EMAP Manual Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código: MP-000
Versión: 0
Fecha: Abril 2016
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

LA ENTIDAD MUNICIPAL DE ASEO
POTOSÍ “EMAP”.
POTOSÍ – BOLIVIA
2016
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código: MP-000
Versión: 0
Fecha: Abril 2016
ÍNDICE
Pág.
PRESENTACIÓN 1
OBJETIVOS DEL MANUAL 3
JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL 4
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN 5
METODOLOGÍA 5
SÍMBOLOS UTILIZADOS 6
PROCEDIMIENTOS 7
P-001 ELABORACIÓN DE PROPUESTAS 7
P-002 ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO (POA) DE LA GESTIÓN 12
P-003 RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL 16
P-004 CANCELACIÓN DE SUELDOS Y SALARIOS 21
P-005 CAPACITACIÓN ESPECIALIZADA 24
P-006 ENTREGA DE SUMINISTROS Y MATERIALES AL 26
PERSONAL DE EMAP
P-007 GESTIÓN DE LOGÍSTICA 33
P-008 AUDITORÍA INTERNA DE CONFIABILIDAD DE ESTADOS 38
FINANCIEROS Y REGISTROS CONTABLES
P-009 MANTENIMIENTO 41
P-010 ARCHIVOS 43
P-011 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS 45
P-012 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS 48
P-013 GESTIÓN JURÍDICO LEGAL 52
P-014 GESTIÓN COMERCIAL 56
P-015 PLANIFICACIÓN CORPORATIVA DE CONTRATOS 59
P-016 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN 61
P-017 PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE BARRIDO 63
P-018 PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE RECOLECCIÓN 66
P-019 PROCEDIMIENTO EL SERVICIO DE TRANSPORTE 72
P-020 PROCEDIMIENTO PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA 75
DISPOSICIÓN FINAL
PRESENTACIÓN
El documento que se presenta a continuación resume de manera general la operación de la Entidad

Municipal de Aseo Potosí “EMAP”, tratando de incorporar un enfoque sistémico en el cual la
integración y la comunicación entre procesos son pilares del desarrollo Institucional y por supuesto,
del mejoramiento continuo que se asume frente a los usuarios.
El compromiso adquirido por la Alta Dirección y sus servidores, ha sido fundamental para la
adopción de un esquema de Administración basado en procesos, la necesidad de un cambio en la
operación, pasando de una visión funcional (por áreas o dependencias), a una visión de procesos,
donde intervienen distintos actores de diferentes áreas o dependencias de una forma secuencial,
organizada, con responsabilidades claras y con puntos de control establecidos, que permitan
evidenciar el valor agregado de dichos procesos.
El Manual de Procedimientos es una herramienta que permite a la Entidad Municipal de Aseo

Potosí “EMAP”, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la
Administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de
alternativas que mejoren la satisfacción de la población en general.
Es importante señalar que es la base del sistema de la calidad y del mejoramiento continuo de la
eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que además, es
imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los servidores, en materia no sólo de hacer las
cosas bien, sino dentro de las prácticas definidas en la organización.
Teniendo en cuenta la importancia que tienen los Manuales de procesos y procedimientos para el
Sistema de Gestión de la Calidad institucional se permite hacer la presentación del presente
documento como herramienta Direccional que garantiza la organización y el desarrollo eficiente de
la gestión.
La estructura de este Manual relaciona los macroprocesos identificados para la Entidad Municipal
de Aseo Potosí “EMAP”, los cuales están conformados por procesos y procedimientos. Dicha
información se presenta mediante un inventario general, las caracterizaciones de procesos y el
levantamiento de procedimientos
1
Los procesos y procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos principales del
Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en Manuales que sirvan como
mecanismo de consulta permanente, por parte de los funcionarios de la Entidad Municipal de
Aseo Potosí “EMAP”, permitiendo así un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol.
Se ha preparado este Manual de Procesos y Procedimientos, en el que se definen la gestión que

agrupa las actividades y tareas dentro de la Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”. La
funcionalidad del Manual es permitir que los procedimientos por área, así como los registros
relacionados, sean auditables para atender a los requerimientos de los organismos de control; con
el fin de verificar los parámetros de los procedimientos de la Entidad tomándolos como guía en
cualquier proceso de verificación.
2
OBJETIVOS DEL MANUAL
Fortalecer a la cultura del Autocontrol y del Sistema de Control interno; los procesos cuentan con
una estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades estratégicas, de
evaluación, administrativa y logística de la Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”, con el fin
de que se tenga una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la
misión y objetivos institucionales.
El Manual de Procesos y Procedimientos está dirigido a todos los funcionarios y se constituye en

un elemento de apoyo para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas y para contribuir
conjuntamente con Control Interno, en el logro de las metas y asegurar la información y
consolidar el cumplimiento normativo.
Objetivo General
El presente Manual de Procesos y Procedimientos tiene como objetivo principal el

fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad Municipal de Aseo Potosí
“EMAP”. Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y
visión en conjunto, de las actividades estratégicas, misionales, de soporte y de seguimiento y
mejora continua de la Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”, con el fin de dotar a la
Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz, eficiente y
efectivo de la misión, las Políticas y los objetivos contemplados en el Plan de Gestión.
Objetivos Específicos:
·Identificar y establecer los procesos necesarios del Sistema Integrado de Gestión de la

Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”.
·Representar los procesos en un mapa de procesos y clasificarlos de acuerdo con su

naturaleza.
·Asegurar la estandarización, comprensión, operación y evaluación de la gestión de la

entidad y, la manera cómo ésta desarrolle su función administrativa, en procura del
cumplimiento de sus fines.
JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
3
Los Manuales de Procesos y Procedimientos son parte fundamental del Sistema de Calidad y del
mejoramiento continuo de la eficacia y la eficiencia; es importante el cambio de actitud en el
conjunto de los funcionarios. Este Manual es una gran herramienta que permite integrar acciones
para agilizar el trabajo y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de
alternativas que mejoren la satisfacción del usuario.
La institución no cuenta con un Manual de Procedimientos que reúna todos los requisitos técnicos,
el presente Manual tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento, al
compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las funciones realizadas por los empleados.
Por otra parte, la elaboración de un Manual de Procedimientos está normada por el Plan Estratégico
Institucional y del Programa de Operaciones Anual, regula el proceso de estructuración
organizacional de las entidades, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.
El presente Manual de Procedimientos, contiene la descripción de actividades que deben seguirse en

la realización de las funciones administrativas de los diferentes procesos de la Entidad Municipal de
Aseo Potosí “EMAP”, con la descripción de las operaciones y procedimientos.
Cada proceso y operación están descritos de forma que muestran los participantes los objetivos por
ser alcanzados. Asimismo, los procedimientos se describen con su objetivo, así como el Diagrama
de Flujo correspondiente, donde se aprecia gráficamente dicho procedimiento.
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
El Manual va dirigido a todo el personal de la Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”, con la
finalidad de que puedan desempeñarse de una forma óptima, con claridad en sus funciones, tiempos
y circuitos de información adecuados a los cuales deben regirse para desarrollar sus funciones.
METODOLOGÍA
4
La implementación del Manual de Procesos y Procedimientos se documentó de acuerdo con las
siguientes fases:
Fase 1: Levantamiento de caracterizaciones y procedimientos
Se reunió con cada dueño de procesos y funcionarios que participan en él, levantando la
información de sus actividades donde se construyeron las caracterizaciones y procedimientos de
cada proceso.
Fase 2: Ajustes y validación
Como parte del mejoramiento continuo de los Procesos y Procedimientos, se estudiaron,

analizaron y establecieron en conjunto con las áreas, los cambios de las actividades, se realizaron
y validaron los cambios pertinentes a los procedimientos, para su correspondiente
implementación.
Fase 3: Jornadas de socialización
Se socializaron las caracterizaciones de los Procesos y respectivos Procedimientos, en donde hubo

algunas modificaciones a estos documentos por parte de los funcionarios.
SÍMBOLOS UTILIZADOS
SÍMBOLO: REPRESENTA
Acción. Se utiliza para representar una actividad, por ejemplo: recibir,
elaborar, verificar, encargar, etc. Se incluye en el rectángulo una descripción
de la actividad.
Conector. Se utiliza para efectuar un enlace de una página a otra donde se
continúa el flujograma.
5
Datos Secuenciales. Representa una conexión o enlace de una parte del
diagrama con otra parte del mismo o con otro Diagrama.
Sentido del flujo. La flecha indica la dirección del flujo. Puede ser
horizontal. Ascendente.
Transmisión. La flecha quebrada se utiliza para mostrar transmisión de los

datos.
Decisión. Plantea la posibilidad de elegir una alternativa para continuar en

una u otra vía, incluye una pregunta clave.
Almacenamiento. Este símbolo se utiliza con frecuencia para mostrar que el

output se encuentra almacenado esperando al usuario.
Documentación. Este rectángulo con la parte inferior ondulada significa que

se requiere una documentación para desarrollar el proceso.
Multidocumento. Genera copias de los documentos.
PROCEDIMIENTOS
P-001 ELABORACIÓN DE PROPUESTAS
1. PROPÓSITO
Evaluar la información de la empresa con la finalidad de conocer lo servicios ofertados, formación

de Recursos Humanos, la capacitación de los Recursos Humanos de la Institución y producción
científica; dentro del Programa Anual de Trabajo.
2. ALCANCE
6
El Dirección Administrativa Financiera a través de la Coordinación del Gerencia General analiza e
integra la información en cuanto a la Administración y Finanzas, Recursos Financieros,
Capacitación y la Investigación.
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-001 Elaboración de propuestas Hoja 1 de 2
Responsable No. Descripción de actividades: Documento o

Act. anexo
Gerencia General. 1 Establecer planes a corto y mediano plazo para lograr . Oficio
objetivos y metas para el desarrollo institucional en . Lineamientos.
coordinación con las distintas áreas de la Entidad y turna al
Dirección Administrativa Financiera e instruye al Dirección
Administrativa Financiera para que dé inicio el proceso de
Elaboración de propuestas
Dirección Administrativa 2 Realiza consenso de la Estructura Programática y Definición
Financiera de los Indicadores Estratégicos y requisita formatos de
justificación estratégica Control y Seguimiento de metas de
los Indicadores Estratégicos
Dirección Administrativa 3 Elabora fichas técnicas de indicadores y registro de

Financiera priorización y envía vía correo electrónico al Gerencia
General para su revisión
Dirección Administrativa 4 Recibe observaciones del Gerencia General de la Estructura

Financiera Programática e Indicadores Estratégicos y revisa
información.
¿Es completa la información?
No: Se requiere modificación y regresa a la actividad 2.
Si: Recibe comunicación de aceptación de estructura
programática vía correo electrónico a través del formato
Estructura Programática.
Dirección Administrativa 5 Envía con oficio las fichas técnicas autorizadas al Jefe
Financiera
6 Comercial a Dirección y copia al Gerencia General con la
7 Estructura Programática e Indicadores Estratégicos

autorizados.
7
Dirección Administrativa 8 Recibe mediante oficio e integra al Programa Anual de . Oficio
Financiera Trabajo de la Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”. y . Fichas técnicas
archiva información
TERMINO
4. DIAGRAMA DE FLUJO
8
P-001 Elaboración de propuestas
No Descripción de actividades:
. Gerencia General Dirección Administrativa y Financiera
Act
. INICIO
1 2 min
1 Recibe oficio de instrucción de la Recibe oficio de
instrucción
Gerencia General de OFICIO
Programación, Organización y LINEAMIENTO
Presupuesto y lineamientos del

proceso de Elaboración de
propuestas y turna al Dirección
Administrativa Financiera. he
instruye al Dirección
Administrativa Financiera para
que dé inicio el proceso de
Elaboración de propuestas
2 Realiza consenso de la Estructura Realiza
2
2 min
Programática y Definición de los consenso de la
Estructura
Programática
Indicadores Estratégicos y OFICIO
requisita formatos de justificación

estratégica Control y seguimiento
de metas de los Indicadores
Estratégicos
3 Elabora fichas técnicas de 3
3 min
indicadores y registro de
priorización y envía vía correo Elabora fichas técnicas
electrónico al Gerencia General

para su revisión
1/2
9
Dirección Administrativa y
2 min
Gerencia General
Financiera
4 Recibe observaciones del 1
Gerencia General de la 2 min

