(s).
Borrador de los cambios propuestos.
5. La Oficina de Planificación, Organización y Presupuesto será responsable de la
elaboración de los Manuales, de la actualización, corrección y optimización de los
procesos, Formularios e Instructivos, así como de las Normativas bien sea por
lineamiento directo de la Presidencia de la Empresa, por solicitud de la Unidad
responsable del documento o derivado a un cambio en la Estructura Organizativa.
6. Los Manuales de Normas y Procedimientos, Normativas e Instructivos deberán ser
evaluados por la máxima autoridad de cada Unidad Organizativa (según
corresponda), a pruebas selectivas y continuas de cumplimiento y exactitud, a fin de
detectar oportunamente cualquier desviación en el logro de las metas y objetivos
programados, así como la adecuación de las acciones administrativas,
presupuestarias y financieras de los procedimientos y normas prescritas en los
casos que se requiera.
7. La Consultoría Jurídica de LOGÍSTICA CASA, LOGICASA, S.A, será garante de
que la Base Legal contenida en el presente documento esté en concordancia con la
normativa legal vigente que ampara el contenido de los mismos.
MNPREC/OPOP/
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Código
DOYM
PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS
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n
PRESENTACIÓN Fecha 16/02/2016
El presente Manual ha sido diseñado para definir y establecer las normas y

procedimientos internos para la realización de Eventos Corporativos por parte de la
Oficina de Comunicación y Relaciones Institucionales de LOGÍSTICA CASA,
LOGICASA S.A, a fin de optimizar el procesos de planificación, organización y control
para asegurar la eficiencia de los Eventos, ofreciendo una guía práctica y aplicable en
forma general para el desarrollo de la actividad.
Este documento informativo tiene como finalidad facilitar el trabajo en cada una de
las áreas de acuerdo a los procedimientos que deben aplicarse al momento de llevar a
cabo cualquier Evento de manera que se pueda demostrar al personal involucrado la
descripción detallada de las labores y funciones que deben realizar.
El Manual de Normas y Procedimientos es una herramienta útil y necesaria en el

ámbito operativo y administrativo, es práctico y de fácil uso por el personal involucrado en
cada actividad, permite incluir nuevos procedimientos para el mejoramiento de los
procesos, actualizar y optimizar los ya existentes, así como prescindir de aquellos
procedimientos que ya no son necesarios para la Empresa.
MNPREC/OPOP/
DOYM
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CORPORATIVOS 1
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n
GLOSARIO Fecha 16/02/2016
C
Cáterin: Servicio de alimentación institucional y/o colectiva que provee cantidades
determinadas de comidas y bebidas en las fiestas, eventos y afines.
Collage: Técnica artística que consiste en acoplar y/o recopilar elementos diversos o
fotografías a fin de crear un todo unificado.
E
Evento Corporativo: Es aquel acto, ceremonia o festejo que se lleva a cabo en vivo,
organizado en función de satisfacer las necesidades e intereses empresariales a fin de
agasajar u homenajear a los trabajadores.
G
Guión: Es un texto donde se encuentran los detalles, ordenes e indicaciones del
Evento.
I
Identificadores: Son unas tarjetas que permiten identificar y señalar el lugar que le
corresponde a cada quien en el sitio de realización del evento.
J
Jerarquía: Es el orden que debe llevarse, según criterios de clase, poder, oficio,
categoría, autoridad o cualquier otro asunto que conduzca a un sistema de
clasificación.
M
Multimedia: Conjunto de diversos medios; imágenes, grabaciones, sonidos y texto, en
la transmisión de una información.
MNPREC/OPOP/
DOYM
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n
GLOSARIO Fecha 16/02/2016
O
Obsequios Internos: Son aquellos presentes que van dirigidos a empleados con
motivo de diferentes ocasiones, como por ejemplo: jubilaciones, nacimiento de los
hijos, matrimonio, cumpleaños, por un número determinado de años prestados al
servicio de la Empresa, por consecución de objetivos, por incentivos, celebraciones u
otros eventos de celebración.
Obsequio Corporativo: Es un regalo que se hace a los trabajadores de la Empresa
con la intención de felicitarla, agasajarla u homenajearla por el logro de objetivos o por
la celebración de un Evento.
P
Precedencia: Es el orden y ubicación que le corresponde a una autoridad, en un acto
o ceremonia, de acuerdo a su categoría.
Protocolo: Es el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los
usos, costumbres y tradiciones, rige la celebración de actos con carácter oficial,
diplomático, militar, académico, eclesiástico, empresarial, socia u oficial.
MNPREC/OPOP/
DOYM
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CORPORATIVOS 1
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n
PROCEDIMIENTOS Fecha 16/02/2016
PROCEDIMIENTOS
MNPREC/OPOP/
DOYM
CORPORATIVOS 1
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n
PROCEDIMIENTO: REALIZAR LOS EVENTOS
Fecha 16/02/2016
CORPORATIVOS
Objetivo:
Normar y definir los pasos a seguir para la realización de Eventos Corporativos para
facilitar la organización de los mismos, a fin de enaltecer la Empresa, buena
organización y excelente desempeño en torno a la realización de los Eventos.
Alcance:
Está dirigido a la Oficina de Comunicación y Relaciones Institucionales como apoyo
logístico, comprende desde que se da inicio con la planificación de los eventos hasta la
ejecución de los mismos.
Unidades involucradas y responsables:

Oficina de Comunicación y Relaciones Institucionales.
Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales.
Asistente de Control y Seguimiento
Departamento de Prensa y Relaciones Institucionales.
Jefe de Presa y Relaciones Institucionales.
Periodista.
Analista de Comunicaciones.
Departamento de Comunicaciones Estratégicas
Jefe de Comunicaciones Estratégicas.
Analista de Redes Sociales.
Diseñador Gráfico.
Documentos que intervienen en el proceso:

