Manual de Procedimientos RM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
1
Uno de los objetivos principales que se ha trazado el Gobierno del Estado de México consiste en
impulsar una administración pública que se desempeñe con eficiencia, transparencia y honestidad en
el uso de los recursos.
Con el objeto de que las actividades en el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
de la Secretaría del Trabajo, tendientes a promover la modernización administrativa, se efectúen con
eficiencia, esmero, disciplina y amplio sentido de responsabilidad, es necesario dar a conocer las
políticas y procedimientos que definen y precisan la conducta que se debe asumir para proceder
atinadamente en una situación concreta.
Por esta razón, se ha elaborado el presente documento denominado “Manual de Procedimientos del
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales”, el cual establece los mecanismos de
actuación a seguir, con la finalidad de que las unidades administrativas y servidores públicos de la
Secretaría del Trabajo, conozcan la manera de realizarlos con la máxima eficiencia.
Agradecemos la atención que se sirvan brindar al presente, así como el cumplimiento estricto de las
normas, políticas y procedimientos contenidos.
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3
Ordenamientos Federales
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

• Ley General de Sociedades Mercantiles
• Ley Federal sobre Metrología y Normalización
• Ley sobre el Impuesto al Valor Agregado
• Ley Federal de Instituciones de Fianzas
• Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización
Ordenamientos Estatales
• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México

• Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México
• Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México para el Ejercicio Fiscal 2006
• Ley de Ingresos del Estado de México para el Ejercicio Fiscal 2006
• Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios
• Código Administrativo del Estado de México
• Código Financiero del Estado de México
• Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México
• Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México
• Reglamento Interior de la Secretaría del Trabajo
• Clasificación por Objeto del Gasto para el Ejercicio Fiscal 2006
• Decretos, acuerdos del ejecutivo del Secretario del ramo diversos
• Manual de Organización de la Secretaría del Trabajo
• Manual de Comunicación Interna en la Administración Pública Estatal
• Manuales Internos
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5
Establecer los procedimientos en materia de adquisiciones, mantenimiento vehicular, control de

gasolina y almacén, conforme a las políticas, normas y sistemas que dicten las dependencias
normativas, a efecto de brindar un servicio ágil, eficiente y de calidad a las diferentes unidades
administrativas que integran la Dependencia.
6
7
La relación con otras instituciones y con el público en general, será de tal forma que se
procure mantener en el más alto concepto la imagen de la Dependencia.
Los procedimientos deberán realizarse por las unidades administrativas, en tiempo y forma.
Las instrucciones que se giren al personal de la Dependencia, deberán darse con claridad y
precisión, utilizando los canales formales de comunicación para asegurar su cumplimiento.
Deberán mantenerse sistemas de información ágiles, que permitan la retroalimentación y así

como ajustar los planes a las necesidades del mismo.
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Presentación
I. Base Legal
II. Objetivo General
III. Política General
IV. Índice de Procedimientos
4.1 Procedimiento para el mantenimiento vehicular

4.1.1 Proceso
4.1.2 Objetivo
4.1.3 Alcance
4.1.4 Definiciones
4.1.5 Políticas
4.1.6 Descripción
4.1.7 Diagrama de flujo
4.2 Procedimiento para el suministro de bienes y artículos de oficina

4.2.1 Proceso
4.2.2 Objetivo
4.2.3 Alcance
4.2.4 Definiciones
4.2.5 Políticas
4.2.6 Descripción
4.3 Procedimiento para el control de bienes muebles

4.3.1 Proceso
4.3.2 Objetivo
4.3.3 Alcance
4.3.4 Definiciones
4.3.5 Políticas
4.3.6 Descripción
4.4. Procedimiento para la reparación o recuperación de vehículos en caso de

siniestro o robo
4.4.1 Proceso
4.4.2 Objetivo
4.4.3 Alcance
4.4.4 Definiciones
4.4.5 Políticas
4.4.6 Descripción
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4.5. Procedimiento para solicitud de dictamen para adquirir mobiliario, equipo de

cómputo, fax y aparatos telefónicos o de telecomunicaciones
4.5.1 Proceso
4.5.2 Objetivo
4.5.3 Alcance
4.5.4 Definiciones
4.5.5 Políticas
4.5.6 Descripción
4.6. Procedimiento de adquisición de bienes a través de la caja chica.

4.6.1 Proceso
4.6.2 Objetivo
4.6.3 Alcance
4.6.4 Definiciones
4.6.5 Políticas
4.6.6 Descripción
4.7. Procedimiento para la adquisición de bienes a través de Adjudicación Directa

4.7.1 Proceso
4.7.2 Objetivo
4.7.3 Alcance
4.7.4 Definiciones
4.7.5 Políticas
4.7.6 Descripción
Simbología
Créditos
Validación
11
12
4.1 PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO VEHICULAR
4.1.1. PROCESO
INSUMO
PROCESO RESULTADO
Las unidades El Departamento de Las unidades

administrativas que Recursos Materiales y administrativas, reciben
solicitan el servicio de Servicios Generales, envía sus vehículos una vez
mantenimiento vehicular. al taller automotriz que efectuado el
presta sus servicios, el mantenimiento vehicular,
vehículo indicado para su para el óptimo desarrollo
reparación. de sus funciones.
REALIMENTACIÓN
4.1.2. OBJETIVO
Proporcionar de manera oportuna y adecuada el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a

la planta vehicular, a fin de garantizar que las unidades se encuentren en óptimas condiciones de uso
para el desarrollo de sus funciones.
4.1.3. ALCANCE
Cubre las unidades administrativas adscritas a la Secretaría del Trabajo.
4.1.4. DEFINICIONES
Mantenimiento: Actividad que se desarrolla con el fin de conservar en uso y en buen estado físico
un bien, para que este en condiciones de funcionamiento.
Unidad Administrativa: Es el órgano autorizado que conforma la estructura orgánica de una

dependencia, cada una con funciones específicas que la diferencian de las demás.
Cotización: Publicación del precio o valor de un bien o servicio.
Bitácora: Formato en el cual se llevan los registros o acciones de un servicio.
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Orden de reparación: Formato utilizado para el registro y control de las reparaciones de vehículos
efectuadas a través del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Usuario: Persona física o moral que utiliza con regularidad o en forma eventual los servicios que
prestan los organismos públicos.
4.1.5. POLÍTICAS
• Las unidades administrativas que requieran el servicio de mantenimiento preventivo y

correctivo para su parque vehicular, deberán solicitarlo a través de un oficio dirigido a la
Coordinación Administrativa, debidamente requisitado.
• Las solicitudes de servicio de mantenimiento y reparación de vehículos se programarán en

base al carácter de urgencia del mismo, costo y disponibilidad de liquidez.
• Con el objeto de ejercer un gasto adecuado se tendrán que efectuar cotizaciones diferentes,
para seleccionar la más óptima en costo, calidad, tiempo, garantía y pago.
4.1.6. DESCRIPCIÓN
1. El usuario del vehículo, a través del enlace administrativo del área a la cual pertenece, elabora
un oficio para solicitar a la Coordinación Administrativa, las necesidades de mantenimiento del
vehículo.
2. La Coordinación Administrativa recibe oficio y programa a través del Departamento de

Recursos Materiales y Servicios Generales el ingreso del vehículo al taller de servicio.
3. Se envía el vehículo al taller que presta el servicio a las unidades de la Dependencia, para que
se efectué el diagnóstico y cotización de la reparación.
4. El taller de servicios, recibe el vehículo y procede a realizar la cotización de la reparación

solicitada.
5. Se recibe la cotización del taller, se analiza y en su caso se autoriza la reparación.
6. El taller de servicio recibe la orden y procede a realizar la reparación, elabora factura del
costo de la reparación, desglosando el servicio que se le dio al vehículo ingresado.
7. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, recibe el vehículo y la factura,

procediendo a la revisión y entrega de la unidad. Si existen fallas en el vehículo, se envía al
taller para que se revise nuevamente y hacer válida la garantía. En caso de no existir fallas,
procede a actualizar la bitácora de mantenimiento de vehículos y remitir la factura y la orden
de reparación al titular de la unidad administrativa solicitante para su validación, archiva
factura (copia).
8. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, firma y turna original de la

factura al Departamento de Recursos Financieros para su registro y trámite de pago.
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4.1.7. DIAGRAMA DE FLUJO
UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS TALLER DE SERVICIOS

SOLICITANTE MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
INICIO
ELABORA OFICIO
SOLICITANDO
MANTENIMIENTO
RECIBE SOLICITUD Y
PROGRAMA EL
INGRESO DEL
VEHÍCULO AL TALLER
RECIBE EL VEHÍCULO,
REALIZA DIAGNOSTICO Y
ENVIA COTIZACION
RECIBE
COTIZACION
PREPARA ORDEN DE
REPARACIÓN Y
AUTORIZA AL TALLER
REALIZA LA REPACION DEL

VEHÍCULO
PREPARA LA FACTURA
Y LA ENVIA
RECIBE EL VEHÍCULO Y LA
FACTURA PROCEDIENDO A
SU REVISION
15
UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS TALLER DE SERVICIOS

SOLICITANTE MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
¿EXISTEN
FALLAS? RECIBE EL VEHÍCULO Y
CORRIGE FALLA
ENTREGA EL VEHÍCULO A LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE Y ACTUALIZA
LA BITACORA
RECIBE EL
VEHICULO
RECIBE DOCUMENTOS Y
RECIBE LA ENVIA AL DEPTO. DE
FACTURA Y ORDEN RECURSOS
DE REPARACIÓN FINANCIEROS PARA SU
PARA SU REGISTRO Y PAGO
VALIDACION
FIN
16
17
4.2 PROCEDIMIENTO PARA EL SUMINISTRO DE BIENES Y ARTICULOS DE OFICIN
4.2.1. PROCESO
INSUMO PROCESO RESULTADO
Unidades El Departamento de El encargo del almacén

Administrativas o Recursos Materiales y surte la papelería
áreas que solicitan Servicios Generales, solicitada a la Unidad
material y artículos de autoriza las requisiciones de Administrativa, cotejando
papelería para el papelería de acuerdo al cantidades autorizadas.
óptimo desarrollo de inventario físico y las
sus funciones. existencias en el almacén.
REALIMENTACIÓN
4.2.2. OBJETIVO
Suministrar oportunamente los bienes y artículos de oficina, solicitados por las unidades
administrativas de la Dependencia.
4.2.3. ALCANCE
Aplica a las unidades administrativas adscritas a la Secretaría del Trabajo.
4.2.4. DEFINICIONES
Requisición de material: Solicitud de material en la cual se registran las cantidades de material

requerido por las diferentes unidades administrativas, así como las cantidades suministradas de
acuerdo al programa anual de adquisiciones de la Dependencia.
Almacén: Área destinada a guardar los bienes para uso de la Dependencia.
Tarjetas de almacén: Ficha técnica en la cual se deberán registrar las entradas y salidas de material.
4.2.5. POLÍTICAS
• Toda requisición deberá ser entregada al área responsable del suministro la última semana
de cada mes.
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• El suministro de los requerimientos solicitados se hará exclusivamente la primera semana de

cada mes.
• Solamente se tomará en cuenta fuera de fecha, la requisición cuyo material sea de tipo
especial o que no exista en el almacén y esto obligue a su compra.
4.2.6. DESCRIPCIÓN
1. La unidad solicitante llena formato de requisición de material, firma y turna.
2. El enlace administrativo de la unidad solicitante procede a recibir, revisar y validar la

requisición de material, la cual turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales.
3. El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, recibe y revisa las
requisiciones, cotejando existencias con el encargado del almacén y los inventarios físicos.
4. En caso de que no se tenga en existencia el material requerido, se determina si son artículos

especiales. De no ser artículos especiales, se procede a su adquisición conforme a la
normatividad aplicable.
Tratándose de artículos especiales la unidad solicitante elabora oficio en el cual se justifica el

material solicitado.
Si el material solicitado se tiene en existencia, se deberá indicar en la requisición la cantidad a

suministrar.
5. El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, turna al almacén la

requisición autorizada.
6. El encargado del almacén, procede a realizar el suministro del material de acuerdo a

observaciones realizadas en la requisición.
7. La unidad solicitante recibe material, coteja suministro con cantidad solicitada. Procede a
realizar un recuento físico de lo que se entrega realmente, firma y anota fecha de recibido en
original de la requisición.
8. El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, recibe la requisición

firmada y la turna al almacén.
9. El encargado del almacén registra en tarjetas de almacén las salidas de cada uno de los
artículos suministrados y posteriormente procede a archivar en expediente la requisición de
material.
19
UNIDAD ENLACE DEPTO. RECURSOS ALMACEN

ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVO MATERIALES Y
SOLICITANTE SOLICITANTE SERVICIOS GENERALES
INICIO
1
RECIBE
LLENA FORMATO,
FORMATO DE VALIDA Y ENVIA
REQUISICION A D.R.M.S.G.
RECIBE Y REVISA
LA REQUISICIÓN,
COTEJA
EXISTENCIA EN
ALMACEN Y
TURNA
NO
EXISTE?
ELABORA
OFICIO PARA
JUSTIFICARLO
SI
1 TURNA
REQUISICIÓN
AUTORIZADA
REALIZA
SUMINISTRO DE
MATERIAL Y TURNA
RECIBE
MATERIAL Y
ENVIA TURNA REQUISICIÓN
PARA ARCHIVO
REQUISICIÓN
FIRMADA
20
UNIDAD ENLACE DEPTO. RECURSOS ALMACEN

ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVO MATERIALES Y
SOLICITANTE SOLICITANTE SERVICIOS GENERALES
A
REGISTRA LA
SALIDA DE LOS
MATERIALES
ENTREGADOS
ARCHIVA
REQUISICION
FIN
21
22
4.3 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES
4.2.1. PROCESO
Unidades El Departamento de La Dirección General

Administrativas que Recursos Materiales y de Control Patrimonial
solicitan cambio, baja Servicios Generales, autoriza el movimiento
o reubicación de un analiza las solicitudes y requerido e informa a
bien mueble. si procede, canaliza a la la Unidad
Dirección General de Administrativa.
Control Patrimonial para
realizar el movimiento.
REALIMENTACIÓN
4.3.2.- OBJETIVO
Mantener actualizado el inventario de mobiliario y equipo de oficina, realizando para ello

reubicaciones y/o bajas que soliciten las unidades administrativas de la Dependencia al
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
4.3.3.- ALCANCE
Aplica a todas las unidades administrativas de la Secretaría del Trabajo.
4.3.4.- DEFINICIONES
Inventario de bienes: Relación de bienes muebles con los que se cuenta.
Bienes muebles: Son aquellos objetos susceptibles de ser trasladados, almacenados o inventariados
sin que se deterioren o modifiquen, ni afecten su forma o sustancia.
Resguardo: Documento donde consta la guardia o seguridad de una cosa.
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Justificación: Exposición de un argumento cuyos elementos hacen razonable la toma de alguna

decisión, la emisión de una norma o el funcionamiento de un procedimiento.
4.3.5. POLÍTICAS
• Se atenderán las solicitudes referentes a los bienes muebles, que procedan después de un
análisis, en el cual se determinará si se justifica el motivo de la misma, atendiendo su
urgencia y disponibilidad del bien.
• En los casos en que se solicite un bien mueble se deberá justificar por escrito el motivo de la
misma, así como la causa que lo generó.
• Las solicitudes de baja deberán estar plenamente justificadas tanto por escrito, así como
físicamente y quedará a criterio del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales, el darlo de baja o repararlo.
• En todo cambio o reubicación del bien mueble el responsable del área solicitante, tendrá que
comunicárselo a la Coordinación Administrativa y al Jefe del Departamento de Recursos
Materiales y Servicios Generales para su conocimiento.
4.3.6. DESCRIPCIÓN
1. El área interesada, informa o solicita mediante oficio a la Coordinación Administrativa, el

movimiento requerido pudiendo ser: baja, cambio o reubicación.
2. La Coordinación Administrativa recibe del área interesada, oficio de solicitud en el cual se

indica el tipo de movimiento que se llevará a cabo.
3. En caso de que se trate de una baja el área solicitante elabora formato de baja, describiendo
el motivo de la misma, así como datos del bien mueble.
Si se trata de una reubicación de bienes muebles, el área solicitante procede a requisitar el

formato de transferencia y actualizar el inventario de bienes muebles así como el resguardo.
Según el motivo solicitado (baja, cambio, reubicación) el Departamento de Recursos