Estructura Programática e 4
Indicadores Estratégicos y revisa Recibe observaciones
información. 5 min
5 ¿Es completa la información?
No: Se requiere modificación y
5
¿Es completa la NO
información?
regresa a la actividad 2. SÍ
Si:
6 Recibe comunicación de
6
Recibe comunicación
de aceptación
aceptación de estructura
programática vía correo
7
Envía con oficio
electrónico a través del formato las fichas

técnicas
OFICIO
Estructura Programática. FICHA TECNICA
7 Envía con oficio las fichas 3 min

técnicas autorizadas al
Responsable de Educación y 8
Comunicación a Dirección y Recibe mediante

oficio
copia al Gerencia General con la

OFICIO
FICHA TECNICA
Estructura
Programática e Indicadores
Estratégicos autorizados.
8 Recibe mediante oficio e integra 3 min
al Programa Anual de Trabajo
de la Entidad Municipal de Aseo
Potosí “EMAP”. y archiva TERMINO
información
TERMINO
10
5. GLOSARIO DEL PROCEDIMIENTO
Estructura Programática: Conjunto de programas ordenados en forma coherente; define las

acciones que efectúan las dependencias, para alcanzar sus objetivos y metas de acuerdo con las
políticas definidas por el plan y los lineamientos sobre aperturas programáticas.
Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y de eficiencia, con
que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la
determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el
cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.
Indicadores Estratégicos: Parámetros cualitativos y/o cuantitativos que definen los aspectos
relevantes sobre los cuales se lleva a cabo la evaluación para mesurar el grado de cumplimiento de
los objetivos planteados en términos de eficiencia, eficacia y calidad, para coadyuvar a la toma de
decisiones y corregir o fortalecer las estrategias y la orientación de los recursos.
P-002 ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO (POA) DE LA GESTIÓN
1. PROPÓSITO
11
Establecer las políticas, normas, lineamientos y Procedimientos Administrativos de las actividades
por realizar para la elaboración del Programa Anual de Trabajo
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las unidades de contabilidad, auditoria interna, recursos

humanos, área técnica, realizan un POA cada uno, para luego enviar a la Gerencia.
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-002 ELABORACIÓN DEL Hoja 1 de 1

PRESUPUESTO (POA) DE LA
GESTIÓN

Anexo
Gerencia General 1 Acopio de los diferentes POA's de cada unidad de POA
EMAP, es decir, recibe los POA, los revisa que estén
completos los junta y
da el visto bueno para luego presentarlo a la Unidad
Administrativo
Financiera
Unidad Administrativo 2 Centraliza los POA's y empieza a POA
Financiera elaborar el POA para la gestión del próximo año, además al
momento de elaborar el POA, el administrador financiero
debe analizar y tomar en cuenta el POA del anterior año y,
sobre eso realizar algunos ajustes de
actualización con las UFV's actuales.
Jefatura de Contabilidad 3 Verifica el Anteproyecto de Presupuesto POA,
remite el POA a Gerencia General de EMAP
Gerencia General 4 Verifica el POA, analiza las deficiencias o ajustes y
Convoca a una reunión al Directorio General de EMAP para
analizar el POA.
Gerencia General y 5 Luego de reunirse tanto, Gerencia General y el Directorio

Directorio EMAP analizan y verifican y luego de su consideración toman la
decisión de aceptación o no del POA.
Si el POA no se acepta o no es considerado se remite a
administrativo financiero para nuevamente analizar y
modificar el POA, de acuerdo con las recomendaciones que
salió de la reunión entre la Gerencia General y el Directorio de
EMAP.
SI: El Directorio aprobara el POA.
NO: La Gerencia General llama a reunión al Directorio y se
12
pone a consideración las observaciones del POA
Directorio General EMAP 6 Consolida el Anteproyecto de Presupuesto POA

POA de la gestión con presencia de los Jefes de Unidades,
es decir, se realiza la aprobación del POA para la siguiente
gestión
Gerencia General. 7 Elabora la resolución de directorio firmado por POA
ambas instancias, es decir, gerencia realiza la resolución
firmada por el Directorio y Gerencia donde queda escrito la
fecha la hora, el mes y el año de aprobación del POA
Unidad Administrativo 8 Revisa el POA y verifica las firmas
Financiera
Jefatura de contabilidad 9 Realiza y carga el POA al sistema contable POA
registra los gastos y egresos
TERMINA PROCEDIMIENTO
13
P-002 ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO (POA) DE LA GESTIÓN
Descripción de actividades:
Unidad Administrativo Jefatura de Contabilidad
1 Acopio de los diferentes POA's de cada Gerencia General Directorio EMAP
Financiera 2 min
unidad de EMAP. INICIO
2 Centraliza los POA's y empieza a elaborar el 2

3 2 min
POA para la gestión del próximo año. 1
Acopio Centraliza Verifica
3 Verifica el Anteproyecto de Presupuesto POAS POA

2 min
POA, remite el POA a gerencia general de
EMAP.
4
4 Convoca a una reunión al directorio general 3 min
de EMAP para analizar el POA. Verifica
5 Toma la decisión de consideración o no del 5 8 5min

POA. SI: el directorio aprobara el POA. Se acepta Revisa y verifica
NO: la gerencia llama a reunión al directorio POA

y se pone a consideración las observaciones
SÍ
del POA. Procede Apriueba
6 Consolida el Anteproyecto de Presupuesto 2 min

POA de la gestión con presencia de los Jefes
de Unidades. 9
NO
7 Elabora la resolución de directorio firmado 6 Revisa y carga

Se pone a
por ambas instancias consideración
POA
Consolida
8 Revisa el POA y verifica las firmas POA
anteproyecto
9 Realiza y carga el POA al sistema contable POA
registra los gastos y egresos. 7

TERMINO
Elabora resolución
TERMINA PROCEDIMIENTO Resolución
14
5. GLOSARIO
Autorizar.- Dar a uno autoridad o facultad para hacer una cosa. Permitir.
Lineamientos.- Documentos normativos que sirven como guía a las unidades responsables para la
presentación de sus Propuestas de Elaboración del Programa Anual de Trabajo.
Programación de Servicios.- Conjunto de actividades por desarrollar en un tiempo determinado

para alcanzar metas prefijadas. Documento en el cual se anotan las necesidades de insumos para
todo un año de trabajo en cada área de la Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”.
Revisión.- Someter algo nuevo para corregirlo, enmendarlo o repararlo.
P-003 RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL
15
1. PROPÓSITO
Establecer los mecanismos para la responsabilidad social que es el análisis, la programación y

asignación de metas a las diferentes áreas de conformidad con los lineamientos establecidos por la
2. ALCANCE
A nivel interno el Responsable de Educación y Comunicación a través de Dirección de área Técnica

coordina la programación y asignación de metas de los Servicios con la Gerencia General.
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-003 RESPONSABILIDAD Hoja 1 de 2

SOCIAL EMPRESARIAL

anexo
Responsable de 1 Instruye con memorando a Dirección de área Técnica; se
Educación y elaboren las metas institucionales y de cada uno de los
Comunicación Servicios.
Dirección de área 2 Realiza programación de metas institucionales; se consideran
Técnica los resultados obtenidos de dos años, de acuerdo con los
registros estadísticos y al incremento poblacional que se tiene
en el periodo.
Dirección de área 3 Calendariza en forma mensual las metas en el Programa Programación
Técnica Informático “Programación de Metas” y emite formato de Metas
Calendarización de Metas, global y por servicio, revisa y turna Calendarizació
con oficio, firmado por Responsable de Educación y n de Metas,
Comunicación, a Gerencia General para su validación, global y por
observaciones y/o modificaciones servicio
Gerencia General 4 Recibe la información de las metas institucionales y verifica. Calendarizació
n de Metas,
global y por
servicio
Gerencia General 5 ¿Son correctas?
No: Solicita modificaciones y regresa a la actividad número 2.
Si: Valida y envía con oficio a Responsable de Educación y
Comunicación formato
Responsable de 6 Recibe oficio de la Gerencia General, metas autorizadas y Calendarizació
Educación y calendarización mensual Calendarización de metas global y n de Metas,
Comunicación por servicio y turna a Dirección de área Técnica. global y por
servicio
16
Dirección de área 7 Recibe del Responsable de Educación y Comunicación metas Calendarizació
Técnica Calendarización de metas globales y por servicio, autorizadas n de Metas,
por la Gerencia General. global y por
servicio
Dirección de área 8 Abre registros de control y seguimiento Programación de Programación
Técnica metas global y Programación de metas por servicio, en el de Metas
Programa “Programación de Metas”.
Dirección de área 9 Al cierre del ejercicio elabora el Reporte del Cierre de Metas Programación
Técnica Programación de metas global y Programación de metas por de Metas
servicio y turna a la Gerencia General con oficio firmado por Calendarizació
el Responsable de Educación y Comunicación. n de Metas,
global y por
servicio
TERMINO
17
P P-003 RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL
No. Descripción de actividades:
1 Instruye con memorando a Dirección Responsable de Educación
Dirección de área Técnica
Gerencia General 2 min
y Comunicación
de área Técnica; se elaboren las metas
institucionales y de cada uno de los INICIO
Servicios.
2 Realiza programación de metas 1
5 min
institucionales; se consideran los
INSTRUYE PARA LA
ELABORACIÓN DE
resultados obtenidos de dos años, de

METAS
MEMORANDUM
acuerdo con los registros estadísticos y

al incremento poblacional que se tiene 2
Realiza
en el periodo. programación de
metas
3 Calendariza en forma mensual las 5 min

metas en el Programa Informático
“Programación de Metas” y emite 3
formato Calendarización de Metas, Calendariza y
revisa metas
global y por servicio, revisa y turna OFICIO
con oficio, firmado por Responsable FORMATO

4
de Educación y Comunicación, a
Revisa metas y
valida
Gerencia General para su validación, OFICIO

FORMATO
observaciones y/o modificaciones

4 Recibe la información de las metas 2 min
institucionales y verifica. 5
Son correctos NO
5 ¿Son correctas? SÍ
3 min
No: Solicita modificaciones y regresa
a la actividad número 2.
Si: Valida y envía con oficio a
Responsable de Educación y
Comunicación formato
1/2
18
Responsable de Educación y
Dirección de área Técnica Gerencia General
Comunicación
6 Recibe oficio de la Gerencia General,

Recibe metas
autorizadas 2 min
metas autorizadas y calendarización
OFICIO
formato
mensual Calendarización de metas global

y por servicio y turna a Dirección de área
7
Técnica. Recibe metas
7 Recibe del Responsable de Educación y calendarizadas y

autorizadas
OFICIO
2 min
Comunicación metas Calendarización de FORMATO
metas globales y por servicio, autorizadas

por la Gerencia General.
5 min
8 Abre registros de control y seguimiento 8

Apertura registros
Programación de metas global y de control y da

seguimiento a
metas
Programación de metas por servicio, en el

FORMATO
FORMATO
Programa “Programación de Metas”.