Memorándum (ver formato en el Manual de Normas y Procedimientos para la
Elaboración de Comunicaciones)
MNPREC/OPOP/
DOYM
CORPORATIVOS 1
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n
Fecha 16/02/2016
CORPORATIVOS
Oficio (ver formato en el Manual de Normas y Procedimientos para la Elaboración

de Comunicaciones)
Formulario “Ficha Técnica de Eventos”.
Formato “Propuesta de Diseño para Eventos”
Formulario “Lista de Chequeo para Eventos”.
Formulario “Informe Técnico del Evento”.
Guión.
Informe (ver formato en el Manual de Normas y Procedimientos para la
Elaboración de Comunicaciones).
MNPREC/OPOP/
Código
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA DOYM
LA REALIZACIÓN DE EVENTOS CORPORATIVOS Versió Págin 13 de
1
n a 57
CORPORATIVOS Fecha 16/02/2016
NORMAS
Normas Generales:
1. La organización de un Evento Corporativo se deberá regir por las pautas a seguir y
lineamientos que se describen en éste documento a fin de promover el buen
desenvolvimiento de los mismos. También, la Oficina de Comunicación y Relaciones
Institucionales realizará la logística organizativa de misas y actos religiosos que sean
necesarios para la Empresa junto a la Oficina de Recursos Humanos.
2. Será responsabilidad de la Oficina de Comunicación y Relaciones Institucionales
realizar la logística de planificación, organización, dirección y control de los Eventos
Corporativos. Asimismo, garantizará el uso adecuado de los recursos monetarios
aprobados por la Presidencia de la Empresa.
3. En relación a la norma anterior, para realizar la logística organizativa de un Evento la
Oficina de Comunicación y Relaciones Institucionales deberá realizar el proceso en tres
(03) fases:
 Pre-Evento: logística de la planificación y organización.
 Durante el Evento: logística correspondiente a la dirección y control del Evento.
 Post-Evento: logística para la finalización del Evento.
4. La Oficina de Comunicación y Relaciones Institucionales velará fielmente por el cuidado
previo, durante y posterior al Evento, a fin de garantizar que el agasajo cumpla con
todos los lineamientos planteados y que los invitados se sientan a gusto en el mismo.
5. La Oficina de Comunicación y Relaciones Institucionales establecerá y promoverá la
vestimenta y/o uniforme adecuado a los organizadores y grupo protocolar que participen
en el Evento Corporativo. En este sentido, el protocolo deberá regirse por el siguiente
uniforme:
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
NORMAS
VESTIMENTA
GÉNERO
EVENTO FORMAL EVENTO CASUAL
 Flux Negro.  Camisa Blanca de Mangas.
 Camisa Blanca.  Pantalón Padrino Negro.
 Corbata Negra.  Correa Negra de Piel.
 Correa Negra de Piel.  Medias Negras.
 Medias Negras.  Zapatos Negros de Piel.
 Zapatos Negros de Piel.
MÁSCULINO
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
NORMAS
EVENTO FORMAL EVENTO CASUAL

 Blazer Negro.  Blazer Negro.
 Falda Tipo Channel.  Pantalón de Caída Libre.
FEMENINO  Blusa Blanca con Mangas.  Blusa Blanca con Mangas.
 Zapatos Negros de Tacón  Zapatos Negros de Tacón
Mediano. Mediano.
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
NORMAS
6. En complemento a la norma anterior, la Oficina de Comunicación y Relaciones

Institucionales se encargará de suministrar al grupo protocolar identificadores y/o porta
nombres siendo parte del uniforme, el cual deberá colocarse del lado izquierdo de la
camisa y en un lugar visible; el mismo, estará precedido del Logo de la Empresa y su
función en el Evento.
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
NORMAS
DE LA PRECEDENCIA PARA LOS EVENTOS:

1. La Oficina de Comunicación y Relaciones Institucionales deberá velar por la
aplicación de precedencias en los Eventos de la Empresa considerando los cargos y
autoridad de los invitados, asimismo, deberá identificar si el evento será precedido
por Autoridades Militares, a fin de determinar el protocolo militar para mantener la
igualdad.
2. En relación a la norma anterior, la Oficina de Comunicación y Relaciones
Institucionales garantizará en los Eventos la correcta aplicación del Protocolo Militar
siendo las reglas para determinar el orden según el rango, cargo y antigüedad que
rigen en los actos precedidos por Autoridades Militares.
DE LOS OBSEQUIOS CORPORATIVOS:

1. La Oficina de Comunicación y Relaciones Institucionales se encargará de diseñar y
crear los obsequios y/o regalos que serán entregados a los trabajadores a fin de
agasajarlos u homenajearlos durante la celebración de un Evento.
2. La Oficina de Comunicación y Relaciones Institucionales realizará todos los trámites
correspondientes a las solicitudes para la adquisición/compra de todos los obsequios
corporativos que sean necesarios con la Oficina de Administración y Servicios.
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
NORMAS
Normas Específicas:
DEL PRE-EVENTO:
1. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales será el encargado de
identificar los Eventos considerando la planificación anual de los mismos, entre estos
Eventos destacan:
 Día de la Madre.
 Día del Trabajador.
 Día del Padre.
 Día de la Secretaria.
 Aniversario de la Empresa y Fiesta de Fin de Año.
 Conferencias, misas, charlas, actividades deportivas, entre otros eventos que
sean requeridos por la Presidencia de la Empresa.
2. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales indicará al Jefe de Prensa
y Relaciones Institucionales el evento próximo a realizarse y las especificaciones de
lo que se va a realizar, para que éste elabore la propuesta del mismo en el formulario
“Ficha Técnica de Eventos”. Ésta, deberá realizarse y presentarse a la Presidencia
de la Empresa, con al menos dos (02) meses de antelación al evento.
3. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales presentará la “Ficha
Técnica de Eventos” para su evaluación y/o autorización.
4. En relación a la norma anterior, de ser aprobada la propuesta por el Presidente de la
Empresa, el Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales entregará la
“Ficha Técnica de Eventos” al Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales y al Jefe
de Comunicaciones Estratégicas, a fin que realicen las actividades correspondientes:
 El Jefe de Comunicaciones Estratégicas: realizará los alcances de fotografía,
grabaciones y las actividades de diseños, invitaciones, ediciones y
publicaciones del material multimedia para ambientalización del evento.
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
NORMAS
 El Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales: realizará los alcances de