Materiales y Servicios Generales, integra, clasifica y turna a la Coordinación Administrativa.
4. La Coordinación Administrativa, turna reporte de los movimientos solicitados a la Dirección

General de Adquisiciones y Control Patrimonial durante los 2 primeros días hábiles de cada
mes.
5. La Coordinación Administrativa, recibe movimientos autorizados por la Dirección General de

Adquisiciones y Control Patrimonial y procede a realizar el trámite.
6. El área solicitante, recibe copia del movimiento realizado y debidamente autorizado.
24
4.3.7 DIAGRAMA DE FLUJO
AREA INTERESADA COORDINACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRATIVA ADQUISICIONES Y CONTROL
PATRIMONIAL
INICIO
RECIBE OFICIO Y
ELABORA ANALIZA EL BIEN
OFICIO DEL RECIBE OFICIO Y
MOVIMIENTO Y PROCEDE A
TURNA REALIZAR EL
TRAMITE
¿PROCEDE
INFORMA A LA CAMBIO?
UNIDAD ADMTVA CANALIZA LA
SOLICITANTE AUTORIZACIÓN
AL DEPTO. DE
REC. MAT. Y
SERV. GRALES.
ACTUALIZA
RESGUARDO E
INVENTARIO,
SEGÚN
MOVIMIENTO.
SOLICITADO
RECIBE
DOCTO Y
ARCHIVA ENVIA OFICIO A LA
D.G.A.C.P.
FIN
REALIZA EL MOV. Y ENVIA
COPIA A LA UNIDAD ADMVA.
SOLICITANTE.
25
26
4.4. PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN O RECUPERACIÓN DE VEHICULOS EN

CASO DE SINIESTRO O ROBO
4.4.1. PROCESO
Vehículo La compañía El Departamento de

accidentado o robo aseguradora, realiza el Recursos Materiales y
Servicios Generales, recibe
trámite correspondiente el vehículo reparado y lo
y notifica resultados al asigna nuevamente al
Departamento de usuario correspondiente o
Recursos Materiales y bien tramita ante la
Dirección General de
Servicios Generales. Adquisiciones y Control
Patrimonial la
indemnización
REALIMENTACIÓN
4.4.2. OBJETIVO
Recuperar aquellos vehículos de la Dependencia que sufran algún siniestro o robo, a fin de tener un
control adecuado del parque vehicular.
4.4.3.- ALCANCE
Aplica a las unidades administrativas de la Dependencia que tengan asignados vehículos automotores
propiedad del Gobierno del Estado de México.
Siniestro: Avería, destrucción fortuita o pérdida importante que sufren las personas o las cosas, por
causa de un accidente, que suelen ser indemnizadas por las aseguradoras.
Unidad Administrativa: Es el órgano autorizado que conforma la estructura orgánica de una

dependencia, cada una con funciones específicas que la diferencian de las demás.
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Indemnizar: Resarcir a alguien de un daño o perjuicio.
Dictaminar: Opinión o consejo que emite alguna dependencia especializada acerca de una cuestión
de su especialidad, previo requerimiento de las personas interesadas o de una autoridad de cualquier
orden o espontáneamente para servir a un interés general singularmente necesitado de atención.
Vehículo oficial: Medio de transporte, propiedad del Gobierno del Estado de México, asignado a las
dependencias o unidades administrativas con el fin de desarrollar las actividades de apoyo que
requiera el cumplimiento de sus funciones.
4.4.5- POLÍTICAS
• Cuando suceda algún siniestro o robo de algún vehículo oficial, el responsable deberá
comunicarse inmediatamente al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales,
así como a la Compañía Aseguradora.
• Si el siniestro es causado por negligencia, mal uso, imprudencia o uso fuera de horario de
trabajo por parte del servidor público, éste deberá cubrir el deducible correspondiente.
• Una vez que la unidad vehicular sea recuperada, se pondrá a disposición del área de
mantenimiento vehicular, a efecto de determinar y/o efectuar la reparación.
4.4.6. DESCRIPCIÓN
1. El servidor público con resguardo autorizado, reporta a través de teléfono sobre el siniestro o
accidente del vehículo a la compañía aseguradora, así como al Departamento de Recursos
Materiales y Servicios Generales
2. La compañía aseguradora, se entera y acude al lugar de los hechos, toma conocimiento y

dictamina el estado físico del vehículo. En caso de pérdida total del vehículo informa al usuario
a fin de que este lleve a cabo a través de la Coordinación Administrativa las gestiones
correspondientes ante la Subdirección de riesgos de la Dirección General de Adquisiciones y
Control Patrimonial, para dar de baja el vehículo ante las autoridades de tránsito y
posteriormente solicita la indemnización correspondiente. En caso de que se requiera
reparación del vehículo, la compañía aseguradora lo canaliza a uno de sus talleres
correspondientes y avisa a la unidad administrativa.
3. El usuario se entera y solicita consulta de seguimiento al proceso de reparación del vehículo

oficial por parte de la aseguradora.
4. El servidor público responsable del siniestro o robo levanta acta administrativa con la
presencia del Órgano de Control Interno de la Dependencia, remitiendo la documentación
correspondiente a la Coordinación Administrativa, a fin de determinar el responsable del pago
del deducible.
5. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, solicita se realice el pago del

deducible y recibe de conformidad la unidad, entregándola de nueva cuenta al usuario.
28
SERVIDOR PUBLICO CON COMPAÑÍA ASEGURADORA DEPTO. DE RECURSOS

RESGUARDO AUTORIZADO MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
INICIO
REPORTA SOBRE
EL SINIESTRO O
ACCIDENTE
SE ENTERA Y ACUDE AL
LUGAR DE LOS
HECHOS, TOMA
CONOCIMIENTO Y
DICTAMINA
LEVANTA ACTA
ADMINISTRATIVA
¿EDO
FISICO
DE LA
UNIDAD?
SE ENTERA Y SOLICITA
LA REPARACIÓN A LA
ASEGURADORA
CANALIZA EL
VEHÍCULO A SU
TALLER Y AVISA AL
DEPTO DE REC. MAT. DA SEGUIMIENTO AL
Y SERV. GRALES. PROCESO DE
REPARACIÓN DEL
VEHICULO
REALIZA GESTIONES A FIN

DE DAR DE BAJA EL
VEHÍCULO, INDEMNIZA A
LA DEPENDENCIA
29
SERVIDOR PUBLICO CON COMPAÑÍA ASEGURADORA DEPTO. DE RECURSOS

RESGUARDO AUTORIZADO MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
RECIBE
VEHÍCULO Y SE
LE ASIGNA A LA
DEPENDENCIA
ACTUALIZA RECIBE VEHÍCULO,

EXPEDIENTE ASIGNA AL USUARIO,
Y ARCHIVA ACTUALIZA
EXPEDIENTE .
FIN
30
31
4.5. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE DICTAMEN PARA ADQUIRIR MOBILIARIO,

EQUIPO DE COMPUTO, FAX Y APARATOS TELEFÓNICOS O DE TELECOMUNICACIONES
4.5.1 PROCESO
Unidades La Dirección General de Las Dependencias

administrativas que Adquisiciones y Control reciben el material
requieran solicitud Patrimonial a través de solicitado
de dictamen para sus diferentes
adquirir mobiliario, departamentos
equipo de computo, proporciona los
fax y aparatos servicios que le solicitan
telefónicos o de las diferentes
telecomunicaciones dependencia.
REALIMENTACIÓN
4.5.2. OBJETIVO
Contar con el soporte técnico necesario para adquirir mobiliario, equipo de cómputo y aparatos
telefónicos o de telecomunicaciones.
4.5.3.- ALCANCE
Aplica a las unidades administrativas de la Dependencia que soliciten dictamen para adquirir
mobiliario, equipo de cómputo y aparatos telefónicos o de telecomunicaciones.
Dictamen: Opinión o juicio que se forma o emite sobre algo, especialmente realizado por un
especialista.
Coordinación Administrativa: Son coordinaciones y delegaciones administrativas de las dependencias

del Poder Ejecutivo, así como aquellas unidades administrativas a quienes compete o se les han
asignado funciones administrativas.
32
Dependencias: Son las secretarías referidas en la Ley Orgánica de la Administración Pública del
Estado de México, así como a la Procuraduría General de Justicia, las coordinaciones generales y los
tribunales administrativos.
Mobiliario: Conjunto de elementos de muebles de una casa u oficina.
Suficiencia presupuestal: Capacidad de recursos financieros que tiene una partida con la posibilidad
de ser afectada.
Unidades Administrativas: Son la unidades administrativas de las dependencias del Poder Ejecutivo y
de los organismos auxiliares y fideicomisos públicos.
4.5.5. POLÍTICAS
• Cuando se trate de adquirir bienes muebles, el Departamento de Recursos Materiales y

Servicios Generales, solicitará a través de oficio, el dictamen técnico a la Dirección General de
Adquisiciones y Control Patrimonial, acompañado por la autorización de disponibilidad
presupuestal, emitida por el Departamento de Recursos Financieros o en su caso el oficio de
autorización de recursos en caso de que provengan del Programa de Inversión Estatal o de
Seguridad Pública, así como la cotización de bienes solicitados.
• Será responsabilidad del área administrativa usuaria que los aparatos de comunicación reciban
un adecuado uso y mantenimiento para que se permita su funcionamiento y conservación.
• Cuando se trate de adquirir aparatos telefónicos, equipos de fax o telecomunicaciones, el

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, solicitará a través de oficio, el
dictamen técnico, anexando relación de las áreas solicitantes, cotización de los bienes
requeridos y oficio de liberación de recursos.
4.5.6. DESAROLLO
1. La unidad administrativa solicitante elabora oficio en original y copia en el que solicita

mobiliario, equipo de computo, fax y aparatos telefónicos o de telecomunicaciones y turna a la
Coordinación Administrativa y al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
2. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, revisa, solicita dictamen a la

unidad administrativa que corresponda a través de oficio, anexando a la solicitud la
documentación correspondiente de acuerdo a los bienes requeridos y a la suficiencia
presupuestal.
3. La Dirección General de Adquisiciones y Control Patrimonial, la Dirección General de

Innovación, Estructura y Organización y el Sistema Estatal de Informática, reciben la solicitud,
verificando si el bien solicitado se requiere o no, emitiendo dictamen técnico y turnando a la
Coordinación Administrativa de la Secretaria del Trabajo.
33
4. . La Coordinación Administrativa de la Secretaria del Trabajo recibe dictamen y turna al

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
5. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, recibe dictamen, si es

procedente continua el trámite adquisitivo de acuerdo al monto de la adquisición, si no es
procedente archiva dictamen para su control.
34
UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE D.G.A.C.P. COORDINACIÓN

SOLICITANTE RECURSOS MATERIALES Y D.G.I.E.O. ADMINISTRATIVA
SERVICIOS GENERALES S.E.I. S.T.P.S.
S.F.P.y A.
INICIO
ELABORA OFICIO
EN ORIGINAL Y
COPIA EN EL QUE
SOLICITA EL BIEN
Y TURNA A LA
COORDINACION
ADMVA.
RECIBE OFICIO DE
SOLICITUD, SOLICITA
DICTAMEN
ANEXANDO LA
DOCUMENTACION
CORRESPONDIENTE
RECIBE SOLICITUD
Y
DOCUMENTACION
1 Y ELABORA
DICTAMEN
RECIBE DICTAMEN Y
TURNA AL
RECIBE DICTAMEN, DEPARTAMENTO DE
SI ES PROCEDENTE RECURSOS
CONTINUA CON EL MATERIALES Y
TRAMITE SI NO SERVICIOS
ARCHIVA PARA SU GENERALES.
CONTROL
1
FIN
35
36
4.6. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES A TRAVÉS DE LA CAJA

CHICA.
4.6.1. PROCESO
Unidades El Departamento de Las Dependencias

administrativas que Recursos Materiales y reciben el material
requieran bienes Servicios Generales solicitado.
que no existan en el proporciona los
almacén general. servicios que le solicitan
las diferentes
dependencias.
REALIMENTACIÓN
4.6.2. OBJETIVO
Adquirir aquellos bienes que no existan el Almacén General de la Secretaría del Trabajo y de la
Previsión Social, cuyo costo mínimo sea de $500.00 (Quinientos pesos 00/100 M.N.) y el costo
máximo sea el equivalente a 8 salarios mínimos mensuales de la zona “C” Toluca, más IVA; los cuales
sean solicitados por las unidades administrativas que integran esta dependencia para el adecuado
desarrollo cumplimiento de sus funciones.
4.6.3. ALCANCE
4.6.4. DEFINICIONES
Requerimiento: Necesidad o solicitud
37
Unidad Administrativa: es el órgano autorizado que conforma la estructura orgánica de un

dependencia; cada una de sus funciones específicas la diferencia de las demás.
Adquisición: Operación mediante la cual el Gobierno del Estado de México, a través de la

dependencia ejecutora, adquiere el dominio o propiedad de un bien o servicio; con apego estricto a la
normatividad correspondiente.
Proveedor: Persona física o moral, prestadora de un servicio o productor de un bien que atiende los
requerimientos de una institución en materia de recursos materiales y que satisfaga los requisitos que
establece la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, y Arrendamientos.
Caja chica: Monto que se tiene autorizado dentro del presupuesto para la ejecución de gastos
menores.
de ser afectada.
4.6.5. POLÍTICAS
• El personal del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, se encargará de

cotizar los bienes solicitados, a fin de que se adquieran al proveedor que presente la mejor
oferta en cuanto a calidad y precio.
• El encargado del almacén general es el responsable de verificar que los bienes entregados
por el proveedor, sean los que se detallan en la factura correspondiente, sellando la misma de
conformidad, a fin de proceder al pago de ésta.
4.6.6. DESARROLLO
1. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, analiza el tipo de

requerimiento, en su caso, obtiene dictamen de la unidad administrativa correspondiente,
procede a cotizar el bien telefónicamente y determina.
2. SI tiene un costo menor de $500.00 (Quinientos pesos 00/100 M.N.), adquiere e bien con
recursos de la caja chica.
Si es de costo mínimo de $500.00 (Quinientos pesos 00/100 M.N.) y el costo máximo sea el
equivalente a 8 salarios mínimos mensuales de la zona “C” Toluca, más IVA; solicita al
Departamento de Recursos Financieros, la autorización de la suficiencia presupuestal.
3. El Departamento de Recursos Financieros verifica la suficiencia presupuestal y determina si

procede, en caso de ser positivo informa al Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales.
En caso de que no exista suficiencia presupuestal, entera y archiva para su control
38
4. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, procede a solicitar al

proveedor surtir los bienes en almacén general.
5. El proveedor se entera del pedido y procede a surtir los bienes en el almacén general.
6. El encargado del almacén general, recibe los bienes, firma la factura de conformidad y remite
al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para su trámite.
7. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, recaba firma y envía la factura

al Departamento de Recursos Financieros.
8. El Departamento de Recursos Financieros, elabora cheque e informa al Departamento de

Recursos Materiales y Servicios Generales.
9. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales se entera y le informa al

proveedor que pase a recoger su cheque correspondiente.
10. El proveedor se entera y acude al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

a recoger el cheque, presentando una copia de su identificación.
39
DEPTO. DE RECURSOS DEPTO. DE RECURSOS PROVEEDOR ALMACÉN

MATERIALES Y SERVICIOS FINANCIEROS S.T.P.S.
GENERALES
INICIO 1
ANALIZA
REQUERIMIEN
TO Y COTIZA VERIFICA
VIA SUFICIENCIA
TELEFONICA PRESUPUESTAL Y
DETERMINA
MENOR $500 VERIFICA QUE EXISTA