3 min
Al cierre del ejercicio elabora el Reporte

9 9
del Cierre de Metas Recibe mediante
Programación de metas global y oficio

FORMATO
Programación de metas por servicio y formato
turna a la Gerencia General con oficio

firmado por el Responsable de Educación
y Comunicación.
TERMINO TERMINO
19
Estructura Programática: Conjunto de programas ordenados en forma coherente; define las

acciones que efectúan las dependencias, para alcanzar sus objetivos y metas de acuerdo con las
políticas definidas por el plan y los lineamientos de aperturas programáticas que establece la
Gerencia General.
Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y de eficiencia, con
que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la
determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el
cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.
Indicadores Estratégicos: Parámetros cualitativos y/o cuantitativos que definen los aspectos
relevantes sobre los cuales se lleva a cabo la evaluación para medir el grado de cumplimiento de los
objetivos planteados en términos de eficiencia, eficacia y calidad, para coadyuvar a la toma de
decisiones y corregir o fortalecer las estrategias y la orientación de los recursos.
P-004 CANCELACIÓN DE SUELDOS Y SALARIOS
20
1. PROPÓSITO

2. ALCANCE

MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-004 CANCELACIÓN DE Hoja 1 de 1

SUELDOS Y SALARIOS

Anexo
Recursos Humanos 1 Prepara el informe para la cancelación de sueldos y Informe
salarios para luego presentar a la Unidad Administrativo -
Financiera
Unidad 2 Revisa y verifica el informe o documento de sueldos y salarios. Informe
Administrativo-
Financiera
Unidad 3 Da el visto bueno y toma la decisión para la cancelación de
Administrativo- sueldos y salarios al personal de EMAP, remite a Gerencia.
Financiera
Gerencia General 4 Revisa y verifica la conformidad del informe de
sueldos y salarios, remite a Contabilidad.
jefatura de 5 Realiza la certificación presupuestaria para el Certificación

contabilidad pago de sueldos y salarios, remite al Administrativo
-Financiero.
Unidad 6 Realiza el Memorándum y comprobante de pago y remite a Memorándum

Administrativo- Contabilidad. comprobante
Financiera
Jefatura de 7 Realiza el registro contable de la cancelación
Contabilidad de sueldos y salarios, remite al Administrador Financiero
Unidad 8 Prepara y firma el cheque para el desembolso de efectivo y lo Cheque
Administrativo remite al responsable de pago de sueldos y salarios.
Financiera
Auxiliar contable 9 Verifica la documentación y Cheque
(responsable de realiza el cobro del cheque en el B.N.B.
pago).
21
Auxiliar contable 10 Realiza el pago de sueldos y
(responsable de salarios a los empleados de EMAP, fin del procedimiento.
pago).
22
P-004 CANCELACIÓN DE SUELDOS Y SALARIOS
Descripción de actividades: Unidad Administrativo Gerencia General Jefatura de Contabilidad
Recursos Humanos
1 Prepara el informe para la cancelación de Financiera
2 min
sueldos y salarios y presenta a la Unidad INICIO
Administrativo – Financiera 2
2 Revisa y verifica el informe o documento de 2 min

1
sueldos y salarios Prepara informe Revisa y verifica
3 Da el visto bueno y toma la decisión para la Informe Informe

2 min
cancelación de sueldos y salarios al personal
de EMAP, remite a Gerencia. 3
4
5
4 Revisa y verifica la conformidad del informe Da visto bueno Revisa y verifica Certificación
3 min
de sueldos y salarios, remite a Contabilidad Informe
5 Realiza la certificación presupuestaría para 5min

el pago de sueldos y sálanos, remite al
Administrativo – Financiero
6
6 Realiza el Memorándum y comprobante de Realiza

7
2 min
pago y remite a Contabilidad Memorándum y
comprobante
7 Realiza el registro contable de la Memorándum

Registro contable
cancelación de sueldos y salarios, remite al

Administrador financiero 8 9
8 Prepara y firma el cheque para el Firma

Verifica y cobra
desembolso de efectivo y lo remite al cheque

cheque
responsable de pago de sueldos y sálanos.

9 Verifica la documentación y realiza el cobro
del cheque en el B.N.B. Realiza el `pago
10 Realiza el pago de sueldos y salarios a los

empleados de EMAP, fin del procedimiento TERMINO
23
P-005 CAPACITACIÓN ESPECIALIZADA
1. PROPÓSITO
Establecer el mecanismo administrativo por medio del cual se autorice la solicitud de permisos para
asistir a eventos académicos, nacionales e internacionales, como una extensión del Programa de
Entrenamiento y Capacitación del personal de base de la Entidad Municipal de Aseo Potosí
“EMAP”, con el fin de apoyar la superación profesional y científica.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a la Jefatura Recursos Humanos, Jefe inmediato superior, y al

personal de Base o solicitante de la Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”.
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-005 CAPACITACIÓN Hoja 1 de 2

ESPECIALIZADA

anexo
Jefatura Recursos 1 Solicita al personal administrativo realizar el Formato “Solicitud de
Humanos llenado del formato “Solicitud de permiso para permiso para eventos
eventos académicos”, de acuerdo con las académicos”./Comproba
necesidades personales de Capacitación y nte de inscripción y/o
Desarrollo, de superación profesional académica, confirmación de
que esté relacionado con su especialidad y/o su asistencia como
área de trabajo, acompañado de comprobante de ponente/Tríptico
inscripción o confirmación como ponente, tríptico del curso
del curso.
Solicitante 2 Envía el formato “solicitud de permiso para Documentos.

eventos académicos”, comprobante de inscripción,
tríptico del curso firmados por él Jefe inmediato
superior.
Jefatura Recursos 3 Recibe formatos y documentos relacionados,

Humanos firmados por el Jefe inmediato superior, analiza
historial de cursos del solicitante y firma de Visto
Bueno.
Envía formatos y documentos relacionados ya
firmados a Jefe inmediato superior
24
Jefe Inmediato superior 4 Recibe formatos y documentos relacionados, Documentos
firmados, los verifica, firma de autorización y los
envía a Jefatura Recursos Humanos para el trámite
correspondiente.
Jefatura Recursos 5 Recibe formato de solicitud de permiso para Formato “Solicitud de

Humanos eventos académicos firmado, lo sella y realiza el permiso para eventos
trámite correspondiente. académicos”.
Jefe Inmediato superior 6 Recibe comprobantes de trámites realizados, Documentos.

conserva fotocopia de los mismos para archivo de
la Dirección de Área.
La secretaria se comunica vía telefónica al
Servicio correspondiente para que acudan a
recoger comprobantes de trámites realizados.
Jefe Inmediato superior 7 Entrega comprobantes de trámites realizados, Documentos sellados
debidamente sellados al Servicio correspondiente.
Solicitante. 8 Asiste al evento académico autorizado en las

fechas establecidas
Solicitante. 9 Entrega constancia de la asistencia y/o ponencia en Constancia de evento
el evento autorizado a Jefatura Recursos Humanos. académico
Jefatura Recursos 10 Archiva la constancia de asistencia o ponencia del Constancia de evento

Humanos Solicitante en su expediente personal en el servicio académico
a su cargo.
Envía copia de la constancia a la Dirección de
Área correspondiente y al Jefe inmediato superior.
.
25
4. Diagrama de flujo
P-005 CAPACITACIÓN ESPECIALIZADA
1 Solicita al personal administrativo realizar el 3 min
llenado del formato “Solicitud de permiso para Jefatura Recursos Humanos Solicitante Jefe Inmediato Superior
eventos académicos”, de acuerdo con las
necesidades personales de Capacitación y INICIO
Desarrollo, de superación profesional
académica, que esté relacionado con su 2
especialidad y/o su área de trabajo, acompañado 1
de comprobante de inscripción o confirmación
Solicita al .
como ponente, tríptico del curso. personal Envía solicitud
administrativo
2 Envía el formato “solicitud de permiso para realizar el llenado 2 min
eventos académicos”, comprobante de del formato Documentos
Solicitud de permiso
inscripción, tríptico del curso firmados por él
Comprobante de
Jefe inmediato superior. inscripción 4
3 Recibe formatos y documentos relacionados, Tríptico del curso 2 min
firmados por el Jefe inmediato superior, analiza Recibe formato y
documentos para
historial de cursos del solicitante y firma de VoBo
Visto Bueno. Documentos
3
Envía formatos y documentos relacionados ya
firmados a Jefe inmediato superior Recibe formato y
documentos
4 Recibe formatos y documentos relacionados, 3 min
firmados, los verifica, firma de autorización y Documentos
NO
los envía a Jefatura Recursos Humanos para el Procede
trámite correspondiente.
SÍ
5 Recibe formato de solicitud de permiso para 5 5 min
eventos académicos firmado, lo sella y realiza el
trámite correspondiente.
Recibe formato de
solicitud de permiso
Documentos
26
5 min
Jefatura Recursos Humanos

Solicitante Jefe inmediato superior
6 Recibe comprobantes de trámites

realizados, conserva fotocopia de los 6
mismos para archivo de la Dirección de
Recibe
Área. comprobantes
La secretaria se comunica vía telefónica al de trámites
realizados
Servicio correspondiente para que acudan a
recoger comprobantes de trámites Documentos
realizados.
7 Entrega comprobantes de trámites 8
2 min
realizados, debidamente sellados al Servicio
correspondiente. 10 7
8 Asiste al evento académico autorizado en Archiva la
Asiste al evento Días
académico
las constancia
fechas establecidas de asistencia Entrega
comprobantes
9 Entrega constancia de la asistencia y/o Documentos
de
trámites 2 min
ponencia en el evento autorizado a Jefatura 9 realizados
Documentos
Recursos Humanos. Entrega
constancia
10 Archiva la constancia de asistencia o 5 min
de la
ponencia del Solicitante en su expediente asistencia
personal en el servicio a su cargo. Documentos
Envía copia de la constancia a la Dirección
de
Área correspondiente y al Jefe inmediato
superior.
TERMINO
.
27
Capacitación para el Desempeño de la Calidad y para la Calidad.- Todas aquellas acciones

previstas para incrementar la capacidad del personal en la realización de las actividades y
funciones del puesto que actualmente ocupan.
Enseñanza.- Acciones o eventos tendientes a incrementar el acervo de conocimientos del

personal, realizadas a través de programas elaborados o validados por instituciones oficiales de
enseñanza.
Formación Académica.- Todas aquellas acciones realizadas en coordinación con la Secretaría de

Educación Pública tendientes a certificar estudios de primaria, secundaria o bachillerato.
Programa específico de Capacitación.- Documento formal de carácter anual, de las acciones y/o
eventos de capacitación de cada una de las áreas.
28
P-006 ENTREGA DE SUMINISTROS Y MATERIALES AL PERSONAL DE EMAP
1. PROPÓSITO
Determinar la facturación y otros documentos oficiales para respaldar su transacción con

proveedores
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a Jefatura de contabilidad, presupuestos y tesorería, Responsable de

bienes y almacenes y Director administrativo financiero.
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-006 ENTREGA DE Hoja 1 de 2

SUMINISTROS Y MATERIALES
AL PERSONAL DE EMAP

Anexo
Unidad Solicitante 1 Realiza y envía una solicitud donde especifica el Solicitud
suministro y/o material que requiere
Bienes y Almacenes 2 Recibe la solicitud del pedido de suministro o Solicitud
material.
Bienes y Almacenes 3 Revisa la solicitud del pedido