prensa, informe técnicos, guiones y listas de chequeos para controlar el
Evento.
5. En relación a la norma anterior, el Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales
entregará al Analista de Comunicaciones la “Ficha Técnica del Evento” indicándole
que elabore el “Guión” (Ver Anexos Nº 1 y Nº 2) y la “Lista de Chequeo para
Eventos”, a fin de mantener el orden en el evento.
6. El Jefe de Comunicaciones Estratégicas coordinará con el Diseñador Gráfico la
elaboración de los diseños respectivos para el evento según el motivo del mismo.
7. En relación a la norma anterior, el Diseñador Gráfico elaborará las propuestas de
logos, invitaciones, pendones y pancartas, entre otros para ambientalizar el evento y
las plasmará en el Formato “Propuesta de Diseño para Eventos”, a fin de presentar al
Presidente de la Empresa para su selección y aprobación.
8. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales recibirá las propuestas
elaboradas por el Diseñador Gráfico y las presentará al Presidente de la Empresa
para que éste seleccione la opción que se adapte más a la necesidad de
ambientalizar el evento.
9. Una vez recibida la aprobación del Presidente de la Empresa, el Gerente de
Comunicación y Relaciones Institucionales solicitará al Jefe de Prensa y Relaciones
Institucionales la elaboración del “Informe Técnico del Evento” (digital) donde
detallará cada una de las necesidades para llevar a cabo el evento (servicios de
festejos, cáterin, servicio de sonido, lugar, compra de reconocimientos y obsequios y
contratación de servicios de transportes).
10. En relación a la norma anterior, una vez que el Jefe de Prensa y Relaciones
Institucionales finalice el “Informe Técnico del Evento” (digital) le notificará al Jefe de
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
NORMAS
Comunicaciones Estratégicas para que éste, realice el llenado del “Informe Técnico
del Evento” según sus requerimientos para ambientalizar el mismo.
11. Una vez finalizado el “Informe Técnico del Evento” (digital) por los Jefes de
Departamento, el Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales deberá
revisar el mismo para afinar los detalles y/o verificar los requerimientos. De estar
conforme, presentará al Presidente de la Empresa para su revisión y/o autorización.
12. En relación a la norma anterior, una vez recibido el “Informe Técnico del Evento”
aprobado por el Presidente de la Empresa, el Gerente de Comunicación y
Relaciones Institucionales le indicará al Asistente de Control y Seguimiento elaborar
los “Memorándum” correspondientes para remitir el “Informe Técnico del Evento” y/o
realizar las solicitudes/ apoyo (compras, contrataciones, logística de cargas y
traslados, equipos tecnológicos, listados de personal, seguridad y resguardo,
asistencias de personal, invitaciones, entre otros) a las Unidades Organizativas
involucradas. Así mismo, indicará la elaboración de “Oficios” para solicitar la
presentación de agrupaciones culturales o apoyo de Entes, según se requiera.
13. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales recibirá el apoyo de las
Unidades Organizativas involucradas según lo solicitado, a los fines de coadyuvar en
el desarrollo eficiente de los eventos corporativos.
14. En relación a la norma anterior, el Gerente de Comunicación y Relaciones
Institucionales coordinará con las Oficina de Administración y Servicios/
Departamento de Servicios Generales la entrega de las invitaciones externas (de ser
el caso) con dos (02) semanas de anticipación.
15. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales solicitará al Jefe de
Comunicaciones Estratégicas la difusión de las invitaciones a los trabajadores y
trabajadoras de la Empresa a través de salva pantalla de las computadoras
(WallPaper) y correos institucionales.
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
NORMAS
16. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales suministrará al Asistente de

Control y Seguimiento el listado de los trabajadores y trabajadoras a
agasajar/condecorar para que realice la asignación de los obsequios por Unidades
Organizativas, y le indicará la elaboración del listado de asistencia para llevar un
control el día del evento.
17. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales delegará al Jefe de Prensa
y Relaciones Institucionales la organización del salón.
18. En relación a la norma anterior, el Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales con el
representante del Departamento de Servicios Generales realizarán la clasificación,
orden y distribución del festejo (sillas y mesas) e identificarán las mismas
considerando la asistencia de Autoridades Militares para aplicar el orden jerárquico
de precedencia.
19. En el momento de la recepción de los requerimientos, el Gerente de Comunicación y
Relaciones Institucionales recibirá conjuntamente con el representante del
Departamento de Compras los servicios, a fin de determinar si los mismos
corresponden a lo solicitado, para ello deberá utilizar la “Lista de Chequeo para
Eventos”.
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEL PRE-EVENTO
Responsable Acción
1. Identifica el próximo evento basándose en la planificación
Gerente de anual de los mismos.
Comunicación y 2. Indica al Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales la
Relaciones
Institucionales elaboración de la “Ficha Técnica de Eventos” detallando
las especificaciones para la realización del evento.
3. Recibe las indicaciones.
Jefe de Prensa y 4. Elabora la propuesta de “Ficha Técnica de Evento” y
Relaciones
entrega al Gerente de Comunicación y Relaciones
Institucionales
Institucionales para su evaluación y consideraciones.
5. Recibe, verifica y evalúa la propuesta en la “Ficha Técnica
de Eventos” y actúa según la situación encontrada:
5.1. No conforme: devuelve observaciones a la “Ficha
Gerente de Técnica de Eventos” al Jefe de Prensa y Relaciones
Comunicación y Institucionales indicando las correcciones.
Relaciones
Institucionales 5.2. Conforme: continúa el procedimiento en el siguiente
paso.
6. Remite a la Presidencia de la Empresa la “Ficha Técnica
de Eventos” para su evaluación y consideraciones.
7. Recibe la propuesta en la “Ficha Técnica de Eventos”
para la evaluación de la misma y actúa según la situación
encontrada:
7.1. No conforme: indica las observaciones en la “Ficha
Presidente de Técnica de Eventos” para que el Gerente de
LOGISTICA CASA Comunicación y Relaciones Institucionales realice las
LOGICASA, S.A. modificaciones.
7.2. Conforme: continúa el procedimiento en el siguiente
paso.
8. Entrega al Gerente de Comunicación y Relaciones
Institucionales la “Ficha Técnica del Evento” para que
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
DEL PRE-EVENTO
Responsable Acción
ejecute y lleve a cabo la realización del evento.
9. Recibe “Ficha Técnica del Evento” aprobada.
10. Entrega la “Ficha Técnica del Evento” y notifica al Jefe de
Gerente de
Comunicación y Prensa y Relaciones Institucionales/ Jefe de
Relaciones Comunicaciones Estratégicas, a los fines de que realicen
las actividades correspondientes.
Jefe de Prensa y
Relaciones 11. Reciben la “Ficha Técnica del Evento” y realizan las
Institucionales/ Jefe de
acciones correspondientes según corresponda.
Comunicaciones
Estratégicas
12. Entrega “Ficha Técnica del Evento” al Analista de
Jefe de Prensa y
Relaciones Comunicaciones e indica la elaboración del “Guión” y
Institucionales “Lista de Chequeo para Eventos.
13. Recibe “Ficha Técnica del Evento”.