Y MAYOR A SUFICIENCIA
8 SALARIOS
MINIMOS PRESUPUESTAL
MENSUALES
NO
INFORMA AL DEPTO.
ADQUIERE EL DE RECURSOS
BIEN Y LO MAEREIALES Y
SERVICIOS
REMITE AL
GENERALES
ALMACEN
SI
SOLICITA AL
DEPTO. DE
RECURSOS A
FINANCIEROS
SUFICIENCIA
PRESUPUESTAL
40
DEPTO. DE RECURSOS DEPTO. DE RECURSOS PROVEEDOR ALMACÉN

MATERIALES Y SERVICIOS FINANCIEROS S.T.P.S.
GENERALES
SOLICITA AL
PROVEEDOR
SURTIR LOS
BIENES
SE ENTERA DEL
PEDIDO Y PROCEDE
A SURTIR LOS
BIENES EN EL
ALMACEN
RECIBE LOS BIENES,

FIRMA Y REMITE LA
FACTURA PARA SU
TRAMITE
RECIBE LA
FACTURA,
RECABA FIRMA Y
ENVIA
RECIBE LA
FACTURA
VALIDADA,
ELABORA
CHEQUE E
INFORMA
INFORMA AL
PROVEEDOR QUE
RECOJA SU CHEQUE
RECOGE SU
CHEQUE,
PRESENTANDO
IDENTIFICACION
FIN
41
42
4.7. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES A TRAVÉS DE

ADJUDICACIÓN DIRECTA (MAYORES A 8 SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES
MÁS IVA E INFERIORES A $175,000.00 PESOS)
4.7.1. PROCESO
Unidades El Departamento de Las Dependencias

administrativas que Recursos Materiales y reciben el material
requieran bienes Servicios Generales solicitado.
que no existan en el proporciona los
almacén general. servicios que le solicitan
las diferentes
dependencia.
REALIMENTACIÓN
4.7.2. OBJETIVO
Adquirir aquellos bienes que no existan en el almacén general de la Secretaría del Trabajo, a través
del procedimiento de adquisición directa o cuyo costo sea mayor a 8 salarios mínimos mensuales más
IVA, solicitados por las unidades administrativas que integran esta Dependencia para el adecuado
desarrollo y cumplimiento de sus funciones.
4.7.3. ALCANCE
43
4.7.4. DEFINICIONES
Requerimiento: Necesidad o solicitud
Unidad Administrativa: es el órgano autorizado que conforma la estructura orgánica de un

dependencia; cada una de sus funciones específicas la diferencia de las demás.
Adquisición: Operación mediante la cual el Gobierno del Estado de México, a través de la

dependencia ejecutora, adquiere el dominio o propiedad de un bien o servicio; con apego estricto a la
normatividad correspondiente.
Proveedor: Persona física o moral, prestadora de un servicio o productor de un bien que atiende los
requerimientos de una institución en materia de recursos materiales y que satisfaga los requisitos que
establece la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, y Arrendamientos.
de ser afectada.
Adquisición directa: excepción al procedimiento de licitación pública de bienes, enajenación o

arrendamiento de bienes, o la contratación de servicios en el que la convocante, designa al
proveedor de bienes, con base en las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad,
financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.
Comité: Órgano colegiado con facultades de opinión, que tiene por objeto auxiliar a las dependencias,
entidades, tribunales administrativos o ayuntamientos, en la preparación y substanciación de los
procedimientos de adquisiciones, servicios, arrendamientos y enajenaciones.
5.7.5. POLÍTICAS
Las dependencias, entidades y tribunales administrativos y ayuntamientos podrán adquirir bienes,

arrendar bienes muebles e inmuebles y contratar servicios, mediante adjudicación directa cuando:
• La adquisición o el servicio sólo pueda realizarse con una determinada persona, por
tratarse de obras de arte, titularidad de patentes, registros, marcas específicas, derechos
de autor u otros derechos exclusivos.
• La adquisición o el arrendamiento de algún inmueble sólo pueda realizarse con

determinada persona, por ser el único bien disponible en el mercado inmobiliario, que
reúne las características de dimensión, ubicación, servicios y otras que requieran las
dependencias para su buen funcionamiento o la adecuada prestación de servicios públicos
a su cargo.
• Se trata de servicios que requieran de experiencia, técnicas o equipos especiales o se trate

de la adquisición de bienes usados o de características especiales, que solamente puedan
ser prestados o suministrados por una sola persona.
44
• El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, es la unidad administrativa

responsable de invitar, cuando menos a tres diferentes proveedores para llevar a cabo el
concurso interno para adquirir bienes.
• Las cotizaciones que envíen los proveedores invitados al concurso, deberán ser en sobre
cerrado y conteniendo toda la información requerida en la invitación, de otra manera
serán descalificados.
• Para llevar a cabo la adquisición directa de bienes, deberán estar presentes los integrantes
del Comité de Adquisiciones y Servicios conforme lo establecido en el manual de operación
y con fundamento en el Libro XIII de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y
Servicios del Código Administrativo del Estado de México.
• Se formalizará la entrega de los bienes a través de un pedido, a fin de garantizar que los
proveedores entreguen en tiempo y forma los bienes, en caso contrario, se procederá a
sancionarlos con base a la Ley de Adquisiciones de Bienes Muebles y Servicios del Estado
de México.
• El importe de la operación no deberá rebasar los montos establecidos en el presupuesto

de egresos del Gobierno del Estado de México del ejercicio correspondiente.
4.7.6. DESARROLLO
1. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, analiza el tipo de

requerimiento y en su caso, obtiene dictamen.
2. Si el costo del requerimiento no es mayor a 8 salarios mínimos mensuales más IVA, realiza la
compra con el procedimiento de adquisición de bienes a través de caja chica.
En caso de que el requerimiento tenga un costo mayor a 8 salarios mínimos mensuales más
IVA y menor a $200,000.00 más IVA, el Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales, solicita la cotización por lo menos a tres proveedores diferentes, programando el
procedimiento adquisitivo con la participación del Comité de Adquisiciones y Servicios.
3. El Comité de Adquisiciones y Servicios procede conforme a la fracción V del Art. 94 del

Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México,
llevando a cabo la presentación, apertura y evaluación de propuestas.
4. A través del presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios de la Secretaría del Trabajo,
se emite el fallo respectivo, se adjudica el pedido, se solicita fianza y se elabora el contrato
con las condiciones de compra.
5. El secretario ejecutivo del Comité de Adquisiciones y Servicios de la Secretaría del Trabajo

requisita el pedido y recaba firmas.
6. El proveedor, se entera de la resolución del fallo, presenta fianza y firma el contrato.
45
7. El proveedor, entrega el pedido al almacén en el plazo convenido y presenta factura para su

pago.
8. El encargado del almacén envía la factura al Departamento de Recursos Materiales y Servicios

Generales, el cual a su vez la canaliza al Departamento de Recursos Financieros para su
trámite
9. El Departamento de Recursos Financieros recibe la factura, tramita el pago e informa al

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, el cual informa al proveedor.
10. El proveedor acude con una identificación y cobra.
46
DEPTO. DE RECURSOS DEPTO. DE COMITÉ DE PROVEEDOR ALMACEN

MATERIALES Y SERVICIOS RECURSOS ADQUISICIONES Y GENERAL
GENERALES FINANCIEROS SERVICIOS
47
INICIO
ANALIZA TIPO DE
REQUERIMIENTO
Y EN SU CASO
OBTINE DICTAMEN
REALIZA COMPRA CON EL

PROCEDIMIENTO DE NO
ADQUISICION DE BIENES A ¿COSTO MAYOR A 8
2
SALARIOS MINIMOS
TRAVÉS DE LA CAJA
MÁS IVA E INFERIOR A
CHICA $175,00.00 MAS IVA?
1
SE ENTERA
SI DE LA
RESOLUCIÓN
ANALIZA LA DEL FALLO
SOLICITA LA JUSTIFICACION
COTIZACIÓN POR LO
MENOS A TRES
PROVEEDORES REALIZA COMPRA
DIFERENTES PRESENTA FIANZA
A TRAVÉS DEL NO
Y FIRMA EL
PROCEDIMIENTO
CONTRATO
DE LICITACION
PÚBLICA AUTORIZA
PROGRAMA CON EL
COMITE DE
SI
ADQUISICIONES Y VERIFICA
SERVICIOS EL DISPONIBILIDAD ENTREGA EL PEDIDO
RECIBE LOS
PROCEDIMIENTO PRESUPUESTAL AL ALMACEN EN EL
BIENES Y FIRMA DE
ADQUISITIVO PLAZO CONVENIDO Y
CONFORMIDAD
FACTURA PARA SU
PROCEDE CONFORME A LA PAGO
ENTERA AL FRACCION V ART. 94 DEL
DEPARTAMENTO DE NO
REGLAMENTO DEL LIBRO
1 RECURSOS
DECIMO TERCERO DEL
MATERIALES Y ¿EXISTE?
SERVICIOS CODIGO ADMINISTRATIVO
GENERALES DEL ESTADO DE MEXICO
3
SI
RECIBE PARTIDA
PRESUPUESTAL Y
PROCEDE A
ANOTA PARTIDA
LLENAR LOS
PRESUPUESTAL Y REMITE AL
FORMATOS
DEPARTAMENTO DE A TRAVÉS DEL
RESPECTIVOS
RECURSOS MATERIALES Y PRESIDENTE SE EMITE
SERVICIOS GENERALES FALLO RESPECTIVO,
ADJUDICA EL PEDIDO,
3 SOLICITA FIANZA Y
ELABORA CONTRATO CON
LAS CONDICIONES DE
COMPRA, EL SECRETARIO
RECIBE FACTURA, LA RECIBE LA FACTURA, EJECUTIVO, REQUISITA
ENVÍA AL TRAMITA EL PAGO E FORMATO Y RECABA
DEPARTAMENTO DE INFORMA AL FIRMAS
RECURSOS DEPARTAMENTO DE
FINANCIEROS PARA SU RECURSOS MATERIALES Y
TRAMITE SERVICIOS GENERALES
2
SE ENTERA DEL ACUDE AL

PAGO E INFORMA DEPARTAMENTO DE
AL PROVEEDOR RECURSOS
FINANCIEROS,
PRESENTA UNA
DIFENTIFICACION Y
COBRA
FIN
48
49
SIMBOLO REPRESENTA
Inicio o final del procedimiento. Señala el principio o terminación de

un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del
procedimiento se anotará la palabra INICIO y cuando se termine se
escribirá la palabra FIN.
Formato impreso. Representa formas impresas, documentos, reportes,

listados, etc., y se anota después de cada operación.
Conector de procedimientos. Es utilizado para señalar que un

procedimiento proviene o es la continuación de otros. Es importante
anotar, dentro del símbolo, el nombre del proceso del cual se deriva o
hacia donde va.
Decisión. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si

algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para
fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el
centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el
signo de interrogación.
Conector de hoja en un mismo procedimiento. Este símbolo se

utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño, el cual
muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente
hoja de donde viene; dentro del símbolo se anotará la letra "A" para el
primer conector y se continuará con la secuencia de las letras del
alfabeto.
Operación. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea

cuando la acción cambia. Así mismo, se anota dentro del símbolo un
número en secuencia para continuarla.
50
SIMBOLO REPRESENTA
Línea continua. Flujo de información o materiales; une cualquier

actividad.
Multidocumento. Indica el uso de diversos documentos dentro de un

proceso.
Tarjeta. Se utiliza en las áreas en donde se requiere almacenar algún

documento u objeto.
51
52
VALIDACION
MTRO. FRANCO ULISES FLORES L.A.E ANGEL ROGEL SANCHEZ

GALVÁN
Director General de Innovación, Coordinador Administrativo de la
Estructura y Organización Secretaria del Trabajo y de la
Previsión Social
53
54
ELABORO REVISO
L.C. Francisco Daniel Galicia C.P DELIA Ma. Mendez Rogel.

Vergara. Jefe del Departamento de Recursos
Analista Materiales
55
©Derechos reservados
Primera edición 2004
Gobierno del Estado de México
Secretaría del Trabajo y de la Previsión Social
Coordinación Administrativa
Rafael M. Hidalgo #301 Col. Cuauhtemoc
Impreso y hecho en Toluca, Méx.
Printed and made in Toluca, Mex.
La reproducción total o parcial de este documento

Podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso
De la fuente y dándole el crédito correspondiente
56
SECRETARÍA DEL TRABAJO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
ÍNDICE
PÁG.
PRESENTACIÓN ............................................................................................................................................................. 4
I. OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................................................................... 6
II. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................. 7
2.1. Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos .......................................................................................... 7

Objetivo........................................................................................................................................................................ 7
Alcance ........................................................................................................................................................................ 7
Referencias.................................................................................................................................................................. 7
Responsabilidades....................................................................................................................................................... 8
Definiciones ................................................................................................................................................................. 8
Insumos ....................................................................................................................................................................... 9
Resultados ................................................................................................................................................................... 9
Interacción con otros procedimientos........................................................................................................................... 9
Políticas ....................................................................................................................................................................... 9
Desarrollo................................................................................................................................................................... 10
Diagramación............................................................................................................................................................. 14
2.2. Pago de Gastos por Fondo de Caja Fija.............................................................................................................................17
Objetivo...................................................................................................................................................................... 17
Alcance ...................................................................................................................................................................... 17
Referencias................................................................................................................................................................ 17
Responsabilidades..................................................................................................................................................... 17
Definiciones ............................................................................................................................................................... 18
Insumos ..................................................................................................................................................................... 18
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1
Resultados ................................................................................................................................................................. 18
Interacción con otros procedimientos......................................................................................................................... 18
Políticas ..................................................................................................................................................................... 19
Desarrollo................................................................................................................................................................... 20
Diagramación............................................................................................................................................................. 23
Formatos.................................................................................................................................................................... 26
2.3. Reembolso para el Fondo Fijo de Caja .................................................................................................................. 29
Objetivo...................................................................................................................................................................... 29
Alcance ...................................................................................................................................................................... 29
Referencias................................................................................................................................................................ 29
Definiciones ............................................................................................................................................................... 30
Insumos ..................................................................................................................................................................... 31
Resultados ................................................................................................................................................................. 31
Políticas ..................................................................................................................................................................... 31
Desarrollo................................................................................................................................................................... 32
Diagramación............................................................................................................................................................. 35
Formatos.................................................................................................................................................................... 38
2.4. Operación del Programa de Gasto de Inversión Sectorial................................................................................... 47