Bienes y Almacenes 4 Instruye al auxiliar de bienes y almacenes verificar
la existencia del suministro o material en
almacenes
Almacenes 5 ¿Existe bien o suministro de uso solicitado?
SÍ: continúa con la actividad 6.
NO: elabora informe dirigido a la Unidad
Administrativo-Financiera para informar la no
existencia del bien y recomienda la compra.
Bienes y Almacenes 6 Prepara acta de entrega como constancia de Acta

asignación de bienes de uso, decir anota en un
kárdex el tipo de suministro o materia que se está
entregando o saliendo de almacenes, anotando el
código la marca y el número de unidades, además el
Encardado de Bienes y Almacenes firma al pie del
kárdex como
29
constancia del material y/o suministro que sale de
almacenes.
Bienes y Almacenes 7 Verificar la firma del solicitante de suministro o

material en el comprobante de asignación de
materiales.
Unidad Solicitante 8 Recibe el bien de uso, verifica y firma el Acta de Acta

entrega del bien dando conformidad a lo recibido.
30
P-006 ENTREGA DE SUMINISTROS Y MATERIALES AL PERSONAL DE EMAP
1 Realiza y envía una solicitud donde 2
especifica el suministro o material Unidad Solicitante Bienes y Almacenes Almacenes min
que requiere
2 Recibe la solicitud del pedido de INICIO
3 min
suministro o material 1
3 Revisa, la solicitud del pedido Realiza y envía

3
min
4 Instruye al auxiliar de bienes y Solicitud
5
almacenes verificar la existencia 2 min
del suministro o material en Recibe
almacenes Solicitud
5 Existe bien o suministro de uso 3 min

solicitado?
SÍ: continúa con la actividad 6. 3
NO: elabora informe dirigido a la Revisa
Unidad Administrativo-Financiera
para informar la no existencia del bien
4
5
4
y recomienda la compra. Continúa Instruye verificar
Verifica
Uinforme a
DAF
existencias
con actividad 7.
6 Prepara acta de entrega como 6

2
constancia de asignación de bienes de Acta de entrega NO
min
SÍ
uso. Acta Existe
8
7 Verificar la firma del Verrifica y firma 1
solicitante de suministro o Acta de entrega
7
min
material en el comprobante Verifica
de asignación de materiales
8 Recibe el bien de uso, TERMINA 2
verifica y firma el Acta de min
entrega del bien, dando
conformidad a lo recibido
31
Cheque.- Documento del que se sirve una persona para que otra cobre en un banco una
determinada cantidad de dinero que tiene depositado en él.
Concepto.- Cosa a asunto al que se refiere una partida en una cuenta a una lista de costos y
gastos.
Control.- Medida que se tome o se establece pare que alga se haga o suceda de acuerdo con un
plan o con una regularidad prevista.
Exento.- Que esta fuera de algún defecto o de algo negativo; que no está sometido a alguna
carga u obligación.
Finanzas.- Conjunto de las actividades relacionadas con el gasto, el ahorro y el manejo de

dinero público o privado.
Ingresos.- Cantidad recibida de dinero por alguien.
32
P-007 GESTIÓN DE LOGÍSTICA
1. PROPÓSITO
Gestionar los insumos requeridos
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a Responsable de Bienes y Almacenes y Cotizador y Cobrador.
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-007 GESTIÓN DE LOGÍSTICA Hoja 1 de 2

anexo
Responsable de Bienes y 1 Determinar y revisar el listado básico de insumos, Listado básico
Almacenes mercadería, bienes y servicios
Responsable de Bienes y 2 Determinar la política de adquisición de Política de
Almacenes insumos, mercadería, bienes y servicios adquisición de
insumos
Responsable de Bienes y 3 Realizar el listado de insumos, mercadería, bienes Listado de
Almacenes y servicios para cotizar insumos
Responsable de Bienes y 4 Determinar el punto de reposición
Almacenes
Responsable de Bienes y 5 Calcular y proponer la cantidad por pedir
Almacenes
Responsable de Bienes y 6 Establecer la disponibilidad presupuestal Disponibilidad
Almacenes presupuestal
Cotizador y Cobrador 7 Solicitar y evaluar cotizaciones y realizar la Planilla resumen de
planilla resumen y priorizar la adquisición cotizaciones
Cotizador y Cobrador 8 Realizar el acta de compra Acta de compra
Responsable de 9 Revisar semanalmente los insumos e informar si

Bienes y Almacenes están por debajo del nivel y realizar informe de las
existencias
Cotizador y Cobrador 10 Elaborar la orden de compra y hacer el acta de ·Orden de

recepción. compra
·Acta de
33
recepción
Cotizador y Cobrador 11 Confirmar con el proveedor la disponibilidad,
fecha de entrega y transporte
Responsable de 12 Aprobar la orden de compra Orden de
Bienes y Almacenes compra
aprobada
Cotizador y Cobrador 13 Enviar la orden de compra a los proveedores y
archivar copias
Cotizador y Cobrador 14 Verificar la correspondencia de factura y orden de ·Orden de
compra compra
·Factura
Responsable de 15 Realizar el acta de recepción Aceptar los Acta de
Bienes y almacenes insumos, mercadería, bienes y servicios, de lo recepción de
contrario informar al proveedor insumos
Responsable de 16 Actualizar el kardex, calcular el nuevo saldo y Kardex actualizado
Bienes y almacenes registrar fechas de vencimiento
Responsable de 17 Organizar insumos, mercadería, bienes y
Bienes y almacenes servicios
para rotación y recibir orden de compra y factura
Responsable de 18 Realizar acta de entrega de los insumos o Acta de entrega de
Bienes y almacenes elementos los insumos o
elementos
TERMINO DEL PROCEDIMIENTO
34
P-007 GESTIÓN DE LOGÍSTICA
No. Descripción de
Responsable de Bienes y Almacenes Cotizador y Cobrador
actividades:
1 Determinar y revisar el listado 2 min
INICIO
básico de insumos, mercadería,
bienes y servicios Determinar y
revisar el listado
2 Determinar la política de básico de insumos 1
2 min
Listado
adquisición de insumos,
Determinar la 2
mercadería, bienes y servicios política
de
3 Realizar el listado de insumos, adquisición de

insumos
Política
5 min
mercadería, bienes y servicios
para cotizar Reali zar el l istado
de insumos,
mercadería, bienes y
3
4 Determinar el punto de servicios para cotizar

Listado
2 min
reposición
5 Calcular y proponer la cantidad 4 2 min
Determinar el punto
por pedir de reposición
6 Establecer la disponibilidad 2 min

presupuestal
5
7 Calcular y proponer la
cantidad a pedir
5 min
Establecer la 6
Solicitar y evaluar cotizaciones

disponibilidad
presupuestal
y realizar la planilla resumen y

Presupuesto
7
priorizar la adquisición Solicitar y evaluar
cotizaciones y priorizar
la adquisición
Cotizaciones
35
3 min
Responsable de Bienes y Almacenes
Cotizador y cobrador
1/2
8 Realizar el acta de compra Realizar el acta de

compra
Acta
9 2 min
9
Revisar y Realizar
informe de las
existencias
Revisar semanalmente los Informe
insumos e informar si están por

debajo del nivel y realizar
informe de las existencias
orden de compra y 10
hacer el acta de
recepción.
10 Elaborar la orden de compra y orden y acta. 3 min

hacer el acta de recepción.
11 5 min
Confirmar con el proveedor la 11
Confirmar
disponibilidad, fecha de entrega

y transporte
36
2 min
Responsable de Bienes y Almacenes
Cotizador y Cobrador
1/3
13
12 Enviar la orden de
compra a los
proveedores
Aprobar la orden de
12 compra
Aprobar la orden de compra Orden
13 Enviar la orden de compra a los Verificar

14
2 min
proveedores y archivar copias Orden
Factura
14 Verificar la correspondencia de 2 min
15
factura y orden de compra Realizar el acta de
recepción
15 Realizar el acta de recepción Acta 5 min

Aceptar los insumos, 16
mercadería, bienes y servicios,
Actualizar el kardex
de lo contrario informar al
proveedor
Kardex
16 Actualizar el kardex, calcular el 17 6 min

nuevo saldo y registrar fechas de Organizar insumos,
mercadería, bienes y
vencimiento servicios
17 Organizar insumos, 5 min

mercadería, bienes y servicios
para rotación y recibir orden de 18
compra y factura Realizar acta de

entrega
18 Acta 3 min
Realizar acta de entrega de los
insumos o elementos
TERMINO DEL
TERMINO
PROCEDIMIENTO
37
P-008 AUDITORÍA INTERNA DE CONFIABILIDAD DE ESTADOS FINANCIEROS Y
REGISTROS CONTABLES
1. PROPÓSITO

2. ALCANCE

MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-008 AUDITORÍA INTERNA DE Hoja 1 de 1

CONFIABILIDAD DE ESTADOS
FINANCIEROS Y REGISTROS
CONTABLES

Anexo
Auditoría interna 1 Inicio de Inscripción en el POA de la contraloría POA
Auditoría interna 2 Planificación de auditoría y realización del M.P.A. Memorándum
(Memorándum de planificación de auditoría).
Auditoría interna 3 Ejecución de la auditoría (relevamiento de la información y Papeles de
realización de los papeles de trabajo). trabajo
Gerencia General de 4 Entrega y lectura del informe preliminar de Informe
EMAP auditoría interna.
Gerencia General de 5 Decisión de aceptación o rechazo del informe preliminar.

EMAP Si: se hace el acta de validación del informe
No: se realiza las recomendaciones.
Auditoría interna 6 Entrega el informe final de auditoría a la MAE., Informe

contraloría, G.A.M.P.
Contraloría Gral. de la 7 Evalúa el informe final

nación
Contraloría Gral. de la 8 Decisión de aceptación del informe previa revisión.
nación
Contraloría Gral. 9 Finaliza con la realización del informe de
38
requerimiento y recomendaciones del informe de auditoría
interna
39
P-008 AUDITORÍA INTERNA DE CONFIABILIDAD DE ESTADOS FINANCIEROS Y REGISTROS CONTABLES
Descripción de actividades:
Contraloría Gral. de la G.A.M.P.
1 . Inicio de Inscripción en el POA de la Auditoría interna Gerencia General
nación 2 min
contraloría INICIO
2 Planificación de auditoría y realización del 2 min

2
1 3
M.PA (Memorándum de planificación de Inscripción
auditoría). POAS
Verifica
3 Ejecución de la auditoria (relevamiento de 2 min

la i información y realización de los 2
papeles de trabajo). Planificación
4 Entrega y lectura del informe preliminar de 3 min

Memorandum
auditoría interna. 4
Revisa y verifica
5 Decisión de aceptación o rechazo del informe 5min

3
Informe
preliminar. Ejecución auditoria
Si: se hace el acta de validación del informe 5 Recomen

daciones 7
7
No: se realiza las recomendaciones. Procede

Evalua Evalua
NO
6 Entrega el informe final de auditoría a la 2 min

Informe Informe
M.A.E., contraloría, GAM.P. Acta de

validación SÍ
8
Entrega
6
7 Evalúa el informe final Informe
Revisa y aprueba
8 Decisión de aceptación del informe previa Informe
revisión. 9
9 con la realización del informe de Realiza informe
requerimiento y recomendaciones del Informe
informe de auditoría interna

TERMINA PROCEDIMIENTO TERMINO
40
P-009 MANTENIMIENTO
1. PROPÓSITO
Mantener los equipos en condiciones óptimas
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a Técnico de mantenimiento y Director de área técnica.
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-009 MANTENIMIENTO Hoja 1 de 2

anexo
Técnico Mantenimiento 1 Comunicar la necesidad, a través de la Solicitud de
solicitud de servicio de mantenimiento Servicio de
mantenimiento
Técnico Mantenimiento 2 Recibir la solicitud de servicio de mantenimiento y
determinar cuáles son los equipos y el tipo de
mantenimiento que requieren
Dirección de área 3 Clasificar los equipos por orden de prioridad para
técnica mantenimiento e informar los horarios de
funcionamiento, estudiando la posibilidad de que
quede fuera de servicio, sin afectar el
funcionamiento del área de la Entidad Municipal de
Aseo Potosí “EMAP”
Técnico de 4 Determinar el mejor período para el
mantenimiento mantenimiento
Dirección de área 5 Pedir al proveedor la hoja de vida del equipo y · Hoja de vida del
técnica diligenciar las fichas de inspección de instalaciones equipo
designados para el mantenimiento · Ficha de
Inspección
Dirección de área 6 Realizar la solicitud de pedido de material
técnica necesario para el mantenimiento
Técnico de 7 Efectuar el mantenimiento del equipo e instalación Solicitud de
mantenimiento Pedido de
material
Técnico de 8 Diligenciar y entregar el equipo funcionando al Mantenimiento de
mantenimiento responsable del área el con el formato de equipos
mantenimiento
41
P-009 MANTENIMIENTO