Analista de 14. Elabora “Guión y “Lista de Chequeo para Eventos” y
Comunicaciones
remite al Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales.
15. Recibe “Guión” y “Lista de Chequeo para Eventos” y
actúa según la situación encontrada:
15.1. No conforme: indica las observaciones y devuelve
al Analista de Comunicaciones para que realice las
Jefe de Prensa y
Relaciones correcciones.
Institucionales 15.2. Conforme: continúa el procedimiento en el
siguiente paso.
16. Entrega “Guión y “Lista de Chequeo para Eventos” al
Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales.
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
DEL PRE-EVENTO
Responsable Acción
Jefe de 17. Coordina e indica al Diseñador Gráfico la elaboración de
Comunicaciones
los diseños.
Estratégicas
18. Recibe indicaciones.
19. Elabora las propuestas de diseños, logos, invitaciones,
Diseñador Gráfico pendones y pancartas y las entrega al Jefe
Comunicaciones Estratégicas para su evaluación en el
Formato “Propuesta de Diseño para Eventos”.
20. Recibe propuestas y actúa según la situación encontrada:
20.1. No conforme: indica al Diseñador Gráfico las
correcciones y devuelve las propuestas para sus
Jefe de ediciones.
Comunicaciones
20.2. Conforme: continúa el procedimiento en el
Estratégicas
siguiente paso.
21. Entrega la propuesta al Gerente de Comunicación y
Relaciones Institucional.
22. Recibe las propuestas de diseños e invitaciones, “Guión”
Gerente de
Comunicación y y “Lista de Chequeo para Eventos”.
Relaciones 23. Presenta propuestas de los diseños, logos e invitaciones
Institucionales al Presidente de la Empresa.
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
DEL PRE-EVENTO
Responsable Acción
24. Recibe propuestas de diseños y actúa según la situación
encontrada:
24.1. No conforme: indica las correcciones y devuelve al
Gerente de Comunicación y Relaciones
Institucionales para que realice las ediciones de los
Presidente de
LOGISTICA CASA mismos.
LOGICASA, S.A. 24.2. Conforme: continúa el procedimiento en el
siguiente paso.
25. Entrega diseños aprobados al Gerente de Comunicación
y Relaciones Institucionales para que ejecute y lleve a
cabo la realización del evento.
26. Recibe la aprobación de los diseños.

Gerente de
Comunicación y 27. Solicita al Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales la
Relaciones elaboración del “Informe Técnico del Evento” (digital) para
Institucionales
detallar las necesidades para llevar a cabo el evento.
28. Recibe Información.

29. Elabora “Informe Técnico del Evento”.
Jefe de Prensa y
Relaciones 30. Notifica y envía al Jefe de Comunicaciones Estratégicas
Institucionales
el “Informe Técnico del Evento” (digital) para que realice
sus aportes correspondientes.
31. Recibe avance de “Informe Técnico del Evento”

Jefe de 32. Realiza aporte al “Informe Técnico del Evento”, solicitando
Comunicaciones la materialización de los diseños, logos e invitaciones
Estratégicas
seleccionadas.
33. Envía “Informe Técnico del Evento (digital) al Gerente de
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
DEL PRE-EVENTO
Responsable Acción
Comunicación y Relaciones Institucionales.
34. Recibe, revisa y verifica el “Informe Técnico del Evento”

(digital) y actúa según la situación encontrada:
34.1. No conforme: indica a los Jefes de Departamentos
Gerente de las correcciones y remite para que realicen los
Comunicación y
ajustes.
Relaciones
siguiente paso.
35. Presenta “Informe Técnico del Evento” al Presidente de la
Empresa para su revisión y/o autorización.
36. Recibe “Informe Técnico del Evento” evalúa y actúa
según la situación encontrada:
36.1. No conforme: indica las observaciones al Gerente
de Comunicación y Relaciones Institucionales y
Presidente de remite para que realice las correcciones.
LOGISTICA CASA
LOGICASA, S.A.
siguiente paso.
37. Firma el “Informe Técnico del Evento” y lo entrega al
Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales
para que lleve a cabo la realización del evento.
38. Recibe aprobación de “Informe Técnico del Evento”.
Gerente de 39. Indica al Asistente de Control y Seguimiento la
Comunicación y elaboración y entrega de “Memorándum” y “Oficios” para
Relaciones
Institucionales realizar las solicitudes y apoyo a las Unidades
Organizativas involucradas.
Asistente de Control y 40. Recibe las indicaciones.