Objetivo...................................................................................................................................................................... 47
Alcance ...................................................................................................................................................................... 47
Referencias................................................................................................................................................................ 47
Definiciones ............................................................................................................................................................... 48
Insumos ..................................................................................................................................................................... 48
Resultados ................................................................................................................................................................. 48
Políticas ..................................................................................................................................................................... 48
Desarrollo................................................................................................................................................................... 50
Diagramación............................................................................................................................................................. 53
Formatos e Instructivos.............................................................................................................................................. 55
III. SIMBOLOGÍA.................................................................................................................................................................80
IV. REGISTRO DE EDICIONES...........................................................................................................................................82
V. DISTRIBUCIÓN ..............................................................................................................................................................83
VI. VALIDACIÓN..................................................................................................................................................................84
PRESENTACIÓN
La Administración Pública del Estado de México es el instrumento idóneo del Gobierno por medio del cual se materializan las
expectativas, propuestas y aspiraciones que la sociedad demanda. Por ello, su organización, métodos y sistemas de trabajo
deben revisarse y modernizarse permanentemente, a fin de garantizar que la gestión pública sea eficiente en su desempeño.
En este contexto, se estableció como uno de los ejes rectores de su gestión la Modernización Integral de la Administración
Pública, con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de la población, a través de un gobierno eficiente y
eficaz en las áreas sustantivas y de atención directa a la ciudadanía.
La Modernización Integral de la Administración Pública se sustenta en los principios de efectividad para resolver los
problemas fundamentales de la población; de sensibilidad para vincularse con las demandas sociales; de proximidad a los
ciudadanos para proporcionarles servicios públicos de calidad, ágiles y oportunos; de flexibilidad para que cuente con la
capacidad necesaria de adaptación a las nuevas condiciones y exigencias del entorno social; de ética en el manejo eficiente
y racional de los recursos y en la conducta de los servidores públicos.
Los principales retos de la Modernización Integral de la Administración Pública del Estado de México son implantar un nuevo
modelo de gestión pública, reconocido por su efectividad y su apertura hacia la participación social; mejorar la calidad de los
servicios que se prestan a la población, elevando la eficiencia de los procesos, reduciendo los tiempos de respuesta,
eliminando requisitos y acercando las instancias gestoras; vincular a la sociedad con la Administración Pública Estatal, de
forma más sencilla, directa y transparente; y reestructurar orgánica y funcionalmente a las dependencias, organismos
auxiliares y fideicomisos del Gobierno Estatal, mediante la adopción de modelos más flexibles y efectivos que se
correspondan con los programas institucionales para la delimitación de competencias y responsabilidades en la atención a
las demandas sociales.
Producto de lo anterior, el Departamento de Recursos Financieros, elaboró el presente documento intitulado “Manual de
Procedimientos del Departamento de Recursos Financieros”, como un instrumento administrativo que permitirá agilizar sus
tareas y eficientar sus actividades; delimitar las competencias y responsabilidades; evitar duplicidades funcionales y detectar
las omisiones en las tareas encomendadas; distribuir las cargas de trabajo y definir los procesos administrativos en
correspondencia con los programas que se ejecutan.
En este sentido, el “Manual de Procedimientos”, se integra por el objetivo general, la descripción de los procedimientos, la
simbología, el registro de ediciones, la distribución y la validación correspondiente.
I. OBJETIVO GENERAL
Agilizar los procedimientos en materia de control presupuestal y contable de los recursos asignados a la Secretaría del
Trabajo, incluyendo el de Gasto de Inversión Sectorial, conforme a las políticas, normas y sistemas que establezcan las
dependencias normativas, con el propósito de homogeneizar los métodos de trabajo, a través de acciones lógicas y
secuenciales que permitan atender con calidad, eficiencia, eficacia y transparencia a las unidades ejecutoras que la integran.
II. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
2.1. ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS
OBJETIVO:
Mejorar la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos distribuyendo de manera adecuada y conforme a los
lineamientos establecidos los recursos del presupuesto de egresos autorizado a la Secretaría del Trabajo, a fin de solventar
los gastos que se generen de la ejecución de los programas y proyectos establecidos.
ALCANCE:
Aplica a todos los servidores públicos de las unidades adscritas a la Secretaría del Trabajo que tengan a su cargo la
elaboración e integración del proyecto de presupuesto.
Se excluye a los servidores públicos de los Poderes Legislativo y Judicial de la entidad.
REFERENCIAS:
− Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México.
− Código Fiscal de la Federación.
− Código Financiero del Estado de México y Municipios.
− Presupuesto de Egresos del Estado de México para el Ejercicio Fiscal del año correspondiente.
− Manual General de Organización de la Secretaría del Trabajo.
− Manual Único de Contabilidad.
− Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México.
− Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las
Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal.
RESPONSABILIDADES:
El Departamento de Recursos Financieros es el responsable de la integración del Proyecto de Presupuesto.
El Coordinador Administrativo de la Secretaría del Trabajo deberá:

• Coordinar la formulación del presupuesto anual de egresos de la Secretaría del Trabajo, con la participación de las
unidades administrativas que la integran.
• Ejecutar y controlar el presupuesto autorizado a la Secretaría del Trabajo.
• Revisar el proyecto de Presupuesto de Egresos y firmar de autorización cada uno de los formatos que lo integran.
• Planear, organizar y controlar el aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos, materiales y financieros
necesarios para el óptimo funcionamiento de la dependencia.
El Jefe del Departamento de Recursos Financieros deberá:

• Elaborar e integrar el Proyecto de Presupuesto de Egresos de gasto corriente, en coordinación con los titulares de las
unidades administrativas ejecutoras, para remitirlo a la Secretaría de Finanzas.
• Elaborar el informe mensual del presupuesto de egresos y el informe trimestral programático-presupuestal, para remitirlo
a la Secretaría de Finanzas.
• Designar a los servidores públicos responsables de la integración del proyecto de presupuesto.
Los servidores públicos (analistas) responsables de la integración del proyecto deberán:

• Analizar y preparar los datos necesarios para la integración del proyecto respectivo y, en su caso, proporcionar el apoyo
que las unidades administrativas de la Secretaría del Trabajo requieran en la integración de su información.
DEFINICIONES:
Unidad Ejecutora. Aquellas unidades administrativas que son las responsables directas del ejercicio, registro y
control de los recursos presupuestarios.
Enlace Administrativo. La persona que realiza las funciones administrativas en las unidades ejecutoras.
INSUMOS:
• Oficio expedido por la Secretaría de Finanzas en el que informa la asignación presupuestal que le corresponderá a la
Secretaría (techos financieros).
• Sistema de Presupuesto por Programas.
• Oficio de Presupuesto Autorizado.
RESULTADOS:
• Proyecto de Presupuesto de Egresos.
INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS:
• Antecede a este procedimiento la “Asignación de Techos Financieros” que establece la Secretaría de Finanzas.
POLÍTICAS:
• Cada una de las unidades administrativas adscritas a la Secretaría del Trabajo, una vez que se autoriza el presupuesto,
deberá elaborar y autorizar mediante firma el Proyecto de Presupuesto que le corresponde.
• El Departamento de Recursos Financieros será el encargado de integrar el proyecto de Presupuesto de Egresos de la
Secretaría del Trabajo y de firmar dicho documento como responsable del mismo.
• Los formatos que se anexan al Proyecto de Presupuesto de Egresos, deberán llevar la firma de autorización del
Coordinador Administrativo, de lo contrario no tendrán validez.
• El Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Secretaría del Trabajo deberá ser aprobado por los titulares de cada una
de las unidades administrativas, en caso contrario, no será valido.
DESARROLLO
ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Secretaría del Trabajo Recibe de la Secretaría de Finanzas Oficio en el que se comunica la asignación de techos
(Coordinación Administrativa) financieros, se entera y lo turna al Departamento de Recursos Fnancieros.
2. Secretaría del Trabajo Recibe Oficio original, una vez conocido el techo financiero asignado y autorizado a los proyectos,
(Departamento de Recursos elabora objetivos y el plan de calidad, especificando el proceso, el área responsable, los resultados
Financieros) y características, actividades, requisitos/insumos, resultados de las actividades, recursos requeridos
para la actividad, controles o inspecciones requeridas, indicador/modo de medición y documentos.
Elabora comunicado original, anexa Sistema de Presupuesto por Programas y lo turna a las
unidades ejecutoras para que con base en los programas y planes que operan elaboren su proyecto
de presupuesto.
Archiva Oficio original.
3. Unidad Ejecutora Recibe comunicado Original y Sistema de Presupuesto por Programas, se entera, con base en lo
asignado y en las acciones que lleva a cabo, elabora proyecto de presupuesto en original y lo turna
al Departamento de Recursos Financieros para su integración.
Archiva comunicado Original.
4. Secretaría del Trabajo Recibe proyecto de presupuesto, revisa y determina:

(Departamento de Recursos
Financieros)
5. Secretaría del Trabajo Indica observaciones y devuelve el Proyecto de Presupuesto a la unidad ejecutora de que se trate,
(Departamento de Recursos para que realice los ajustes necesarios.
Financieros)
6. Unidad Ejecutora Recibe Proyecto de Presupuesto, revisa, y procede a corregir las observaciones, una vez
subsanadas, turna el Proyecto de Presupuesto al Departamento de Recursos Financieros.(Se
conecta con la operación No. 4).
7. Secretaría del Trabajo Recibe Proyecto de Presupuesto, revisa, una vez que todas las unidades administrativas entregan
(Departamento de Recursos sus proyectos, integra Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Secretaría del Trabajo original, lo
Financieros) imprime y lo turna a las unidades ejecutoras para obtener las firmas de validación correspondientes.
8. Unidad Ejecutora Recibe Proyecto de Presupuesto de la Secretaría del Trabajo, revisa, recaba firmas y remite el
proyecto al Departamento de Recursos Financieros.
9. Secretaría del Trabajo Recibe Proyecto de Presupuesto de la Secretaría del Trabajo debidamente firmado, revisa y lo
(Departamento de Recursos remite a la Coordinación Administrativa.
Financieros)
10. Secretaría del Trabajo Recibe Proyecto de Presupuesto, elabora Oficio en original y copia, anexa proyecto y los turna a la
(Coordinación Administrativa) Secretaría de Finanzas (Dirección General de Planeación y Gasto Público) para su autorización.
Archiva copia del Oficio.
11. Secretaría de Finanzas (Dirección Recibe Proyecto de Presupuesto de la Secretaría del Trabajo, revisa y determina:
General de Planeación y Gasto
Público)
12. Secretaría de Finanzas (Dirección Turna Proyecto al Departamento de Recursos Financieros y le informa realizar los ajustes
General de Planeación y Gasto correspondientes.
Público)
13. Secretaría del Trabajo Recibe Proyecto de Presupuesto con las observaciones correspondientes, revisa, realiza
(Departamento de Recursos correcciones, elabora Oficio en original y copia, anexa el proyecto debidamente corregido y los turna
Financieros) a la Secretaría de Finanzas (Dirección General de Planeación y Gasto Público). Archiva copia del
Oficio. (Se conecta con la Operación No. 11).
14. Secretaría de Finanzas (Dirección Elabora Oficio de Presupuesto Autorizado en original y copia y lo remite a la Coordinación
General de Planeación y Gasto Administrativa de la Secretaría del Trabajo.
Público)
Archiva copia del Oficio de Presupuesto Autorizado.
15. Secretaría del Trabajo Recibe Oficio de Presupuesto Autorizado en original, se entera y lo turna al Departamento de
(Coordinación Administrativa) Recursos Financieros.
16. Secretaría del Trabajo Recibe Oficio de Presupuesto Autorizado en original, se entera, convoca a una reunión a las
(Departamento de Recursos unidades ejecutoras, les informa la fecha y hora en la que se llevará a cabo. Llegada la fecha
Financieros) establecida, les comunica que el Proyecto de Presupuesto fue autorizado y les solicita elaboren la
calendarización del presupuesto que les corresponda.
17. Unidad Ejecutora Se entera, procede a elaborar la calendarización de su presupuesto autorizado en original, obtiene
firmas de validación y lo remite al Departamento de Recursos Financieros.
18. Secretaría del Trabajo Recibe calendarización original, revisa, una vez que recibe la información de todas las unidades
(Departamento de Recursos administrativas, integra el Presupuesto calendarizado de la Secretaría del Trabajo, lo imprime y lo
Financieros) remite a las unidades ejecutoras a fin de obtener las firmas de validación correspondientes.
19. Unidad Ejecutora Recibe Presupuesto calendarizado de la Secretaría del Trabajo, revisa, recaba firmas y lo devuelve
debidamente firmado al Departamento de Recursos Financieros.
20. Secretaría del Trabajo Recibe Presupuesto calendarizado de la Secretaría del Trabajo con firmas de validación, obtiene
(Departamento de Recursos fotocopia, elabora Oficio en original y copia con el cual se remitirá el documento, anexa
Financieros) presupuesto, lo entrega a la Coordinación Administrativa.
21. Secretaría del Trabajo Recibe Oficio en original y copia y presupuesto calendarizado, revisa, firma el oficio, y los turna a la
(Coordinación Administrativa) Secretaría de Finanzas (Dirección General de Planeación y Gasto Público).
Obtiene acuse de recibo y le entrega al Departamento de Recursos Financieros para su archivo.
22. Secretaría de Finanzas (Dirección Recibe Oficio en original y copia y presupuesto calendarizado y firma de acuse.
General de Planeación y Gasto
Público)
DIAGRAMACIÓN
2.2. PAGO DE GASTOS POR FONDO FIJO DE CAJA
SECCIÓN 1.01 OBJETIVO:

Agilizar el pago de gastos menores en los que incurren las unidades ejecutoras de la Secretaría del Trabajo en el desarrollo
de sus funciones operativas.
SECCIÓN 1.02 ALCANCE:

Aplica a las unidades administrativas adscritas a la Secretaría del Trabajo.
REFERENCIAS:
− Código Administrativo del Estado de México (Libro XIII de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios).
− Ley de Ingresos del Estado de México para el Ejercicio Fiscal del año correspondiente.
− Reglamento del Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios.
− Circular número 08/2003 por la que se dan a conocer las Normas para el Ejercicio y Control del Fondo Fijo de Caja,
emitida por el Secretario de Finanzas.
− Circular número 001/2004 por la que se emiten disposiciones de orden administrativo-financiero que deberán observar
las dependencias, Procuraduría General de Justicia, Coordinaciones Generales, Tribunales Administrativos, Organismos
Auxiliares y Fideicomisos de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal 2004.
− Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México.
− Programa para la Contención y Reducción del Gasto en la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal del año
correspondiente.
− Reglamento Interior de la Secretaría del Trabajo.
RESPONSABILIDADES:
El Coordinador Administrativo deberá:
• Determinar la procedencia de la solicitud del pago de gastos menores que formulen las unidades de la Secretaría del
Trabajo.
• Autorizar el Cheque y la Póliza que se entregará a la unidad administrativa beneficiada.

• Informar a la unidad administrativa respectiva de la no procedencia de la solicitud del pago de gastos menores.
• Rubricar el Cheque y la Póliza que se entregará a la unidad administrativa beneficiada.
El responsable de Área de Contabilidad deberá:

• Realizar los trámites de registro posteriores a la entrega del Cheque.
Las Unidades Ejecutoras deberán:

• Presentar los comprobantes de gastos originales y el Oficio de Solicitud de Pago en los casos en los que gestione el
pago de gastos menores.
• Firmar la Póliza en el momento de recibir el cheque debidamente autorizado.
DEFINICIONES:
INSUMOS:
• Comprobantes de Gasto.
• Oficio de Solicitud de Pago.
RESULTADOS:
• Cheque.

Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos.
POLÍTICAS:
• Únicamente se pagarán aquellos gastos autorizados por el Coordinador Administrativo y titulares de las unidades
ejecutoras que cumplan con los requisitos fiscales y administrativos establecidos en la normatividad aplicable.
• Las unidades administrativas que soliciten el pago de gastos por fondo fijo de caja, deberán presentar invariablemente el
Oficio de Solicitud de Pago y los comprobantes de gasto respectivos.
• Solamente se expedirán cheques previa autorización del Coordinador Administrativo.
• Los Cheques y las Pólizas que se expidan deberán ser firmados por el Coordinador Administrativo y por el Jefe del
Departamento de Recursos Financieros de la Secretaría del Trabajo.
• El Departamento de Recursos Financieros (Área de Contabilidad deberá registrar el trámite de pagos de gastos por
fondo fijo de caja en el Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental (PROGRESS) y en el Sistema Integral de
Contabilidad (COI).
DESARROLLO
PAGO DE GASTOS POR FONDO FIJO DE CAJA
1. Secretaría del Trabajo (Unidad Con base en los gastos menores en los que incurren, prepara comprobantes de gasto originales,
Ejecutora) elabora Oficio de Solicitud de Pago en original y copia, anexa comprobantes, los remite a la
Coordinación Administrativa de la Secretaría del Trabajo y obtiene acuse de recibo.
Archiva acuse de recibo en copia.
2. Secretaría del Trabajo Recibe Oficio de Solicitud de Pago en original y copia y comprobantes de gasto originales, sella de
(Coordinación Administrativa) acuse, revisa y determina:
3. Secretaría del Trabajo No está correcto, realiza anotación de no procedencia en el Oficio de Solicitud de Pago original, anexa
(Coordinación Administrativa) los comprobantes de gasto originales y los remite a la Jefatura del Departamento de Recursos
Financieros.
4. Secretaría del Trabajo (Jefatura del Recibe Oficio de Solicitud de Pago y comprobantes de gasto originales, revisa, elabora Oficio de
Departamento de Recursos Devolución de Gastos Improcedentes en el que se explica el motivo de la no procedencia en original y
Financieros) copia, lo firma, anexa a éstos, Oficio de Solicitud de Pago y comprobantes de gasto originales y los
turna a la Unidad Ejecutora.
Obtiene acuse de recibo y lo archiva.
5. Secretaría del Trabajo (Unidad Recibe Oficio de Devolución de Gastos Improcedentes en original y copia, Oficio de Solicitud de Pago
Ejecutora) y comprobantes de gasto originales, firma acuse de recibo y se entera de los motivos por los cuales la
petición fue improcedente.
Archiva Oficio de Devolución en original, Oficio de Solicitud de Pago y comprobantes de gasto
originales.
6. Secretaría del Trabajo Si está correcto, procede el gasto, turna Oficio de Solicitud de Pago y comprobantes de gasto
(Coordinación Administrativa) originales al Jefe del Departamento de Recursos Financieros.
7. Secretaría del Trabajo (Jefatura del Recibe Oficio de Solicitud de Pago y comprobantes de gasto originales, verifica los requisitos fiscales
Departamento de Recursos y administrativos que se requieren y turna oficio y comprobantes al Área de Afectación y Control
Financieros) Presupuestal para fiscalización de comprobantes y afectación presupuestal.
8. Departamento de Recursos Recibe Oficio de Solicitud de Pago y comprobantes de gasto originales, fiscaliza, checa disponibilidad
Financieros (Área de Afectación y presupuestal, clasifica por partida presupuestal, elabora Hoja de Control de Gastos por triplicado,
Control Presupuestal) registra en el Sistema Saldos (Excel) las afectaciones presupuestarias y turna al Área de Contabilidad
Oficio de Solicitud de Pago, comprobantes de gasto originales y dos ejemplares de la Hoja de Control
de Gastos para su pago.
Archiva temporalmente un ejemplar de la Hoja de Control de Gastos.
9. Departamento de Recursos Recibe Oficio de Solicitud de Pago, comprobantes de gasto originales y dos ejemplares de la Hoja de
Financieros (Área de Contabilidad) Control de Gastos, fiscaliza, elabora Cheque y Póliza Cheque; anota en cada hoja de los
comprobantes de pago el número de cheque con el que se esta pagando y la partida presupuestal
que se afectó. Turna Cheque, Póliza Cheque, Oficio de Solicitud de Pago y comprobantes de gasto
originales a la Jefatura del Departamento de Recursos Financieros para firma.
Archiva de manera temporal los dos ejemplares de la Hoja de Control de Gastos.
10. Secretaría del Trabajo (Jefatura del Recibe Cheque, Póliza Cheque, Oficio de Solicitud de Pago y comprobantes de gasto originales,
Departamento de Recursos revisa, firma Cheque y Póliza y los turna con el resto de la documentación a la Coordinación
Financieros) Administrativa para la segunda firma de autorización.
11. Secretaría del Trabajo Recibe Oficio de Solicitud de Pago, comprobantes de gastos originales, Cheque y Póliza Cheque
(Coordinación Administrativa) debidamente firmados, revisa, estampa firma en el Cheque y en la Póliza y los devuelve junto con la
documentación a la Jefatura del Departamento de Recursos Financieros.
12. Secretaría del Trabajo (Jefatura Recibe Oficio de Solicitud de Pago, comprobantes de gastos originales, Cheque y Póliza Cheque con
del Departamento de Recursos firmas de autorización, verifica y entrega la documentación a la Unidad Ejecutora responsable del
Financieros) gasto.
13. Secretaría del Trabajo (Unidad Recibe Oficio de Solicitud de Pago, comprobantes de gasto originales Cheque y Póliza Cheque con
Ejecutora) las firmas respectivas y firma de recibido en la Póliza Cheque.
Devuelve Oficio de Solicitud de Pago, comprobantes de gastos originales y Póliza a la Jefatura del
Departamento de Recursos Financieros.
14. Secretaría del Trabajo (Jefatura del Recibe Oficio de Solicitud de Pago, comprobantes de gasto originales y Póliza Cheque debidamente
Departamento de Recursos firmada, revisa y turna al Área de Contabilidad para su trámite y contabilización.
Financieros)
15. Departamento de Recursos Recibe Oficio de Solicitud de Pago, comprobantes de gasto originales y Póliza Cheque firmada por la
Financieros (Área de Contabilidad) unidad beneficiada, extrae del archivo los dos ejemplares de la Hoja de Control de Gastos, fotocopia
los comprobantes de gasto y anexa a la Póliza Cheque la siguiente documentación:
1. Segundo ejemplar de la Hoja de Control.
2. Oficio de Solicitud de Pago original en el cual se solicitó el pago de los comprobantes, y
3. Copia de los comprobantes de gasto.
Registra la operación en el Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental (PROGRESS), así como
en el Sistema Integral de Contabilidad (COI), remite comprobantes de gastos originales y tercer
ejemplar de la Hoja de Control de Gastos a la Jefatura del Departamento de Recursos Financieros.
Archiva Póliza Cheque y documentación.
16. Secretaría del Trabajo (Jefatura del Recibe comprobantes de gasto originales y tercer ejemplar de la Hoja de Control de Gastos y archiva
Departamento de Recursos de manera temporal.
Financieros/secretaria)
Se conecta con el Procedimiento “Reembolso para el Fondo Fijo de Caja”.
DIAGRAMACIÓN
FORMATOS
No. NOMBRE
1. Hoja de Control de Gastos.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “HOJA DE CONTROL DE GASTOS”
OBJETIVO:
Presentar de manera detallada la afectación presupuestal de cada uno de los pagos efectuados a través del fondo fijo de caja, para su posterior
registro contable y trámite de recuperación.
DISTRIBUCIÓN Y DESTINATARIO:
El formato se elabora en tres tantos: 1 para soporte de la afectación, 1 para el Área de Contabilidad como soporte del pago efectuado, y 1 para
soporte del gasto tramitado.
No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN
1. CONTROL DE GASTOS No. Espacio en el que se deberá anotar el número progresivo correspondiente.
2. MES A AFECTAR Se escribirá el mes en el cual se hizo la afectación.
3. FACTURAS Espacio que se destina para anotar el número de referencia del comprobante de gasto.
4. CODIFICACIÓN Se anotará la clave presupuestaria, o sea los 32 caracteres que la integran (2 región, 10 catálogo de la estructura
PRESUPUESTAL programática, 1 naturaleza del gasto, C=gasto corriente, 1 fuente de financiamiento 1=recursos estatales, 10 del centro
de costo según el catálogo de centros de costo, 4 a la clave del objeto de gasto según el clasificador por objeto de gasto
y 4 de la clave del registro contable).
5. IMPORTE En este espacio se debe anotar con número el monto por cada naturaleza de gasto.
6. FIRMA DE VALIDACIÓN En este espacio deberá anotarse el nombre y firma del responsable del área de Control y Afectación presupuestal.
7. TOTAL Espacio en el que se anotará la sumatoria o monto total de todas las naturalezas de gasto afectadas.
8. FECHA DE ELABORACIÓN Deberá anotarse en este espacio el día, mes y año en que se elabora el formato.
9. OBSERVACIONES En este apartado se hará referencia, en su caso, de algún detalle respecto a las afectaciones que están realizando, por
ejemplo a que unidad ejecutora corresponde el gasto.
2.3. REEMBOLSO PARA EL FONDO FIJO DE CAJA
OBJETIVO:
Agilizar el trámite para la recuperación de los recursos erogados con motivo del pago de gastos menores y aquellos otros
conceptos establecidos en la normatividad para el manejo y control del Fondo Fijo de Caja.
ALCANCE:
Aplica a la Coordinación Administrativa y al Departamento de Recursos Financieros de la Secretaría del Trabajo.
REFERENCIAS:
− Código Administrativo del Estado de México (Libro XIII de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios).
− Ley de Ingresos del Estado de México para el Ejercicio Fiscal del año correspondiente.
− Reglamento del Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios.
− Circular número 08/2003 por la que se dan a conocer las Normas para el Ejercicio y Control del Fondo Fijo de Caja,
emitida por el Secretario de Finanzas y Planeación.
− Circular número 001/2004 por la que se emiten disposiciones de orden administrativo-financiero que deberán observar
las dependencias, Procuraduría General de Justicia, Coordinaciones Generales, Tribunales Administrativos, Organismos
Auxiliares y Fideicomisos de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal 2004.
− Manual de Normas y Políticas para Gasto Público del Gobierno del Estado de México.
− Programa para la Contención y Reducción del Gasto en la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal del año
correspondiente.
RESPONSABILIDADES:

• Solicitar, con base en los gastos menores de las unidades administrativas de la Secretaría, el Reembolso del Fondo Fijo
de Caja, requisitando la solicitud correspondiente.
• Firmar de Visto Bueno la(s) Solicitud(es) de Reembolso para el Fondo Fijo de Caja y remitirlas a la Coordinación
Administrativa para la autorización definitiva.
El responsable del Área de Gestión deberá:
• Revisar la(s) Solicitud(s) de Reembolso para el Fondo Fijo de Caja, a fin de que no existan errores y, en caso contrario,
devolverlas para su corrección.
• Gestionar ante la Dirección General de Tesorería, el Reembolso del Fondo Fijo de Caja por gastos menores realizados
por las unidades administrativas de la Secretaría del Trabajo.
El responsable del Área de Contabilidad deberá:

• Requisitar la Ficha de Depósito correspondiente, previa expedición del cheque por parte de la Tesorería General del
Estado (Caja General de Gobierno).
• Elaborar y registrar la Póliza de Ingresos en el Sistema de Contabilidad Gubernamental (PROGRESS), y en el Sistema
Contable Interno (COI) de la Secretaría del Trabajo.
DEFINICIONES:
Solicitud de Reembolso. Se refiere al formato denominado “Solicitud de Reembolso para el Fondo Fijo de Caja”, que es
el documento establecido por la Secretaría de Finanzas, a través del cual se solicita el
reembolso de los recursos erogados por el fondo fijo de caja ante la Dirección General de
Tesorería.
Hoja de Control. Es el Formato en el que se describe la afectación derivada del gasto.
Contra-recibo. Es el documento único para la liberación de recursos y programación de pagos del gasto
corriente. Es un documento no negociable y su vigencia es durante el año del ejercicio fiscal
en el que fue expedido.
INSUMOS:
• Comprobantes de Gastos originales.
• Hojas de Control de Gastos.
• Solicitud de Reembolso para el Fondo Fijo de Caja.
RESULTADOS:
• Cheque.
• Ficha de Depósito.

Pago de Gastos por Fondo Fijo de Caja.
POLÍTICAS:
• Únicamente se pagará el reembolso de los gastos menores y de aquellos establecidos en la normatividad para el manejo
y control del Fondo Fijo de Caja.
• Solamente se expedirán cheques previa autorización del Coordinador Administrativo.
• Todo depósito efectuado en la Institución Bancaria deberá ser registrado en el Sistema de Contabilidad Gubernamental
(PROGRESS) y en el Sistema Contable Interno (COI) de la Secretaría del Trabajo.
• La(s)Solicitud(es) de Reembolso para el Fondo Fijo de Caja invariablemente, deberán ser firmadas por el Jefe del
Departamento de Recursos Financieros y por el Coordinador Administrativo, de lo contrario no podrá gestionarse su
recuperación ante las instancias respectivas.
DESARROLLO
REEMBOLSO PARA EL FONDO FIJO DE CAJA

1. Secretaría del Trabajo (Jefatura del Viene del Procedimiento “Pago de Gastos por Fondo Fijo de Caja”.
Departamento de Recursos
Con base en los comprobantes de gasto originales y el tercer ejemplar de la Hoja de Control de
Financieros/Secretaria)
Gastos que archivó temporalmente, requisita “Solicitud de Reembolso para el Fondo Fijo de Caja”
original y Relación de Comprobantes de Gasto original, los anexa a los documentos anteriores y los
remite al Área de Gestión.
2. Departamento de Recursos Recibe “Solicitud de Reembolso para el Fondo Fijo de Caja” original, Relación de Comprobantes de
Financieros (Área de Gestión) Gasto original, comprobantes de gasto originales y tercer ejemplar de la Hoja de Control de Gastos,
revisa y determina:
3. Departamento de Recursos Tiene errores, devuelve “Solicitud de Reembolso para el Fondo Fijo de Caja” original, Relación de
Financieros (Área de Gestión) Comprobantes de Gasto original, comprobantes de gasto originales y tercer ejemplar de la Hoja de
Control de Gastos a la Jefatura del Departamento de Recursos Financieros/Secretaria para
corrección.
Financieros (Jefatura de Gasto original, comprobantes de gasto originales y tercer ejemplar de la Hoja de Control de Gastos,
Departamento/Secretaria) corrige y devuelve al Área de Gestión. (Se conecta con la Operación No. 2).
5. Departamento de Recursos No tiene errores, turna a la Jefatura de Departamento de Recursos Financieros para revisión, los
Financieros (Área de Gestión) siguientes documentos:
1. “Solicitud de Reembolso para el Fondo Fijo de Caja” original,
2. Relación de Comprobantes de Gasto,
3. Comprobantes de gasto originales,
4. Tercer ejemplar de la Hoja de Control de Gastos.
Financieros (Jefatura de Gasto, Comprobantes de gasto originales y tercer ejemplar de la Hoja de Control de Gastos, revisa y
Departamento) los remite a la Coordinación Administrativa para la autorización respectiva.
7. Secretaría del Trabajo Recibe “Solicitud de Reembolso para el Fondo Fijo de Caja” original, Relación de Comprobantes de
(Coordinación Administrativa) Gasto, Comprobantes de gasto originales y tercer ejemplar de la Hoja de Control de Gastos, revisa,
firma solicitud y los devuelve a la Jefatura del Departamento de Recursos Financieros.
8. Departamento de Recursos Recibe “Solicitud de Reembolso para el Fondo Fijo de Caja” original debidamente firmada, Relación
Financieros (Jefatura de de Comprobantes de Gasto, Comprobantes de gasto originales y tercer ejemplar de la Hoja de
Departamento) Control de Gastos, revisa, firma solicitud y junto con la documentación, turna al Área de Gestión.
9. Departamento de Recursos Recibe “Solicitud de Reembolso para el Fondo Fijo de Caja” original con las firmas de autorización
Financieros (Área de Gestión) correspondientes, Relación de Comprobantes de Gasto, Comprobantes de gasto originales y tercer
ejemplar de la Hoja de Control de Gastos, fotocopia en tres tantos Solicitud de Reembolso y Formato
Relación de Comprobantes, elabora relación de solicitudes de reembolso en original y copia, anexa
dos tantos de los documentos anteriores e inicia trámites ante la Dirección General de Tesorería.
Posteriormente, por cada original de la “Solicitud de reembolso” anexa a la tercer copia de esta
solicitud, la copia número tres de la Relación de Comprobantes de Gasto y la(s) Hoja(s) de Control y
comprobantes originales respectivos, integra Expediente(s) de la(s) Solicitud(es) de Reembolso y
archiva de manera temporal.
10. Dirección General de Tesorería Recibe relación de solicitudes de reembolso en original y copia, “Solicitud de Reembolso para el
Fondo Fijo de Caja” en original y dos copias con su respectiva relación de comprobantes de gasto,
firma de recibido en la copia de la relación de Solicitudes de Reembolso, elabora Contra-recibo(s)
originales, lo entrega al Departamento de Recursos Financieros (Área de Gestión) junto con el acuse
de recibo y le informa la fecha aproximada en la que deberá presentarse a la Caja General de
Gobierno para el cobro del(os) mismo(s).
11. Departamento de Recursos Recibe acuse de recibo y Contra-recibo(s) originales, registra en el Libro de Control, fotocopia
Financieros (Área de Contra-recibo(s), extrae del archivo Expediente(s) de las Solicitud(es) de Reembolso, anexa copia
Gestión/responsable) del(os) Contra-recibo(s) y espera.
Archiva acuse de recibo y Expediente(s) de la(s) Solicitud(es) de Reembolso.
En la fecha establecida, acude a la Caja General de Gobierno y entrega Contra-recibo(s).