1 Comunicar la necesidad, a través de Técnico de mantenimiento
Dirección de área técnica 2 min
la solicitud de servicio de mantenimiento INICIO
3
2 Recibir la solicitud de servicio de 1 Clasificar los
2 min
mantenimiento y determinar cuáles son
equipos por
orden de
Comunicar la prioridad
los equipos y el tipo de mantenimiento necesidad
que requieren
Solicitud
3 Clasificar los equipos por orden de 5 min

prioridad para mantenimiento e informar 2
los horarios de funcionamiento, Recibir la solicitud
estudiando la posibilidad de que quede

fuera de servicio, sin afectar el 4
5
funcionamiento del área de la Entidad Determinar el mejor

Pedir al proveedor la
hoja de vida del
Municipal de Aseo Potosí “EMAP”

período
equipo
Hoja de vida
Ficha de inspección
4 Determinar el mejor período para el 2 min

mantenimiento 6
5 Pedir al proveedor la hoja de vida del Realizar la solicitud 2 min

de pedido de material
equipo y diligenciar las fichas de Solicitud
inspección de instalaciones designados 7
para el mantenimiento mantenimiento del

equipo e instalación
6 Realizar la solicitud de pedido de 3 min

material necesario para el mantenimiento Diligenciar y
Entregar el equipo
8
7 Efectuar el mantenimiento del equipo e funcionando
El con formato de
mantenimiento
Según
instalación Mantenimiento
trabajo
8 Diligenciar y entregar el equipo 5 min
funcionando al responsable del área el
con el formato de mantenimiento
TERMINO
42
P-010 ARCHIVOS
1. PROPÓSITO
Contar con información actualizada y veraz
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a Responsable de Archivo y Dirección Administrativa y

Financiera.
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-010 ARCHIVOS Hoja 1 de 1

anexo
Responsable de archivo 1 Disponer de un archivo único de
documentación Entidad Municipal de Aseo Potosí
“EMAP”.
Área restringida, con acceso limitado al personal
autorizado
Responsable de archivo 2 Organizar el archivo por: Gestión Central Histórico
Responsable de archivo 3 Localizar la documentación en el archivo,
cuando sea solicitada
Responsable de archivo 4 Entregar las documentación al personal o área Relación diaria de
requirente, documentación
Dirección Administrativa 5 Registrar todas las actividades que se realicen y
y Financiera retornar los registros al finalizar cada jornada
laboral
Responsable de archivo 6 Verificar en la rotación diaria de documentación, el Rotación diaria
nombre y documento de identidad de los registros
entregados
43
P-010 ARCHIVOS

1 Disponer de un archivo único de Responsable de archivo
Dirección Administrativa y Financiera 2 min
documentación Entidad Municipal de Aseo INICIO
Potosí “EMAP”. 1
5
Área restringida, con acceso limitado al Registrar todas las

actividades
personal autorizado
Disponer de un archivo
único Historias clínicas
2 Organizar el archivo por: Gestión Central 2

Histórico min
3 Localizar la documentación en el archivo, Organizar el archivo
2 2 min
cuando sea solicitada
4 Entregar las documentación al personal o 2 min
área requirente
3
Localizar la
documentación en el
archivo
5 Registrar todas las actividades que se 2 min
realicen y retornar los registros al finalizar
cada jornada laboral
Entregar documentación
4
Relación diaria
6 Verificar en la rotación diaria de 2 min

documentación, el nombre y documento de
identidad de los registros entregados Verif ic ar e n la 6
r o t a c i ó n diaria
Rotación
TERMINO
44
P-011 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
1. PROPÓSITO
Contar con un procedimiento estandarizado que permita mejorar la gestión de materiales, logrando
que estén disponibles en tiempo y forma pare un servicio a la población oportuno y seguro.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica al personal de Dirección de área técnica.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMAP
P-011 GESTIÓN DE RECURSOS Hoja 1 de 1
FÍSICOS

anexo
Dirección de área 1 Identifica necesidades de recursos Listado de necesidades
técnica materiales, a través de supervisión directa o Solicitud de recursos
reporte de personal operativo
Elabora listado de necesidades y solicitudes
para cubrirlas.
Dirección de área 2 De acuerdo con el listado de necesidades se Listado de necesidades
técnica definen las áreas involucradas en la
resolución de la necesidad.
Dirección de área 3 Revisa la documentación, analiza y autoriza Solicitudes de recursos
técnica las solicitudes.
Dirección de área 4 Elabora solicitud expresa a las áreas Solicitud de necesidades
técnica identificadas, señalando la temporalidad para
subsanar la necesidad identificada.
Dirección de área 5 Presenta solicitud de necesidades de recursos Solicitud de necesidades
técnica a las diferentes áreas en cuestión.
Dirección de área 6 Existe el recurso. Procede:
técnica NO: Regresa a actividad 5
SI: Proporciona el recurso
Dirección de área 7 Recibe recursos. corrobora cantidad, Lista de cotejo
técnica caducidad• calidad y/o funcionalidad memorándum de
validación técnica
Dirección de área 8 Distribuye los recursos a las áreas
técnica correspondientes
45
P-011 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
No. Descripción de
Dirección de área técnica
actividades:
1 Identifica necesidades de 5 min
recursos materiales, a través INICIO
de supervisión directa o
1
reporte de personal Identifica
necesidades de recursos
operativo Elabora listado de Elabora listado de

necesidades
Listado y solicitud
necesidades y solicitudes
para cubrirlas. 2
2 De acuerdo con el listado de definen las áreas
involucradas
2 min
necesidades se definen las Listado
áreas involucradas en la
resolución de la necesidad. 3
3 Revisa la documentación, Revisa la

documentación, analiza 2 min
y autoriza las
analiza y autoriza las solicitudes
Solicitudes
solicitudes.
4 Elabora solicitud expresa a 4 3 min
las áreas identificadas, Elabora solicitud
señalando la temporalidad Solicitud
para subsanar la necesidad

5
identificada. Presenta solicitud de
5 Presenta solicitud de necesidades

2 min
Solicitud
necesidades de recursos a
las diferentes áreas en 7
6
cuestión. si
Existe el recurso
no
6 Existe el recurso. Procede: 2 min

NO: Regresa a actividad 5 8
9
SI: Proporciona el recurso Lista

Recibe recursos de
7 Recibe recursos. corrobora 3 min

cotejo/memorándum
de
validación técnica Distribuye los recursos TERMINO
cantidad, caducidad• calidad

y/o funcionalidad
8 Distribuye los recursos a las 5 min
áreas correspondientes
46
Gestión: Proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar rendimientos de
los factores que en el intervienen. Diligencia que conduce al logro de un negocio o satisfacción
de un deseo.
Insumos: Son los bienes y servicios que incorporan al proceso productivo.
Recursos Materiales: Insumos técnicos y administrativos necesarios para el desarrollo de las

actividades generales y sustantivas de la Entidad.
47
P-012 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1. PROPÓSITO
Contar con los Procedimientos Administrativos que sirvan para la selección y contratación del
personal aspirante a nuevo ingreso a la Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”, con el fin de
coadyuvar a que los trámites se agilicen por las partes que intervienen en el proceso.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a la Gerencia General, Dirección Administrativa y Financiera y

Jefatura de Recursos Humanos.
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-012 Gestión de Recursos Hoja 1 de 2

Humanos

anexo
Dirección 1 Notifica, mediante oficio a la Gerencia General que Oficio.
Administrativa y tiene una plaza vacante, especificando el motivo de
Financiera la baja.
Dirección 2 Envía propuesta de candidato idóneo para ocupar la Propuesta/Currícul

Administrativa y plaza vacante, con Currículo Vitae a la Gerencia o Vitae
Financiera General.
Jefatura de Recursos 3 Recibe Currículo Vitae para evaluar si es candidato Oficio/Currículo

Humanos idóneo para ocupar plaza vacante. Vitae
Envía con oficio el currículo y la solicitud de
evaluación.
Dirección 4 Reciben Currículo Vitae, lo evalúan y envían con Oficio.

Administrativa y oficio determinación de aceptación de candidato a
Financiera la Gerencia General.
PROCEDE:
No: Explica razones de negativa y termina el
procedimiento.
Si: Continúa el procedimiento.
Jefatura de Recursos 5 Recibe la evaluación positiva y realiza Entrevista al
48
Humanos candidato
Jefatura de Recursos 6 Selecciona al candidato idóneo en base a Oficio.
Humanos Entrevista, currículum Vitae y resultado de
evaluación de Dirección de Área.
PROCEDE:
No: Rechaza al candidato y termina el
procedimiento.
Si: Notifica con oficio a la Gerencia General la
selección del candidato por ocupar la plaza
vacante.
Jefatura de Recursos 7 Solicita con oficio la realización de trámites de Oficio

Humanos contratación correspondientes a la Dirección
Administrativa y Financiera.
Jefatura de Recursos 8 Realiza trámites de contratación y envía oficio a la Oficio

Humanos Gerencia General la fecha de presentación del
candidato seleccionado.
Gerente General 9 Recibe y da visto bueno para la contratación
49
P-012 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1 Notifica, mediante oficio a la Gerencia Dirección Administrativa y Financiera
Jefatura de Recursos Humanos Gerente General 2 min
General que tiene una plaza vacante,
INICIO
especificando el motivo de la baja. 3
2 Envía propuesta de candidato idóneo para Recibe curriculum 9

2 min
ocupar la plaza vacante 1 Oficoi/curriculum
Recibe y da visto bueno
3 Recibe Currículo Vitae para evaluar si es Notifica, una plaza

para la contratación
2 min
candidato idóneo vacante
4 Reciben Currículo Vitae, lo evalúan y envían. 3 min

Oficio
TERMINO
No: Explica razones de negativa y termina el 2 5
procedimiento. Recibe la evaluación
Si: Continúa el procedimiento. Envía propuesta de
candidato
positiva y realiza
entrevista al candidato
5 Recibe la evaluación positiva y realiza Propuesta/ Currículo 30 min

Entrevista al candidato
6 Selecciona al candidato idóneo en base a Reciben curriculum
4
6 5 min
Selecciona al
Entrevista, currículum Vitae y resultado de vitae, lo evalúan y candidato idóneo
evaluación de Dirección de Área. envían

Oficio
PROCEDE:
No: Rechaza al candidato y termina el
NO
procedimiento. Procede NO Procede
Si: Notifica con oficio a la Gerencia General TERMINO SÍ TERMINO
la selección del candidato por ocupar la plaza Notifica c la selección

vacante. SÍ del candidato
7 Solicita con oficio la realización de trámites 2 min

de contratación correspondientes a la Solicita con oficio la
Dirección General y Finanzas. realización de

trámites de
7
8 Realiza trámites de contratación y envía contratación

Oficio 3 min
oficio a la Gerencia General.
9 Recibe y da visto bueno para la contratación Realiza trámites de 8
2 min
TERMINO DEL PROCEDIMIENTO contratación
Oficio
50
Autorizar.- Dar a uno autoridad o facultad para hacer una cosa. Permitir
Candidato.- Persona que aspira a un cargo, título, premio, etc. o que es propuesta para recibirlo.
Contratación.- Acción y efecto de contratar. Emplear a alguien para un trabajo.
Personal.- Persona autorizada legalmente y con título profesional y cédula que desempeñan labores
relacionadas con un cargo en beneficio de la Entidad y la población.
Plaza Vacante.- Se dice del cargo, empleo o dignidad que está sin cubrir.
Propuesta.- Presentación de un aspirante a un cargo, empleo o galardón.
Recursos humanos.- Se refiere al inventario de personal operativo, clasificado como profesional,

técnico, auxiliares, administrativos y otros.
51
P-013 GESTIÓN JURÍDICO LEGAL
1. PROPÓSITO
Proteger todos y cada uno de los intereses de esta Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”, así
como exigir el incumplimiento de alguno de los prestadores de servicio o personas en las que se
deriven alguna demanda de acuerdo con la aplicación de las Leyes Civiles y Administrativas.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a Gerencia General y Asesor Legal.
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-013 GESTIÓN JURÍDICO Hoja 1 de 2