Seguimiento 41. Elabora y entrega los “memorándum” y “oficio” solicitando
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
DEL PRE-EVENTO
Responsable Acción
el apoyo y/o información que se requiera, según
corresponda.
42. Recibe “Memorándum”.
Unidades 43. Realiza la información solicitada y la entrega ó se pone a
Organizativas
disposición para prestar el apoyo requerido, en el tiempo
involucradas
solicitado.
44. Recibe información/apoyo de las Unidades Organizativas

involucradas según lo solicitado.
Gerente de 45. Coordina con la Oficina de Administración y Servicios/
Comunicación y Departamento de Servicios Generales la entrega de las
Relaciones
Institucionales invitaciones externas.
46. Solicita al Jefe de Comunicaciones Estratégicas la
difusión de las invitaciones internas.
Gerente de 47. Entrega al Asistente de Control y Seguimiento el listado
Comunicación y de los trabajadores para que elabore el “Listado de
Relaciones Asistencia” y realice la asignación de obsequios.
Institucionales
48. Recibe Indicaciones.
Jefe de 49. Realiza las actividades de difusión de invitaciones a
Comunicaciones
través de salva pantalla de las computadoras (WallPaper)
Estratégicas
y correos institucionales.
50. Recibe listado de los trabajadores.
Asistente de Control y 51. Elabora y entrega el “Listado de Asistencia” al Gerente de
Seguimiento Comunicación y Relaciones Institucionales para que lo
revise.
52. Recibe “Lista de Asistencia” y actúa según la situación
Gerente de
Comunicación y encontrada:
Relaciones 52.1. No Conforme: remite las observaciones al
Institucionales
Asistente de Control y Seguimiento para realizar las
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
DEL PRE-EVENTO
Responsable Acción
correcciones.
siguiente paso.
53. Entrega el “Listado de Asistencia” al Asistente de Control
y Seguimiento para que realice las acciones
correspondientes.
54. Delega al Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales la
organización del salón.
Jefe de Prensa y 56. Realiza la clasificación, orden y distribución del festejo
Relaciones
con el apoyo de Oficina de Administración y Servicios/
Institucionales
Departamento de Servicios Generales.
Asistente de Control y 57. Recibe “Listado de Asistencia” y realiza la asignación

Seguimiento de los obsequios.
58. Recibe notificación de la Oficina de Administración y
Servicios/ Departamento de Compras para la recepción
de lo solicitado.
Gerente de
59. Recibe los servicios e insumos solicitados basándose en
Comunicación y
Relaciones la “Lista de Chequeo para Eventos”, a fin de determinar
Institucionales que correspondan los solicitados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS Código MNPREC/OPOP/DOYM
CORPORATIVOS Versión 1 Página 29 de 57
PROCEDIMIENTO: REALIZAR LOS EVENTOS CORPORATIVOS
Fecha 16/02/2016
FLUJOGRAMA
Analista de Organización y Métodos Jefe de Organización y Métodos Gerente de Planificación, Organización y Gerente de Comunicación y Relaciones Junta Directiva
Presupuesto Institucionales
Fecha 16/02/2016
FLUJOGRAMA
MNPREC/OPOP/
Código
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA DOYM
REALIZACIÓN DE EVENTOS CORPORATIVOS Versió Págin 31 de
1
n a 57
FLUJOGRAMA
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
FLUJOGRAMA
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
NORMAS
DURANTE EL EVENTO:
1. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales será el responsable de
realizar la logística de dirección, supervisión y control en la realización de los eventos a
fin de garantizar la gestión adecuada de un evento corporativo que satisfaga las
expectativas planteadas.
Institucionales le indicará al Asistente de Control y Seguimiento la realización de las
acciones de recepción y ubicación de los invitados en el evento, a fin de controlar el
ingreso y llevar una estadística de asistencia.
3. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales entregará al Jefe de Prensa y
Relaciones Institucionales/ Jefe de Comunicaciones Estratégicas la “Lista de Chequeo
para Eventos” y el “Guion” para que cumplan a cabalidad el programa establecido para
el evento y solventar las necesidades que surjan en el mismo.
4. El Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales delegará al Periodista/ Analista de
Comunicaciones el despliegue en todo el evento, con el propósito de efectuar los
alcances de prensas para realizar la documentación de las actividades en el evento.
5. El Jefe de Comunicaciones Estratégicas recibirá la “Lista de Chequeo en Detalles” y
notificará al Analista de Redes Sociales/ Diseñador Gráfico el despliegue en todo el
evento para realizar los alcances de fotografías y grabaciones a cada una de las
actividades programadas y así, cumplir a cabalidad con el programa establecido para el
evento.
6. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales indicará al Jefe de Prensa y
Relaciones Institucionales/ Jefe de Comunicaciones Estratégicas realizar las actividades
de seguimiento y control durante el evento. Asimismo, solicitarán (en caso de ser
requerido por la dinámica del mismo) el apoyo de los Gerentes de la Empresa, a los
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
NORMAS
fines de coadyuvar en el desarrollo de actividades y garantizar el disfrute de todos los