12. Caja General de Gobierno Recibe Contra-recibo(s), expide Cheque original y entrega.
13. Departamento de Recursos Recibe Cheque y Contra-recibo(s), registra en su Libro de Control, fotocopia contra-recibo(s) en dos
Financieros (Área de tantos, remite cheque original y primer copia del(os) Contra-recibo(s) al Área de Contabilidad, anexa
Gestión/responsable) segunda copia al(os) Expediente(s) de la(s) Solicitud(es) de Reembolso y archiva.
14. Departamento de Recursos Recibe cheque original y primer copia del(os) Contra-recibo(s), anota en esta(s) el número del
Financieros (Área de Contabilidad) Contra-recibo que ampara el importe del cheque, procede a requisitar la Ficha de Depósito en
original y copia, anexa Cheque y efectúa depósito en el Banco.
15. Banco Recibe Ficha de Depósito en original y copia y Cheque, registra y devuelve copia de la Ficha sellada.
16. Departamento de Recursos Recibe copia de la Ficha de Depósito debidamente sellada, elabora póliza de ingresos en original,
Financieros (Área de Contabilidad) anexa a ésta la copia de la Ficha y copia del cheque y registra Póliza de Ingresos en el Sistema de
Contabilidad Gubernamental (PROGRESS) así como en el Sistema Contable Interno (COI).
Archiva Póliza de Ingresos original.
DIAGRAMACIÓN
FORMATOS
No. NOMBRE DEL FORMATO
1. Hoja de Control de Gastos.
2. Solicitud de Reembolso para el Fondo de Caja Fija.
3. Relación de Comprobantes de Gasto
4. Control de Expedientes de Fondo Revolvente
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “HOJA DE CONTROL DE GASTOS”
OBJETIVO:
Presentar de manera detallada la afectación presupuestal de cada uno de los pagos efectuados a través del fondo fijo de caja, para su posterior
registro contable y trámite de recuperación.
El formato se elabora en tres tantos: 1 para soporte de la afectación, 1 para el Área de Contabilidad como soporte del pago efectuado, y 1 para
soporte del gasto tramitado.
1. CONTROL DE GASTOS No. Espacio en el que se deberá anotar el número progresivo correspondiente.
2. MES A AFECTAR Se escribirá el mes en el cual se hizo la afectación.
3. FACTURAS Espacio que se destina para anotar el número de referencia del comprobante de gasto.
4. CODIFICACIÓN Se anotará la clave presupuestaria, o sea los 32 caracteres que la integran (2 región, 10 catálogo de la estructura
PRESUPUESTAL programática, 1 naturaleza del gasto, C=gasto corriente, 1 fuente de financiamiento 1=recursos estatales, 10 del centro
de costo según el catálogo de centros de costo, 4 a la clave del objeto de gasto según el clasificador por objeto de gasto
y 4 de la clave del registro contable).
5. CONCEPTO Se anotará el nombre o descripción de la clave de la naturaleza de gasto según el clasificador por objeto de gasto.
6. IMPORTE En este espacio se debe anotar con número el monto por cada naturaleza de gasto.
7. FIRMA DE VALIDACIÓN En este espacio deberá anotarse el nombre y firma del responsable del área de Control y Afectación presupuestal.
8. TOTAL Espacio en el que se anotará la sumatoria o monto total de todas las naturalezas de gasto afectadas.
9. FECHA DE ELABORACIÓN Deberá anotarse en este espacio el día, mes y año en que se elabora el formato.
10. OBSERVACIONES En este apartado se hará referencia, en su caso, de algún detalle respecto a las afectaciones que están realizando, por
ejemplo a que unidad ejecutora corresponde el gasto.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “SOLICITUD DE REEMBOLSO PARA EL FONDO FIJO DE CAJA”
OBJETIVO:
Presentar de manera detallada la información física y presupuestal de los comprobantes de gasto efectuados a través del fondo fijo de caja para la
liberación de recursos.
El formato se elabora en tres tantos: 2 para entregar a la Dirección General de Tesorería del Gobierno del Estado de México, 1 para archivo del
Área de Gestión.
1. FECHA DE ELABORACIÓN Espacio en el que se deberá anotar el día, mes y año en que se elabora la solicitud.
2. UNIDAD RESPONSABLE Apartado en el que se anotará la denominación de la unidad responsable a la que está adscrita la unidad ejecutora, de
acuerdo al Catálogo de Unidades Responsables.
3. UNIDAD EJECUTORA Espacio que se destina para anotar la denominación de la unidad que ejecuta la acción y que presenta la comprobación
de acuerdo al Catálogo de Unidades Ejecutoras.
4. RECIBÍ DE LA CAJA En este espacio se anotará el monto total con número y letra por el que se solicita el reembolso de los gastos
GENERAL DE GOBIERNO efectuados.
LA CANTIDAD DE:
5. POR CONCEPTO DE: Se describirá brevemente el(os) concepto(s) por los que se elabora la solicitud.
6. CLAVE PRESUPUESTARIA En esta columna deberán anotarse los 32 caracteres que la integran: 2 corresponden a la región; 10 corresponden al
Catálogo de Estructura Programática (función, subfunción, programa, subprograma y proyecto); 1 corresponde a la
naturaleza del gasto (C=gasto corriente e I=gasto de inversión); 1 corresponde a la fuente de financiamiento (1=recursos
estatales y 2=recursos federales); 10 corresponden al Centro de Costo, según el Catálogo de Centros de Costo; 4
corresponden a la clave del objeto de gasto, según el Clasificador por Objeto de Gasto Vigente y 4 corresponden a la
cave del registro contable.
7. IMPORTE Esta columna esta destinada para anotar con número el monto que corresponda a cada clave presupuestaria a afectar.
8. TOTAL Espacio en el que se anotará con número la sumatoria de los montos a liberar.
9. SOLICITA-RECIBE Deberá anotarse en este espacio el nombre y firma del Coordinador Administrativo, enlace administrativo o equivalente,
de acuerdo al responsable del manejo de los recursos de la Unidad Ejecutora que presente la solicitud.
10. AUTORIZA En este apartado deberá anotarse el nombre y firma del titular de la Unidad Ejecutora (Director General o su
equivalente)
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “RELACIÓN DE COMPROBANTES DE GASTO”
OBJETIVO:
Presentar de manera detallada la información física y presupuestal de los comprobantes de gasto efectuados a través del fondo fijo de caja para
su trámite de reembolso.
El formato se elabora en tres tantos: 2 para entregar a la Dirección General de Tesorería del Gobierno del Estado de México, 1 para archivo del
Área de Gestión.
1. PROGRAMÁTICO Columna en la que se deberá anotar el número progresivo que corresponda.
2. No. DE COMPROBANTE Apartado en el que se anotará el número de referencia del comprobante o comprobantes de gasto.
3. DESCRIPCIÓN/CONCEPTO Este apartado se destina para anotar el concepto por el que se expide la factura, así como la naturaleza del gasto y la
clave presupuestaria que se afectó..
4. DESCRIPCIÓN/CONCEPTO En esta columna se describirá el concepto por el que se expide la factura, así como la naturaleza del gasto y la clave
presupuestaria que se afectó.
5. IMPORTE Esta columna esta destinada para anotar con número el monto que corresponda a cada clave presupuestaria a afectar.
6. GRAN TOTAL Espacio en el que se anotará con número la sumatoria de de todas las naturalezas de gasto registradas en el formato.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “CONTROL DE EXPEDIENTES DE FONDO REVOLVENTE”
OBJETIVO:
Proporcionar información que permita el seguimiento del trámite de las solicitudes de reembolso.
El formato se elabora solamente en original y se imprimirán tantos formatos como sea necesario, para el registro de los reembolsos que se vayan
tramitando durante el ejercicio fiscal. Su uso es exclusivo del Área de Gestión.
1. No DE FOLIO Columna en la que se anotará el número progresivo que corresponda.
2. FECHA DE ELABORACIÓN En esta columna se deberá anotar el día, mes y año en el que se elabora la solicitud de reembolso.
3. No. DE CONTRARECIBO Este apartado se destina para anotar el número de contrarecibo que la Dirección General de Tesorería emitió al
momento de la recepción de la solicitud de reembolso.
4. IMPORTE Esta columna esta destinada para anotar con número el monto total de la solicitud de reembolso.
5. FECHA DE COBRO Columna en la que se anotará el día, mes y año en que se cobra el contrarecibo correspondiente a la solicitud de
reembolso.
6. No. DE CHEQUE Espacio en el que se anotará el número con el que se pago el contrarecibo.
7. TOTAL DE CONTRARECIBO En esta columna se anotará el importe total del contrarecibo, en virtud de que el monto de un contrarecibo puede incluir
varios importes de solicitudes de reembolso.
8. OBSERVACIONES Columna en la que se deberán efectuar las anotaciones pertinentes respecto a ese folio de solicitud de reembolso por
ejemplo si fue modificado, cancelado, o bien a que unidad ejecutora pertenecen los gastos tramitados.
2.4. OPERACIÓN DEL PROGRAMA DE GASTO DE INVERSIÓN SECTORIAL
OBJETIVO:
Agilizar el otorgamiento de los recursos autorizados en el Programa de Gasto de Inversión Sectorial.
ALCANCE:
Aplica a las unidades administrativas de la Secretaría del Trabajo.
REFERENCIAS:
− Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México para el Ejercicio Fiscal del año correspondiente.
− Código Financiero del Estado de México y Municipios.
− Manual Único de Contabilidad.
− Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado.
− Manual de Operación del Gasto de Inversión Sectorial.
RESPONSABILIDADES:
El Coordinador Administrativo deberá:

• Autorizar, mediante firma, el Oficio de Solicitud de Autorización de Recursos que se remitirá a la Secretaría de Finanzas
para iniciar el trámite respectivo.

• Elaborar el Oficio de Solicitud de Autorización de Recursos y recabar la firma correspondiente.
• Verificar las necesidades de las unidades administrativas de la Secretaría del Trabajo, y con base en ello, elaborar la
Relación del Equipamiento requerido.
• Dar seguimiento a los procesos de licitación y adquisición necesarios y verificar que se realice de manera oportuna el
pago a los proveedores con quienes se finco el pedido.
El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá:

• Llevar a cabo las acciones necesarias para iniciar el proceso de licitación y adquisición correspondiente.
DEFINICIONES:
Autorización de Pago. Documento Oficial que deben presentar las Dependencias para la liberación y/o
amortización de recursos.
Expediente Técnico. Documento que contiene la información técnica y financiera básica necesaria para el análisis
y autorización de las obras y/o acciones.
Oficio de Autorización de Documento oficial expedido por la Secretaría de Finanzas, a través del cual autorizan los
Recursos. recursos contratados para la ejecución de una obra y/o acción y con el cual podrá darse
inicio al procedimiento de liberación de recursos.
INSUMOS:
• Oficio de Solicitud de Autorización de Recursos.
Artículo II.RESULTADOS:
• Acta.

Antecede a este procedimiento la Aprobación del Presupuesto de Egresos por la Legislatura.
POLÍTICAS:
• El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales será el responsable de iniciar el proceso de licitación
para la adquisición correspondiente.
• El Oficio de Solicitud de Autorización de Recursos deberá ser firmado por el Coordinador Administrativo de la Secretaría
del Trabajo.
• El Departamento de Recursos Financieros, será el responsable de elaborar -posterior a la adquisición respectiva- el

Oficio para Tramitar la Autorización de Pago, éste deberán presentarlo las dependencias para la liberación y
amortización de recursos.
DESARROLLO
OPERACIÓN DEL PROGRAMA DE GASTO DE INVERSIÓN SECTORIAL

1. Secretaría del Trabajo Elabora Oficio de Solicitud de Autorización de Recursos en original y Expediente Técnico y los
(Departamento de Recursos turna a la Coordinación Administrativa para firma de autorización.
Financieros)
2. Coordinación Administrativa Recibe Oficio de Solicitud de Autorización de Recursos en original y Expediente Técnico, revisa,
firma y envía a la Secretaría de Finanzas.
3. Secretaría de Finanzas Recibe Oficio de Solicitud de Autorización de Recursos en original debidamente autorizado y
Expediente Técnico, analiza, elabora Oficio de Autorización de Recursos a nivel obra/acción
original y turna a la Coordinación Administrativa de la Secretaría del Trabajo.
Archiva Oficio de Solicitud de Autorización de Recursos original y Expediente Técnico.
4. Coordinación Administrativa Recibe Oficio de Autorización de Recursos original y turna al Departamento de Recursos
Financieros para su atención.
5. Departamento de Recursos Recibe Oficio de Autorización de Recursos original, fotocopia en dos tantos, elabora relación del
Financieros equipamiento requerido original y turna de la siguiente manera:
- Copia del Oficio de Autorización a la Secretaría de Agua, Obra Pública e Infraestructura para
el Desarrollo.
- Copia del Oficio de Autorización y relación del equipamiento requerido original al
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para su adquisición.
6. Secretaría de Agua, Obra Pública Recibe copia del Oficio de Autorización de Recursos para cada obra, elabora el Proyecto
Ejecutivo, inicia el proceso de licitación para la contratación de la obra y da seguimiento.
7. Departamento de Recursos Recibe Copia del Oficio de Autorización de Recursos y relación del equipamiento requerido
Materiales y Servicios Generales original, inicia el proceso de licitación para la adquisición correspondiente. Una vez terminada la
licitación selecciona a los proveedores y finca pedido.
Posteriormente, recibe el equipo solicitado y la Factura original respectiva, ésta la turna al
Departamento de Recursos Financieros para su trámite.
8. Departamento de Recursos Recibe Factura original, revisa, elabora Autorización de Pago original y Oficio para Tramitar la
Financieros Autorización de Pago en original, anexa la documentación requerida y turna a la Coordinación
Administrativa para firma de autorización.
9. Coordinación Administrativa Recibe Autorización de Pago original, Oficio para Tramitar la Autorización de Pago en original y
documentación, firma Oficio y lo remite junto con la documentación a la Secretaría de Finanzas.
10. Secretaría de Finanzas Recibe Autorización de Pago original, Oficio para Tramitar la Autorización del Pago en original
debidamente firmado y documentación, revisa y gestiona las acciones necesarias para darle
trámite hasta emitir el Contra-recibo.
Una vez concluido el trámite, elabora comunicado en el que informa que se ha emitido el Contra-
recibo correspondiente y lo turna a la Secretaría del Trabajo (Departamento de Recursos
Financieros).
Posteriormente de manera mensual elabora Oficio para la Realización de Conciliación de Cifras en
original y la turna a la Secretaría del Trabajo (Coordinación Administrativa). Se conecta con la
Operación No. .
11. Departamento de Recursos Recibe Oficio (acuse de recibo), da seguimiento y espera el comunicado de la Secretaría de
Financieros Finanzas.
Posteriormente, recibe Comunicado en el que le informan que se emitió el Contra-recibo
correspondiente, se comunica vía telefónica al Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales y le informa.
Archiva Oficio (acuse de recibo).
12. Departamento de Recursos Se entera, se comunica vía telefónica con el proveedor para informarle que puede acudir a la
Materiales y Servicios Generales Secretaría de Finanzas (Dirección General de Tesorería) a recoger su Contra-recibo y a la Caja
General de Gobierno a efectuar el cobro correspondiente.
13. Coordinación Administrativa Recibe de manera mensual de la Secretaría de Finanzas el Oficio para la Realización de
Conciliación de Cifras en original, revisa y lo turna al Departamento de Recursos Financieros.
14. Departamento de Recursos Recibe Oficio para la Realización de Conciliación de Cifras en original, analiza y prepara los
Financieros Controles Financieros para la Conciliación.
Llegada la fecha de la reunión acude a las instalaciones de la Secretaría de Finanzas.
15. Secretaría de Finanzas Realiza la reunión de Conciliación, elabora Acta original con las cifras validadas, recaba las firmas
de los asistentes y envía a la Secretaría del Trabajo (Coordinación Administrativa).
16. Coordinación Administrativa Recibe Acta original y la turna al Departamento de Recursos Financieros.
17. Departamento de Recursos Recibe Acta original y archiva para futuras aclaraciones y control financiero ante las autoridades
Financieros correspondientes.
DIAGRAMACIÓN
FORMATOS
No. NOMBRE DEL FORMATO
1. Identificación y datos de la Obra (Expediente Técnico, Anexo 1)
2. Localización de la Obra (Expediente Técnico, Anexo 1)
Presupuesto de la Obra o Acción