LEGAL

anexo
Gerencia General 1 Recibe de los Juzgados demanda, civil, mercantil Demanda
y/o administrativa y envía al Departamento de
Asesor Legal para tramitación.
Asesor Legal 2 Recibe de Gerencia General demanda civil, Demanda
mercantil y/o administrativa
Asesor Legal 3 Elabora Expediente y oficio solicitándole a la Expediente
Unidad Administrativa correspondiente la
documentación necesaria para contar con los
elementos indispensables que permitan plantear
una defensa de los intereses patrimoniales de la
Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”, ante
las diversas instancias jurisdiccionales y remite
oficio a Gerencia General para su visto bueno y
firma
Gerencia General 4 Recibe oficio en donde solicita a la Unidad Oficio
Administrativa correspondiente la documentación
52
necesaria para contar con los elementos
indispensables que permitan plantear una defensa
de los intereses patrimoniales de la Entidad
Municipal de Aseo Potosí “EMAP”, ante las
diversas instancias jurisdiccionales y revisa
Gerencia General 5 ¿Se cuenta con la documentación requerida a
efecto de tener una defensa favorable para los
intereses Patrimoniales?
No: Solicita documentación y regresa a la
actividad 2.
Gerencia General 6 Si: Firma oficio y lo turna a Asesor Legal para su Oficio
tramitación
Asesor Legal 7 Recibe oficio y lo canaliza para su tramitación Oficio
Asesor Legal 8 Realiza oficio de contestación de demanda en Oficio
tiempo y forma, y por opuestas las excepciones y
defensas que se hicieron valer
Asesor Legal 9 Recibe la contestación de demanda y envía oficio Demanda
de la contestación de demanda a los Juzgados que
lo solicitaron.
Asesor Legal 10 Elabora expediente, para que posteriormente Expediente
llegue la resolución y se dé por concluido el caso
53
P-013 GESTIÓN JURÍDICO LEGAL
1 Recibe de los Juzgados demanda, civil, mercantil Gerencia General
Asesor Legal 2 min
y/o administrativa y envía al Departamento de
Asesor Legal para tramitación. INICIO
2 Recibe de Gerencia General demanda civil, 2 min

2
mercantil y/o administrativa Recibe de los
Juzgados demanda,
3 Elabora Expediente y oficio solicitándole a la civil, mercantil y/o
a dm in ist rat iva
1
5 min
Unidad Administrativa Demanda
Recibe
4 Recibe oficio en donde solicita a la Unidad Demanda

3 min
Administrativa correspondiente la documentación
necesaria 3
5 ¿Se cuenta con la documentación requerida a Elabora

Expedi
3 min
efecto de tener una defensa favorable para los ente y oficio
intereses Patrimoniales? Expediente
No: Solicita documentación y regresa a la

actividad 2. 4
7
Recibe oficio
6 Si: Firma oficio y lo turna a Asesor Legal para su 1 min
tramitación Oficio Recibe oficio y lo
canaliza
7 Recibe oficio y lo canaliza para su tramitación Oficio 2 min

8 Realiza oficio de contestación de demanda en NO
5
8
3 min
Documentación
tiempo y forma, y por opuestas las excepciones y Realiza oficio de
defensas que se hicieron valer contestación
9 Recibe la contestación de demanda y envía oficio SI

Oficio
2 min
de la contestación de demanda a los Juzgados que 6 9
lo solicitaron. Firma oficio y lo
Recibe la
contestación de
demanda
10 Elabora expediente, para que posteriormente turna
Demanda 5 min
llegue la resolución y se dé por concluido el caso Oficio
10
Elabora expediente
Expediente
TERMINO
54
Excepciones: Oposición que el demandado formula frente a la demanda, para contradecir el

derecho demandante pretende hacer valer, con el objeto de que la sentencia que ponga fin al
proceso lo absuelva toral o parcialmente.
Jurisdiccionales: Encaminada a la aplicación de la norma general, al caso concreto. Es una

actividad pública destinada a mantener la eficacia de la legalidad establecida por el legislador.
P-014 GESTIÓN COMERCIAL
55
1. PROPÓSITO
Ejecutar labores de promoción, prevención y cuidado de la salud de la población en general.
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable al Responsable de Educación y Comunicación
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-014 GESTIÓN COMERCIAL Hoja 1 de 1

anexo
Responsable de 1 Motivar, informar y educar a la comunidad sobre
Educación y la prevención y tratamiento oportuno de los
Comunicación principales problemas de salud por inadecuado
manejo de residuos sólidos del área de influencia.
Responsable de 2
Promover la coordinación entre las instituciones
Educación y
que operan en su unidad de cobertura.
Comunicación
Responsable de 3
Programar actividades promocionales e
Educación y Actividad
informativas conforme a las normas establecidas.
Comunicación
Responsable de 4
Informe de trabajo
Educación y Coordinar el trabajo de campo con agentes
de campo
Comunicación comunitarios.
56
P-014 GESTIÓN COMERCIAL
No. Descripción de actividades: Responsable de Educación y Comunicación
1 Motivar, informar y educar 3 min
a la comunidad sobre la INICIO
prevención y tratamiento
oportuno de los principales Motivar, informar y
1
problemas de salud por educar a la comunidad
inadecuado manejo de
residuos sólidos del área
de influencia. Promover la
coordinación entre las
2
2 Promover la coordinación 3 min

instituciones
entre las instituciones que

operan en su unidad de
cobertura.
3 Programar actividades Programar actividades
promocionales e
3 min
promocionales e informativas
Actividad
informativas conforme a
las normas establecidas.
4 4
3 min
Coordinar el
trabajo de campo
Informe
Coordinar el trabajo de
campo con agentes
comunitarios.
TERMINO DEL TERMINO
PROCEDIMIENTO
57
 Residuo sólido: Cualquier objeto, material, sustancia o elemento sólido que se

abandona, bota o rechaza después de haber sido consumido o usado en actividades
domésticas, industriales, comerciales, entre otros.
 Residuo sólido domiciliario: Residuo que por su naturaleza, composición, cantidad y

volumen es generado en actividades realizadas en viviendas o en cualquier
establecimiento asimilable a éstas.
 Residuo sólido especial: Aquellos por su naturaleza, composición, tamaño, volumen y

peso, no pueden ser manejados, tratados o dispuestos normalmente, a juicio de la
entidad prestadora del servicio de aseo.
 Residuo sólido institucional: Residuo generado en establecimientos educativos,

gubernamentales, militares, carcelarios, religiosos, terminales aéreos, terrestres,
fluviales o marítimos y edificaciones destinadas a oficinas, entre otros.
 Residuos sólidos urbanos: Residuos generados en viviendas, parques, jardines, vía

pública, oficinas, mercados, comercios, demoliciones, construcciones, instalaciones,
establecimientos de servicios y, en general, todos aquellos generados en actividades
urbanas que no requieran técnicas especiales para su control.
 Tratamiento: Conjunto de operaciones, procesos o técnicas encaminadas a la

eliminación, la disminución de la concentración o el volumen de los residuos sólidos o
basuras, o su conversión en formas más estables.
58
P-015 PLANIFICACIÓN CORPORATIVA DE CONTRATOS
1. PROPÓSITO
Administración de contratos y convenios de la Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a la Gerencia General y el Dirección Administrativa Financiera.
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-015 Planificación corporativa de Hoja 1 de 2

contratos

anexo
Gerencia General 1 Establecer los contactos importantes y directos ante Carta de
entidades públicas para presentar proyectos o programas presentación
viables que den solución urgente a los diferentes
problemas del orden administrativo operativo que existen
en la Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”.
Dirección 2 Realizar el Plan de Acción por seguir por la Plan de acción
Administrativa Dirección, para lograr en forma objetiva las metas
Financiera propuestas.
Dirección 3 Realizar los trámites pertinentes para la legalización de Convenios
Administrativa convenios suscritos por la Entidad Municipal de Aseo suscritos
Financiera Potosí “EMAP”.
Dirección 4 Regular los trámites mediante los cuales la Dirección
Administrativa suscribe actos administrativos.
Financiera
Gerencia General 5 Discutir, analizar y tomar decisiones que afecten a la
Gerencia General 6 Responder como el ordenador del gasto por todos los
procesos jurídicos allegados a la Entidad Municipal de
Aseo Potosí “EMAP”.
Dirección 7 Realizar los trámites pertinentes para la legalización de Contratos
Administrativa los contratos por cualquier concepto, aplicando los legalizados
Financiera principios de economía, transparencia, honestidad y
eficiencia.
Gerencia General 8 Aplicar como ordenador del gasto y de acuerdo con la ley
las disposiciones vigentes, en el control y buena ejecución
del presupuesto.
59
P-015 PLANIFICACIÓN CORPORATIVA DE CONTRATOS
1 Establecer los contactos Gerencia General
Dirección Administrativa y Financiera 5 min
importantes y directos ante entidades
públicas para presentar proyectos o INICIO 2
programas viables que den solución urgente 1 Realizar el Plan de
a los diferentes problemas del orden Acción
administrativo, científico y operativo que Establecer los contactos

Plan
existen en la Entidad Municipal de Aseo importantes
Potosí “EMAP”. Carta
3
2 Realizar el Plan de Acción a 5 min
seguir por la Dirección, para lograr en forma Realizar los trámites
objetiva las metas propuestas. Convenio
3 Realizar los trámites pertinentes para la 2 min

legalización de convenios suscritos por la
4
4 Regular los trámites mediante los cuales la 5
Regular los trámites 2 min
Dirección suscribe actos administrativos. Discutir, analizar y tomar
decisiones
5 Discutir, analizar y tomar decisiones 3 min
que afecten a la Entidad Municipal de
7
Aseo Potosí “EMAP”. Realizar los trámites
pertinentes
6 Responder como el ordenador del gasto por Contratoso 2 min

todos los procesos jurídicos allegados a la
Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”. 6
7 Realizar los trámites pertinentes para la Responder como el
ordenador del gasto
3 min
legalización de los contratos por cualquier
concepto, aplicando los principios de
economía, transparencia, honestidad y Aplicar como ordenador
8
eficiencia. del gasto
8 Aplicar como ordenador del gasto y de 5 min

acuerdo con la ley las disposiciones
vigentes, en el control y buena
TERMINO
ejecución del presupuesto que van de la

mano con los entes financieros
.
60
61
P-016 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
1. PROPÓSITO
Actualizar las estadísticas de la Entidad Municipal de Aseo Potosí “EMAP”
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable a Responsable de archivo.
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-016 GESTIÓN DE LA Hoja 1 de 1

INFORMACIÓN

anexo
Responsable de archivo 1 Generar un sistema de registro de la documentación Sistema
Responsable de archivo 2 Establecer una codificación adecuada a las Codificación
características de la documentación recibida
Responsable de archivo 3 Emitir la documentación de archivos a los
solicitantes con establecimiento de registro y
plazos de devolución
Responsable de archivo 4 Precautelar el buen estado y la seguridad de los Informe
documentos de la unidad
62
P-016 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Responsable de archivo
5 min
INICIO
Generar un sistema de registro de la 1
documentación
1 Generar sistema
Sistema 3 min
2
Establecer una codificación adecuada a Establecer codificación
las características de la documentación

