CIRCULAR INTERNA NÚMERO DE 2023

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DE: SECRETARÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO

PARA: SERVIDORES PUBLICOS DE LA GOBERNACIÓN DE VAUPÉS

ASUNTO: SOLICITUD, APROBACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIOS

Cordial Saludo,

Solicitamos de su colaboración, atendiendo a las siguientes recomendaciones para iniciar el trámite de

aprobación y legalización de las comisiones de servicios con o sin avance, durante la vigencia 2023:

 La solicitud de aprobación de la comisión debe radicarse dentro de los tres (3) días hábiles
anteriores a la fecha de inicio de dicha comisión, y usando el formato denominado “Formato
protocolo comisión de servicio en cumplimiento de las funciones del empleo”. Tal formato debe
estar firmado por el funcionario que solicita la comisión, el jefe inmediato, y el Gobernador del
departamento de Vaupés y la Secretaria de despacho de la Secretaría General del departamento,
adjuntando copia de los siguientes documentos:
1) La invitación allegada por la entidad hacia la cual se requiere que el funcionario se traslade.
2) El correo electrónico que demuestre que el funcionario solicitó a la entidad a la cual requiere la
comisión, la viabilidad de poder asistir de manera virtual o usando las tecnologías de la
información y/o comunicación.
3) La respuesta dada por la entidad sobre la no viabilidad de asistir de manera virtual a cumplir
con el objeto de la comisión.

 La legalización de los gastos de transporte y viáticos autorizados debe realizarse dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes a la fecha en que finalice la comisión de servicio, o la fecha en la que
retorne a su lugar de trabajo. Para tal legalización el funcionario deberá elaborar un informe en el
que incluya de manera detallada las actividades realizadas durante la comisión, adjuntando los
documentos que soporten tales actividades como:
1) Certificado de permanencia
2) Planillas de asistencia
3) Facturas de venta
4) Tiquetes
5) Pasabordos o certificaciones
6) Registro fotográfico

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  En caso de que la comisión de servicios se extienda, el funcionario deberá informar a la Secretaría
General del departamento de manera inmediata, con el fin de expedir el acto administrativo que
corresponda y el Certificado de disponibilidad presupuestal.
 La secretaría general deberá informar a la oficina de Control Interno Disciplinario en caso de que el
funcionario comisionado no legalice la comisión de servicios dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a la fecha de terminación de la comisión.
 No se podrá autorizar una nueva comisión de servicios con avance al funcionario que no haya
tramitado la legalización de la comisión concedida con anterioridad.

Lo anterior, conforme a lo dispuesto en el Decreto departamental No.255 de 2022 “Por medio del cual se
adopta y fija la escala de viáticos de los servidores públicos de la Gobernación de Vaupés y se dictan otras
disposiciones” y la Ley de Austeridad en el gasto.

Esperamos contar con su comprensión.

GENNY KATERINE LAGUADO BAYONA

Secretaria General del Departamento

Detalle Responsable Firma

Proyectó: Nohemí Jasbleidy Pineda Alonso-Apoyo Profesional Secretaria General
Reviso y Aprobó: Genny Katerine Laguado Bayona -Secretaria General de Vaupés