invitados.
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Código
1
n a 57
DURANTE EL EVENTO
Responsable Acción
1. Indica al Asistente de Control y Seguimiento la recepción
y ubicación de los invitados en los lugares asignados en
Gerente de el evento.
Comunicación y 2. Entrega la “Lista de Chequeo para Eventos” y el “Guión”
Relaciones
Institucionales al Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales/ Jefe de
Comunicaciones Estratégicas para realizar el despliegue,
seguimiento y control de las actividades.
3. Recibe información
Asistente de Control y 4. Realiza las acciones de recepción y ubicación a través de
Seguimiento
la “Listado de Asistencia”.
Jefe de Prensa y 5. Reciben “Lista de Chequeo para Eventos”, “Guión” e
Relaciones
Institucionales/ Jefe de indicaciones para cumplir a cabalidad las actividades
Comunicaciones establecidas.
Estratégicas
6. Delega al Periodista/ Analista de Comunicaciones el
Jefe de Prensa y
Relaciones despliegue en el evento, a fin de efectuar los alcances de
Institucionales prensas para documentar el evento.
7. Reciben las asignaciones para efectuar los alcances de
Periodista/ Analista de prensas.
Comunicación
8. Realizan las actividades asignadas.
9. Notifica al Analista de Redes Sociales/ Diseñador Gráfico
Jefe de
Comunicaciones el despliegue en el evento para realizar los alcances de
Estratégicas fotografías y grabaciones.
10. Reciben la asignación para efectuar los alcances de
Analista de Redes fotografías y grabaciones del evento.
Sociales/ Diseñador
11. Realizan las actividades asignadas.
Gráfico
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Código
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DURANTE EL EVENTO
Responsable Acción
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha 16/02/2016
MNPREC/OPOP/
Código
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NORMAS
POST-EVENTO:
1. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales recibirá de la Oficina de
Administración y Servicios/ Departamento de Servicios Generales el apoyo logístico de
cargas, traslados y limpiezas del salón una vez haya finalizado el evento (en caso de
no ser contratada una empresa para dicha actividad).
2. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales solicitará al Jefe de Prensa y
Relaciones Institucionales las ediciones de los alcances de prensa y al Jefe de
Comunicaciones Estratégicas las ediciones de los alcances de fotografía y
grabaciones, realizadas en el evento, para efectuar las respectivas publicaciones en
las redes sociales y página web de la Empresa, a fin de enaltecer la imagen
corporativa. Así mismo, solicitará la elaboración de un resumen del evento, detallando
las consideraciones, resultados obtenidos, recomendaciones y conclusiones.
3. El Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales deberá realizar conjuntamente con el
Periodista y el Analista de Comunicaciones los alcances de prensa, a fin de remitirlo al
Departamento de Comunicaciones Estratégicas para que realicen las publicaciones
correspondientes.
4. El Jefe de Comunicaciones Estratégicas le indicará al Diseñador Gráfico que realice
las ediciones de las fotografías y grabaciones realizadas durante el evento.
5. En relación a la norma anterior, el Jefe de Comunicaciones Estratégicas verificará las
ediciones realizadas por el Diseñador Gráfico y seleccionará aquellas que cumplan las
exigencias. Así mismo, enviará al Analista de Redes Sociales los alcances de prensa y
las ediciones de fotografías y grabaciones, con el propósito de realizar las
publicaciones de las mismas en las redes sociales y página web de la Empresa.
6. El Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales y el Jefe de Comunicaciones
Estratégicas realizarán un resumen del evento, detallando las consideraciones,
resultados obtenidos, recomendaciones y conclusiones de la ejecución del evento y lo
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Código
1
n a 57
NORMAS
presentarán (en digital) al Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales, para

su conocimiento y fines consiguientes.
Institucionales, elaborará un “Informe” final y solicitará al Asistente de Control y
Seguimiento la entrega del mismo a la Presidencia de la Empresa, con el propósito de
reportar los aspectos más resaltantes que hayan acontecido en el evento, además
será un instrumento para justificar la gestión, gastos e inversiones realizadas.
8. El Asistente de Control y Seguimiento entregará el “Informe” en Presidencia a fin de
reportar las actividades realizadas antes, durante y después del evento y archivará
una copia como soporte para futuras actividades y gestiones.
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Código
1
n a 57
POST-EVENTO
Responsable Acción
1. Recibe el apoyo de la Oficina de Administración y
Servicios/ Departamento de Servicios Generales para la
Gerente de limpieza y desmontaje del salón.
Comunicación y 2. Solicita la edición de los alcances de prensa, fotografía y
Relaciones
Institucionales grabaciones y la elaboración de un resumen del evento al
Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales/ Jefe de
Comunicaciones Estratégicas.
3. Recibe indicaciones
Jefe de Prensa y
Relaciones 4. Indica al Periodista/ Analista de Comunicaciones realizar
Institucionales los alcances de prensas.
5. Reciben indicaciones.
Periodista/ Analista de 6. Realizan alcances de prensas.

Comunicaciones. 7. Remiten alcances de prensas al Jefe de Prensa y
Relaciones Institucionales.
8. Recibe los alcances de prensas vía correo y actúa según
la situación encontrada:
8.1. No conforme: remite observaciones al
Periodista/Analista de Comunicaciones para realizar
Jefe de Prensa y
Relaciones las correcciones.
siguiente paso.
9. Remite los alcances de prensas seleccionados al Jefe de
Comunicaciones Estratégicas.
Jefe de
Comunicaciones 11. Indica al Diseñador Gráfico realizar las ediciones a los
Estratégicas alcances de fotografías y grabaciones.
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
POST-EVENTO
Responsable Acción
12. Recibe las indicaciones.
13. Realiza las ediciones a los alcances de fotografías y
Diseñador Gráfico
grabaciones y entrega al Jefe de Comunicaciones
Estratégicas para su revisión.
14. Recibe ediciones de las fotografías, grabaciones y actúa
según la situación encontrada:
14.1. No conforme: remite observaciones al Diseñador
Gráfico para realizar las correcciones.
Jefe de 14.2. Conforme: continúa el procedimiento en el siguiente
Comunicaciones
paso.
Estratégicas
15. Recibe los alcances de prensas seleccionados.
16. Remite material multimedia seleccionado y alcances de
prensas al Analista de Redes Sociales para efectuar las
publicaciones utilizando los recursos tecnológicos.
17. Recibe el material multimedia y alcances de prensas
seleccionados.
18. Realiza las publicaciones promoviendo el material
multimedia y los alcances de prensas utilizando la página
Analista de Redes web de la Empresa, correo institucional, redes sociales y
Sociales
salva pantallas.
19. Notifica las publicaciones efectuadas al Jefe de
Comunicaciones Estratégicas/ Jefe de Prensa y
Relaciones Institucionales.
Jefe de Prensa y 20. Reciben las notificaciones de las publicaciones
Relaciones efectuadas.
Institucionales/Jefe de
Comunicaciones 21. Elaboran resúmenes detallando las consideraciones,
Estratégicas resultados obtenidos, recomendaciones y conclusiones.
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
POST-EVENTO
Responsable Acción
22. Remiten los resúmenes del evento, vía correo electrónico,
al Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales.
23. Recibe los resúmenes solicitados (digital).
24. Elabora “Informe” considerando los criterios y aportes
Gerente de
Comunicación y suministrados por los Jefes de Departamentos adscritos.
Relaciones 25. Entrega “Informe” (original), firmado y sellado, al Asistente
Institucionales de Control y Seguimiento y remite a la Presidencia de la
Empresa.
26. Recibe “Informe” del evento.
Asistente de Control y 27. Genera una copia del “Informe”.
Seguimiento 28. Remite “Informe” (original y copia) a la Presidencia de la
Empresa.
29. Recibe “Informe” (original y copia).
Presidencia de
LOGÍSTICA CASA 30. Entrega “Informe” (copia) como aval de recepción al
LOGICASA, S.A. Asistente de Control y Seguimiento.
31. Recibe copia del “Informe”.
Asistente de Control y 32. Archiva “Informe” como soporte para futuros eventos.
Seguimiento
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Fecha 16/02/2016
FLUJOGRAMA
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
FLUJOGRAMA
MNPREC/OPOP/
Código
DOYM
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
1
n a 57
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS Fecha 16/02/2016
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE Código MNPREC/OPOP/DOYM
EVENTOS CORPORATIVOS Versión 1 Página 46 de 57
FORMULARIO: “FICHA TÉCNICA DE EVENTOS” Fecha 16/02/2016
MNPREC/OPOP/
Código
DOYM
1
n a 57
INSTRUCTIVO DE LLENADO: “FICHA TÉCNICA DE
Fecha 16/02/2016
EVENTOS”
INSTRUCTIVO DE LLENADO: FICHA TÉCNICA DE EVENTOS
TÍTULO DEL EVENTO Indique el nombre del evento próximo a realizar.
LUGAR Indique el lugar seleccionado para llevar a cabo el evento.