2 recibida
Codificación
3
3 min
Em i ti r
do c um e n t ac ió n
Emitir la documentación de archivos a Documento

3
los solicitantes con establecimiento de 4
registro y plazos de devolución

Precautelar 2 min
Informe
Precautelar el buen estado y la seguridad

de los documentos de la unidad
4
TERMINO
63
P-017 PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE BARRIDO
1. PROPÓSITO
Establecer los fundamentos adecuados para la recolección de residuos sólidos arrojados en la vía
pública.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a Director de área técnica, Supervisor y barredora
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-017 PROCEDIMIENTO PARA Hoja 1 de 2

EL SERVICIO DE BARRIDO

anexo
DIRECTOR DE 1 Elaborar rutas de recolección y barrido Ruta
ÁREA TÉCNICA
DIRECTOR DE 2 Implementación de los procesos técnicos de
ÁREA TÉCNICA barrido
DIRECTOR DE 3 Diseñar estrategias para mejorar el sistema de
ÁREA TÉCNICA barrido
SUPERVISOR 4 Coordinar con el personal de recojo y barrido de
residuos
SUPERVISOR 5 Realizar el recorrido permanente por las rutas de
barrido
BARREDORA 6 Prestar un servicio competente eficaz y eficiente, en
el barrido, acopio y recojo de los desechos sólidos de
las vías públicas, plaza, plazuela y parques.
BARREDORA 7 Realizar el barrido de las vías públicas

BARREDORA 8 Recolección de residuos generados
64
P-017 PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE BARRIDO
1 Elaborar rutas de recolección y barrido DIRECTOR DE AREA
SUPERVISOR BARREDORA
5 min
TECNICA
2 Implementación de los procesos técnicos de 5 min
INICIO
3
barrido Coordina
3 Diseñar estrategias para mejorar el sistema 6 10 min
1
de barrido Presta servicio
4 Coordinar con el personal de recojo y barrido Elabora rutas 5 min

de residuos ruta
7
5 Realizar el recorrido permanente por las rutas Turnos
2 5
de barrido Realiza recorrido

Realiza barrido
Implementa procesos
6 Prestar un servicio competente eficaz y Turnos
eficiente, en el barrido, acopio y recojo de los
desechos sólidos de las vías públicas, plaza,
4
plazuela y parques.
Diseña estrategias
7 Realizar el barrido de las vías públicas Recolección

Turnos
8 Recolección de residuos generados 20 min
TERMINO
65
 Ruta: Descripción detallada a nivel de las calles y manzanas del trayecto de un vehículo o
cuadrilla, para la prestación del servicio de recolección o del barrido manual o mecánico.
 Recolección: Acción y efecto de retirar y recoger las basuras y residuos sólidos de uno o
varios generadores, efectuada por su generador o por la entidad prestadora del servicio
público.
 Residuo sólido: Cualquier objeto, material, sustancia o elemento sólido que se abandona,
bota o rechaza después de haber sido consumido o usado en actividades domésticas,
industriales, comerciales, entre otros.

volumen es generado en actividades realizadas en viviendas o en cualquier establecimiento
asimilable a éstas.
 Residuo sólido especial: Aquellos por su naturaleza, composición, tamaño, volumen y peso,
no pueden ser manejados, tratados o dispuestos normalmente, a juicio de la entidad
prestadora del servicio de aseo.

gubernamentales, militares, carcelarios, religiosos, terminales aéreos, terrestres, fluviales o
marítimos y edificaciones destinadas a oficinas, entre otros.
 Residuos sólidos urbanos: Residuos generados en viviendas, parques, jardines, vía pública,
oficinas, mercados, comercios, demoliciones, construcciones, instalaciones, establecimientos
de servicios y, en general, todos aquellos generados en actividades urbanas que no requieran
técnicas especiales para su control.
66
P-018 PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE RECOLECCIÓN
1. PROPÓSITO
El propósito del siguiente procedimiento es establecer los lineamientos necesarios para la

recolección de los residuos
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a Director de área técnica, Supervisor, Chofer, Peóneta,

Responsable zoonosis y perrera municipal y Responsable de servicios especiales
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS
P-018 Procedimiento para el Hoja 1 de 2

servicio de recolección

anexo
DIRECTOR DE 1 Conducir la metodología de trabajo de los sistemas
ÁREA TÉCNICA de recolección de residuos sólidos
DIRECTOR DE 2 En base al catastro de usuarios y en coordinación Ruta
ÁREA TÉCNICA con planificación elaborar rutas de recolección,
conjuntamente con las unidades respectivas para
poner a consideración de la Gerencia
DIRECTOR DE ÁREA 3 Implementar formularios de seguimiento para el Formulario
TÉCNICA control de personal y necesidades en la
implementación de los procesos técnicos de
recolección de desechos sólidos.
DIRECTOR DE ÁREA 4 Diseñar estrategias para mejorar el sistema de

TÉCNICA recolección de residuos sólidos.
DIRECTOR DE ÁREA 5 Coordinar actividades con generadores de

TÉCNICA desechos infecciosos y peligrosos a fin de iniciar
los procesos de separación y recolección
diferenciada
DIRECTOR DE ÁREA 6 Formular requerimientos para material necesario
TÉCNICA para el cumplimiento de las labores de aseo,
recolección y disposición final
RESPONSABLE 7 Realizar la recolección de desechos infecciosos
ZOONOSIS Y
67
PERRERA
MUNICIPAL
SUPERVISOR 8 Brindar el apoyo y asistencia al personal de
recolección en aspectos referentes al tipo de
desechos que deben recolectar
CHOFER 9 Conducir bajo responsabilidad el vehículo
asignado para la recolección de desechos sólidos
al relleno sanitario
CHOFER 10 Desarrollar las labores de recolección brindando
un trato cortes a la población
PEONETA 11 Prestar el servicio de recolección. aseo en las rutas
asignadas dentro del Municipio, de acuerdo a la
programación concertada con el Jefe inmediato
PEONETA 12 Anunciar al chofer cuando la capacidad de
recolección haya completado a fin de evitar
sobrecargas.
RESPONSABLE DE 13 Servicio de Recolección de Residuos Sólidos
SERVICIOS Generados en Establecimientos de Salud, prestando
ESPECIALES un servicio de recolección de los residuos
infecciosos con eficiencia oportunidad y calidad a
14 establecimientos públicos y privados.
Realizar el correspondiente monitoreo a los
generadores de residuos sólidos peligrosos con el
15 fin de controlar el buen manejo.
Recolección de Residuos de pilas y baterías con el
16 propósito de disminuir la contaminación del relleno
sanitario, suelos y napas acuíferas.
Recolección de Llantas Este servicio se realiza
según la frecuencia solicitada a través de contratos
17 entre partes. Contrato
Servicios Especiales mediante sistema de contratos
presta un servicio de recolección de residuos sólidos
comunes a todas las actividades económicas sean
18 estas empresas, Instituciones, negocios etc.
Recolección de residuos sólidos de actividades
económicas.
68
P-018 PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE RECOLECCIÓN
No. Descripción de actividades: DIRECTOR DE AREA

RESPONSABLE
ZOONOSIS Y SUPERVISOR CHOFER PEONETA
Conducir la metodología de trabajo de los TECNICA

PERRERA MUNICIPAL
10 min
1
sistemas de recolección de residuos sólidos INICIO 7
En base al catastro de usuarios y en Realizar la

recolección de
9
11
10 min
2 coordinación con planificación elaborar rutas 1
desechos infecciosos
de recolección
Conducir bajo
Prestar el servicio de
responsabilidad el
recolección
vehículo
Implementar formularios de seguimiento para Metodología de trabajo

5 min
3 Trans
el control de personal porte
Diseñar estrategias para mejorar el sistema de 8 10

Gestión
4 2 12
recolección de residuos sólidos. Elaborar rutas de

recolección Brindar el apoyo y Desarrollar las labores
Anunciar al chofer
capacidad de
de recolección
Coordinar actividades con generadores de 5 min
asistencia al personal recolección
de recolección
5 Ruta
desechos infecciosos y peligrosos

Formular requerimientos para material 3
10 min
6 necesario para el cumplimiento de las labores
Implenentar Trans
formularios porte
de aseo, recolección y disposición final Formulario
Realizar la recolección de desechos Turnos

7
infecciosos Diseñar estrategias
4
Brindar el apoyo y asistencia al personal de 10 min

8
recolección 5
Conducir bajo responsabilidad el vehículo Turnos

9 Coordinar actividades
asignado con generadores de

desechos infecciosos
Desarrollar las labores de recolección Recorrido

10
brindando un trato cortes a la población 6
Prestar el servicio de recolección. aseo en las Formular

Recorrido
11
requerimientos para
material necesario
rutas asignadas dentro del Municipio

Anunciar al chofer cuando la capacidad de 5 min
12 recolección haya completado
69
No. Descripción de actividades: DIRECTOR DE AREA
RESPONSABLE DE
PEONETA
SERVICIOS CHOFER
13 Servicio de Recolección de Residuos Sólidos TECNICA
ESPECIALES 10 min
Generados en Establecimientos de Salud,
prestando un servicio de recolección de los 5 13
residuos infecciosos con eficiencia

Coordinar actividades
con generadores de Servicio de Recolección
desechos infecciosos de Residuos Sólidos
oportunidad y calidad a establecimientos Generados en

Establecimientos de
Salud
públicos y privados.
14
14 Realizar el correspondiente monitoreo a los monitoreo a los

Turnos
generadores de residuos sólidos peligrosos generadores de
residuos sólidos
peligrosos
Trans
porte
con el fin de controlar el buen manejo.

15 Recolección de Residuos de pilas y baterías Turnos
15
con el propósito de disminuir la Recolección de

Residuos de pilas y
Trans
porte
baterías
contaminación del relleno sanitario, suelos y
napas acuíferas.
16
16 Recolección de Llantas Este servicio se Recolección de Llantas

Trans Turnos
porte
realiza según la frecuencia solicitada a través
de contratos entre partes.
17
17 Servicios Especiales mediante sistema de Servicios Especiales Trans

Turnos
contratos presta un servicio de recolección de mediante sistema de
contratos
porte
residuos sólidos comunes a todas las Contrato
actividades económicas sean estas empresas, 18
Instituciones, negocios etc. Recolección de

residuos sólidos de Trans
actividades porte
18 Recolección de residuos sólidos de económicas.

Turnos
actividades económicas.
70
 Almacenamiento: Acumulación o depósito temporal, en recipientes o lugares, de la basura

y residuos sólidos de un generador o una comunidad, para su posterior recolección,
aprovechamiento, transformación, comercialización o disposición final.
 Almacenamiento domiciliario: Acción del generador de depositar temporalmente los

residuos retenidos en los condominios, edificios multifamiliares, viviendas, etc.
 Almacenamiento no domiciliario: Acción del generador de depositar temporalmente los

residuos retenidos en centros comerciales, edificios públicos, edificios privados, bancos,
instituciones de interés social, centros de recreación, etc.
 Generador: Personas naturales o jurídicas, habitantes permanentes u ocasionales, nacionales

o extranjeros que perteneciendo a los sectores residencial o no residencial y siendo usuario o
no del servicio público domiciliario de aseo, generan o producen basuras o residuos sólidos,
como consecuencia de actividades domiciliarias, comerciales, industriales, institucionales, de
servicios y en instituciones de salud, a nivel urbano y rural, dentro del territorio nacional.
 Monitoreo: Actividad consistente en efectuar observaciones, mediciones y evaluaciones

continúas en un sitio y periodo determinados, con el objeto de identificar los impactos y
riesgos potenciales hacia el ambiente y la salud pública o para evaluar la efectividad de un
sistema de control.
público.
 Relleno sanitario: Lugar técnicamente diseñado para la disposición final controlada de los
residuos sólidos, sin causar peligro, daño o riesgo a la salud pública, minimizando los
impactos ambientales y utilizando principios de ingeniería. Confinación y aislamiento de los
residuos sólidos en un área mínima, con compactación de residuos, cobertura diaria de los
mismos, control de gases y lixiviados, y cobertura final.