3.
(Expediente Técnico, Anexo 1)
4. Programa de Obra o Acción (Expediente Técnico, Anexo 1)
Validación del Expediente y Dictamen de Factibilidad

5.
Acta de Aceptación por parte de la Comunidad

6.
Registro de Firmas de Servidores Públicos Responsables de la

7.
Liberación de Recursos (Expediente Técnico, Anexo 2)
Registro de Firmas de Beneficiarios Autorizados para el Cobro

8.
de los Recursos (Expediente Técnico, Anexo 3)
Relación de Documentación Soporte de la Autorización de

9.
Pago (Expediente Técnico, Anexo 4)
10. Autorización de Pago.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “IDENTIFICACIÓN Y DATOS DE LA OBRA”
OBJETIVO:
Proporcionar información que describa física y financieramente una obra en forma suficiente.
1. FOLIO Espacio en el que se anotará el número progresivo correspondiente al Expediente Técnico de la obra o acción, es para
uso exclusivo de la DIGP.
2. TIPO DE TRÁMITE Se deberá marcar con una X el tipo de trámite del Expediente Técnico.
3. No DE OBRA Este apartado se destina para anotar el número asignado en el oficio de autorización, es para uso exclusivo del DGIP.
4. AÑO DEL EJERCICIO Espacio en el que se deberá anotar el año durante el cual se está ejecutando la obra o la acción.
5. NOMBRE DE LA OBRA En este apartado se colocará el nombre con el cual se autorizó la obra o acción.
6. LOCALIDAD Espacio en el que se escribirá el nombre de la localidad donde se ejecutará la obra o acción.
7. MUNICIPIO Colocar en este espacio el nombre del municipio sede, conforme al Programa de Regionalización.
8. CLAVE NEP Se anotará la clave de la Nueva Estructura Programática (N.E.P) a la que corresponde la obra o acción.
9. CLAVE Se deberá anotar en este espacio la clave del Sector al cual corresponde la obra o acción.
10. SECTOR Escribir el nombre del Sector al cual corresponde la obra.
11. CLAVE En este espacio se anotará la clave de la dependencia a la que se autoriza presupuestalmente la obra o acción, de
acuerdo al Catálogo de Dependencias.
12. UNIDAD RESPONSABLE En este renglón se mencionará el sector que conforma la Administración Pública Estatal o Ayuntamiento al que se
autorizan los recursos del Gasto de Inversión Sectorial y responsable del control presupuestal.
13. CLAVE Escribir la clave de la Dependencia que ejecutará la obra, de acuerdo al Catálogo de Dependencias.
14. UNIDAD EJECUTORA Se mencionará la Dependencia, Organismo o Ayuntamiento que lleva a cabo la obra y/o acción con recursos del Gasto
de Inversión Sectorial y responsable de la aplicación de los recursos.
15. No. DE OFICIO Anotar el número de Oficio de Autorización de la obra. En el caso de existir más de uno, anotar números de oficio
correspondientes a la obra o acción.
16. TIPO DE OBRA Se deberá macar con una X el tipo de obra si es nueva o bien del ejercicio anterior.
17. MODALIDAD DE Se deberá seleccionar y marcar con una X la forma en que se ejecutará la obra.
EJECUCIÓN
18. TIPO DE ADJUDICACIÓN Se seleccionará y marcará con una X la forma en que se adjudicó la obra, de acuerdo a la modalidad que corresponde a
los montos establecidos en el Presupuesto de Egresos del Estado de México para el Ejercicio Fiscal que afecte.
19. NÚMERO DE CONTRATO En este renglón se deberá anotar el número de contrato para la realización de la obra.
20. IMPORTE Espacio en el cual se anotará el monto del contrato para realizar la obra.
21. FECHA DE INICIO DE LA Renglón que servirá para anotar la fecha en la que se inicia la obra o acción, este fecha se escribirá en el formato
OBRA año/mes/día.
22. FECHA DE TÉRMINO DE LA Espacio destinado para anotar la fecha e la que se terminará la obra o acción, esta fecha se escribirá en el formato
OBRA año/mes/día.
23. DESCRIPCIÓN DE LA OBRA En este apartado se deberá describir brevemente en que consiste la obra o acción.
24. EJERCIDO AÑOS En estos renglones se mencionará el tipo de inversión y el monto ejercido en los años anteriores.
ANTERIORES
25. RECURSOS NUEVOS En estos espacios se anotará el monto de los recursos nuevos para la obra o acción.
26. RECURSOS DE REFRENDO Renglones destinados para anotar el monto de los recursos de refrendo para la obra o acción.
27. PRESUPUESTO ESTIMADO En estos espacios, se deberá mencionar el monto estimado para la obra o acción, para futuros ejercicios fiscales.
PARA EJERCICIOS
POSTERIORES
28. COSTO TOTAL DE LA OBRA Espacio en el que se deberá anotar el importe total de lo que costará la obra en pesos.
29. UNIDAD DE MEDIDA DE LA En este espacio, se debe anotar el nombre de la Unidad Meta correspondiente a la obra o acción.
META
30. ACUMULADO AL INCIO DEL Apartado en el que se deberá anotar el avance físico, el número de beneficiarios y metas por alcanzar al inicio del
EJERCICIO ejercicio.
31. ESTIMADO A ALCANZAR Columna en la que se deberá anotar el avance físico, el número de beneficiarios y metas estimados por alcanzar
DURANTE EL EJERCICIO durante el ejercicio.
32. ESTIMADO A REALIZAR EN En este apartado se debe mencionar el avance físico, el número de beneficiarios y metas por alcanzar guante el
EL EJERCICIO POSTERIOR ejercicio posterior.
33. TOTAL Columna en la que se anotará la sumatoria del avance físico el número de beneficiarios y metas totales de la obra o
acción.
34. OBSERVACIONES Columna en la que se deberán efectuar las anotaciones específicas de la obra o acción, es de uso exclusivo de la DGIP.
35. ESTADO Espacio en el cual se deberá anotar el estado en que se encuentra el Expediente Técnico después de su revisión, es
para uso exclusivo de la DGIP.
36. ANALIZÓ En este espacio se escribirá el nombre y firma del servidor público responsable del análisis del Expediente Técnico, es
37. REVISÓ Espacio destinado para escribir el nombre y firma del servidor público responsable de revisar el Expediente Técnico, es
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “LOCALIZACIÓN DE LA OBRA”
OBJETIVO:
Brindar información gráfica detallada para una fácil ubicación de la obra.
2. MACROLOCALIZACIÓN Colorear el o los municipios en los cuales se llevará a cabo la obra o acción.
3. MICROLOCALIZACIÓN Este apartado en el formato se destina para la descripción gráfica y detallada de la ubicación de una obra, a nivel de
localidad, considerando al menos los accesos principales y referencias particulares, en su caso, se incluirán los nombres
de las calles que la circundan.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “PRESUPUESTO DE LA OBRA O ACCIÓN”
OBJETIVO:
Brindar información gráfica detallada para una fácil ubicación de la obra.
2. No. PARTIDA Columna en la que se deberá anotar la clave presupuestal de acuerdo al Clasificador por Objeto de Gasto del Sistema
PRESUPUESTAL Integral del Presupuesto por Programas.
3. CONCEPTO En este apartado se deberá describir el producto, artículo o en su caso, las acciones necesarias de acuerdo a la
modalidad de ejecución de la obra.
4. UNIDAD DE MEDIDA En este espacio se anotará la unidad de medida de acuerdo a la categoría de cálculo unitario que permita la
cuantificación de la obra, siendo las más representativas según el tipo de obra y/o acción pieza, metro, kilómetro, litro,
etc.
5. CANTIDAD Se deberá anotar en esta columna el factor de cálculo que permite la cuantificación de la obra.
6. PRECIO UNITARIO Este espacio en el formato se empleará para anotar el precio por Unidad de Medida, sin IVA.
7. IMPORTE SIN IVA Columna en la que se escribirá el resultado de la multiplicación de la cantidad por el precio unitario sin IVA.
8. IVA Espacio en el que se anotará el cálculo del impuesto al valor agregado de acuerdo a las disposiciones fiscales.
9. TOTAL Se anotará la suma total de los conceptos anteriores.
10. POR LA UNIDAD Espacio destinado para escribir el nombre, cargo y firma del titular de la unidad que habrá de ejecutar la obra.
EJECUTORA
11. POR LA DEPENDENCIA Apartado en el que se deberá anotar el nombre, cargo y firma del titular de la unidad responsable de la obra.
RESPONSABLE
12. ANALISTA Deberá anotarse el nombre y firma del servidor público responsable de analizar el Expediente Técnico, es para uso
exclusivo de la DGIP.
13. JEFE DE DEPARTAMENTO Este apartado deberá llevar el nombre y firma del Jefe de Departamento, es para uso exclusivo de la DGIP.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “PROGRAMA DE OBRA O ACCIÓN”
OBJETIVO:
Contar con la información física y financiera que permita efectuar las actividades de seguimiento, registro y control de las obras incluidas en el
Gasto de Inversión Sectorial.
2. PRONCIPALES Columna en la que se deberá anotar los principales conceptos o acciones en el desarrollo de la obra.
CONCEPTOS DE TRABAJO:
3. PROGRAMA DE AVANCE Apartado destinado para anotar el avance físico en porcentaje mensual.
FÍSICO (%)
4. CALENDARIO DE En este espacio se deberá anotar la programación del gasto del mes, así como el acumulado y porcentaje (%)
MINISTRACIÓN DE correspondiente a cada uno de los meses, así como el total anual.
RECURSOS
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “VALIDACIÓN DEL EXPEDIENTE Y EXAMEN DE FACTIBILIDAD”
OBJETIVO:
Contar con las firmas de la dependencia responsable, así como de la Unidad Ejecutora que validan el contenido de todo el Expediente Técnico y,
en su caso, obtener el Dictamen de Factibilidad correspondiente.
2. NOMBRE DE LA OBRA O Se deberá mencionar en este espacio el nombre con el cual se autorizó la obra o acción.
ACCIÓN
3. POR LA UNIDAD Apartado en el que se deberá anotar el nombre, cargo y firma del servidor público adscrito a la Unidad Ejecutora que
EJECUTORA será el responsable de las actividades realizadas en la obra o acción.
4. FECHA En este espacio se deberá anotar en el formato año/mes/día la fecha en al que firmó la Unidad Ejecutora.
5. POR LA DEPENDENCIA Apartado en el cual se debe escribir el nombre, cargo y firma del servidor público de la dependencia responsable de la
RESPONSABLE obra o acción.
6. FECHA En este espacio se deberá anotar en el formato año/mes/día la fecha en al que firmó la Unidad Responsable.
7. POR LA DEPENDENCIA Apartado en el cual se debe anotar el nombre, cargo y firma del servidor público adscrito a la Unidad Normativa que será
NORMATIVA el responsable de las actividades realizadas en la obra o acción.
8. FECHA En este espacio se deberá anotar en el formato año/mes/día la fecha en al que firmó la Unidad Responsable.
9. OBSERVACIONES Apartado que el formato se destinará para las anotaciones específicas de la obra o acción.
10. ANALISTA Espacio en el que se escribirá el nombre y firma del servidor público responsable del análisis del Expediente Técnico, es
11. JEFE DE DEPARTAMENTO Se deberá anotar en este apartado el nombre y firma del Jefe de Departamento responsable del análisis del Expediente
Técnico, es para uso exclusivo de la DGIP.
12. FECHA Renglón en el que se anotará en el formato año/mes/día la fecha en la que firmó al analista y el Jefe de Departamento,
es para uso exclusivo de la DGIP.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “ACTA DE ACEPTACIÓN POR PARTE DE LA COMUNIDAD”
OBJETIVO:
Contar con las firmas de la dependencia responsable, así como de la Unidad Ejecutora que validan el contenido de todo el Expediente Técnico y,
en su caso, obtener el Dictamen de Factibilidad correspondiente.
2. LA COMUNIDAD DE: Se deberá mencionar en este espacio el nombre de la comunidad donde se realizará la obra.
3. DEL MUNICIPIO DE: Apartado en el que se deberá anotar el nombre del municipio al cual pertenece la comunidad en la cual se llevará a
cabo la obra.
4. NOMBRE DE LA OBRA O En este espacio se deberá anotar el nombre con el cual se autorizó la obra.
ACCIÓN
5. CON LAS CARATERÍSTICAS Se deberá anotar en este apartado las características primordiales de la obra, considerando el monto aproximado de
SUIGUIENTES: mano de obra; los recursos aportados por la comunidad, en caso de existir; monto aproximado de materiales y el monto
total que es la suma del monto de mano de4 obra, más los recursos aportados por la comunidad, más el monto de
materiales.
6. siendo las….. Se anotará la hora, día, mes y año en que se firma el Acta de Aceptación.
7. POR LA COMUNIDAD Apartado en el que se debe escribir el nombre y firma del representante de la Comunidad.
8. POR LA UNIDAD Apartado en el que se anotará el nombre, cargo y firma del titular y/o representante de la Unidad Ejecutora.
EJECUTORA
Nota: A efecto de proceder a la aceptación del Expediente Técnico y, de ser el caso, para la liberación del anticipo, se podrá presentar una Carta Compromiso, con el
propósito de que sea entregada el Acta de Aceptación de la Comunidad debidamente firmada por el representante de ésta. De no ser así, no procederá el
trámite de las autorizaciones de pago subsecuentes.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “REGISTRO DE FIRMAS DE SERVIDORES PÚBLICOS

RESPONSABLES DE LA LIBERACIÓN DE RECURSOS”
OBJETIVO:
Contar con el registro de nombre, cargo y firma de los funcionarios responsables del trámite de los documentos para validar la liberación de
recursos.
1. UNIDAD EJECUTORA Espacio en el que se anotará el nombre de la dependencia, Organismo o Ayuntamiento que lleva a cabo la obra o acción
con recursos del Gasto de Inversión Sectorial y responsable de la aplicación de los recursos.
2. VIGENCIA Se deberá mencionar en este espacio el periodo en que se habilita al servidor público, especificando a partir de que
fecha y hasta cuando está autorizado, sin poder ser más allá del 31 de diciembre del año en curso, según lo determine
el titular de la Unidad Ejecutora, de los recursos autorizados a través del Gasto de Inversión Sectorial.
3. TITULAR Anotar En este espacio el nombre, cargo y firma del titular de la Unidad Ejecutora de los recursos autorizados a través
del Gasto de Inversión Sectorial.
4, 5 y 6. SUPLENTES En este espacio se deberá anotar el nombre, cargo y firma de los suplentes o solidarios responsables por el Titular de la
Unidad Ejecutora de los recursos autorizados a través del Gasto de Inversión Sectorial habilitados para validar la
liberación de recursos.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “REGISTRO DE FIRMAS DE BENEFICIARIOS AUTORIZADOS PARA EL

COBRO DE LOS RECURSOS”
OBJETIVO:
Contar con el registro de firmas de los beneficiarios autorizados para la liberación de la autorización del pago.
1. NOMBRE O RAZÓN Espacio en el que debe anotarse el nombre del contratista o proveedor al cual fue asignada la obra o acción.
SOCIAL DEL
BENEFICIARIO:
2. VIGENCIA DESDE: En el caso de obras o acciones por contrato, se deberá anotar la fecha de inicio del pedido o contrato, en caso de obras
y /o acciones por administración, se anotará la fecha en la que el titular de la Unidad Ejecutora firme el documento.
3. TITULAR Espacio en el que se anotará el nombre, cargo y firma de la persona facultada para recibir la hoja de beneficiario.
4 y 5. SUPLENTES Deberá escribirse en este espacio, en los casos en los que no pueda el titular, el nombre, cargo y firma de la persona
autorizada para recoger la hoja de beneficiario.
6. DOCUMENTOS QUE En este apartado se deberá anotar el número de acta consecutiva de la empresa, poder notarial, carta poder de la
ACREDITAN LAS FIRMAS empresa y número de identificación personal.
7. VALIDACIÓN POR LA Espacio en el que se deberá anotar el nombre, cargo y firma del titular de la Unidad Ejecutora de la obra y/o acción.
UNIDAD EJECUTORA
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “RELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SOPORTE

DE LA AUTORIZACIÓN DE PAGO”
OBJETIVO:
Especificar las características de la documentación comprobatoria remitida a la Dirección General de Inversión Pública.
1. NÚMERO DE FOLIO Apartado en el que se deberá anotar el folio de los documentos comprobatorios (relacionar todos los documentos
anexos a la autorización de pago).
La presentación de la documentación para pago será en el siguiente orden:
a) Autorización de Pago
b) Relación de la documentación soporte de la Autorización de Pago.
c) Factura de los proveedores o recibo en su caso.
d) Original y copia de las estimaciones.
e) Relación de documentos de adjudicación de obra y/o adquisición.
f) Copia del Contrato.
g) Copia del Catálogo de Conceptos
h) Copia de la Fianza de Cumplimiento
i) Registro de Firmas
2. TIPO DE DOCUMENTO Se deberán anotar las características de la documentación comprobatoria.
3. IMPORTE Espacio en el que se anotará el monto total que apara el documento referido.
4. TITULAR DE LA UNIDAD En este renglón se deberá anotar el nombre, cargo y la firma autógrafa del responsable de la ejecución de la obra..
EJECUTORA
5. RECIBE ORIGINAL Y Para uso exclusivo de la DGPS

COPIA
6. Hoja___de_______: Renglón en el que se anotará el número de hoja referida, en relación con el total de hojas utilizadas.
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “AUTORIZACIÓN DE PAGO”
OBJETIVO:
Recabar toda la información necesaria de cada obra y/o acción para poder llevar el seguimiento y control de los recursos asignados.
1. EJERCICIO FISCAL Espacio en el que se deberá anotar el año al que afecta la autorización del pago.
2. No. CONTROL Se deberá anotar el número asignado a la obra y/o acción en el oficio de autorización, el cual servirá para el
PRESUPUESTAL seguimiento y control.
3. UNIDAD EJECUTORA Espacio en el que se anotará el nombre de la Dependencia, Organismo o Ayuntamiento que lleva a cabo la obra o
acción con recursos del Gasto de Inversión Sectorial y responsable de la aplicación de recursos.
4. NOMBRE DE LA OBRA O En este espacio deberá escribirse el nombre completo de la obra o acción conforme al oficio de autorización.
ACCIÓN
5. FOLIO Y FECHA DE Para uso exclusivo de la DGIP.