Indique la fecha (día/mes/año) en que se llevará a cabo el
FECHA
evento.
HORA Indique la hora en que se llevará a cabo el evento.
Indique el día seguido de la fecha (día/mes/año) para indicar las
DÍA
actividades o el programa que se va a realizar en el evento.
ACTIVIDADES/ Indique las actividades o programa seleccionado para recrear el
PROGRAMA evento. Ejemplo: Misa de Acción de gracias.
Indique el detalle de las actividades o programa que se van a
ACCIONES A realizar. Ejemplo: hidratación, hielo, cavas, sonido
REALIZAR/ profesional, pantalla de lona para proyección 1,5mt x 1mt,
REQUERIMIENTOS ocho (08) toldos 5x5 vestidos, cuatro (04) mesones vestidos,
cien (100) sillas vestidas, reconocimientos.
Indique, de manera general, el público ó invitados al evento.
PÚBLICO Ejemplo: todo el personal de la Empresa, Gobernador del
INVOLUCRADO Estado Vargas, Ministro del Poder Popular para la
Alimentación.
Indique nombre de las Unidades Organizativas o del personal
RESPONSABLES específico responsable de realizar y coordinar las actividades
programadas.
Indique las observaciones, descripción, detalles y comentarios
OBSERVACIONES
adicionales que considere necesario.
Indique nombre, apellido, cargo, firma y sello de quien elabora la
ELABORADO POR
Ficha Técnica del Evento.
Indique nombre, apellido, cargo, firma y sello de quien avala la
AVALADO POR información de la Ficha Técnica del Evento (Gerente de
Comunicación y Relaciones Institucionales).
Indique nombre, apellido, cargo, firma y sello de quien aprueba y
APROBADO POR
autoriza llevar a cabo el evento (Presidente de la Empresa).
T.S.U David Morantes T.S.U. Diviane Castro Lcda. Rosangel Hernández T.S.U. Shantall Casanova
MNPREC/OPOP/
Código
DOYM
1
n a 57
INSTRUCTIVO DE LLENADO: “FICHA TÉCNICA DE
Fecha 16/02/2016
EVENTOS”
FORMATO: “PROPUESTA DE DISEÑO PARA EVENTOS” Fecha 16/02/2016
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
FORMULARIO: “INFORME TÉCNICO DEL EVENTO” Fecha 16/02/2016
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
FORMULARIO: “INFORME TÉCNICO DEL EVENTO” Fecha 16/02/2016
INSTRUCTIVO DE LLENADO: INFORME TÉCNICO DEL EVENTO

TÍTULO DEL
Indique el nombre del evento a realizar.
EVENTO
FECHA Indique la fecha (día/mes/año) en que se llevará a cabo el evento.
LUGAR Indique el lugar donde se llevará a cabo el evento.
SOLICITUDES
Indique los materiales, insumos, equipos, entre otros
REQUERIMIENTOS requerimientos necesarios para llevar a cabo el evento. Ejemplo:
sillas.
Indique la cantidad (números) de los requerimientos solicitados
CANTIDAD
para llevar a cabo el evento.
Indique el detalle de los requerimientos solicitados para llevar a
DESCRIPCIÓN
cabo el evento. Ejemplo: vestidas color rojo.
RESPONSABLE Indique el nombre de la Unidad Organizativa responsable de los
DE ACTIVIDAD requerimientos solicitados.
Indique las observaciones, descripción, detalles y comentarios
OBSERVACIONES
adicionales que considere necesario.
Indique los diseños seleccionados (invitaciones, pendones, logos,
DISEÑOS
entre otros) para ambientalizar el evento.
Indique nombre, apellido, cargo, firma y sello de quien elabora el
ELABORADO POR
Informe Técnico del Evento.
Indique nombre, apellido, cargo, firma y sello de quien avala la
AVALADO POR información del Informe Técnico del Evento (Gerente de
Comunicación y Relaciones Institucionales).
Indique nombre, apellido, cargo, firma y sello de quien aprueba y
APROBADO POR
autoriza llevar a cabo el evento (Presidente de la Empresa).
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
FORMULARIOS: “LISTA DE CHEQUEO PARA
Fecha 16/02/2016
EVENTOS”
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
INSTRUCTIVO DE LLENADO: “LISTA DE CHEQUEO
Fecha 16/02/2016
PARA EVENTOS”
INSTRUCTIVO: LISTA DE CHEQUEO PARA EVENTOS

TÍTULO DEL
Indique el nombre del evento a realizar.
EVENTO
Indique la fecha (día/mes/año) en que se llevará a cabo
LUGAR
el evento.
FECHA Indique el lugar donde se llevará a cabo el evento.
Nº Indique el número correlativo, según corresponda.