71

 Ruta: Descripción detallada a nivel de las calles y manzanas del trayecto de un vehículo o
cuadrilla, para la prestación del servicio de recolección o del barrido manual o mecánico.
 Usuario: Persona natural o jurídica beneficiada de la prestación del servicio público de aseo,
en calidad de propietario y/o receptor del servicio.
P-019 PROCEDIMIENTO EL SERVICIO DE TRANSPORTE
1. PROPÓSITO
El propósito del siguiente procedimiento es definir los medios necesarios para el traslado
72
de los residuos al sitio de disposición final
2. ALCANCE
Responsable zoonosis y perrera municipal, Chofer, Supervisor ambiental y Responsable de
servicios especiales
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS

EL SERVICIO DE
TRANSPORTE
Documento o
Responsable No. Descripción de actividades:
anexo
RESPONSABLE 1 Realizar la recolección, transporte y disposición
ZOONOSIS Y
final de desechos infecciosos
PERRERA
MUNICIPAL
CHOFER 2 Conducir bajo responsabilidad el vehículo
asignado para la recolección y transporte de
desechos sólidos al relleno sanitario
SUPERVISOR 3 Registro de ingreso de vehículos de transporte de
AMBIENTAL
residuos sólidos, considerando distrito de
procedencia
RESPONSABLE DE 4 Prestando un servicio de recolección transporte y
SERVICIOS
disposición final de los residuos infecciosos con
ESPECIALES
eficiencia oportunidad y calidad a establecimientos
73
P-019 PROCEDIMIENTO PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA DISPOSICIÓN FINAL
No. Descripción de actividades: RESPONSABLE

SUPERVISOR RESPONSABLE DE
1 Realizar la recolección, transporte y ZOONOSIS Y
PERRERA MUNICIPAL
CHOFER
AMBIENTAL SERVICIOS ESPECIALES Turnos
disposición final de desechos infecciosos INICIO
2 Conducir bajo responsabilidad el vehículo 2
Turnos
3
asignado para la recolección y transporte de Conducir bajo
1 Registro de ingreso de
responsabilidad el
desechos sólidos al relleno sanitario vehículos de transporte
vehículo
Realizar la
recolección de
3 Registro de ingreso de vehículos de desechos infecciosos 20 min
transporte de residuos sólidos, considerando
distrito de procedencia Disp.
Final
4 Disposición final de los residuos infecciosos Disp.

Turnos
con eficiencia oportunidad y calidad a Final
establecimientos públicos y privados. 4
Prestando un servicio
de recolección
transporte y disposición
final de los residuos
infecciosos
Disp.
Final
74
 Desecho: Término general para residuos sólidos excluyendo residuos de comida y cenizas
sacados de viviendas, establecimientos comerciales e instituciones.
 Desperdicio: Residuo sólido o semisólido de origen animal o vegetal, sujeto a putrefacción,
proveniente de la manipulación, preparación y consumo de alimentos para uso animal y
humano.
público.
 Relleno sanitario: Lugar técnicamente diseñado para la disposición final controlada de los
residuos sólidos, sin causar peligro, daño o riesgo a la salud pública, minimizando los
impactos ambientales y utilizando principios de ingeniería. Confinación y aislamiento de los
residuos sólidos en un área mínima, con compactación de residuos, cobertura diaria de los
mismos, control de gases y lixiviados, y cobertura final.
75
P-020 PROCEDIMIENTO PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA DISPOSICIÓN
FINAL
1. PROPÓSITO
El propósito del siguiente procedimiento es definir los medios necesarios para la

disposición final
2. ALCANCE
Responsable zoonosis y perrera municipal, Director de área técnica, Chofer, Jefatura de relleno
sanitario y Supervisor ambiental
MANUAL DE
EMAP PROCEDIMIENTOS

LA PUESTA EN MARCHA DE
LA DISPOSICIÓN FINAL

anexo
DIRECTOR DE 1 Conducir la metodología de trabajo de los sistemas
ÁREA TÉCNICA de disposición final de residuos sólidos.
DIRECTOR DE 2 Control y seguimiento de aprovechamiento de

ÁREA TÉCNICA residuos en el sitio de disposición final
DIRECTOR DE ÁREA 3 Diseñar estrategias para mejorar el sistema de
TÉCNICA disposición final de residuos sólidos
DIRECTOR DE ÁREA 4 Dirigir, supervisar y administrar las actividades de
TÉCNICA la disposición final de los residuos y desechos
infecciosos y peligrosos
DIRECTOR DE ÁREA 5 Formular requerimientos para material necesario
TÉCNICA para el cumplimiento de las labores de disposición
final
RESPONSABLE 6 Realizar la y disposición final de desechos
ZOONOSIS Y infecciosos
PERRERA
MUNICIPAL
RESPONSABLE DE 7 Prestar un servicio de recolección transporte y
SERVICIOS disposición final de los residuos infecciosos con
ESPECIALES eficiencia oportunidad y calidad a establecimientos
76
RESPONSABLE DE 8 Disposición final de residuos sólidos de actividades
SERVICIOS económicas, recolección especial para destrucción
ESPECIALES final
SUPERVISOR 9 Prestar un servicio de disposición final de los
AMBIENTAL residuos infecciosos con eficiencia oportunidad y
calidad a establecimientos públicos y privados
CHOFER 10 Conducir el vehículo de la Entidad, desarrollando
su labor de disposición final de residuos sólidos en
pleno cumplimiento de rutas y horarios asignados
JEFATURA DE 11 Operar y controlar disposición final de desechos
RELLENO peligrosos y biopeligrosos
SANITARIO
JEFATURA DE 12 Realizar el adecentamiento del sitio de disposición
RELLENO final
SANITARIO
JEFATURA DE 13 Planificar y controlar el funcionamiento del equipo
RELLENO destinado al sitio de disposición final
SANITARIO
JEFATURA DE 14 Informar a la Dirección Técnica de sucesos
RELLENO presentados en la disposición final
SANITARIO
77
P-020 PROCEDIMIENTO PARA LA PUESTA EN MARCHA DE LA DISPOSICIÓN FINAL

No. Descripción de actividades: DIRECTOR DE
RESPONSABLE
ZOONOSIS Y RESPONSABLE JEFATURA
DE SERVICIOS SUPERVISOR CHOFER RELLENO
1 Conducir la metodología de trabajo de los AREA TECNICA PERRERA
MUNICIPAL ESPECIALES AMBIENTAL SANITARIO 5 min
sistemas de disposición final INICIO
2 Control y seguimiento de aprovechamiento de 10

10 min
residuos en el sitio de disposición final 1
Transp
orte
Conducir el vehículo de
la Entidad,
3 Diseñar estrategias para mejorar el sistema de Gestión

desarrollando su labor
de disposición final
disposición final de residuos sólidos metodología de

trabajo
9
7
4 Dirigir, supervisar y administrar las 6
Prestar un servicio de
10 min
actividades de la disposición final 2 Realizar la
disposición final de
Prestar un servicio
disposición final de los
residuos infecciosos
5 Formular requerimientos para material desechos
infecciosos
de los residuos
infecciosos
10 min
11
necesario para el cumplimiento de las labores
Control y seguimiento
de aprovechamiento
6 Realizar la y disposición final de desechos Operar y controlar 10 min

disposición final
infecciosos 3
7 Prestar un servicio de recolección transporte yDiseñar estrategias

5 min
disposición final de los residuos infecciosos Realizar la disposición
final de desechos
infecciosos
8 Disposición final de residuos sólidos de 5 min

8
12
actividades económicas, recolección especial Disposición final de Realizar el

4
para destrucción final residuos sólidos de
actividades económicas
adecentamiento del sitio
9 Prestar un servicio de disposición final de losDirigir, supervisar y

administrar las
actividades de la
5 min
residuos infecciosos disposición final
10 Conducir el vehículo de la Entidad, 13 Turnos

desarrollando su labor de disposición final de 5
Planificar y controlar el
residuos sólidos Formular funcionamiento del
equipo destinado al sitio
requerimientos para
11 Operar y controlar disposición final de material necesario de disposición final
Turnos
desechos peligrosos y biopeligrosos 14
12 Realizar el adecentamiento del sitio de Informar a la Turnos

disposición final
Dirección Técnica de
sucesos presentados
en la disposición final
13 Planificar y controlar el funcionamiento del Informe 10 min

equipo destinado al sitio de disposición final
14 Informar a la Dirección Técnica de sucesos FIN
5 min
presentados en la disposición final
78
 Biodegradabilidad: Capacidad de descomposición rápida bajo condiciones naturales.
 Botadero: Sitio de acumulación de residuos sólidos que no cumple con las

disposiciones vigentes o crea riesgos para la salud y seguridad humana o para el
ambiente en general.
 Disposición final de residuos: Proceso de aislar y confinar los residuos sólidos en

forma definitiva, efectuado por las personas prestadoras de servicios, disponiéndolos en
lugares especialmente diseñados para recibirlos y eliminarlos, obviando su
contaminación y favoreciendo la transformación biológica de los materiales
fermentables, de modo que no representen daños o riesgos a la salud humana y al medio
ambiente.
 Gestión integral de residuos: Conjunto de operaciones y disposiciones encaminadas a

dar a las basuras y residuos producidos, el destino global más adecuado desde el punto
de vista ambiental, de acuerdo con sus características, volumen, procedencia, costos de
tratamiento, posibilidades de recuperación, aprovechamiento, comercialización y
disposición final.
 Recolección: Acción y efecto de retirar y recoger las basuras y residuos sólidos de uno
o varios generadores, efectuada por su generador o por la entidad prestadora del servicio
público.
 Relleno sanitario: Lugar técnicamente diseñado para la disposición final controlada de

los residuos sólidos, sin causar peligro, daño o riesgo a la salud pública, minimizando
los impactos ambientales y utilizando principios de ingeniería. Confinación y
aislamiento de los residuos sólidos en un área mínima, con compactación de residuos,
cobertura diaria de los mismos, control de gases y lixiviados, y cobertura final.
 Residuo sólido: Cualquier objeto, material, sustancia o elemento sólido que se

abandona, bota o rechaza después de haber sido consumido o usado en actividades
domésticas, industriales, comerciales, entre otros.

volumen es generado en actividades realizadas en viviendas o en cualquier
establecimiento asimilable a éstas.
79
 Residuo sólido especial: Aquellos por su naturaleza, composición, tamaño, volumen y
peso, no pueden ser manejados, tratados o dispuestos normalmente, a juicio de la
entidad prestadora del servicio de aseo.

gubernamentales, militares, carcelarios, religiosos, terminales aéreos, terrestres,
fluviales o marítimos y edificaciones destinadas a oficinas, entre otros.
 Residuos sólidos urbanos: Residuos generados en viviendas, parques, jardines, vía

pública, oficinas, mercados, comercios, demoliciones, construcciones, instalaciones,
establecimientos de servicios y, en general, todos aquellos generados en actividades
urbanas que no requieran técnicas especiales para su control.
80

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Fase 2: Ajustes y validación

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Fase 3: Jornadas de socialización

Se socializaron las caracterizaciones de los Procesos y respectivos Procedimientos, en donde hubo

Transmisión. La flecha quebrada se utiliza para mostrar transmisión de los

Decisión. Plantea la posibilidad de elegir una alternativa para continuar en

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registra los gastos y egresos. 7

TERMINA PROCEDIMIENTO Resolución

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