INGRESO
6. PARTIDA PRESUPUESTAL En este renglón debe anotarse el Código Presupuestario de acuerdo al clasificador por objeto de gasto del Sistema
Integral de Presupuesto por Programas.
7. SECTOR Se anotará en este renglón la clave del Sector al que afecta la aplicación presupuestal.
8. CONCEPTO DE PAGO En este renglón se debe indicar si se trata de un anticipo, pago (facturas, estimaciones especificando el número, etc)
y/o amortización.
9. PRESUPUESTO En este renglón se podrá anotar el monto total de la inversión autorizada para la obra o acción, incluyendo las fuentes
AUTORIZADO de financiamiento que se determinan en el Oficio de Autorización, considerando en su caso, las ampliaciones o
reducciones autorizadas por la Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración.
10. OFICIO DE AUTORIZACIÓN Espacio destinado para anotar el número completo del Oficio de Autorización de recursos de la obra y/o acción, emitido
por la Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración al que esté afectando el pago y, en su caso, anotar también
el número del último oficio emitido que afecte la autorización inicial.
11. DIA/MES/AÑO Espacios en los que se deberá anotar la fecha de expedición del Oficio de Autorización y, en su caso, también la fecha
del último oficio que afecte la autorización inicial.
12. OBRA EJECUTADA POR: Se deberá indicar con una X si la obra se realiza por contrato o por administración.
13. NO. DE CONTRATO En este renglón se anotará el número completo del contrato de que se trate.
14. DIA/MES/AÑO Espacio para anotar la fecha de formalización del contrato.
15. IMPORTE Anotar en este apartado el importe total del contrato.
16. FOLIO AL QUE AMORTIZA Renglón en el que se deberá escribir el número de folio de la autorización de pago con la que se otorgó el anticipo,
misma a la que se aplicará la amortización que se presenta.
17. AÑO EN QUE SE TRAMITÓ Renglón en el que se debe escribir el año fiscal en el que se otorgó el anticipo.
EL ANTICIPO
18. IVA DE LA AMORTIZACIÓN Espacio en el que se debe escribir el importe del I.V.A. al monto que se amortiza de las obras por contrato.
19. AVANCE FÍSICO Espacio que servirá para anotar el avance físico alcanzado a la fecha de la presentación de la Autorización de Pago
(expresado en porcentaje).
20. NOMBRE Apartado que se destina para que las dependencias del Sector Central anoten el nombre completo o la razón social de
la empresa, si la obra o acciones ejecutada por contrato, o el nombre completo de la Unidad Ejecutora cuando la obra
es por administración. Para el caso de los organismos auxiliares y Ayuntamientos, éstos serán beneficiarios debiendo
anotar sus datos.
21. R.F.C. Espacio en el que se mencionará el Registro Federal de Contribuyentes del beneficiario, ya sea persona física o moral.
22. IMPORTE SIN IVA Recuadro en el que se debe anotar el importe bruto de la estimación sin I.V.A. de las obras por contrato o la suma de
los importes de las facturas sin I.V.A. de las obras o acciones por administración.
23. AMORTIZACIÓN DEL En este recuadro se debe anotar el importe que se amortizará del anticipo otorgado antes de calcular el I.V.A. de las
ANTICIPO obras por contrato. Las obras por administración llevarán incluido el I.V.A.
24. SUBTOTAL Se deberá anotar en este recuadro la resultante de restar la amortización del anticipo al importe sin I.V.A.
25. I.V.A. Se debe escribir en este cuadro el I.V.A. de la estimación sin I.V.A. y la amortización del anticipo sin I.V.A., es el
resultado que será la base del cálculo del I.V.A. en el caso de las obras por contrato, en el caso de las obras o acciones
por administración, será la suma del I.V.A. de las facturas.
26. MPORTE DE LA Recuadro en el que se mencionará el monto de la operación que resulta del subtotal más I.V.A.
AFECTACIÓN
PRESUPUESTAL
27. RETENCIONES Recuadro que servirá para anotar el importe total resultante de la suma de las retenciones aplicadas.
28. 0.2% IC.I.C. Deberá escribirse en este recuadro la retención estimada para la Cámara Mexicana de la industria de la Construcción,
delegación Estado de México y se obtiene de multiplicar el importe de la estimación sin I.V.A. por 0.2%.
29. 0.5% C.M.I.C. Se deberás anotar la retención estimada para la Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción, Delegación
Estado de México, se obtiene de multiplicar el importe de la estimación sin I.V.A. por 2.0%.
30. 2% DE SUPERVISIÓN En este recuadro se debe anotar la retención para el fondo de supervisión y se obtiene de multiplicar el importe de
estimación sin I.V.A. por 2.0%
31. I.S.P.T. Aplica a los trabajadores de acuerdo a las disposiciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
32. OTRO Recuadro en el que deberán anotarse otras retenciones, en caso de existir, especificándola.
33. IMPORTE NETO A PAGAR En este apartado debe mencionarse el resultante del importe de la afectación presupuestal menos retenciones.
(PESOS)
34. CANTIDAD CON LETRA Espacio destinado para escribir el monto del importe neto a pagar con letra.
35. OBSERVACIONES Apartado destinado para mencionar las aclaraciones o comentarios que se consideren pertinentes para clarificar algún
concepto o aspecto de la estimación.
36. RECIBIÓ, ANALIZÓ, Para uso exclusivo de la DGIP.

REVISÓ, RELACIÓN DE
ENVÍO (No, DÍA/MES/AÑO)
37. BENEFICIARIO Para el caso de los Organismos Auxiliares y Ayuntamientos cancelarán este espacio con líneas punteadas. Las
Dependencias del Sector Central anotarán el nombre completo, cargo y firma del beneficiario de la Autorización que
será la persona encargada de realizar el cobro.
38. AUTORIZÓ LA Espacio en el que se debe anotar claramente el nombre completo, cargo y firma del titular de la Unidad Ejecutora.
DEPENDENCIA
EJECUTORA
39. Vo.Bo. DE LA Apartado en el que se debe anotar claramente el nombre del Subsecretario de Planeación y Presupuesto o del Director
SECRETARÍA DE General de Inversión Pública según sea el caso:
FINANZAS, PLANEACIÓN
a) Aquellas cuyo monto sea superior a $1’500,00.00 firmará el
Y ADMINISTRACIÓN
Subsecretario de Planeación y Presupuesto.
b) Aquellas cuyo monto sea hasta $1’500,00.00 firmará el
Director General de Inversión Pública.
III. SIMBOLOGÍA
INICIO O FINAL DEL

PROCESO Señala el principio o terminación de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio de un
proceso se anotará la palabra INICIO, en el segundo caso, cuando se termine la secuencia de
operaciones, se escribirá la palabra FIN.
OPERACIÓN
Para representar una actividad o proceso, sea manual, mecanizado o mental, se utilizará este símbolo;
el cual muestra las principales fases del procedimiento, empleándose cuando el material, formato o la
propia acción va a cambiar, por ejemplo: enviar, anotar, tramitar, modificar, contestar, ejecutar, etc.; se
anotará dentro del símbolo un número en secuencia, concatenándose con las verificaciones o
actividades combinadas únicamente; del mismo modo se escribirá una breve descripción al margen del
símbolo de lo que sucede en ese paso.
LÍNEA CONTINUA
La línea continua marca el flujo de información, documentos o materiales que se están realizando en el
área; su dirección se maneja a través de terminar la línea con una pequeña flecha; puede ser utilizada
en la dirección que se requiera y para unir cualquier símbolo empleado.
LÍNEA DE GUIONES
Este símbolo es empleado para identificar una consulta, cotejar o conciliar la información;
invariablemente deberá salir de una inspección o actividad combinada; debe dirigirse a uno o varios
formatos específicos y puede trazarse en el sentido que se necesite, al igual que la línea continua se
termina con una pequeña flecha.
DECISIÓN
Símbolo que se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando
dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá
brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de
interrogación.
INTERRUPCIÓN DEL
PROCESO En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupción para ejecutar alguna actividad o bien para
dar tiempo al usuario de realizar o reunir una determinada situación. Por ello, el presente símbolo se
emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable. El caso usual, es cuando
un documento se archiva temporalmente y después se vuelve a utilizar, indica tiempo sin actividad.
FUERA DE FLUJO
Cuando por necesidades del procedimiento, una determinada actividad o participación ya no es
requerida dentro del mismo, se opta por utilizar el signo de fuera de flujo para finalizar su intervención
en el proceso.
CONECTOR DE HOJA
EN UN MISMO Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño que lejos de facilitar el
PROCEDIMIENTO entendimiento del procedimiento, lo hacen más complejo, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia
donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene. Asimismo, se deberá utilizar el menor
número de veces, lo cual se puede lograr distribuyendo los símbolos de tal manera que sólo se empleen
los necesarios a efecto de evitar confusiones en la secuencia del procedimiento; para fines de control se
escribirá dentro de la figura una letra (mayúscula) del alfabeto, empezando con la "A", y continuando
con la secuencia del mismo.
IV. REGISTRO DE EDICIONES
• Primera edición (1 de diciembre de 2004) elaboración del Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos
Financieros (Secretaría del Trabajo).
• Primera modificación 14 de agosto de 2006
V. DISTRIBUCIÓN
El original del Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Financieros (Secretaría del Trabajo), se encuentra
en poder del Coordinador Administrativo de la Secretaría del Trabajo.
Las copias controladas están distribuidas de la siguiente manera:

1. Subdirección de Administración de Recursos Materiales y Financieros.
2. Departamento de Recursos Financieros.
VI. VALIDACIÓN
Lic. Antonio Gildardo Noguez Noguez

Coordinador Administrativo
de la Secretaría del Trabajo
M.V.Z. Laura Díaz Gómez

Subdirectora de Administración de Recursos
Materiales y Financieros
C.P. Mercedes Virginia Cardoso Suarez

Jefe del Departamento de Recursos Financieros

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México

Establecer los procedimientos en materia de adquisiciones, mantenimiento vehicular, control de

 Deberán mantenerse sistemas de información ágiles, que permitan la retroalimentación y así

II. Objetivo General

III. Política General

IV. Índice de Procedimientos

4.1 Procedimiento para el mantenimiento vehicular

4.2 Procedimiento para el suministro de bienes y artículos de oficina

4.3 Procedimiento para el control de bienes muebles

4.4. Procedimiento para la reparación o recuperación de vehículos en caso de

4.5. Procedimiento para solicitud de dictamen para adquirir mobiliario, equipo de

4.6. Procedimiento de adquisición de bienes a través de la caja chica.

4.7. Procedimiento para la adquisición de bienes a través de Adjudicación Directa

4.1 PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO VEHICULAR

Las unidades El Departamento de Las unidades

Proporcionar de manera oportuna y adecuada el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a

Cubre las unidades administrativas adscritas a la Secretaría del Trabajo.

Unidad Administrativa: Es el órgano autorizado que conforma la estructura orgánica de una

Cotización: Publicación del precio o valor de un bien o servicio.

Bitácora: Formato en el cual se llevan los registros o acciones de un servicio.

• Las unidades administrativas que requieran el servicio de mantenimiento preventivo y

• Las solicitudes de servicio de mantenimiento y reparación de vehículos se programarán en

2. La Coordinación Administrativa recibe oficio y programa a través del Departamento de

4. El taller de servicios, recibe el vehículo y procede a realizar la cotización de la reparación

5. Se recibe la cotización del taller, se analiza y en su caso se autoriza la reparación.

7. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, recibe el vehículo y la factura,

8. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, firma y turna original de la

4.1.7. DIAGRAMA DE FLUJO

UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS TALLER DE SERVICIOS

REALIZA LA REPACION DEL

UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS TALLER DE SERVICIOS

4.2 PROCEDIMIENTO PARA EL SUMINISTRO DE BIENES Y ARTICULOS DE OFICIN

INSUMO PROCESO RESULTADO

Unidades El Departamento de El encargo del almacén

Aplica a las unidades administrativas adscritas a la Secretaría del Trabajo.

Requisición de material: Solicitud de material en la cual se registran las cantidades de material

Almacén: Área destinada a guardar los bienes para uso de la Dependencia.

• El suministro de los requerimientos solicitados se hará exclusivamente la primera semana de

1. La unidad solicitante llena formato de requisición de material, firma y turna.

2. El enlace administrativo de la unidad solicitante procede a recibir, revisar y validar la

4. En caso de que no se tenga en existencia el material requerido, se determina si son artículos

Tratándose de artículos especiales la unidad solicitante elabora oficio en el cual se justifica el

Si el material solicitado se tiene en existencia, se deberá indicar en la requisición la cantidad a

5. El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, turna al almacén la

6. El encargado del almacén, procede a realizar el suministro del material de acuerdo a

8. El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, recibe la requisición

4.1.7. DIAGRAMA DE FLUJO

UNIDAD ENLACE DEPTO. RECURSOS ALMACEN

UNIDAD ENLACE DEPTO. RECURSOS ALMACEN

4.3 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES

INSUMO PROCESO RESULTADO

Unidades El Departamento de La Dirección General

Mantener actualizado el inventario de mobiliario y equipo de oficina, realizando para ello

Aplica a todas las unidades administrativas de la Secretaría del Trabajo.

Inventario de bienes: Relación de bienes muebles con los que se cuenta.

Resguardo: Documento donde consta la guardia o seguridad de una cosa.

Justificación: Exposición de un argumento cuyos elementos hacen razonable la toma de alguna

1. El área interesada, informa o solicita mediante oficio a la Coordinación Administrativa, el

2. La Coordinación Administrativa recibe del área interesada, oficio de solicitud en el cual se

Si se trata de una reubicación de bienes muebles, el área solicitante procede a requisitar el

Deberán mantenerse sistemas de información ágiles, que permitan la retroalimentación y así