Indique la descripción y detalles del evento que requiere
DESCRIPCIÓN DE
chequear. Ejemplo: memorándum enviados,
LA ACTIVIDAD O
reuniones, condecoraciones, detalles técnicos,
ACCIÓN
invitados, desarrollo del evento (requerimientos).
Indique el nombre de la Unidad Organizativa
SOLICITA responsable de solicitar la actividad o
acción.
RESPONSABLES
Indique el nombre de la Unidad Organizativa
EJECUTA responsable de ejecutar o llevar a cabo la
actividad o acción.
Marque con una equis (X), según
VERIFICADO/
SI / NO corresponda, si la acción o actividad fue
RECIBIDO
ejecutada o llevada a cabo.
MNPREC/OPOP/
Código
DOYM
1
n a 57
ANEXOS Fecha 16/02/2016
ANEXOS
ANEXO Nº 1: EJEMPLO DE GUIÓN Fecha 16/02/2016
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
ANEXO Nº 2: ESTRUCTURA DE GUIÓN PARA UN
Fecha 16/02/2016
EVENTO
GUIÓN
Indique la idea principal del discurso; empleando una
narración precisa. En esta sección, se le da la
INTRODUCCIÓN
bienvenida al público involucrado, indicando el objetivo
del evento.
Indique el desarrollo esquemático para argumentar las
actividades presentes en el evento; empleando una
narración concisa y secuencial:
 Agradecimientos.
DESARROLLO
 Himno Nacional.
 Presentaciones.
 Acto de reconocimientos.
 Actividades planificadas.
Indique el cierre del discurso; empleando una
narración precisa, importancias de realizar dichas
CONCLUSIÓN
actividades y agradecimientos por la asistencia e
invitando al público al agasajo/festejo.
MNPREC/OPOP/
Código
1
n a 57
VERIFICACIÓN DE LECTURA Fecha 16/02/2016
Se hace constar a través del siguiente Formulario “Verificación de Lectura”, que los
usuarios firmantes realizaron la lectura del “Manual de Normas y Procedimientos para la
Realización de Eventos Corporativos”, por lo cual están comprometidos a dar
cumplimiento con lo establecido en el mismo, así como de notificar formalmente a la
Oficina de Planificación, Organización y Presupuesto cualquier modificación que afecte el
contenido del Manual o de cualquier aporte que contribuya a optimizar el mismo.
CEDULA DE IDEN-
APELLIDOS Y NOMBRES CARGO QUE DESEMPEÑA FIRMA
TIDAD

Mnp. Realizacion de Eventos

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Mnp. Realizacion de Eventos

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u

Manual de Normas y Procedimientos para la

HOJA DE APROBACIÓN Fecha 16/02/2016

APROBADO FIRMA SELLO

Ing. Aníbal Augusto Fuentes R.

AVALADO FIRMA SELLO

T.S.U. Shantall Casanova

Lcda. Karol Bello

REVISADO FIRMA SELLO

Lcda. Rosangel Hernández

T.S.U. Diviane Castro

ELABORADO FIRMA SELLO

T.S.U. David José Morantes

T.S.U. Jhonney Morales

HOJA DE APROBACIÓN Fecha 16/02/2016

CONTENIDO Fecha 16/02/2016

FICHA DEL MANUAL-NORMAS PARA SU USO Fecha 16/02/2016

FICHA DEL MANUAL - NORMAS PARA SU USO

NORMAS GENERALES PARA EL USO DEL MANUAL

FICHA DEL MANUAL-NORMAS PARA SU USO Fecha 16/02/2016

Basamento Legal (en caso que aplique)

PRESENTACIÓN Fecha 16/02/2016

El presente Manual ha sido diseñado para definir y establecer las normas y

El Manual de Normas y Procedimientos es una herramienta útil y necesaria en el

GLOSARIO Fecha 16/02/2016

GLOSARIO Fecha 16/02/2016

PROCEDIMIENTOS Fecha 16/02/2016

Unidades involucradas y responsables:

Documentos que intervienen en el proceso:

Oficio (ver formato en el Manual de Normas y Procedimientos para la Elaboración

EVENTO FORMAL EVENTO CASUAL

6. En complemento a la norma anterior, la Oficina de Comunicación y Relaciones

DE LA PRECEDENCIA PARA LOS EVENTOS:

DE LOS OBSEQUIOS CORPORATIVOS:

 El Jefe de Prensa y Relaciones Institucionales: realizará los alcances de

16. El Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales suministrará al Asistente de

13. Recibe “Ficha Técnica del Evento”.

26. Recibe la aprobación de los diseños.

28. Recibe Información.

31. Recibe avance de “Informe Técnico del Evento”

34. Recibe, revisa y verifica el “Informe Técnico del Evento”

Asistente de Control y 40. Recibe las indicaciones.

44. Recibe información/apoyo de las Unidades Organizativas

Asistente de Control y 57. Recibe “Listado de Asistencia” y realiza la asignación

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

fines de coadyuvar en el desarrollo de actividades y garantizar el disfrute de todos los

presentarán (en digital) al Gerente de Comunicación y Relaciones Institucionales, para

Periodista/ Analista de 6. Realizan alcances de prensas.

FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS Fecha 16/02/2016

INSTRUCTIVO DE LLENADO: FICHA TÉCNICA DE EVENTOS

TÍTULO DEL EVENTO Indique el nombre del evento próximo a realizar.

LUGAR Indique el lugar seleccionado para llevar a cabo el evento.

FORMATO: “PROPUESTA DE DISEÑO PARA EVENTOS” Fecha 16/02/2016

FORMULARIO: “INFORME TÉCNICO DEL EVENTO” Fecha 16/02/2016

FORMULARIO: “INFORME TÉCNICO DEL EVENTO” Fecha 16/02/2016

INSTRUCTIVO DE LLENADO: INFORME TÉCNICO DEL EVENTO

LUGAR Indique el lugar donde se llevará a cabo el evento.

INSTRUCTIVO: LISTA DE CHEQUEO PARA EVENTOS

Nº Indique el número correlativo, según corresponda.

ANEXOS Fecha 16/02/2016

ANEXO Nº 1: EJEMPLO DE GUIÓN Fecha 16/02/2016

VERIFICACIÓN DE LECTURA Fecha 16/02/2016